高校財務(wù)管理信息化建設(shè)問題及舉措
時間:2022-04-26 09:42:24
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摘要:高校財務(wù)信息化建設(shè)面臨的主要問題是校方重視程度不夠、缺乏統(tǒng)一的財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺、信息化人才短缺、存在潛在的安全風(fēng)險等。需要從領(lǐng)導(dǎo)加強重視、加大經(jīng)費投入、建立財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺、加強專業(yè)人才培養(yǎng)和引進、強化網(wǎng)絡(luò)安全防御等方面,推進財務(wù)信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞:高校;財務(wù)信息化建設(shè);意義;問題;舉措
一、高校財務(wù)信息化建設(shè)的目標與重要意義
(一)高校財務(wù)信息化建設(shè)的目標。高校財務(wù)信息化依賴于當代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),堅持規(guī)范精細、人性化管理和服務(wù)理念,在會計電算化、財務(wù)管理相關(guān)理論的基礎(chǔ)上,通過計算機信息化的操作、管理、反饋等,提供科學(xué)的財務(wù)預(yù)測、控制和分析手段,建立與學(xué)校管理體系緊密觸合的財務(wù)信息化管理平臺,以實現(xiàn)最大辦學(xué)效益為最終目標。高校財務(wù)信息化建設(shè)目標在于,不僅能通過提高工作效率推動其各項管理工作,也能通過整合各部門資源使用者隨時隨地實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)共享,推動高校工作更加協(xié)調(diào)運行。(二)高校財務(wù)信息化建設(shè)的重要意義。1.有利于實現(xiàn)財務(wù)信息資源共享,提高辦事效率。目前,國內(nèi)大部分高校財務(wù)信息化建設(shè)正處于起步建設(shè),在平臺的使用工作人員還未充分掌握其功能,還不能最大限度地滿足不同資源使用者的需求,因此實現(xiàn)高校財務(wù)信息共享,充分滿足不同信息、資源使用者的需求。(1)高校計財部門利用信息化平臺錄入數(shù)據(jù),可避免多次錄入和信息遺漏,在一定程度上節(jié)約了不必要的時間,使工作人員有更多精力投入到分析、控制當中,提高了工作質(zhì)量。(2)高校教師可以節(jié)省日常報賬的排隊等待時間,在信息化平臺進行網(wǎng)絡(luò)報銷,既節(jié)約了時間又將更多精力投入到教學(xué)和科研。(3)學(xué)生可以利用校園一卡通、網(wǎng)上報名繳費和各種補助獎學(xué)金等的自動發(fā)放業(yè)務(wù),建立手機APP、高校財務(wù)部門、銀行系統(tǒng)的多方面掛鉤,足不出戶就可實現(xiàn)查詢、辦理、繳費等業(yè)務(wù)。財務(wù)信息資源共享,不僅是信息化建設(shè)的需要,也是提高財務(wù)管控職能的在重要舉措。2.有利于財務(wù)信息公開透明,實現(xiàn)有效監(jiān)管。高校財務(wù)信息管理需建立專門資料公開平臺,各項數(shù)據(jù)的對外公布,打造“陽光財務(wù)”,明確各項資源的流向,提高透明度。(1)使用者可以隨時查詢工資、補貼、科研經(jīng)費、學(xué)費繳款情況,使各項經(jīng)費都在動態(tài)的監(jiān)管下進行。(2)各有關(guān)方可以共同監(jiān)督財務(wù)經(jīng)費的使用狀況,如某項科研經(jīng)費的分配、使用及結(jié)余,使財務(wù)信息使用者能及時查閱,實現(xiàn)共同監(jiān)督,并在對高校的財務(wù)管理現(xiàn)狀提出寶貴的意見和建議,從而進一步提高管理水平和服務(wù)。3.有利于財務(wù)部門優(yōu)化工作流程,提供優(yōu)質(zhì)高校財會服務(wù)。高校財務(wù)會計工作并不是獨立存在的,一項工作的順利完成,需要各部門的共同努力與合作。通過財務(wù)信息管理及時準確地收集各項數(shù)據(jù),高效率的運作,加之強有力的控制,逐漸優(yōu)化的工作流程使財務(wù)部門可以準確地獲取和分析相關(guān)財務(wù)信息,為使用者提供查詢、報銷、票據(jù)、科研、預(yù)算等“一門式”的服務(wù)體系,使復(fù)雜流程簡單化。4.有利于業(yè)務(wù)管理的規(guī)范有序,實現(xiàn)精細化管理。精細化管理是推動高校計財部門職能的創(chuàng)新,實現(xiàn)財務(wù)精細化管理,可以讓各項工作在細節(jié)中逐漸完善,在細節(jié)之處發(fā)揮最大效能。通過建立多維度、多層級的信息數(shù)據(jù)庫、實現(xiàn)全面的業(yè)務(wù)對接與數(shù)據(jù)共享,實現(xiàn)各業(yè)務(wù)模塊的有序管理,從原來的籠統(tǒng)、簡單的管理,轉(zhuǎn)變?yōu)榫殹⒁?guī)范的財務(wù)管理模式。
二、高校財務(wù)信息化建設(shè)面臨的主要問題
(一)部分高校對財務(wù)信息化建設(shè)重視不夠、投入不足。1.上級領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)信息化建設(shè)重視不夠。大部分高校領(lǐng)導(dǎo)只重視與學(xué)生密切聯(lián)系的教學(xué)、科研工作,認為財務(wù)部門作為高校的教學(xué)輔助部門,沒必要投入大量經(jīng)費與精力進行財務(wù)信息化的建設(shè),對提高財務(wù)部門的工作效率,只是簡單的從增加職工數(shù)量等方面入手。2.對財務(wù)信息化建設(shè)的經(jīng)費投入和基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠。財務(wù)管理流程與學(xué)校管理體系不匹配,大多完成記賬和報表要求,輔助分析、決策功能缺失。(二)財務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的共享平臺。目前,大部分高校還未建立財務(wù)數(shù)據(jù)資源的共享平臺。財務(wù)信息不僅包括財務(wù)內(nèi)部信息共享,如預(yù)算、核算、薪酬等系統(tǒng)信息,還包括財務(wù)外包信息共享,如人事、科研、資產(chǎn)等系統(tǒng)。缺乏統(tǒng)一的資源共享平臺,管理者就無法實現(xiàn)對學(xué)校的全面管理控制,并缺乏有效監(jiān)督,財務(wù)信息使用者無法及時獲得有效資源,財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)者無法進行科學(xué)決策。(三)各部門之間工作孤立,未能建立聯(lián)系。從高校的運行現(xiàn)狀總體來看,各部門之間還未建立及時、有效的密切聯(lián)系,導(dǎo)致一項簡單工作流程被繁雜的手續(xù)等因素拖延時間,效率低下。財務(wù)信息化的主要作用之一就是將各部門的信息資源整合起來,建立各部門之間的聯(lián)系,改善財務(wù)部門對其他部門信息、資源、功能的忽視。而且各部門之間如果各自為政,將不利于高校整體職能的推進。(四)財務(wù)信息化缺乏復(fù)合型人才,專業(yè)培訓(xùn)不到位。1.財務(wù)部門原有職工對財務(wù)信息化缺乏正確理解和運用。高校財務(wù)部門以往一直將工作重點放在財務(wù)數(shù)據(jù)的核算,沒有正確認識財務(wù)信息化對高校財務(wù)工作的重要作用。財務(wù)信息化能進行數(shù)據(jù)、信息資源分析工作,為高校具體工作思路的制定與統(tǒng)籌提供借鑒意義。2.缺乏財務(wù)信息化復(fù)合型人才是制約發(fā)展的關(guān)鍵因素。目前,高校財務(wù)部門普遍存在人員結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)習(xí)新事物意愿不強、對新系統(tǒng)的普及運用不到位等問題,往往是財務(wù)能力強的人不懂計算機知識,計算機能力強的人又缺乏財務(wù)能力。依賴于軟件商提供的財務(wù)信息化系統(tǒng),還存在與本單位實際不符情況,又缺乏專業(yè)人才來改善維護系統(tǒng),因此財務(wù)信息化建設(shè)止步不前。3.專業(yè)知識技能培訓(xùn)欠缺。在當前數(shù)據(jù)流通背景下的財務(wù)信息化建設(shè),如果沒有對工作人員進行與時俱進的專業(yè)培訓(xùn),必將被前進的時代需求所淘汰,進而影響高校的更高層次的建設(shè)進程。(五)財務(wù)信息化應(yīng)用中存在潛在的網(wǎng)絡(luò)安全威脅。財務(wù)信息化建設(shè)依賴于強大的互聯(lián)網(wǎng)、計算機的支持,在實現(xiàn)信息共享的過程中也潛伏著相關(guān)數(shù)據(jù)信息泄露、丟失等不穩(wěn)定因素。信息安全對財務(wù)部門工作尤其重要,比如,在財務(wù)信息共享的過程中是否存在“黑客”入侵,對財務(wù)數(shù)據(jù)進行非法使用;在數(shù)據(jù)傳輸過程中數(shù)據(jù)丟失;學(xué)生繳款的系統(tǒng)中是否存在漏洞影響學(xué)生繳費安全問題等。
三、高校推進財務(wù)信息化建設(shè)的舉措
(一)高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強重視財務(wù)信息化建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念,從思想上重視財務(wù)信息化建設(shè),并付諸行動。一是正確地認識到學(xué)校財務(wù)信息化建設(shè)的必要性和緊迫性,比如,成立專門的信息化建設(shè)小組,并在財務(wù)部門成立專門財務(wù)信息化建設(shè)小組實現(xiàn)專門對接。加強對財務(wù)信息化建設(shè)進程的督促,財務(wù)信息化建設(shè)小組在建設(shè)過程中遇到問題也可尋求校方的幫助,并及時解決問題。二是財務(wù)信息化的建設(shè)進程中,會打破原有的財務(wù)模式,這對財務(wù)部門原有的工作人員的工作模式提出了新的挑戰(zhàn),工作難度和強度會有所提升,此時工作人員可能會存在抵觸情緒。因此領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高重視,從中協(xié)調(diào),使財務(wù)部門團結(jié)一致推進財務(wù)信息化建設(shè)。(二)加大財務(wù)信息化建設(shè)經(jīng)費投入。信息化建設(shè)對計算機等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備硬件、財務(wù)信息化軟件資源的需求都有所增加,這些經(jīng)費都需要得到校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。(三)建立財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺,各部門實現(xiàn)互聯(lián)互通。建立財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺,使各方數(shù)據(jù)達到實時溝通,不僅可以提高各方工作效率,還能簡化工作流程。高校財務(wù)信息來源包括學(xué)生、教師、其他工作人員和資產(chǎn)管理等數(shù)據(jù)。為了實現(xiàn)高度的數(shù)據(jù)共享,有必要將學(xué)生數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)、財務(wù)管理數(shù)據(jù)和資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)結(jié)合起來,建立統(tǒng)一綜合的共享平臺。但是,現(xiàn)實的情況是,高校還沒有一個完整的體系。為了突破各職能部門的信息孤島,提高數(shù)據(jù)互聯(lián)能力,應(yīng)整合各部門的力量,進行系統(tǒng)對接。因此,它還需要各職能部門的積極合作。比如,財務(wù)部門的日常報銷業(yè)務(wù)中,部分高校采用財務(wù)部門、所屬部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批,經(jīng)常存在手續(xù)不全等問題。建立這個共享中心,報銷人員通過上傳審批表、原始票據(jù)等資料,財務(wù)人員在線審核,領(lǐng)導(dǎo)也可及時在線通過并簽字,所有流程均不受時空限制,在提高效率的同時也提高了工作質(zhì)量。高校各部門也應(yīng)整合信息與資源,突破各自為政的狹隘范疇,主動與財務(wù)部門以及其他部門建立信息、資源的實時共享,實現(xiàn)互聯(lián)互通,共同將財務(wù)信息化平臺打造成服務(wù)于教職工及其他相關(guān)人員的高效率平臺。(四)加大培訓(xùn)力度,引進復(fù)合型人才。1.培養(yǎng)專業(yè)性人才。在財務(wù)信息化建設(shè)期間,為了滿足需求,應(yīng)培養(yǎng)專業(yè)性人才。財務(wù)人員首先應(yīng)轉(zhuǎn)變工作態(tài)度,積極接受新事物的要求,主動學(xué)習(xí),加強培訓(xùn)。財務(wù)信息管理體系主要伴隨著人事分配、崗位責(zé)任、內(nèi)部控制等工作內(nèi)容。通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),財務(wù)人員可以充分知曉自己崗位的作用,并建立相應(yīng)的考核制度。2.引進掌握財務(wù)知識和計算機基礎(chǔ)的復(fù)合型人才。高??梢酝ㄟ^向全社會招聘或面向?qū)W校招聘復(fù)合型人才。社會人才具有更加豐富的財務(wù)管理實踐經(jīng)驗,可從財務(wù)信息化應(yīng)用較完善的企業(yè)聘請人才;也可從其他高校引進人才,有的學(xué)校財經(jīng)類專業(yè)設(shè)置了計算機、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等更多的教學(xué)計劃,以培養(yǎng)這方面人才為目標。這些高校所培訓(xùn)人才不僅擁有扎實的財務(wù)知識,而且具有財務(wù)信息建設(shè)過程中必要的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機能力。(五)強化網(wǎng)絡(luò)安全防御,實時監(jiān)控。高校財務(wù)信息化建設(shè)的努力方向是為了更好地服務(wù)于其使用者,因而信息、資料的安全性則必須有完善的保障。無論是從學(xué)校內(nèi)部登錄共享平臺獲取財務(wù)信息,還是從外網(wǎng)接入,都需要提供一個安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。高校的技術(shù)部門應(yīng)提高財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)安全意識,提供一個穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,使各部門所需數(shù)據(jù)、信息得到共享,并在一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行。同時,應(yīng)安裝專業(yè)殺毒軟件和防火墻,強化安全設(shè)置,以免因為網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定、不安全,造成財務(wù)信息丟失、信息泄露。安排技術(shù)人員,定期對軟件、系統(tǒng)進行定期維護和更新。一是加強財務(wù)部門安全管理,無關(guān)人員不得隨意進入或者動用電腦。二是定期進行系統(tǒng)補丁和漏洞的修復(fù)、密碼等安全設(shè)置。建立嚴格的內(nèi)部控制制度,要求各崗位的工作人員權(quán)力設(shè)置、相互制約、相互監(jiān)督,以避免自盜的發(fā)生。
四、結(jié)論
高校作為現(xiàn)代人才的重要培養(yǎng)基地,發(fā)揮的社會功能越來越重要。因此,高校更應(yīng)注重自身建設(shè),無論是與學(xué)生息息相關(guān)的教學(xué)科研工作,還是處于輔助地位的學(xué)校財務(wù)管理工作,都應(yīng)得到同樣重視。高校財務(wù)信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的、長期的、需要各部門共同建立并維護的系統(tǒng)工程,在建設(shè)過程中,應(yīng)轉(zhuǎn)變理念,不斷解決建設(shè)過程中出現(xiàn)的新問題,在實踐中積累經(jīng)驗,作好長遠的準備和發(fā)展規(guī)劃,促進財務(wù)管理工作向著更加完善、更加快捷有序的方向發(fā)展。
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作者:楊斯清 單位:西安石油大學(xué)