導(dǎo)語：電網(wǎng)建設(shè)檔案管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

轉(zhuǎn)變觀念

思想觀念的轉(zhuǎn)變、檔案意識(shí)的提高是做好項(xiàng)目檔案工作的前提。長(zhǎng)期以來，檔案管理被視為項(xiàng)目管理的附屬，甚至可有可無。全員檔案意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致項(xiàng)目檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)局面，造成項(xiàng)目檔案歸檔不及時(shí)、不齊全等問題，導(dǎo)致項(xiàng)目后續(xù)運(yùn)行維護(hù)、技術(shù)改造等工作缺乏足夠的文件支撐，影響到電網(wǎng)工程建設(shè)的順利推進(jìn)，這些問題引起了公司上下各方面的重視。因此，廣東電網(wǎng)公司首先在觀念上進(jìn)行了轉(zhuǎn)變。一是領(lǐng)導(dǎo)觀念轉(zhuǎn)變。公司分管基建工作的領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，提出將“歸檔齊全”作為電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收的必要條件之一。2012年“登高”工作啟動(dòng)后，領(lǐng)導(dǎo)提出將檔案管理作為工程建設(shè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容長(zhǎng)抓不懈，先后在多個(gè)場(chǎng)合提出要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理，并到工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案工作，還通過召開項(xiàng)目檔案專項(xiàng)工作會(huì)議，讓檔案管理人員宣講項(xiàng)目檔案管理的重要性和管理方法。廣東電網(wǎng)公司上級(jí)主管單位南方電網(wǎng)公司領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)公司項(xiàng)目檔案管理工作給予了高度肯定和積極指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)觀念的轉(zhuǎn)變?yōu)楣卷?xiàng)目檔案工作開展賦予了極大的主動(dòng)權(quán)。二是職能部門和參建單位的觀念轉(zhuǎn)變。為切實(shí)轉(zhuǎn)變固有的思維觀念，公司將項(xiàng)目檔案管理納入了各部門、參建單位的績(jī)效考核指標(biāo)，明確了項(xiàng)目主管部門、業(yè)主項(xiàng)目部對(duì)項(xiàng)目檔案管理的主體責(zé)任，項(xiàng)目主管部門主動(dòng)承擔(dān)起檔案管理總指揮的職責(zé)，充分發(fā)揮其項(xiàng)目管控能力和對(duì)參建各方的指揮協(xié)調(diào)作用。同時(shí)，通過將項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量納入項(xiàng)目總承包、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工作職責(zé)和考核指標(biāo)，各參建單位檔案管理的積極性和主動(dòng)性也得到極大提高。

健全機(jī)制

由于公司項(xiàng)目管理部門與檔案管理部門長(zhǎng)期以來溝通協(xié)作不到位，檔案管理部門未能有效介入項(xiàng)目管理前端，項(xiàng)目文件材料往往直到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)后才開始收集和整理，致使文件歸檔和移交遲滯，歸檔質(zhì)量也缺乏保障，甚至出現(xiàn)參建單位完成工程結(jié)算后即離場(chǎng)，留下大量文件無人整理歸檔等現(xiàn)象。對(duì)此，廣東電網(wǎng)公司主要以“三個(gè)機(jī)制”為抓手加強(qiáng)前端控制：一是溝通機(jī)制。建立項(xiàng)目主管部門、計(jì)劃部門和檔案部門的溝通聯(lián)動(dòng)機(jī)制，共享項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，保證檔案部門及時(shí)掌握項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度。二是交底機(jī)制。建立項(xiàng)目檔案“三級(jí)交底”機(jī)制，將項(xiàng)目檔案管理和歸檔移交要求在工程開工前及時(shí)宣貫給項(xiàng)目主管部門、業(yè)主項(xiàng)目部、各參建單位和各層級(jí)檔案管理人員。三是檢查機(jī)制。建立中間檢查和歸檔審查機(jī)制，通過中間檢查加強(qiáng)項(xiàng)目文件過程管理，通過歸檔審查在項(xiàng)目竣工投產(chǎn)前和檔案移交前對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行整體審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)整理質(zhì)量問題并限期整改。由此，項(xiàng)目檔案由末端的被動(dòng)收集轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸说闹鲃?dòng)監(jiān)控，傳統(tǒng)單一的檔案驗(yàn)收轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案交底、中間檢查、歸檔審查和檔案驗(yàn)收組成的全過程管理。

完善架構(gòu)

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目持續(xù)周期長(zhǎng)，項(xiàng)目檔案數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和穩(wěn)定性要求極高。而公司項(xiàng)目檔案管理人員往往身兼多職，缺乏檔案專業(yè)素養(yǎng)；施工單位檔案管理人員流動(dòng)性大，檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，嚴(yán)重影響項(xiàng)目檔案管理成效。為此，廣東電網(wǎng)公司逐步完善架構(gòu)：一是強(qiáng)化管理責(zé)任制，逐步完善各部門共同參與的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)為項(xiàng)目檔案管理的負(fù)責(zé)人，對(duì)檔案管理工作直接負(fù)責(zé)。二是明確要求在各級(jí)基建業(yè)主項(xiàng)目部設(shè)立專職文檔信息管理員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料歸檔和整理工作，要求建設(shè)單位、參建單位各檔案管理人員定期參加檔案行政管理部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)把持證上崗關(guān)。三是積極引進(jìn)各層次檔案專業(yè)人才，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)性得到了明顯提升。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)電網(wǎng)建設(shè)領(lǐng)域長(zhǎng)期缺乏國(guó)家或行業(yè)層面權(quán)威的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案的分類、組卷和編號(hào)等基礎(chǔ)整理要求分散在各類新舊標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中。廣東電網(wǎng)公司也一直缺乏一套統(tǒng)一的管理辦法和業(yè)務(wù)指引。項(xiàng)目檔案管理長(zhǎng)期以來面臨標(biāo)準(zhǔn)不一、管理隨意的困境。為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化指引，公司組織系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)專家，編制了“一冊(cè)一表”。一是根據(jù)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理特點(diǎn)和項(xiàng)目文件的內(nèi)容特征，編制了《基建項(xiàng)目檔案歸檔整理作業(yè)指引手冊(cè)》，明確了項(xiàng)目文件管理前期準(zhǔn)備、中間檢查、歸檔審查、移交歸檔和驗(yàn)收五大環(huán)節(jié)，并對(duì)各環(huán)節(jié)的重點(diǎn)工作步驟、負(fù)責(zé)部門（單位）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和備查資料提供了詳細(xì)指引，明確了項(xiàng)目建設(shè)每一階段的檔案管理要求和目標(biāo)。二是編制了《基建工程檔案收集進(jìn)度表》，詳細(xì)規(guī)定了工程建設(shè)各個(gè)階段應(yīng)產(chǎn)生的文件材料及歸檔時(shí)間、責(zé)任者、格式、份數(shù)等要求，有效促進(jìn)了項(xiàng)目文件收集與項(xiàng)目建設(shè)的同步進(jìn)行。三是明確要求將各部門和崗位的檔案管理職責(zé)、要求等制度規(guī)定上墻宣貫并定期對(duì)照檢查。為加強(qiáng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，公司還與廣東省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《廣東電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作規(guī)范（試行）》，成為全省首個(gè)與政府聯(lián)合印發(fā)的檔案行業(yè)規(guī)范?！耙粌?cè)一表一規(guī)范”的出臺(tái)，使公司項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)了由隨意到規(guī)范的轉(zhuǎn)變。

強(qiáng)化考核

項(xiàng)目檔案管理由于缺乏剛性約束，客觀上為項(xiàng)目參建各方和檔案管理人員提供了較大的自由操作空間，檔案管理的精細(xì)或粗放全憑個(gè)人自覺。為改變這種現(xiàn)狀，公司采取了多種強(qiáng)制性措施：一是將項(xiàng)目檔案管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)和人員配置、歸檔率、歸檔質(zhì)量等情況納入項(xiàng)目管理考核體系和公司檔案工作年度評(píng)價(jià)內(nèi)容，每季度進(jìn)行一次全面考核并在公司系統(tǒng)內(nèi)考核結(jié)果，表彰先進(jìn)，通報(bào)不足。二是將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)納入工程承包合同，要求承包人必須嚴(yán)格執(zhí)行公司《基建項(xiàng)目檔案歸檔整理作業(yè)指引》，完成職責(zé)范圍或合同規(guī)定的項(xiàng)目文件編制、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目文件齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。同時(shí)還在每月召開的基建承包商會(huì)議上，通報(bào)各承包商檔案管理效果和問題。三是將項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量與工程結(jié)算掛鉤，對(duì)文件歸檔質(zhì)量不符合要求的，采取最高扣減合同價(jià)款5%的質(zhì)量保證金，對(duì)隨意更換項(xiàng)目檔案管理人員的行為扣除最高20萬元罰金。通過納入考核和合同管理等舉措，將以前的軟性約束升級(jí)為硬性指標(biāo)，項(xiàng)目檔案管理由原來的自由式管理轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)制性管理。經(jīng)過持續(xù)幾年的不斷努力，廣東電網(wǎng)公司已建立起一套相對(duì)完善的工程項(xiàng)目檔案管理體系，檔案管理機(jī)制、制度規(guī)范、人員配備等不斷優(yōu)化，項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量和整理質(zhì)量實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的提升，先后有一批工程順利通過廣東省檔案局專項(xiàng)驗(yàn)收。2012年“登高”工作啟動(dòng)前，公司系統(tǒng)僅有一個(gè)項(xiàng)目獲得廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案“金冊(cè)獎(jiǎng)”，2012年至今則有6個(gè)項(xiàng)目獲得了“金冊(cè)獎(jiǎng)”,系統(tǒng)內(nèi)成立滿3年的單位達(dá)標(biāo)率100%，公司整體項(xiàng)目檔案管理水平也獲得了各級(jí)檔案行政管理部門的高度肯定。

作者:楊開岳 許秀霓 冷裕波 單位:廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司