導(dǎo)語(yǔ)：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案問(wèn)題及解決對(duì)策一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀(guān)點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、申報(bào)評(píng)優(yōu)、運(yùn)行維護(hù)、審計(jì)巡視、改建擴(kuò)建等的重要依據(jù)。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格，不得通過(guò)工程竣工驗(yàn)收和開(kāi)展評(píng)優(yōu)申報(bào)。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，具有重要意義。但當(dāng)前電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案仍存在諸多問(wèn)題，個(gè)別問(wèn)題甚至導(dǎo)致檔案驗(yàn)收不合格的嚴(yán)重后果。本文結(jié)合近年來(lái)廣西電網(wǎng)公司檔案管理工作實(shí)踐，針對(duì)存在問(wèn)題提出解決對(duì)策，供讀者參考。

一、存在問(wèn)題

以廣西電網(wǎng)公司為例，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案存在問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。1.歸檔不齊全。參建單位非常重視工程質(zhì)量、安全、造價(jià)及進(jìn)度管控，忽視對(duì)工程產(chǎn)生的項(xiàng)目文件的同步管理。尤其是施工單位，人員流動(dòng)性大，素質(zhì)參差不齊。為了趕工程進(jìn)度，施工單位對(duì)施工過(guò)程應(yīng)產(chǎn)生的大量文件和記錄沒(méi)有能夠及時(shí)收集，部分參建單位的離場(chǎng)及管理人員的調(diào)離使得施工文件材料無(wú)人收集，文件缺失情況較為普遍。缺失的文件主要集中在項(xiàng)目部人員調(diào)整文件、人員資質(zhì)后續(xù)報(bào)審材料、初步設(shè)計(jì)收口材料、通信設(shè)備調(diào)試報(bào)告、設(shè)備監(jiān)造材料等。參建單位檔案意識(shí)薄弱，項(xiàng)目文件的齊全完整性不高，不能做到“應(yīng)歸盡歸”。2.內(nèi)容不準(zhǔn)確。監(jiān)理單位重視對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督，忽視對(duì)資料的監(jiān)管。專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)對(duì)竣工圖進(jìn)行審核，同時(shí)還承擔(dān)對(duì)施工文件和記錄進(jìn)行檢查，并對(duì)不符合項(xiàng)目檔案要求和發(fā)生錯(cuò)、漏或延遲歸入預(yù)立卷盒的文件、記錄責(zé)成施工項(xiàng)目部及時(shí)補(bǔ)充完整的職責(zé)。由于項(xiàng)目文件數(shù)量大，監(jiān)理工程師往往采取抽檢的方式，沒(méi)有“應(yīng)檢盡檢”，造成監(jiān)理單位對(duì)檔案工作的管理缺位。施工檔案單獨(dú)看似乎沒(méi)什么問(wèn)題，一旦和設(shè)計(jì)、監(jiān)理檔案對(duì)應(yīng)起來(lái)看就錯(cuò)漏百出，關(guān)聯(lián)文件之間內(nèi)容或數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象比比皆是。容易出現(xiàn)問(wèn)題的關(guān)聯(lián)文件主要有施工日志與監(jiān)理日志對(duì)同一天見(jiàn)證或旁站內(nèi)容的記載；竣工圖與設(shè)計(jì)變更；施工質(zhì)量驗(yàn)評(píng)劃分報(bào)審表與報(bào)驗(yàn)表中單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批的數(shù)量等。竣工圖、施工文件和記錄缺少監(jiān)理單位的全方位審查把關(guān)，項(xiàng)目文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性得不到保障，給運(yùn)維管理和改擴(kuò)建工作帶來(lái)困難。3.編審不合規(guī)。施工、監(jiān)理單位多采用靈活的用工制度，項(xiàng)目管理人員投入不足，一人兼任多個(gè)崗位的情況比較常見(jiàn)，偶爾還要充當(dāng)“救火隊(duì)”角色輾轉(zhuǎn)于幾個(gè)工地。身兼多職的管理人員時(shí)間精力有限，各方面工作很難統(tǒng)籌兼顧、做細(xì)做實(shí)，在進(jìn)行文件編制、審核工作時(shí)簽字蓋章手續(xù)不完備、記錄填寫(xiě)不完整、時(shí)間邏輯不正確等屢見(jiàn)不鮮。具體表現(xiàn)為文件代簽字，單位工程報(bào)驗(yàn)漏蓋總監(jiān)執(zhí)業(yè)印章，監(jiān)理典型表未填寫(xiě)編號(hào)及腳注，項(xiàng)目部章啟用時(shí)間晚于文件上的蓋章日期等。文件編審不符合管理制度規(guī)定，項(xiàng)目文件的有效性打折扣，影響檔案憑證效力的發(fā)揮。4.整理不規(guī)范。項(xiàng)目部招收資料員門(mén)檻較低，只需一年工程資料管理經(jīng)歷。資料員既無(wú)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，也無(wú)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案交底內(nèi)容理解得不深不透，屬于邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐的狀態(tài)。進(jìn)行檔案整理時(shí)，組卷缺乏系統(tǒng)性、編目不夠規(guī)范，諸如單位工程文件未按開(kāi)工報(bào)審、施工記錄及相關(guān)試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收等順序排列；案卷題名和文件題名擬寫(xiě)不規(guī)范；物資類(lèi)、非物資類(lèi)招投標(biāo)材料未做關(guān)聯(lián)目錄；復(fù)印件歸檔時(shí)未注明原件流向；備考表未填寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)等問(wèn)題層出不窮。資料員檔案業(yè)務(wù)能力不足，項(xiàng)目文件的整理不夠系統(tǒng)、規(guī)范，不便于檢索、利用。

二、解決對(duì)策

針對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案存在的問(wèn)題，結(jié)合廣西電網(wǎng)公司檔案管理工作實(shí)踐，提出一些提升項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量的解決對(duì)策。1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)文件收集。一要執(zhí)行三級(jí)檔案交底機(jī)制。建設(shè)單位檔案部門(mén)在立項(xiàng)后對(duì)相關(guān)職能部門(mén)及參建單位進(jìn)行檔案交底，提出項(xiàng)目檔案管理工作目標(biāo)和工作要求，明確紙質(zhì)文件和電子文件的收集、整理、編目規(guī)則。業(yè)主項(xiàng)目部在開(kāi)工前對(duì)參建單位進(jìn)行檔案交底，根據(jù)項(xiàng)目檔案策劃方案，明確項(xiàng)目文件的歸檔范圍、歸檔套數(shù)、質(zhì)量要求、整理要求及責(zé)任單位。各參建單位在開(kāi)展專(zhuān)業(yè)工作前對(duì)本單位參建人員進(jìn)行檔案交底，結(jié)合本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確各階段應(yīng)產(chǎn)生的文件材料及收集、整理和移交的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。如項(xiàng)目檔案執(zhí)行的歸檔標(biāo)準(zhǔn)有變化，則需要重新進(jìn)行交底，及時(shí)將新歸檔要求傳達(dá)給參建各方。嚴(yán)格執(zhí)行三級(jí)檔案交底機(jī)制，做到“明確方法、規(guī)定時(shí)限、責(zé)任到人”，增強(qiáng)各級(jí)參建人員的檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)全員參與做好項(xiàng)目文件收集工作。二要開(kāi)展項(xiàng)目文件清單管控。業(yè)主項(xiàng)目部統(tǒng)籌編制各參建單位的項(xiàng)目文件清單，結(jié)合工程建設(shè)二級(jí)進(jìn)度計(jì)劃，列明歸檔范圍各細(xì)目下應(yīng)形成的主要項(xiàng)目文件及收集完成時(shí)間，設(shè)置已形成文件數(shù)、已收集文件數(shù)、未收集情況說(shuō)明、完成整改時(shí)間、責(zé)任人等檢查項(xiàng)。每季度由業(yè)主項(xiàng)目部牽頭，組織參建單位資料員對(duì)照項(xiàng)目文件清單逐一檢查核對(duì)，實(shí)時(shí)跟蹤掌握各參建單位的文件形成和收集情況，對(duì)尚未形成或完成收集的文件要詳細(xì)記錄，責(zé)成參建單位落實(shí)責(zé)任人并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)整改。項(xiàng)目文件清單需實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，如遇二級(jí)進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整，業(yè)主項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)文件的收集完成時(shí)間，以便在檢查中不遺漏對(duì)因進(jìn)度調(diào)整而提前形成的文件收集情況的核查。運(yùn)用項(xiàng)目文件清單實(shí)施項(xiàng)目檔案收集過(guò)程管控，做到“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理與工程建設(shè)同步。2.壓實(shí)監(jiān)理責(zé)任，嚴(yán)格文件審查。一要明確監(jiān)理單位“雙重”檔案職責(zé)。建設(shè)單位在監(jiān)理合同中約定，監(jiān)理單位需履行監(jiān)理文件材料收集歸檔和對(duì)參建單位技術(shù)文件進(jìn)行審查、驗(yàn)收的“雙重”檔案職責(zé)，將監(jiān)理單位的履約情況納入監(jiān)理合同結(jié)算。建設(shè)單位檔案部門(mén)和業(yè)主項(xiàng)目部開(kāi)展檔案交底時(shí)，明確監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案三級(jí)審核機(jī)制中的具體工作任務(wù)，著重強(qiáng)調(diào)監(jiān)理單位對(duì)施工單位形成的施工文件、記錄和設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖的審查職責(zé)。壓實(shí)監(jiān)理單位檔案管理責(zé)任，改變監(jiān)理單位對(duì)參建單位歸檔文件質(zhì)量放任不管的老做法，確保移交的竣工檔案與工程實(shí)際相符。二要督促專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師履職盡責(zé)。監(jiān)理單位把專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師履職情況與個(gè)人績(jī)效掛鉤，督促相關(guān)部門(mén)以工程轉(zhuǎn)序?yàn)楣?jié)點(diǎn)進(jìn)行項(xiàng)目文件階段性檢查把關(guān)，上道工序的資料未提交禁止進(jìn)行下道工序運(yùn)行，對(duì)施工單位歸檔文件“應(yīng)查盡查”，做到“三不放過(guò)”，即對(duì)項(xiàng)目建設(shè)程序、施工工序及應(yīng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不滿(mǎn)足國(guó)家、行業(yè)要求的不放過(guò)，對(duì)文件的形成過(guò)程、文件記錄的內(nèi)容、技術(shù)數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確性等不符合工程實(shí)際的不放過(guò)，對(duì)出現(xiàn)項(xiàng)目文件收集、保管、移交等問(wèn)題不完成整改的不放過(guò)。設(shè)計(jì)單位完成竣工圖出圖后，監(jiān)理單位要及時(shí)組織專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師逐張對(duì)竣工圖進(jìn)行審核，按照設(shè)計(jì)變更臺(tái)賬逐條確認(rèn)竣工圖是否修改到位、竣工圖說(shuō)明是否已列明修改依據(jù)等。文件審查無(wú)死角、全覆蓋，避免出現(xiàn)關(guān)聯(lián)文件內(nèi)容或數(shù)據(jù)不對(duì)應(yīng)問(wèn)題，提升項(xiàng)目文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。3.健全考核機(jī)制，強(qiáng)化結(jié)果運(yùn)用。一要完善項(xiàng)目檔案考核體系。建設(shè)單位構(gòu)建科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、適用的項(xiàng)目檔案考核機(jī)制。一方面，依托工程合同條款對(duì)參建單位形成有效約束，明確項(xiàng)目檔案占合同價(jià)款的比例，規(guī)定參建單位隨意更換項(xiàng)目總工和資料員將被處以一定數(shù)額的罰款，將各參建單位資料報(bào)審的規(guī)范性和及時(shí)性作為工程進(jìn)度款支付的依據(jù)等，依靠法律手段和經(jīng)濟(jì)手段形成有效制約。另一方面，把項(xiàng)目檔案納入承包商履約評(píng)價(jià)體系，制定出“施工單位現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)負(fù)責(zé)人、安全員、質(zhì)檢員，監(jiān)理單位現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員管理缺位”“承包商未按工程進(jìn)度收集、整理本單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件”“監(jiān)理單位未對(duì)參建單位整理和移交的項(xiàng)目文件質(zhì)量進(jìn)行審查”等問(wèn)題的扣分處罰細(xì)則，將扣罰結(jié)果與承包商資信評(píng)價(jià)、投標(biāo)資格審查和評(píng)標(biāo)評(píng)分聯(lián)系起來(lái)，通過(guò)實(shí)施履約評(píng)價(jià)以規(guī)范承包商的現(xiàn)場(chǎng)管理。充分發(fā)揮考核的“指揮棒”作用，促使參建單位配足與工程建設(shè)相適應(yīng)的項(xiàng)目管理人員并加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部的監(jiān)管，從嚴(yán)、從細(xì)、從實(shí)抓好項(xiàng)目文件編制、審查和歸檔工作，提高項(xiàng)目文件的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。二要強(qiáng)化監(jiān)督考核結(jié)果運(yùn)用。建設(shè)單位檔案、基建、物資、財(cái)務(wù)、法律等部門(mén)加強(qiáng)橫向溝通與協(xié)同，將各參建單位履約情況落實(shí)到合同結(jié)算，實(shí)現(xiàn)與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。特別是基建部門(mén)，在運(yùn)用智慧工地、“四不兩直”抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等手段開(kāi)展項(xiàng)目安全、質(zhì)量監(jiān)督檢查時(shí)，應(yīng)一并開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理情況檢查，對(duì)承包商現(xiàn)場(chǎng)管理情況進(jìn)行打分排名，通過(guò)“紅綠燈”預(yù)警、末位約談、市場(chǎng)禁入等方式對(duì)存在不同程度管理松散、項(xiàng)目文件管控不力等問(wèn)題的參建單位實(shí)施處罰，并利用公文、信息簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)部網(wǎng)站、微信群等多種渠道通報(bào)考核結(jié)果。強(qiáng)化考核結(jié)果運(yùn)用，營(yíng)造檔案“做與不做”“做多做少”“做好做壞”不一樣的濃厚問(wèn)責(zé)氛圍，倒逼被考核單位不斷提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量，同時(shí)也對(duì)其他參建單位起到提醒和警示作用。4.加快人才培養(yǎng)，提高能力素質(zhì)。一要加快建設(shè)單位人才培養(yǎng)。建設(shè)單位成立項(xiàng)目檔案內(nèi)部專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)，成員除檔案專(zhuān)業(yè)人員外，還需吸收基建管理、生產(chǎn)運(yùn)行等技術(shù)人員參加，以彌補(bǔ)檔案人員缺乏工程項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的短板。內(nèi)部專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)通過(guò)定期交流研討、參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、到先進(jìn)單位調(diào)研取經(jīng)等多種方式，提高在檔案交底、中間檢查、歸檔審查中的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)能力。以開(kāi)展檔案預(yù)驗(yàn)收為契機(jī)，檢驗(yàn)自己發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目檔案存在問(wèn)題的能力水平，不斷總結(jié)工作方法，為順利通過(guò)正式驗(yàn)收打牢基礎(chǔ)。培養(yǎng)一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的項(xiàng)目檔案內(nèi)部監(jiān)管隊(duì)伍，充分發(fā)揮“傳、幫、帶”作用，打造提升項(xiàng)目檔案管理水平的中堅(jiān)力量。二要提高項(xiàng)目部資料員能力素質(zhì)。建設(shè)單位組織項(xiàng)目檔案內(nèi)部專(zhuān)家開(kāi)展檔案交底培訓(xùn)，分專(zhuān)業(yè)、分模塊細(xì)化各類(lèi)文件形成的質(zhì)量要求和整理規(guī)范，幫助項(xiàng)目部資料員系統(tǒng)掌握文件收集、組卷、編目等業(yè)務(wù)要點(diǎn)；召開(kāi)檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，分享示范標(biāo)段項(xiàng)目文件與工程同步歸檔的工作經(jīng)驗(yàn)，“手把手”教會(huì)檔案整理的操作步驟和關(guān)鍵控制點(diǎn)，提高資料員的檔案整理技能；定期開(kāi)展檔案保管情況檢查，排查各項(xiàng)目部檔案管理設(shè)施設(shè)備配置、預(yù)立卷文件保管、電子文件接收存儲(chǔ)備份等存在的安全隱患，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，增強(qiáng)資料員的檔案安全意識(shí)，減少因人員流動(dòng)造成的項(xiàng)目文件實(shí)體安全和信息安全風(fēng)險(xiǎn)。提高項(xiàng)目部資料員的檔案素養(yǎng)，確保項(xiàng)目檔案整理系統(tǒng)、規(guī)范和保管安全，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的便捷利用和長(zhǎng)期保存。

三、結(jié)語(yǔ)

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及門(mén)類(lèi)眾多，在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的同時(shí)，也不能忽略對(duì)照片、聲像、實(shí)物等其他載體檔案以及電子檔案的管理。提升項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量，確保項(xiàng)目檔案能真實(shí)反映工程建設(shè)過(guò)程和實(shí)際情況，以發(fā)揮其應(yīng)有的憑證和參考作用，需要參與項(xiàng)目各方的高度重視、密切配合和共同努力。

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作者：張蕾 單位：廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司