導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案合同管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

合同作為體現(xiàn)簽約各方的真實(shí)意思表達(dá)，在建設(shè)項(xiàng)目管理中處于重要地位，在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，需要通過合同來完成建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工等建設(shè)內(nèi)容；同時(shí)，合同也是建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成內(nèi)容。保證合同歸檔文件的真實(shí)性，是建設(shè)項(xiàng)目合同管理的基本出發(fā)點(diǎn)。

而若想在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中對(duì)相關(guān)的合同管理進(jìn)行有效審核，審核員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同及合同管理、合同形式及相關(guān)內(nèi)容等方面有比較全面的認(rèn)識(shí)。本文以與建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范中所提出的合同管理要求，結(jié)合近年來我們參與建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，對(duì)如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目合同管理的認(rèn)識(shí)。

一、合同及建設(shè)項(xiàng)目合同管理的基本概念

在討論合同管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)理解“在合同法甚至民法上，協(xié)議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協(xié)議”的含義本身就具有是在簽約各方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上達(dá)成的，是指平等民事主體之間如政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、個(gè)人等自然人、法人或其他組織通過協(xié)商所達(dá)成的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的的法律行為，同時(shí)，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產(chǎn)生的法律關(guān)系。當(dāng)我們?cè)趯?duì)建設(shè)單位的合同管理情況進(jìn)行審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意到關(guān)于合同的內(nèi)涵含義，所以，當(dāng)進(jìn)行項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，對(duì)以“合同”、“協(xié)議”、“備忘錄”等名義出現(xiàn)的文件，應(yīng)當(dāng)都按照合同來對(duì)待，體現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目過程中建設(shè)單位與參建單位通過平等協(xié)商與相關(guān)單位（一般為企業(yè)）所建立的法律關(guān)系及所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)及實(shí)施的法律行為。

進(jìn)一步而言，當(dāng)我們?cè)陧?xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應(yīng)當(dāng)注意其是否體現(xiàn)了合同所應(yīng)當(dāng)具備的法律行為及由此產(chǎn)生的法律關(guān)系。因此可以看出，建設(shè)項(xiàng)目合同管理的實(shí)質(zhì)，體現(xiàn)出建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中， 對(duì)項(xiàng)目合同的管理控制能力，而通過對(duì)合同管理情況的審查，可以對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程予以公正的評(píng)價(jià)。

檔案與其它信息系統(tǒng)的最大區(qū)別之一，在于不僅可以提供真實(shí)的信息，還在于可以還原其在歸檔時(shí)的原始狀態(tài)，可以實(shí)現(xiàn)回溯性查找。建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中所簽訂的招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購以及職業(yè)衛(wèi)生（勞動(dòng)衛(wèi)生）評(píng)估、安全評(píng)估等合同文件（合同檔案）成為評(píng)判建設(shè)單位所承擔(dān)的建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)是否依規(guī)進(jìn)行、合法有效的依據(jù)。

二、與建設(shè)項(xiàng)目合同管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件

自從我國改革開放以來，我國的法制化管理環(huán)境已經(jīng)基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理，是保證建設(shè)項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)建設(shè)目標(biāo)的主要手段，為此，國家相關(guān)部門了一系列的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，以達(dá)到對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理的目的。因此有必要對(duì)這些在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中需要執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范予以充分認(rèn)識(shí)，才能在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中自覺有效地執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。這些需要關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范主要有：

1.在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中，《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標(biāo)準(zhǔn)文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規(guī)定：

6.8 合同要求

6.8.1建設(shè)項(xiàng)目中各方應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任；可在施工合同或設(shè)計(jì)合同中明確。也可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。

6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在設(shè)計(jì)合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)（包括必須套數(shù)和主管機(jī)關(guān)要求套數(shù)），以及因修改增加新圖的責(zé)任：凡由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。

6.8.3 施工合同中應(yīng)明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。

6.8.4 監(jiān)理合同中應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)竣工文件審核和向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任?！?/p>

DA/T28中的這些條款，對(duì)編制竣工圖及建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)理單位所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的合同義務(wù)做出了明確規(guī)定。

2.在2015年，國家檔案局和國防科工局的《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》中，也對(duì)此做出了相應(yīng)規(guī)定：“建設(shè)單位在制定招標(biāo)文件、與參建單位簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確相關(guān)單位的項(xiàng)目檔案管理職責(zé)及項(xiàng)目文件的形成、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔套數(shù)、歸檔時(shí)間及違約責(zé)任?！?該規(guī)范性文件還進(jìn)一步明確規(guī)定：“建設(shè)單位在支付合同款前，應(yīng)審查參建單位的項(xiàng)目文件歸檔情況，對(duì)于未按合同（協(xié)議）要求提供項(xiàng)目檔案（文件材料）的，暫?；虿挥柚Ц??！?/p>

另外，在《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規(guī)定：“電子政務(wù)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步實(shí)施。實(shí)施機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目建設(shè)初期通過制定歸檔制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、合同條款、開展培訓(xùn)、交底等方式，對(duì)文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項(xiàng)目建設(shè)過程中，結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)程，對(duì)電子政務(wù)項(xiàng)目文件的收集、整理情況進(jìn)行檢查；單項(xiàng)工程驗(yàn)收、合同驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同步進(jìn)行檔案驗(yàn)收?！?/p>

對(duì)于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的專家來說，掌握這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件對(duì)合同管理的要求，是非常必要的。

三、審查建設(shè)單位合同管理時(shí)需要關(guān)注的內(nèi)容

那么，在審查建設(shè)單位建設(shè)項(xiàng)目合同管理狀態(tài)時(shí)，應(yīng)當(dāng)關(guān)注哪些內(nèi)容呢？或者說通過哪些方面的審查來評(píng)價(jià)建設(shè)單位的合同管理狀況呢？結(jié)合我們?cè)诮ㄔO(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收中的經(jīng)驗(yàn)來看，在評(píng)價(jià)建設(shè)單位的合同管理狀態(tài)時(shí)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

1.與建設(shè)單位簽訂合同、建立起合同法律關(guān)系的資質(zhì)方面

按照相關(guān)規(guī)定，在簽訂建設(shè)項(xiàng)目合同時(shí)，如果對(duì)參建單位的資質(zhì)有相關(guān)要求時(shí)，則應(yīng)當(dāng)對(duì)合同主體的資質(zhì)進(jìn)行審核，如果與建設(shè)單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質(zhì)，則導(dǎo)致所簽訂的合同無效。

例如，承擔(dān)建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)項(xiàng)目的參建單位，應(yīng)當(dāng)具備相關(guān)的招標(biāo)資質(zhì)，如其資質(zhì)證書規(guī)定其只擁有機(jī)電工程招標(biāo)資質(zhì)的單位，就不能承擔(dān)土木工程的招標(biāo)項(xiàng)目；如果要求具有相關(guān)的保密資質(zhì)時(shí)，也需要其提供相關(guān)的保密資質(zhì)證明文件；或者應(yīng)當(dāng)是由具有甲級(jí)資質(zhì)的咨詢單位進(jìn)行的項(xiàng)目評(píng)估，就不能由僅僅具備乙級(jí)資質(zhì)的單位來承擔(dān)。

2.建設(shè)項(xiàng)目合同文本的有效性方面

建設(shè)項(xiàng)目合同文本指具備相關(guān)資質(zhì)的參建單位與建設(shè)單位所簽訂的合同（協(xié)議）是否具備讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素。如果合同（協(xié)議）文本不具備合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素，即使是簽訂合同（協(xié)議）的單位資質(zhì)符合要求，合同（協(xié)議）同樣不會(huì)產(chǎn)生法律效力。這種讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協(xié)議）的“生效要件”。

一般來說，合同（協(xié)議）的生效要件包括以下內(nèi)容：

a簽約雙方具備獨(dú)立承擔(dān)合同義務(wù)的主體資格，如具備相關(guān)資質(zhì)；

b合同（協(xié)議）表達(dá)了簽約雙方的真實(shí)意思；

c合同（協(xié)議）生效的時(shí)間；如在合同（協(xié)議）規(guī)定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協(xié)議）的文本中卻沒有簽字時(shí)間；

d合同（協(xié)議）所規(guī)定的條款不符合建設(shè)項(xiàng)目批復(fù)文件的要求或內(nèi)容時(shí)，其合同（協(xié)議）實(shí)際上也屬于無效。

當(dāng)然，導(dǎo)致合同（協(xié)議）無效的表現(xiàn)形式不止以上方面，但就我們的經(jīng)驗(yàn)看，這幾個(gè)方面是在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中對(duì)項(xiàng)目合同（協(xié)議）進(jìn)行審查時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)的導(dǎo)致驗(yàn)收組專家對(duì)合同（協(xié)議）的法律效力提出質(zhì)疑的方面。

3.建設(shè)項(xiàng)目合同的整理組卷方面

建設(shè)單位的合同管理，包括對(duì)項(xiàng)目檔案的管理在內(nèi)，因此，考察建設(shè)單位合同檔案的整理、組卷，也是建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的主要內(nèi)容。通過查看合同檔案的案卷質(zhì)量，同樣可以反映出建設(shè)單位項(xiàng)目管理及合同管理的情況。

查看合同檔案的案卷質(zhì)量時(shí)，不僅要查看以上的內(nèi)容，還應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文件劃分、組卷等案卷質(zhì)量的進(jìn)行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關(guān)活動(dòng)產(chǎn)生的文件一起組卷、合同的附件（技術(shù)協(xié)議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。

特別需要強(qiáng)調(diào)的是，歸檔的合同應(yīng)為原件。

四、建設(shè)單位合同歸檔制度實(shí)施情況

在考察建設(shè)單位的合同管理時(shí)，除了考察其合同檔案的案卷質(zhì)量等方面，還應(yīng)當(dāng)對(duì)建設(shè)單位是否執(zhí)行了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范提出的合同管理要求情況進(jìn)行考察，如相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：建設(shè)單位在與中標(biāo)單位簽訂合同時(shí)，宜做出專門的歸檔文件內(nèi)容，規(guī)定相關(guān)的項(xiàng)目文件收集整理?xiàng)l款，條款中是否提出了對(duì)建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的質(zhì)量要求。

篇2

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對(duì)企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分。

筆者針對(duì)一些問題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒?。根?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

3.合同檔案的利用

篇3

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中的問題

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對(duì)于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時(shí)認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識(shí)，導(dǎo)致部門和個(gè)人都沒有明確的崗位責(zé)任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對(duì)自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對(duì)于合同管理工作的基本認(rèn)識(shí)，他們的合同管理知識(shí)體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識(shí)。正因?yàn)槿绱耍麄冊(cè)谑占隀n案資料后，很少會(huì)及時(shí)歸納整理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于不及時(shí)歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯(cuò)誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對(duì)自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點(diǎn)，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達(dá)成共識(shí)，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險(xiǎn)，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會(huì)產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時(shí)性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識(shí)，法律知識(shí)體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對(duì)合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯(cuò)誤。在實(shí)際合同管理中，管理人員多會(huì)依照自已的思維和習(xí)慣來對(duì)合同檔案進(jìn)行歸納和分類，沒有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會(huì)加重日后檢索的困難，使需要?dú)w檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)意見

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計(jì)、采購、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個(gè)類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項(xiàng)目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項(xiàng)目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對(duì)合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要?dú)w檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時(shí)負(fù)責(zé)整理和收集，并對(duì)其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實(shí)可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于出現(xiàn)問題的部門及個(gè)人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對(duì)于業(yè)績優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎(jiǎng)，以此來調(diào)動(dòng)員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強(qiáng)合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識(shí)和合同管理知識(shí)，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報(bào)工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時(shí)將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎(jiǎng)金、晉級(jí)評(píng)定掛鉤，加強(qiáng)合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強(qiáng)員工主觀能動(dòng)性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務(wù)水平，把握原則，懂得斡旋，當(dāng)不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間存在意見分歧時(shí)，要勤跑腿，多動(dòng)嘴，按照主要領(lǐng)導(dǎo)的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，將滿足用戶的需求擺在首位。

篇4

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡(jiǎn)單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1 在時(shí)間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡(jiǎn)單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲(chǔ)方面

電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備以及長期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。

篇5

【關(guān)鍵詞】殘疾兒童；檔案管理基礎(chǔ)工作；現(xiàn)狀；措施

為了能夠更好的規(guī)范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日?；A(chǔ)工作入手，及時(shí)對(duì)工作中存在的不足之處進(jìn)行補(bǔ)充，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作，以此來有效的提高殘疾兒童檔案工作的質(zhì)量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，使其成為保障殘疾兒童合法權(quán)益的重要依據(jù)。

一、高度重視，加強(qiáng)組織管理

殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來，進(jìn)一步做好殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作，從思想認(rèn)識(shí)、到人員及組織等各個(gè)方面都要到位，做好檔案收集工作，對(duì)檔案歸檔范圍和保管期限進(jìn)行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗(yàn)表、父母相關(guān)的信息，同時(shí)殘疾兒童康復(fù)過程中所產(chǎn)生的各種資料也應(yīng)納到歸檔范圍。

二、殘疾兒童檔案管理的規(guī)范化

首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋來對(duì)采集到的檔案信息進(jìn)行包裝和密封，而且在對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行調(diào)集時(shí)，要有相關(guān)的憑證作為依據(jù)，檔案要具有統(tǒng)一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規(guī)范化。

其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門的檔案管理人員進(jìn)行，可以采用編碼形式來對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和歸類，以此來提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

最后，在對(duì)殘疾兒童檔案進(jìn)行保管過程中，需要保證檔案室環(huán)境的適宜性，不僅要具備良好的通風(fēng)，而且進(jìn)行除灰處理，控制好檔案室內(nèi)空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。

三、加強(qiáng)對(duì)殘疾兒童檔案形成過程的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查

殘疾兒童檔案文件形成時(shí)，在嚴(yán)格對(duì)殘疾兒童申請(qǐng)、入戶調(diào)查等過程中形成的文件材料進(jìn)行審核，確保所收集到的檔案資料的真實(shí)性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對(duì)檔案文件形成的過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，控制好檔案形成過程中的質(zhì)量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時(shí)還要確保文件材料的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保案卷質(zhì)量的全面提高，這對(duì)檔案后期的整理、加工和利用會(huì)帶來積極的促進(jìn)作用。目前在相關(guān)部門和單位中，文字資料形成過程中和檔案管理工作存在相互脫節(jié)的問題，兩者各自為政，彼此分割，這對(duì)檔案管理工作帶來了不利影響。文件資料形成過程中和檔案管理工作相互關(guān)聯(lián)，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關(guān)文件資料形成的整個(gè)過程，同時(shí)檔案人員還要積極參與到單位各項(xiàng)行政及業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對(duì)工作的內(nèi)涵進(jìn)行了解和掌握，并在工作中做好指導(dǎo)工作，使相關(guān)人員在書寫文件資料時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)范的要求進(jìn)行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對(duì)于各科室形成的文件資料要積極主動(dòng)收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、完善檔案管理設(shè)施

檔案管理工作效率會(huì)受到檔案管理設(shè)備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化信息管理的模式前進(jìn)，這不僅能提高檔案的安全性，同時(shí)也避免紙質(zhì)檔案的過渡消耗，并且相比傳統(tǒng)的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時(shí)，應(yīng)緊緊貼近時(shí)代潮流，引入最新的管理方法與設(shè)備，配備檔案現(xiàn)代化管理所需要的各種設(shè)施，加大檔案管理設(shè)施的投入力度，培養(yǎng)檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，使檔案管理人員能夠?qū)⑺鶎W(xué)到的理論知識(shí)與實(shí)際工作有效的聯(lián)系起來，從而進(jìn)一步提高殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作的效率。

五、建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

殘疾兒童檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，因此，在實(shí)際工作中，需要進(jìn)一步改進(jìn)和規(guī)范計(jì)算機(jī)條件下檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息化管理的需要。依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)。在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，應(yīng)注意到電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時(shí)還要重視電子檔案的真實(shí)性。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。另外，電子檔案的法律效力問題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

六、結(jié)束語

殘疾兒童作為弱勢(shì)群體，受到全社會(huì)的普遍關(guān)注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，更需要根據(jù)殘疾兒童檔案自身的特點(diǎn)，進(jìn)一步對(duì)殘疾兒童檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，充分的利用各種先進(jìn)的技術(shù)來加快推動(dòng)殘疾兒童檔案信息化建設(shè)，更好的實(shí)現(xiàn)殘疾兒童檔案的重要價(jià)值，有效的保障殘疾兒童的合法權(quán)益，使全社會(huì)能夠更關(guān)心弱勢(shì)群體，促進(jìn)和諧社會(huì)的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]閆亞平，高建軍.孤殘兒童檔案建立及規(guī)范化管理[J].陜西檔案，2012，02：38-39.

篇6

關(guān)鍵詞：交通企業(yè) ；檔案管理； 創(chuàng)新

規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使得檔案工作的開展與企業(yè)發(fā)展同步，并為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理等各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮它的重要作用，實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值。

一、交通企業(yè)檔案管理概況

交通企業(yè)特點(diǎn)。交通行業(yè)是一個(gè)特殊的行業(yè)，交通作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，屬于資產(chǎn)密集型、技術(shù)密集型和管理復(fù)雜型的企業(yè)。集團(tuán)型企業(yè)由于其資產(chǎn)龐大、技術(shù)先進(jìn)、管理復(fù)雜。在交通企業(yè)走向市場(chǎng)的大背景下，采用先進(jìn)的管理思想和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，降低生產(chǎn)成本、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，是必然的選擇

二、企業(yè)檔案工作基本原則

1.基本概念。企業(yè)檔案工作是將企業(yè)自籌建以來各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，即應(yīng)歸檔的企業(yè)文件材料收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。

2.交通企業(yè)檔案的歸檔原則。（1）本企業(yè)在基本建設(shè)、改建、擴(kuò)建、生活后勤等各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有查考、保存、利用價(jià)值的文件材料，記錄和反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，由各部門負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后立卷歸檔。（2）凡涉及生產(chǎn)技術(shù)工作的科研成果鑒定、技改及合理化建議項(xiàng)目評(píng)獎(jiǎng)、基建工程竣工驗(yàn)收等必須由檔案人員參加，并根據(jù)科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。（3）文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)列入生產(chǎn)、管理、經(jīng)營、科研、基建等項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃，列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。（4）職工因公外出（包括出境）學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加各種專業(yè)會(huì)議，收集獲得的各種文件材料應(yīng)及時(shí)向綜合檔案管理部門歸檔；否則資料費(fèi)不予報(bào)銷。（5）各部門向外單位購買圖紙及技術(shù)資料時(shí)，必須經(jīng)綜合檔案管理部門審核后，由綜合檔案管理部門統(tǒng)一辦理，歸檔后提供部門使用。

三、檔案管理的重要性

1.現(xiàn)時(shí)利用檔案效益——信息資源、無形資產(chǎn)。從檔案的作用的雙重性和擴(kuò)展律來說，它首先是對(duì)檔案的形成者有用，對(duì)檔案的形成單位及相關(guān)人員有用，是現(xiàn)實(shí)作用，它體現(xiàn)的是檔案的第一價(jià)值。2.社會(huì)效益——社會(huì)文化資產(chǎn)。從檔案作用的雙重性和擴(kuò)展律的另一方面來說，它對(duì)全社會(huì)有用，是長遠(yuǎn)作用，它體現(xiàn)的是檔案的第二價(jià)值。例如，某廠作為國家重點(diǎn)建設(shè)工程，它的設(shè)計(jì)、基建、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)運(yùn)行及其經(jīng)營管理過程和經(jīng)驗(yàn)，都是極其寶貴的財(cái)富，它對(duì)真實(shí)反映我國的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，而這些作用是呈現(xiàn)擴(kuò)大和發(fā)展趨勢(shì)，這時(shí)檔案的價(jià)值就在檔案不斷被社會(huì)各階層利用、參考時(shí)體現(xiàn)出來，其價(jià)值是不可估量的。3.歷史效益——工作借鑒和鞭策、產(chǎn)生并提高效益的有效依據(jù)。它體現(xiàn)在利用檔案后，對(duì)促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實(shí)面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、取長補(bǔ)短、產(chǎn)生并提高效益發(fā)揮重大作用。通過對(duì)檔案的利用、研究，找出交通生產(chǎn)建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，找出交通企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出交通生產(chǎn)企業(yè)機(jī)制改革的思路和模式，這將對(duì)我國的交通事業(yè)發(fā)展起著不可估量的作用。

四、做好交通企業(yè)檔案管理工作的措施

1.創(chuàng)新管理模式。（1）集中統(tǒng)一管理。實(shí)體集中管理模式的主要優(yōu)點(diǎn)是檔案機(jī)構(gòu)精干，檔案工作程序單循環(huán)，檔案管理專業(yè)化；檔案收集齊全、信息完整，檔案實(shí)體得到妥善保管，充分發(fā)揮檔案信息的規(guī)模效應(yīng)：在一定規(guī)模內(nèi)檔案管理成本低。（2）分級(jí)管理模式。分級(jí)保管的模式適用于集團(tuán)化企業(yè)，如交通企業(yè)，目前分五大集團(tuán)，企業(yè)集團(tuán)下屬各單位之間主要是橫向聯(lián)系。這些企業(yè)信息流量大，對(duì)信息的完整性和時(shí)效性要求高，與此同時(shí)，各單位內(nèi)部在實(shí)際工作中對(duì)技術(shù)資料或單據(jù)憑證等檔案原件的利用率也高，這就要求檔案分級(jí)管理。（3）職能管理模式。職能管理模式就是企業(yè)內(nèi)部檔案管理職能是集中的，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，而檔案實(shí)體及其信息都由各業(yè)務(wù)部門自行管理，各部門遵循本企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度，收集保管本部門生產(chǎn)活動(dòng)中形成的檔案，定期移交到本單位檔案庫。由于企業(yè)規(guī)模較小，人員少，檔案信息量少，往往不設(shè)獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是只配置行使檔案管理職能人員，按照國家檔案管理的法規(guī)、方針、政策實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一制度，對(duì)各部門的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和服務(wù)。

2.創(chuàng)新管理機(jī)構(gòu)。（1）選好企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)人。企業(yè)檔案部門在企業(yè)是作為輔助崗位，不像主要業(yè)務(wù)部門那樣引人注目，會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，這是檔案的工作性質(zhì)所決定的。在大多數(shù)企業(yè)中，檔案管理往往是被忽視的，檔案人員的配置往往不盡如人意，毋庸置疑，這是普遍現(xiàn)象，這也是企業(yè)檔案發(fā)展與企業(yè)其他工作發(fā)展不均衡的原因之一。（2）合理配置企業(yè)檔案管理人員。其實(shí)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，人員要求也應(yīng)該與之相適應(yīng)，才能將工作做好。如：梯形的年齡結(jié)構(gòu)，保持老、中、青的合理比例關(guān)系；合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，一方面整體的檔案管理知識(shí)水平要盡可能高，另一方面?zhèn)€體的知識(shí)在熟悉本單位所從事的業(yè)務(wù)專業(yè)上要有區(qū)別，能相互借鑒、吸收、補(bǔ)充，提高整體水平。（3）精心組織企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員。檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員相當(dāng)于是檔案部門與各業(yè)務(wù)部門的橋梁和紐帶，是一支強(qiáng)大的檔案人員隊(duì)伍。精心組織企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員對(duì)檔案工作的開展至關(guān)重要。

3.創(chuàng)新管理機(jī)制。（1）建立激勵(lì)機(jī)制。第一，確立企業(yè)檔案管理目標(biāo)，使檔案人員有奮斗的方向；第二，尊重每一個(gè)人的權(quán)利；第三，使每人對(duì)將來永遠(yuǎn)充滿希望，使他們永遠(yuǎn)保持希望并用自己的努力工作去實(shí)現(xiàn)；第四，建立人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，激勵(lì)優(yōu)勝劣汰，選拔出懂專業(yè)、有能力、有責(zé)任心的人委以重任。（2）以人才培養(yǎng)制度化來保證長效激勵(lì)的思想。通過人才培養(yǎng)制度的建立，給檔案人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)和受教育的機(jī)會(huì)，增加個(gè)體競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富。以人才培養(yǎng)制度化作為長效的激勵(lì)手段。如將檔案管理員列入企業(yè)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，有機(jī)會(huì)被發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)。（3）增加檔案工作者提升的機(jī)會(huì)。檔案人員往往在一個(gè)崗位上干了十多年都沒有變，從而導(dǎo)致管理績效得不到提高。增加提升的機(jī)會(huì)，哪怕在同一崗位，但也有工資薪酬的提升機(jī)會(huì)，可以激勵(lì)職工對(duì)前途充滿希望，激發(fā)自身渴望提升而努力工作的動(dòng)力。

五、結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新是一個(gè)永恒的主題，我們要通過管理創(chuàng)新研究做好檔案管理。交通企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新工作的研究和實(shí)踐表明，通過企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作，不斷提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，提高檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，能為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供檔案信息資源利用保障，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，為建設(shè)和諧企業(yè)、和諧社會(huì)作貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]成永付.新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)[D].安徽大學(xué)2007.

[2]張寧.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息服務(wù)研究[D].河北大學(xué)2011.

篇7

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場(chǎng)化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的新常態(tài)。而在市場(chǎng)化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營活動(dòng)合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對(duì)于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。越來越多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。

2 合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的主要類型

根據(jù)對(duì)多個(gè)企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險(xiǎn)基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

上文講過，長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險(xiǎn)是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯(cuò)誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國的市場(chǎng)化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識(shí)還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對(duì)《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯(cuò)誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時(shí)常常處于被動(dòng)地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對(duì)于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個(gè)固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時(shí)為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時(shí)將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會(huì)影響使用，還會(huì)產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會(huì)講究人情世故，在商業(yè)活動(dòng)中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時(shí)一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險(xiǎn)

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)營活動(dòng)存在的憑證，只要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都會(huì)具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中遇到的情況是隨時(shí)在變化的，因此違約風(fēng)險(xiǎn)在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險(xiǎn)類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險(xiǎn)的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)

合同檔案的妥善保存，對(duì)于其被正常使用并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對(duì)這一塊的責(zé)任落實(shí)情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險(xiǎn)也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施

上文對(duì)企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險(xiǎn)，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施。

篇8

一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便地使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)?穴工作站、服務(wù)器　性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭(zhēng)取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財(cái)政長期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力?！熬盼濉苯ㄔO(shè)規(guī)劃被國家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會(huì)議作為國家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，各地也應(yīng)及早積極爭(zhēng)取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理，有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于今后注意改進(jìn)。

七、重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)等等。

篇9

【關(guān)鍵詞】辦公系統(tǒng)；智能檔案管理；資源整合

隨著事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的形成，工作人員能夠利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享和工作的協(xié)同。高效的信息采集與處理、便捷的操作與管理、形象直觀的數(shù)據(jù)分析等改變了事業(yè)單位過去手工辦公程序多、工作量大、效率低、錯(cuò)誤率高的現(xiàn)象，提升了事業(yè)單位辦公的效率，實(shí)現(xiàn)了資源的高效利用。檔案管理工作也隨著事業(yè)單位信息技術(shù)的普及而得到優(yōu)化，在數(shù)字檔案管理的基礎(chǔ)上提升了檔案管理系統(tǒng)，加大了檔案管理平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的智能化。雖然事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與檔案管理的信息建設(shè)都取得了進(jìn)步，然而二者之間并沒有實(shí)現(xiàn)真正的信息整合，造成了工作的重復(fù)和資源的浪費(fèi)，增加了工作量，降低了工作效率。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合既有實(shí)施的可行性，也有應(yīng)用的必要性。

一、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合概述

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理工作的整合是基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位內(nèi)部成熟的信息管理系統(tǒng)，提供建立信息的共享平臺(tái)和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫化聯(lián)接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優(yōu)勢(shì)，也實(shí)現(xiàn)了商業(yè)單位內(nèi)部的資源優(yōu)化組合，強(qiáng)化了事業(yè)單位資源的配置優(yōu)化和增值。

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的內(nèi)容不僅包括信息資源的整合，更包括了對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的整合、系統(tǒng)運(yùn)用的整合、實(shí)體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案管理的保密分級(jí)有選擇地進(jìn)行檔案信息的共享和分配；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的整合是對(duì)智能檔案管理系統(tǒng)中信息的計(jì)算方法、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫類型和文檔格式；系統(tǒng)的整合是針對(duì)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理系統(tǒng)之間的兼容問題；實(shí)體整合是指在信息整合的背景下，實(shí)體檔案的存放位置、存放狀態(tài)和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應(yīng)的信息技術(shù)知識(shí)，又要保證其擁有檔案管理知識(shí)。

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的目標(biāo)是在保證“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”和“分級(jí)管理”的形式下，優(yōu)化單位內(nèi)部的資源結(jié)構(gòu)，完善辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的功能，保證人才的供應(yīng)，實(shí)現(xiàn)資源的充分利用。由于目前事業(yè)單位多數(shù)檔案管理信息與辦公系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現(xiàn)象。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時(shí)展的要求，增強(qiáng)事業(yè)單位信息的交流，消除辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的隔閡是提升事業(yè)單位工作效率，使其更好地為人民服務(wù)的基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的原則

（一）規(guī)范性原則。事業(yè)單位OA辦公系統(tǒng)的信息儲(chǔ)存格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型、信息加工算法、數(shù)據(jù)庫等與智能檔案管理系統(tǒng)有個(gè)別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉(zhuǎn)換和交流。因此事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合必須以規(guī)范化為前提，二者只有實(shí)行統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)算法，配置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，在格式、操作和程序方面實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)范，不同的部門之間采取的操作規(guī)范相同，才能實(shí)現(xiàn)信息的交流。

（二）信息安全性原則。無論是辦公系統(tǒng)還是智能檔案管理系統(tǒng)，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業(yè)單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對(duì)檔案信息進(jìn)行正確的整理與歸類，區(qū)別其保密分級(jí)。只能在保密級(jí)別范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的流轉(zhuǎn)，嚴(yán)格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。

（三）操作簡(jiǎn)便性原則。事業(yè)單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)應(yīng)用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合是為了實(shí)現(xiàn)資源的共享，以達(dá)到增強(qiáng)事業(yè)單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應(yīng)用程序上與之前的系統(tǒng)一致或者區(qū)別不大，操作流暢簡(jiǎn)單明了、易于掌握，才能充分發(fā)揮整合的作用。

三、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合所需要解決的問題

（一）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的整合需要有共同的標(biāo)準(zhǔn)前提。雖然我國出臺(tái)了《中國檔案機(jī)讀目錄格式》《電子文件名詞術(shù)語》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為事業(yè)單位信息交流提供了依據(jù)，然而其中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)多為推薦標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位不同的部門之間可根據(jù)自身的情況對(duì)其采用也可進(jìn)行修改，也有許多人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)并不知情，其標(biāo)準(zhǔn)的約束力較弱。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合需要解決的第一個(gè)問題就是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題。

（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質(zhì)檔案有保密級(jí)別之分，電子檔案也有保密規(guī)定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關(guān)注的重點(diǎn)。電子檔案的安全問題不僅需要設(shè)置系統(tǒng)的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對(duì)系統(tǒng)病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。

四、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合實(shí)施

（一）基礎(chǔ)設(shè)施的整合。事業(yè)單位中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)普及，智能檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)。在兩者的整合中，服務(wù)器、計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備等屬于管理的基礎(chǔ)設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施的整合是二者整合的前提。二者在基礎(chǔ)設(shè)施方面的差異通過技術(shù)升級(jí)、設(shè)備升級(jí)的方式進(jìn)行統(tǒng)一。提供基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)、更新，為信息交流平臺(tái)的建設(shè)提供了基礎(chǔ)，也為信息安全加大了保障。

（二）人才的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術(shù)性要求。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的背景下，只有擁有計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公知識(shí)和檔案管理專業(yè)知識(shí)和法律知識(shí)，才能勝任事業(yè)單位的辦公工作。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，通過外出學(xué)習(xí)、同業(yè)交流和參加培訓(xùn)班等形式，不斷提升自我的素質(zhì)能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質(zhì)提升，信息之間的溝通才能實(shí)現(xiàn)無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。

（三）系統(tǒng)的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺(tái)。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極與專業(yè)的軟件開發(fā)公司聯(lián)合研制符合自身需求的整合系統(tǒng)，通過技術(shù)升級(jí)、技術(shù)補(bǔ)充等形式實(shí)現(xiàn)資源的有序整合。

（四）制度的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進(jìn)行整合。通常情況下事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、操作流程和監(jiān)督工作，充分保障檔案信息的安全。

【參考文獻(xiàn)】

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篇10

摘 要 近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及運(yùn)用，社會(huì)逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，如何保障信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性、高效性以及準(zhǔn)確性是當(dāng)前各行業(yè)急需解決的問題。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐中，信息系統(tǒng)的規(guī)范化運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)日趨重要，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的主要目的是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高速運(yùn)行，逐步提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，以此更好的促進(jìn)數(shù)據(jù)歸檔的有效性?；诖?，本文簡(jiǎn)要提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)的要點(diǎn)，并以石油企業(yè)為例，提出當(dāng)前我國石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關(guān)工作人員提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運(yùn)行維護(hù) 體系建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴(kuò)大?，F(xiàn)階段，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐，企業(yè)對(duì)其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量提出了更高的要求，同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)越來越突出。信息化電子檔案作為新時(shí)期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項(xiàng)工作方式以及工具，其運(yùn)行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)行，尤其是在石油企業(yè)中，強(qiáng)化其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極分析檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)要點(diǎn)

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行管理工作中，通過有效的手段維護(hù)以及管理一個(gè)已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運(yùn)行并長時(shí)間發(fā)揮其運(yùn)用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價(jià)值。

（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務(wù)

在企業(yè)檔案管理實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行以及維護(hù)并非簡(jiǎn)單的維持系統(tǒng)的順利運(yùn)行，同時(shí)，也包含多方面的工作任務(wù)，具體如：在保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行功能的應(yīng)用加以推廣；不斷充實(shí)、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)以及系統(tǒng)錯(cuò)誤；逐漸完善以及強(qiáng)化系統(tǒng)功能；實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。

（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)遵循三個(gè)基本原則：（1）預(yù)警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運(yùn)維系統(tǒng)包括多種預(yù)案，爭(zhēng)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時(shí)預(yù)警并找出相關(guān)應(yīng)急措施，這對(duì)于系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)效率的提高以及運(yùn)維成本的降低具有重要意義。（2）科學(xué)性原則。企業(yè)檔案運(yùn)行維護(hù)管理系統(tǒng)的不能處于事務(wù)性處理這一局面，同時(shí)，各級(jí)運(yùn)行維護(hù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)避免問題的重復(fù)性處理，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學(xué)化。（3）指導(dǎo)性原則。在實(shí)際的系統(tǒng)運(yùn)維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解Q與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機(jī)制以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作具備指導(dǎo)性原則。

（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能

運(yùn)行維護(hù)技術(shù)對(duì)于檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運(yùn)行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性目標(biāo)。另一方面，系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備指導(dǎo)以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)變動(dòng)等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導(dǎo)以最大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的準(zhǔn)確性。

另外，針對(duì)企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應(yīng)當(dāng)具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進(jìn)一步提高系統(tǒng)的運(yùn)行功能。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對(duì)于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運(yùn)行指導(dǎo)等方面的信息，能夠?yàn)橄到y(tǒng)的推廣運(yùn)用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）制度保障體系的必要性

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度、考核制度以及應(yīng)急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運(yùn)維系統(tǒng)的有效性以及實(shí)用性。從某種程度上來說，運(yùn)維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護(hù)，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務(wù)水平。通過科學(xué)的考核以及激勵(lì)體制，合理評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時(shí)也能夠有效提升工作效率，促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的健康發(fā)展。

二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)現(xiàn)狀

石油企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)提高對(duì)于其檔案管理系統(tǒng)維護(hù)管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺(tái)?，F(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)全面記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標(biāo)、揚(yáng)長避短，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。同時(shí)，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解其各個(gè)單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實(shí)際出發(fā)點(diǎn)制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當(dāng)就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進(jìn)。

（一）真實(shí)性問題

一方面，現(xiàn)代社會(huì)處于信息化發(fā)展的新時(shí)代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應(yīng)當(dāng)確保其真實(shí)性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時(shí)很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實(shí)性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負(fù)責(zé)人不明確，無法保障資料的權(quán)威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實(shí)性問題是應(yīng)當(dāng)逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計(jì)算機(jī)作為網(wǎng)絡(luò)終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運(yùn)用范圍也不斷拓寬?，F(xiàn)階段，企I信息、數(shù)據(jù)均可以儲(chǔ)存在電子檔案中，工作人員只需手動(dòng)操作就可以在較短時(shí)間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡(jiǎn)化了辦公程序，但是一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息在較短時(shí)間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準(zhǔn)確、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應(yīng)用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)后，可以快速定位檔案位置，準(zhǔn)確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運(yùn)用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術(shù)的不斷推進(jìn)，其在企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用更加深入，有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應(yīng)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，通過其時(shí)效性特點(diǎn)逐漸實(shí)現(xiàn)庫房的實(shí)時(shí)監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。

（二）建設(shè)檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)代化社會(huì)的信息數(shù)據(jù)量不斷擴(kuò)大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不可忽視的一個(gè)成分，因此，在這一時(shí)代中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的推廣化運(yùn)用，同時(shí)也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計(jì)算機(jī)的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應(yīng)當(dāng)提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)工作，在提高其職業(yè)技能的同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時(shí)，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大人員培訓(xùn)投資，邀請(qǐng)相關(guān)專家舉辦講座培訓(xùn)活動(dòng)，需要指出的是，在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，管理人員不僅要重視理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，也應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行實(shí)際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。

（四）積極引進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用

近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運(yùn)用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的意識(shí)，充分意識(shí)到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的可靠性。

四、結(jié)語

石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時(shí)也影響我國國民經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行水平影響著企業(yè)的正常運(yùn)營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)水平將進(jìn)一步提高，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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