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［摘要］隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化管理日益凸顯其重要性。積極轉變檔案管理模式，優(yōu)化提升信息化管理水平，對于構建便捷高效的檔案管理機制，推進信息化檔案建設，保障事業(yè)單位各項工作有效運行，具有重要的作用。本文從探討檔案信息化管理的主要優(yōu)勢著手，分析信息化管理過程中存在的問題，并提出了優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略，旨在為新時期事業(yè)單位管理和服務工作提供借鑒。

［關鍵詞］事業(yè)單位；檔案；信息化管理

為了更好地順應現(xiàn)代社會管理和服務需求，充分利用信息化技術成果、深度實施信息化管理已成為事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作的必然要求。有效整合利用檔案信息資源，增強信息資源共享性，提升事業(yè)單位工作效能，是檔案管理工作中必須重視的重要問題。

1事業(yè)單位檔案信息化管理的主要優(yōu)勢

1.1緩解檔案管理工作強度?，F(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展、廣泛應用以及辦公軟件的升級完善，為事業(yè)單位開展檔案管理工作提供了便利，也明顯地緩解了檔案管理工作強度。利用搭建網絡系統(tǒng)平臺、數字化錄入、網盤存儲等方式，檔案信息化管理工作有效克服了傳統(tǒng)檔案紙媒管理、人工錄入等管理方式的弊端，實施便捷的數字化處理，促使在檔案信息資源的采集、存儲、管理、使用、備份、共享和查詢等方面逐漸凸顯越來越明顯的優(yōu)勢。1.2提高檔案管理工作效能。切實推進檔案信息化管理，能為檔案管理工作提供積極的技術支持和發(fā)展環(huán)境，優(yōu)化檔案管理工作效能。創(chuàng)新利用檔案信息化管理新形式，完善軟硬件管理系統(tǒng)，不僅能轉變檔案管理職能、提升管理效率、提升檔案管理的科學性，而且能促進檔案信息資源的共建和共享。在一些政策法規(guī)許可的范圍內，事業(yè)單位內部、各部門以及其他相關事業(yè)單位和部門之間通過科學創(chuàng)建工作局域網、加強溝通合作，能更好地實現(xiàn)信息互換和資源共享，進而能夠提升管理工作效能，為事業(yè)單位決策和發(fā)展提供優(yōu)質的服務。1.3促進檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)代信息社會，信息化建設是展現(xiàn)事業(yè)單位整體管理水平和服務職能的重要方面。檔案信息資源是新時期事業(yè)單位實施公共決策、開展公共服務的重要參考素材。積極創(chuàng)新管理方式方法，深入應用數字化、信息化技術手段，大力推進檔案信息化管理工作，有利于促進檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為社會公共事業(yè)的規(guī)劃和進步做好準備。

2事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

2.1不重視檔案信息化管理。在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，事業(yè)單位領導對檔案管理的重要性認識不足，缺乏主動創(chuàng)新管理意識，缺少有效統(tǒng)籌規(guī)劃，常認為檔案管理只是對相關人事檔案進行保管和儲存，不舍得投入時間和精力，造成檔案信息化管理流于形式。尤其是隨著信息化管理要求的不斷提出，事業(yè)單位領導以往所秉持的這種管理意識和態(tài)度已難以適應信息化的發(fā)展要求。2.2未能有效開發(fā)檔案信息資源。信息技術發(fā)展為整合開發(fā)檔案信息資源提供了便利的技術支持，但有些事業(yè)單位未能有效利用檔案信息資源，采集應用檔案信息資源的科學性明顯不足，低水平工作、重復加工、片面建設的現(xiàn)象較為嚴重，欠缺完備的檔案信息數據庫，并且數據的效益性和豐富性相對薄弱，檔案信息資源的開放與共享的程度極低。同時，由于某些檔案信息資源常涉及重要的國家機密，許多事業(yè)單位從防止網絡黑客攻擊、保障信息安全考慮，并未開展檔案信息資源的整合、開放、共享等，信息資源涉密管理非常嚴格，信息化管理常常只止于本單位系統(tǒng)內部。2.3檔案管理人員信息素質較低。在信息化迅猛發(fā)展的背景下，檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質難以勝任管理工作需求。當前，不少檔案管理員工大多不是檔案專業(yè)畢業(yè)，未受過專業(yè)管理培訓，缺乏系統(tǒng)的檔案管理學知識和信息化管理的新理念、新思維，知識儲備單薄，對應掌握的現(xiàn)代信息技術、數據處理技術不熟悉，缺少信息化管理實戰(zhàn)經驗，管理工作有效性、精確性不高，常無法順利完成相對復雜的信息化管理研究工作。2.4檔案管理信息化應用程度低。事業(yè)單位廣泛配備了電腦、打印機等檔案管理設備，并在辦公系統(tǒng)、設備更新與維護上投入了大量的資金，各種軟硬件設施也日趨完備。但還有相當一部分基層事業(yè)單位仍沿用手工檢索的方式，把推行“無紙化”辦公等同于信息化管理，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)、檢索工具、數據化資源利用效率低，檔案信息更新不及時，信息資源的數字化處理和共享水平差。

3優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

深度應用信息技術和網絡技術手段，轉變檔案管理模式，提升事業(yè)單位檔案信息化管理實效，應綜合考慮多方面的因素。3.1加強領導，合理規(guī)劃。一方面，要加強領導，重視發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展和決策過程中的輔助作用，依照國家標準嚴抓檔案信息化管理。事業(yè)單位要把信息化建設作為強化管理的一項重要工作內容，科學配置檔案管理辦公室和專職管理人員，加大信息化建設所需的軟硬件設備和技術升級投入，嚴格檔案工作程序，提升管理水平。另一方面，事業(yè)單位要深入開展調研活動，研究制訂有利于促進事業(yè)單位長遠發(fā)展的檔案信息化管理總體規(guī)劃，并結合管理目標和實際需求，靈活設計合理的遠近期管理目標、具體管理辦法，順利推進檔案信息化管理。3.2完善制度，規(guī)范監(jiān)管。健全完善的管理制度、規(guī)范有序的監(jiān)管辦法，將為優(yōu)化檔案管理提供保障。首先，事業(yè)單位要嚴格根據《檔案法》和國家檔案管理條例，聯(lián)系本單位的實際情況，建立健全檔案信息化管理制度，靈活設計檔案管理工作考核辦法，依法嚴格治檔，杜絕以權謀私現(xiàn)象，助推檔案管理工作順利開展。其次，要強化對檔案信息化管理的有效制約和監(jiān)督。事業(yè)單位要堅持依法依規(guī)，切實融通事業(yè)系統(tǒng)內部監(jiān)督與外部監(jiān)督，充分利用管理公開和社會監(jiān)督形式，勇于接受新聞媒體和群眾監(jiān)督，及時排查檔案管理過程中的隱患，營造一個安全高效的信息化管理環(huán)境。再次，完善檔案管理學習制度。事業(yè)單位要持續(xù)開展學習我國《檔案法》《檔案法實施辦法》以及其他各種法律法令中相關的檔案管理規(guī)定，深化檔案管理制度認識，更加規(guī)范有序地開展檔案管理工作。最后，事業(yè)單位要完善管理評估體系，對檔案管理工作進行合理考核，以更好地保證信息化管理實效，真正將檔案信息化管理工作做細、做好。3.3轉變觀念，優(yōu)育人才。優(yōu)質高效的檔案信息化管理需要積極轉變管理觀念，需要配置優(yōu)秀的管理人才和富有凝聚力的管理團隊。第一，促進單位領導和管理人員轉變觀念，樹立優(yōu)化實施檔案管理的正確認識，明確了解檔案信息化管理的內涵、優(yōu)勢、不足和重要意義，增強信息化應用意識。第二，加大檔案管理人才的培養(yǎng)與引進。在管理工作實踐中，事業(yè)單位可以利用內部競聘、對外人才招聘、邀請專家講座指導等有效形式，建立較為合理的管理人才隊伍，讓更多具有良好責任心、具備檔案專業(yè)素養(yǎng)、綜合素質較強的人才充實加入檔案管理的行列。第三，加強輪訓學習，更新管理知識，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的能力和素質。事業(yè)單位必須對管理人員的計算機專業(yè)知識、應用技能、綜合素質等進行有針對性培訓，注重考核管理業(yè)務能力，提高他們對檔案管理的思想認識，培養(yǎng)出高素質的、熱心致力于檔案管理事業(yè)的人才隊伍。第四，激勵管理人員善于運用先進科學知識開展檔案管理工作。檔案管理實質就是知識管理。事業(yè)單位要鼓勵管理人員在日常工作中多堅持學習，靈活利用掌握的新知識、新技術和新方法來開展檔案信息化管理活動。3.4完備設施，提升效能。為有效提高信息化管理水平和效能，事業(yè)單位必須加大資金投放力度，注重應用性軟硬件信息化基礎設施建設。首先，事業(yè)單位要根據國家檔案管理標準，充分利用便捷的信息技術手段，開發(fā)、建設優(yōu)良的檔案管理操作系統(tǒng)，并配備標準化管理設備，創(chuàng)建一個科學實用的檔案信息運營網站，實施信息化操作和管理。網絡化服務是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網頁形式提供相應的檔案信息服務，可以便捷地實現(xiàn)網絡瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數據信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數字化程度。借助信息化、數字化管理進程，有利于進一步促進事業(yè)單位各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。事業(yè)單位各個部門要及時整合相關檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創(chuàng)編成有機的資源整體，借助檔案管理操作系統(tǒng)優(yōu)化實施信息化管理。最后，事業(yè)單位還要不斷提升網絡技術和工作平臺建設能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數字化搜集、存儲、管理、維護，充實檔案信息資源數據庫，提高檔案管理的數字化效果，以更好地為發(fā)展決策、工作考核和人才培養(yǎng)提供有益參考。

4結語

檔案信息化管理是一項系統(tǒng)性的工程，事關事業(yè)單位能否持續(xù)發(fā)展。在管理實踐中，事業(yè)單位還應堅持努力，結合實際管理工作需要和具體問題，加強信息化管理，不斷提高管理工作效能，以更好地為事業(yè)單位管理和決策服務。

參考文獻

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［2］高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析［J］.勞動保障世界,2018(2).

［3］陳莉.事業(yè)單位檔案信息化建設相關問題探究［J］.人力資源管理,2017,(10).

作者:吳灼之 單位:福建省屏南縣行政服務中心