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摘要：隨著我國信息化建設工作的逐步展開和迅速發(fā)展，各單位部門的信息化建設工作均取得成績和進步。其中，檔案信息化建設作為其重要的一環(huán)，也在近年來得到廣泛關注和研究。但是不可否認的是，我國檔案信息化建設工作仍舊存在一些弊病和不足，這些問題也普遍存在于各個單位的管理制度之中，如何改良優(yōu)化檔案信息化建設管理制度是目前擺在我們面前的一個亟待解決的問題。本文就目前我國檔案信息化建設尚且存在的一些問題進行總結(jié)和必要分析，再進而提出解決措施。

關鍵詞：檔案信息化；存在問題；改良優(yōu)化

一、前言

由于國家經(jīng)濟建設對信息化建設工作提出的發(fā)展策略要求，各單位部門對于信息化建設工作紛紛投入大量人力物力，切實落實國家政策要求。其中，檔案信息化建設作為其重要的一環(huán)，也在近年來得到廣泛關注和研究。但是，我國檔案信息化建設工作仍舊存在一些弊病和不足，這些問題也普遍存在于各個單位的管理制度之中，如何改良優(yōu)化檔案信息化建設管理制度是目前擺在我們面前的一個亟待解決的問題。下面本文將從檔案信息化建設的意義和目的，存在問題和解決措施等方面入手就該問題進行簡要介紹和分析。

二、檔案信息化建設的意義

1.檔案信息化建設符合經(jīng)濟建設要求

面對我國對于經(jīng)濟建設高速發(fā)展的硬性需求，信息化建設的必要性由于其具有高速、快捷、應用范圍廣等巨大優(yōu)勢也得到了廣大群眾的認可。其中，作為信息化建設中重要一環(huán)的檔案信息化建設工作，更是重中之重。檔案信息化工作廣泛存在于各個單位和企業(yè)中。過去在信息化概念還未普及之時，各個單位和企業(yè)的檔案管理和儲存工作已經(jīng)作為不可或缺的一部分，現(xiàn)在由于信息化建設的發(fā)展，給檔案信息化建設工作也帶來了巨大的機遇和挑戰(zhàn)?？偟膩碚f，檔案信息化建設工作是符合時展需求的，是值得我們探討研究和學習的。

2.檔案信息化建設是重要構成因素

檔案管理和儲存工作無論在什么樣規(guī)模、什么樣性質(zhì)的單位和企業(yè)中都占有十分重要的位置，起到不可小覷的作用。尤其在信息大爆炸的當今社會，面對每天大量輸入和輸出的數(shù)據(jù)和信息管理工作，如果沒有一個合理的科學的檔案管理系統(tǒng)支撐，那么各個檔案管理部門將面臨極大的困擾和難題。例如，檔案管理工作的順利展開，在各個單位和企業(yè)的發(fā)展和管理方面都會有促進作用，只有能夠做好基層的準備工作才能保證各個單位和企業(yè)未來的長遠發(fā)展。

3.檔案信息化建設是對科技技術的應用

檔案信息化建設工作是在科學技術發(fā)展工作基礎之上進行的，也就是說，一個國家的信息化科技建設水平在一定程度上決定了這個國家各個單位和企業(yè)的檔案信息化建設水平的高低。所以，大力促進檔案信息化工作的建設，同樣也會對我國科學技術水平的發(fā)展起到帶頭作用。不斷加強檔案信息化建設工作的管理制度，不斷優(yōu)化檔案信息化建設工作的常用模式，可以為科學技術發(fā)展工作指明發(fā)展方向，提供發(fā)展動力。

三、檔案信息化建設中存在的問題

1.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案室屬于單位的行政服務部門，過去在此部門的工作人員文化水平普遍較低，年齡偏大，他們手工操作比較熟練，但對電腦操作卻很生疏，在電子文件管理方面缺乏經(jīng)驗。檔案信息化建設的最終目的是提高檔案的服務價值，電子文檔便于檢索和查詢，網(wǎng)絡讓檔案資源實現(xiàn)了共享，拓展了服務對象范圍，提高了利用效率和價值。很顯然，檔案信息化建設對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求。原先的管理人員需要盡快參加現(xiàn)代信息技術方面的培訓，提高自身的業(yè)務水平。

2.檔案管理制度不夠完善

目前我國大部分企業(yè)和單位采用檔案管理制度都有一定的缺陷的弊端，并且這樣的問題至今沒有得到應有的重視和改善。這是由于檔案信息化建設工作仍然沒有作為企業(yè)或單位發(fā)展目標中的重要事項得到應有的重視和研究。然而，如何改良和完善各個企業(yè)和單位檔案管理制度工作是擺在我們面前的一個亟待解決的問題。如果沒有從基層做起，把檔案管理工作做好，那么勢必會對企業(yè)未來長期的發(fā)展規(guī)劃產(chǎn)生不利影響。同時，因為檔案部門在某種程度上與各個部門都有一定聯(lián)系，檔案管理制度工作的完善也會對公司其他部門制度完善起到良好的帶頭作用。

3.檔案信息化建設的經(jīng)費投入不足

前面說到一個國家科學技術發(fā)展程度從某一程度上決定了該國家各個企業(yè)和單位的檔案信息化建設工作的發(fā)展程度。然而，我國目前對于該項目的投入，無論在在人力、物力、財力方面都還有明顯的不足。各個企業(yè)和單位沒有對檔案管理工作加大建設力度，檔案管理工作的硬性條件也沒有被滿足。例如，很多企業(yè)或單位的檔案管理室沒有設置專門的防煙防水防火系統(tǒng)，只是很簡陋的一間辦公室，甚至還有其他部門何用辦公室的情況存在，這必然是存在很大安全隱患的。唯有企業(yè)和單位開始重視檔案信息化建設管理工作，加大投入力度，才能從根本上解決由于經(jīng)費不足給檔案管理建設工作帶來的種種弊端和缺陷。

四、檔案信息化建設管理工作的改善

1.全面提高檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)

要全面提高企業(yè)和單位檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)，應該從基層檔案管理人員的選拔工作做起。要選擇合適的能夠勝任該工作的檔案信息管理人員，需要考慮其工作能力、工作態(tài)度、學歷水平以及是否具有強烈的責任感和使命感等等。應該盡量選擇那些有創(chuàng)新意識、時展意識和具有高度工作責任感的工作人員來擔任企業(yè)和單位的檔案信息化管理工作。另外，企業(yè)和單位高管還應該定時定量的為檔案信息化建設工作人員安排培訓和學習的機會，采取適當?shù)墓膭詈酮剟钫咧贫龋峁┝己玫墓ぷ鳝h(huán)境，這樣才能激發(fā)檔案信息化建設管理人員的工作熱情和積極的工作態(tài)度。

2.完善和發(fā)展檔案管理制度

企業(yè)和單位高管應該根據(jù)公司具體發(fā)展狀況和發(fā)展背景，實時調(diào)整檔案管理制度。因為只有合理的、科學的檔案管理制度才能為企業(yè)發(fā)展提供良好的促進作用，在完善和發(fā)展檔案管理制度的同時，對其他部門的工作也有一定的帶頭作用。企業(yè)或單位高管應該采取發(fā)展的動態(tài)的眼光對待檔案管理工作，將其作為公司長久健康發(fā)展的保護傘，只有先從根本上改變過去對檔案信息化建設工作忽視的態(tài)度，才能為下一步改善和優(yōu)化檔案管理制度工作做好準備。一個合理的、科學的檔案管理制度應該能符合公司健康發(fā)展的基本需求，同樣應該能反映和滿足公司員工的基本訴求。同時，應該積極學習和吸收國外先進檔案管理理念和制度，與我國實際國情相結(jié)合，思考總結(jié)并應用在我們自己的檔案信息化建設工作之中。企業(yè)和單位高管在制定檔案管理制度首先應該充分地考慮到公司具體的發(fā)展背景和情況，以及公司員工的實際工作環(huán)境和能力，將改良和完善制度工作落到實處，切實為公司未來發(fā)展做 出規(guī)劃。

3.加大檔案信息化管理建設工作的投入力度

把檔案信息化建設工作落到實處，加大檔案信息化管理建設工作的投入力度?？紤]到企業(yè)和單位的真實需要，合理分配人力物力財力，為公司發(fā)展提供堅實的后盾。例如，為公司配備符合行業(yè)安全規(guī)范要求的檔案管理室，保證檔案管理建設工作的安全進行；同時，適當增加檔案信息化建設工作人員的福利制度，為他們提供良好的積極的工作氛圍和環(huán)境。在基層宣傳方面，切實加強檔案管理工作重要性概念的宣傳和普及工作，讓人們從根本上改變過去對檔案管理工作的忽視態(tài)度，認識到檔案管理工作建設的必要性和先進性。

五、結(jié)束語

由于國家經(jīng)濟建設對信息化建設工作提出的發(fā)展策略要求，各單位部門對于信息化建設工作紛紛投入大量人力物力，切實落實國家政策要求。其中，檔案信息化建設作為其重要的一環(huán)，也在近年來得到廣泛關注和研究。但是，我國檔案信息化建設工作仍舊存在一些弊病和不足，這些問題也普遍存在于各個單位的管理制度之中，如何改良優(yōu)化檔案信息化建設管理制度是目前擺在我們面前的一個亟待解決的問題。本文介紹了檔案信息化建設的意義和目的，分析了目前存在的種種問題和弊端，提供了可行有效的改進措施。我國檔案信息化建設工作要想獲得長足發(fā)展，需要不斷從根本上改良和完善檔案制度的，不斷學習和吸收國外先進理念，為我國檔案管理建設工作所用。

作者:趙俊 單位:廣東女子職業(yè)技術學院

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