導(dǎo)語(yǔ)：檔案信息化建設(shè)與檔案管理幾點(diǎn)思考一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案信息化建設(shè)是信息化環(huán)境下救助站檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，近年來(lái)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使其在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用程度不斷加深，而且極大地提升了各領(lǐng)域的運(yùn)行效率。本文以檔案信息化建設(shè)與檔案管理為主題展開論述，首先對(duì)本文的背景進(jìn)行了簡(jiǎn)要介紹，然后分析了檔案信息化建設(shè)的重要性，之后重點(diǎn)從多個(gè)層面針對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；完善策略

一、引言

對(duì)于救助站而言，其傳統(tǒng)的檔案主要以文字、圖片、音響、實(shí)物等形式存在，在機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期運(yùn)作過(guò)程中，檔案已成為本機(jī)構(gòu)的重要無(wú)形資產(chǎn)之一。而隨著信息技術(shù)在救助站檔案管理工作中的不斷應(yīng)用，機(jī)構(gòu)檔案管理模式也發(fā)生了相應(yīng)的變化，而檔案信息化建設(shè)已成為救助站檔案管理工作適應(yīng)信息時(shí)展的必然選擇，基于此，本文則針對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的相關(guān)內(nèi)容展開討論。

二、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)，是救助站更好地融入當(dāng)前時(shí)代變化并進(jìn)一步完善本機(jī)構(gòu)工作的重要選擇。在新形勢(shì)下，隨著救助站的持續(xù)運(yùn)行以及救助人員數(shù)量的不斷增加，所生成的檔案信息量也會(huì)不斷增加，而傳統(tǒng)的檔案管理模式，會(huì)使檔案管理人員的工作量及工作壓力不斷增加。在信息技術(shù)的支撐下，會(huì)促使機(jī)構(gòu)原先檔案管理形式的變化，如檔案會(huì)以數(shù)據(jù)信息的形式予以儲(chǔ)存，而且借助信息化管理系統(tǒng)能夠在較短的時(shí)間內(nèi)處理海量的信息內(nèi)容，這樣能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的工作量大大的壓縮，工作效率也會(huì)隨之提升。并且，借助信息技術(shù)，救助站在檔案工作實(shí)踐中也會(huì)變得更加的正規(guī)化，比如，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，分類更加的合理，檔案信息更加的全面，檔案信息的查找和調(diào)用更加的高效，這也能夠?yàn)榫戎绢I(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)決策提供更加高效、可靠的信息參考，對(duì)于救助站整體運(yùn)行效率的提升有著重要的促進(jìn)者作用。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案管理工作的重要保障，因此，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，必須注重檔案管理制度的建設(shè)。對(duì)于救助站而言，要能夠真正認(rèn)識(shí)到管理制度設(shè)立的必要性，然后利用所設(shè)立的制度，更好的指導(dǎo)各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作，從而使本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作能夠不斷趨于規(guī)范。為此，所建立的管理制度中應(yīng)該對(duì)本機(jī)構(gòu)檔案管理的內(nèi)容及檔案工作環(huán)節(jié)予以明確，如檔案信息的建立、檔案信息的保存、檔案的使用等，本機(jī)構(gòu)的檔案工作者必須按照制度內(nèi)容嚴(yán)格開展每一環(huán)節(jié)的檔案工作，通過(guò)這種方式，使得本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作在嚴(yán)格制度的約束下不斷朝著良性循環(huán)的方向進(jìn)行。而且，在本機(jī)構(gòu)所建立的制度中，還要融合必要的懲戒制，在制度要求的范圍內(nèi)容，如果本機(jī)構(gòu)的檔案工作者因自身的失誤或疏忽引發(fā)不良后果，則必須進(jìn)行追責(zé)，如果后果嚴(yán)重，則需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，利用這一方式形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責(zé)任心，在檔案工作中嚴(yán)格要求自己，并不斷提升檔案管理工作實(shí)際成效。（二）建立起檔案管理信息系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)的建立是檔案信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，只有借助專業(yè)化的信息化管理系統(tǒng)，才能夠真正實(shí)現(xiàn)本機(jī)構(gòu)檔案管理模式的改進(jìn)，為此，對(duì)于救助站而言，其可以與信息技術(shù)公司進(jìn)行聯(lián)系，然后圍繞本機(jī)構(gòu)的檔案管理內(nèi)容建立起相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)。借助新的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范本機(jī)構(gòu)的檔案管理人員，在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料要以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存，如救助站的《救助登記表》《自行離站聲明書》《在站服務(wù)及離站登記表》《終止救助通知書》等。建立起的信息化管理系統(tǒng)要設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，只有專門的檔案管理人員及獲得權(quán)限的人員才能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)，而且，系統(tǒng)會(huì)對(duì)每一次訪問(wèn)記錄進(jìn)行記錄，在系統(tǒng)的運(yùn)作過(guò)程中，不允許隨意使用外部硬盤進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的拷貝，防止系統(tǒng)進(jìn)步病毒。而且，需要在信息技術(shù)公司的幫助下對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，而且，還需要做好系統(tǒng)的升級(jí)，確保系統(tǒng)得穩(wěn)定運(yùn)行，進(jìn)而為檔案管理工作的開展提供良好的保障。（三）對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新。在檔案管理工作中，根據(jù)機(jī)構(gòu)的傳統(tǒng)管理習(xí)慣，往往是由特定的檔案管理部門及檔案工作者參與負(fù)責(zé)，而機(jī)構(gòu)中的其他部門往往不會(huì)參與，而在新形勢(shì)下，借助信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)部分檔案資源的共享，比如救助站救助對(duì)象的檔案信息在本機(jī)構(gòu)內(nèi)部共享，這樣可以使本機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門都參與到檔案管理工作中，增加各部門之間的聯(lián)系成都，這對(duì)于本機(jī)構(gòu)整體工作效率的提升有著重要的促進(jìn)作用。借助信息化環(huán)境下的檔案共享機(jī)制，能夠時(shí)機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門之間相對(duì)割裂的狀態(tài)有所緩解。對(duì)于機(jī)構(gòu)管理者而言，為了不斷提升檔案信息的實(shí)際作用，管理者要加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，積極推進(jìn)檔案工作的信息化水平。（四）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，因?yàn)樵跈n案信息化建設(shè)中，必然會(huì)涉及大量檔案信息的處理，完備的數(shù)據(jù)庫(kù)可以為檔案管理工作的開展提供強(qiáng)有力的信息支持。具體而言，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的功能主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一，信息獲取功能。針對(duì)檔案管理工作的開展，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案資源儲(chǔ)備，利用數(shù)據(jù)庫(kù)建立起完備的檔案數(shù)據(jù)信息體系，在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)各類檔案信息資源進(jìn)行全面搜集，然后對(duì)獲取到的檔案信息資源進(jìn)行篩選和整理，以此來(lái)不斷豐富數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容。對(duì)于救助站而言，則要鼓勵(lì)各個(gè)部門積極參與到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立中，比如將重要的檔案信息進(jìn)行及時(shí)上傳，并將其作為本機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)資源的一部分，進(jìn)而不斷豐富數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容。第二，分類功能。為了方便機(jī)構(gòu)管理者利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行各類信息檢索，在數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中要做好分類工作，先選擇標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)這一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施分類，比如，救助站可以以救助人員的年齡為依據(jù)進(jìn)行檔案信息的分類。數(shù)據(jù)庫(kù)是機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，因此，有必要建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)，為此，機(jī)構(gòu)還需要聯(lián)系信息技術(shù)公司對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，修補(bǔ)漏洞，進(jìn)而充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)際作用。（五）做好檔案信息的利用工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，很多機(jī)構(gòu)將主要精力放在了檔案信息的存檔方面，但是對(duì)檔案信息的利用程度并不高，在新形勢(shì)下，為了不斷完善檔案管理工作，則應(yīng)該不斷提升檔案信息的利用程度。以救助站的未成年流浪乞討人員檔案信息利用為例，首先，要利用這一檔案信息進(jìn)行打拐活動(dòng)。在信息技術(shù)的支撐下，建立起未成年人流浪乞討人員檔案與打拐辦信息資源的互聯(lián)互通機(jī)制，進(jìn)行相關(guān)信息的及時(shí)共享，在上述人員的身份信息、家庭信息、聲音信息、相貌信息、指紋信息、DNA信息等被救助站檔案管理系統(tǒng)所收錄后，及時(shí)與打拐辦進(jìn)行共享，使其在獲取全面信息后能夠更加高效地開展工作，而打拐辦也可以將失蹤未成年人信息與救助站進(jìn)行共享，這樣能夠使失蹤未成年人更快的被找到。其次，可以利用檔案信息幫助未成年流浪人員進(jìn)口回歸家庭和學(xué)校。借助檔案信息化管理系統(tǒng)，快速查找未成年流浪起到人員的相關(guān)信息，如管轄地、親屬信息等，進(jìn)而幫助其更快的回歸。一些信息雖然在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法及時(shí)掌握，但是隨著調(diào)查工作的不斷深入，很多困難都會(huì)予以解決，尤其在檔案信息化之后，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢功能，這對(duì)于上述人員的回歸有著重要的促進(jìn)作用。（六）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。在機(jī)構(gòu)的檔案工作具體安排過(guò)程中，管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)會(huì)直接關(guān)系到機(jī)構(gòu)檔案管理工作的實(shí)際成效，因此，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，機(jī)構(gòu)必須不斷加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在隊(duì)伍建設(shè)中，首先要注重機(jī)構(gòu)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，在具體的培訓(xùn)中，要注重檔案人員技能的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)正確工作理念的灌輸，使工作人員以正確態(tài)度看待自己的工作，利用兩方面的培訓(xùn)工作，不斷提升本機(jī)構(gòu)檔案工作者的整體水平，其中，既包括技能水平又包括工作意識(shí)。在培訓(xùn)中還要注重培訓(xùn)方法的科學(xué)運(yùn)用，機(jī)構(gòu)要能夠建立起完善的培訓(xùn)流程，整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)的進(jìn)行，要做到系統(tǒng)完善，借助這一培訓(xùn)活動(dòng)，既要提升參訓(xùn)人員的理論水平，又要提升其業(yè)務(wù)能力。為了不斷提升整體培訓(xùn)效果，培訓(xùn)指導(dǎo)師還要對(duì)培訓(xùn)方法進(jìn)行不斷地改進(jìn)，比如將各類真實(shí)案例融合到培訓(xùn)活動(dòng)中，使參訓(xùn)人員能夠全面了解檔案管理工作會(huì)遇到的各類問(wèn)題。其次，做好外部?jī)?yōu)秀人才的引進(jìn)。機(jī)構(gòu)要圍繞檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展，從外部引進(jìn)新型人才，所引進(jìn)的人才一方面需要具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，而且能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)進(jìn)行熟練操作，使其加入本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作中，進(jìn)而不斷提升機(jī)構(gòu)檔案管理工作實(shí)際成效。（七）做好監(jiān)督管理工作。外部監(jiān)督工作的實(shí)施，能夠幫助機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)其檔案管理工作存在的漏洞并及時(shí)改進(jìn)，為此，機(jī)構(gòu)可以建立起專門的監(jiān)督管理小組，對(duì)本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的了解，然后全面參與到本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作中，通過(guò)對(duì)照相關(guān)流程，及時(shí)了解各個(gè)環(huán)節(jié)工作中存在的不足之處并予以指正，通過(guò)這種方式，將本機(jī)構(gòu)檔案管理問(wèn)題出現(xiàn)的概率控制在最低水平。為了確保監(jiān)督管理工作的實(shí)際成效，所建立的監(jiān)督小組需要保持相對(duì)獨(dú)立性，直接聽命于機(jī)構(gòu)的最高領(lǐng)導(dǎo)，在工作中不能夠受到其他管理者的干擾。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展有著重要的意義，但是從當(dāng)前的情況的來(lái)看，很多機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作仍然存在一定的不足之處，為此，機(jī)構(gòu)要能夠明確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并從多個(gè)層面入手不斷完善其檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作。

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作者:劉路 單位:菏澤市救助管理站