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[摘要]辦公室的管理工作對企業(yè)的發(fā)展具有至關重要的作用，它能夠?qū)贤ㄒ约斑B接等作用充分地發(fā)揮出來，對各個部門工作之間的聯(lián)系進行加強，能夠保證企業(yè)的快速發(fā)展。因此，我們要重視辦公室綜合管理的工作，努力提高管理工作的效率?；诖?，對提升辦公室綜合管理效率的策略進行重點分析。

[關鍵詞]人性化；高效率；辦公室；綜合管理

1.引言

當今社會的快速發(fā)展，經(jīng)濟水平的迅速提高，辦公室管理工作對企業(yè)的綜合競爭力的提高有著重要的影響，本文對目前企業(yè)辦公室綜合管理的工作中存在的問題進行總結分析，之后找到提升管理效率的具體策略，通過科學合理的方法提高辦公室綜合管理的效率，從而幫助企業(yè)提高其綜合競爭力。

2.辦公室綜合管理中的問題

2.1信息傳遞效率低。辦公室綜合管理工作中信息傳輸過程中有很多影響傳輸效率的因素影響到傳輸內(nèi)容準確性，公司工作效率也會降低。例如筆者公司的信息主要是OA系統(tǒng)、內(nèi)部郵件，最后是電話通信，通過各種通信方式，信息傳輸效率也得到了提高。但這對辦公室工作人員有更嚴格要求，需要掌握不同辦公系統(tǒng)的運作，要有較高的專業(yè)知識素養(yǎng)和能力，能夠?qū)崟r關注公司內(nèi)部信息，全面掌握公司實施情況，如果有變化，要及時向上級部門反映。2.2專業(yè)人員短缺。在進行辦公室綜合管理的工作中，各企業(yè)都有自己的特點，企業(yè)的所有工作人員都在辦公室綜合管理的服務范圍內(nèi)，因此工作量以及工作難度都很大。這就要求了從事辦公室綜合管理工作的人員具有很強的專業(yè)能力。目前，在市場上專業(yè)性較強的管理人才比較稀少，以至于部分企業(yè)從事辦公室綜合管理的人員是由企業(yè)的管理人員擔任的，他們不僅要做好自己的工作，還要做好辦公室的綜合管理，如此一來，工作量的增大，難度系數(shù)也變大，在辦公室的管理工作中也會出現(xiàn)問題。2.3辦公室考核制度的構建不夠完善。辦公室的評價制度的建立和實施對綜合管理工作也有著很大的影響，但是在現(xiàn)有的辦公管理工作中，對評價制度的構建還沒有得到完善，對評估工作的構成缺乏準確的分析，評價制度的主要內(nèi)容構成存在不合理的情況，導致評價系統(tǒng)無法發(fā)揮作用。在創(chuàng)新建設過程中，缺乏對辦公系統(tǒng)成員日常工作的關注，影響員工的日常工作，員工無法體現(xiàn)出自身的工作價值。個別辦公室評價系統(tǒng)的建立是對出勤率質(zhì)量的考核，并不關注員工的業(yè)務性能如何，因此導致了無法有效地調(diào)動起員工的工作積極性，導致辦公室評價系統(tǒng)的建立不夠成熟和完整。

3.企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的具體策略

3.1實現(xiàn)人性化管理。企業(yè)在辦公室綜合管理的工作中要利用以人為本的理念，從而實現(xiàn)以人性化管理。按照以人為本為指導的綜合管理工作是較為科學合理，能夠推動綜合管理工作的全面實施。綜合管理工作人員要全面貫徹以人為本的指導理念，以企業(yè)員工為基礎展開辦公室綜合管理工作。第一，要對從事辦公室綜合管理的工作人員展開人文關懷，優(yōu)化辦公室的工作環(huán)境，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，提高員工在辦公室工作的效率和質(zhì)量，促使其員工能夠更努力工作。第二，要形成科學合理的懲罰機制，建立明確合理的保守和懲罰機制，確保體制科學特性，必須以員工為基礎，以員工的自身利益為標準，在制定機制的過程中，優(yōu)秀的工作人員必須在人性化的層面上獲得補償，工作能力下降的工作人員必須受到處罰，人性化也要體現(xiàn)在懲罰上。為了達到這一點，制定處罰制度的過程中，必須綜合考慮實際情況。3.2建立高效的管理機制。在辦公室進行綜合管理的過程中，需要確立高效的管理機制，對日常業(yè)務建立相對統(tǒng)一的制度，根據(jù)制度來確定日常行為的規(guī)范標準，能夠順利進行相關業(yè)務。首先，將會議系統(tǒng)合理化。企業(yè)召開會議是為了對近期的業(yè)務進行交流總結，通常情況下辦公室會議內(nèi)容不夠精練，會議時間長，會議制度缺乏靈活性。因此，需要加強辦公室的綜合管理，實現(xiàn)人性化的管理制度，提高召開會議對企業(yè)運行的幫助。企業(yè)要建立合理的會議系統(tǒng)，利用會議對企業(yè)近期業(yè)務進行總結，解決工作中存在的困難與問題，以便保證后續(xù)工作的順利完成，其次，將交流渠道變得簡單快捷。綜合管理的效率主要反映在信息傳輸中，在過去的辦公室管理系統(tǒng)中，由于不同級別之間的信息傳輸速率相對較慢，所以實施層和決策層無法進行有效的溝通，并且不能很好地理解對方的意思，會導致工作的安排和實施有問題。例如，在文檔通知方面，使用辦公網(wǎng)可以大大提高通知的效率，需要做的工作可以利用手機短信的方式進行溝通，能夠有效地提高溝通效率。為了實現(xiàn)各級別可以傳遞信息，需要建立科學的溝通機制，對有價值的信息進行精準無誤的傳達，能夠更好地提高信息傳遞的效率。最后，企業(yè)要意識到保密制度是對企業(yè)經(jīng)濟利益和業(yè)務發(fā)展有著直接的影響。在企業(yè)的實際工作中，為了增強辦公室工作的安全性，企業(yè)需要建立保密制度，對從事辦公室綜合管理的人員要定期培訓專業(yè)的保密知識，確保企業(yè)辦公室工作的安全。3.3整潔的辦公環(huán)境有利于提升工作效率。工作環(huán)境與我們的工作效率有很大的關系，面對臟亂差的工作空間，會發(fā)現(xiàn)工作效率無法提高，甚至會降低，工作時間也會得到延長，當我們面對干凈整潔的工作環(huán)境時，工作效率也能夠得到提高。員工可以整理自己的辦公空間，首先如果辦公用品多的話，可以先用組合法購買兩種以上功能的單品，像筆記本電腦這樣的多功能項目可以為工作節(jié)約空間。其次，使用可購買文章的兩種功能的組合方法，可以將臺歷以及筆筒作為掛飾，有效地節(jié)省空間。最后可以利用分類方法。文檔太多可以分為四種類型。第一種類型是處理后未提交的文檔。第二種類型是當天必須處理的文檔，第三種是類型是輔助文檔，第四類是不同的文檔，可以規(guī)劃幾個領域，將相應的文檔放在各自的位置并做好標簽。3.4利用OA系統(tǒng)提高管理效率。辦公室OA系統(tǒng)是自動化的辦公系統(tǒng)，他是一種企業(yè)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)辦公的新型辦公模式，利用OA系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)內(nèi)部的辦公，簡化企業(yè)事務辦理的流程，提高企業(yè)工作的效率，能夠節(jié)省辦公運行成本，并實現(xiàn)無紙化辦公。OA公文管理系統(tǒng)已形成一套完善的公文管理體系，以工作流為基礎定義的特殊流程和表單應用，實現(xiàn)了電子公文一體化運轉(zhuǎn)，在線編寫、修改公文以及收發(fā)公文，OA系統(tǒng)支持在移動的情況下讓領導進行簽批，因此領導可以隨時隨地的簽署公文。并且還可以通過OA系統(tǒng)上傳公司內(nèi)部的各類培訓視頻課件，幫助公司員工隨時隨地觀看學習。通過OA系統(tǒng)，會議可以實現(xiàn)無紙化，可將會議所需的紙質(zhì)性文件以及其他材料通過電腦轉(zhuǎn)化為電子文檔，促使會議不在受到空間的限制，可以隨時隨地進行會議，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化會議。在以往的部門聯(lián)系需要通過打電話或者面對面交流的形式，通過OA辦公系統(tǒng)，可以直接在線上通訊，方便省時?？梢岳闷髽I(yè)微信的通訊錄，不用添加好友，就能夠查找該員工的資料，直接進行在線對話。傳統(tǒng)的辦公管理模式大多體現(xiàn)在紙質(zhì)化的文件中，部門之間的溝通、文件簽署靠人力跑動來達成，不僅浪費了大量的時間還浪費了大量的勞動力。而辦公OA系統(tǒng)的使用，讓耗時耗力的辦公管理變得高效起來。3.5完善辦公室評價制度。在建立辦公室評價系統(tǒng)的過程中，我們要特別注意評價工作要素的構成。特別是對辦公室成員的工作情況進行詳細的調(diào)查，可以讓辦公室成員能夠更加注重日常工作，并認真努力地完成本職工作。辦公室綜合管理工作人員必須對辦公室評價系統(tǒng)的要適當?shù)叵魅鯓嫵梢?。特別是要下調(diào)出勤率的比重，促進評價制度更好地開發(fā)實用性。評價系統(tǒng)的建立要結合企業(yè)自身的情況，分析員工的工作能力，以業(yè)務考核的標準為基礎進行分析，確保滿足員工需求的因素能凸現(xiàn)員工的自身價值，為辦公室評價系統(tǒng)提供更實用的價值。建立辦公室評價系統(tǒng)需要加強對員工心理的關注，特別是要明確制定工作崗位以及每月的評價目標，讓評價系統(tǒng)能夠長期地激勵員工，提高員工的工作效率。下標是筆者公司考核構建的KIP圖表。

4.結語

辦公室的綜合管理效率是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素，隨著市場的開放發(fā)展，企業(yè)為了適應新一代市場競爭的需求，需要優(yōu)化辦公室管理效率。在這種情況下，辦公室管理效率是影響企業(yè)開發(fā)質(zhì)量的重要因素，需要制定全面的改革措施，以便于更好地提高辦公室的綜合管理質(zhì)量。

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[10]張陽.淺析如何提升辦公室綜合事務管理水平[J].現(xiàn)代國企研究，2018(16)：167.

作者:李炎培 單位:國網(wǎng)湖北省電力有限公司宜城市供電公司