導(dǎo)語：高校檔案工作信息化管理的幾點分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著檔案規(guī)模的擴大，檔案信息量劇增，以前通過手工和實體管理模式己不能適應(yīng)和滿足社會發(fā)展的需要。變實體管理為信息化管理，可以提高服務(wù)質(zhì)量和效率，全面提供各種檔案信息。

【關(guān)鍵詞】信息化；問題；意義

1檔案信息化的原因

隨著科技進步，計算機和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段，網(wǎng)上辦公也走進了人們的視野?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實施綱要》公布之后，各級檔案管理部門開始著手進行信息化建設(shè)。高等學(xué)校檔案管理工作也要順應(yīng)時展要求，與時俱進，把工作重心轉(zhuǎn)向信息化，加快檔案信息化的發(fā)展步伐。

2檔案信息化的主要內(nèi)容

（1）檔案信息的數(shù)字化，是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、多媒體技術(shù)和數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把紙質(zhì)和聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件演化成檔案信息庫。也就是以數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案信息存儲在計算機里，通過計算機網(wǎng)絡(luò)終端實現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實、有效的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標準化，它是指借助于開發(fā)的專業(yè)檔案軟件管理系統(tǒng)對存儲的的數(shù)字信息進行有效管理。由傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代檔案管理方式轉(zhuǎn)變過程中，必須要有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和管理標準，也就是常說的實現(xiàn)檔案管理標準化。國家已經(jīng)制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，這是制定相應(yīng)標準的法律依據(jù)。檔案管理部門應(yīng)遵循上述法律法規(guī)的規(guī)定精神和有關(guān)檔案著錄技術(shù)標準，制定出符合實際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設(shè)有章可循，朝著標準化、規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。（3）檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，它是指利用電子信息網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息可以隨時隨地的檢索查閱功能。信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的的最終目的，也是檢驗是否實現(xiàn)檔案管理信息化的主要標志。信息網(wǎng)絡(luò)化可以充分實現(xiàn)信息資源的的有效利用和資源共享，從而實現(xiàn)為社會的發(fā)展進步提供現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標。（4）管理觀念現(xiàn)代化。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現(xiàn)代化。如果沒有現(xiàn)代化管理意識，必然會影響檔案管理信息化的進程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有再先進的的檔案保護和管理設(shè)備設(shè)施，根本無法實現(xiàn)檔案管理的信息化。知識密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時代要求將檔案信息資源快速轉(zhuǎn)化為社會效益，為社會發(fā)展需提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案的價值在于用好用活，要改變過去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發(fā)揮檔案管理部門作為重要的信息源應(yīng)有的價值?，F(xiàn)代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識，也能熟練掌握計算機、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。管理的現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)人的現(xiàn)代化。所以要堅持以人為本，培養(yǎng)與時俱進的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之急。要加強對業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷補充、提高計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息等方面的知識，同時要引進檔案方面的專業(yè)人才，提高檔案工作者的專業(yè)化、信息化水平。

3學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

3.1觀念落后，有待更新

主要是有的對檔案信息化的重要性和必要性認識不足，認為檔案管理無非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當(dāng)成安排分流人員的地方，同時有的檔案工作人員也安于現(xiàn)狀，不思進取，墨守成規(guī)缺乏創(chuàng)新思維，保持固有觀念。有的對檔案管理的重要性缺乏認識，做好做壞無關(guān)緊要，不會影響學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。沒有認識到檔案信息化現(xiàn)代化管理是衡量一所學(xué)校發(fā)展水平

3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

無論是軟硬件設(shè)備購置還是檔案信息數(shù)字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設(shè)設(shè)立獨立專項經(jīng)費的高校很少，大多數(shù)高校還沒有把檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃與預(yù)算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進程嚴重滯后，很多高校的檔案管理任然延續(xù)傳統(tǒng)的手工模式，缺乏必要的現(xiàn)代化硬件管理設(shè)備，嚴重制約了檔案信息化進程。雖然有的高校配備了相應(yīng)的設(shè)備，但由于人員素質(zhì)較低，不具備信息化所需的專業(yè)知識背景，仍然用人工模式進行檔案管理，基本沒發(fā)揮那些設(shè)備應(yīng)有的作用，成了無用的擺設(shè)。

3.3缺乏信息化建設(shè)的安全保障體系

信息化的高速發(fā)展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時也帶來了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網(wǎng)絡(luò)安全問題，保密安全隱患也隨之增強。

4高校信息化建設(shè)應(yīng)采取的必要措施

4.1加強宣傳，改變對檔案信息化建設(shè)的認識

在檔案信息化建設(shè)中的各個具體環(huán)節(jié)和發(fā)展階段，有的放矢地對檔案信息化過程中所遇到的一系列具體問題展開具體分析和研究，遵循認識規(guī)律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過檔案法規(guī)宣傳，開展檔案信息化管理知識競賽，舉辦各類展覽等活動，提高教職員工的觀念認識，使其以積極主動投入到檔案信息化建設(shè)中去。

4.2加大資金投入，加強信息化設(shè)施建設(shè)

首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現(xiàn)代軟件和硬件的適應(yīng)。有條件的高校通過設(shè)立專項資金進行信息化建設(shè)來強化提高信息化所需的軟硬件設(shè)施。目前，高校的財政資源主要來自各級政府，這需要做大量的工作，引進資金，加快轉(zhuǎn)型的步伐。同時，高校應(yīng)積極主動與上級主管部門溝通，進行溝通和協(xié)商，共同提出解決問題的辦法，，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

4.3加強安全保障體系建設(shè)

安全保障主要涉及兩個方面：一是對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)庫的安全；而是對電子文檔歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔真實有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時安裝必要的網(wǎng)絡(luò)防火墻，把存儲的數(shù)據(jù)庫信息和電子文檔的局域網(wǎng)實行物理隔離，對必要的數(shù)據(jù)進行加密，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，進行身份認證和密鑰管理，確保檔案信息的安全。總之，高校檔案信息化建設(shè)是一個長期的、系統(tǒng)的工程，需要大量的細致工作，要在實踐中不斷發(fā)展和完善，在這一過程中要堅持能力、循序漸進、檔案管理實現(xiàn)跨越式發(fā)展，為推動國民經(jīng)濟和社會發(fā)展提供高效的快捷的檔案信息服務(wù)。

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作者:孫亞臣 單位:吉林化工學(xué)院