電子文件歸檔范圍綜述
時(shí)間:2022-06-27 09:18:37
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我們在第一講中介紹了什么是電子文件,知道了電子文件的范圍很廣,那么,什么樣的電子文件需要歸檔呢?嚴(yán)格來講,需要?dú)w檔的電子文件應(yīng)該是一份完整的,經(jīng)歷了從產(chǎn)生到成為定式文本的全過程的電子文件。如果單位沒有啟用電子公章,也應(yīng)該是經(jīng)歷了從產(chǎn)生到成為定稿的全過程的電子文件才有必要?dú)w檔。因此,只是利用計(jì)算機(jī)起草,工作中仍然采用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的單位形成的電子文件的草稿和歷次修改稿都不必歸檔保存。
從電子文件的內(nèi)容上看,其歸檔范圍可以參照國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定來確定,各單位一般應(yīng)將反映本單位主要職能,包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定主要指《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號,2006年12月制發(fā))。之后,北京市檔案局根據(jù)此規(guī)定,結(jié)合北京市的實(shí)際情況,制發(fā)了《北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則》(京檔發(fā)〔2007〕11號)(以下簡稱實(shí)施細(xì)則)?!秾?shí)施細(xì)則》是目前北京市各單位制定電子文件歸檔范圍的一個(gè)重要依據(jù)。電子文件的歸檔范圍并不等同于紙質(zhì)文件的歸檔范圍,而是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文書檔案的歸檔范圍。從電子文件的內(nèi)容上看,它涵蓋了本單位工作的各個(gè)領(lǐng)域。凡是反映本單位主要職能,記載了本單位承辦的主要工作,具有保存和利用價(jià)值的電子文件均應(yīng)納入歸檔范圍;從電子文件的形式上看,它是多種多樣的,各種門類和載體的檔案都會產(chǎn)生相應(yīng)的電子文件。例如,在會計(jì)核算工作中,如果使用了電算化管理軟件,就會形成會計(jì)核算電子文件;使用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)拍攝,會形成圖像文件和影像文件……所以,電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型。
文本文件指用文字處理技術(shù)形成的文件,例如用word、wps等軟件形成的各種公文都是文本文件;圖像文件既包括紙質(zhì)文件在數(shù)字化處理后得到的掃描圖像文件,也包括數(shù)碼照片采集來的圖像文件;圖形文件指用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等軟件獲得的電子文件,如使用CAD制圖軟件形成的CAD圖紙;影像文件指用多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件,如數(shù)碼攝像機(jī)拍攝的圖像等;聲音文件指用音頻設(shè)備獲得的聲音文件,如錄音筆等數(shù)字錄音設(shè)備錄制的聲音;數(shù)據(jù)庫文件指對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和保存的數(shù)據(jù)庫。在確定電子文件歸檔范圍時(shí),應(yīng)特別注意五種類型電子文件的歸檔工作。一是記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件;二是本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工作中形成的數(shù)據(jù)庫文件;三是本單位公務(wù)活動中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件;四是本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件;五是與電子文件相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。這五種類型的電子文件具體包含的內(nèi)容有:一是圖像和影像文件。數(shù)碼照片、音視頻文件經(jīng)常會由拍攝部門自行留存,凡是記錄本單位主要職能活動、重要工作成果、重要人物的數(shù)碼照片、音視頻文件材料,都應(yīng)該歸檔。如:領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動,本單位組織或參加的重要外事活動,本單位召開的各種會議、舉辦的各種活動,本單位考察、調(diào)研,記錄本單位重大事件、重大事故、駐地變化、基建工程等的數(shù)碼照片、音視頻文件均應(yīng)納入歸檔范圍。二是數(shù)據(jù)庫文件,具體包括內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫和政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫。內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫主要包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員管理、會計(jì)電算化等反映了本單位內(nèi)部管理的重要數(shù)據(jù)庫文件。政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫主要包括人口、法人、空間與自然資源、宏觀經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展等基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫文件;各機(jī)關(guān)依據(jù)職能對社會事務(wù)、公共事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督、管理形成的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件,如經(jīng)濟(jì)、科技、教育、司法、衛(wèi)生、社會保障、城市規(guī)劃管理等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫文件;為領(lǐng)導(dǎo)決策、為公民服務(wù)提供的各類信息的公共服務(wù)數(shù)據(jù)庫文件;對本地區(qū)、本系統(tǒng)、本行業(yè)開展的綜合統(tǒng)計(jì)工作形成的數(shù)據(jù)庫文件。三是電子郵件。
確定其歸檔范圍時(shí)要考慮電子郵件內(nèi)容的重要程度,體現(xiàn)了工作的處理過程,反映了與上下級單位或其他不相隸屬單位洽商工作、簽署協(xié)議等內(nèi)容的電子郵件應(yīng)該歸檔,只是用于溝通信息的電子郵件則不需要?dú)w檔。四是軟件?!侗本┦须娮游募w檔與管理暫行規(guī)定》(京檔發(fā)〔2004〕14號)明確要求:“對通用軟件產(chǎn)生的電子文件,需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件,如不能轉(zhuǎn)換,收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。”所以,當(dāng)電子文件是在通用軟件環(huán)境中形成時(shí),就不用將相關(guān)軟件歸檔,而在專業(yè)系統(tǒng)中形成的電子文件,在相關(guān)軟件更新后應(yīng)將舊版軟件及時(shí)歸檔。例如,各單位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等軟件現(xiàn)階段在北京市屬于通用軟件,就不需歸檔。五是元數(shù)據(jù)和背景信息。它們反映了電子文件產(chǎn)生的環(huán)境及其形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程,對于保證電子文件的真實(shí)、完整、有效有著重要的意義。根據(jù)現(xiàn)階段的研究成果,有19項(xiàng)元數(shù)據(jù)和背景信息項(xiàng)是必須采集和記錄的,即:硬件環(huán)境,軟件環(huán)境,記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式,文件類別,載體編號,載體型號,載體類型,文件歸檔號(全宗號、目錄號、案卷號或文件號等),主題或題名,文件形成部門,文件形成時(shí)間,收文時(shí)間,責(zé)任者,主送者,抄送者,密級,保管期限,填表人,審核人。其中硬件環(huán)境包括主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號和制造廠商等,軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng),數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和相關(guān)軟件等。
這19項(xiàng)元數(shù)據(jù)和背景信息分別記錄了電子文件賴以生存的環(huán)境,電子文件自身的特征、形成過程,電子文件歸檔后對其歸檔載體的管理、信息管理的方式和管理人員,包含了電子文件從產(chǎn)生到歸檔到脫機(jī)保存全過程的信息,能夠基本滿足系統(tǒng)發(fā)生變化時(shí)電子文件恢復(fù)、數(shù)據(jù)遷移的需要,是每個(gè)單位在電子文件歸檔時(shí)必須考慮的基本項(xiàng)、必備項(xiàng)。確定歸檔范圍之后還要明確電子文件的保管期限。各單位可以依據(jù)國家檔案局有關(guān)文件保管期限的規(guī)定,按照電子文件的保存和利用價(jià)值劃分電子文件的保管期限。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,可以將電子文件的保管期限劃分為永久和定期,定期可分為30年和10年。