檔案統(tǒng)計在檔案管理的作用

時間:2022-01-09 09:21:53

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檔案統(tǒng)計在檔案管理的作用

1檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)涵

檔案,作為直接形成的歷史記錄,就是將社會生產(chǎn)生活中形成的具有重要價值的材料真實記錄并保存下來。簡單來說,就是具有保存價值的原始記錄。政府在針對加強統(tǒng)計工作的決定中曾明確表明,統(tǒng)計被列為社會主義建設(shè)中的非常核心的一項基礎(chǔ),檔案統(tǒng)計就是用數(shù)據(jù)準確無誤地呈現(xiàn)檔案工作中的真實情況,揭示出檔案管理發(fā)展和活動的特殊規(guī)律。檔案的統(tǒng)計工作采用定量的方法,將檔案工作中存在的許多現(xiàn)象作為對象,并運用質(zhì)和量的聯(lián)系將這些現(xiàn)象進行仔細的觀察和分析,從而得出檔案工作發(fā)展中的很多現(xiàn)象產(chǎn)生的一般規(guī)律。我國歷史上就留存有許多檔案,其中包含了許多具有極高歷史價值的文獻資料。其中,目前為止發(fā)現(xiàn)的我國最最古老的檔案,就是世界上廣為熟知的一種古老的文字即甲骨文。甲骨文用文字的形式記錄了商周時期的一些事件,是最為簡易的檔案之一?,F(xiàn)今,許多檔案不僅具有文字為載體,還以圖片、磁帶、聲音、視頻等為載體。

2檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)實狀況

檔案統(tǒng)計都包含了什么?檔案統(tǒng)計工作如何進行?檔案統(tǒng)計大致就是將檔案工作和檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計和歸納匯總,并將一系列數(shù)據(jù)進行分析。檔案的統(tǒng)計工作作為檔案工作的基礎(chǔ),同時也是將檔案管理計量化、精確化的重要手段,存在于檔案工作的整個過程。它用數(shù)據(jù)的形式了解檔案的形成、管理和利用的實際情況,甚至是檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實狀況,在檔案事業(yè)的發(fā)展中具有至關(guān)重要的意義。但是,目前我國大多數(shù)檔案管理工作是經(jīng)驗型的,重視對檔案工作中的現(xiàn)象進行定性分析和探析,沒有認識到統(tǒng)計工作的重要性。如果檔案工作僅僅是填報數(shù)字,而在上報任務極端忽略對數(shù)據(jù)合理分析是不科學的。由此可見,當前我國大多數(shù)檔案統(tǒng)計工作并不科學,存在許多問題,難以滿足當今社會的發(fā)展需要。

3檔案統(tǒng)計應用的措施和現(xiàn)實意義

3.1重視檔案保管和調(diào)閱的重要價值。思想決定行動,所以,將統(tǒng)計檔案的管理工作執(zhí)行到位的前提就是必須讓管理人員認識到統(tǒng)計檔案工作的重要價值。想要提升管理工作人員的認識就要將檔案管理工作放在適當?shù)母叨炔⒓右灾匾?。我國關(guān)于檔案的法律已經(jīng)明確規(guī)定,檔案留下了文字、圖形等重要的歷史印記,對于國家與社會來說具有重要的價值。由此發(fā)現(xiàn),必須在認識到了檔案的重要性之后才能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的作用,一旦檔案失去了自身的歷史保存價值,同時也就失去了對其進行保管的現(xiàn)實意義。因此,如果要全面發(fā)揮出檔案管理工作的作用,首先要清楚地認識到檔案保管的歷史價值和現(xiàn)實價值。傳統(tǒng)檔案保存大都在一個相對封閉的大環(huán)境中,大多數(shù)人們沒有意識到檔案所具有的重要社會效益和經(jīng)濟效益,只是簡單地將其認定為歷史記錄,這種傳統(tǒng)理念是錯誤的,檔案的價值不管大小,一旦利用都會具有社會效益。值得注意是,單位的管理層更應該認識到檔案的價值,重視檔案管理部門的工作狀況和發(fā)展。3.2檔案統(tǒng)計工作有利于提升工作效率。將檔案統(tǒng)計制度應用與檔案管理工作中,有利于大幅度提高檔案管理工作的工作效率,進一步加快檔案整理工作的進度、簡化檔案的編排和檔案數(shù)據(jù)分析的步驟。檔案管理的工作看似操作簡單,其實需要許多設(shè)計的工作作為鋪墊,如果要充分開發(fā)單位的檔案資源,并加以運用,就要在檔案收集和管理這兩個層面上做工作,檔案的保存與管理的目的就是要讓檔案在必要時全面發(fā)揮其作用和價值,所以檔案工作進行的好與壞,最重要的就是看檔案信息資源是否被有效利用??傊?,檔案統(tǒng)計制度的應用有利于提高整個檔案管理工作的工作效率,縮小檔案管理中的差錯率,使檔案更具真實性,統(tǒng)計結(jié)果的可信程度也越來越高。3.3創(chuàng)新檔案統(tǒng)計的規(guī)范制度。檔案管理工作的順利進行離不開一個具有完整性、系統(tǒng)性的檔案統(tǒng)計工作制度。第一,統(tǒng)計部門根據(jù)自身實際情況,樹立“規(guī)范統(tǒng)計檔案管理,進一步推動統(tǒng)計發(fā)展”的意識,使統(tǒng)計檔案工作人員意識到自身的責任,并為檔案統(tǒng)計人員的相關(guān)工作提供基礎(chǔ)和保障,明析各部門的工作內(nèi)容與分工,有效避免某些人員和領(lǐng)導修改相關(guān)數(shù)據(jù),影響檔案的真實性。第二,建立健全人事任用和考核制度、完善相應的鼓勵機制,提高檔案統(tǒng)計工作的人員的聘用要求,逐步提高人員業(yè)務能力,用適當?shù)莫剟詈蛻土P機制促使工作人員的工作主動性的提升,進一步提升檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的質(zhì)量。第三,規(guī)范檔案調(diào)閱登記工作。檔案的查調(diào)工作也是檔案管理的重要組成部分,在需要進行查閱檔案時,檔案室管理人員務必一絲不茍地遵守相關(guān)規(guī)定,對查閱人員進行嚴格的檢查,進行實名登記,并仔細記錄時間、作用等;如果在必要情況下需要借出檔案,相關(guān)人員更要做好相關(guān)登記,標注清楚工作項目,做到檔案查調(diào)工作的規(guī)范和有序。其中,借閱人員不能虛假填寫姓名和用途,防止檔案被不法人員盜用。第四,提高檔案統(tǒng)計人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作的專業(yè)技能。用人單位在進行檔案統(tǒng)計人員招聘時必須要從多個方面著重考察應聘人員,比如綜合素質(zhì)、道德水平以及工作專業(yè)技能,不定期統(tǒng)一組織檔案統(tǒng)計人員進行培訓,使得工作人員具有較強的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力,并進行定期的考核,保證其專業(yè)技能過硬,可以勝任相關(guān)工作。此外,相關(guān)領(lǐng)導要對工作人員的生活和工作給予關(guān)心和關(guān)注,使工作人員感受到溫暖,創(chuàng)建一支凝聚力較強的檔案統(tǒng)計工作團隊。第五,相關(guān)單位要定期改善工作設(shè)備,保證工作環(huán)境的良好、舒適。只有這樣,工作人員才能提高工作效率和質(zhì)量。

檔案統(tǒng)計管理工作不但對檔案管理事業(yè)有重要的意義,還對我國的政治經(jīng)濟發(fā)展具有重要價值。將檔案統(tǒng)計制度引入檔案管理工作具有重大的歷史性作用,對于企業(yè)或政府單位工作的順利展開都非常有利。其中,企業(yè)必須將自己的檔案數(shù)據(jù)進行科學管理,將檔案統(tǒng)計工作重視起來,意識到了解、匯集和管理檔案的現(xiàn)實效益,加大力度進行檔案信息資源的開發(fā)和運用,為我國社會穩(wěn)定和經(jīng)濟發(fā)展服務,促使我國經(jīng)濟朝著又快又好發(fā)展。

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作者:郭紅 單位:蘭陵縣統(tǒng)計局