事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及對策
時間:2022-11-11 10:09:13
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事業(yè)單位人事檔案是有關(guān)事業(yè)單位職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。隨著計算機網(wǎng)絡的迅速普及,人類已經(jīng)進入信息代時代,計算機能夠大量存取數(shù)據(jù),查找方便快捷,運行速度快等許多優(yōu)點,因此應用計算機進行管理的事業(yè)單位越來越多,人事檔案的管理不甘落后,急需運用計算機進行檔案管理,“建立計算機人事檔案管理數(shù)據(jù)庫,有利于針對各級干部進行數(shù)據(jù)化分析,方便領(lǐng)導制定工作方向和管理目標?!庇性S多機關(guān)單位和軟件開發(fā)商聯(lián)合,自主研發(fā)本單位具體情況下的系統(tǒng)應用軟件,比如河北大學自行研究開發(fā)的“人事檔案管理體系”,哈爾濱醫(yī)學院利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)的“醫(yī)學院人事管理系統(tǒng)”,科星公司最近剛剛研究制作成功的“圖象人事管理”等,基本能夠滿足單機條件下人事檔案管理的操作,在一定程度上降低了工作人員的工作強度,提升了工作效率,加快了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。通過上述分析,我們住地,人事檔案管理實行現(xiàn)代代管理已勢不可擋。就目前事業(yè)單位人事檔案信息化管理現(xiàn)況而言,就是把運用先進的信息技術(shù),并將其用到人事檔案管理方面,用于提升事業(yè)單位人事管理的工作效率,其目的不僅有利于人事檔案的長期保存,而且還能夠降低檔案管理人員的工作強度,規(guī)范單位人力資源管理系統(tǒng)。
2事業(yè)單位人事檔案信息化管理中存在的問題
2.1信息化程度不高,資源共享程度不夠
在信息化建設(shè)的過程中,并非所有地區(qū)均無法投入足夠的資本,一些發(fā)達城市,早已將系統(tǒng)開發(fā)出來,并投入到事業(yè)單位或事業(yè)單位中進行使用。而科學技術(shù)在雖然資金的支持下,滿足了目前的信息化管理需要,但是,使用者技術(shù)能力薄弱,信息化認識度較低,最終造成了系統(tǒng)的浪費。與此同時,在管理系統(tǒng)中通常會設(shè)有一定的使用權(quán)限,各部門賬號登入后,僅能夠查閱本部門人事檔案信息,部門之間的資源互通并沒有落實。這樣的系統(tǒng)使用方式,也造成了管理的不便利性,并不符合信息化的發(fā)展需求。如,黨委辦公室需要調(diào)取資評審新近黨員,由于系統(tǒng)的局限性,只能夠通過黨員所在部門或是人事檔案管理科進行調(diào)取,極大的降低了效率。
2.2人才隊伍落后,缺乏檔案信息化人才
近年來,各大高校紛紛開展信息技術(shù)課程,以期望為社會提供充足的人才,但是在各行各業(yè)的需求下,但以高校作為人才供給口,根本無法滿足社會的需求。更具國家統(tǒng)計局所出示的信息來看,截至2013年,我國信息化指數(shù)僅為41.56(NIQ),而相關(guān)人力資源指數(shù)卻不到NIQ的30%。在人事檔案管理方面,社會普遍性的人才缺口,在該行業(yè)更為突出,由于人事檔案管理單位多為國家性事業(yè)單位或事業(yè)單位,所能夠提供的工資較少,對于技術(shù)上專精人才的競爭缺乏優(yōu)勢。而本有管理者限于能力和年齡,學習信息化知識和技術(shù)較慢。在綜合因素的影響下,人才的缺失,嚴重制約了人事信息化的發(fā)展。
2.3工作系統(tǒng)有待完善,資源的開發(fā)與利用共享尚未成熟
從檔案的本有屬性來看,檔案的管理工作第一項就是保密,除了管理者和單位領(lǐng)導之外,任何事業(yè)單位員工在未經(jīng)允許之前,不能對檔案信息進行查閱等行為,進而衍生出管理者和普通員工對于檔案的認識出現(xiàn)刻板印象。而在現(xiàn)代檔案管理,在于資料的流通性,使用者能夠根據(jù)一定的權(quán)限,快速得知員工檔案信息,使管理權(quán)限中出現(xiàn)的使用者權(quán)限,顛覆了以往檔案管理的認知。在檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理和信息查閱后,刻板印象卻有造成了信息流通性的不足,阻礙了檔案使用者的查閱權(quán)限,即無法實現(xiàn)準確、有效的信息共享,與信息化的發(fā)展需求背道而馳。
3提升我國事業(yè)單位人事檔案信息化管理的對策
3.1強化管理,實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化
檔案信息化管理系統(tǒng)的目標是升級強化檔案管理。因此,筆者認為,在檔案信息資源的規(guī)劃和管理過程中,應逐步建立健全檔案管理的軟件技術(shù),緊密結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的特征,逐步建立技術(shù)含量高、快捷方便的電子檔案管理系統(tǒng),具體做好檔案管理的收集、分類、鑒定、保管及調(diào)用等環(huán)節(jié)的信息化、自動化、數(shù)字化工作,切實提高檔案信息的使用便捷東性。只有不斷強化檔案與事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營活動之間的銜接,才能更好的實現(xiàn)檔案管理編碼與事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營活動相統(tǒng)一、高資源共享的目標。
3.2狠抓軟硬件基礎(chǔ)建設(shè),推進檔案信息化的完善
在采取檔案信息的過程中,關(guān)鍵的技術(shù)是運用當前信息技術(shù)和電子計算機技術(shù)下最先進、最具開發(fā)潛力的前沿科學。如海量數(shù)據(jù)存儲、圖像分類、大量并發(fā)查詢以及智能檢索等技術(shù)??傊聵I(yè)單位在信息化檔案的建設(shè)中,應制定與實際相結(jié)合,有特征、有技術(shù)含量的建設(shè)方案。
3.3做好檔案數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)的同步優(yōu)化工作
建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),是檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支撐。在建設(shè)和開發(fā)數(shù)據(jù)庫的過程中,檔案信息數(shù)字化系統(tǒng),在實現(xiàn)文件處理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變過程中,有著至關(guān)重要的作用。而建立數(shù)據(jù)庫是一個漫長而又復雜的過程,它需要長時間的積累,是一個由低到高、由單個到群體的發(fā)展過程。在這個過程中,需要檔案業(yè)務人員和電腦技術(shù)人員的緊密配合,并結(jié)合實際情況的變化,靈活開發(fā)、建設(shè)。一個具有“活性”的數(shù)據(jù)庫,必然有著較高的利用頻率和實用效率,不再是單一的庫而是一個系統(tǒng)性的庫。
3.4檔案信息化人才的結(jié)構(gòu)
在信息化檔案的建設(shè)中,對人才的需求往往是一個長遠而廣泛的過程,而信息化人才的需求提出了重要的要求。如在檔案信息化管理中,奮斗在第一線的是操作型人才,他們是檔案管理部門的基礎(chǔ)性人才隊伍。當下,伴隨著辦公自動化的不斷推廣,檔案管理工作中更多的需要運用電子計算機管理電子文件的產(chǎn)生、傳遞和存儲。這種操作型人才,首先應具備一定的計算機網(wǎng)絡技能,能夠熟練運用檔案管理軟件,具有較強的文件存儲、檢索和編輯能力。
4結(jié)語
總之,事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè),作為一項系統(tǒng)性的工程,有著復雜的程序,也需要更多的人力、財力、物力投入,因此。盡管我國的檔案信息化建設(shè)已取得了一定的成果,然而,依然存在著不小的問題,尤其是事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè),作為事業(yè)單位管理的一種創(chuàng)新型模式,對事業(yè)單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。因此,強化對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)研究,有著十分重要的意義。
作者:宋寧 單位:山東省濟寧市困難職工幫扶中心