導語：如何才能寫好一篇檔案存檔管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：積存檔案；零散文件；組織整理

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書部門和有關(guān)部門的任務，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對積存檔案或零散文件進行整理，或協(xié)助指導有關(guān)部門整理積存檔案或零散文件，此項工作比較復雜，是一項較為艱巨的任務，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進行了闡述。

1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實際情況

到目前為止全省各個水文觀測站點當中保管的相關(guān)水文資料以及各類檔案材料一共有12萬多卷冊，在這當中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬余卷冊，1937-2005年期間的整編成果大約達到了2萬余卷冊，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊，除此之外還包括文書、實物、財務、地圖、聲像、基建、專題、設備、民國、照片、科技圖書等各種門類、載體檔案若干卷冊，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個水文資料檔案排架的長度達到了7400米，一共擁有1500多個檔案柜，3棟檔案庫房，庫房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫存儲的水文數(shù)據(jù)達到了400多兆，并且以每年200多萬組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問題，沒有統(tǒng)一的標準，由于積存時間過長或者過于零散等原因很容易被人們忽視，導致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。

2 做好積存檔案以及零散文件的整理準備工作

2.1制定高效可行的整理工作方案

為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進行，在整理以前，應先了解檔案的情況，訂出一個整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動組織，以及各次工作完成時間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時，也可以合編一個整理工作方案。

2.2立檔單位的歷史沿革

積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對該全宗及其各個部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應在研究全宗材料實際情況的基礎上確定。較為詳細的歷史考證，不僅是檔案整理的整個過程中一種必要的參考材料，它對判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機構(gòu)等等，都有輔助作用，而且對日后進行檔案價值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實際上是一種頗有實用價值的工具書。

2.3 立檔單位的檔案狀況

立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構(gòu)成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時間和原因，機關(guān)名稱的變化，撤銷的時間和原因，機關(guān)的名稱；（2）立檔單位的性質(zhì)、任務和職權(quán)范圍，它在社會中的地位，它與其他相關(guān)組織的關(guān)系；（3）立檔單位活動的情況，如活動地點、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)的設置及其職能，機構(gòu)的變化，立檔單位及其各組織機構(gòu)負責人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過整理，是否受過損失和經(jīng)過銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質(zhì)量等；（4）檔案被利用的情況?？傊?，立檔單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過程中邊使用邊補充修改，全宗整理結(jié)束時最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。

3 積存檔案以及零散文件的整理程序

整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎上制訂整理工作方案時，必須科學地安排整理工作程序，它對于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補充分類），擬寫標題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調(diào)整案卷，修改標題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實際工作中，應根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎上，有規(guī)律地交錯結(jié)合而組成的；零散文件的整理程序及其實際運用較為復雜，但如運籌得當，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學。

4 積存檔案以及零散文件的整理措施

最近幾年以來，我省水文水資源局在檔案管理的過程中存在很多問題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過程中，常常會由于檔案管理方法以及管理措施過于落后導致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過程中需要通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進行。

4.1 通過制定統(tǒng)一的分類標準，采用現(xiàn)代化技術(shù)進行分類整理

在人工立卷的過程中，工作人員都是按照自己對文件的理解進行分類，雖然分類標準都能夠統(tǒng)一，但是每一個人對文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會發(fā)生分類不準確的問題，這就直接影響到了檔案的整理質(zhì)量，在日后對檔案進行搜索和利用時會產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過于繁瑣，需要大量的勞動力，耗費過長的勞動時間。因此通過使用現(xiàn)代化計算機技術(shù)進行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對案卷的標題進行擬定，可以有效的降低勞動強度，縮短勞動時間，并且在利用計算機進行檢索時更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計算機檔案整理的優(yōu)勢，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。

4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質(zhì)水平

檔案整理組織工作的質(zhì)量會直接受到檔案管理人員業(yè)務水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務水平，讓其能夠更好的適應檔案組織整理工作的需要，應該盡可能的調(diào)動工作人員的工作積極性，增強他們的工作責任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點，所以還需要及時更新管理方法，這就對檔案管理人員提出了更多的要求。而過去所采用的方法已經(jīng)無法再繼續(xù)適應現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓工作，幫助其盡快掌握管理新技術(shù)。

5 結(jié)語

總而言之，積存檔案和零散文件的組織整理工作非常重要，隨著信息化的不斷發(fā)展，對檔案管理的要求也不斷增多，這就要求檔案管理人員能夠做好立檔單位和全宗歷史考證工作，嚴格按照積存檔案和零散文件的整理程度，不斷的引進現(xiàn)代化技術(shù)，采取新措施，從基礎抓起，制定統(tǒng)一的檔案分類標準，優(yōu)化檔案檢索，完善積存檔案和零散文件的組織整理制度，同時加強對檔案管理人員的教育培訓力度，確保其能夠為實際工作提供更多更全面的檔案資料。

篇2

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存管理

0 引言

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應用，時刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當長的一段時期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點分析

1.1 電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。

（1）檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

（2） 檔案信息生動形象性

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化

再現(xiàn)。

（3） 信息存儲與利用的迅速準確性

電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質(zhì)檔案的特點

紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

（1） 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實性方面，也體現(xiàn)在其存儲介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

（2） 檔案信息的原始憑證性

從其形成過程來看，紙質(zhì)檔案是從當時使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成的實體材料。

2 并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略

2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案

管理工作，習慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現(xiàn)代科學技術(shù)對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個重要課題?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時對他們的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)提出了相應的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業(yè)務環(huán)節(jié)的應用。

2.2 改進、創(chuàng)立檔案管理標準與制度

新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標準。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設立數(shù)據(jù)格式標準，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應用后，建立改善管理業(yè)務方面的標準已是刻不容緩，如統(tǒng)計標準，著錄標準，標引規(guī)則標準等； 計算機數(shù)據(jù)庫設置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有待進一步改進與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規(guī)來維護與

確定。

2.3 創(chuàng)新檔案管理體系

吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會發(fā)生重大變化。

（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應全面進行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

（2）電子計算機的軟硬件環(huán)境，表達電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進行保護管理，只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應的電子轉(zhuǎn)換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數(shù)據(jù)的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

參考文獻

[1] 祁玉萍.電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的差異[J]. 檔案管理. 2006（05）

篇3

隨著我國經(jīng)濟實力的飛躍增長，水務行業(yè)得到了蓬勃發(fā)展。水務工程建設項目的增多使水務工程檔案庫存量日益增大，庫房壓力也越來越大。如何有效地解決水務工程檔案庫房的有限空間和日益增長的檔案數(shù)量之間的矛盾是水務工程和檔案管理部門的共同需求。在此針對當前筆者所在單位水務工程檔案庫存管理存在的問題，提出如下方法解決。

第一，健全水務工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標準，統(tǒng)一歸檔目錄和組卷格式。水務工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點都是以“我”利用、保障為主，因此對于建設管理方而言，收集上來的施工、監(jiān)理方的工程資料肯定會出現(xiàn)重復的現(xiàn)象，如合同文件、工程監(jiān)理、施工招投標資料、施工過程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應根據(jù)實際情況，制定滿足自身需求的行業(yè)標準，給施工、監(jiān)理方標準化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數(shù)量的水務工程檔案的入庫。

第二，根據(jù)“誰建設、誰存檔”原則，實行建設、存檔二合一責任制。筆者所在單位的檔案庫房不僅承擔著局機關(guān)水務工程檔案存放的任務，還承擔著水務系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項目、專項資金項目檔案存放的任務。局系統(tǒng)一共有17個局屬事業(yè)單位，目前基本每一個局屬事業(yè)單位水務工程建設項目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫房面積不能滿足現(xiàn)實需要的主要原因。對于局屬事業(yè)單位的水務工程檔案，局機關(guān)人員查閱、利用機率很小，只需要建設單位保存參建三方的資料，在一定程度上會大大減少局機關(guān)水務工程檔案的入庫數(shù)量。

第三，大力開展水務工程檔案電子數(shù)字化建設。局屬事業(yè)單位的大多數(shù)水務工程項目屬于市重大項目，按照要求工程竣工后，建設管理方需要將參建三方的水務工程檔案原件移交市檔案館。因為原件移交進館后，在建設管理方保存的都是一些復印件，紙質(zhì)復印件和光盤打印件的法律效力是一樣的，因此對于一些需要移交市檔案館的水務工程檔案全面實行數(shù)字化，刻錄光盤保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務工程檔案電子數(shù)字化可以大大減少檔案庫房的庫存空間，一般情況下，一個水務工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)后，成百上千卷的工程檔案只需用一個小小的移動硬盤、光盤便可以輕松保存。

第四，豐富水務工程檔案的信息檢索內(nèi)容，建立目錄中心，使其能夠滿足不同人群、不同機構(gòu)對檔案資源的利用需求。健全水務工程檔案信息檢索內(nèi)容，增加工程檔案參建三方的內(nèi)容信息、工程竣工時間、檔案保管單位等，制作局屬事業(yè)單位和市檔案館內(nèi)所有水務工程檔案的目錄，不僅可以釋放局機關(guān)檔案庫房的庫存空間，還為檔案利用者提供最大的方便，發(fā)揮水務工程檔案的最大價值。

第五，培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)、穩(wěn)定的檔案鑒定人才隊伍。檔案管理員要加強自身專業(yè)知識學習，不斷提高檔案鑒定能力。在水務工程檔案收集階段，檔案管理員就要對檔案進行鑒定，對于不屬于工程檔案歸檔范圍的文件材料要嚴禁歸檔；在水務工程檔案管理工作過程中，對于一些已經(jīng)沒有檢索需求、保管價值或者不完整的工程檔案，檔案管理員通過鑒定后，及時將已經(jīng)失去檔案價值的水務工程檔案銷毀。如果確實不能銷毀，可以將失去檔案價值的水務工程檔案及時清理、轉(zhuǎn)移，將它們存放到保管成本相對較低的庫房，給未來的水務工程檔案預留一定的庫存空間，以滿足水務工程建設的需要。

參考文獻：

［1］曲慧明張秋燕.如何實現(xiàn)企業(yè)檔案管理中小庫房與大收藏的和諧統(tǒng)一.北京檔案2011（1）.

篇4

關(guān)鍵詞：民政檔案 資料保存 管理問題 應對措施

民政檔案是民政事業(yè)的重要組成部分，它真實地記錄了我國民政工作發(fā)展的歷史，記載了我們黨和國家在探索社會福利、社會保障以及基層政權(quán)建設進程中的重大事件和重大決策，反映了我國改革開放和現(xiàn)代化建設的巨大成就和豐富經(jīng)驗。民政檔案不僅是開展民政工作的重要依據(jù)，而且是國家信息資源的重要組成部分。 民政檔案主要包括社團、低保、優(yōu)撫、救助、社區(qū)、地名、婚姻、勘界等專業(yè)門類檔案，是記述和反映各個歷史時期民政工作中形成的具有利用價值的紙質(zhì)和電子文件材料。收集保管好民政檔案是檔案工作者義不容辭的職責，及時的提供利用民政檔案則是檔案工作者更重要的工作任務。 近年來，民政局不斷提高檔案管理工作，努力改善檔案工作環(huán)境，從無檔案室到現(xiàn)在有專門的檔案管理室并由專人負責管理，從民政檔案一般保管在本機關(guān)辦公室或相關(guān)科室文檔柜里到現(xiàn)在集中收集管理，民政檔案管理工作得到很大的提升。

一、工作中存在的主要問題

篇5

一、歸檔材料不重視、不明確

首先，檔案整理作為事業(yè)單位的一項工作很多情況下不被重視，特別是一些領(lǐng)導干部對這項工作認識不夠，認為檔案整理工作就是簡單的記錄和保管，不具有重要意義，只要不丟失、不泄密，上級檢查能混過關(guān)就行了，因此導致檔案管理工作在事業(yè)單位變得異常消極和被動，難以高質(zhì)量的服務事業(yè)單位建設。

其次，事業(yè)單位每年會產(chǎn)生大量的文件材料或涉及到工作人員或涉及到單位本身，但并非所有的這些材料都要歸檔，試想一下，若所有的文件都一絲不落的整理歸檔，這必將是一項巨大的工程，其中一些無關(guān)緊要的材料，就是在浪費人力物力。很多單位尤其在檔案管理的鑒定工作流程中材料歸檔范圍把握不準確的問題尤為突出。

二、檔案管理工作人員不具備檔案管理能力，甚至存在人手不足的問題

通常來講任何一個事業(yè)單位都設有獨立的檔案管理部門，有相應的檔案管理人員，但部分單位的檔案管理人員不具備專業(yè)水準，缺乏后期培訓，對于工作的內(nèi)容處于一種模糊的狀態(tài)，并不能完全勝任檔案管理工作；甚至有的事業(yè)單位只安排一名工作人員來做這項工作，這就使得材料雖然放入檔案盒中但無法得到及時的整理歸檔，可想而知，工作的效果會大打折扣，更不要說對事業(yè)單位的整體發(fā)展做出貢獻了。

三、檔案材料制作不符合規(guī)定

為了檔案保存和閱覽的方便，我國對檔案中材料的分類、排放次序甚至修整和裝訂都做出了較為明確的規(guī)定，但是，很多事業(yè)單位不按照規(guī)定來制作檔案材料，一方面導致材料本身不美觀且受到了不同程度的毀損，另一方面，對工作中查閱材料造成不便。

四、檔案存放地太過隨意

為了加強對檔案的保護，檔案應存放在防火、防潮、防盜、防蟲蛀的地方，一些事業(yè)單位將檔案室設在陰暗潮濕的一樓倉庫，無防盜窗、無鐵門，顯然不利于檔案的保管，還有一些單位缺乏硬件設備，檔案隨意堆積，從而造成材料的毀損和滅失。

五、檔案的保密性不夠重視

我國檔案法明確規(guī)定，任何人禁止偽造或涂改自己檔案中的信息，檔案必須做到保密?，F(xiàn)實情況卻不容樂觀，很多事業(yè)單位的工作人員可以隨意翻看自己檔案甚至進行涂改，檔案管理工作人員卻不予以阻止，毫無保密性可言。

針對以上檔案管理中出現(xiàn)的問題，事業(yè)單位應當積極找到相應的解決方法并付諸到實際行動中來，作為事業(yè)單位檔案管理人員，本人建議從以下幾點著手：

六、加大對檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的每一個工作人員，需要得到大家的重視和配合。特別是單位的領(lǐng)導更應該以身作則，遇到檔案管理人員不專業(yè)或者不足的情形時，要及時配備；檔案管理制度不完善時，要盡快做出調(diào)整。

七、加強對管理人員專業(yè)性的培養(yǎng)

任何工作都不是一成不變的，檔案的整理工作在不斷地做著調(diào)整，檔案的分類，修整，裝訂格式都會相應做出變化，因此檔案管理工作人員需要定期培訓以適應工作中的變化。

八、檔案材料整理規(guī)范化

為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整，主要包括對破損文件進行修裱，對字跡模糊或易褪變的文件進行復制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對過大的文件進行折疊等。

九、配置適宜保存檔案的專門庫房和必要的設施

檔案質(zhì)量的好壞直接依賴于它的保存設施，為了使檔案處于一種安全合適的儲存環(huán)境，就需要做好檔案的基礎設施建設，建立專門的檔案庫，使用標準的檔案盒，做到防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲。為了使一些電子信息和數(shù)據(jù)能夠完整的保存，還應當配備計算機和相應的技術(shù)管理人員。

十、強化檔案的保密性

檔案管理工作人員在此項工作上應當持嚴肅認真的態(tài)度，做到盡職盡責，杜絕出現(xiàn)隨意翻看、涂改檔案的情形，對非檔案管理工作人員，應當向其做好檔案保密的宣傳工作，每個人都能做到自覺遵守要求。

結(jié) 語

篇6

關(guān)鍵詞：中職學校；檔案；

管理檔案是學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字材料、圖紙、表格、計算數(shù)據(jù)、聲像資料等，包括文書檔案、教學檔案、財務檔案、人事檔案和基建檔案等，是學校管理和發(fā)展過程中的重要信息資源。檔案管理是學校管理工作的組成部分，是維護學校經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和記錄發(fā)展歷史的重要途徑。本文從中職學校檔案管理工作的重要作用、存在的問題以及對策等方面進行了論述。

1檔案管理工作內(nèi)容及作用

中職學校檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，為學校各項事業(yè)服務，基本內(nèi)容包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用等。中職學校檔案可清楚地記錄學校建校史、發(fā)展史、教學科研史，同時也反映出幾代人為培養(yǎng)技術(shù)人才而奮力拼搏的精神以及走過的曲折道路，具有非常重要的研究價值和實用價值。

2當前中職學校檔案管理工作存在的問題

2.1認識不深一些學校的教職員工對檔案管理工作認識不足。

教師手頭有相關(guān)資料卻不愿意交到檔案室，認為自己保管用起來方便，其實沒有經(jīng)過整理歸檔的文檔更容易丟失。

2.2設備簡陋

由于中職學校特點，學校資金主要用于教學設施的更新和添置，對檔案管理工作投入較少，硬件設備落后，很多中職學校檔案室沒有密集架、掃描儀、刻錄機、專門存放光盤的柜子、打印機、復印機等設備。

2.3資料收集不完整

外出參加會議的教職員工不能及時把會議文件交給檔案管理人員歸檔，而檔案管理人員對學校外派人員參加會議的情況不了解，導致會議文件未被及時歸檔。各處室平時沒有檔案管理意識，致使許多重要文件資料收集不完整，如新生記錄簡表、學校組織的各項活動記錄、照片、圖像等沒有及時收集、統(tǒng)一保存，時間一長便漸漸遺失了。

2.4檔案資源利用不夠充分

保存檔案是為了使用，如果只存不用，檔案就失去了存在的價值。只要充分利用檔案，就可以發(fā)揮檔案材料的價值，也能引起領(lǐng)導對檔案管理的重視，擴大工作影響力。而目前檔案室多是守株待兔，消極等待使用者查閱檔案，而沒有挖掘自身的資源優(yōu)勢，變被動為主動，為職工提供便利的檔案或信息利用途徑。

2.5管理缺乏規(guī)范性和科學性

中職學校檔案管理人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識，很多人沒有經(jīng)過專門的培訓和進修，對各部門的檔案管理缺乏科學系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員在平時的工作中不注意收集資料，導致教學資料不齊全、不完整。在上級教育、行政部門來校進行教學評估時，學校為了補上一些檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補做檔案，這不僅造成很大的浪費，還給正常的教學工作帶來了一定沖擊，同時使檔案資料的真實性大打折扣，失去了檔案管理的真正意義。

2.6電子檔案管理存在漏洞

目前很多中職學校對電子文件的歸檔程序不規(guī)范，存儲過于分散，未完成集中脫機保管，如果計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；一些學校的電子文件只是簡單地保管在計算機硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲介質(zhì)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或軟磁盤遭到損壞，極有可能使電子文件遭到毀壞甚至全部丟失。

3對策

3.1積極開發(fā)檔案資源

為了使檔案資源直接服務于學校教育教學，檔案管理人員應齊心協(xié)力，充分利用學校資源優(yōu)勢，擴大檔案、信息收集范圍，為學校管理、教育、教學和教研工作做出貢獻。如利用學校校慶的契機編寫校友通訊錄，收集歷屆校友名單及通訊地址，平時加強溝通交流，從而擴大學校教育的外延，提升社會聲譽。再如，檔案管理人員根據(jù)日常工作需要，將學校人員安排、黨員名單、教育教學論文制成表格、匯輯成冊，對迎檢、爭創(chuàng)等各類工作都有細致的歸檔，使學?；厩闆r和各種成果一目了然，為工作創(chuàng)造便利條件，更好地服務于廣大師生。檔案管理工作在學校各項工作中處于相當重要的地位，加強檔案建設有利于提升學校管理工作整體水平。

3.2增強檔案管理意識，健全各項管理制度

（1）學校領(lǐng)導要經(jīng)常向全體教職工宣傳《中華人民共和國檔案法》，通過舉辦檔案管理講座、開展檔案知識競賽來提高教職工檔案管理意識。

（2）制定明確的崗位目標責任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。

（3）建立檔案收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，真正實現(xiàn)資源共享。

（4）設立檔案工作領(lǐng)導小組，由學校主要領(lǐng)導擔任組長。將具體工作層層分解，落實到人，保證時時有記錄，事事有依據(jù)。營造全員參與、全過程管理，人人重視收集、保全檔案的良好氛圍，形成一個組織有序、規(guī)范、完整的檔案管理體系。

3.3培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

篇7

1現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問題

人力資源管理的目的是有效運用人力資源以實現(xiàn)醫(yī)院的預定目標。人事檔案工作是醫(yī)院人事工作的重要組成部分，人事檔案是醫(yī)院有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是真實反映職工全貌，反映職工個人歷史的憑證和依據(jù)。是選賢舉能，知人善任，歷史地、全面地考察、了解和正確選拔人才的重要依據(jù)，目前醫(yī)院人事檔案管理要落后于醫(yī)院其他方面的建設和發(fā)展，它不僅僅表現(xiàn)在管理形式的落后，更表現(xiàn)在管理手短上的陳舊。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.1手工歸檔，費時費力。

醫(yī)院人事檔案按照類別來分可分為三種，人事檔案、科技檔案、工資檔案，人事檔案主要記載個人經(jīng)歷、政治思想等方面的材料，科技檔案記錄的是專業(yè)技術(shù)人員開展科研、新技術(shù)新項目的應用、職稱晉升等方面的內(nèi)容，工資檔案則反映的是職工工資及福利歷次變動的情況，所以現(xiàn)行的人事檔案管理存在著“多頭分散”的管理現(xiàn)象，為管理帶來了困難，在數(shù)字化、網(wǎng)絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現(xiàn)代化的要求。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作。相對較為耗費人力、物力，而且所形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞。在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學化、系統(tǒng)化和標準化管理。

1.2管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用。

人事檔案管理過多的注重保管而對人事檔案的開發(fā)利用卻相對不足，而且需要場地和保管器具較多。面對大量的檔案卷宗，存檔成為一個重要的問題，也會受到保管器具和場地的制約，無形中增大了開支和成本。同時對人事檔案的頻繁查閱勢必會造成磨損和意外的丟失，這是不容忽視的一個重要問題。

2利用人事信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)對人事檔案的科學管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務

2.1信息技術(shù)在人事軟件上應用的可行性分析：

信息技術(shù)，術(shù)語上講就是關(guān)于信息的產(chǎn)生、發(fā)送、傳輸、接收、變換、識別、控制等技術(shù)的總稱，是在信息科學的基本原理和方法的指導下擴展人類信息處理功能的技術(shù)。

加強人事檔案管理的信息化改革，實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式，在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復交叉。有必要對人事檔案、科技檔案、工資檔案的內(nèi)容進行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于人財物的節(jié)約。數(shù)字化為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎。也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。表現(xiàn)在技術(shù)、實踐、經(jīng)濟上的可行性，信息技術(shù)的研究始于20世紀90年代中期，如今已經(jīng)成為當今信息技術(shù)研究的一大熱點，國內(nèi)涌現(xiàn)了大批人事管理軟件，許多行業(yè)也積極參與相關(guān)的技術(shù)研究。實踐上也具有可行性，計算機在人事檔案上的管理有許多應用的案例尤其是人事軟件近幾年取得了一定的進展。經(jīng)濟上的可行性，目前大部分的醫(yī)療行業(yè)都已經(jīng)開始了信息化的建設，人事軟件把已有資源進行整合充分發(fā)揮它們的作用，在不增加投資的情況下，有效地使用現(xiàn)有資源，提高服務性能，這在經(jīng)濟效益上為人事軟件技術(shù)的應用提供了可行性。

2.2提高人事信息軟件對人事管理的作用，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務：

對人事檔案的利用更加引發(fā)人事檔案管理深層次的變革，傳統(tǒng)的人事檔案是以手工與紙質(zhì)管理為主的，檔案的更新、傳遞、查閱都很不方便，而計算機管理檔案是協(xié)作的、開放的，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行人事檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在人事檔案管理領(lǐng)域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導地位，給人事檔案工作注入生機和活力，能更好地適用人才的發(fā)展趨式。

篇8

檔案是重要的信息資源，醫(yī)院的檔案記載了醫(yī)院發(fā)展的基礎性工作，是醫(yī)院管理工作的重要部分，它體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平。隨著醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提高、各項資金投入的不斷加大，檔案工作從制度建設、軟硬件建設、人員素質(zhì)等方面都應適應醫(yī)院發(fā)展的需要，以達到與醫(yī)院的發(fā)展同步。

1　醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1組織管理方面(1)部分醫(yī)院沒有專門的檔案管理機構(gòu)，醫(yī)院檔案室一般隸屬辦公室，有的醫(yī)院辦公室、政工科、黨辦綜合為一個科室，檔案人員身兼數(shù)職，既要做文書處理工作、人事工資、辦公室的日常事務、領(lǐng)導安排的臨時性工作，還要應對一些應急性工作，常常沒有精力做好檔案管理工作，存在心有余力不足現(xiàn)象。(2)忽視了對檔案管理人員整體素質(zhì)的要求，沒有將檔案人員的培訓納入繼續(xù)教育計劃，造成檔案管理人員的思想觀念、業(yè)務知識、管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。沒有將檔案工作納入領(lǐng)導工作議事日程、單位發(fā)展規(guī)劃和目標考核中，歸檔管理制度落實不到位，在重要科學研究、重點工程項目建設、大型儀器設備管理等工作鑒定驗收時，不能保證檔案人員參加，造成歸檔材料不齊全、不完整。

1.2設施設備從基本建設方面看，檔案庫房面積小，達不到規(guī)定的標準要求。辦公室、閱覽室和檔案室沒有分開，檔案安全保管、檔案庫房、檔案裝具等條件及檔案數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡安全等硬件建設達不到國家規(guī)定的有關(guān)標準和要求。

1.3基礎業(yè)務建設醫(yī)院檔案管理水平不高，在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院發(fā)展目標、內(nèi)外環(huán)境建設、醫(yī)療設備、技術(shù)水平、專業(yè)技術(shù)人員培訓等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展。現(xiàn)代化管理手段應用較差，整個檔案管理工作中，手工操作方式所占比例較大，檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化管理水平與實際要求有差距，醫(yī)院檔案室雖然配有計算機，有的也安裝了檔案管理軟件，但由于多方面的原因，現(xiàn)代化管理手段沒有得以充分利用，檔案管理水平滯后，影響了檔案業(yè)務技術(shù)的發(fā)展，影響了醫(yī)院整體管理水平的提高。

1.4開發(fā)利用部分專業(yè)技術(shù)人員，甚至是領(lǐng)導干部，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏深刻的認識，片面地將檔案利用局限于查時間、查事件、查制度、查規(guī)定，僅限于來查什么就找什么，檔案利用工作處于被動狀態(tài)。信息資源開發(fā)處于零階段。對室藏內(nèi)容沒有進行有效的宣傳，檔案的利用價值沒能得到充分的體現(xiàn)，造成檔案信息資源的浪費。

2　醫(yī)院檔案管理的發(fā)展對策

2.1加強宣傳力度。提高全員檔案意識加大對檔案法律法規(guī)的宣傳，讓全員了解檔案法律法規(guī)的內(nèi)容和檔案工作的重要意義。檔案工作人員要充分利用檔案信息，積極為醫(yī)院建設獻計獻策，提供決策依據(jù)，使全院職工了解檔案是醫(yī)院建設發(fā)展不可缺的寶貴信息資源。是醫(yī)院積累的不可估量的寶貴財富，檔案工作能幫助提高醫(yī)護水平，促進醫(yī)院醫(yī)療、護理、科研工作，利用檔案信息資源可為醫(yī)院創(chuàng)造巨大的社會效益和經(jīng)濟效益，讓醫(yī)院領(lǐng)導意識到醫(yī)院檔案工作的重要性，把檔案工作放在重要的位置上。利用會議、展覽、電視、網(wǎng)絡等宣傳形式對有說服力的檔案利用典型事例對檔案信息所起的作用及其意義進行宣傳報道，增強全院職工的檔案意識。

2.2利用考核契機，破解檔案工作難題要充分利用檔案年度考核機會，爭取單位領(lǐng)導在財力、物力、人力上的支持，從根本上解決檔案庫房、設施軟硬件、人員配備的實質(zhì)性、基礎性的問題，同時，要扎實做好檔案基礎業(yè)務建設工作。努力爭取好成績，讓領(lǐng)導充分認識到檔案管理水平是醫(yī)院管理水平的具體體現(xiàn)。檔案管理工作得到上級主管部門的認可，能進一步提高領(lǐng)導對檔案工作的認識，加大醫(yī)院在檔案管理工作中的投資力度。破解檔案工作在組織管理、基礎業(yè)務建設、設施設備建設等方面的難題，逐步達到國家規(guī)定的各項標準和要求。

2.3強化獎懲機制，提高檔案管理人員工作積極性根據(jù)檔案工作的不同分工，制定切合實際的管理制度，明確職責，將檔案工作目標任務列入相關(guān)科室、相關(guān)人員的工作目標年度考核中。綜合檔案室作為檔案管理的職能部門。工作目標任務主要負責當年度《檔案法》及有關(guān)檔案工作法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行，制定相應的規(guī)章制度。檢查、指導各職能科室年度檔案工作情況，做好檔案開發(fā)利用工作和年度檔案歸檔等工作：對重視檔案工作、檔案收集齊全完整、年度工作任務目標完成好的科室予以獎勵，反之予以通報批評，從而調(diào)動科室和個人工作的積極性和主動性，確保檔案管理水平不斷提高。

2.4加強繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)醫(yī)院檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作。從事這項工作的人員應是具備較強的文化素質(zhì)、檔案專業(yè)知識和多方面知識的復合型人才。檔案工作人員除熟悉檔案工作法律法規(guī)和業(yè)務規(guī)范，以及檔案學科基礎理論知識外，還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧，掌握醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務、基礎建設、行政管理等各方面的專業(yè)知識。檔案工作的自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的發(fā)展趨勢，促使檔案管理人員要不斷更新知識，加強學習，具備電子信息的收集、存貯、分類、控制和利用技能，具備網(wǎng)上信息資源的組織和篩選的技能。通過不斷學習，不斷擴展知識面，完善自己的知識結(jié)構(gòu)，提高整體素質(zhì)，成為一名稱職的檔案工作者。

2.5加強硬件設施的配置，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著科學技術(shù)的進步，計算機這一高科技的產(chǎn)品已投入到檔案管理工作中，用計算機儲存、檢索、查閱醫(yī)院的各種門類和載體的檔案已成為現(xiàn)實，檔案現(xiàn)代化管理手段的實施。能節(jié)省大量的人力、物力和財力，縮短查找時間，提高查準率，能更加方便利用者的查找和閱讀，為利用者節(jié)省寶貴的時間，檔案工作人員要不斷研究完善檔案現(xiàn)代化管理手段，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

篇9

一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變

在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

（二）企業(yè)檔案的分類變化

舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

二、電子檔案工作面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問題

用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

（三）電子檔案保笛的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

三、建議采取的對策

（一）盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發(fā)軟件。

（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

（四）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應電子檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔集系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

篇10

關(guān)鍵詞：商業(yè)；檔案寄存；規(guī)范管理

商業(yè)性檔案寄存行業(yè)是指各類依法登記，通過為客戶提供檔案管理服務而獲取贏利的企業(yè)。近年來，這個行業(yè)發(fā)展很快，在我國檔案管理尤其是企業(yè)檔案管理中發(fā)揮了一定的作用。但回觀其現(xiàn)狀，也出現(xiàn)了一些不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。如，作為一項檔案保管的特殊行業(yè)，還沒有納入當?shù)貦n案行政管理部門的管理視野之內(nèi)，還沒有一套行之有效的創(chuàng)辦規(guī)范，還沒有建立行業(yè)協(xié)會，等等。本文試就通過對其現(xiàn)狀的分析，對商業(yè)性檔案寄存行業(yè)如何依法規(guī)范管理提出一些粗淺的設想。

1 商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的產(chǎn)生

1.1 我國檔案工作實際情況的需要。隨著改革不斷深化，市場經(jīng)濟逐步建立，經(jīng)濟成分由單一性向多元化發(fā)展。一些國有企業(yè)在改制、聯(lián)合、兼并、破產(chǎn)過程中，企業(yè)檔案存在亂堆亂放，無人管理，沒有單位接收，甚至出現(xiàn)隨意銷毀的現(xiàn)象；很多外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)不愿意在企業(yè)內(nèi)部投入較多的人、財、物力，設置專門的檔案保管部門或?qū)Ｂ毴藛T；一些企業(yè)即使設立了檔案室，但檔案保管條件差，檔案隨意銷毀現(xiàn)象也時有發(fā)生。

事實上，隨著檔案信息數(shù)量的爆炸式增長以及政府機構(gòu)改革和企業(yè)降低成本的需要，對于一些每年都會產(chǎn)生大量業(yè)務類憑證的企業(yè)來講，原先那種“小而全”的檔案管理方式，顯然已經(jīng)難以適應企業(yè)發(fā)展的需要。

1.2 國外商業(yè)性檔案寄存理念的影響。國外商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的名稱多為商業(yè)性的“文件中心”，最早起源于20世紀40年代的美國。它經(jīng)歷了半個多世紀的發(fā)展，在歐美等發(fā)達國家，現(xiàn)在已經(jīng)成為一個比較成熟的文件管理機構(gòu)。進入20世紀80年代后，商業(yè)性文件中心在數(shù)量、規(guī)模和技術(shù)水平上更是得到了迅猛發(fā)展，出現(xiàn)了以美國“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）為代表的數(shù)千家檔案數(shù)據(jù)管理機構(gòu)。同時，這種促進和提升我國檔案信息領(lǐng)域服務外包的理念對我國檔案工作發(fā)展實際的需要也產(chǎn)生了影響。

1.3 外資商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的登陸。上世紀90年代末期，一些跨國跨地區(qū)檔案管理機構(gòu)，由于看好中國內(nèi)地在檔案信息保護市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、沈陽等一線城市設立經(jīng)營機構(gòu)，拓展業(yè)務。如，“上海信安達檔案文件管理有限公司”作為第一家將檔案文件和信息專業(yè)管理的理念帶入中國的公司，于上世紀90年代首先在上海登陸，隨后又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司。

但是，由于受到國情、理念和我國有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)的影響，他們在拓展內(nèi)資機構(gòu)市場時，會遇到諸多困難，在短期內(nèi)很難占據(jù)國內(nèi)市場的主導地位。

1.4 內(nèi)資商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的興起。據(jù)查詢，建立較早的北京世紀鼎立電子科技服務有限公司于1993年建立。

從上海地區(qū)來看，內(nèi)資的檔案寄存企業(yè)集中于2009年前后建立，目前已經(jīng)發(fā)展到有仁通、華信、固銓等10多家，而且各家的發(fā)展速度都很快。如“上海固銓檔案管理技術(shù)有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年時間里，已經(jīng)發(fā)展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；寄存檔案已從2010年的2793標準箱發(fā)展到2013年3月的130107標準箱（標準箱規(guī)格：長45cm、寬33cm、高26cm）；客戶也已經(jīng)發(fā)展到擁有中國太平洋保險集團有限公司、中國銀行上海市分行、上海市第九人民醫(yī)院等40多家。

2 我國商業(yè)性檔案寄存服務行業(yè)的現(xiàn)狀

2.1 商業(yè)性檔案寄存是對國家檔案館檔案寄存的有效補充。根據(jù)《檔案法》第十六條的規(guī)定，不少國家綜合檔案館通過設立檔案寄存中心來為各類企業(yè)、社會團體以及個人提供檔案寄存等有償服務。這種形式雖然有設施、人員、聲譽和各種有形和無形資源等特定優(yōu)勢，也解決了部分單位檔案無處存儲的窘境，但由于國家綜合檔案館依據(jù)《檔案法》第八條的規(guī)定，其主要職責“是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。加上其儲能的相對有限，不能滿足為不具備充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)、社會團體的檔案寄存提供有償服務，更難以滿足社會接受檔案寄存觀念后的更大需求。

于是，我國內(nèi)資的商業(yè)性檔案寄存服務行業(yè)就應運而生，主要承擔了除依法應當進入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內(nèi)給予有效保管的檔案。盡管這些單位在其檔案流向中可能會有交叉，即一部分黨政管理檔案可能要向綜合檔案館移交，但其大量的憑證卻并不屬于國家檔案館需要接收的對象。所以，這種商業(yè)性的檔案寄存服務是對檔案部門的有益補充，它滿足了當前我國對檔案多元化管理的需求，與檔案部門并不沖突，更不存在代替或取代的問題。

2.2 商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的特點

2.2.1 運作機制靈活。由于是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)，所以只要在不違背相關(guān)法律、法規(guī)的前提下，可以靈活運用各種機制，從企業(yè)自身管理和寄存業(yè)務運作兩個方面來調(diào)動積極性，搞活檔案寄存活動，獲得很好的生存環(huán)境。

2.2.2 服務對象面廣。可以為各種所有制、各種規(guī)模、各種業(yè)務類型的機構(gòu)提供服務。從機構(gòu)來看，除國家檔案部門接收的黨政機關(guān)、事業(yè)單位以外，破產(chǎn)企業(yè)、國有企業(yè)、外資企業(yè)、民營和私營企業(yè)等都可以納入其服務的范疇。當然，主要還是醫(yī)療保健行業(yè)、法律行業(yè)、金融服務業(yè)等在主要業(yè)務中會產(chǎn)生大量憑證的單位。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經(jīng)達到每年產(chǎn)生5000萬張～6000萬張，并且保持每年10%的遞增率。

2.2.3 服務內(nèi)容專指。首先，從檔案實體來看，進入商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的檔案，主要是各單位形成的既具有查考利用價值，又并非需要永久保存，只在相當一個時間段里不能銷毀的檔案。其次，從檔案內(nèi)容來看，主要是一些雖然信息化程度較高，原始憑證都已經(jīng)有了電子文本，但在特定情況下還需要提供原始憑證作為法律依據(jù)的這部分憑證。最后，從服務項目來看，主要是檔案保管、檔案檢索及遞送、檔案數(shù)字化、檔案和數(shù)據(jù)信息的安全銷毀等。

2.2.4 服務措施到位。商業(yè)性檔案寄存企業(yè)為了達到在服務社會的同時獲得贏利的目的，可以為各單位提供上門預約、整理指導、安全保管、提供利用等全方位的優(yōu)質(zhì)服務。為了最大限度為客戶節(jié)約成本，最大化為客戶調(diào)閱提供便捷，往往會自主研發(fā)一系列配套軟件，只要是在該企業(yè)接收范圍內(nèi)的任何單位或個人有需求，都可以通過電話或者網(wǎng)絡的方式與企業(yè)聯(lián)系，客戶足不出戶即可調(diào)閱檔案。

2.2.5 服務結(jié)果雙贏。企業(yè)自身通過提供服務獲取利潤和發(fā)展壯大；服務對象可以節(jié)約檔案保管成本，更好地集中精力從事自身的專業(yè)工作。

3 商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展趨勢分析

3.1 需要節(jié)約檔案保管成本的客戶源充足。從目前商業(yè)性檔案寄存行業(yè)明確的主要服務對象來看，潛在客戶面廣量大。分析產(chǎn)生潛在客戶的主要原因有四：一是隨著公民法律意識和維權(quán)意識的增強，一旦進入法律程序都需要以原始憑證作為依據(jù)。二是企業(yè)信息化水平的提高，大量的原始憑證都已經(jīng)有電子版本保存，原始憑證可以集中異地保存。三是房地產(chǎn)投資成本的加大，使得自行建庫的“小而全”保存方式已經(jīng)不再適宜。四是原始憑證由專門機構(gòu)集中保存安全可靠，客戶將檔案寄存過去便會既省心又放心。

3.2 隨著商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展，客戶必將大為拓展。隨著實踐的發(fā)展和宣傳的深入，人們將更多地接受這樣一種檔案管理模式。只要商業(yè)性檔案寄存企業(yè)在建立之初，即建立一套客戶所認可的、比較系統(tǒng)、可行的檔案管理服務制度，從而獲得客戶的信賴，就能讓潛在客戶從同類單位獲得的收益中得到啟發(fā)，從而不斷進入正式客戶的行列。

4 商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的規(guī)范管理

4.1 納入本地區(qū)檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導。商業(yè)性檔案寄存行業(yè)在我國正處于起步階段，無論在規(guī)模和數(shù)量上，將會得到迅速發(fā)展。因此，檔案行政管理部門對這樣一個特殊行業(yè)，應當依據(jù)《檔案法》第六條和第二十四條的規(guī)定，正視其存在和發(fā)展，因勢利導，對其進行有效監(jiān)管，使之成為國家檔案館的重要補充，同時也促進商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的健康、科學發(fā)展。具體可從以下幾個方面入手：

4.1.1 要納入企業(yè)所在地行政區(qū)域檔案事業(yè)管理體系。既然社會上還有大量的業(yè)務檔案需要由檔案寄存企業(yè)來進行寄存服務，那么，檔案行政管理部門就要正視商業(yè)性檔案寄存服務企業(yè)的存在和發(fā)展，要將其作為本行政區(qū)域檔案事業(yè)的一個有機組成部分給予規(guī)范，納入本行政區(qū)域檔案事業(yè)管理體系之中。

4.1.2 對商業(yè)性檔案寄存企業(yè)實行全程監(jiān)管。檔案行政管理部門要抓緊制定政策，規(guī)范適合我國國情需要的商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的運行機制和業(yè)務標準。具體可通過四個環(huán)節(jié)來實行：

一是在企業(yè)設立時的把關(guān)。檔案行政管理部門要依據(jù)檔案保管的基本要求和企業(yè)開展寄存服務的具體對象，從檔案實體的安全保管、檔案信息的保密要求、檔案利用的安全便捷等方面提出各項要求，嚴格把關(guān)。企業(yè)對檔案行政管理部門提出的各項要求要作出履行承諾。二是定期執(zhí)法檢查。將商業(yè)性檔案寄存企業(yè)納入執(zhí)法檢查的范圍，檢查合格者頒發(fā)“檔案保管合格單位”牌匾。三是在企業(yè)運行過程中要給予專門業(yè)務的指導和監(jiān)管。四是接受客戶有關(guān)檔案保管方面的投訴。檔案寄存行業(yè)中產(chǎn)生的有關(guān)問題自然屬于檔案法律行為的范疇，如觸犯了檔案法律法規(guī)的條文，勢必需要有當?shù)氐臋n案行政管理部門出面給予依法解決。

4.1.3 指導商業(yè)性檔案寄存企業(yè)組建行業(yè)協(xié)會。行業(yè)協(xié)會是經(jīng)依法批準成立，由同一行業(yè)經(jīng)濟組織及相關(guān)單位和個人自愿組成、自律管理的非營利性社會團體，是企業(yè)與政府之間的橋梁和紐帶。行業(yè)協(xié)會對一個行業(yè)的健康發(fā)展有著舉足輕重的作用。所以早日組建商業(yè)性檔案寄存領(lǐng)域的行業(yè)協(xié)會，為商業(yè)性檔案寄存企業(yè)搭建服務平臺，營造公平的競爭環(huán)境，制定行業(yè)規(guī)范，降低運作成本，這對于行業(yè)內(nèi)成員提升管理水平、創(chuàng)新技術(shù)和提高人員素質(zhì)，乃至商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的合法、科學發(fā)展都有十分積極的意義。

4.2 符合科學規(guī)范的檔案保管硬件

4.2.1 符合檔案保管的一般要求。

4.2.1.1 檔案庫房：包括選址、建筑質(zhì)量等。選址應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》關(guān)于選址的要求；建筑質(zhì)量則要達到《檔案館建設標準》的相應要求。

4.2.1.2 安全保管設施：安全是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)強調(diào)的首要經(jīng)營理念，也是其立身之本。安全保管設施包括消防（包括社會的和本企業(yè)的）、檔案裝具、運輸工具等。在基礎設施配置時，盡量采取專業(yè)各系統(tǒng)設備“一步到位”的配置方法，圍護結(jié)構(gòu)應滿足 “八防”的要求。

要配置全系統(tǒng)聯(lián)動的消防系統(tǒng)，實現(xiàn)火災自動報警和全系統(tǒng)消防聯(lián)動；配置先進的攝像監(jiān)控系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、巡更系統(tǒng)相組合的安全保衛(wèi)設施；設置門禁、報警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。

以上各項可分不同的檔次，需要永久保存的檔案要給予更好的保管條件；只是短期內(nèi)保存的，條件可以相對簡便一些。當然也可根據(jù)客戶的不同要求等級，提出不同的保管要求并計算對應的寄存費用。

4.2.2 專業(yè)工作人員。一是具有管理專業(yè)素質(zhì)的管理人才。法人代表同時應當接受檔案法律、法規(guī)和檔案專業(yè)知識的培訓，以利于檔案保管業(yè)務的開展。二是具有檔案管理專業(yè)知識的業(yè)務人才。具體設置比例可以由當?shù)貦n案行政管理部門根據(jù)實際確定。專業(yè)知識的業(yè)務人才要通過檔案專業(yè)的系統(tǒng)培訓，并取得檔案管理上崗證。三是消防、安全等專業(yè)人才。這類人才均需要經(jīng)過相關(guān)部門組織的專業(yè)培訓，并取得上崗證。

4.3 符合法律規(guī)范的運作機制

4.3.1 建立一套完整、規(guī)范的規(guī)章制度。從人員管理、客戶拓展、安全保管、檔案管理、提供利用等各個環(huán)節(jié)都能有章可循。其中尤為重要的是檔案保密制度，這是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的生存之基，保密工作做得好壞，既關(guān)系到客戶的切身利益，也關(guān)系到企業(yè)的信譽。因此，必須高度重視對客戶檔案的安全保密工作，尤其是對涉及企業(yè)商業(yè)機密、公民個人隱私的檔案，管理中絕對不能出現(xiàn)半點差錯。要嚴格遵守不經(jīng)所有者同意不得提供檔案給第三者借閱的服務原則。

4.3.2 明確收費標準。服務收費標準，是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)向客戶收取檔案管理費用的依據(jù)。在檔案寄存服務中，對不同的客戶對象、不同的寄存內(nèi)容可以適用不同的收費標準，但一定要符合我國有關(guān)部門關(guān)于服務行業(yè)收費的有關(guān)規(guī)定和合理的價格，避免惡性競爭。

服務費用的收取應充分考慮以下幾方面因素：首先是檔案的自身狀況。它包括兩個方面：一是指檔案的外形特征，如，文件的類型、載體狀況、版本狀況、是否有名人手跡等；二是指檔案的內(nèi)在特征，主要是根據(jù)檔案的來源和內(nèi)容來判斷其重要程度、秘密等級、可利用性等。其次是檔案的管理費用。包括三個方面：一是對檔案實體的管理費用，如，對文件的整理、分類、編目、補缺、復制等費用；二是對檔案的處置費用，包括對檔案的消毒、殺蟲、保護、鑒定及經(jīng)過允許的銷毀等費用。三是檔案的貯存費用，指檔案作為實體占據(jù)庫房面積所需的費用。