導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇物業(yè)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理　物業(yè)管理　加強(qiáng)

中圖分類號(hào)：G271　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914(2011)09-263-02

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國(guó)引進(jìn)這一模式僅僅20多年。在這短的時(shí)間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動(dòng)原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動(dòng)原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y(cè)量，這就造成了不必要的浪費(fèi)。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強(qiáng)物業(yè)檔案管理尤為重要。

一、物業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

1.動(dòng)態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對(duì)象是物業(yè)，服務(wù)的對(duì)象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對(duì)象的情況通常不會(huì)是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)；業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)，因此，相對(duì)應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動(dòng)。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時(shí)準(zhǔn)確，動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。

2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通檔案，包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、榮譽(yù)檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以―個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了一個(gè)物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ詈苌贂?huì)涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容和一定的公司機(jī)密。這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個(gè)人資料、物業(yè)中各個(gè)單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。

二、物業(yè)檔案管理中存在的問題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，對(duì)物業(yè)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳。長(zhǎng)期以來造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫(kù)房，檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識(shí)不強(qiáng)。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。

2.物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺(tái)接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上自身對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)不夠重視，很多工作人員存在應(yīng)付了事的思想，工作不安心，對(duì)本職工作缺乏熱情；物業(yè)檔案管理人員平時(shí)缺乏一些專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質(zhì)和管理水平都有待提高。

3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經(jīng)過整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會(huì)收集不齊，一方面工作人員對(duì)物業(yè)檔案收集流程不熟，會(huì)忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等；另一方面對(duì)物業(yè)檔案應(yīng)收集的文件材料要求不清，如裝修申請(qǐng)表中的裝修內(nèi)容填寫不完整等。有時(shí)業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時(shí)催繳，時(shí)間的延誤就會(huì)造成失檔的現(xiàn)象，從而會(huì)導(dǎo)致收集資料不齊。

4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)。(1)領(lǐng)導(dǎo)要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》。加強(qiáng)檔案管理、保護(hù)檔案資料的宣傳工作，并不斷加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。

2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性，需要耐心和細(xì)心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無私奉獻(xiàn)，不斷培養(yǎng)實(shí)干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強(qiáng)化依法治

檔意識(shí)。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導(dǎo)；積極參加各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。

3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學(xué)性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容來自各個(gè)方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時(shí)一定要遵循規(guī)范。做到科學(xué)、簡(jiǎn)潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對(duì)原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對(duì)原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復(fù)制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對(duì)于經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關(guān)鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點(diǎn)是要根據(jù)內(nèi)容、來源進(jìn)行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表。

4.完善規(guī)章制度，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，建立動(dòng)態(tài)的管理機(jī)制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時(shí)更新，促進(jìn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對(duì)檔案的使用實(shí)行嚴(yán)格的管理，借閱時(shí)必須登記后才能借出，歸還時(shí)須本人來歸還簽字，檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重的要追究有關(guān)人員的責(zé)任；二是對(duì)檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時(shí)要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。

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關(guān)鍵詞 創(chuàng)新 物業(yè)檔案 服務(wù)民生

一、物業(yè)檔案的主要內(nèi)容

1.物業(yè)房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內(nèi)容包括：（1）業(yè)主辦理進(jìn)住手續(xù)的委托書；（2）業(yè)主戶口本、身份證、業(yè)主家庭詳細(xì)情況登記表；（3）房屋交用通知單、業(yè)主入住證明、入住時(shí)房屋鑰匙的交接驗(yàn)收單；（4）交付業(yè)主文件清單、房屋驗(yàn)收清單、收樓工作流程確認(rèn)單；（5）物業(yè)管理服務(wù)合同、房屋電卡、燃?xì)饪ń唤雍炇諉?；?）房屋室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修施工注意事項(xiàng)、裝修管理手冊(cè)、施工隊(duì)的保證書、防水改動(dòng)責(zé)任書、裝修施工證，施工人員臨時(shí)出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業(yè)產(chǎn)權(quán)人及其他變更資料等。

2.物業(yè)基建和設(shè)備類的科技檔案。開發(fā)商移交物業(yè)的建筑、設(shè)備設(shè)施等驗(yàn)收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業(yè)管理相關(guān)的技術(shù)文件、證件等物業(yè)維修檔案，具體內(nèi)容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；（2）設(shè)施設(shè)備安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理所必需的其他資料。

3.物業(yè)文書檔案。在物業(yè)文書歸檔過程中，應(yīng)及時(shí)收集物業(yè)各項(xiàng)管理服務(wù)的文件材料，包括：（1）物業(yè)管理企業(yè)在承接物業(yè)、辦理各種手續(xù)中所產(chǎn)生的文件資料；（2）小區(qū)物業(yè)站的報(bào)修登記表、零維修服務(wù)分戶臺(tái)帳，接待、回訪復(fù)查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設(shè)備設(shè)施日巡檢維修記錄和維護(hù)保養(yǎng)記錄，大、中修及更新改造工程驗(yàn)收記錄表；（4）物業(yè)小區(qū)的公用綠地、花木、養(yǎng)護(hù)與管理記錄；（5）公共環(huán)境、公共場(chǎng)所、房屋公用部位的清潔衛(wèi)生、垃圾收集和清運(yùn)的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。

4.物業(yè)合同檔案。物業(yè)合同檔案主要包括：（1）小區(qū)業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理企業(yè)訂立的物業(yè)服務(wù)書面合同；（2）物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業(yè)管理企業(yè)代收費(fèi)用及定期檢驗(yàn)協(xié)議；（3）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。

二、利用物業(yè)檔案，為百姓的安居生活服務(wù)

1.著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，物業(yè)公司早期介入開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目。物業(yè)公司早期介入開發(fā)項(xiàng)目管理是為業(yè)主把好質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)，建立完整、有效的物業(yè)房屋檔案，減少物業(yè)管理中的矛盾和糾紛，完善物業(yè)后期管理的基礎(chǔ)。目前，有許多物業(yè)管理單位沒有提前介入到開發(fā)建設(shè)時(shí)期，物業(yè)接手后給使用和管理服務(wù)帶來很多缺憾，物業(yè)服務(wù)質(zhì)量不盡如人意的事情時(shí)有發(fā)生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴(yán)重影響了業(yè)主的生活質(zhì)量，直接導(dǎo)致服務(wù)投訴的增加，業(yè)主往往將找開發(fā)商解決不了的問題遷怒于物業(yè)，拒絕繳納物業(yè)管理費(fèi)等等。物業(yè)公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態(tài)。

2.立足當(dāng)前，物業(yè)公司利用檔案化解矛盾。物業(yè)檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發(fā)揮著重要作用。前一時(shí)期，在筆者公司管理的住宅小區(qū)內(nèi)，有部分業(yè)主反映夜里睡覺時(shí)經(jīng)常被較強(qiáng)烈的噪音吵醒。物業(yè)工程部及時(shí)委派了技術(shù)人員。為查找問題的根源，技術(shù)人員到物業(yè)檔案室查閱了工程設(shè)備相關(guān)的檔案資料，并與設(shè)備一一核對(duì)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經(jīng)過與物業(yè)檔案的對(duì)比研究，技術(shù)人員改裝了電磁閥自動(dòng)進(jìn)水裝置，解決了噪音擾民的問題。還有小區(qū)高層斷水時(shí)有發(fā)生，居民時(shí)有投訴。為解決這一問題，專業(yè)工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問題產(chǎn)生的原因，并多次到物業(yè)檔案室查閱技術(shù)檔案資料。經(jīng)過認(rèn)真仔細(xì)調(diào)研，找出了斷水的原因，即變頻器經(jīng)常死機(jī)。找出問題所在，就可以解決高層斷水的問題。諸如此類的事件還很多，由此可見，物業(yè)檔案在妥善處理突發(fā)性、群眾性事件時(shí)做出了突出貢獻(xiàn)。

三、更新觀念，創(chuàng)新物業(yè)檔案服務(wù)

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，把物業(yè)檔案全面納入物業(yè)管理工作之中。住宅小區(qū)的物業(yè)檔案在城市規(guī)劃建設(shè)管理中起著重要的作用。物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的。在物業(yè)管理工作中，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況、收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都離不開物業(yè)檔案。物業(yè)管理工作的好壞很大程度上依賴于物業(yè)檔案。因此，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該把加強(qiáng)檔案的管理作為一項(xiàng)重要的工作來抓。將檔案工作納入企業(yè)的物業(yè)管理活動(dòng)之中，健全物業(yè)檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度；從小區(qū)前期物業(yè)的決策論證、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、拆遷、施工、竣工等跟蹤入手，凡是與小區(qū)管理有關(guān)的資料都要及時(shí)收集、跟蹤建檔，保證各種資料的完整準(zhǔn)確，發(fā)揮其應(yīng)有的作用；明確物業(yè)檔案管理的崗位職責(zé)，實(shí)施全方位管理，保證檔案的質(zhì)量，促進(jìn)物業(yè)管理和服務(wù)水平的提高；培養(yǎng)物業(yè)企業(yè)員工的檔案意識(shí)；實(shí)施物業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理；改善檔案的管理?xiàng)l件，加大人、財(cái)、物的投入，為提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量提供保障。

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一、物業(yè)檔案的概念

檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化而來的。

（一）檔案的定義

“檔案”一詞在我國(guó)始見于明代，但最經(jīng)常被引用的出處是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊(cè)時(shí)，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學(xué)士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時(shí)部議不準(zhǔn)。

我國(guó)對(duì)檔案學(xué)的研究從本世紀(jì)二三十年代開始。至今，全國(guó)檔案界對(duì)檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書?！?960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保存價(jià)值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料（包括技術(shù)、影片、照片、錄音帶等等）?！?985年國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》和《檔案著錄規(guī)則》中檔案定義為“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。”1996年7月5日修正公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》從法的角度規(guī)定了檔案的范圍：檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄（《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條）。

（二）物業(yè)文件與物業(yè)檔案

物業(yè)管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件和物業(yè)管理實(shí)際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件。這些文件完成了現(xiàn)行功能之后，就過渡為物業(yè)檔案。

物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財(cái)務(wù)管理文件等。物業(yè)管理處接收的專業(yè)性文件包括接管驗(yàn)收時(shí)接收房屋的建筑工程資料、設(shè)備和產(chǎn)權(quán)資料；形成的專業(yè)性文件包括住戶入住后不斷形成并補(bǔ)充的業(yè)主（住用人）資料；常規(guī)物業(yè)管理過程中形成的物業(yè)維修文件、物業(yè)租賃文件和管理服務(wù)文件；物業(yè)管理公司開辦多種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的經(jīng)營(yíng)管理文件等。

（三）物業(yè)檔案的分類

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也不斷增加，但總的來看，物業(yè)檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)清冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)管理服務(wù)檔案等。

二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

（一）物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容

管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。

檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵包括兩方面：一是指現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和方法的應(yīng)用；二是要達(dá)到優(yōu)化、取得最佳效益。對(duì)物業(yè)檔案管理來說也是如此。

（二）物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。由于物業(yè)管理工作在我國(guó)僅有十幾年歷史，物業(yè)檔案管理更是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題，所以國(guó)內(nèi)尚未制訂出關(guān)于物業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。在具體工作中，應(yīng)盡量參照各相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案著錄規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《檔案號(hào)編制規(guī)則》、《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》等作為工作指導(dǎo)。對(duì)一些較為成熟的物業(yè)管理公司來講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

（三）現(xiàn)代化對(duì)物業(yè)檔案工作人員的要求

檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等。

樹立科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念是提高人員現(xiàn)代化意識(shí)的基礎(chǔ)。既然現(xiàn)代化是一個(gè)永無止境的進(jìn)程，人員也就必須習(xí)慣于不斷反省、不斷思變，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、著手當(dāng)前的同時(shí)放眼未來。既然物業(yè)檔案管理是一個(gè)新課題，就必然存在許多有待完善之處，在巨大的潛力可挖掘。物業(yè)檔案管理這一領(lǐng)域是大有可為的，要想永立這一行業(yè)潮頭，必須有要有前瞻性，首先就是要打好思想意識(shí)這個(gè)基礎(chǔ)。

三、物業(yè)檔案的特點(diǎn)

（一）檔案種類多樣化

由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開發(fā)商、設(shè)計(jì)者、工程設(shè)計(jì)方、承建商，以及政府有關(guān)部門如計(jì)委、國(guó)土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。因此，在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中就形成了各種類型的專門檔案，如產(chǎn)權(quán)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）等專門檔案。這也是物業(yè)檔案不同于其他類型的專門檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)。

（二）載體形式多樣化

物業(yè)檔案種類的多樣化決定了物業(yè)檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊(cè)、表。其中“，圖”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的各類平面圖、示意圖。 “文字”是指在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中形成的各類文字材料，包括早期介入文件、接管驗(yàn)收文件、房屋及設(shè)備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業(yè)主和住戶來訪記錄、代收費(fèi)用的協(xié)議等。這部分材料數(shù)量大、種類多，是物業(yè)檔案的主要組成部分?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片，包括設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。“冊(cè)”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業(yè)主繳費(fèi)手冊(cè)、綠化管理手冊(cè)等?！氨怼笔侵阜课蒡?yàn)收質(zhì)量登記表、業(yè)戶情況登記表、房屋裝修申請(qǐng)表。

（三）檔案的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)

物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)，因此，相對(duì)應(yīng)的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業(yè)檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)——?jiǎng)討B(tài)性較強(qiáng)。

（四）公開性和隱秘性并存

物業(yè)檔案具有一定的公開性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，如物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱秘性，因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容，這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如業(yè)主（或住戶）的個(gè)人資料、物業(yè)中的產(chǎn)權(quán)資料等。

    （五）檔案的完整性

物業(yè)管理專門檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了一個(gè)物業(yè)單位的變遷過程，體現(xiàn)出一種完整性。

（六）和人們的日常生活息息相關(guān)

物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書檔案、審計(jì)檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ詈苌贂?huì)涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。

四、物業(yè)檔案的作用

物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案，它包括兩個(gè)部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對(duì)物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。

五、當(dāng)前物業(yè)管理行業(yè)存在的主要問題

1.企業(yè)規(guī)模總體偏小。由于房地產(chǎn)開發(fā)規(guī)模普遍較小，開發(fā)方大多自行組建物管公司或成立物業(yè)管理處等，造成了一般物業(yè)企業(yè)難以快速實(shí)現(xiàn)高規(guī)格、大規(guī)模發(fā)展，企業(yè)規(guī)?？傮w偏小的現(xiàn)狀。

2.物管投訴多，社會(huì)認(rèn)可程度低。物業(yè)投訴產(chǎn)生的重要原因，一方面是物管企業(yè)提供的服務(wù)和住戶期望與理解產(chǎn)生了一定差距。另一方面是開發(fā)方?jīng)]有足夠重視所建物業(yè)后期管理須要的客觀條件與運(yùn)作成本。還有政府未下力氣引導(dǎo)群眾對(duì)物業(yè)管理消費(fèi)形成正確認(rèn)識(shí)，造成其社會(huì)認(rèn)可度偏低

六、產(chǎn)生以上問題的原因主要有以下三方面

（一）觀念落后，認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤

1.關(guān)于物業(yè)管理：物業(yè)管理是針對(duì)物業(yè)產(chǎn)權(quán)多元化發(fā)展?fàn)顟B(tài)而產(chǎn)生的，業(yè)主自管則不在《物業(yè)管理?xiàng)l例》調(diào)整范疇，不屬于條例規(guī)定和承認(rèn)的物業(yè)管理。

2.關(guān)于物業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：由于各類物業(yè)的類型不同，其管理服務(wù)的項(xiàng)目有所差異，需要管理服務(wù)的內(nèi)容和管理服務(wù)的難度、深度及細(xì)度也不盡相同。不同物業(yè)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)不同類型的物業(yè)，不同管理服務(wù)項(xiàng)目，不同物業(yè)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，按照國(guó)家計(jì)委、建設(shè)部等有關(guān)規(guī)定，分別測(cè)定出不同物業(yè)項(xiàng)目管理服務(wù)費(fèi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)當(dāng)?shù)匚飪r(jià)行政主管部門備案后施行，這才是最科學(xué)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

（二）配套法規(guī)政策規(guī)定實(shí)施細(xì)則嚴(yán)重滯后

由于配套政策規(guī)定實(shí)施細(xì)則嚴(yán)重滯后，使現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)的很多問題沒法快速裁判。物業(yè)管理涉及方方面面，一些糾紛問題的解決上，主管部門因缺少可依據(jù)的配套法規(guī)與細(xì)節(jié)難以出據(jù)權(quán)威意見，造成公說公有理婆說婆有理。

七、恰當(dāng)用物業(yè)檔案解決物業(yè)管理中存在的問題，推動(dòng)和諧社會(huì)的建立

解決當(dāng)前物業(yè)管理中普遍存在的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，我們應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，多方下手，觀念的轉(zhuǎn)變不僅在于物業(yè)管理公司，業(yè)主的轉(zhuǎn)變也是不可或缺的，觀念可以用合同、協(xié)議等方式來體現(xiàn)，雙方互相認(rèn)可，彼此遵守執(zhí)行，自然矛盾就減少了，即使有不愉快發(fā)生，也便于劃分責(zé)任，快速解決問題，這也就要求訂立合同時(shí)要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、科學(xué)、合理，合同定立后要正確妥善保存，具體在合同中需要體現(xiàn)哪些理念，怎么體現(xiàn)？這都對(duì)我們物業(yè)檔案管理工作者提出了新要求。

1.業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)是平等關(guān)系。在物業(yè)管理工作中，物業(yè)管理企業(yè)受托對(duì)物業(yè)實(shí)施管理，給業(yè)主和使用人提供服務(wù)，物業(yè)管理服務(wù)合同一簽訂，雙方就是平等的合同關(guān)系，沒有主仆這種帶有奴性的錯(cuò)誤區(qū)分。

2.業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理公司應(yīng)當(dāng)目的相同。業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理公司目的應(yīng)是一致的，即共同管好小區(qū)。

3.物業(yè)管理企業(yè)不是什么都管。物業(yè)管理公司終歸是企業(yè)，職責(zé)是以合同的形式約定的，很多社會(huì)問題不在物業(yè)企業(yè)職責(zé)范圍之內(nèi)。

4.物業(yè)管理服務(wù)不是“免費(fèi)的午餐”。不少人習(xí)慣于過去住房的福利型政策，對(duì)物業(yè)管理“誰受益，誰付費(fèi)”原則不理解，甚至持抵觸態(tài)度，拒交管理費(fèi)。其實(shí)，業(yè)主在享受物業(yè)管理提供服務(wù)的同時(shí)，就有支付物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)、維護(hù)物業(yè)完好的義務(wù)。事實(shí)上物業(yè)管理公司實(shí)施物業(yè)專業(yè)化管理，為業(yè)主和使用人提供服務(wù)，是需要投入成本的，物有所值是最簡(jiǎn)單的道理。

5.物業(yè)管理治安防范不是看家護(hù)院。物業(yè)管理公司給住戶、使用人提供的是安全防范服務(wù)。物業(yè)管理公司主要是按照服務(wù)承諾落實(shí)相應(yīng)的防范措施，住戶、使用人不能認(rèn)為交了物業(yè)管理費(fèi)用，就可以放松警惕性，應(yīng)以積極的態(tài)度做好個(gè)人和家庭的安全措施，防患于未然。

6.物業(yè)管理企業(yè)不是水電供應(yīng)商。由于歷史的原因，物業(yè)管理企業(yè)普遍一直為水、電等公用事業(yè)部門無償向業(yè)主、使用人代收水、電費(fèi)用，甚至承擔(dān)因業(yè)主、使用人拖欠、拒交水電費(fèi)而墊付，物業(yè)管理企業(yè)“賠了夫人又折兵”。

7.物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當(dāng)依法維權(quán)。對(duì)于物業(yè)公司來說，業(yè)主、業(yè)委不一定就是弱勢(shì)群體，實(shí)踐中住戶往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服務(wù)費(fèi)，而物業(yè)企業(yè)卻沒有很好的辦法應(yīng)對(duì)解決。另外，一些部門、機(jī)構(gòu)人為導(dǎo)致增加物業(yè)管理企業(yè)負(fù)擔(dān)。因此，物業(yè)企業(yè)也有依法維權(quán)的權(quán)利。

8.在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)不光是物業(yè)管理公司說了算。個(gè)別物業(yè)管理企業(yè)因缺乏有效學(xué)習(xí)而沉醉在理所當(dāng)然的“管理者”角色里，沒有依照相關(guān)規(guī)定，自己想怎么干就怎么干，成為物業(yè)管理行業(yè)的害群之馬，這些則應(yīng)由主管部門查處糾正。

我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)物業(yè)檔案管理在推動(dòng)和諧社會(huì)的建立上的重要作用，物業(yè)檔案管理對(duì)構(gòu)建和諧社會(huì)主要有以下三方面社會(huì)功能：

（一）它具有教化和益智的社會(huì)功能

現(xiàn)代物業(yè)管理追求的是一種小區(qū)的情調(diào)、小區(qū)的感覺、小區(qū)的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業(yè)管理，能增長(zhǎng)住戶的見識(shí)，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養(yǎng)。應(yīng)盡可能多地提供特色服務(wù)，努力做到"人無我有，人有我新"。比如在小區(qū)內(nèi)可建立局域網(wǎng)，物業(yè)公司通過網(wǎng)絡(luò)向業(yè)主和使用人及時(shí)各種服務(wù)通知和信息，同時(shí)也利用網(wǎng)絡(luò)來加強(qiáng)物業(yè)公司和業(yè)主，以及業(yè)主和業(yè)主之間的溝通。只有通過這些普通小區(qū)沒有的特色服務(wù)，才可以提升小區(qū)的管理品位。

（二）具有促進(jìn)居民身心健康的功能

在衣食無憂的現(xiàn)代都市人群中，追求舒適、個(gè)性的生活小區(qū)正成為人們更高層次需求的集中表現(xiàn)。生活在高檔小區(qū)，享受著高檔物業(yè)管理，能產(chǎn)生“物我兩忘”的身心體驗(yàn)。這樣人就會(huì)心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質(zhì)量。因此，就要求物業(yè)公司首先在人員的選擇上，應(yīng)根據(jù)崗位的要求，制定嚴(yán)格的錄用標(biāo)準(zhǔn)，把好進(jìn)人關(guān)。比如對(duì)管理人員，應(yīng)盡可能地選用那些具有酒店管理經(jīng)驗(yàn)的，利用他們良好的服務(wù)意識(shí)，增加物業(yè)服務(wù)的內(nèi)在品質(zhì)。在安全護(hù)衛(wèi)隊(duì)員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質(zhì)，思想品質(zhì)等方面進(jìn)行嚴(yán)格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓(xùn)，提高其工作責(zé)任心，以最大限度地保證小區(qū)的安全。

其次，在服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)上，不能局限于普通住宅小區(qū)的服務(wù)要求，可參照商務(wù)寫字樓和酒店服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，制定專門的保潔、綠化、維修和安全防范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如對(duì)小區(qū)內(nèi)的單元樓道，至少每天進(jìn)行一次拖、掃、抹，同時(shí)加大保潔巡視力度，最大限度地保證樓道地面、扶手的整潔。大力提倡社會(huì)效益和環(huán)境效益。物業(yè)公司應(yīng)努力在小區(qū)內(nèi)營(yíng)造以美化、亮化、香化為主題的良好的居住、生活、休閑環(huán)境，讓住戶真切的感受到居住在這兒就是一份品位和一種尊榮。

（三）具有社交和繁榮文化的功能

篇4

關(guān)鍵詞：高校教師；業(yè)務(wù)檔案；檔案管理；師資隊(duì)伍建設(shè)

一、高校教師業(yè)務(wù)檔案的主要內(nèi)容

高校教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容較為豐富，可以將其分為自然類信息資料、教學(xué)類信息資料以及科研類信息資料三大類。其中自然類信息資料主要涵蓋的是教師的個(gè)人信息，從這些資料中能夠了解到教師的學(xué)歷信息以及工作履歷等。同時(shí)還可以對(duì)教師的在職培訓(xùn)情況進(jìn)行了解，包括各類資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱等。從自然類信息資料中，可以充分了解到教師的學(xué)緣情況以及職業(yè)發(fā)展背景；而從教學(xué)類信息資料中，則能夠了解教師在長(zhǎng)期授課過程中形成的教學(xué)記錄，包括教學(xué)目錄、備課筆記、示范教案以及考核信息等，能夠從這類資料中對(duì)教師工作的基本情況進(jìn)行充分的了解；而在科研類信息資料中，則能夠?qū)處煹母黝惪蒲谐晒约皩W(xué)術(shù)論文等進(jìn)行了解，此類信息與教師的專業(yè)水平和科研能力密切相關(guān)。

二、加強(qiáng)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的方案明細(xì)

（一）明確管理職責(zé)。在對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員要在細(xì)化業(yè)務(wù)檔案管理內(nèi)容和管理范圍的基礎(chǔ)上明確管理職責(zé)。在高校教師業(yè)務(wù)檔案管理過程中，會(huì)涉及到不同的檔案資料。在進(jìn)行教務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案材料管理時(shí)，應(yīng)將該部分的資料管理職責(zé)交由教師所屬的教務(wù)部門以及教研部門等進(jìn)行共同管理；在材料管理過程中要做好材料保管，進(jìn)行材料收集和歸檔管理時(shí)，管理人員要將該工作交由教務(wù)部門負(fù)責(zé)，應(yīng)要求教務(wù)部門在對(duì)材料進(jìn)行收集和歸檔時(shí)做到規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。對(duì)于高校自身而言，也要積極地進(jìn)行教師業(yè)務(wù)檔案管理，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，提高教師業(yè)務(wù)檔案管理的整體水平。（二）完善管理制度教師業(yè)務(wù)檔案的管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，會(huì)涉及到較多的管理環(huán)節(jié)，包括資料收集、整理、分類以及保存。對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)，管理人員都應(yīng)該制定相應(yīng)的管理制度：在材料收集環(huán)節(jié)，學(xué)校要完善組織管理制度，構(gòu)建專門的檔案材料管理部門，并安排專業(yè)的檔案管理人員，確保在檔案室中保存好教師的業(yè)務(wù)檔案。此外，管理制度的制定人員還要注意對(duì)檔案材料收集渠道和方式制度的完善，要不斷拓寬材料收集渠道，確保材料信息完整。其中包括教師主動(dòng)上交材料制度和材料的被被動(dòng)收集制度，要配合多樣化的材料收集手段，比如可以搭建材料收集網(wǎng)絡(luò)，為線上資料遞交提供支持。其次，對(duì)于檔案管理而言，還應(yīng)該推行檔案的分類管理制度、檔案管理審查制度等，確保歸檔的檔案具有完全的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）提升檔案管理信息化建設(shè)水平。在對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員要關(guān)注檔案管理的外部環(huán)境，首先要確保檔案管理人員具有較高的業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案征集工作。作為業(yè)務(wù)檔案的征集人員，應(yīng)該關(guān)注教學(xué)科研工作的第一線，提高檔案征集意識(shí)，確保能夠在第一時(shí)間獲得準(zhǔn)確的檔案資料。各學(xué)院的有關(guān)人員都應(yīng)該參與到教師業(yè)務(wù)檔案的征集工作之中，要將關(guān)鍵人員的檔案征集工作效率作為衡量其工作獎(jiǎng)懲效益的標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員應(yīng)具備現(xiàn)代化的管理意識(shí)，要確保學(xué)校、教師以及檔案室三個(gè)主體的高效合作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的共同管理。在對(duì)檔案進(jìn)行具體管理時(shí)，管理人員要善于運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)，建立檔案管理的信息化平臺(tái)，可以建立電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，更加高效地對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。（四）合理利用業(yè)務(wù)檔案。在進(jìn)行教師隊(duì)伍管理和建設(shè)的過程中，會(huì)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案有較高的依賴性，對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案，高校應(yīng)在管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的應(yīng)用。而作為檔案管理人員，應(yīng)在教師隊(duì)伍建設(shè)過程中，調(diào)用教師業(yè)務(wù)檔案資料，使領(lǐng)導(dǎo)能夠充分了解到教師的業(yè)務(wù)水平，確保領(lǐng)導(dǎo)可以了解到有價(jià)值的信息。在教師隊(duì)伍建設(shè)過程中，檔案管理人員還要善于對(duì)教師進(jìn)行激勵(lì)，可以采取名師引領(lǐng)制度，將成就較為突出的教師的事跡展示在教師業(yè)務(wù)陳列室，形成積極向上的教師隊(duì)伍發(fā)展氛圍。

三、基于業(yè)務(wù)檔案的高校教師隊(duì)伍建設(shè)路徑

（一）調(diào)整師資隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)。高校在進(jìn)行師資管理時(shí)，需要關(guān)注對(duì)教師隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整，要以重點(diǎn)高校為標(biāo)桿，使高校整體的教師職稱比例縮小到合理的范圍內(nèi)。對(duì)于一般院校而言，應(yīng)按照教育部文件規(guī)定對(duì)教師職稱進(jìn)行管理，高級(jí)職稱與專任教師的比例至少要達(dá)到1:18。在調(diào)整師資隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)時(shí)，首先要對(duì)教師職稱、學(xué)歷以及學(xué)緣等內(nèi)在結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。其次，要推行教師職務(wù)聘任改革制度，要形成良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，以此來確保教師之間通過公平的競(jìng)爭(zhēng)展現(xiàn)自身實(shí)力，使得高校能夠挑選出具有豐富教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及突出科研成果的教師，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)科帶頭人團(tuán)隊(duì)建設(shè)，增加高校的師資隊(duì)伍的整體實(shí)力。而在對(duì)教師隊(duì)伍的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整時(shí)，也要注意對(duì)教師的教學(xué)成效進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)，幫助教師反省與提升自我，并幫助教師找到自己真正擅長(zhǎng)的專業(yè)發(fā)展方向，從而優(yōu)化師資隊(duì)伍內(nèi)部的專業(yè)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)師資隊(duì)伍專業(yè)程度的提升。（二）加強(qiáng)師資隊(duì)伍外部結(jié)構(gòu)建設(shè)。在對(duì)師資隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該重視對(duì)師資隊(duì)伍的外部結(jié)構(gòu)進(jìn)行建設(shè)。管理人員要對(duì)師資隊(duì)伍的外部結(jié)構(gòu)有充分的了解，在進(jìn)行建設(shè)時(shí)要把握以下兩個(gè)方面：一是創(chuàng)設(shè)教師團(tuán)隊(duì)的發(fā)展文化。管理人員要在完善管理制度的基礎(chǔ)上，努力創(chuàng)設(shè)一種能夠激勵(lì)教師進(jìn)行不斷自我提升的氛圍，在良好的發(fā)展文化環(huán)境下，師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)才能真正地得以有效調(diào)整；二是積極地建設(shè)師資隊(duì)伍的硬件設(shè)施，包括教研室的演示設(shè)備、科研設(shè)備等，要確保各項(xiàng)設(shè)備具有較高的靈敏度，并獲得更為精確的數(shù)值。通過硬件設(shè)施的完善，高校師資隊(duì)伍的建設(shè)能夠擁有良好的科研發(fā)展環(huán)境，完善的硬件設(shè)施也能為師資隊(duì)伍內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整提供助推力。（三）創(chuàng)新人力資源管理制度。在對(duì)高校教師進(jìn)行管理時(shí)，要將其作為高校人力資源管理的主要內(nèi)容。基于業(yè)務(wù)檔案對(duì)教師進(jìn)行管理，則需要在推行人力資源管理制度時(shí)，進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新與調(diào)整，要抓住管理核心，優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)，注重體制改革與機(jī)制創(chuàng)新，積極創(chuàng)建新型用人制度。高校在進(jìn)行師資隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，要了解內(nèi)外部的發(fā)展環(huán)境，對(duì)學(xué)校以及地區(qū)的發(fā)展規(guī)劃都要有清晰的認(rèn)知。在用人方面，要推行多元化策略，可以采用聘任制以及考核制，這樣才能彰顯出高校的教師隊(duì)伍的管理水平。高校在進(jìn)行具體的管理時(shí)，應(yīng)以學(xué)校發(fā)展規(guī)劃為基準(zhǔn)制定崗位規(guī)劃，要做到因崗設(shè)人，要嚴(yán)格避免出現(xiàn)因人設(shè)崗問題。院系應(yīng)作為學(xué)校發(fā)展的出發(fā)點(diǎn)，在設(shè)定具體的崗位時(shí)，管理人員要與院方負(fù)責(zé)人進(jìn)行充分的協(xié)商，要適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行權(quán)力下放，賦予院系以一定的自主權(quán)，以便進(jìn)行更加具有針對(duì)性的人才招聘工作。從院系出發(fā)進(jìn)行崗位設(shè)置，并采取公開招聘的方式聘任教師。對(duì)于學(xué)校而言，也可以開展內(nèi)部培訓(xùn)，在應(yīng)聘高級(jí)職稱的教師時(shí)，要格外關(guān)注教師的個(gè)人能力與業(yè)務(wù)水平，對(duì)于已經(jīng)聘用的人員要及時(shí)的進(jìn)行公示。在當(dāng)前“雙一流”高校建設(shè)背景下，各個(gè)高校要以學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)以及學(xué)科建設(shè)目標(biāo)為重要依據(jù)，積極地進(jìn)行“雙一流”建設(shè)。在這一發(fā)展方針下，各個(gè)高校則要注重對(duì)教師崗位的優(yōu)化設(shè)置，要針對(duì)不同的教師制定不同的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為其提供不同的職業(yè)發(fā)展平臺(tái)與晉升渠道，基于此，可以實(shí)現(xiàn)教師的個(gè)性化發(fā)展，為師資隊(duì)伍的壯大提供更多的活力。（四）推行分類管理與差異化考評(píng)制度。在高校進(jìn)行教師業(yè)務(wù)檔案管理時(shí)，針對(duì)檔案管理工作，管理人員應(yīng)具備分類管理意識(shí)，在對(duì)檔案進(jìn)行分類管理的前提下，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)教師的差異化考評(píng)。對(duì)于大部分高校而言，其在設(shè)置學(xué)科時(shí)，一般都會(huì)涵蓋不同的種類，包括基礎(chǔ)理論和工科專業(yè)目以及文科專業(yè)等，在進(jìn)行考評(píng)時(shí)，應(yīng)做到全面衡量?；诖?，高校在進(jìn)行教師水平考核時(shí)，應(yīng)采取差異化考核策略，不同的專業(yè)要使用不同的考評(píng)制度，要認(rèn)識(shí)到專業(yè)間的差異。而在對(duì)于具有差異的考評(píng)策略進(jìn)行實(shí)施時(shí)，管理人員則要堅(jiān)持科學(xué)的考核原則，即全面考核與重點(diǎn)考核相結(jié)合。在考核時(shí)，一般的考核內(nèi)容為必須考評(píng)的內(nèi)容，此外，在進(jìn)行重點(diǎn)考核時(shí)，則要結(jié)合院校和專業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行確定，確?？己梭w系符合院系的發(fā)展規(guī)劃要求。在執(zhí)行具體的考評(píng)活動(dòng)時(shí)，考評(píng)人員要堅(jiān)持正確導(dǎo)向，將科研、實(shí)際貢獻(xiàn)作為考評(píng)導(dǎo)向。基于此，教師可以了解到科研的重要性，從而能夠結(jié)合國(guó)家的最新動(dòng)態(tài)，進(jìn)行相關(guān)的科研活動(dòng)。在高校中，科研活動(dòng)更加傾向于數(shù)學(xué)系、物理系以及化學(xué)系等工科專業(yè)，教師在對(duì)其進(jìn)行研究時(shí)，應(yīng)具有國(guó)際化視野，力求產(chǎn)出一流的創(chuàng)新成果。除重視科研導(dǎo)向外，還應(yīng)該關(guān)注院系特點(diǎn)。各個(gè)專業(yè)的教師都要注重解決現(xiàn)實(shí)中的問題，要關(guān)注自然學(xué)科、社會(huì)學(xué)科的自身特點(diǎn)，制定差異化的考評(píng)策略。與此同時(shí)，也要對(duì)良好的晉升通道進(jìn)行創(chuàng)設(shè)，要為優(yōu)秀教師提供更加方便的晉升渠道，幫助教師實(shí)現(xiàn)職位以及能力上的雙重晉升?；谏鲜龃胧?，優(yōu)秀教師職位晉升緩慢而缺乏工作積極性的問題將得以有效的緩解，同時(shí)高校教師也更加能夠感覺到被尊重與被重視，從而能夠?qū)Ω咝Ｐ纬筛鼜?qiáng)的認(rèn)同感與歸屬感，也同樣能夠真正地發(fā)揮自身效用。

篇5

【關(guān)鍵詞】規(guī)劃；土地；檔案；管理；佐證；

中圖分類號(hào)： F301.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

引言

規(guī)劃土地管理局是國(guó)家土地規(guī)劃和管理的重要監(jiān)督和執(zhí)行部門，該部門的業(yè)務(wù)檔案管理是其主要的工作內(nèi)容之一，為相關(guān)的研究人員、單位或者個(gè)人提供土地資源的使用情況資料。土地規(guī)劃管理局的業(yè)務(wù)檔案管理是協(xié)調(diào)和處理土地糾紛，查處違法違章案件的重要參考依據(jù)，在進(jìn)行土地違法違規(guī)案件的審理中具有公正、公平、佐證的作用。實(shí)踐證明，規(guī)范和完善規(guī)劃土地管理部門業(yè)務(wù)檔案管理工作，在國(guó)土資源的有效管理中具有舉足輕重的作用。據(jù)相關(guān)的研究資料顯示，新形勢(shì)下的土地規(guī)劃和管理局在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在著一定的問題，這些問題需要認(rèn)真對(duì)待，并找出解決的方案。[1]

一、規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)介紹

規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理是指對(duì)于地籍、地政、資源信息、執(zhí)法檢查、規(guī)劃等的、在空間和時(shí)間上所積累的技術(shù)和行政資料，用文字檔案的形式加以保管以便于人們借閱、查詢。規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理工作是將上述珍貴的資料，用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加以規(guī)范、整合、匯編，從而方便對(duì)于這些資源的管理和使用，力求達(dá)到管理規(guī)范化、科學(xué)化，使得業(yè)務(wù)檔案具有實(shí)用性和可操作性。在可能的情況下，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的公正、公平、佐證的功效。

二、規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

檔案是記述歷史資料的載體，是客觀存在的、靜止的史志資料和文字，具有極大的參考、借鑒、收藏價(jià)值。檔案資料具有重要作用，它是后人對(duì)于以往事物的考察、推定當(dāng)代事物的發(fā)展變化軌跡的依據(jù)。規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理工作隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，開發(fā)利用國(guó)土資源的工作的推進(jìn)，發(fā)揮著日益顯著的作用，它已經(jīng)成為國(guó)土資源管理工作不可或缺的一部分。自上個(gè)世紀(jì)八十年代，我國(guó)的土地管理組織系統(tǒng)機(jī)構(gòu)成立以來，土地規(guī)劃管理的業(yè)務(wù)檔案就為相關(guān)的機(jī)構(gòu)和單位、個(gè)人提供了大量的真實(shí)、可信的土地資源信息，為我國(guó)的土地規(guī)劃事業(yè)起到了積極的促進(jìn)作用。規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案具有實(shí)用性、科學(xué)性和可操作性，隨著我國(guó)土地管理事業(yè)的發(fā)展，業(yè)務(wù)檔案管理體制和規(guī)章日益完善。[2]在長(zhǎng)期的土地規(guī)劃管理工作中，對(duì)于土地資源的利用狀況做了詳細(xì)的記錄，尤其是對(duì)于全國(guó)開展的首次土地調(diào)查、土地規(guī)劃、地籍調(diào)查等資料及相關(guān)的文件都有詳細(xì)、科學(xué)、真實(shí)的文字記載，對(duì)于當(dāng)今的國(guó)家土地資源研究具有重要的指導(dǎo)意義。另外，規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)于土地糾紛案件的處理、違法侵占土地資源的查處都具有重要的法律佐證效果。

三、完善規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效途徑

1、提升業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)

提升業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)是做好檔案管理工作的重要前提，只有從思想上重視業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性，管理人員才能夠以積極、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度來正確對(duì)待檔案管理工作。定期對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的工作技能和業(yè)務(wù)的考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理人員在工作意識(shí)、工作態(tài)度上的不足之處，發(fā)現(xiàn)其在檔案管理工作中存在的問題，是提升管理人員業(yè)務(wù)水平的有效途徑。因此，可以根據(jù)工作人員的具體考核水平，選擇定期對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)其對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，扭轉(zhuǎn)不良的工作習(xí)慣，提高工作效率，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

2、依靠現(xiàn)代科技手段，轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式

新的科學(xué)技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用是適應(yīng)人類生產(chǎn)、生活需要而產(chǎn)生的，因此，采用新技術(shù)手段，摒棄以往的落后的工作方式，是人們進(jìn)行工作、生產(chǎn)的必然選擇。采用新的技術(shù)手段能夠有效的節(jié)約工作時(shí)間、提高工作效率、保障工作質(zhì)量，符合社會(huì)發(fā)展需要。規(guī)劃土地管理局在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理的過程中，可以依托科學(xué)技術(shù)，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理手段和方式進(jìn)行改革，以利于高效、科學(xué)的檔案管理模式的推廣和應(yīng)用。目前，對(duì)于檔案的管理手段中，較為先進(jìn)的管理方式是采用電子檔案管理模型。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，存在著諸多的優(yōu)勢(shì)，例如，電子檔案可以有效的節(jié)約檔案保存室的空間資源，以信息存儲(chǔ)方式保存的文獻(xiàn)資料能夠在保障文獻(xiàn)資料的完整性的前提下，最大限度地保存紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的內(nèi)容。并且電子檔案具有紙質(zhì)檔案所缺乏的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，它可以將圖像、數(shù)字、符號(hào)、圖表、注解文字等綜合信息顯示出來。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，采用計(jì)算機(jī)磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行資料信息的存儲(chǔ)，將相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件加以集合與整編，以案卷為單位進(jìn)行保存。[3]嚴(yán)格意義上講，電子檔案是一種虛擬檔案，是與紙質(zhì)檔案等客觀存在的實(shí)體檔案相對(duì)照的，是將實(shí)體檔案的信息以比特、字節(jié)的方式進(jìn)行表征并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行自由的流動(dòng)，供人們自由查閱，它在很大程度上消除了實(shí)體檔案對(duì)于借閱者的時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)土地信息資源的公開化、透明化。電子檔案具有存儲(chǔ)密度高、與不同的媒體相承接、查找和修改便捷等特點(diǎn)，因而成為當(dāng)代檔案管理模式的主流。

3、建立和健全業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度，提高規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理水平

建立健全規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理制度，是為了更好的促進(jìn)檔案管理部門工作質(zhì)量的提升。具體來講，可以采用以下措施：

建立健全業(yè)務(wù)檔案管理人員的崗位責(zé)任制，將具體的業(yè)務(wù)檔案管理工作落實(shí)到具體的負(fù)責(zé)人身上。通過建立崗位責(zé)任制，相關(guān)的工作人員就會(huì)從思想意識(shí)上提高對(duì)于工作的重視程度，改變以往的責(zé)任不清，工作任務(wù)不明的檔案管理工作狀態(tài)。

建立健全相關(guān)的業(yè)務(wù)主管科室問責(zé)制。通過問責(zé)制的建立，可以加強(qiáng)相關(guān)科室的責(zé)任意識(shí)，從而在思想上提高對(duì)于檔案監(jiān)督及管理工作的認(rèn)識(shí)。問責(zé)制的建立和實(shí)施是新時(shí)期國(guó)家行政事業(yè)單位改革工作模式，提高工作效率的重要手段，應(yīng)用到業(yè)務(wù)檔案管理工作中，可以加強(qiáng)相關(guān)的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而形成自上而下的監(jiān)督意識(shí)。

建立健全接待和資料查閱制度。任何形式的檔案資料都是歷史的記載與傳承，是后人對(duì)于以往的事件的研究的重要參考資料，具有極高的科研和保存價(jià)值。規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔資料具有極高的法律功效，是解決土地糾紛的主要參考依據(jù)，因此，加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)業(yè)務(wù)資料的保有和管理是非常重要的。業(yè)務(wù)的檔案管理人員在進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，也要注重對(duì)于資料查閱單位、個(gè)人的資格審批，以保護(hù)相關(guān)資料不被違法利用。

結(jié)語(yǔ)

總之，規(guī)劃土地管理局業(yè)務(wù)檔案的管理是一項(xiàng)關(guān)系國(guó)有土地資源的開發(fā)與保護(hù)，土地糾紛案件的解決與處理的法律依據(jù)，是國(guó)家進(jìn)行公共工程建設(shè)、城市規(guī)劃與設(shè)計(jì)、現(xiàn)代化建設(shè)的重要參考數(shù)據(jù)。因而，做好規(guī)劃土地管理局的業(yè)務(wù)檔案管理工作是十分迫切并且必要的。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案,2008,(06).

篇6

【關(guān)鍵詞】電力工程建設(shè)；檔案管理

電力工程建設(shè)檔案是指從整個(gè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、預(yù)（決）算、審計(jì)等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等形式與載體的文件材料。它是工程建設(shè)中形成的具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的歷史記錄，是工程竣工驗(yàn)收、確定質(zhì)量等次、工程使用管理、工程維護(hù)改造的重要依據(jù)。所以，在抓好電力工程建設(shè)的同時(shí)，加強(qiáng)電力工程建設(shè)檔案管理顯得尤為重要。但目前仍有少數(shù)電力建設(shè)管理部門在電力工程建設(shè)檔案管理工作上，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理無序。實(shí)踐證明，電力工程建設(shè)管理部門只有采取有效措施，管理和利用好電力工程建設(shè)檔案，才能充分發(fā)揮工程建設(shè)檔案在新工程項(xiàng)目建設(shè)、已建工程使用管理、工程維護(hù)和改造擴(kuò)建中的重要作用。筆者通過調(diào)研并結(jié)合實(shí)踐，就如何加強(qiáng)電力工程建設(shè)檔案管理談點(diǎn)膚淺的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好電力工程建設(shè)管理工作的前提

眾所周知，做任何工作，沒有領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持都將一事無成。同樣，電力工程建設(shè)檔案管理，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，真正在人力、物力、財(cái)力上給予支持，檔案管理工作才能落到實(shí)處。 電力建設(shè)管理部門對(duì)工程檔案管理較為關(guān)心，檔案工作才有所落實(shí)。但隨著人員的調(diào)整，特別是機(jī)構(gòu)調(diào)整，疏忽了工程建設(shè)檔案的管理，施工部門對(duì)工程檔案在思想上重視程度不夠。由于工作人員少，建設(shè)項(xiàng)目多，絕大多數(shù)精力集中在工地，對(duì)資料收集、整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付，資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全，檔案管理人員在項(xiàng)目竣工的審計(jì)決算中，常常為補(bǔ)充資料費(fèi)盡周折，以致給工作帶來諸多不便。 因此，工程檔案管理的現(xiàn)狀引起了領(lǐng)導(dǎo)的重視，多次專題開會(huì)研究檔案工作， 決定把工程項(xiàng)目資料的歸檔情況納入單位議事日程，確定把工程檔案資料工作納入發(fā)展建設(shè)部，納入專職人員的崗位職責(zé)作為 一項(xiàng)考核內(nèi)容。同時(shí)請(qǐng)檔案局的同志對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，開展《中華人民共和國(guó)檔案法》和檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，明確職能部門工作人員在工程建設(shè)檔案管理中的職責(zé)和義務(wù)。 在理論學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，結(jié)合操作實(shí)踐進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，邊學(xué)邊干，邊做邊學(xué)，使檔案人員迅速掌握了檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，為加強(qiáng)電力工程建設(shè)檔案管理提供了技能保證。

二、健全制度是做好電力工程建設(shè)檔案管理工作的重要保證

要加強(qiáng)電力工程建設(shè)檔案的管理，必須建章立制，建立與檔案工作相適應(yīng)的規(guī)章制度，才能制約和規(guī)范檔案管理。 海安供電公司辦公室根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、 國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、國(guó)家檔案局《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等法規(guī)的要求，聯(lián)系工作實(shí)際，制定了文件材料整理歸檔、檔案保管、保密、利用、檔案人員崗位責(zé)任制等檔案工作制度，同時(shí)還先后印發(fā)了《海安縣供電公司工程檔案資料管理辦法》、《 海安縣供電公司輸變電工程驗(yàn)收管理辦法 》《海安供電公司設(shè)備開箱制度》等辦法、意見，指導(dǎo)和規(guī)范電力工程建設(shè)檔案管理工作，使工程檔案管理有法可依，有章可循，大大促進(jìn)了電力工程建設(shè)檔案的收集、整理、管理和利用工作的有效開展。

三、加大投入是做好電力工程建設(shè)檔案管理工作的有力保障

要搞好電力工程建設(shè)檔案管理，在建立組織、健全制度的情況下，還應(yīng)有足夠的物力、財(cái)力，檔案管理工作才有物質(zhì)保障。海安縣供電公司 為加強(qiáng)電力工程建設(shè)檔案管理，加大資金投入，先后投資近60 萬元，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案工作專門設(shè)置了檔案人員辦公室、閱檔室、檔案整理室、檔案庫(kù)房（400多平米），購(gòu)置安裝了 22 列檔案密集架（留有15 年的存放余量）、空調(diào)，配置了檔案專用電腦、檔案管理應(yīng)用軟件、掃描儀、打印機(jī)等配套設(shè)備， 為開展檔案工作和檔案安全保管創(chuàng)造了優(yōu)越的條件。

四、規(guī)范業(yè)務(wù)是做好電力工程建設(shè)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)

加強(qiáng)電力工程建設(shè)檔案管理，必須依據(jù)相關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案實(shí)施集中統(tǒng)一管理，科學(xué)制定檔案分類方案，強(qiáng)化電力工程建設(shè)中形成的各類文件材料的收集，嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行整理歸檔，不斷提高檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。海安供電公司在規(guī)范業(yè)務(wù)建設(shè)上著重抓了以下三點(diǎn)：

第一，在收集上抓舉措。為了加強(qiáng)文件材料收集工作，一是確保檔案人員"四參加"，即參加單位重大活動(dòng) 2 參加工程項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)，參加設(shè)備開箱，參加單位有關(guān)會(huì)議，讓檔案人員掌握第一手信息資料；二是通過召開業(yè)務(wù)會(huì)議、印發(fā)文件、現(xiàn)場(chǎng)督查等措施來營(yíng)造各相關(guān)人員關(guān)心、支持檔案工作的良好氛圍。在收集方法上，采取平時(shí)收集和集中收集相結(jié)合的辦法。平時(shí)收集，著重是收集 各職能部門形成的工程規(guī)劃建設(shè)、各類發(fā)文、設(shè)計(jì)方案、圖紙會(huì)審交底記錄、招投標(biāo)文件、標(biāo)底、答疑紀(jì)要、工程施工合同書等管理性材料；集中收集，主要是收集土建、電氣施工單位、監(jiān)理單位等在施工過程中形成的技術(shù)性材料，收集重點(diǎn)應(yīng)為：施工圖紙、設(shè)計(jì)變更單、竣工圖紙、工程預(yù)（結(jié)）算書、甲乙雙方簽證單、工程量計(jì)算單、中間驗(yàn)收記錄、隱蔽工程記錄、強(qiáng)制性條文、施工組織設(shè)計(jì)、工程量確認(rèn)原始記錄以及計(jì)算底稿、甲方供應(yīng)材料明細(xì)表、合格證、檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告等。通過上述舉措，確保電力工程建設(shè)材料收集齊全完整系統(tǒng)。

第二，在整理上抓規(guī)范。按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等規(guī)定的要求，對(duì)電力工程建設(shè)檔案材料進(jìn)行分類規(guī)范整理。為便于檔案管理和提供利用，綜合檔案室對(duì)所有電力工程建設(shè)文件材料分成兩類：一類為綜合管理性材料（凡不能列入具體工程項(xiàng)目的綜合性文件材料歸入此類），一類為工程建設(shè)檔案材料。對(duì)綜合管理性材料按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求以件為單位進(jìn)行整理裝盒；對(duì)工程建設(shè)檔案材料，以卷為單位進(jìn)行整理。在工程建設(shè)檔案材料整理上，先按線路、變電分類，再將線路、變電按電壓等級(jí)分為35KV、110KV、220KV，然后再按線路、變電的文件材料進(jìn)行整理歸檔。排列上架，投入利用。

第三，在規(guī)范上抓培訓(xùn)。辦公室及時(shí)組織每批新工程施工單位的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)怎樣確保工程建設(shè)文件材料收集齊全完整、如期規(guī)范整理移交，組織學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)定和要求，并提出具體的工作意見，同時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)觀摩，以增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范意識(shí)，為著力提高工程建設(shè)檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范程度打下了基礎(chǔ)。

篇7

周 次

日   期

教學(xué)內(nèi)容安排（寫明章、節(jié)、目）

實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容安排

作業(yè)安排

備 注

第一周

8.26-9.1

老生報(bào)道

第二周

9.2-9.8

第一章 認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理

第一節(jié) 企業(yè)檔案

第二節(jié) 企業(yè)與企業(yè)制度

第三周

9.9-9.15

第二章 企業(yè)檔案工作

第一節(jié) 企業(yè)檔案工作概述

第四周

9.16-9.22

第二章 企業(yè)檔案工作

第二節(jié) 企業(yè)檔案管理體制

第三節(jié) 企業(yè)檔案管理模式

第五周

9.23-9.29

第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

第一節(jié) 企業(yè)文件的形成

第六周

9.30-10.6

國(guó)慶放假

第七周

10.7-10.13

第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

第二節(jié) 企業(yè)文件形成工作的管理

第八周

10.14-10.20

18級(jí)學(xué)生實(shí)習(xí)2周

第九周

10.21-10.27

18級(jí)學(xué)生實(shí)習(xí)2周

第十周

10.28-11.3

第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

第三節(jié) 企業(yè)文件歸檔制度與要求

第十一周

11.4-11.10

第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程

第一節(jié) 企業(yè)檔案的收集與進(jìn)館

第二節(jié) 企業(yè)檔案的整理

第十二周

11.11-11.17

第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程

第三節(jié) 企業(yè)檔案的鑒定與保管

第四節(jié) 科技檔案

第十三周

11.18-11.24

第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程

第五節(jié) 人事檔案

第六節(jié) 實(shí)物檔案

第十四周

11.25-12.1

第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程

第七節(jié) 企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)

第十五周

12.2-12.8

第五章 企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用

第一節(jié) 開發(fā)與利用的主客體

第二節(jié) 開發(fā)與利用方式

第十六周

12.9-12.15

第五章 企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用

第三節(jié) 企業(yè)檔案編研（1）

第十七周

12.16-12.22

第五章 企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用

第三節(jié) 企業(yè)檔案編研（2）

第四節(jié) 企業(yè)檔案陳列室

第十八周

12.23-12.29

第六章 企業(yè)檔案信息化

第一節(jié) 企業(yè)檔案信息化概述

第二節(jié) 建設(shè)的主要內(nèi)容和要求

第三節(jié) 建設(shè)路徑

第四節(jié) 企業(yè)檔案信息化實(shí)施

第十九周

12.30-1.5

期末考試

第二十周

篇8

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；信息化管理；國(guó)有企業(yè)

中圖分類號(hào)：C93　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A　文章編號(hào)：1672-3198(2011)04-0205-01

1、財(cái)務(wù)檔案信息化管理的迫切性

國(guó)有企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案不僅包括在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，還包括上級(jí)部門下發(fā)的會(huì)計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料，具有重要的經(jīng)濟(jì)意義和法律意義。目前，國(guó)有企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理信息化管理方面主要存在以下幾方面問題：

一是干部職工的財(cái)務(wù)檔案管理信息化管理意識(shí)淡薄，對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。大多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。

二是國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)檔案快速發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。隨著國(guó)家和財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展；財(cái)務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，各種會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、決算每年都有不同的內(nèi)容，信息采集的工作量日益增大。這些都給財(cái)務(wù)檔案管理工作增加了難度，需要大量人力和財(cái)力進(jìn)行整理。

三是財(cái)務(wù)檔案的信息化管理手段比較落后，對(duì)國(guó)有企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)核算電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體沒有很好的保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，同時(shí)缺乏專門的電算化財(cái)務(wù)檔案保護(hù)制度，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整。

2、財(cái)務(wù)檔案管理信息化的主要內(nèi)容

財(cái)務(wù)檔案信息化是將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到財(cái)務(wù)檔案管理工作之中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，使檔案信息高度共享，檔案管理更加有效、快捷、科學(xué)。

(1)構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案信息平臺(tái)。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都是建立在此基礎(chǔ)之上。信息系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)采集動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)和管理文件的信息生成和整理出來，使各類信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，最后進(jìn)行數(shù)字化。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，可以按財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù)，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)帳簿、指標(biāo)文件、工作資料等。

(2)財(cái)務(wù)檔案信息智能化應(yīng)用。檔案的最大價(jià)值在于利用，財(cái)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為財(cái)務(wù)檔案信息的充分利用提供廣闊天地。財(cái)務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，定量、定性分析，最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)迅速了解本單位財(cái)務(wù)狀況和財(cái)經(jīng)政策，最大限度地保障國(guó)有企業(yè)的決策水平和決策質(zhì)量。

(3)建立財(cái)務(wù)檔案安全信息系統(tǒng)。隨著信息化程度的發(fā)展，信息系統(tǒng)安全的重要性也越來越突出。國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)涉及范圍廣，信息量大，信息安全工作至關(guān)重要。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化后，應(yīng)防止存放在服務(wù)器、磁盤陣列等設(shè)備上的數(shù)據(jù)被盜取、修改、破壞。進(jìn)一步加強(qiáng)安全監(jiān)控體系、密匙管理體系、網(wǎng)絡(luò)信任體系、應(yīng)急反應(yīng)體系等信息安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立完善信息安全等級(jí)保護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度，信息安全制度建設(shè)。努力做到未雨綢繆、防范于未然。

3、財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。

(1)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)電子文件的形成、歸檔和電子財(cái)務(wù)檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，完善信息化下財(cái)務(wù)檔案管理各項(xiàng)制度是財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的需要，它相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，提高工作質(zhì)量和效率具有十分重大的意義。

(2)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。財(cái)務(wù)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)和軟件環(huán)境建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是財(cái)務(wù)檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)。信息化的實(shí)施首先要從硬件上入手，配備好相關(guān)的硬件設(shè)備，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。

(3)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，財(cái)務(wù)部門和檔案部門人員應(yīng)共同協(xié)商，分別從國(guó)有企業(yè)的財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益，避免系統(tǒng)在運(yùn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊。

篇9

論文摘要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其管理水平的好壞直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益的高低，所以加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理是極其重要的。要根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)制度化、規(guī)范化管理，多形式、多途徑開發(fā)利用醫(yī)療設(shè)備檔案資源。

論文關(guān)鍵詞：醫(yī)療部門；醫(yī)療設(shè)備檔案；管理

醫(yī)院行業(yè)是科技含量較高的行業(yè)，在醫(yī)療實(shí)踐活動(dòng)中;擁有大批先進(jìn)的醫(yī)療儀器設(shè)備，這些設(shè)備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用。如何加強(qiáng)設(shè)備和設(shè)備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮設(shè)備在醫(yī)療、科研中的作用是醫(yī)院管理者面臨的重要課題。

一、醫(yī)院設(shè)備檔案的形成

設(shè)備檔案是醫(yī)院在購(gòu)置設(shè)備過程中形成的以紙質(zhì)為載體的文字材料，它主要包含了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（1）各種文件：如設(shè)備申請(qǐng)材料、可行性論證報(bào)告、有關(guān)調(diào)查材料、批復(fù)文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標(biāo)記錄、定貨合同、協(xié)議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發(fā)票影印件；裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙；（4）開箱報(bào)告、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（5）設(shè)備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（b）人員培訓(xùn)記錄、設(shè)備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄[1]；（7）設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及處置結(jié)果。從設(shè)備檔案的形成過程涉及到設(shè)備從立項(xiàng)申請(qǐng)到最終報(bào)廢，其時(shí)間周期長(zhǎng)，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設(shè)備檔案的管理是一項(xiàng)既耗時(shí)又耗力且工作量相當(dāng)大的工作。

二、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺(tái)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，在引進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專家將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考[2]。

其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機(jī)器設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過程中，由于熱力、化學(xué)原素的作用，一些零部件會(huì)磨損、腐蝕和松動(dòng)，將會(huì)影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護(hù)和檢修，要維護(hù)和檢修，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

第三，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理的原則

醫(yī)療設(shè)備檔案的特點(diǎn)及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時(shí)間長(zhǎng)，如一臺(tái)大型醫(yī)療設(shè)備，從論證、購(gòu)置到安裝將會(huì)形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報(bào)廢，有一個(gè)很長(zhǎng)的周期。二是多種多樣，設(shè)備有國(guó)產(chǎn)的、進(jìn)口的，檔案材料勢(shì)必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個(gè)科室，特別是設(shè)備的構(gòu)造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價(jià)值。

四、如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

1、建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)

設(shè)備檔案的管理必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，便于開發(fā)利用，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全設(shè)備檔案工作必須納入醫(yī)院設(shè)備管理工作中，與設(shè)備計(jì)劃管理、設(shè)備采購(gòu)、使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立、完善管理網(wǎng)絡(luò)廣泛深入地宣傳《檔案法》，強(qiáng)化各級(jí)管理人員依法治檔的意識(shí)。我院成立由分管院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實(shí)行醫(yī)院、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，定期召開有關(guān)人員會(huì)議，明確工作目標(biāo)，修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度。將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入院部對(duì)科室的目標(biāo)考核，及時(shí)與有關(guān)人員的考評(píng)、職稱晉級(jí)、年終評(píng)優(yōu)掛鉤。明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時(shí)，做好日常設(shè)備記錄；每次使用后，要將使用情況認(rèn)真做好記錄；每半年將整理好的記錄上報(bào)給設(shè)備科負(fù)責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)[3]。

2、確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個(gè)部分組成：設(shè)備申購(gòu)過程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購(gòu)到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室

[3]。同時(shí)將有關(guān)材料復(fù)印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

3、建立健全歸檔制度。

首先要明確管理范圍。對(duì)于中等以上醫(yī)院，凡是1000元以上的教學(xué)、醫(yī)療、科研儀器設(shè)備，不論其資金來源、購(gòu)買渠道如何，均要建立設(shè)備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設(shè)備，在其選購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、報(bào)廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)技術(shù)資料，均應(yīng)歸檔保存。設(shè)備檔案主要形成于申購(gòu)過程與運(yùn)行過程。申購(gòu)過程中形成的檔案主要包括申購(gòu)單、論證報(bào)告表、政府采購(gòu)計(jì)劃報(bào)批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購(gòu)銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財(cái)務(wù)檔案中）、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備安裝使用說明、維修手冊(cè)及其他隨機(jī)技術(shù)資料等[4]。特大型的設(shè)備還包括招標(biāo)的有關(guān)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料。享受國(guó)家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，還有海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、商檢報(bào)告等。運(yùn)行過程中形成的檔案主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄、醫(yī)療儀器設(shè)備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經(jīng)濟(jì)效益分析、最終的報(bào)廢表等。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。

五、小結(jié)

當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展，要求設(shè)備管理人員必須了解有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀，以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來促進(jìn)有關(guān)工作的進(jìn)行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報(bào)，促進(jìn)醫(yī)療各項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]史維新.醫(yī)院設(shè)備檔案的管理[J].蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報(bào)，2000（6），340.

[2]鄭新敏.醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和管理[J].浙江檔案，1998（7），28.

篇10

關(guān)鍵字：數(shù)字化檔案管理 管理效率 信息化管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

基于數(shù)字化的檔案管理工作是指利用信息技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸、共享以及銷毀的管理過程。數(shù)字化檔案管理是檔案管理信息化的產(chǎn)物，信息化技術(shù)普遍應(yīng)用的時(shí)代促使檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，檔案信息要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理必然要依賴于信息技術(shù)的發(fā)展。然而，數(shù)字化檔案管理雖然是科學(xué)進(jìn)步的表現(xiàn)，適合社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，但是它本身也具有一些缺點(diǎn)。那么，數(shù)字檔案管理工作應(yīng)做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，即數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)充分利用，而將電子檔案的缺點(diǎn)克服掉。

基于數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

提高了檔案管理效率

檔案的管理工作主要包括歸檔、驗(yàn)收、保管、提供利用等內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行管理時(shí)，每一項(xiàng)工作的完成都必須通過人工，手動(dòng)的查找，然后記錄，并手動(dòng)的歸位存檔，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)查閱時(shí)，也主要以人工操作為主，檔案的管理效率極低。國(guó)土資源的業(yè)務(wù)工作較多，因此，檔案的數(shù)量的也較多，復(fù)雜程度也較多，管理工作就變得異常復(fù)雜，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式具有管理效率低的缺點(diǎn)。而電子檔案管理依托與信息技術(shù)，無論對(duì)檔案進(jìn)行哪些工作，只需要在系統(tǒng)中點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕即可，其管理效率大大提高。

豐富的檔案管理的類型

傳統(tǒng)的檔案管理只能保存紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔對(duì)于信息的存儲(chǔ)具有很大的局限性。而基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)檔案管理類型的多樣化。國(guó)土資源業(yè)務(wù)方面的很多檔案可以是Word文檔，如果再加上圖像、圖形、音頻、視頻等類型，信息的保存就更全面了。對(duì)于比較重要的國(guó)土資源信息，豐富的信息類型所起到記錄效果也是不同樣的，音頻、視頻對(duì)信息的描述也是不一樣，顯然比紙質(zhì)文件保存的信息更具有說服力，更有保存價(jià)值。

擴(kuò)充檔案管理的數(shù)量

傳統(tǒng)的檔案管理工作管理的紙質(zhì)檔案，因此，檔案的數(shù)量受到了局限。國(guó)土資源的業(yè)務(wù)檔案一年一年的累積下來，不但要占用較大的空間，同時(shí)也查閱、歸檔工作等也要花費(fèi)更多的人力，因此，檔案管理的數(shù)量是十分有限的。而基于數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)管理的文件都是數(shù)據(jù)文件，它主要存儲(chǔ)到硬件存儲(chǔ)器上，可以是硬盤，也可以是光盤，一張小小的光盤就可存儲(chǔ)35000萬字萬字，相當(dāng)于A4紙的23萬張，由此可見電子檔案可以有效的減少存儲(chǔ)空間。這樣，更加全面的、詳細(xì)的檔案管理信息就可以得已保留。

電子檔案管理的缺點(diǎn)

存儲(chǔ)時(shí)間短，容易被破壞

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)的都是電子檔案信息，而這些電子檔案信息存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器上，存儲(chǔ)時(shí)間與傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)時(shí)間相比短很多。紙質(zhì)的檔案信息存儲(chǔ)，如果不發(fā)生火災(zāi)等意外事故，注重檔案室的防潮、防蟲等環(huán)境因素，保存期限長(zhǎng)達(dá)幾十年甚至上百年。然而電子存儲(chǔ)器中光盤的存儲(chǔ)時(shí)間理論上只有20年，并且它有存儲(chǔ)還會(huì)受到磁場(chǎng)等因素的影響，容易被破壞。而存在硬盤存儲(chǔ)器上的信息卻有可能由于操作的操作不當(dāng)而被刪除。

保密管理的難度加大

檔案信息的管理一項(xiàng)的重要職責(zé)就是要不能泄露一些檔案信息。然而，電子檔案有些是存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)器上，而有些為了使用方便可能只是存在檔案管理人員的電腦上。有規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)還可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案的保密工作，如果沒有檔案管理系統(tǒng)，或者是檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置存在問題，那么，檔案信息的保密工作就不易實(shí)現(xiàn)。對(duì)于國(guó)土資源的業(yè)務(wù)信息來說，它是具有一定的保密級(jí)別的，這就為基于數(shù)字化的管理系統(tǒng)提出了規(guī)范、安全管理的更高要求。

依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

基于數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它也必須依賴于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)上才能實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理。那么，這就意味著它不能脫離計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行工作，這就要求國(guó)土資源數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)要具備較好的計(jì)算機(jī)硬件條件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，還要有熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢與調(diào)閱可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的管理，因此，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的性能就必須是可靠的，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性也要符合檔案管理的要求。雖然電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的，但是這種完全依賴于計(jì)算機(jī)的做法也是它的缺點(diǎn)。

基于數(shù)字化的國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理工作如何揚(yáng)長(zhǎng)避短

基于數(shù)字化檔案管理中的存儲(chǔ)制度應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短

對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理時(shí)，要充分的發(fā)揮數(shù)字電子檔案易于存儲(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)多處類型文件的存儲(chǔ)并且存儲(chǔ)量大的優(yōu)點(diǎn)。而要克服掉存儲(chǔ)時(shí)間短，數(shù)據(jù)容易被破壞的缺點(diǎn)?？梢越⒁粋€(gè)完善的數(shù)字檔案存儲(chǔ)制度，將國(guó)土資源的業(yè)務(wù)相關(guān)信息的數(shù)字檔案分成幾個(gè)存儲(chǔ)等級(jí)，再按存儲(chǔ)等級(jí)的不同分別備份多個(gè)文件，送交不同部門進(jìn)行管理。對(duì)于已經(jīng)存儲(chǔ)的信息要定期進(jìn)行檢查，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取錯(cuò)誤，一定要及時(shí)的采取補(bǔ)救方法，建議一些比較重要的檔案信息還要保留原有的檔案管理方法，就是采用紙質(zhì)檔案?jìng)浞莸姆椒?。?shù)字檔案的存放也要定期的進(jìn)行檢查，除了基本的檢查外，還要對(duì)磁化環(huán)境進(jìn)行檢查。

基于數(shù)字化的檔案管理中的保密管理應(yīng)避短

數(shù)字檔案的保密管理是其管理內(nèi)容的一大難題。由于采用數(shù)字檔案管理方式，很多單位都會(huì)將大量的信息進(jìn)行存儲(chǔ)，大量的、數(shù)量繁多的信息進(jìn)行管理起來十分不方便，如果沒有信息管理系統(tǒng)的使用，其保密性必然受到影響。加強(qiáng)電子檔案的保密管理，首當(dāng)其沖的就是建立數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，還地專機(jī)專用。其次是要制定嚴(yán)格的查閱制度，對(duì)于越權(quán)查閱的行為堅(jiān)決的制止，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重與否提高批評(píng)建議。

基于數(shù)字化的管理檔案中的管理內(nèi)容要適宜

數(shù)字檔案的管理數(shù)量較大，可以管理的文件類型也較多，這是檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，但是不能將所有的數(shù)據(jù)不做甄別與挑選，一股腦的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)器上。對(duì)于國(guó)土資源的業(yè)務(wù)信息而言，如前面所述，存儲(chǔ)的內(nèi)容多、全面有有利的一面，但是也要依據(jù)一定的規(guī)則，數(shù)字檔案的管理內(nèi)容也要做到適宜，既內(nèi)容要具有存儲(chǔ)的價(jià)值，數(shù)量也要適宜，無論信息社會(huì)如何發(fā)達(dá)，電子存儲(chǔ)容量也是不斷擴(kuò)充，但是總不能把所有的過去全部記錄下來，總不能把工作中的一切都記錄下來。因此，檔案內(nèi)容的選擇工作還是必須要進(jìn)行的環(huán)節(jié)。

基于數(shù)字化的檔案管理中檔案的銷毀工作要規(guī)范

數(shù)字檔案信息如果存儲(chǔ)的不好，容易被破壞，或丟失，但是這不能作為一些工作人員工作失誤的理由，更不能成為一些人銷毀信息的借口。數(shù)字檔案的銷毀工作一定要規(guī)范，制定出嚴(yán)格的檔案銷毀制度。要以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位的文件銷毀制度，由檔案管理部門組成的鑒定小組做成鑒定。

國(guó)土資源的檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是眾多單位面臨的一個(gè)共同的議題，上面分析的數(shù)字檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，也是眾多檔案管理工作中都會(huì)遇到的問題?；跀?shù)字化的檔案管理雖是社會(huì)檔案管理的必然趨勢(shì)，但是，適應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)的情況下克服其缺點(diǎn)，才能利用好信息技術(shù)，讓信息技術(shù)為我們的工作與生活服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾嶸 .電子檔案管理中的問題及其解決對(duì)策研究[J].新一代：理論版.2011(7)