導(dǎo)語：企業(yè)開展檔案數(shù)字化意義及做法一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2020年新修訂《中華人民共和國檔案法》中明確指出：“國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對檔案原件妥善保管?！睓n案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，信息技術(shù)管理必將實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理走向自動化管理的變革。

一、檔案數(shù)字化的意義

1.強化經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的借閱、利用，需要對紙質(zhì)檔案進行復(fù)印，對檔案管理人員的時間和辦公費用牽扯過多，導(dǎo)致辦公成本上漲，效率低下。檔案數(shù)字化管理能解決這一問題，電子檔案的查閱和利用可以利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，有效避免對紙質(zhì)檔案反復(fù)復(fù)印造成的人力、物力方面的浪費。2.提升查詢效率。當(dāng)前，國家鼓勵和支持可開放檔案的查閱、利用。檔案數(shù)字化管理能達(dá)到快速檢索、異地傳輸、遠(yuǎn)程利用、隨時可查等操作，能方便快捷地提供利用。全面實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理之后，履行查檔手續(xù)的檔案利用者可以在檔案軟件系統(tǒng)中搜索關(guān)鍵詞，就能查到他所需要的檔案信息，大大提升查詢效率。3.增強原件保護。通過掃描的手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，能對紙質(zhì)檔案本身起到一個保護的作用。檔案數(shù)字化管理后，檔案的查閱、利用完全可以用電子檔案代替檔案原件，能相應(yīng)減少利用過程中翻閱對檔案原件造成的損傷，對檔案原件起到一個保護作用。用電子檔案代替檔案原件利用時，也可以有效避免孤本受限的問題。4.保障信息安全。在檔案數(shù)字化過程中，可以對破舊、損壞的紙質(zhì)檔案進行修復(fù)，延長紙質(zhì)檔案的壽命。另外，可以對形成的電子檔案進行備份和紙質(zhì)檔案異地保存，可以有效規(guī)避由天災(zāi)等不可抗力因素帶來的檔案信息丟失。

二、檔案數(shù)字化存在的不足

1.網(wǎng)絡(luò)信息安全存在風(fēng)險。目前網(wǎng)絡(luò)全面普及，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題變得越來越突出，電腦病毒、黑客非法入侵等問題均對計算機的安全性構(gòu)成威脅，使檔案系統(tǒng)的安全性降低，讓檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險。2.電子檔案存儲存在制約。電子檔案對存儲硬件的依賴很強，存儲硬件的損壞、丟失、性能差，都會影響電子檔案的安全性能。計算機應(yīng)用軟件更新速度快，很多以前的電子文件在新系統(tǒng)中無法讀取。同一時期的電子文件也存在因配套的軟硬件設(shè)備不兼容而無法讀取的問題。電子檔案對計算機、移動設(shè)備的儲存容量也有要求，隨著檔案數(shù)字化的推進，電子檔案會越來越多，存儲容量也會限制電子檔案的安全及永久管理。3.檔案人員素質(zhì)存在差異。檔案數(shù)字化對檔案人員的業(yè)務(wù)水平要求很高，既需要懂檔案專業(yè)的知識，又需要掌握掃描、數(shù)字影像處理、計算機基本操作等多種技術(shù)。檔案數(shù)字化也需要檔案人員有較強的個人素質(zhì)，在工作中需要對破損原件進行修復(fù)裱糊、需要對掃描檔案進行圖像處理、需要對電子檔案進行格式轉(zhuǎn)換等。增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、提升個人素質(zhì)，是企業(yè)檔案數(shù)字化的必要條件。

三、如何開展企業(yè)檔案數(shù)字化管理

1.健全檔案管理制度。檔案數(shù)字化管理是國家鼓勵和支持的檔案管理方法，檔案管理部門要建立健全檔案安全工作機制，完善檔案管理制度。結(jié)合企業(yè)的自身狀況，符合當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展的趨勢，新建一套檔案管理制度，例如，檔案安全保密制度、檔案信息系統(tǒng)管理制度、電子檔案管理規(guī)范等。有健全管理制度的保障，檔案數(shù)字化工作才能穩(wěn)步推進，向著程序化、流程化、規(guī)范化的方向前行。2.整合相應(yīng)配套資源。（1）確保檔案的準(zhǔn)確性。前期的整理檢查工作是保證檔案準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)，需要依次核對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容、頁碼、順序、目錄。檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查也很重要，數(shù)據(jù)、圖像要清晰，內(nèi)容要連續(xù)。后期要對數(shù)據(jù)聯(lián)接進行檢查，避免鏈接錯誤的發(fā)生。（2）完善軟硬件設(shè)施。檔案數(shù)字化建設(shè)良性開展的前提是配套的軟硬件設(shè)施，軟硬件設(shè)施的兼容性、穩(wěn)定性、可操作性對于檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。配套的軟硬件設(shè)施能有效提升辦公效率，保證檔案工作中保管、統(tǒng)計、利用、保密等工作的有序進行。（3）持續(xù)開展檔案數(shù)字化。實現(xiàn)檔案數(shù)字化是一個長期的過程，企業(yè)存在的時間越長檔案就會越多，再加上分類標(biāo)準(zhǔn)的不斷改進，這些問題都會延長檔案數(shù)字化工作時間。另外，每年新形成的檔案也需要進行檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化工作是一個需要長期持續(xù)進行的工作。3.建立安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。檔案數(shù)字化最顯著的特點就是依靠存儲和網(wǎng)絡(luò)傳輸，因此，受數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全的影響特別大。網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵、木馬及系統(tǒng)漏洞等網(wǎng)絡(luò)問題是現(xiàn)實網(wǎng)絡(luò)世界中長期存在的。數(shù)據(jù)存儲的可靠性，數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，在檔案數(shù)字化過程中尤為重要。磁盤存儲RAID技術(shù)能保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)防火墻、網(wǎng)閘、智能網(wǎng)關(guān)、網(wǎng)絡(luò)防毒墻等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，在物理上和數(shù)據(jù)上等多種渠道將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全隔離并且能保證有效傳輸。同時，也要建立科學(xué)的監(jiān)督管理機制，加強工作中的監(jiān)管，設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，保證電子檔案的穩(wěn)定與安全。（1）檔案數(shù)字化存儲方式。傳統(tǒng)的存儲方式有很多，如：計算機存儲、光盤存儲、服務(wù)器磁盤陣列存儲，還有目前較為熱門的云端存儲。電子檔案對存儲方式的要求較為特殊，既要保證調(diào)取查詢的準(zhǔn)確性與快速性，又要保證涉密級別的安全性與穩(wěn)定性。因此，選用傳統(tǒng)的光盤和計算機等簡單的存儲方式就不是很理想。云端存儲雖然方便快捷，但電子檔案的安全性又會受到影響。因此，建立一個獨立的存儲機房，利用服務(wù)器及磁盤陣列存儲的方式目前還是最優(yōu)之選。利用磁盤陣列的RAID（數(shù)據(jù)冗余技術(shù)）能保證本地數(shù)據(jù)的備份安全，同時機房還有UPS不間斷電源，可以確保服務(wù)器、磁盤陣列等硬件在斷電時受到保護。另外，還可以采取多種存檔方式共存。例如，異地備份、容災(zāi)備份等措施，能確保電子檔案的存儲安全。（2）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及數(shù)據(jù)傳輸。可開放檔案的查閱和利用需要通過互聯(lián)網(wǎng)訪問和數(shù)據(jù)傳輸，將電子檔案的存儲設(shè)置在一個獨立的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中顯然不能滿足現(xiàn)階段檔案的利用要求，所以建立一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境非常重要。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、網(wǎng)閘、智能網(wǎng)關(guān)、網(wǎng)絡(luò)防毒墻等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備將檔案存儲環(huán)境與外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境既有效隔離又做到安全鏈接。（3）提升抵抗風(fēng)險的能力。針對有可能出現(xiàn)的不同風(fēng)險，進行評級并逐一制定應(yīng)對措施，提升風(fēng)險預(yù)警能力，通過一些手段可以有效避免風(fēng)險的產(chǎn)生。對于不可避免的風(fēng)險，制定應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，有計劃地進行預(yù)案演練，能將不可預(yù)知的風(fēng)險損失降至最低。另外，要加強工作中的監(jiān)管力度，提升檔案人員的應(yīng)急處置能力，保障電子檔案的穩(wěn)定與安全。4.提升檔案人員素質(zhì)。在檔案數(shù)字化工作的開展中起決定性作用的還是人的因素。從目前來看，檔案人員的素質(zhì)還不能更好地推進檔案數(shù)字化工作。應(yīng)當(dāng)強化檔案人員的素質(zhì)能力，加強檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)、提高計算機操作水平、增加互聯(lián)網(wǎng)知識能力、提升系統(tǒng)操作的技能。同時也要強化檔案人員的道德修養(yǎng)，使檔案人員從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的嚴(yán)肅性，能做好檔案的保密、管理工作，不違背職業(yè)道德，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、愛崗敬業(yè)。檔案數(shù)字化工作是現(xiàn)階段檔案工作的發(fā)展趨勢，是檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的根本需求，檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。本文講述了檔案數(shù)字化的意義，找到檔案數(shù)字化工作存在的不足，并對企業(yè)檔案數(shù)字化管理進行了分析，在現(xiàn)階段的發(fā)展中，需要規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程、更新檔案管理思路，轉(zhuǎn)變檔案管理理念。企業(yè)開展檔案數(shù)字化工作時，需要跟隨時展的步伐，提高企業(yè)檔案數(shù)字化管理的水平和能力，從而提升企業(yè)檔案管理的效率，進而為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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作者：崔旭東 單位：鐵法煤業(yè)（集團）有限責(zé)任公司檔案館