導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作體會(huì)一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的，是按照一定的來(lái)源有規(guī)律地形成的、保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄，它是現(xiàn)代社會(huì)的核心信息資源的重要門(mén)類，它是原始的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，離不開(kāi)檔案所發(fā)揮的作用，做好檔案的收集、整理、保管、提供利用工作就尤為重要。檔案的統(tǒng)計(jì)工作也是不可忽略的一個(gè)環(huán)節(jié)，要有足夠的耐心、細(xì)心，將每個(gè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，使其邏輯關(guān)系清楚。通過(guò)這些數(shù)據(jù)，反映出檔案庫(kù)存量的不斷豐富，也體現(xiàn)出企業(yè)不斷壯大的歷程。因此，檔案的統(tǒng)計(jì)工作也是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分。檔案的統(tǒng)計(jì)工作就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容包括檔案的接收、移交、整理、鑒定、保存數(shù)量和保管狀況的登記，檔案利用情況的登記以及檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門(mén)統(tǒng)計(jì)。概括說(shuō)來(lái)，檔案統(tǒng)計(jì)工作包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。

從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來(lái)劃分，檔案統(tǒng)計(jì)工作大致上可分為兩點(diǎn)：一是對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)；二是對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)。河鋼股份有限公司邯鄲分公司檔案館負(fù)責(zé)全公司二級(jí)廠、機(jī)關(guān)部室檔案的統(tǒng)計(jì)工作，按照上級(jí)有關(guān)要求，填寫(xiě)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》檔基2表《檔案館基本情況年報(bào)》。按照《檔案館基本情況年報(bào)》統(tǒng)計(jì)表的要求，不能很好地反映出企業(yè)的具體數(shù)據(jù)。1.在企業(yè)中由于機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備等，有的部門(mén)可能會(huì)單獨(dú)設(shè)置檔案室，有的部門(mén)也有可能將檔案工作職責(zé)設(shè)置在其他科室，隸屬于不同的部門(mén)，如技術(shù)科、設(shè)備管理科、辦公室等。2.在企業(yè)中從事檔案工作的人員在做好檔案管理工作的同時(shí)，他們身兼數(shù)職，有的檔案人員可能還擔(dān)負(fù)著本單位的女工工作、辦公室辦事員等工作職責(zé)，因此，他們的技術(shù)職稱除了檔案類技術(shù)職稱之外，有的人員的技術(shù)職務(wù)可能會(huì)是政工類、經(jīng)濟(jì)類、工程類等，在《檔案館基本情況年報(bào)》不能很好地體現(xiàn)出來(lái)。3.在《檔案館基本情況年報(bào)》中館藏全部檔案以案卷、以件為保管單位檔案形式表現(xiàn)出來(lái)，不能很好地體現(xiàn)出企業(yè)檔案館藏的真實(shí)情況。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)該在涵蓋了《檔案館基本情況年報(bào)》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本企業(yè)情況，加以補(bǔ)充、完善，力求真實(shí)反映出本企業(yè)檔案管理工作概況，即按照如下分類：1黨群工作類、2行政管理類、3經(jīng)營(yíng)管理類、4生產(chǎn)技術(shù)類、5產(chǎn)品類、6科研類、7基建類、8設(shè)備儀器類、9會(huì)計(jì)類、10干部職工類、11地質(zhì)類、12設(shè)計(jì)類、13工程施工類、14教學(xué)類、15新聞書(shū)稿類、16招投標(biāo)檔案、17廢舊印章、18榮譽(yù)品等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。因此，邯鋼公司檔案館結(jié)合本企業(yè)檔案管理工作中的實(shí)際情況，特制定了《檔案館藏基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》，包括了檔案管理工作中各個(gè)方面的統(tǒng)計(jì)，從而加強(qiáng)了檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。臺(tái)賬共設(shè)為四大部分，即檔案人員及設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，如表1~表3；文書(shū)統(tǒng)計(jì)，如表4~表6、館藏檔案統(tǒng)計(jì)，如表7~表9、公共統(tǒng)計(jì)，具體內(nèi)容如下表。第一，檔案統(tǒng)計(jì)是認(rèn)識(shí)檔案工作的一種重要手段。它以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，通過(guò)從量、質(zhì)聯(lián)系中對(duì)數(shù)量的觀察和研究，以指示檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的發(fā)展過(guò)程、現(xiàn)狀及其一般的規(guī)律性。但檔案統(tǒng)計(jì)并不是認(rèn)識(shí)檔案工作中一切問(wèn)題的唯一工具，在檔案工作中只有以數(shù)量表現(xiàn)的現(xiàn)象，才能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而且僅靠統(tǒng)計(jì)本身也不能認(rèn)識(shí)清楚，因此，要對(duì)檔案和檔案工作中各種現(xiàn)象的量有正確的理解，做出科學(xué)的判斷。第二，檔案工作也是一個(gè)系統(tǒng)的工程，組織檔案管理系統(tǒng)的一系列工作，都應(yīng)當(dāng)胸中有數(shù)。建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，才能把對(duì)檔案和檔案工作的定性分析和定量分析結(jié)合起來(lái)，以檔案的大量數(shù)據(jù)作為分析的依據(jù)，才能更好地了解和掌握檔案和檔案工作情況，使檔案工作更加完善。第三，檔案統(tǒng)計(jì)是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，檔案工作越發(fā)展，統(tǒng)計(jì)工作越要加強(qiáng)。建立、健全檔案統(tǒng)計(jì)工作，可以準(zhǔn)確地反映各級(jí)檔案部門(mén)工作的真實(shí)狀況，可以對(duì)各級(jí)檔案部門(mén)的工作進(jìn)行分析和比較，便于對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，便于更好地了解和掌握檔案工作的規(guī)律、水平和發(fā)展趨勢(shì)，便于對(duì)各級(jí)檔案部門(mén)的工作進(jìn)行分類指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查，進(jìn)一步提高檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案的作用。第四，檔案統(tǒng)計(jì)工作可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。通過(guò)科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，能夠系統(tǒng)地反映檔案產(chǎn)生的數(shù)量、速度、館藏檔案的狀況和變化，利用檔案的頻率和發(fā)展趨勢(shì)，能夠系統(tǒng)地反映檔案部門(mén)的工作量以及人力、財(cái)力的需求量，能夠系統(tǒng)地反映檔案事業(yè)在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位和作用，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案事業(yè)決策提供科學(xué)數(shù)據(jù)和可靠依據(jù)。

檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求。第一，要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性、客觀性和科學(xué)性，這是檔案統(tǒng)計(jì)的重要要求。第二，檔案統(tǒng)計(jì)工作要符合企業(yè)建設(shè)要求，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作要科學(xué)化、系統(tǒng)化，統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。第三，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作的服務(wù)和監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，不僅是有關(guān)部門(mén)從事研究、進(jìn)行決策不可缺少的耳目和參謀，不局限于一般的登記、填送報(bào)表，同時(shí)，還是通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的依據(jù)。邯鋼公司非常重視檔案統(tǒng)計(jì)工作，公司檔案館承擔(dān)全公司檔案管理職責(zé)及檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在檔案管理工作中責(zé)令各單位定期開(kāi)展自糾、自查、自改工作，形成文字報(bào)告上報(bào)公司檔案館，便于掌握一手資料，統(tǒng)籌管理。同時(shí)，由公司檔案館牽頭，組成檢查小組，由檔案館館長(zhǎng)帶隊(duì)，2~3名具有副研究館員職稱的人員為組員，不定期地對(duì)公司所屬二級(jí)廠、機(jī)關(guān)部室的檔案部門(mén)進(jìn)行檢查工作，依據(jù)本企業(yè)制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》所涵蓋的各項(xiàng)工作逐條逐項(xiàng)進(jìn)行檢查，核實(shí)所統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，對(duì)個(gè)別問(wèn)題由公司檔案館檢查組事后匯總，形成文字報(bào)告上報(bào)相關(guān)部門(mén)，請(qǐng)求支持。通過(guò)一系列舉措，加強(qiáng)了檔案統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、翔實(shí)，才能更好地服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作。邯鋼公司檔案館承擔(dān)著全公司檔案基本情況統(tǒng)計(jì)工作，公司檔案館指定專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)管理工作，按照國(guó)家、省、市檔案局的有關(guān)要求，在本公司制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》基礎(chǔ)上，認(rèn)真填寫(xiě)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》檔基2表《檔案館基本情況年報(bào)》，針對(duì)這一項(xiàng)工作，公司檔案館利用公司內(nèi)部局域OA網(wǎng)、電話等形式下發(fā)通知，要求公司所屬29個(gè)具有檔案室的單位報(bào)送統(tǒng)計(jì)表。并對(duì)報(bào)送的4200條數(shù)據(jù)逐條、多次審核，直到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯關(guān)系清楚，匯總后經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章，將電子版、紙質(zhì)報(bào)表報(bào)送邯鄲市檔案局，圓滿完成歷年來(lái)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》統(tǒng)計(jì)、上報(bào)工作。加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作順利進(jìn)行。在企業(yè)降低成本、挖潛增效、節(jié)能減排的主旋律下，機(jī)構(gòu)的整合、人員配置調(diào)整、人員到齡退休等情況經(jīng)常發(fā)生，從事檔案管理的人員也經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，給檔案管理工作也帶來(lái)了一定的影響。邯鋼公司檔案館針對(duì)這種情況，在要求各單位報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)之前特舉辦一期“檔案統(tǒng)計(jì)工作業(yè)務(wù)”培訓(xùn)班，對(duì)全公司檔案工作專、兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)班內(nèi)容針對(duì)《檔案室藏基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》檔基2表《檔案館基本情況年報(bào)》進(jìn)行逐條講解，闡明各數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，強(qiáng)調(diào)了重點(diǎn)部分、共性問(wèn)題。例如，在統(tǒng)計(jì)報(bào)表中有一項(xiàng)“未整理零散檔案排架長(zhǎng)度”是按米為單位計(jì)算統(tǒng)計(jì)的，因?yàn)槭俏凑砹闵⒌臋n案，可能會(huì)以捆、箱、包等形式存放，但是在統(tǒng)計(jì)時(shí)不能以幾捆、幾箱、幾包來(lái)統(tǒng)計(jì)，會(huì)使檔案的實(shí)際數(shù)量統(tǒng)計(jì)不精確。對(duì)個(gè)性問(wèn)題舉例說(shuō)明，引以為戒。培訓(xùn)班的實(shí)用性、可操作性很強(qiáng)，受到廣大檔案人員的一致好評(píng)，特別是對(duì)新接手檔案工作的人員幫助很大，幫助他們理清了頭緒，找準(zhǔn)了切入點(diǎn)，解答了疑難問(wèn)題，為做好檔案統(tǒng)計(jì)工作創(chuàng)造了條件。培訓(xùn)班由公司檔案館具有副研究館員職稱的人員擔(dān)任講師，講師自行制作授課課件，該講師也是檔案檢查組成員，所以對(duì)基層工作也很了解，在授課時(shí)能夠抓住重點(diǎn)，對(duì)學(xué)員提出的問(wèn)題能夠一一解答。通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，講師能夠從基礎(chǔ)工作入手，照顧到點(diǎn)、面的問(wèn)題，學(xué)員能夠帶著本單位實(shí)際問(wèn)題來(lái)咨詢，從而提高了學(xué)員業(yè)務(wù)能力。通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)形式，減少了外培經(jīng)費(fèi)，也為企業(yè)降低成本發(fā)揮微薄之力。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理基礎(chǔ)工作，通過(guò)對(duì)檔案的收集、移交、整理、鑒定、保管、提供利用等情況最基本內(nèi)容的記載，揭示了它們形成過(guò)程、現(xiàn)狀和變化，反映出企業(yè)由小到大的歷程，因此，檔案工作者要有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，在加強(qiáng)提高業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，以一顆平凡心做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，為企業(yè)建設(shè)、發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

作者:楊 芳 陳林濤 徐志紅 單位:河鋼股份有限公司邯鄲分公司

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