導語：淺析疾控機構(gòu)數(shù)字化管理與利用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

隨著企事業(yè)單位電子辦公系統(tǒng)的不斷推進，過去單一的紙質(zhì)公文運轉(zhuǎn)形式逐漸由電子公文代替。以疾控系統(tǒng)為例，2012年以來，各省疾控機構(gòu)已基本實現(xiàn)辦公自動化，檔案數(shù)字化建設成為今后疾控機構(gòu)檔案管理的必然趨勢。本文就疾控機構(gòu)的檔案管理現(xiàn)狀進行深入分析，為今后檔案的開發(fā)與利用提出建議。

疾控機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

疾控機構(gòu)的工作大多圍繞公共衛(wèi)生、疾病預防、公共衛(wèi)生突發(fā)事件及重大疫情的應急處置等內(nèi)容開展，工作過程中產(chǎn)生的各類原始數(shù)據(jù)及資料都有著重要的科研和史料價值。因此，疾控機構(gòu)的檔案管理工作尤為重要?，F(xiàn)階段，疾控機構(gòu)的檔案主要分為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案及電子檔案，其中紙質(zhì)檔案占機構(gòu)檔案的主體地位，管理方式仍以人工管理為主，電子檔案管理模式正處于探索階段，數(shù)字化程度比較落后。傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀目前，疾控機構(gòu)的傳統(tǒng)檔案主要分為文書檔案、科技檔案、財務檔案、基建檔案、合同檔案等，管理方式采取人工管理，歸檔文件每年由單位內(nèi)設部門自行整理、移交。由于對檔案的理解與重視程度不同，各內(nèi)設部門的歸檔范圍僅限于基本的收文、發(fā)文收集，業(yè)務工作辦理過程中產(chǎn)生的各類有價值的文件往往會產(chǎn)生缺失，歸檔時還容易出現(xiàn)同一文檔被不同部門多次歸檔，極易造成檔案的不完整或重復并存的情況。同時，由于缺乏歸檔意識，一些保存價值較高的文件或合同的原件往往被留存在各處室，導致機構(gòu)檔案的不完整，這樣不利于檔案的管理與利用。除此之外，傳統(tǒng)檔案管理模式中審批是當前疾控機構(gòu)檔案借閱流程中不可或缺的環(huán)節(jié)，如遇審批人出差等情況只能延后，降低了檔案利用的時效性。而傳統(tǒng)財務、基建圖紙等檔案的案卷目錄相對簡略，無法直觀地反映出案卷的具體內(nèi)容，導致檔案查找時間較長，浪費人力資源，工作效率較低。因此，存在較大弊端的疾控機構(gòu)傳統(tǒng)檔案管理模式，已無法滿足現(xiàn)階段工作需求。電子檔案管理現(xiàn)狀自2012年以來，我國疾控機構(gòu)開始逐步推進辦公自動化。中國疾病預防控制中心(以下簡稱中國疾控中心)于當年正式運行協(xié)同辦公省級公文節(jié)點，各省級疾控機構(gòu)的文件傳輸完全采取電子傳輸方式，除涉密文件以外的公文，全部停止紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，各機構(gòu)內(nèi)部的收文、發(fā)文全部開展數(shù)字化管理。截至目前，各省疾控機構(gòu)已基本實現(xiàn)了辦公自動化模式，每年流轉(zhuǎn)的電子文件數(shù)量呈不斷增長趨勢。以某省級疾控中心為例，2012年至2016年電子公文歸檔增長情況見圖。在辦公自動化基礎上，2015年中國疾控中心通過引進電子檔案管理系統(tǒng)，每年定期從電子辦公系統(tǒng)中通過抓取數(shù)據(jù)的方式實現(xiàn)電子文件的遷移。在檔案管理系統(tǒng)中，通過對原始電子文件進行分類篩選、鑒定，填寫歸檔編號及各類要素，最終完成全部的歸檔流程。各類電子檔案的全宗、案卷及類目管理，均可實現(xiàn)在檔案系統(tǒng)中進行管理。檔案查找時，除件號、發(fā)文字號等檢索條件外，還可在電子案卷目錄中對具體內(nèi)容進行備注，縮短了查詢時間，提高了檔案查找的正確率及工作效率。借閱審批模塊目前正在開發(fā)中，完成后可在檔案系統(tǒng)中實現(xiàn)電子審批，能夠簡化檔案借閱的流程，保證檔案的時效性。

疾控機構(gòu)未來檔案建設趨勢

通過對疾控機構(gòu)傳統(tǒng)檔案及電子檔案的管理現(xiàn)狀對比分析發(fā)現(xiàn)，電子檔案管理模式可以在一定程度上有效地避免傳統(tǒng)檔案管理25002000150010005000圖某省級疾控中心電子公文歸檔數(shù)量增長情況20122013201420152016數(shù)量／件模式的弊端，進一步優(yōu)化檔案管理環(huán)境。同時，數(shù)字化管理模式既可以提高檔案管理的工作效率，又可以簡化借閱流程、縮短檔案查找時間。數(shù)字化檔案管理還可以有效地節(jié)約管理成本，節(jié)省檔案存儲空間，解決檔案庫房空間不足等問題，保證檔案查找的準確率和時效性。綜上所述，當前檔案建設環(huán)境下，數(shù)字化檔案建設既符合信息時代的要求，又有利于提升疾控機構(gòu)整體檔案管理水平，是未來疾控機構(gòu)檔案管理的必然趨勢。

疾控機構(gòu)檔案的開發(fā)與利用

加強人員培訓，強化思想意識疾控機構(gòu)工作專業(yè)性較強，檔案管理者需要有一定的專業(yè)知識，才能更好地服務于衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作，因此，要加大疾控機構(gòu)檔案管理人員的公共衛(wèi)生專業(yè)知識培訓及檔案專業(yè)知識、計算機能力的學習。各省市疾控機構(gòu)推進檔案數(shù)字化建設時，還要考慮引進計算機網(wǎng)絡應用、檔案信息化等專業(yè)的高層次檔案管理人才，不斷發(fā)揮專業(yè)人才優(yōu)勢。此外，疾控機構(gòu)業(yè)務處室的文書人員，也必須不斷加強檔案培訓，強化其歸檔意識，從而更好地推動疾控機構(gòu)的檔案建設，提升疾控機構(gòu)檔案數(shù)字化建設的水平。疾控中心的工作是通過對疾病、殘疾和傷害的預防控制，創(chuàng)造健康環(huán)境，維護社會穩(wěn)定，保障國家安全，促進人民健康。正是由于衛(wèi)生檔案的重要性與特殊性，只有通過不斷強化歸檔意識，從思想上充分認識檔案工作的重要性，才能體現(xiàn)疾控機構(gòu)檔案的價值。另外，檔案管理者要從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理理念，當前的檔案管理重點是提高衛(wèi)生檔案的利用率，使其更好地服務于各項工作。因此，檔案管理者要不斷轉(zhuǎn)變服務模式，最大限度地發(fā)揮檔案材料的利用價值，大力推進檔案的交流與資源共享，使疾控機構(gòu)的檔案充分發(fā)揮其在各個階段的作用，最終實現(xiàn)檔案利用率的最大化。加強基礎設施建設，提高安全防范檔案管理不僅僅依靠人工管理，現(xiàn)代化管理設備也是數(shù)字化檔案建設穩(wěn)步推進不可或缺的保障因素之一。因此，有關方面要不斷加大對檔案設備的資金投入，通過對網(wǎng)絡基礎設施、數(shù)字化轉(zhuǎn)換設備及數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的投入，更好地完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；要不斷強化系統(tǒng)平臺內(nèi)的網(wǎng)絡建設，按照密級分別建立檔案管理專用網(wǎng)、檔案查詢服務外網(wǎng)及物理隔離區(qū)域等網(wǎng)絡；要加大數(shù)字化設備的更新，如掃描儀、數(shù)字翻拍儀、錄音錄像等設備，使紙質(zhì)檔案更便捷地轉(zhuǎn)化為電子檔案；還要更新完善數(shù)字存儲設備和數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，以保證數(shù)字檔案的安全保管。隨著疾控機構(gòu)電子化辦公及電子檔案管理的發(fā)展，眾多潛在的安全隱患也隨之出現(xiàn)。在網(wǎng)絡開放的信息時代，為保護檔案信息的安全，必然要靠強大的技術推動。特別是在檔案管理系統(tǒng)的設計與應用方面，為使電子檔案管理系統(tǒng)免受黑客威脅，必須依靠強有力的技術支撐。通過配置防病毒軟件、利用防火墻技術及推廣安全監(jiān)測系統(tǒng)等安全措施，將檔案管理系統(tǒng)的安全隱患降至最低，從根本上保障數(shù)字化檔案的信息安全。建立完善數(shù)字化管理體系檔案管理制度的缺失，是阻礙檔案建設與發(fā)展的根本因素。隨著疾控機構(gòu)檔案建設的數(shù)字化趨勢，必須建立、完善相關的制度，以保證數(shù)字化檔案管理的正常運行。各疾控中心應根據(jù)自身的工作實際，結(jié)合《檔案法》《保密法》及國家檔案局的相關規(guī)定，逐步建立檔案管理責任制，規(guī)范各類電子檔案的歸檔范圍和保管期限等。同時，為保證電子檔案的信息安全，還應建立一系列的網(wǎng)絡信息安全制度及保密制度，明確借閱審批權限，從源頭上保證檔案信息安全。此外，還應將檔案數(shù)字化建設納入疾控機構(gòu)的整體發(fā)展規(guī)劃中，在工作人員每年的績效考核中加入檔案管理的考核內(nèi)容，充分調(diào)動各處室工作人員參與歸檔工作的積極性。檔案利用率較低是當前疾控機構(gòu)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，要提高衛(wèi)生檔案的利用率，應在整個疾控領域不斷倡導檔案的共享機制，通過不斷優(yōu)化電子檔案的管理模式、創(chuàng)新服務形式，擴大檔案利用的覆蓋范圍，實現(xiàn)疾控機構(gòu)的檔案資源共享與交流，最終建立完善的資源共享機制。通過共享，提高疾控機構(gòu)的利用率，將數(shù)字化檔案管理的積極作用充分發(fā)揮出來，從而更好地服務于衛(wèi)生事業(yè)。

作者:楊璐璐 莫楊 孫玥 張偉 單位:中國疾病預防控制中心