導(dǎo)語：企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理探析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

隨著現(xiàn)代社會保障水平的提升，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險問題受到越來越多的關(guān)注，而企業(yè)職業(yè)養(yǎng)老保險是其中的重要組成部分。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案是全面系統(tǒng)記錄企業(yè)職工和單位履行參保義務(wù)和享受社會保險權(quán)益的基本原始憑證，是社會保險經(jīng)辦管理和服務(wù)工作的客觀記錄，也是社會保險經(jīng)辦部門對養(yǎng)老保險參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生和保障一生”的基本前提，加強對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理具有重要意義[1]37-42。實踐證明，企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)開始向信息化方向發(fā)展，原有的企業(yè)社會保險檔案管理工作已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作客觀要求。在新的形勢下，必須要對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作提出更高要求和標(biāo)準(zhǔn)，推動企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理更好地適應(yīng)現(xiàn)代保險事業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化重要性分析

企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化，就是在企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作中，把檔案資料和信息以數(shù)字化信息的方式，為企業(yè)職工和養(yǎng)老保險管理部門提供服務(wù)。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在養(yǎng)老保險檔案信息處理的快速性，可以有效節(jié)約檔案資料存儲和保管的空間，還體現(xiàn)在對養(yǎng)老保險檔案信息調(diào)閱利用的便捷性和快速性，這些都推動了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化方向的發(fā)展，意味著在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理中的管理環(huán)節(jié)自動化、管理方式網(wǎng)絡(luò)化、檔案決策智能化和檔案信息利用電子化的方向進行轉(zhuǎn)變[2]55-58。具體而言，企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)具有以下幾個方面的重要性。1.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化便于檔案信息的查閱和利用。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理在實現(xiàn)信息化管理以后，對于檔案信息的使用者來說，只需要在養(yǎng)老保險檔案信息系統(tǒng)中檢索關(guān)鍵詞，就可以快速查閱到其所要查閱的檔案資料信息，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，其信息檢索查閱和利用的效率都大大提升。而且在養(yǎng)老保險檔案信息保管中，還可以采取加密的方式，對企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案信息進行機密處理，大大提高了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息管理的安全性。2.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化可以提升檔案信息資源的科學(xué)管理。對于任何一種檔案管理來說，其根本目標(biāo)是提升檔案信息資源的利用效率，沒有利用價值的檔案信息只能存放在紙堆里。而企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化可以使養(yǎng)老保險檔案管理部門的工作更加開放，使企業(yè)養(yǎng)老保險檔案的信息化優(yōu)勢更加明顯，其采集方式、管理和服務(wù)職能都可以快速取代傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險檔案管理工作，不僅體現(xiàn)了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的與時俱進，更是提升和優(yōu)化了養(yǎng)老保險的社會服務(wù)職能。3.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化可以更好地支持養(yǎng)老保險決策和管理工作。對于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作來說，其信息化建設(shè)可以有效提升養(yǎng)老保險檔案信息的完整性和可靠性，也可以有效提升養(yǎng)老保險檔案信息和管理的綜合分析能力，從而更好地為企業(yè)養(yǎng)老保險管理工作提供信息支持和決策依據(jù)。4.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化可以更好地提升養(yǎng)老保險檔案信息利用的時效性。在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案傳統(tǒng)管理工作中，養(yǎng)老保險檔案信息很少可以實現(xiàn)資源共享利用。但在信息化管理方式中，企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息則可以通過遠程服務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的共享，有效提升養(yǎng)老保險檔案信息利用的便捷性，而且也可以縮短養(yǎng)老保險檔案的編纂時間。要推動企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作向信息化方向的轉(zhuǎn)變，就要使檔案管理人員不斷解放思想，加強業(yè)務(wù)知識和能力的學(xué)習(xí)，自覺提升自身的養(yǎng)老保險檔案信息化管理和服務(wù)意識，把各類養(yǎng)老保險檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、實物檔案、照片檔案、文書檔案都納入到檔案信息化管理的范疇，爭取把檔案管理工作簡單化和規(guī)范化，從根本上推動企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理和服務(wù)工作的時效性。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息化工作中存在的問題

1.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理人員對于信息化建設(shè)的認(rèn)識不足。在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化工作中，部分檔案管理人員由于思想和認(rèn)識水平的限制，對于養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)的理解還存在一定片面性，認(rèn)為只要把養(yǎng)老保險檔案信息資料輸入到管理信息系統(tǒng)中，就完成了信息化管理工作，對于養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作的實質(zhì)性和重要性沒有充分認(rèn)識，在一定程度上導(dǎo)致企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)工作滯后。也有一部分檔案管理工作人員的管理模式還停留在傳統(tǒng)檔案管理工作模式和方法上，對于信息化工作模式不熟悉、不學(xué)習(xí)，甚至對其還有抵觸情緒，在一定程度上影響到企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)工作進程。2.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作內(nèi)容存在不足。在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作中，無論是養(yǎng)老保險檔案資料的起草、修改，還是檔案資料的印發(fā)，都是通過電腦、網(wǎng)絡(luò)和養(yǎng)老保險檔案信息系統(tǒng)完成操作的，而且也是以電子檔案的形式保存在養(yǎng)老保險檔案信息系統(tǒng)中。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化，便于養(yǎng)老保險檔案資料的保管和復(fù)制，但是也容易使檔案信息資料被修改，可能導(dǎo)致檔案資料的原始記錄難以保存。在這樣的思想認(rèn)識下，有的養(yǎng)老保險檔案管理人員對檔案信息化管理工作存在疑慮，在實際工作中，可能寧愿采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也不愿意或者盡量減少信息化管理方式，從而使養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作本身存在較大的遲緩性。3.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理制度缺乏。在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作中，必須要有相應(yīng)的制度法規(guī)對其進行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，并要加以重視。實際情況是，由于缺少完善的法律法規(guī)和制度要求，使各個企業(yè)的養(yǎng)老保險檔案信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性和銜接性，各種系統(tǒng)普遍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不統(tǒng)一、形式不統(tǒng)一等多個問題，在一定程度上直接影響到企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)工作。4.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理人員缺少。對于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)來說，人才是基礎(chǔ)，必須要有既熟悉檔案管理知識、又具備檔案信息技術(shù)的人才，還要具備一定管理知識和能力，這樣的人才在實際工作中很難同時具備各方面的素質(zhì)和能力，而對其培養(yǎng)又是一個比較漫長的過程。在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中，檔案管理部門尚未把養(yǎng)老保險信息化管理人才培養(yǎng)納入到工作重心，導(dǎo)致專業(yè)技術(shù)管理人才的缺乏，在一定程度上嚴(yán)重影響企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)工作。

三、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作的完善和提升對策

1.加大對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)工作的支持力度。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)工作的快速推進，離不開養(yǎng)老保險檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，也離不開相關(guān)人力、物力、財力的投入。因此，對于養(yǎng)老保險檔案管理部門來說，必須要在部門經(jīng)費預(yù)算中，專門設(shè)有相應(yīng)的設(shè)備儀器購置預(yù)算，要做到專款專用，確保購買的機器設(shè)備都用于養(yǎng)老保險檔案管理工作實際中，用于檔案信息化管理專業(yè)人才的培養(yǎng)工作中。對于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)而言，這些資源投入將可以有效提高企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作效率，而且還可以便于檔案信息資料的查找和利用，為企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作提供更多便捷。2.完善企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作方式。要想從根本上推動企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作順利向信息化方向轉(zhuǎn)型，就必須要加強對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，必須要加大開發(fā)企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息資源開發(fā)和創(chuàng)新企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息資源服務(wù)方式。在已經(jīng)實現(xiàn)企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理的檔案管理部門中，盡可能向標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化以及制度化方向進行轉(zhuǎn)變，避免企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息資源的過度浪費和重復(fù)開發(fā)；可以采取縮微技術(shù)服務(wù)和存儲服務(wù)，對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息進行存儲，將產(chǎn)生十分明顯的經(jīng)濟效益和價值；啟用相應(yīng)的企業(yè)養(yǎng)老保險檔案公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，通過電腦網(wǎng)絡(luò)和電話等公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)職工和檔案資源管理部門提供更為便捷和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.加強對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理部門要不斷加大對檔案信息化管理人才和技術(shù)人才的培養(yǎng)力度。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要親自把企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理人員培養(yǎng)工作提上部門重要工作日程，要納入到單位人才培養(yǎng)計劃和規(guī)劃中，然后根據(jù)設(shè)定的培養(yǎng)計劃和策略，選拔綜合性人才進行培訓(xùn)，產(chǎn)生良好的培訓(xùn)效果。與此同時，檔案管理部門還要根據(jù)檔案管理人員工作實際，為其提供更多的自學(xué)、外部培訓(xùn)計劃，使他們有更多的機會與外部單位和人員進行企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)工作的交流、學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)外部單位成熟經(jīng)驗，將其移接到本單位中實施，產(chǎn)生更好的檔案信息化管理效果[3]121-124。4.要建立和規(guī)范企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理機制。要想更好地推動企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作，就要建立起規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息化機制，要加大安全管理措施，確保企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理安全性，對檔案管理機制規(guī)范化運作提出更多要求。首先，要對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理制度進行創(chuàng)新，對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作的機制進行逐一梳理和完善，對檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進行細(xì)化，確保企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化的制度都可以得到有效落實。其次，要對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范，確保企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)得以建立，從而使這些工作能夠在整個行業(yè)內(nèi)得到全面建立，也使企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息資源得以共享。5.要不斷建立和完善企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化各項技術(shù)。對于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)工作來說，首先要建立起完善的養(yǎng)老保險檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，把企業(yè)參保人員和參保單位信息都輸入到這個管理系統(tǒng)中，不僅可以提高養(yǎng)老保險檔案管理的工作效率，而且還可以對這些信息資源進行快速統(tǒng)計和分析，為決策部門和領(lǐng)導(dǎo)提供全面、真實、快速的決策信息支撐，而且也可以通過這個檔案系統(tǒng)進行信息資源檢索和利用，把那些可以公開的檔案信息資源制作成電子檔案，由專門的檔案管理部門和人員負(fù)責(zé)維護，其他檔案管理部門和人員可以通過相應(yīng)檢索權(quán)限進行信息查詢，而且企業(yè)職工也可以登錄該系統(tǒng)，在進行身份認(rèn)證以后，也可以對自己的養(yǎng)老保險信息進行查詢，為其工作和生活提供更多便利。

四、總結(jié)

企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)和管理工作，是信息時展的必然趨勢。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)和管理，涉及企業(yè)職工、企業(yè)單位、檔案管理部門、養(yǎng)老保險管理部門等多個部門和主體，涉及千千萬萬企業(yè)職工的切身利益，必須要加強對此項工作的認(rèn)識和重視程度，做好信息系統(tǒng)建設(shè)、規(guī)章制度規(guī)范制定、專業(yè)管理人才培養(yǎng)等各項工作，才能更好地做好企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作。

參考文獻

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作者:王亞寧 單位:廣靈縣企業(yè)養(yǎng)老保險管理中心館員