高校公務(wù)卡結(jié)算問題探討

時(shí)間:2022-06-26 04:21:08

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高校公務(wù)卡結(jié)算問題探討

摘要:隨著高校規(guī)模不斷的擴(kuò)大以及經(jīng)濟(jì)活動不斷的發(fā)展,公務(wù)結(jié)算制度已經(jīng)在大多數(shù)高校實(shí)行了。該制度的實(shí)行有利于提高高校的經(jīng)費(fèi)透明度、加強(qiáng)對預(yù)算單位現(xiàn)金的管理,有利于高校的財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督力度的加強(qiáng)。本文依據(jù)公務(wù)卡的實(shí)際使用情況,針對公務(wù)卡在使用過程中出現(xiàn)的問題分析,并提出相應(yīng)的解決措施,希望可以促進(jìn)公務(wù)卡的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞:高校公務(wù)卡;對策

一、概述

近年來,隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,公務(wù)卡的普及也是越來越快,目前,公務(wù)卡制度已經(jīng)是高校結(jié)算的重要方法之一。公務(wù)卡,本質(zhì)上是一種信用卡,是為了方便中央和地方單位的預(yù)算工作而設(shè)計(jì)的,最主要的作用就是用于日常公務(wù)的支出和財(cái)務(wù)報(bào)銷等經(jīng)濟(jì)活動,除此以外,公務(wù)人員還可以把公務(wù)卡作為信用卡使用,比如公務(wù)卡具有透支消費(fèi)以及報(bào)銷還款等作用。因此,公務(wù)卡的大量推行可以給預(yù)算單位帶來很多的方便,它不僅僅可以減少單位現(xiàn)金的使用量,而且還可以減少因現(xiàn)金的使用而面臨的安全隱患,以及減少財(cái)務(wù)人員保存使用現(xiàn)金等龐大的工作量,方便人們的生活。公務(wù)卡的使用還有利于減少單位現(xiàn)金管理的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)公務(wù)卡還有免息還款期,可以利用這個(gè)優(yōu)勢減少單位和國庫的資金占用,這樣報(bào)銷環(huán)節(jié)和財(cái)務(wù)管理會更加的透明,監(jiān)管也會更加的有效,還可以幫助高校減少腐敗現(xiàn)象的出現(xiàn)。公務(wù)卡結(jié)算主要是一些零星的小公費(fèi)支出,原來這些支出都是使用現(xiàn)金結(jié)算,主要有辦公費(fèi)、維修費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)以及公務(wù)出行等費(fèi)用,一般消費(fèi)金額達(dá)到一定的程度時(shí),才會使用公務(wù)卡或者銀行轉(zhuǎn)賬等方式。

二、公務(wù)卡結(jié)算過程中存在的問題

(一)公務(wù)卡辦卡制度不完善。公務(wù)卡的辦卡制度不夠完善,辦卡需要花費(fèi)很長的時(shí)間,這引起了很多辦卡人心中的不滿。目前高校的公務(wù)卡幾乎都是由中國銀行發(fā)行的,但是中國銀行發(fā)行的對象有限定的,只有在單位繳納過社保公積金的人才可以有資格辦理,這就導(dǎo)致很多從其他單位調(diào)來的職工或者剛?cè)肼殕T工他們還來不及繳納社保公職金,也因此沒有辦卡的資格。而銀行對這些信息處理也不及時(shí),有時(shí)候辦卡人員辦卡已經(jīng)很長時(shí)間了,但是依舊沒有收到卡,而學(xué)校的財(cái)務(wù)人員也只有在辦卡人員前去咨詢的時(shí)候才會去銀行詢問原因,這就會浪費(fèi)很長的時(shí)間。再者辦卡的程序也是十分的復(fù)雜,發(fā)放的時(shí)間十分的長,辦卡人員需要在單位內(nèi)寫申請表,承諾書,并且提供相關(guān)的證件,然后再由單位提交申請到銀行進(jìn)行初審,只有通過信息審核才可以開始準(zhǔn)備辦卡,但是有時(shí)候初審不通過就必須要重新提交一次申請以及各種資料,銀行審核完這些資料以后交還單位去蓋章,然后在交給銀行審核,審核通過以后才開始制卡然后郵寄給個(gè)人,這個(gè)過程十分漫長,最少也需要一個(gè)月左右,有時(shí)候花費(fèi)的時(shí)間還會更長。(二)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理復(fù)雜。持卡人員在使用公務(wù)卡消費(fèi)以后,財(cái)務(wù)人員獲取數(shù)據(jù)比較困難,財(cái)務(wù)人員的工作量也因此大大增加。目前大部分公務(wù)卡的數(shù)據(jù)下載都不是即時(shí)的,要在公務(wù)卡使用一段時(shí)間以后才可以下載,而且要在專門系統(tǒng)去下載,這樣就會影響那些使用公務(wù)卡人員的積極性,有些人報(bào)銷及時(shí)并且想再一次使用公務(wù)卡,但是因?yàn)閿?shù)據(jù)的延遲會導(dǎo)致一部分人喪失使用的興致。再者公務(wù)卡下載的數(shù)據(jù)金額必須是極度精準(zhǔn),但是網(wǎng)購等網(wǎng)絡(luò)上的消費(fèi)會有手續(xù)費(fèi)或者折扣之類的活動,這樣消費(fèi)的金額和發(fā)票可能不一致,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員沒法獲得精準(zhǔn)數(shù)據(jù)。公務(wù)卡的數(shù)據(jù)獲取都是一筆一筆的下載,有時(shí)候報(bào)銷的人太多,或者一個(gè)人要報(bào)銷好幾份的時(shí)候也是要一份一份的下載,這樣無形中增加了財(cái)務(wù)人員的工作量,導(dǎo)致大量的時(shí)間浪費(fèi)在無效的等待之中。(1)高校公務(wù)卡的報(bào)銷制度不完善,相關(guān)的工作人員對于消費(fèi)信息不熟悉,以至于影響報(bào)銷效率現(xiàn)在公務(wù)卡的報(bào)銷都是需要提供小票等證件,但是隨著時(shí)代不斷的發(fā)展,很多消費(fèi)行為都是在網(wǎng)上完成,比如購買飛機(jī)票或者火車票等,這些網(wǎng)上的消費(fèi)活動都是難以獲取小票的,所以財(cái)務(wù)人員必須反復(fù)的核對消費(fèi)信息,只有在確定消費(fèi)信息準(zhǔn)確性的前提下才會給予報(bào)銷,這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間來確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,工作量大大的增加,同時(shí)報(bào)銷人員也會因?yàn)殚L時(shí)間的等待而積極性受挫。并且有時(shí)候因?yàn)閳?bào)銷的人消費(fèi)數(shù)額太多,對于一些消費(fèi)的具體金額記憶不準(zhǔn)確,再加上報(bào)銷需要的時(shí)間長,以及現(xiàn)在很多網(wǎng)上下載的數(shù)據(jù)與實(shí)際消費(fèi)數(shù)據(jù)不一樣,財(cái)務(wù)人員只能猜測消費(fèi)的金額,這樣報(bào)銷的速度就會更慢。(2)公務(wù)卡系統(tǒng)不完善公務(wù)卡的消費(fèi)信息不夠全面,一些在網(wǎng)上的消費(fèi)在公務(wù)卡系統(tǒng)上很難查詢到具體的數(shù)據(jù),即使有小票但是在國庫系統(tǒng)中不可以實(shí)現(xiàn)還款。公務(wù)卡制度還款要使用第三方賬戶才可以還款,而不是直接到消費(fèi)者個(gè)人身上,再加上支付憑證不是人名,而是一個(gè)賬戶的名稱,所以就很容易出現(xiàn)漏還款的現(xiàn)象。公務(wù)卡還款必須要根據(jù)有效的支付憑證,依據(jù)支付憑證來確定消費(fèi)情況,然后再根據(jù)消費(fèi)狀況來還款,只有前一筆款項(xiàng)完成以后才可以生成其他要還的款項(xiàng),這個(gè)過程是一筆一筆生成的,不可以一次性生成,因此財(cái)務(wù)人員必須要花費(fèi)很長的時(shí)間等待,工作量就更大。在公務(wù)卡還款中只顯示第一筆憑證號,但是有時(shí)候一項(xiàng)業(yè)務(wù)刷卡的人不止一個(gè),或者一項(xiàng)公務(wù)不是一天完成的,這樣支付憑證就不會連續(xù)在一起,財(cái)務(wù)人員只能通過手寫的方式記錄下每一筆支付憑證,在業(yè)務(wù)完成以后需要拿著手寫的各項(xiàng)憑證明細(xì)去銀行申請還款,在銀行確認(rèn)各項(xiàng)收支都是明確的以后再轉(zhuǎn)賬到每一個(gè)人戶頭,這樣導(dǎo)致還款的周期特別的長。

三、完善公務(wù)卡制度的建議

(一)規(guī)范辦卡程序。首先,預(yù)算單位要派遣專門的管理人員負(fù)責(zé)辦卡,實(shí)時(shí)的掌握辦卡進(jìn)度。一些暫時(shí)不能辦理公務(wù)卡的人員,管理人員要及時(shí)處理,和銀行溝通提供相關(guān)的材料提高辦卡效率。再者,銀行也可以適當(dāng)減少辦卡的流程。需要辦理公務(wù)卡的人員只需要由預(yù)算單位出具相關(guān)的資料,完成初審以后辦卡人員就可以在銀行辦理,同時(shí)縮短制卡時(shí)間,這樣公務(wù)卡辦卡效率就會快很多。(二)完善公務(wù)卡管理體系。(1)預(yù)算單位設(shè)立還款明細(xì)卡,明細(xì)卡中包括報(bào)銷人所有的相關(guān)信息,還有消費(fèi)的金額等,這樣與財(cái)務(wù)人員對賬的時(shí)候可以更方便,減少財(cái)務(wù)人員的工作量。(2)向國庫資金管理部門的提出一些建議,導(dǎo)入消費(fèi)數(shù)據(jù)的時(shí)間是否可以提前,這樣財(cái)務(wù)人員獲取數(shù)據(jù)的時(shí)間也會更快,持卡人使用公務(wù)卡的頻率也會更高。(3)在下載難的問題上,下載時(shí)可以根據(jù)消費(fèi)者的名字就可查詢相關(guān)的信息,進(jìn)行下載,或者輸入持卡人的名字以及消費(fèi)的時(shí)間可以獲取所有的消費(fèi)信息,報(bào)銷人只需要拿著發(fā)票就可以來報(bào)銷,而不是必須記得消費(fèi)的時(shí)間消費(fèi)的金額,或者國庫系統(tǒng)是否可以允許批量下載,這樣可以加快財(cái)務(wù)人員獲取數(shù)據(jù)的速度,從而加快還款報(bào)銷的速度。(三)制定完善的公務(wù)卡報(bào)銷制度。高校的財(cái)務(wù)部門要根據(jù)自己的實(shí)際情況以及國家的相關(guān)規(guī)定,制定合理的公務(wù)卡報(bào)銷制度,對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn),增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力。(1)加強(qiáng)對高校人員的思想政治教育,組織人員培訓(xùn),對新的財(cái)經(jīng)知識進(jìn)行推廣,以便報(bào)銷制度可以與時(shí)俱進(jìn)。(2)各個(gè)部門都要有專門的報(bào)帳人員,這些人員要有專業(yè)的知識素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力,財(cái)務(wù)部門可以對這些人員做一個(gè)培訓(xùn),盡可能快的熟悉公務(wù)卡的報(bào)銷制度和流程。(3)高校制定的財(cái)務(wù)制度必須要與自己實(shí)際情況相適應(yīng),只有適應(yīng)本單位的報(bào)銷制度,單位公務(wù)卡報(bào)銷工作效率才會更好的提高。(四)推進(jìn)公務(wù)卡還款的電子化。公務(wù)卡的還款流程已經(jīng)逐漸的簡化,高校可以與國庫資金管理部門以及銀行三方協(xié)調(diào),一起制定改進(jìn)的措施,對國庫的支付體系進(jìn)行適當(dāng)升級,查詢消費(fèi)的相關(guān)信息,在還款時(shí)的流程等等這些都可以適當(dāng)?shù)暮喕?,而采用電子化的還款方式可以很好的解決這些問題,這樣財(cái)務(wù)人員就可以盡可能快的實(shí)現(xiàn)公務(wù)卡的還款以及報(bào)銷,節(jié)約還款的時(shí)間。公務(wù)卡還款的電子化可以縮短公務(wù)卡人員還款報(bào)銷時(shí)間。公務(wù)卡的還款還可以由國庫授權(quán)還款到消費(fèi)者的公務(wù)卡上,而不是通過第三方還款,這樣可以減少還款的程序,還可以減少財(cái)務(wù)人員以及銀行工作人員的工作量,除此以外還可以盡量的減少操作過程中的失誤,降低風(fēng)險(xiǎn)和損失。

參考文獻(xiàn):

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作者:錢怡 單位:華中科技大學(xué)財(cái)務(wù)處