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摘要：本文在分析了事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)必要性及原則基礎(chǔ)上，有針對性地提出了信息化管理對策，這對提升事業(yè)單位文書檔案管理信息化水平具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；事業(yè)單位

21世紀(jì)，人類已經(jīng)邁入了信息化時代。信息化時代深刻地影響著事業(yè)單位文書檔案的形成、保管和利用模式，在信息與網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為事業(yè)單位辦公的重要手段和載體時，信息資料不斷增多，在事業(yè)單位日常行政管理活動過程中形成的大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等，它們真實地反映出事業(yè)單位的日常運行和管理活動，而電子文件信息資料大幅增加、對信息傳輸?shù)男室蟾?。尤其是信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，實現(xiàn)了傳統(tǒng)事業(yè)單位文書檔案從收集、整理、存儲、利用及銷毀的“全生命”周期的信息化，提高了事業(yè)單位文書檔案管理的效率和質(zhì)量。

1事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的必要性

與傳統(tǒng)文書檔案管理模式及現(xiàn)實效果不同的是，信息化建設(shè)深刻地改變著事業(yè)單位文書檔案管理的模式和效率，給檔案領(lǐng)域帶來了深刻的影響和變化。信息化時代，做好文書檔案信息化管理具有明顯的現(xiàn)實意義和價值功能。1.1提升辦公效率的現(xiàn)實需要。信息化時代，檔案管理與計算機應(yīng)用融合，現(xiàn)代計算機技術(shù)的應(yīng)用，使事業(yè)單位在日常管理活動中形成的文書檔案做到了隨時收集、傳輸和自動歸檔，進一步減輕了傳統(tǒng)檔案工作的固有上門移交或收集模式，使檔案管理與文書資料形成同步，極大地減輕了日常管理的工作量，也顯著提升了文書檔案管理的效率。例如：在傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，需要對業(yè)已整理結(jié)束的檔案文件進行修改或完善，勢必要拆卷重新整理、裝訂，不僅消耗大量人力、物力，也因操作效率低下而影響到整個管理效率。信息化時代背景下，計算機技術(shù)的應(yīng)用，要修改完善相關(guān)資料，只需要對電子文檔進行修繕后打印即可，這顯著提升了工作效率。此外，信息化建設(shè)，使檔案的編目、著錄，以及后期的查詢、利用和檔案編研等工作更加便捷，文書檔案的管理工作更加簡便易行和高效。1.2滿足信息共享的現(xiàn)實需要。信息化時代，國與國的競爭、企業(yè)與企業(yè)的競爭，實際上就是各種信息流、物流、技術(shù)流的的競爭。傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息常常為檔案管理部門和形成部門所掌握，形成了“信息孤島”現(xiàn)象，文書檔案中所承載著的重要信息資料難以跨部門或時空區(qū)域的限制，文書檔案的信息共享度不高。信息化時代，現(xiàn)代信息技術(shù)以及計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理中的應(yīng)用，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案以電子文檔形式存在，紙質(zhì)檔案內(nèi)容經(jīng)信息化加工、提煉后形成一份份文獻(xiàn)信息，使得文書檔案中所承載著的寶貴信息資源突破了傳統(tǒng)意義上的物理空間限制，登錄檔案管理平臺即可查詢到所需文書檔案信息資料，檔案信息實現(xiàn)了在不同部門、區(qū)域之間的流通和信息共享，不僅提升了檔案信息的利用效率，而且極大地發(fā)揮出了文書檔案信息的利用價值。1.3電子文件穩(wěn)定保存的現(xiàn)實需要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、高濕、火災(zāi)、蟲蛀、氧化劑等影響，在后期的頻繁使用中易遭受到破壞，文書檔案保存的安全性得不到有效保障。將傳統(tǒng)的事業(yè)單位紙質(zhì)文書檔案進行信息化管理后，紙質(zhì)檔案形成一份份電子文件模式，并且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的更新發(fā)展，無論是存儲還是讀取都更加的安全。檔案的查詢和利用只需登錄檔案管理系統(tǒng)，調(diào)閱相關(guān)電子文件檔案即可，這實現(xiàn)了電子文件保存的穩(wěn)定化，在檔案利用時不會對原始檔案資料產(chǎn)生過多侵?jǐn)_，這也是對傳統(tǒng)文書檔案的保護，使文書檔案保存受外部環(huán)境影響較小，保存的壽命更長，穩(wěn)定性更強。1.4文書檔案高效利用的現(xiàn)實需要。檔案的價值在于其利用，為經(jīng)濟社會發(fā)展和事業(yè)單位日常管理提供信息借鑒和參考。文書檔案是事業(yè)單位在日常管理活動中形成的具有保存價值的重要信息資料，通過檔案信息的查詢、利用，能夠指導(dǎo)現(xiàn)實人、財、物和其他各項事業(yè)的管理更加科學(xué)、合理。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的查詢和利用常常受到時間和空間的限制，需要到單位的檔案管理部門現(xiàn)場借閱，文書檔案的利用效率低下。信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案利用者可直接在網(wǎng)上查閱或者發(fā)起查閱申請，由事業(yè)單位檔案文書檔案管理人員在線提供服務(wù)，在線審查是否滿足利用條件，并通過在線提供所需檔案服務(wù)，還可以實現(xiàn)一對一的在線咨詢服務(wù)，文書檔案的利用效率顯著提升，價值功能也得到了充分的發(fā)揮。

2事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)基本原則

為了有效管理事業(yè)單位文書檔案，使其更好地適應(yīng)和服務(wù)好社會主義市場經(jīng)濟及單位發(fā)展，需要提升事業(yè)檔案文書檔案信息化建設(shè)進程，并提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。要遵循以下基本原則：2.1安全性原則。無論是傳統(tǒng)檔案管理模式下的文書檔案管理，還是信息化時代的檔案管理，安全都是檔案管理的首要考慮因素。信息化時代，事業(yè)單位文書檔案面臨著非傳統(tǒng)的威脅因素，這就需要采取相應(yīng)措施確保文書檔案信息的安全和保密。一方面，要確保電子文件保存的可靠性。計算機技術(shù)的應(yīng)用，形成了大量的電子文件，由于計算機軟件和硬件技術(shù)的不斷更新，大量電子文件以文本形式保存，需要加強安全管理。另一方面，要注重網(wǎng)絡(luò)軟件的安全性。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)傳輸、利用和管理，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)軟件漏洞或缺陷就會造成檔案泄密，因此要確保網(wǎng)絡(luò)平臺安全。2.2規(guī)范性原則。計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，要求建立電子檔案時應(yīng)做好文檔形成、收集、鑒定和利用的全周期規(guī)范。嚴(yán)格按照國家檔案局、工業(yè)和信息部等出臺的電子檔案文件格式、技術(shù)軟件和收集整理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，形成一套完善的文書檔案管理模式。2.3效益、服務(wù)性原則。社會主義市場經(jīng)濟條件下，衡量事業(yè)單位文書檔案管理成效的重要參考標(biāo)準(zhǔn)就是其效率和效益。作為新的管理模式和形式，信息化時代的事業(yè)單位文書檔案管理應(yīng)堅持效率和效益優(yōu)化原則，即注重發(fā)揮電子文書檔案在事業(yè)單位，以及經(jīng)濟社會發(fā)展中作用和功能的發(fā)揮，并處理好效益與服務(wù)二者之間的關(guān)系，堅持“求效益，更重服務(wù)”的原則。

3事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)對策

3.1健全文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。由于受檔案實體的影響，以及適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的變化日新月異的特點需要，需要根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展，不斷健全和完善事業(yè)單位文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，構(gòu)建符合新時期事業(yè)單位文書檔案信息化收集、整理、歸檔和利用的標(biāo)準(zhǔn)體系。例如，嚴(yán)格執(zhí)行《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2017）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）等等，并在信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上，不斷地出臺、修訂和完善電子檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)體系。3.2夯實文書檔案信息化基礎(chǔ)工作。事業(yè)單位檔案信息化管理離不開必要的硬件和軟件作為支撐。一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視信息化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要的人、財、物的支持。添置信息化建設(shè)必備的計算機、數(shù)碼掃描儀、光盤刻錄機等硬件，另一方面，要積極采購信息化管理所需的軟件，積極構(gòu)建事業(yè)單位文書檔案信息化所需的數(shù)據(jù)庫，以及檔案局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)。此外，加強信息化管理的安全設(shè)施投入，購買正版殺毒軟件、密鑰等，還要根據(jù)文書檔案信息化管理的現(xiàn)實需要，通過招聘、遴選等形式，引進檔案信息化管理所需的專業(yè)人才，為文書檔案信息化管理提供必要的基礎(chǔ)設(shè)施。3.3豐富文書檔案信息化資源建設(shè)。一方面，要與辦公自動化OA系統(tǒng)進行的有機結(jié)合，建立辦公與檔案信息化管理同步，實現(xiàn)電子文書檔案的自動化生成和保管。另一方面，要加快對館藏文書檔案資料的信息化進程，通過掃描、拍照等形式，將歷史文書檔案數(shù)字化掃描，轉(zhuǎn)化成為電子文件形式，并按照檔案進行管理，建立全文數(shù)據(jù)庫，為后期的查詢和利用提供豐富的信息資源。3.4提升文書檔案信息化管理水平。事業(yè)單位文書檔案信息化管理離不開一支高素質(zhì)的信息化人才隊伍。他們既要熟悉機關(guān)文書業(yè)務(wù)知識，也要掌握計算機應(yīng)用技術(shù)、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)維護知識，以及信息利用和安全保密知識等。為此，一方面，積極加強在崗人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)信息化檔案管理的需要，安排專業(yè)知識的培訓(xùn)。另一方面，根據(jù)文書檔案信息化管理的需要，適當(dāng)增加人員引進力度，注重引進具有專業(yè)檔案知識背景，并掌握一定信息技能的復(fù)合型人才，為文書檔案信息化管理提供必要的人才支持和保障。

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作者:張雪