導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案電子化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件

檔案信息電子化，就是用計算機(jī)對檔案材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機(jī)軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計算機(jī)的應(yīng)用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)。

1.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機(jī)軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。

2.2 我國目前還沒有開發(fā)出一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形勢不統(tǒng)一，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到信息資源共享的要求。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，并不能全面實施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機(jī)操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。目前部分檔案管理人員的技術(shù)水平不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施

3.1 政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新、引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學(xué)術(shù)版，2006（05）.

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長期以來，地籍管理工作中形成了大量的地籍檔案，這些檔案格式多樣、保存分散且基本上全是紙質(zhì)的，有些檔案年代久遠(yuǎn)，不同程度上都有破損。而且傳統(tǒng)的檔案管理是將檔案裝訂成冊，并記錄序號，同時建立檔案查詢索引；查詢時通過索引找到該檔案在檔案架的存放序號，通過序號再查找，這種實物管理的方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足如今地籍檔案管理的要求。

所以，通過將地籍檔案電子化實現(xiàn)檔案管理信息化，把“死”數(shù)據(jù)變成了“活”數(shù)據(jù)，通過建立檔案查詢系統(tǒng)，提供了地籍信息的快速查詢和統(tǒng)計、匯總，更好的為土地資源管理工作服務(wù)。

2 地籍檔案電子化作業(yè)流程

3 地籍檔案電子化作業(yè)方法

3.1對全區(qū)進(jìn)行分街、分坊、分宗

由于長期以來地籍管理工作都以宗地為最小單位，宗地是按照街、坊、宗的模式組織的，考慮到地籍管理工作的開展以及數(shù)據(jù)銜接和使用的需求，對整個區(qū)域按照行政界線和規(guī)劃路進(jìn)行街、坊劃分。街坊命名按照國標(biāo)《縣（市）級土地利用數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)（試行）》圖斑權(quán)屬單位代碼編制格式為： AAAAAABBBCCC其中: AAAAAA代表區(qū)（縣）行政區(qū)劃代碼；BBB代表鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級行政區(qū)劃代碼，即街代碼，以區(qū)（縣）行政區(qū)為單位分別從001到999進(jìn)行編碼；CCC代表權(quán)屬單位代碼或行政村代碼，即坊代碼，以鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為單位分別從001到999進(jìn)行編碼。

3.2對所有地籍檔案資料的整理準(zhǔn)備：

(1)收集地籍管理部門歷年來所形成的地籍檔案。各級土地管理機(jī)關(guān)、各有關(guān)部門在實施本轄區(qū)范圍土地的各項地籍管理活動中，會不斷產(chǎn)生和形成有保存價值的地籍檔案，這些地籍檔案均需按規(guī)定編目、造冊、立卷，定期或不定期地移交給本機(jī)關(guān)地籍檔案室，集中管理。

(2)由于歷史的原因，對于撤并機(jī)關(guān)移交的地籍檔案，也應(yīng)一并收集整理。

(3)為了保證所收集的地籍檔案資料具有較高的保存價值和秘級的要求，必須對所收集的地籍檔案進(jìn)行鑒定。

(4)為了及時掌握和了解地籍檔案的數(shù)量和質(zhì)量，必須對所收集的檔案資料進(jìn)行分析和統(tǒng)計，已確定檔案的歷史性和發(fā)現(xiàn)斷檔的資料，以確定補(bǔ)救措施。

3.3.檔案掃描

對所收集在計算機(jī)中不能存儲的檔案資料，都進(jìn)行地籍檔案資料的電子化處理。對于以紙介質(zhì)所存在的圖、表和文字等資料，直接以掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化，對于存儲在磁帶等介質(zhì)中的聲音和圖像資料進(jìn)行數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換，以形成計算機(jī)可以存儲和識別的可以利用的數(shù)據(jù)。對于地籍檔案的掃描以頁為單位進(jìn)行，考慮到數(shù)據(jù)的兼容性和使用的方便，特別注意以下幾點(diǎn)：

（1）掃描方式

針對檔案的清晰度采用不同的掃描方式，主要是黑白、灰度、彩色三種方式。對于比較清楚的紙質(zhì)檔案可采用黑白方式掃描，對于模糊的紙質(zhì)檔案采用8bit灰度方式掃描，對于有彩色圖章的紙質(zhì)檔案采用16bit彩色方式掃描，這樣既可以滿足檔案數(shù)字化的要求，又能減少存儲空間。

（2）分辨率

確定掃描的分辨率是檔案掃描的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。掃描的分辨率過高，掃描文件占據(jù)存儲空間大、操作不方便;掃描的分辨率太低，掃描圖像不清晰，滿足不了管理和查詢的要求。經(jīng)多次試驗，我們認(rèn)為，對于負(fù)載量不重的文件材料，選擇“300dpi”像素分辨率掃描比較合適。當(dāng)文字看不清楚或者很難看清時，可采用更高的分辨率，直到能看清楚為止。

（3）存儲格式

掃描文件的格式有很多，其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PDF等格式。BMP位圖格式的特點(diǎn)是包含的圖像信息較豐富，幾乎不進(jìn)行壓縮，缺點(diǎn)是占用磁盤空間過大。G IF格式的特點(diǎn)是壓縮比高，磁盤空間占用較少，其缺點(diǎn)是不能存儲超過 256色的圖像JPEG格式用有損壓縮方式去除冗余的圖像和彩色數(shù)據(jù)能獲得極高的壓縮率。TIFF格式的特點(diǎn)是圖像格式復(fù)雜存儲信息多，且支持 LZ W 無損壓縮方式，它存儲的圖像細(xì)微層次的信息非常多，圖像質(zhì)量高，其缺點(diǎn)是掃描文件比較大，占用空間比較多，直接影響數(shù)據(jù)存儲和查詢的速度。PDF是Portable Document Format的縮寫，意為“可移植文件格式”，是一種結(jié)構(gòu)化的文檔格式，其主要特點(diǎn)是傳遞性好，可以在各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下正確地傳輸，支持聲音、動畫，并且支持對頁面內(nèi)容的隨機(jī)存取，從而提高了頁面的各種操作速度?？紤]到掃面后數(shù)據(jù)主要用來建立地籍檔案查詢系統(tǒng)，為了方便數(shù)據(jù)管理和查詢，此次選擇PDF文件格式。

（4）命名和存放格式

掃描的檔案以頁為單位存放，文件名以檔案要件的標(biāo)題命名，對于一個標(biāo)題有多頁的文檔，按照標(biāo)題+頁碼.pdf的方式命名。同一卷宗掃描后的數(shù)據(jù)應(yīng)存放于以宗地編號為目錄名的文件夾中統(tǒng)一管理，以滿足與紙質(zhì)介質(zhì)的存貯方式一致性，對于有變更的地塊掃描后存放在以該現(xiàn)狀進(jìn)行宗地編號的同一個文件夾中，數(shù)據(jù)按照地籍檔案所形成的時間順序分目錄管理，并建立編號與文件夾中檔案數(shù)據(jù)的索引關(guān)系，為后續(xù)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

3.4坐標(biāo)上圖

對所收集的地籍檔案資料中的圖形資料進(jìn)行坐標(biāo)上圖?？紤]到實際情況，對于具有坐標(biāo)的地塊，通過展繪坐標(biāo)進(jìn)行矢量圖的編輯和繪制；對于沒用測量坐標(biāo)的地塊，無法通過坐標(biāo)轉(zhuǎn)換繪制圖形資料，由區(qū)縣土地和地籍管理部門應(yīng)派專門工作人員進(jìn)行實地踏勘、調(diào)查，結(jié)合現(xiàn)場實際情況，進(jìn)行調(diào)查上圖。

3.5屬性錄入

對于地籍檔案資料，必須滿足數(shù)據(jù)庫檢索和使用的要求。電子檔案屬性包括圖形屬性和檔案屬性兩大部分，圖形屬性在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時可以直接掛接到相應(yīng)的圖形數(shù)據(jù)庫中。檔案屬性需要手工錄入，該部分屬性結(jié)合地籍檔案管理具體工作的需要進(jìn)行了必要的擴(kuò)展。系統(tǒng)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)與《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分層、代碼及屬性表方案》中的要求相一致。

3.6入庫數(shù)據(jù)制作

對上圖后的矢量地籍檔案圖形數(shù)據(jù)，進(jìn)行分層數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)與《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分層、代碼及屬性表方案》中的要求相一致，轉(zhuǎn)換后的系統(tǒng)數(shù)據(jù)滿足電子檔案系統(tǒng)建設(shè)對地籍檔案數(shù)據(jù)的要求。

4 電子檔案系統(tǒng)建設(shè)

4.1系統(tǒng)概述

該系統(tǒng)為國土資源分局設(shè)計的地籍檔案管理系統(tǒng)，是以現(xiàn)代信息管理技術(shù)、縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)、存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實現(xiàn)檔案管理工作中的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統(tǒng)計等工作。根據(jù)地籍檔案信息化管理的業(yè)務(wù)需求和目前計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，確定系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)為客戶/服務(wù)（C/S）器結(jié)構(gòu)。

4.2系統(tǒng)特點(diǎn)

(1)掃描文件與數(shù)據(jù)庫相結(jié)合

地籍檔案數(shù)量有幾千件，每件檔案又有近百頁。如果按照傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)的設(shè)計思路，將所有檔案內(nèi)容信息歸納、總結(jié)，設(shè)計數(shù)據(jù)庫表，將所有紙制檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫，必將耗費(fèi)大量的人力和時間，并且短時間內(nèi)不能在實際工作中得到使用。因此，本系統(tǒng)采用掃描文件與數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的設(shè)計思路，將所有檔案文件通過掃描的方式實現(xiàn)短時間內(nèi)數(shù)字化的目的，然后篩選出地籍檔案中的關(guān)鍵信息建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)主要信息的查詢、檢索。

(2)地理信息系統(tǒng)(GIS)輔助文本檔案管理

地籍檔案信息與地形圖密不可分，因此地籍檔案管理系統(tǒng)也一定涉及到對地理信息的管理。本系統(tǒng)在設(shè)計時充分考慮了地理信息的重要性，同時又考慮到系統(tǒng)使用人員的傳統(tǒng)操作習(xí)慣以及系統(tǒng)使用人員是地圖使用者而并不是地圖維護(hù)和制作者的事實情況。使系統(tǒng)既滿足了管理、使用地理信息的需求又不使對地理信息的管理變成用戶的負(fù)擔(dān)。

（3)可擴(kuò)展性

任何系統(tǒng)的設(shè)計思想都包含可擴(kuò)展性，目的是便于實現(xiàn)系統(tǒng)升級以及預(yù)防系統(tǒng)投入運(yùn)行后業(yè)務(wù)邏輯的改變。其實現(xiàn)手段通過使用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫及標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫連接（如：ODBC）、使用資源文件、定義系統(tǒng)接口等。本系統(tǒng)的設(shè)計思想不僅涵蓋了上述概念，而且對可擴(kuò)展性具有更廣泛的理解和實現(xiàn)。從需求分析到系統(tǒng)設(shè)計，從程序?qū)崿F(xiàn)到系統(tǒng)發(fā)行，可擴(kuò)展性的設(shè)計思想貫穿始終。可擴(kuò)展性的目的為：縮短開發(fā)周期、系統(tǒng)設(shè)計準(zhǔn)確和維護(hù)修改方便快捷。

4.3系統(tǒng)功能

4.3.1系統(tǒng)管理

（1）路徑設(shè)置：建立或修改系統(tǒng)支撐環(huán)境的路徑說明文件。

（2）安全設(shè)置：設(shè)置用戶和用戶權(quán)限。

4.3.2數(shù)據(jù)更新

（1）檔案掃描數(shù)據(jù)輸入：檔案掃描數(shù)據(jù)的錄入、修改和更新，并維護(hù)與其它數(shù)據(jù)的一致性。

（2）檔案數(shù)據(jù)庫表輸入：檔案數(shù)據(jù)庫表的錄入、修改和更新，并維護(hù)與其它數(shù)據(jù)的一致性。

（3）地圖輸入：地圖數(shù)據(jù)的更新?？紤]到地圖數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜性和技術(shù)難度，地圖數(shù)據(jù)更新采用數(shù)據(jù)文件替換的方式。

4.3.3數(shù)據(jù)查詢

查詢方式有：由圖形查屬性、所有表格屬性的查詢、宗地屬性、由屬性查圖形、宗地號查詢、土地證號查詢、通過審批表的屬性查詢宗地圖、通過地名庫進(jìn)行地名查詢圖形、歷史查詢、單宗地歷史追溯、整圖歷史查詢、多個時期歷史同時查詢等。

查詢內(nèi)容有：宗地屬性的查詢，土地登記電子檔案的瀏覽（包括主檔案、變更檔案、查封檔案等）。

4.3.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計

統(tǒng)計方式有：地圖范圍統(tǒng)計，即統(tǒng)計任意矩形范圍內(nèi)的宗地數(shù)據(jù)，對所有表格的屬性進(jìn)行條件統(tǒng)計、按街坊統(tǒng)計、按街坊、街道或區(qū)進(jìn)行統(tǒng)計等。

4.3.5數(shù)據(jù)輸出

（1）各種查詢統(tǒng)計信息的表格輸出和打印。

（2）查詢宗地圖形輸出和打印。

（3）查詢檔案的輸出和打印。

4.3.6地圖顯示

（1）地圖瀏覽：實現(xiàn)地圖的漫游、放大、縮小、全圖查看功能。

（2）圖層管理：提供對圖層的顯示、鎖定等控制，使用戶可以加快地圖的顯示速度和合理安排圖形顯示區(qū)。并且用戶可以根據(jù)自己的要求更改圖層顏色。

5 結(jié)語

在現(xiàn)階段地籍檔案電子化在可視化查詢和統(tǒng)計等方面具有以往檔案管理無可比擬的優(yōu)越性，此次設(shè)計的地籍檔案電子化查詢系統(tǒng)是單機(jī)版，滿足土地部門科室范圍內(nèi)的工作需要。隨著地籍管理工作的需求，可以升級為基于web網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，通過瀏覽器實現(xiàn)信息查詢以及地籍檔案數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)。所以今后地籍檔案信息化建設(shè)的最重要環(huán)節(jié)就是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)格式和要求的標(biāo)準(zhǔn)化，在兼顧標(biāo)準(zhǔn)化的同時一定要有前瞻性，實現(xiàn)信息資源、數(shù)據(jù)的可持續(xù)性利用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張新長，唐國明. 地籍管理數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)研究.北京：科學(xué)出版社，2009.

[2] 潘志強(qiáng)，賴家彬. 關(guān)于信息時代國土檔案管理工作的思考[J]. 福建土地研究，2D02.

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關(guān)鍵詞] 文書檔案；電子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下，組織機(jī)構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計算機(jī)和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。

1 文書檔案電子化的理論基礎(chǔ)

（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計算機(jī)自動化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變Υ妗⒉檎业碾娮有畔?。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠(yuǎn)歷史價值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運(yùn)動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件到檔案運(yùn)動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運(yùn)動的3個階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效地監(jiān)督，從而實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過對文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運(yùn)動過程中實現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規(guī)范化，對文書檔案進(jìn)行超前控制，使文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現(xiàn)，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。

2 文書檔案電子化的管理辦法

（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運(yùn)用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進(jìn)行核對、審驗的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預(yù)。

（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力。電子檔案備份、恢復(fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，應(yīng)建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復(fù)制第三套，異地保存。

（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點(diǎn)，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，以及在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認(rèn)為紙質(zhì)檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“雙套制”，即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在?？梢灶A(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)長的一個時期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長期存在。

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隨著《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》以及《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的陸續(xù)出臺，加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

1.檔案管理信息電子化建設(shè)的必要性

隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息電子化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，檔案管理信息電子化可用詳實的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時、正確，以保障管理措施的適當(dāng)。對此，檔案信息化有著獨(dú)特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要的作用。第三，實現(xiàn)檔案管理信息電子化，可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享，同時，亦可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

2.如何實現(xiàn)檔案管理信息電子化

首先，要實現(xiàn)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要包括計算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。只有建設(shè)先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工。并要建立和完善局域網(wǎng)，使各項工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

其次，要實現(xiàn)檔案管理信息電子化項目的試點(diǎn)與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，并選取一定數(shù)量的具有行業(yè)代表性的單位進(jìn)行信息化建設(shè)的試點(diǎn)，并提供相應(yīng)的資金和技術(shù)資源支持。檔案信息自動化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。

第三，要實現(xiàn)檔案管理信息電子化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。需要加強(qiáng)頂層設(shè)計，通過業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等，技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。第四，要實現(xiàn)檔案管理信息電子化人才素質(zhì)培養(yǎng)。信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，因此針對檔案管理信息電子化人才應(yīng)積極進(jìn)行思想教育，有計劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握信息技術(shù)的新知識。檔案人員還要邊學(xué)習(xí)邊實踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題

3.1 戰(zhàn)略定位不準(zhǔn)確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中提出“以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)”的工作任務(wù)，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長期的總體指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略目標(biāo)、基本原則、主要任務(wù)與發(fā)展架構(gòu)尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發(fā)展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展中的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源地位尚未確認(rèn)等等問題。雖然目前關(guān)于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實踐方法和技術(shù)應(yīng)用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統(tǒng)的檔案管理信息電子化理論研究。

3.2 法律支持空缺，地位認(rèn)識不足。檔案管理信息電子化已日益成為社會發(fā)展的趨勢，但國家相關(guān)檔案法規(guī)中尚無檔案信息化概念與要求的相關(guān)表述，這與檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀、規(guī)律及其檔案事業(yè)發(fā)展、社會發(fā)展的要求不相吻合，造成檔案信息化建設(shè)、管理的法律失據(jù)現(xiàn)象，大大地阻滯了檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。除此之外，雖然這幾年各級檔案部門對檔案信息化的認(rèn)識有所提高，但是總體上檔案部門對檔案信息化在新時期檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位認(rèn)識不足，危機(jī)意識和機(jī)遇意識不強(qiáng)，嚴(yán)重影響了檔案信息化的推進(jìn)，也影響了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展。

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[關(guān)鍵詞]招投標(biāo)業(yè)務(wù)，電子化檔案，檔案管理

中圖分類號：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）03-0332-01

一、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理當(dāng)中存在的問題分析

傳統(tǒng)的招投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理以紙質(zhì)為主，無論是保存還是借閱管理都存在著諸多不便，加之許多單位對檔案管理工作的重視程度都不夠，使相當(dāng)數(shù)量的檔案管理環(huán)境完全達(dá)不到要求，導(dǎo)致檔案霉變、蟲蛀甚至是丟失。目前，招投標(biāo)檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。第一，管理水平相對而言不高，如多為手工整理，隨意堆放，導(dǎo)致借閱和查詢都非常有困難；檔案檔號的編排不規(guī)范；檔案管理的制度以及人員配備都不齊全。第二，檔案量大和管理的力度不匹配，招投標(biāo)大量進(jìn)行，尤其是招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)更是大量囤積資料，使得檔案管理成為嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)，長達(dá)十幾年的保存期更是給相當(dāng)數(shù)量的機(jī)構(gòu)帶來極大的管理負(fù)擔(dān)。第三，完整性上達(dá)不到要求，歸檔的檔案本應(yīng)完整記錄整個項目在招投標(biāo)活動當(dāng)中的記錄，但是實際當(dāng)中是很難做到完整的，尤其是在傳統(tǒng)的模式下時，基本上是完全不可能將所有的文件都一并入庫的。

二、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理的必要性分析

傳統(tǒng)檔案工作當(dāng)中以紙質(zhì)文件為主要對象，在文件形成之后進(jìn)行必要的立卷和歸檔，已經(jīng)形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以及電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理成為檔案管理急需適應(yīng)和應(yīng)用的一種新模式。在電子檔案當(dāng)中，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保存以外，還會有海量的電子文檔、照片以及視頻等，納入到檔案管理范圍之內(nèi)，但是發(fā)展到目前為止，總體上仍然套用的傳統(tǒng)檔案管理模式。

電子檔案是由招投標(biāo)業(yè)務(wù)階段所形成的全部電子文件所組成，記錄的是全部業(yè)務(wù)工作的歷史記錄，包括文字和聲像等，這樣一些材料是后續(xù)的監(jiān)督檢查當(dāng)中不可獲取的資料，通過對檔案資料的審查和了解，才能夠最大程度地還原當(dāng)時招投標(biāo)的真實過程。電子檔案依靠于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有很多優(yōu)勢，如能實現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸和海量儲存、資源的高效共享、攜帶和查閱等，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式完全無法實現(xiàn)的。l展到目前為止，全國范圍內(nèi)都在進(jìn)行電子招投標(biāo)的推廣和使用，電子化檔案管理的實現(xiàn)也將開始成為體現(xiàn)招投標(biāo)電子化水平的重要標(biāo)志。

三、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的管理措施分析

1.規(guī)范保存年限

在招投標(biāo)活動中，會涉及到較多方面的單位和人員，如招標(biāo)單位、投標(biāo)單位、招標(biāo)單位、行業(yè)主管部門或者是政府服務(wù)部門以及監(jiān)督機(jī)構(gòu)等，招投標(biāo)業(yè)務(wù)首先就是會形成較多的檔案類文件，其次就是針對于同一內(nèi)容往往所形成的資料和需要存檔的文件也是不盡相同的，這就意味著，在實際管理工作當(dāng)中是不可能將形成的所有文件全部都存檔起來的。加之資料保存期方面的規(guī)定，更使招標(biāo)單位或者是交易服務(wù)單位等交易量大的單位不可能將全部資料都保存起來，針對于此，在進(jìn)行檔案管理時要嚴(yán)格按照歸檔范圍和保存年限來進(jìn)行控制與保存管理。

2.電子檔案的管理要點(diǎn)

電子化的管理方式對于檔案管理工作而言是非常有利的，一是儲存量大，二是查詢快速簡便，三是便于規(guī)范管理。但是在管理過程當(dāng)中需要注意以下幾點(diǎn)。第一，考慮到電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)當(dāng)中的流程都是在網(wǎng)上進(jìn)行，包括業(yè)務(wù)審批和備案、網(wǎng)上投標(biāo)報名和網(wǎng)絡(luò)投標(biāo)、評委的抽取與開評中標(biāo)等，在對電子檔案進(jìn)行管理時，有必要選擇上述一些關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)來進(jìn)行資料的整理與收集，同時保證資料文件的真實可靠性，這些都是非常重要的。第二，電子文件信息的儲存于保護(hù)。電子檔案的優(yōu)勢較多，但也并不是完全沒有缺陷，首要的就是考慮到電子信息與載體可分離所導(dǎo)致的文件信息可能被盜竊、修改甚至是刪除和銷毀等。發(fā)展到目前為止，電子信息的保護(hù)措施已涉及到較多方面，如防火墻、數(shù)字印章、數(shù)據(jù)加密或者是存取權(quán)限的控制等，但是要保護(hù)電子信息不受損害仍然是一個任重道遠(yuǎn)的過程。第三，要考慮到歸檔后電子檔案載體介質(zhì)的壽命問題，需要對檔案保存期未滿而介質(zhì)保存期將至的電子文件進(jìn)行必要的復(fù)制和備份。

3.電子檔案的文件識別問題

科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展使得無論是電腦軟件還是電腦硬件技術(shù)都不斷的提升和創(chuàng)新，而作為歷史見證的電子檔案很重要的一點(diǎn)就是要隨時能夠被調(diào)閱和識別，這一點(diǎn)對于招投標(biāo)業(yè)務(wù)的電子檔案而言是非常關(guān)鍵的，也可以認(rèn)為就是招投標(biāo)電子檔案的特殊之處所在。電子檔案的文件識別問題主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是應(yīng)用軟件更新，導(dǎo)致低版本的文件無法兼容和被識別，另一方面是硬件和新的計算機(jī)配置不兼容，無法讀取儲存高達(dá)十年以上的軟盤文件。

四、結(jié)語

電子化的招投標(biāo)是必然的趨勢，電子化檔案管理也是電子化招投標(biāo)不可或缺和忽視的組成部分，也就是檔案管理學(xué)領(lǐng)域內(nèi)需要拓展研究的部分。針對于此，建立完善的電子檔案管理制度，對電子檔案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，對于電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的發(fā)展水平同樣有著促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 程亮宏，黃玉英.淺議建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的科學(xué)管理[J].寧夏黨校學(xué)報，2009（3）：125-126.

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一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1．檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2．在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是．層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3．標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因。館、室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高．特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4．檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5．檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人。管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)．使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性．是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件。

三、檔案信息電子化的益處

用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處：

1．可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案部門對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用手檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2．縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材-編輯一出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化。編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案．利用電腦的功能完成信息加工工作程序?？旖莸爻霭娑挝墨I(xiàn)。

3．檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)。企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

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1 水文行業(yè)檔案電子化的特點(diǎn)

水文行業(yè)除與建筑、電力、機(jī)械、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密外，還牽涉農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、通信、生態(tài)環(huán)境等各個方面，水文檔案在種類上也具有多樣性，包括水文基建檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案，等等。這類檔案涉及各機(jī)關(guān)部門正式發(fā)文的文件及各類科研項目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的電子文件，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評估報告、試驗報告、總體規(guī)劃、方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)文件、設(shè)計修改等有關(guān)文件。可行性研究階段的文件材料主要由設(shè)計單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運(yùn)行管理階段的文件材料由管理單位歸檔。施工建設(shè)階段涉及的文件材料比較多，有設(shè)計文件、建設(shè)管理文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、設(shè)備文件等。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件。其中，有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來文、驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類型的數(shù)據(jù)庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種檔案歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對于各種電子檔案則根據(jù)電子文件檔案管理規(guī)范管理，為了保證有效利用，應(yīng)根據(jù)電子檔案特點(diǎn)，對電子檔案采用兩種格式歸檔的方式。

2 水文行業(yè)電子檔案的移交

在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表，電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤既具備大容量和低成本的優(yōu)點(diǎn)，又是一種可以移動的存儲介質(zhì)，并且不能被修改。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時存有相應(yīng)的說明文件和電子文件目錄，說明文件內(nèi)容包括案卷名稱、檔號、形成時間、電子檔案份數(shù)、歸檔時間等。

3 電子檔案的利用

根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，“把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。為了更好地使用，應(yīng)采用“一檔三存”的辦法管理電子檔案，即一種電子檔案三種保存辦法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)。如果使用大容量移動硬盤，不僅能減少光盤的磨損，也不用從大量的光盤中查找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，還可以節(jié)約大量的查找時間。

4 水文行業(yè)檔案電子化的長處與不足

電子文件實現(xiàn)了快速檢索查詢，提供重復(fù)利用，減少檔案利用人員工作時間，提高生產(chǎn)，同時減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩(wěn)定性，①所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性?，F(xiàn)在計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)，幾年的時間就出現(xiàn)新的電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。②載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子檔案的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。③電子檔案具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對照，否則，不能確定是否更改。④容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。

5 水文行業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案部門缺乏現(xiàn)代高端技術(shù)人才，其中，檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

6 水文行業(yè)檔案電子化管理的作用

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[關(guān)鍵詞]檔案;電子化管理;問題

為了使干部檔案管理向電子化、信息化發(fā)展，應(yīng)從幾下方面下功夫。

一、干部檔案管理電子化必備因素

一是硬件投入方面。檔案是非常重要的信息資源，這是不容置疑的。所以存放干部檔案的場所首先要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。在檔案庫房建設(shè)方面要做到科學(xué)規(guī)劃設(shè)計，加大資金的使用和投入，依據(jù)干部檔案室標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)建設(shè)規(guī)范的要求，能進(jìn)行技術(shù)改造的進(jìn)行一些技術(shù)改造，沒有改造價值的應(yīng)重新選址進(jìn)行新建，使其在面積要求上、庫房結(jié)構(gòu)劃分上必須依照現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，有專用閱檔室和檔案庫房。密集架安裝規(guī)范合理，按照年實際檔案增加冊數(shù)預(yù)留合理的空置空間。還應(yīng)下大氣力、大手筆投入經(jīng)費(fèi)，有重點(diǎn)的購置檔案信息化處理設(shè)備和檔案信息化處理方面的軟件。像專業(yè)服務(wù)器、彩色掃描儀、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、磁盤存貯器、打印機(jī)、復(fù)印一體機(jī)等硬件設(shè)備是必備的。二是人員投入方面。專業(yè)檔案管理人員的配備是干部檔案電子化的關(guān)鍵因素，沒有人才做為保證，再好的設(shè)備和硬件資源也不會發(fā)揮作用，這一點(diǎn)是不庸置疑的。在進(jìn)行檔案電子化處理過程中，我們可以將現(xiàn)有人員按各人專業(yè)分成若干工作小組，進(jìn)行統(tǒng)籌安排。如會電腦操作的青年負(fù)責(zé)檔案原件的掃描處理，年紀(jì)稍長的同志負(fù)責(zé)分析歸類，有體力的同志負(fù)責(zé)運(yùn)送和登記上架，科長主任負(fù)責(zé)把總，各司其職，這樣可以在保證準(zhǔn)確無誤的前提下加強(qiáng)工作進(jìn)度。三是制度保證方面。嚴(yán)格的制度是做好干部檔案管理的重要保障。干部檔案是一種特殊財富資源，也是干部成長過程的全方位的文字記錄，對干部的選任、核查、調(diào)轉(zhuǎn)等都具有憑證性作用。因此在管理干部檔案過程中，必須有鐵的制度來約束。在需要查證干部檔案時，不允許檔案本人接觸檔案原件，應(yīng)該由單位出具介紹信或者發(fā)函由單位人事部門選擇責(zé)任心較強(qiáng)的人員履行這樣的職責(zé)，確需本人到場的應(yīng)先調(diào)取電子檔案進(jìn)行查詢。干部檔案管理室人員要切實遵守制度規(guī)定，對組織內(nèi)部的人員提出的查閱申請，也只能是讓其查看電子檔案，進(jìn)行網(wǎng)上閱詢。

二、建立健全干部檔案電子化監(jiān)管約束機(jī)制

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關(guān)鍵詞：檔案管理；資金投入；電子化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-0432（2012）-09-0269-1

0 前言

按照國家教委要求，對于中小學(xué)檔案管理工作要納入學(xué)校工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同步做好驗收檔案工作，這是對中小學(xué)檔案管理的基本要求。國家對于檔案管理要求做到庫房應(yīng)有防盜、防火、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防強(qiáng)光、防高溫等設(shè)施。公開數(shù)據(jù)顯示截至2010年底全國共有中小學(xué)校30萬所，在校生總數(shù)大約15676.9萬人。如此眾多的中小學(xué)校和中小學(xué)生，做好檔案管理工作任務(wù)是十分艱巨的，況且中小學(xué)生一般在校6年或3年，每隔6年、3年就要更新一批，如何管理好這些檔案資料確實是一件令人頭疼的大問題。

1 中小學(xué)檔案管理存在的問題

中小學(xué)檔案管理工作存在的問題比較多，大致可以歸納為以下幾種情況：

一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。中小學(xué)檔案管理最為突出的問題是一些中小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)，重視升學(xué)率，重視本校學(xué)生有幾個考入名牌大學(xué)。抓教學(xué)滿腔熱情，抓升學(xué)率不遺余力，抓起檔案管理往往是蜻蜓點(diǎn)水，淺嘗輒止。個別領(lǐng)導(dǎo)口頭重視中小學(xué)檔案管理，實際工作中對檔案管理工作漠不關(guān)心，在工作上口頭支持比較多，實際工作抓的少。往往出現(xiàn)檔案管理工作無人問津，更有甚者，一些偏遠(yuǎn)農(nóng)村中小學(xué)校連檔案室都沒有，學(xué)籍檔案管理全靠班主任老師。學(xué)生畢業(yè)后檔案也就不知所蹤。

二是中小學(xué)檔案管理工作不規(guī)范。國家教委《關(guān)于普通高等學(xué)校檔案管理辦法》對普通高等學(xué)校檔案管理工作作出了明文規(guī)定，對中小學(xué)檔案管理目前沒有硬性規(guī)定，只是各省市、自治區(qū)教育行政部門對做好中小學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案信息收集工作下發(fā)文件，對中小學(xué)檔案管理提出過明確的要求，這也是造成中小學(xué)檔案管理工作不規(guī)范的重要原因。

三是中小學(xué)檔案管理資金投入不足。中小學(xué)資金投入不足問題是一個普遍現(xiàn)象，尤其是農(nóng)村中小學(xué)校資金匱乏問題尤為突出。最近媒體報道的湖北麻城3000名學(xué)生背課桌上學(xué)事件充分說明一些中小學(xué)校目前所處的困難狀況。麻城市委書記楊遙在回應(yīng)網(wǎng)友質(zhì)疑中提到，農(nóng)村中小學(xué)校學(xué)生自帶桌椅上學(xué)問題，的確在麻城長期普遍存在，他們也認(rèn)識到必須盡快解決。學(xué)生連上課起碼的課桌都未能妥善解決，何談中小學(xué)檔案管理資金投入？可見資金問題也是困擾中小學(xué)檔案管理工作的重要原因。

2 妥善做好中小學(xué)檔案管理工作對策

妥善做好中小學(xué)檔案管理工作意義重大，在工作中要不斷加大工作力度，采取有力措施不斷加以解決。

2.1 要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo) 明確責(zé)任

要把中小學(xué)檔案管理工作納入中小學(xué)管理，積極行動起來，切實把這項工作抓實抓細(xì)，抓出成效，逐步實現(xiàn)中小學(xué)檔案數(shù)字化管理，把檔案數(shù)字化管理應(yīng)納入學(xué)校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)使用檔案管理部門推薦的與本規(guī)范配套的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境，機(jī)種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機(jī)，以保證檔案科學(xué)管理的需要和學(xué)校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。

2.2 是加大資金投入，滿足中小學(xué)檔案管理數(shù)字化需求

中小學(xué)教育階段是教育體系的重要組成部分，是整個基礎(chǔ)教育的“入口”。做好中小學(xué)教育工作是小康社會建設(shè)的重要目標(biāo)之一，是實現(xiàn)跨越式發(fā)展，解決人才短缺、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，是滿足人民群眾接受義務(wù)教育的需要。一是需要提高認(rèn)識，增強(qiáng)發(fā)展中小學(xué)教育的責(zé)任感和緊迫感；要優(yōu)化教育資源配置，擴(kuò)大學(xué)校辦學(xué)規(guī)模，提高辦學(xué)水平和效益；要增加投入，多渠道加大對中小學(xué)教育的資金投入；要強(qiáng)化教育培養(yǎng)，大力加強(qiáng)教師隊伍建設(shè)；要探索創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校的行政管理、教學(xué)管理和學(xué)生管理工作，使學(xué)校管理制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、人性化、科學(xué)化。

2.3 動員全社會關(guān)心中小學(xué)教育工作

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【關(guān)鍵詞】自學(xué)考試 考籍檔案 電子化管理 意義 建議

一、自學(xué)考試考籍檔案電子化的重要意義

隨著信息化水平的提高，檔案的電子化已經(jīng)成為了一種發(fā)展的趨勢，考籍檔案管理也是一樣，提高其電子化水平，不但可以節(jié)省必要的勞動和資金，還能夠提高檔案管理的效率，更好地促進(jìn)自學(xué)考試考籍檔案管理的發(fā)展。具體淶水，實現(xiàn)自學(xué)考試考籍檔案管理的電子化有以下幾個方面的意義：

（一）提升高校綜合管理水平

隨著管理科學(xué)的不斷發(fā)展，管理水平的高低對于一個組織的生存和發(fā)展有著十分重要的意義。對自學(xué)考試考籍檔案的管理只是學(xué)校相應(yīng)配套管理的一個主要的部門，相應(yīng)的還有行政管理、財務(wù)管理等。如果在考籍管理上存在一定缺陷的話，不但影響其相應(yīng)工作的效率對于企業(yè)的管理也有很大的影響，諸如課程合格證書的打印、跨專業(yè)情況統(tǒng)計、專業(yè)分布情況、畢業(yè)生人數(shù)等，這些數(shù)據(jù)、報表對于相應(yīng)的行政管理、財務(wù)管理等相應(yīng)的調(diào)查、分析、總結(jié)等都有著十分重要的地位，只有在考籍管理的電子化上面入手，才能更好地實現(xiàn)對考籍檔案的電子化管理，從而使得學(xué)校整體的管理水平都得到了很大的提升。

（二）提高考籍檔案管理的效率

以往在考籍管理方面往往采用的是手工操作的方式，這樣就需要大量的勞動力，且工作效率十分低下，為了節(jié)省相應(yīng)的開支，專業(yè)人員也比較缺乏，擔(dān)任相應(yīng)工作的往往是一些中年人，其對于信息技術(shù)往往不是非常了解，這樣就使得考籍檔案管理的技術(shù)更新非常緩慢，使得其管理的效率非常低下。而相應(yīng)的考籍的數(shù)據(jù)往往需要被調(diào)用，諸如對相應(yīng)的轉(zhuǎn)考、借考、免考情況的處理，對畢業(yè)生人數(shù)的統(tǒng)計等方面都需要利用到考籍檔案的相關(guān)的統(tǒng)計信息。若是其在這方面不是很完善的話，則在數(shù)據(jù)提供上將會面臨很大的問題，這樣對于其長遠(yuǎn)發(fā)展是十分不利的，而通過考籍檔案的電子化則能夠很好地解決這個問題，計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等成為了數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資料收集、電子報表的重要的技術(shù)支撐，在這樣的情況下，學(xué)?？技畽n案管理的效率得到提升，進(jìn)一步促進(jìn)了高?？技畽n案管理的水平。

（三）提供信息服務(wù)

自學(xué)考試考籍管理除了具有以下兩個方面的意義之外，其還具有一定的信息服務(wù)的職能，具有來說，主要包括以下幾個方面：

（1）驗證證書的真?zhèn)巍，F(xiàn)在的社會上辦假證成風(fēng)，實現(xiàn)了自學(xué)考試考籍檔案電子化之后，就能提供相應(yīng)的查詢服務(wù)，使相應(yīng)的信息能夠被驗證，這樣就能更好地扼制不良之分，使得相應(yīng)考生的證書能夠被證實，使其能夠更好地得到社會的認(rèn)可。

（2）為考生提供服務(wù)。由于自學(xué)考試具有很強(qiáng)的開放性，使得其相應(yīng)的專業(yè)開設(shè)比較廣，相應(yīng)的借考、轉(zhuǎn)考等形式也比較多，這樣就使得相應(yīng)的工作部門的工作量比較大，其檔案的類別也比較復(fù)雜，流動性也比較大，為此，若是沒有電子化的檔案管理的話，則不能為相應(yīng)的考生提供相應(yīng)的服務(wù)，使得自學(xué)考試的管理受到很大的影響?？技P(guān)系到相應(yīng)考生的切身利益，檔案的丟失、損壞等對其職業(yè)發(fā)展、社會前途等都有著很大的影響，為此，實現(xiàn)考籍檔案的電子化是自學(xué)考試的內(nèi)在要求，只有這樣，才能更好地為考生服務(wù)。

二、自學(xué)考試考籍檔案電子化管理的建議

（一）加強(qiáng)對自學(xué)考試考籍檔案電子化的認(rèn)識

為了更好地進(jìn)行相應(yīng)的考籍檔案的電子化建設(shè)，就需要對考籍檔案的管理本身加深了解，這樣才能在管理的時候有的放矢，更具針對性。由于考籍檔案具有很強(qiáng)的開放性、廣泛性、復(fù)雜性等特征，這使其的管理的復(fù)雜程度、工作量等方面都比一般檔案管理要復(fù)雜，只有在把握這個內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，開展相應(yīng)的建設(shè)行為，才能更好地促進(jìn)其長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）做好資料的收集工作

要實現(xiàn)考籍檔案的電子化，兩個工作步驟是必不可少的，一個就是對相應(yīng)的檔案的數(shù)字化的處理，這能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，從而使其成為電子化檔案的必要的組成部分。另一個就是對相應(yīng)的電子文件的收集歸檔。這兩個方面對于電子檔案的建設(shè)都具有重要的意義，實現(xiàn)檔案電子化的過程要注意相應(yīng)信息的準(zhǔn)確、真實，在對其進(jìn)行歸檔的時候，要掌握科學(xué)地歸檔方法，這樣不但可以提高工作的效率，還可以減少重復(fù)的老公，保證電子文件的完整。

（三）加強(qiáng)對考籍檔案的保密管理

考籍檔案是考生的私人的信息，一經(jīng)泄露的話將對其產(chǎn)生很大的影響，為此，在檔案電子化的過程中應(yīng)該加強(qiáng)對檔案安全、保密的管理，既不能發(fā)生相應(yīng)的損壞、丟失的現(xiàn)象，也不能使其被泄露，只有達(dá)到這兩個要求，才能使電子檔案的建設(shè)長遠(yuǎn)的發(fā)展。具體來說，應(yīng)該在系統(tǒng)策略、管理策略、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、資料備份等方面加以完善，這樣才能達(dá)到相應(yīng)的目的。

（四）完善人才隊伍的建設(shè)

當(dāng)今社會的發(fā)展，人才是必不可少的，只有增加這方面的人才，才能更好地實現(xiàn)其長遠(yuǎn)發(fā)展。要是先真正的檔案電子化，除了相應(yīng)的設(shè)備、儀器之外，還需要加強(qiáng)對人員的選拔和培訓(xùn)，招聘那些在檔案管理和計算機(jī)技術(shù)都很好的復(fù)合人才，這樣能夠提升檔案管理團(tuán)隊的整體的技術(shù)水平和專業(yè)技能；另一個方面要加強(qiáng)對老檔案管理人員的培訓(xùn)，只有使其加強(qiáng)對新知識、新技術(shù)的了解，才能使其更好地適應(yīng)現(xiàn)在的工作要求。

三、總結(jié)

本文對自學(xué)考試考籍檔案電子化的重要意義進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上提出了自學(xué)考試考籍檔案電子化管理的相應(yīng)建議，旨在更好地促進(jìn)自學(xué)考試考籍檔案管理電子化水平的提升，使其獲得更好地發(fā)展。