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城市化建設發(fā)展過程中，會形成一種特殊的基礎性信息，這類信息就是城建檔案信息，是對城市建設工作的記錄。假如對這些信息有效應用，能夠?qū)崿F(xiàn)對城市建設、科學研究以及宣傳教育等工作發(fā)揮積極的推進作用。近年來，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，城市化進程不斷加快，城市建設規(guī)模也變得越來越大，加之我國城市眾多，城建檔案管理工作量變得也更大，一些城建檔案管理方面的問題也逐漸暴露出來了，管理規(guī)范性差，檔案利用率低嚴重阻礙了城建檔案管理的健康有序發(fā)展。為了提升現(xiàn)代化、信息化城市建設進程深入發(fā)展，城市建設檔案管理工作將利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，構(gòu)建起信息化的城建檔案管理。

1城建檔案管理信息化概述

當前，現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展，電子化、網(wǎng)絡化得到了全面普及，并為人們的工作學習生活提供了非常大的便利。城建檔案管理工作中，信息技術(shù)并未得到有效應用，人力管理仍占據(jù)主要地位，使得檔案收集、管理中過于繁瑣，檔案資料共享度較差，因此發(fā)展城市建設檔案信息化建設，成為檔案管理中迫切需要解決的難題。城市建設檔案信息化主要是指有關部門進行統(tǒng)一規(guī)劃、組織，把現(xiàn)代信息科學技術(shù)全面的應用進檔案管理工作中去，讓城建檔案信息資源得到更加科學的保存、管理和應用，增強檔案資料的有效共享，提升有效利用率。

2城市檔案管理信息化構(gòu)建的原則

在我國，城市眾多，不同地區(qū)的檔案管理會根據(jù)自身的實際情況采取不同的措施，因此推行的信息化標準也有時差異，這使得檔案管理工作人員會被不同地區(qū)的問題所困擾。為了避免這些問題的出現(xiàn)，我們需要遵循以下幾個方面的原則：①時展需要的原則。在城市建設檔案管理的信息化構(gòu)建的過程中，各種文件與資料要以能滿足城建檔案的服務需要為目的，因此在庫存檔案數(shù)字化與電子文件歸檔設定時要全面考慮時展需要，不但要滿足當前的城市檔案管理需要，還要能夠滿足以后社會發(fā)展的需要，以確保社會資源得到最大化利用；②保密性原則。城市檔案資料作為國家的機密文件，在信息化建設中，要做到對城建檔案庫存檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔等每一個環(huán)節(jié)進行嚴密把控，確保安全保密，防止被別人所竊取造成不必要的麻煩；③遵循實用好用的原則。城建檔案信息化系統(tǒng)的構(gòu)建目的是為人民服務，如果系統(tǒng)過于復雜，這會使得檔案的入庫、查詢應用、數(shù)字化等過程變得不便，這樣會極大的降低工作效率，影響城建檔案信息化系統(tǒng)的使用。

3城市建設檔案管理信息化構(gòu)建策略

城建檔案管理信息化構(gòu)建過程中，系統(tǒng)的構(gòu)建包括硬件設施、軟件設施與數(shù)據(jù)資料，因此在系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，我們需要對系統(tǒng)做好分析研究，另一方面還要加強工作人員的從業(yè)素質(zhì)，完善信息化管理法律法規(guī)等措施，具體如下：（1）城建檔案信息化管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)方案。城建檔案信息化管理系統(tǒng)設計方案，可以按照國家對檔案信息化構(gòu)建的規(guī)定、標準要求出發(fā)，城建檔案管理軟件要有著網(wǎng)絡檢索功能，擁有實時瀏覽，并且可以符合多類型文件存儲格式?？梢酝瓿蓴?shù)據(jù)的收集存儲、整理、瀏覽、檢索、輸入（輸出）、借閱管理、統(tǒng)計報表和不同類型格式轉(zhuǎn)換的管控，達到對文檔進行整體管理、對業(yè)務流程有效掌管，以及實現(xiàn)對信息資源開發(fā)應用的需求。只有確保城建檔案管理軟件通用性強，兼容性高，才能使得各個單位的檔案管理系統(tǒng)之間的檔案信息保存、彼此交換才能順利進行。其次是硬件設備的投入。隨著科技的發(fā)展，城建檔案推進過程中，也或多或少的增加了一些硬件設備，包括計算機、存儲內(nèi)存、掃描儀、打印機和復印機等各類設備。在構(gòu)建城建檔案信息化時，應從實際角度出發(fā)，遵從填平補齊、適當超前和適當延伸的準則，將現(xiàn)有設備充分使用，增添現(xiàn)在或?qū)硇枰褂玫募夹g(shù)設備，包括數(shù)據(jù)庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備和海量存儲設備等硬件，以構(gòu)建起符合城建行業(yè)高效使用的專門檔案軟件。最后是增強電子文件歸檔管理。城建檔案管理應用系統(tǒng)需要建立統(tǒng)一準則，和社會服務目標群體相關運用系統(tǒng)相對接，使得城建檔案管理單位對不同電子文件和電子檔案的迅速歸檔。（2）加強城建檔案的數(shù)字化構(gòu)建。城建檔案信息作為對城市建設工作的記錄，其真實性和完整性就非常重要，以確保更好的應用于現(xiàn)實環(huán)境中，如果將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)化資料后，更要去確保記錄的完整性和真實性。城建檔案信息化建設過程中數(shù)字化的推進要注意兩個方面：①城建檔案數(shù)字化的建設；②數(shù)字化電子文件的總結(jié)工作。城建檔案數(shù)字化的建設可以借助掃描儀、相機、輸入設備，將紙質(zhì)的城建檔案文件通過掃描、圖像辨認、壓縮存檔等方式轉(zhuǎn)化數(shù)字化的文檔，根據(jù)種類與時間段采取合理歸類，并給予妥善管理。隨著科技的發(fā)展，城建檔案信息化的建設并不是單純的將紙質(zhì)的城建檔案變成數(shù)字化的文檔，而且還可以借助多媒體技術(shù)，將聲、光、電融入到城建檔案管理中去，以達到聲、光和電多方面與立體化的城建檔案管理過程，更好的將城市風貌予以展示，讓信息化技術(shù)的價值更好的體現(xiàn)，形成一種能跨越機構(gòu)，突破地區(qū)的城市檔案信息服務。其次是數(shù)字化電子文件的總結(jié)工作。城建檔案資料管理系統(tǒng)要穩(wěn)定健康有序的運轉(zhuǎn)，這需要數(shù)據(jù)資料的完整性和真實性，而要確保這兩樣都能實現(xiàn)，就需要強化對是數(shù)字化電子文件的總結(jié)工作。可以根據(jù)國家制定的有關標準，國家的總結(jié)經(jīng)驗出發(fā)，進行電子文件內(nèi)容的收集，避免城建檔案信息化構(gòu)建中出現(xiàn)差錯，另一方面，自身問題的總結(jié)，在信息化建設過程中某些環(huán)節(jié)難免會出現(xiàn)一些差錯，這樣就需要對數(shù)字化建設過程中存在的問題進行分析總結(jié)，并不斷糾正，以形成一個良性的循環(huán)過程。（3）城市建設檔案管理信息化下人員的素質(zhì)提高和法律法規(guī)完善的探討。城市建設檔案管理信息化建設是從過去單一的紙質(zhì)文檔向數(shù)字文檔的轉(zhuǎn)變過程，涉及到的工作方式也從以前的紙質(zhì)文檔的歸類整理，變成了信息技術(shù)的應用和網(wǎng)絡安全的維護過程。這就需要工作人員不但要具備專業(yè)的檔案知識，包括：檔案學、文書學和信息傳播學等知識。還要有計算機軟件應用方面的技術(shù)，包括：網(wǎng)絡通信技術(shù)、辦公室自動化、計算機應用軟件開發(fā)、信息管理、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)和服務、計算機輔助設計等技能。對于企事業(yè)單位而言，就需要不斷加強工作人員先進技術(shù)的培訓，從多形式的技術(shù)培訓與技術(shù)探討，全面構(gòu)建起學習新技術(shù)、新知識的積極向上環(huán)境。其次是完善信息化管理法律法規(guī)。

當前，城建檔案信息化建設過程中，我國基本上是根據(jù)《檔案法》為基本，并根據(jù)城市檔案的實際情況構(gòu)建相對健全的法律法規(guī)制度。但是我國省市眾多，每個地區(qū)總有一些特殊情況，因此我們需要根據(jù)不同城市的發(fā)展情況，采取特事特辦的方式進行，以制定更加符合該城市或者該單位發(fā)展需要的城建檔案管理政策。如制定本單位的城市檔案管理的工作流程，構(gòu)建本地區(qū)城市檔案管理的收費要求等政策，真正使得城建檔案管理信息化系統(tǒng)能夠為人民服務。

參考文獻

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作者:葛春麗 單位:安陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃管理局殷都區(qū)分局