導(dǎo)語：電子郵箱信息管理問題分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1、電子郵箱的信息管理功能

電子郵箱是早期互聯(lián)網(wǎng)的主要應(yīng)用內(nèi)容，至今使用率仍很高，目前電子郵箱正朝著大容量、大附件的方向發(fā)展，郵箱的管理功能也越來越豐富。雖然電子郵箱最初僅是為方便人們的通訊而設(shè)計(jì)的，但由于它具有一種類似于“信息導(dǎo)管”的功能（可用于傳送文檔、幻燈片、聯(lián)系人、日程安排、音頻、視頻等信息），人們開始越來越多地使用電子郵箱，而且隨著時(shí)間的推移，電子郵箱的功能已從最初的個(gè)人通訊逐步擴(kuò)展到個(gè)人信息管理（PIM），比如很多電子郵箱都有記事本、任務(wù)表、相冊(cè)等功能，甚至與網(wǎng)絡(luò)社區(qū)相關(guān)聯(lián)。尤其是各服務(wù)商提供的電子郵箱的容量越來越大，比如網(wǎng)易3G、新浪2G、QQ郵箱存儲(chǔ)無限量，這意味著電子郵箱已經(jīng)成為一種重要的PIM工具。

2、電子郵箱在用于個(gè)人信息管理中存在的問題

盡管電子郵箱活動(dòng)已很普及，成為人們?nèi)粘Ｉ?、工作和學(xué)習(xí)、娛樂等活動(dòng)的重要組成部分，但這絲毫不意味著我們每個(gè)人都能有效地使用和管理電子郵箱，實(shí)際上人們?cè)絹碓桨l(fā)現(xiàn)因?yàn)閷?duì)電子郵箱管理不善而浪費(fèi)了很多的時(shí)間，降低了工作效率。目前，電子郵箱活動(dòng)中存在的主要問題歸納如下：（1）忽視電子郵箱的信息管理功能電子郵箱是通過網(wǎng)絡(luò)電子郵局為網(wǎng)絡(luò)客戶提供的網(wǎng)絡(luò)交流電子信息空間，具有收發(fā)、存儲(chǔ)、管理電子信息的功能。而多使用電子郵箱進(jìn)行個(gè)人信息管理存在的問題及對(duì)策研究文／劉帥謝笑數(shù)人只關(guān)注到它的收發(fā)信息功能，對(duì)于存儲(chǔ)，僅僅是被動(dòng)的，更不用提管理了。多數(shù)人在打開電子郵箱之后只是寫信、收信，從未使用過附件中心、記事本、日歷、網(wǎng)盤等功能，造成資源的極大浪費(fèi)。（2）對(duì)電子郵箱中的信息疏于管理由于各電子郵箱服務(wù)商都提供了大容量的存儲(chǔ)空間，用戶疏于對(duì)其中的信息進(jìn)行管理，郵件得不到合理的歸檔、整理、刪除，重要郵件和垃圾郵件混淆在一起，造成信息過載。而且往往垃圾郵件的數(shù)目過多，使得重要郵件被淹沒。（3）使用多個(gè)電子郵箱導(dǎo)致信息分散許多人擁有多個(gè)電子郵件賬戶，原因有很多：將工作信息與個(gè)人信息分開管理，滿足自己的多種需求（如加入社區(qū)、網(wǎng)上購物時(shí)注冊(cè)之需），滿足不同的環(huán)境要求（如Gmail信箱更適合與外國人通信，而QQ郵箱便于及時(shí)管理郵件），信息獲取行為發(fā)生變化或是忘記了申請(qǐng)過的郵箱賬號(hào)和密碼。使用多個(gè)郵箱導(dǎo)致信息分散，使管理個(gè)人信息的負(fù)擔(dān)日趨加重。（4）數(shù)字環(huán)境改變導(dǎo)致信息丟失電子郵箱的數(shù)字環(huán)境是指發(fā)送人、發(fā)送時(shí)間、附件等，附件包括文本、音頻、視頻、網(wǎng)絡(luò)鏈接等信息。由于電子信箱的容量有限，電子郵箱中附加的電子文檔，用戶一般在收到下載后就會(huì)將其刪除，尤其對(duì)信息量大的文件；而且由于網(wǎng)頁有有效期，通常為44天，有時(shí)郵件雖在但其附件中的網(wǎng)頁鏈接可能已經(jīng)失效，因此一些信息不及時(shí)保存可能會(huì)丟失。（5）不能有效地管理郵件賬戶目前雖然許多人擁有多個(gè)電子郵箱賬戶，但是常常是疏于管理和維護(hù)。很多人僅靠電子郵箱賬戶本身的存檔功能將信息留在收件箱中，而不對(duì)信息進(jìn)行備份。一旦供應(yīng)商突然停止提供該業(yè)務(wù)，那么用戶也就無法再利用該賬戶中的信息了。

3、完善電子郵箱在個(gè)人信息管理方面的若干對(duì)策

作為人們?nèi)粘€(gè)人信息管理的基本活動(dòng)，電子郵箱活動(dòng)直接關(guān)系到人們的工作效率、生活質(zhì)量的提高，如何提高電子郵箱在個(gè)人信息管理方面的作用，本文認(rèn)為可以采取下述措施：

（1）過濾垃圾郵件

對(duì)大多數(shù)用戶來說，垃圾郵件是目前電子郵箱管理中的主要問題之一。本文認(rèn)為處理垃圾郵件的方式主要有三種：一、在電子信箱中創(chuàng)建列表，將朋友、家人和客戶的地址加入到該列表中，拒絕該列表之外的陌生地址發(fā)來的郵件，如同人們拒接手機(jī)上的陌生來電一樣；二、對(duì)那些發(fā)送大量郵件的因特網(wǎng)服務(wù)提供商（ISP）收取一定的費(fèi)用，當(dāng)發(fā)送垃圾郵件的成本大于收益時(shí)，他們就會(huì)停止發(fā)送垃圾郵件，或者將其設(shè)置為用戶閱讀后要求發(fā)送方付費(fèi)，也能在一定程度上遏制垃圾郵件發(fā)送方的行為。

（2）定期管理電子郵箱

多數(shù)用戶可能每天都會(huì)打開郵箱閱讀新郵件，但不會(huì)每天都管理郵箱。這不僅是因?yàn)闀r(shí)間有限，更是由于不能確定郵件的重要性而難以立即做出處理決定，也有很多用戶因?yàn)橛X得電子郵箱的存儲(chǔ)空間很大，不需要?jiǎng)h除也可以裝下所有的信息，但是若長期不管理郵箱，尤其是不對(duì)垃圾郵件進(jìn)行大掃除，就會(huì)導(dǎo)致信息過載，重要信息被垃圾郵件所淹沒。正確的做法是將垃圾郵件和已經(jīng)沒有價(jià)值的郵件進(jìn)行刪除，將需要保留的郵件進(jìn)行存檔歸類，有些文件還需要備份到其它存儲(chǔ)設(shè)備上。

（3）使用合適的PIM工具或軟件

使用合適的PIM工具或軟件，能夠幫助人們更好地管理個(gè)人信息。比如Outlook、Foxmail、Gmail等免費(fèi)的在線郵件處理系統(tǒng)。Outlook是一個(gè)基于Windows操作系統(tǒng)的管理電子郵件的PIM工具，它可以收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配任務(wù)。Foxmail郵件客戶端軟件，是中國最著名的軟件產(chǎn)品之一，它具有強(qiáng)大的郵件管理功能，比如垃圾郵件過濾，除了貝葉斯過濾法，F(xiàn)oxmail還提供"黑名單"、"白名單"、"規(guī)則法過濾"等過濾技術(shù)。在Foxmail中，由于每一個(gè)帳戶的數(shù)據(jù)都被保存在一個(gè)獨(dú)立的文件夾下，所以備份郵件非常方便。Gmail提供了目前仍在不斷增加中的大容量存儲(chǔ)空間，可以長期保留用戶的郵件。與其它電子郵箱應(yīng)用程序不同，它具有四個(gè)特點(diǎn)：一、用存檔代替刪除。用戶在整理自己的收件箱時(shí)無需刪除任何郵件，因?yàn)樗辛己玫乃阉鞴δ?，用戶需要時(shí)可以通過內(nèi)置的搜索引擎使用關(guān)鍵字、標(biāo)簽、日期等搜索所需的信息，或在“所有郵件”中進(jìn)行查找；二、具有視頻聊天功能。可以通過內(nèi)置攝像頭與他人進(jìn)行面對(duì)面的聊天；三、用標(biāo)簽替代文件夾。該功能的優(yōu)勢在于用戶以給一封電子郵箱添加多個(gè)標(biāo)簽，但在歸檔時(shí)通常只能將其歸檔到一個(gè)文件夾中。用戶可以通過點(diǎn)擊標(biāo)簽來尋找郵件，也可以在Gmail中搜索郵件；四、提供會(huì)話模式。Gmail將用戶的電子郵箱及其回復(fù)在收件箱中進(jìn)行了分類，與特定主題相關(guān)的郵件都?xì)w在一起，所以用戶在會(huì)話模式中也可以查看郵件。

4、結(jié)語

本文較為系統(tǒng)地探討了面向PIM的個(gè)人電子郵箱管理問題，指出目前人們不僅將電子郵箱用于通訊，也用于管理個(gè)人信息。但是，在實(shí)際使用過程中，它還存在諸如信息分散、信息過載等問題?；诖?，本文從PIM的角度提出了完善電子郵箱管理的若干對(duì)策。雖然目前已有Taskmaster、Gmail等較好的電子郵箱工具，但是今后仍要針對(duì)用戶管理個(gè)人信息的不同需求，以已有的電子郵箱應(yīng)用程序或其它相關(guān)軟件為基礎(chǔ)，開發(fā)出更好的PIM工具。

作者：劉帥謝笑工作單位：安徽工商職業(yè)學(xué)院武漢大學(xué)