導(dǎo)語：如何才能寫好一篇財務(wù)檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

（一）提高財務(wù)會計人員工作效率。手工記賬時期，會計人員的主要精力是登記各種賬簿和編制會計報表，會計的最主要職能表現(xiàn)為會計核算，而會計的監(jiān)督與管理職能僅體現(xiàn)在漫長手工記賬之后，監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。實(shí)行財務(wù)會計電算化后，一方面會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，在時間上保證了會計人員能夠有效地行使審核、監(jiān)督和財務(wù)會計分析工作；另一方面會計電算化系統(tǒng)中的預(yù)算控制功能不僅可以實(shí)現(xiàn)對單位經(jīng)濟(jì)活動的“時時監(jiān)控”，而且由于實(shí)行對會計電子檔案的有效管理，會計人員可以不用從眾多的紙質(zhì)會計檔案中翻箱倒柜，他們可以打破時間的跨度，方便快捷地完成對歷史會計信息的使用和對未來會計信息進(jìn)行分析，較好地協(xié)助會計人員進(jìn)行預(yù)測、控制和監(jiān)督。

（二）方便決策。企事業(yè)單位的財務(wù)會計人員將歷年的會計資料進(jìn)行加工分析、比較，一方面可以提交給單位的決策者們，讓他們更好決策；另一方面通過這些歷年的會計電子檔案方便快捷地看出本單位以及本部門的過去、現(xiàn)在和將來的財務(wù)狀況、發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者們在遵循國家宏觀政策和市場經(jīng)濟(jì)客觀規(guī)律的前提下，制定出適合單位自身發(fā)展的戰(zhàn)略，從而改善經(jīng)營管理，提高單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。另外，可以基于本單位的財務(wù)會計電子資料設(shè)計出一些有利于企事業(yè)單位管理和決策的數(shù)據(jù)模型，建立相對比較完整的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)財務(wù)會計電子數(shù)據(jù)資料的再使用價值。

二、財務(wù)會計電子檔案管理和再使用

要想做好會計電子檔案的管理與再使用工作，必須根據(jù)財務(wù)會計電子檔案的歸集整理、保存和再利用等方面的工作。

（一）財務(wù)會計電子檔案的歸集整理。財務(wù)會計電子檔案的歸集整理是指在一定的時間間隔（通常指一個會計年度），把單位運(yùn)行的財務(wù)軟件系統(tǒng)中所有財務(wù)數(shù)據(jù)備份、存儲到光盤、移動硬盤或?qū)Ｓ糜脖P上。這樣的備份一般是采用多份數(shù)、多介質(zhì)進(jìn)行備份，這樣備份出來的財務(wù)電子數(shù)據(jù)就形成了財務(wù)會計電子檔案。單位的財務(wù)部門應(yīng)由專人保管這些備份的電子檔案，以便在財務(wù)軟件系統(tǒng)或計算機(jī)硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障修復(fù)后能在最短的時間內(nèi)和最小的損失下恢復(fù)財務(wù)會計電算化工作。另外，除備份這些財務(wù)會計電子數(shù)據(jù)，單位的財務(wù)電子檔案管理人員還應(yīng)該對運(yùn)行整個財務(wù)軟件系統(tǒng)的計算機(jī)硬件系統(tǒng)、計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱與版本、財務(wù)軟件的售后服務(wù)公司情況、相關(guān)系統(tǒng)的使用說明書等進(jìn)行詳細(xì)記錄在冊。在筆者工作過的單位，在20世紀(jì)九十年代中期就開始實(shí)行財務(wù)會計電算化系統(tǒng)，當(dāng)時使用的是單用戶系統(tǒng)軟件，每月的記賬憑證大約有300份，業(yè)務(wù)量不大。之后，在2000年以后，隨著單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量呈幾何級數(shù)的增加，每月要處理的記賬憑證數(shù)達(dá)2，000份，這樣感覺原有的單機(jī)版財務(wù)軟件根本不適應(yīng)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量增加。為此，單位購買了WINDOWS系統(tǒng)下的網(wǎng)絡(luò)版用友財務(wù)軟件ACCESS版。再后來，到2003年，又換成用友U8版的SQLSERVER財務(wù)軟件系統(tǒng)。在近10年的時間里，財務(wù)軟件更換了好幾次，一方面是因?yàn)閱挝粯I(yè)務(wù)量的增加；另一方面也是為了適應(yīng)計算機(jī)硬件和操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)的變化而變化。在這幾次財務(wù)系統(tǒng)的變化中，單位按要求對財務(wù)會計電子數(shù)據(jù)、財務(wù)軟件系統(tǒng)和計算機(jī)硬件和操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行歸檔備份、封存。在近期的上級會計檔案檢查中對封存機(jī)器和電子檔案進(jìn)行再使用檢查，仍然可以使用。

（二）財務(wù)會計電子檔案的保存與再使用。就目前的技術(shù)手段而言，能夠保存電子計算機(jī)系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)也只有光盤、硬盤、U盤等這些磁性介質(zhì)。當(dāng)然，財務(wù)會計電子數(shù)據(jù)的保存也不例外。根據(jù)這些能夠存儲電子數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)的物理特性，在形成電子數(shù)據(jù)檔案時必須要進(jìn)行多種磁性介質(zhì)的備份，比如，同時每年年底對單位當(dāng)年財務(wù)會計年度的財務(wù)電子檔案進(jìn)行光盤雙備份、硬盤雙備份等工作。備份之后在介質(zhì)的表面貼上標(biāo)簽，注明形成檔案材料的內(nèi)容、時間和制作人，存放在至少兩個不同的物理地點(diǎn)。保存這些電子檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵和防盜。同時，存放這些電子檔案時，還得考慮地震、洪水或火災(zāi)等意外情況引起對整個財務(wù)會計電算化系統(tǒng)的破壞使系統(tǒng)不可恢復(fù)而具有的對策。因?yàn)榇判越橘|(zhì)材料的特殊性，單位要形成對這些會計電子檔案的定期和不定的檢查、翻錄和再備份工作，防止由于這些磁性物理介質(zhì)的損壞而使會計數(shù)據(jù)丟失，從而造成無法挽回的損失。

篇2

高校財務(wù)檔案是會計核算的專業(yè)資料，其內(nèi)容上具有廣泛性、嚴(yán)密性和穩(wěn)定性，會計檔案屬于專門檔案，是在會計專業(yè)活動中形成的。因此，只有在會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等專業(yè)核算材料才是真正意義上的會計檔案。而在財務(wù)會計各項(xiàng)管理活動中形成的其他文件材料，如政策法規(guī)、計劃總結(jié)、請示批復(fù)、制度辦法等均不屬于會計檔案的范疇。它與其他門類的檔案一樣，具有原始記錄性，是原始的會計核算專業(yè)材料的直接轉(zhuǎn)化物，其憑證依據(jù)性很強(qiáng)，形成范圍廣泛，檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣。

二、高校財務(wù)檔案管理的重要性

高校財務(wù)檔案以豐富翔實(shí)的原始數(shù)據(jù)直接反映高校全部經(jīng)濟(jì)收支內(nèi)容。能為高校制定經(jīng)濟(jì)計劃、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和做出經(jīng)濟(jì)決策提供可靠的數(shù)據(jù)和可比性資料；是指導(dǎo)高校經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可靠的數(shù)據(jù)和可比性資料?？茖W(xué)規(guī)范化的財務(wù)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的運(yùn)籌，使其產(chǎn)生最大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著會計工作改革的不斷深入，會計檔案信息更是被廣泛利用，新的形勢下，高校財務(wù)檔案還對保護(hù)高校財產(chǎn)、執(zhí)行國家財務(wù)制度和財經(jīng)紀(jì)律有著重要作用。這就要求高校會計檔案管理的進(jìn)一步規(guī)范，從而使財務(wù)檔案真正發(fā)揮在高校教學(xué)、科研、行政管理和后勤服務(wù)工作中進(jìn)行連續(xù)的、系統(tǒng)的、全面的反映和監(jiān)督。

三、新形勢下，更要加強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理

（一）增強(qiáng)財務(wù)檔案管理意識，建立高校財務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

財務(wù)檔案管理首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，將財務(wù)檔案管理工作納入每年學(xué)校工作的目標(biāo)考核來進(jìn)行管理。組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)好《會計法》和《會計檔案管理辦法》，制定專門的財務(wù)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。財務(wù)檔案的形成范圍廣泛，很多財務(wù)信息涉及其他各職能部門。因此，財務(wù)管理部門和財務(wù)檔案管理人員還要加強(qiáng)對高校各職能部門的宣傳力度，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)財務(wù)檔案意識，形成每個人都重視財務(wù)檔案，支持財務(wù)檔案的規(guī)范管理并自覺地維護(hù)學(xué)校財務(wù)檔案工作的氛圍，爭取各方面的支持，以便及時、系統(tǒng)的收集到所需的財務(wù)檔案資料，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，建立可行的與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財務(wù)檔案管理體系。

（二）提高財務(wù)檔案案卷質(zhì)量，注重財務(wù)檔案開發(fā)利用服務(wù)功能

財務(wù)檔案管理人員要根據(jù)相關(guān)制度的要求并結(jié)合高校的自身特點(diǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)檔案管理中的歸檔范圍、歸檔時間、整理立卷、借閱制度、保管期限、移交時間等，財務(wù)檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，是保證財務(wù)信息質(zhì)量的關(guān)鍵。財務(wù)檔案管理人員只有熟悉財會業(yè)務(wù)、檔案來源，才能按照財務(wù)檔案形成的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和規(guī)范管理，從源頭上做好財務(wù)檔案的整理規(guī)范工作。對一切財務(wù)檔案范疇做到不壞、不丟、不散，確保檔案的完整性和規(guī)范性，有效提高財務(wù)檔案案卷質(zhì)量。做好檔案開發(fā)利用工作，力爭全面系統(tǒng)完善財務(wù)檔案工作職能范圍，目前財務(wù)檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；以致領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解學(xué)校財務(wù)運(yùn)行情況，不能有效地利用檔案。因此，要健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務(wù)資料，以最豐富的原始數(shù)據(jù)使財務(wù)檔案管理更加科學(xué)、高效、規(guī)范，不斷增強(qiáng)檔案部門的開發(fā)利用服務(wù)功能，讓財務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

（三）加快財務(wù)檔案的信息化建設(shè)，使高校財務(wù)檔案管理更趨科學(xué)化

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，高校財務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，必須運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理知識，財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的最佳途徑。先將財務(wù)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中，不僅便于攜帶、傳輸、計算、修正、復(fù)制、分析，而且能夠方便、快捷的獲得所需結(jié)果；然后建成目錄查詢系統(tǒng)，更快捷的為職能部門提供查詢、利用服務(wù)。利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計、編集、檢索現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案的自動化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。達(dá)到財務(wù)檔案信息有效范圍的資源共享、無紙質(zhì)查閱和方便快捷的目的，除了能避免原始檔案人為磨損外，還有利于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高工作效率和工作質(zhì)量，讓財務(wù)檔案服務(wù)躋身于高校教學(xué)、科研、服務(wù)的第一線。更好地服務(wù)于學(xué)校的經(jīng)濟(jì)管理和決策。

（四）加強(qiáng)財務(wù)檔案信息安全工作是高校財務(wù)檔案管理的重中之重

篇3

論文關(guān)鍵詞: 高等學(xué)?！∝攧?wù)　電子檔案

論文摘要: 對于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進(jìn)行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務(wù)，是高等學(xué)校會計電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前高等學(xué)校財務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。

在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識前沿的高等學(xué)校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產(chǎn)生的，蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行有效地保管、維護(hù)與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。

一、財務(wù)電子檔案特點(diǎn)：

財務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中使用的各種基礎(chǔ)語言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，有了許多新的特點(diǎn)：

1、財務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。

2、財務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。

3、財務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。

4、財務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)；但易于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。

5、財務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。

6、財務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報表等傳統(tǒng)會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。

二、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的狀況

高等學(xué)校會計電算化生成了財務(wù)電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：

1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

2、早期軟件、程序存留不利以及運(yùn)行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運(yùn)行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。

3、老化機(jī)器的淘汰以及機(jī)器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運(yùn)行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機(jī)上運(yùn)行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機(jī)器上順暢運(yùn)行。

隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財務(wù)檔案的功能和效用，財務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護(hù)、查詢、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購置和管理人員專業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn)，其財務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。

三、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理

財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對財務(wù)電子檔案實(shí)施有效管理，包括四個環(huán)節(jié)即財務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。

（一）財務(wù)電子檔案的收集

1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來設(shè)定；也可以視具體項(xiàng)目周期長短，實(shí)行分段、分項(xiàng)或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。

2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運(yùn)行的語言程序版本及操作環(huán)境標(biāo)識，作為以后復(fù)現(xiàn)時的參照。

3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運(yùn)行程序，以備舊資料的往復(fù)查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)換。

4、制定硬件更新的收集程序。詳細(xì)記錄微機(jī)主板的級次、型號，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設(shè)備的配套類型等，有時還可記錄下微機(jī)的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預(yù)防意外。

5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認(rèn)真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責(zé)任。

（二）財務(wù)電子檔案的整理與保存

財務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識的專業(yè)人員來管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實(shí)施不同的整理與保存措施。

1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠(yuǎn)離磁場或者專設(shè)磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應(yīng)載明操作員姓名、運(yùn)行環(huán)境和形成時間，連續(xù)順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。

2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護(hù)膜應(yīng)完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼，避免擠壓損毀，不可讀取。

3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。

財務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。

（三）財務(wù)電子檔案的利用

財務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。

1、財務(wù)電子檔案的查閱。

查詢帳目，可直接利用微機(jī)檢索，參照版本記錄標(biāo)識，打開相應(yīng)程序和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行讀取，省時、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專設(shè)查閱微機(jī)，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。

2、財務(wù)電子檔案的計算與分析。財務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過微機(jī)計算，集成產(chǎn)生多項(xiàng)分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應(yīng)指定專業(yè)人員，在內(nèi)控專用機(jī)器上調(diào)閱、操作，避免實(shí)在危險。同時還要注意各介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復(fù)制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。

隨著數(shù)字化、信息化時代的到來，財務(wù)電子檔案會有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，使財務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

篇4

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

1 財務(wù)管理信息化的必要性

(1)財務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,財務(wù)管理能夠有效推動財務(wù)組織參與到項(xiàng)目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項(xiàng)目及其財務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財務(wù)管理水平不斷提高,財務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,《財務(wù)文件匯編》等,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務(wù)檔案信息化后,還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財務(wù)管理的問題及解析

(1)財務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財務(wù)外包情況較多,造成會計處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實(shí)行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報賬員,而沒有獨(dú)立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項(xiàng)目執(zhí)行管理與財務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項(xiàng)目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項(xiàng)目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項(xiàng)目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項(xiàng)目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對工程財務(wù)管理、會計核算工作等實(shí)際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務(wù)檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務(wù)狀況提效有限。其次,財務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時,將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略

篇5

1 醫(yī)院財務(wù)檔案管理的重要性

醫(yī)院財務(wù)檔案管理，主要利用文字、影音等資料真實(shí)記錄醫(yī)院活動，涉及醫(yī)療、科研、衛(wèi)生、行政管理、教學(xué)等方面，具有較高的保存價值與意義。首先，醫(yī)院的財務(wù)檔案能夠真實(shí)地記錄醫(yī)院從成立到現(xiàn)在的成長過程，能夠記錄一批又一批優(yōu)秀的醫(yī)務(wù)工作者的勞動成果。其次，醫(yī)院的檔案信息不僅記載了人類繁衍發(fā)展過程中的重大軌跡，也反映了人類文明的發(fā)展史。這些檔案為我們研究人類社會發(fā)展的相關(guān)課題提供了可靠的參考信息。再次，通過整理醫(yī)院的財務(wù)檔案，我們可以分析出醫(yī)院財務(wù)制度的優(yōu)劣點(diǎn)，以便更好地發(fā)現(xiàn)問題和開展各項(xiàng)工作計劃和決策?？傮w來說，財務(wù)檔案不僅可以指導(dǎo)醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)行，還可以協(xié)調(diào)醫(yī)院財務(wù)部門與其他部門的協(xié)作，促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展。

2 醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境

2.1 信息收集不規(guī)范，無法實(shí)現(xiàn)綜合利用

首先，由于我國大部分醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度還不健全，所以尚未建立起一種相對便捷和規(guī)范的財務(wù)檔案收集方法。目前，很多醫(yī)院在財務(wù)檔案的收集上的不規(guī)范主要由以下兩方面表現(xiàn)出來：一是醫(yī)院的部門與部門之間缺乏溝通，有的部門并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定移交檔案；二是許多醫(yī)院的財務(wù)部門并沒有對收集的財務(wù)檔案仔細(xì)進(jìn)行鑒別和細(xì)化，也沒有進(jìn)行?Y選和分類。這些現(xiàn)象的存在導(dǎo)致收集的檔案信息無法在各部門之間共享，無法綜合利用，使得醫(yī)院財務(wù)檔案的利用價值極低，進(jìn)而影響了整個醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 缺乏專業(yè)的財務(wù)檔案管理人員

首先，很多醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作人員不是專業(yè)人員，大部分是醫(yī)院的會計人員或是一些從臨床一線退下來的醫(yī)護(hù)人員。這樣必然會出現(xiàn)工作態(tài)度不端正、思想滯后、知識面狹窄等問題，從而導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員整體水平低下。而且還會經(jīng)常出現(xiàn)由于檔案管理人員不足而臨時配備的現(xiàn)象，這些人不具備專業(yè)的檔案管理知識，流動性大，無法承擔(dān)起管理人員的本職工作。其次，在當(dāng)今這個信息化時代，財務(wù)檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了變化，工作中的任何環(huán)節(jié)都離不開計算機(jī)，而這些人大部分缺乏計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，很難較好地利用計算機(jī)管理檔案，而這會嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的進(jìn)展。

2.3 財務(wù)檔案管理意識淡薄

檔案管理這一項(xiàng)重要的工作，對于醫(yī)院而言，承擔(dān)著保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的責(zé)任。但是這一重要的工作卻沒有受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，而財務(wù)負(fù)責(zé)人也對檔案管理工作缺乏實(shí)質(zhì)性的落實(shí)。都說政策是行動的指向標(biāo)，但沒有行動也不可能體現(xiàn)政策的可行度。因此，領(lǐng)導(dǎo)的忽視以及監(jiān)管的不到位使財務(wù)檔案管理工作常常流于表面形式，而沒有實(shí)際效果。正是因?yàn)槿绱硕嗟娜藢ω攧?wù)檔案管理意識淡薄，醫(yī)院財務(wù)檔案工作也常存在經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊以及專業(yè)人員缺少等嚴(yán)重問題，不利于工作的有效開展。

2.4 財務(wù)檔案宣傳工作未能完全放開

當(dāng)前醫(yī)院財務(wù)檔案宣傳工作還僅僅限于局部或就檔案宣傳檔案，由于長期以來存在的自我封閉問題尚未得到解決，醫(yī)院工作與到當(dāng)前社會實(shí)際的結(jié)合度還比較弱。此外，人們對醫(yī)院的性質(zhì)和地位等方面的認(rèn)知能力還比較欠缺，一定程度上也制約著醫(yī)院財務(wù)檔案的宣傳。

3 解決醫(yī)院財務(wù)檔案管理的措施

3.1 建立和完善管理制度

管理制度的建立和完善是醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作能否有序進(jìn)行的必要前提。只有制定出合理可行的管理制度，讓相應(yīng)的工作人員做到有章可循，才可能相對規(guī)范工作人員的工作態(tài)度。在建立財務(wù)檔案管理制度時，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出讓工作人員明確權(quán)責(zé)、有法可依的制度。同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該認(rèn)清形勢，提高支持力度，讓每一件財物建檔歸檔，確保每件財物發(fā)揮出其最大的價值。此外，在建檔歸檔的時候重視檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性及完整性，確保檔案本身的價值。

3.2 努力提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員良好的專業(yè)技能與職業(yè)道德修養(yǎng)有助于財務(wù)檔案更真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。任用財務(wù)檔案管理專業(yè)人才，努力提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，建立更為科學(xué)的約束機(jī)制。財務(wù)檔案管理人員真正重視提高職業(yè)道德修養(yǎng)，才不會使職業(yè)道德教育流于表層。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況，充分考慮個體差異性，利用“鼓勵機(jī)制”并實(shí)施相應(yīng)的獎懲制度來幫助工作人員建立一種自律的職業(yè)道德，使工作人員養(yǎng)成自律的習(xí)慣，自我約束、自我完善，促進(jìn)財務(wù)管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提高，進(jìn)而提升工作水平和效率。

3.3 增強(qiáng)醫(yī)院財務(wù)管理意識，實(shí)現(xiàn)規(guī)范建檔

在當(dāng)前的新形勢下，醫(yī)院工作者尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)清形勢，轉(zhuǎn)變只重視醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)施、醫(yī)生服務(wù)等的陳舊思想，轉(zhuǎn)而對財務(wù)檔案管理給予更多重視。更新舊的基礎(chǔ)設(shè)施，翻新檔案室，配備計算機(jī)協(xié)助工作。管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該向工作人員強(qiáng)調(diào)確保檔案工作的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整，實(shí)現(xiàn)每件檔案的價值最大化，充分發(fā)揮醫(yī)院財務(wù)檔案的服務(wù)功能。同時，各個崗位的財務(wù)人員必須明確自身的管理責(zé)任與內(nèi)容。制定出科學(xué)有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料等進(jìn)行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在此過程中，發(fā)現(xiàn)有遺漏或錯誤現(xiàn)象應(yīng)在第一時間與當(dāng)事人聯(lián)系或是采取一些必要的措施補(bǔ)救。只有這樣，財務(wù)檔案的收集才能基本得到開展。

3.4 加大財務(wù)檔案管理的宣傳工作，促使公眾全面了解檔案知識

良好的宣傳可以使公眾對醫(yī)院的檔案管理工作有一個基本的認(rèn)識，進(jìn)而對醫(yī)院財務(wù)檔案管理的工作有所理解。只有為醫(yī)院財務(wù)檔案管理營造一種良好的社會環(huán)境，才有利于充分利用檔案資料，同時也激勵檔案管理工作人員的工作態(tài)度，有助于醫(yī)院檔案工作的順利開展。

篇6

關(guān)鍵詞：會計電算化；財務(wù)檔案；管理

會計電算化，是指計算機(jī)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，即采用電子計算機(jī)和專門財務(wù)軟件代替人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，減輕了財會人員的勞動強(qiáng)度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，有效提升了工作效率和財務(wù)分析能力[1]。

一、電算化下財務(wù)檔案管理的新特點(diǎn)

1、載體本身性質(zhì)帶來的新特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電子財務(wù)檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才具有可讀性。電子檔案易被修改，其保存受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等多種因素的影響。

2、操作流程和系統(tǒng)維護(hù)要求引起的歸檔范圍的新特點(diǎn)。檔案保存的要求就是要保證可讀性，電子財務(wù)檔案只有在特定的軟硬件系統(tǒng)中才能打開，因此軟件系統(tǒng)要作為財務(wù)檔案的必要組成部分進(jìn)行歸檔，以保證電子財務(wù)檔案的完整性。

3、電子檔案帶來的財務(wù)檔案利用的新特點(diǎn)。傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，由于文件多，報表繁多，在實(shí)際處理中分類很細(xì)化，查找起來也不方便。而電算化財務(wù)檔案就不同，它可以把歷年的財務(wù)數(shù)據(jù)用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行集中處理，并以圖表的形式表示出來。

4、計算機(jī)的作業(yè)程序和計算機(jī)信息系統(tǒng)，以保持會計檔案要求范圍的新功能，所有的會計業(yè)務(wù)是由計算機(jī)完成，計算機(jī)是一個特殊的作業(yè)程序文件，計算機(jī)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及各種代碼既是電算化會計信息系統(tǒng)的前提，也是電算化會計信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的條件，而且要確保會計電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行以及故障維護(hù)查詢數(shù)據(jù)[2]。因此，這些計算機(jī)信息系統(tǒng)雖然不占活動，又沒有具體的數(shù)據(jù)和表，但沒有他們的支持，整個會計過程無法運(yùn)行，它必須作為一個特殊的會計電算化檔案保存。

5、從事工作人員的素質(zhì)和系統(tǒng)的質(zhì)量安全操作性是會計電算化必須具備的條件，會計電算化要求除了管理人員不僅有專門的經(jīng)驗(yàn)，對會計核算工作的熟悉，還必須掌握計算機(jī)操作和保養(yǎng)知識，系統(tǒng)的安全性，改善由于網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)本身的原因，對工作中的安全操作與使用作出新的要求。

二、電算化財務(wù)檔案管理目前存在的主要問題

1、對電算化財務(wù)檔案管理認(rèn)識存在偏差，導(dǎo)致檔案管理工作有缺陷。從實(shí)際的工作來看，很多企事業(yè)單位的財務(wù)人員對于電算化財務(wù)檔案認(rèn)識不清，很多存有財務(wù)數(shù)據(jù)的介質(zhì)、光盤都沒有及時歸位。

2、打印設(shè)備比較落后導(dǎo)致檔案保存時限達(dá)不到要求。由于激光打印機(jī)的成本比較高，不少單位仍然使用針式打印機(jī)，很多針式打印機(jī)打印出來的紙質(zhì)檔案經(jīng)過一段時間就會褪色，無法識別。這個時候如果沒有對電算化檔案進(jìn)行保管的話，對給企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不小的麻煩。

不難看出電算化條件下的會計檔案管理工作也存在一些問題和面臨一定的挑戰(zhàn)。首先，依賴性特別強(qiáng)。因?yàn)楸仨毥柚欢ǖ挠嬎銠C(jī)硬件設(shè)備和計算機(jī)軟件環(huán)境才能查看和利用。其次，安全性要求高。由于電子檔案容易被人為修改，而且不留痕跡，所以，管理中始終面臨著安全問題的挑戰(zhàn)。再次，管理難度大。傳統(tǒng)檔案只是對紙質(zhì)檔案的分類保管，但電子財務(wù)檔案既要保存紙質(zhì)檔案，還要用“雙套”制備份電子文件，這無疑增加了管理的難度。第四，對管理人員素質(zhì)要求特別高。在電算化條件下，一個合格的財務(wù)檔案管理人員，必須是一個懂檔案學(xué)、會計基本規(guī)則、計算機(jī)等知識為一體的復(fù)合型人才[3]。

三、會計電算化環(huán)境下的財務(wù)檔案管理

電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的重要史料和查詢依據(jù)。所以，加強(qiáng)電算化會計檔案管理是適應(yīng)會計電算化環(huán)境的需要，也是為單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障的需要。因此，要深入細(xì)致地做好電算化會計檔案工作，更好地為企業(yè)管理和發(fā)展服務(wù)。

（一）不斷強(qiáng)化與企業(yè)財務(wù)檔案管理相關(guān)的軟硬件建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)所在。在硬件設(shè)施方面，根據(jù)實(shí)際需要購置計算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會計電算化檔案保護(hù)措施，實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，并選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。在財務(wù)軟件方面，在電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密軟件技術(shù)對電子原件進(jìn)行保護(hù)。其中，數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護(hù)；數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改；數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開。此外，為便于財務(wù)軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互使用，必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、兼容性。

（二）全方位做好與電算化會計檔案相關(guān)的信息資料收集工作

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的周期內(nèi)，把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)上，從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的獨(dú)立的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，以最小的損失恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)[4]。除了備份之外，還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號、銷售公司相關(guān)信息。

（三）認(rèn)真細(xì)致地做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)采取“雙備份”法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上應(yīng)注明形成檔案的時間、操作員姓名和存儲內(nèi)容，貼上保護(hù)字樣，裝入包裝盒內(nèi)，注意防潮、防塵、防火，存放在兩個不同的地點(diǎn)應(yīng)安全潔凈遠(yuǎn)離磁場，以防止地震或火災(zāi)等意外情況，引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，導(dǎo)致會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。同時，一旦電子信息遭到計算機(jī)病毒的侵蝕，容易造成資料的丟失或打不開，因此，要不斷升級和更新病毒庫，提高殺毒軟件的清除病毒能力。

（四）提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

財務(wù)檔案管理是集檔案、財務(wù)、信息技術(shù)為一體的綜合管理服務(wù)工作，管理的主體是“人”，管理人員素質(zhì)的高低直接影響著財務(wù)檔案管理的水平和對企業(yè)的服務(wù)能力。因此，建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財務(wù)檔案管理的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補(bǔ)充具有計算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍知識面單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要。為適應(yīng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要不斷加強(qiáng)財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)及應(yīng)用計算機(jī)軟件新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定，對財務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個人要及時進(jìn)行表彰獎勵，提高大家學(xué)信息化、用信息化的積極性。

結(jié)論

總之，電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，需要單位內(nèi)各部門相互協(xié)調(diào)共同完成。相信做好以上幾方面工作，電算化財務(wù)檔案的管理應(yīng)該會更為便利。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馬香蘭. 論電算化財務(wù)檔案管理[J]. 中國外資，2013，08：85.

[2] 張偉. 淺談會計電算化環(huán)境下會計檔案管理工作的重要性[J]. 黑龍江史志，2013，15：108.

篇7

關(guān)鍵詞：新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險 財務(wù) 檔案管理 困境

一、引言

新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案是對農(nóng)民參保過程真實(shí)有效的記錄，是在農(nóng)民參保業(yè)務(wù)辦理過程中形成的專業(yè)性的文件、紙質(zhì)文檔、電子文檔、圖像等，這其中與財務(wù)內(nèi)容有關(guān)的信息記錄材料總稱為財務(wù)檔案。新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案主要包括與養(yǎng)老保險繳納明細(xì)，支取明細(xì)、申領(lǐng)明細(xì)、記賬憑證等有關(guān)的信息資料。財務(wù)檔案是對財務(wù)收入、財務(wù)支出等財務(wù)信息的有效記錄。財務(wù)檔案管理對于財務(wù)的統(tǒng)計、核算等工作具有重要的保障作用。然而目前由于我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險參保人數(shù)多，涉及范圍廣，養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理還存在一系列的問題，需要我們不斷地去分析與探討，找出我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理發(fā)展的新路子。

二、我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理面臨的困境

（一）新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理存在意識缺失

新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案是對養(yǎng)老保險繳納、申領(lǐng)等信息的有效記錄，是解決財務(wù)糾紛的重要憑證，同時還是打擊經(jīng)濟(jì)違法犯罪，對養(yǎng)老保險金進(jìn)行監(jiān)督管理的重要依據(jù)。盡管隨著我國農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理有所進(jìn)步，但是目前我國有關(guān)單位卻依然沒有對財務(wù)檔案管理給予充分的重視，也沒有加大對財務(wù)檔案管理的投入力度，沒有能夠真正意義上意識到財務(wù)檔案管理的重要性，部分人員思想比較保守，認(rèn)為財務(wù)信息是保密的，所以對于一些財務(wù)票據(jù)等資料進(jìn)行了封存，并沒有建立財務(wù)檔案。

（二）新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理存在制度缺陷

完善的財務(wù)檔案管理制度是做好新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的重要保障。然而目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理制度卻有所缺陷。一方面，雖然我國相關(guān)法律法規(guī)對財務(wù)檔案管理做出了明確規(guī)定，但是有關(guān)單位卻并沒有嚴(yán)格按照法律法規(guī)的內(nèi)容建立財務(wù)檔案管理體系，農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，沒有明確的賬目分類規(guī)則，財務(wù)信息記錄標(biāo)準(zhǔn)等，這使得財務(wù)檔案的記錄顯得雜亂無章；另一方面，財務(wù)檔案管理規(guī)章制度不完善，管理人員職責(zé)不明確，多數(shù)單位缺少專門的財務(wù)檔案管理部門，缺少檔案室，檔案管理制度，財務(wù)檔案管理人員缺口也較大，并且財務(wù)管理人員管理技能與水平有待提升。

（三）新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理信息化水平較低

隨著社會的發(fā)展以及信息技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時代，財務(wù)檔案管理也進(jìn)入到已信息化為主的階段，但是目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理信息化水平卻相對較低，財務(wù)檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案相對較少，這極容易造成財務(wù)檔案的損壞與丟失，并且財務(wù)紙質(zhì)檔案內(nèi)容與電子檔案內(nèi)容不同步，無法便捷的通過電子檔案查找所需信息，造成時間上的浪費(fèi)。此外，財務(wù)檔案信息化管理人員存在不小的缺口，并且有關(guān)單位對財務(wù)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)力度不夠，財務(wù)檔案管理人員信息技術(shù)能力與水平不高，綜合素質(zhì)相對較低。

三、我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的對策與出路

（一）強(qiáng)化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理意識

新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理意識是做好財務(wù)檔案管理的思想保障，所以有必要對此進(jìn)行強(qiáng)化。一方面，有關(guān)部門要加大對新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的宣傳力度，強(qiáng)調(diào)財務(wù)檔案管理的重要性，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員在思想上對此重視起來，充分認(rèn)識到財務(wù)檔案的重要價值；另一方面，要加大對新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的投入力度，使相關(guān)人員在思想上重視起來，并積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才充實(shí)財務(wù)管理隊(duì)伍，著力提升財務(wù)檔案管理質(zhì)量，使相關(guān)人員時刻保持高度的責(zé)任感與檔案管理意識。

（二）完善新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理制度

完善新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理制度可以從以下兩個方面著手：一是要嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，包括財務(wù)信息的記錄標(biāo)準(zhǔn)、養(yǎng)老金的繳納記錄規(guī)范、養(yǎng)老金的支取記賬憑證、財務(wù)信息的立卷和歸檔等都要進(jìn)行嚴(yán)格的分類規(guī)范等；二是要建立財務(wù)檔案管理室、檔案管理部門，優(yōu)化財務(wù)檔案管理人員結(jié)構(gòu)，重新規(guī)劃財務(wù)檔案管理部門職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人，保障財務(wù)檔案管理工作的有序開展。

（三）提高新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理信息化水平

財務(wù)檔案管理信息化是新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有力保障。提高新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理信息化水平，一是要將先進(jìn)的信息技術(shù)，包括計算機(jī)信息存儲、數(shù)據(jù)維護(hù)等引入到財務(wù)檔案管理當(dāng)中來，以此來提高財務(wù)檔案管理的信息化、數(shù)字化技術(shù)水平；二是要加大對財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，包括計算機(jī)硬件、計算機(jī)軟件的投入等，為財務(wù)管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障；三是要加強(qiáng)對財務(wù)管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)力度，提高他們的信息技術(shù)水平與能力，為提高財務(wù)檔案管理信息化水平做好人才保障。

四、結(jié)語

新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理是保證我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)有序發(fā)展的重要保障。但是目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理還存在意識缺失、制度缺陷、信息化水平低等問題，仍需要我們不斷探索，不斷強(qiáng)化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理意識，完善財務(wù)檔案管理制度，提高信息化水平等，保障我國強(qiáng)化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)健康有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮舒儷.農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)管理的困境與突圍對策研究[J].財經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2015，（33）.

篇8

[關(guān)鍵詞]人才交流服務(wù)中心；檔案管理；社會化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.114

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

1 充分發(fā)揮人才管理服務(wù)職能，為人才社會化管理提供保證

我國人才交流服務(wù)中心的檔案實(shí)施社會化管理，主要是為了在最大程度上為各界的人才以及更多的企業(yè)、單位提供更多、更好的便利，這不僅可以在最大限度上改變?nèi)瞬沤涣鞣?wù)中心檔案管理的現(xiàn)狀，還在很大程度上為各個企業(yè)提供的人才檔案做出了保障，針對人才入職后的后續(xù)工作也能得到有效的管理，真正實(shí)現(xiàn)了我國人力資源具有科學(xué)、合理、人性化的分配特點(diǎn)。

1.1 積極有效地發(fā)揮政府人事部門的作用

我國現(xiàn)有的、與之相關(guān)的法律明確規(guī)定，一個企業(yè)的人事部門是隸屬于政府人才服務(wù)交流機(jī)構(gòu)下的，這也就表示，企業(yè)的人事部門在對檔案管理上的職位職能也是直接由國家政府中的人事檔案管理部門所賦予的，只有這樣才能真正地保證每個人才的個人檔案不會被更改，才能最大限度上保證人才檔案的完整性與準(zhǔn)確性。而人才服務(wù)交流中心也在一定程度上被當(dāng)作為人才與企業(yè)之間重要的共同交流途徑，也能很好地為企業(yè)與人才之間搭建一個良好的交流平臺，當(dāng)然，人才交流服務(wù)中心也是作為兩者之間的重要交流媒介。

1.2 轉(zhuǎn)變原有職能，創(chuàng)新完善相關(guān)機(jī)制

隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展與進(jìn)步，21世紀(jì)以來，在多種方面都顯示著人才才是重要的資源，而現(xiàn)代社會的人才管理中，人們也越來越重視人才交流服務(wù)中心在人才市場中的重要性，這在很大程度上提高了我國人才的就業(yè)概率。而人才交流服務(wù)中心檔案要想實(shí)現(xiàn)社會化管理，就一定要突破原有的管理理念，并以實(shí)際的情況為主要出發(fā)點(diǎn)，不斷尋找全新有效的管理措施，并充分地將自身原本的管理理念與服務(wù)意識做到積極的完善與創(chuàng)新，逐漸增加新的服務(wù)范圍以及內(nèi)容。而在以往的人才檔案管理模式當(dāng)中，通常對人才檔案管理都是處于被動狀態(tài)，只是有企業(yè)在有需求時，才進(jìn)行相對應(yīng)的管理工作，只有真正改變這一狀態(tài)，將被動變?yōu)橹鲃?，積極拓展人才服務(wù)的內(nèi)容與領(lǐng)域，并將人才與企業(yè)緊密的聯(lián)系在一起。而只要是有企業(yè)需要人才檔案時，人才交流服務(wù)中心可以馬上對其進(jìn)行人才配置，這樣才能真正地提高人才交流服務(wù)中心人才檔案的管理水平。

1.3 提升人才檔案的管理水平

21世紀(jì)是一個充滿科技信息的時代，并主要以多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)為主要代表，我國的人才交流服務(wù)中心在這個充滿科學(xué)技術(shù)的時代，更應(yīng)加大對人才檔案管理的科學(xué)性，Y合當(dāng)前的MIS或ERP等管理模式，在最大限度上提高對人才檔案的管理質(zhì)量水平，此外，還要實(shí)現(xiàn)人才檔案管理與企業(yè)需求之間產(chǎn)生聯(lián)動性，能夠按照各個企業(yè)所提出的不同要求，快速準(zhǔn)確地找到相對應(yīng)的人才，以此在最大程度上提升人才交流服務(wù)中心檔案管理的整體效率。

2 營造社會化的人才管理環(huán)境

2.1 以具體代表整體，完善社會化服務(wù)的功能

我國人才交流服務(wù)中心的人才檔案管理，一定要充分結(jié)合起各個企業(yè)不同的需求，再提供準(zhǔn)確、快捷、高效的人才檔案，在做好已有的服務(wù)基礎(chǔ)上，對新的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行積極探索，以人才檔案管理為主要的核心目標(biāo)，以此提供便捷化的管理內(nèi)容，并根據(jù)不同企業(yè)提出的不同類型的人才要求，為其提供不同的人才檔案管理服務(wù)，充分地將人才的特點(diǎn)以及基本情況與企業(yè)所提出的要求相匹配。

2.2 以政策為主要導(dǎo)向，為社會化管理與服務(wù)打下基礎(chǔ)

隨著我國經(jīng)濟(jì)文化的轉(zhuǎn)變與發(fā)展，企業(yè)單位也對人才的需求上發(fā)生了很多改變，逐漸地重視起具有多元化、全面性的人才，因此，我國現(xiàn)存在的人才交流服務(wù)中心也要遵守我國的人才培養(yǎng)策略，在最大限度上促使人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)為企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)改革，這也能很好地加強(qiáng)對人才檔案的管理，也能有效地突出廣大人才自身所具有的優(yōu)點(diǎn)與特點(diǎn)，這樣才能在最大程度上實(shí)現(xiàn)人才交流服務(wù)中心人才檔案管理的個性化，改變與改善原有的人才檔案管理方式所帶給人才與企業(yè)之間的信息問題。

篇9

關(guān)鍵詞 檔案事業(yè) 檔案管理 人才隊(duì)伍建設(shè)

中圖分類號：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

當(dāng)今世界科技進(jìn)步日新月異，給檔案工作帶來了巨大的變化。為了順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，做好新形勢下的檔案工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，關(guān)鍵是要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。重視和加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案工作服務(wù)功能的保證。本文就結(jié)合檔案工作實(shí)際，以我縣檔案人才隊(duì)伍建設(shè)為例，淺析基層檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的策略。

1 轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識

逐步轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的認(rèn)識，改變以往存在的認(rèn)為檔案工作不重要，任何人都可以干的態(tài)度，創(chuàng)造人才留得住、用得上、得發(fā)展的局部環(huán)境。（1）大力開展思想政治工作，使檔案人才樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀，立志為檔案工作貢獻(xiàn)出自己的才華。（2）組織政策向人才傾斜，如破格提拔青年人才，使他們早日走上領(lǐng)導(dǎo)崗位，覺得在檔案部門有奔頭。（3）獎勵政策向人才傾斜，縮小部門之間的收入鴻溝，讓人才得到實(shí)惠，使得檔案干部隊(duì)伍逐步穩(wěn)定下來。（4）在排憂解難上下功夫，堅持以人為本，投入更多的精力，多想辦法、多出實(shí)招，切實(shí)幫助檔案工作者解決后顧之憂，使這支隊(duì)伍始終熱愛檔案工作、安心檔案工作、傾全力投身檔案工作。（5）在激發(fā)干勁上下功夫，用正確的導(dǎo)向引導(dǎo)人心，堅持以成績論英雄，讓肯干事、能干事、干成事的人得到褒獎和重用，讓不思進(jìn)取、無所事事的人感到壓力和危機(jī)，從而引導(dǎo)檔案工作者把心思用到工作上，形成推動事業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大合力。

2提高檔案管理工作者的素質(zhì)

首先，把好入口關(guān)。在選配檔案工作人員時，要認(rèn)真堅持德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)，特別是在道德品質(zhì)方面，要挑選那些公道正派、遵紀(jì)守法、愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)、保密觀念強(qiáng)的同志從事檔案工作。

其次，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是人才成長的重要推動力量。加大對檔案人員培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)投入，各級檔案部門要積極創(chuàng)造條件，加大人才培養(yǎng)工作的力度，提高檔案工作者的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。讓他們出去考察學(xué)習(xí)，開闊眼界，不斷提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平。做好年度培養(yǎng)計劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃，不斷推進(jìn)知識更新，不斷提高檔案系統(tǒng)人才隊(duì)伍的學(xué)歷層次、科研能力和創(chuàng)新水平。通過舉辦培訓(xùn)班、進(jìn)修班、研修班等多種形式開展繼續(xù)教育。建立起合理的培訓(xùn)機(jī)制，對于孕育人才和人才成長至關(guān)重要。

3 改善人才結(jié)構(gòu)

3.1改善檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)

檔案隊(duì)伍年齡的連續(xù)性是由檔案管理工作本身的屬性決定的。要千方百計彌合人才斷層面，檔案工作對于管理經(jīng)驗(yàn)依賴性很強(qiáng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)而想搞好檔案工作是不可能的。其一，要吸收具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老同志，創(chuàng)造年輕人成長的自然環(huán)境，帶出一批年富力強(qiáng)的接班人。其二，穩(wěn)定中年人。中年人雖然經(jīng)驗(yàn)比老同志少一些，但屬于承上啟下的一代，有些已經(jīng)成為本單位業(yè)務(wù)骨干。想方設(shè)法穩(wěn)定中年人，發(fā)揮他們的聰明才智并將青年人團(tuán)結(jié)在自己周圍，以增強(qiáng)檔案工作的凝聚力。其三，培養(yǎng)年輕人，讓他們早日成才，頂起檔案事業(yè)的新天地，這是檔案事業(yè)發(fā)展的百年大計。

3.2改善檔案人才隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)

全面提高檔案人員的學(xué)歷層次，吸引檔案專業(yè)學(xué)歷的人員和其他專業(yè)人才進(jìn)入檔案系統(tǒng)工作，改變檔案人才隊(duì)伍所學(xué)專業(yè)單一、知識結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，不斷擴(kuò)大充實(shí)檔案人才隊(duì)伍，搞好檔案人才資源配置。

4 健全檔案人才管理方式

4.1改革檔案人才評價方式

職稱工作是人才工作的風(fēng)向標(biāo)，要深化職稱制度改革，打破專業(yè)技術(shù)職務(wù)終身制，建立并推行評聘分開和重在業(yè)內(nèi)認(rèn)可的專業(yè)技術(shù)人才評價體系。要克服重學(xué)歷、輕能力，重資歷、輕業(yè)績的傾向，對敢于創(chuàng)新、勇于開拓、業(yè)績突出的人才，特別是青年人才要敢于破格聘任。

4.2實(shí)行分配制度改革，建立激勵機(jī)制

打破“大鍋飯”的傳統(tǒng)分配形式，扭轉(zhuǎn)“干多干少一個樣，干好干壞一個樣”的局面。要進(jìn)一步擴(kuò)大事業(yè)單位內(nèi)部分配的自，將檔案工資與崗位工資分開，按照效率優(yōu)先、兼顧公平的原則，把收入與業(yè)績、貢獻(xiàn)掛鉤，向優(yōu)秀人才和關(guān)鍵崗位傾斜。要積極探索知識、能力、管理等生產(chǎn)要素參與分配的實(shí)現(xiàn)形式，重實(shí)績、重貢獻(xiàn)，對有突出貢獻(xiàn)的拔尖人才要給予重獎，做到一流人才、一流業(yè)績、一流報酬。

4.3 進(jìn)一步關(guān)心檔案干部成長，調(diào)動其主動性和積極性

要努力為檔案工作者辦些實(shí)事，統(tǒng)籌解決涉及他們切身利益的職級待遇、編制等問題，不讓這些默默無聞、埋頭干事的人吃虧。

總之，檔案管理既是一個古老的領(lǐng)域，不難把握，又是一個嶄新的課題，不易做好，需要下功夫研究和探索。只要我們解放思想，大膽創(chuàng)新，銳意改革，推陳出新，就一定能夠使目前檔案管理工作中的諸多問題迎刃而解，開創(chuàng)基層檔案管理工作的新局面。加強(qiáng)檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)，是確保檔案事業(yè)在新形勢下不斷持續(xù)發(fā)展的重要條件和基礎(chǔ)。建立起一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作者隊(duì)伍，我國的檔案事業(yè)將會有廣闊的發(fā)展前景。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃彝忠.檔案管理之理論與實(shí)際[M].北京：檔案出版社，2007.

篇10

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；財務(wù)檔案；現(xiàn)狀；對策

一、引言

在會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體發(fā)生了明顯變化的情況下，會計檔案的管理工作也隨之發(fā)生了較大的變化，手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會計的需要。因此，加強(qiáng)新形勢下的會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)工作十分必要。高等學(xué)校“新型”電子財務(wù)檔案的應(yīng)運(yùn)而生，對傳統(tǒng)的手工檔案管理是一種全新的挑戰(zhàn)。高校財務(wù)檔案管理部門和人員，應(yīng)適應(yīng)高校財務(wù)工作范圍的拓展和財務(wù)檔案管理的要求，通過不斷努力應(yīng)盡早建立起全新的財務(wù)檔案管理機(jī)制。

開發(fā)和設(shè)計財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，最終目標(biāo)是要提升現(xiàn)代財務(wù)檔案的組織管理能力，通過信息技術(shù)手段，從形式上促進(jìn)財務(wù)檔案傳統(tǒng)管理向信息化、科學(xué)化管理的提升。通過建立健全財務(wù)檔案信息系統(tǒng)，從而能夠進(jìn)一步規(guī)范財務(wù)檔案的管理模式，更好地整合行財務(wù)檔案的管理流程，提高財務(wù)檔案整體管理水平和效率。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計算機(jī)對財務(wù)檔案信息進(jìn)行管理，具有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，它具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)勢。

二、高校財務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）思想觀念落伍，信息化管理的功能被忽略

財務(wù)檔案工作是保存歷史，服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作。在較為長期的管理實(shí)踐中，高校一部分從事傳統(tǒng)財務(wù)檔案的管理者積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)，他們往往抱殘守缺，堅守著自己的主觀認(rèn)識，不愿意主動分析和吸納新的管理經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理手段，沒有認(rèn)識到信息管理系統(tǒng)的重要性，財務(wù)信息化管理對他們思想觀念中所固守的地位構(gòu)成巨大的挑戰(zhàn)。從庫存檔案資料看，具有時代信息和較高科技含量的檔案材料所占比例較小。

（二）檔案管理規(guī)章制度不完備，檔案立卷存在著較多的隨意性

目前，財務(wù)檔案保管制度因其管理?xiàng)l件和人員的局限，部分高校尚未全面落實(shí)《會計檔案管理辦法》，會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度上不夠健全，基本沒有建立會計檔案信息化管理制度。會計檔案保管人員職費(fèi)不夠健全和明確，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象較嚴(yán)重。缺乏科學(xué)的財務(wù)檔案資源開發(fā)與利用制度，財務(wù)檔案的綜合服務(wù)功能較弱。

（三）很少利用信息化管理手段，檔案管理方式落后

目前，多數(shù)高校財務(wù)檔案自動和管理程度不高，財務(wù)檔案仍采取傳統(tǒng)的手工方式管理。究其主要原因不外乎兩個方面，一是信息化管理設(shè)備資金投入不夠，現(xiàn)有設(shè)備不能完全適應(yīng)信息化管理的需要，先進(jìn)技術(shù)設(shè)備很少進(jìn)入檔案管理部門。二是缺乏必要的計算機(jī)維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全人才，難以應(yīng)對信息化管理?xiàng)l件下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)問題，檔案人員素質(zhì)制約了檔案現(xiàn)代化管理工作。雖然少數(shù)高校在財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后，仍存在著數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象和檔案資料管理低效的問題，財務(wù)檔案信息化管理流于表面。

（四）憑證裝訂整理不到位，會計檔案立卷保管不規(guī)范

按照國家檔案管理有關(guān)規(guī)定和要求，財務(wù)會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料，應(yīng)定期整理，裝訂成冊或立卷后送相關(guān)檔案室存檔。然而，一些財務(wù)檔案主管人員和財務(wù)負(fù)責(zé)人，缺乏管理財務(wù)檔案的經(jīng)驗(yàn)，對財務(wù)檔案的組成內(nèi)容不是很了解，有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表及會計文件等資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計憑證裝訂后沒有封粘或封粘不規(guī)范。一些單位只是保存了紙質(zhì)檔案，沒有將全部會計信息備份到磁性介質(zhì)上歸檔保管。存檔管理不遵循相關(guān)規(guī)定，違背存檔時必須由財務(wù)負(fù)責(zé)人核對、清點(diǎn)數(shù)量無誤后簽署存檔記錄表，檔案管理人員方可給予存檔，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不可查閱財務(wù)檔案存放會計檔案。檔案柜必須雙鎖開關(guān)，鑰匙由主管會計和財務(wù)負(fù)責(zé)人各持一把，必須由主管會計、財務(wù)經(jīng)理共同開鎖，由主管會計妥善保管等相關(guān)要求。會計檔案移交時雙方?jīng)]有做到按冊清點(diǎn)，沒有填寫移交清單等現(xiàn)象也有發(fā)生。

（五）檔案資料查詢渠道不暢，開發(fā)利用效率較低

努力強(qiáng)化、開發(fā)學(xué)校財務(wù)檔案室的服務(wù)功能，使財務(wù)檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主是高校財務(wù)當(dāng)管理最終的目標(biāo)。受思想認(rèn)識的局限，當(dāng)前一些高校財務(wù)部門，沒有健全財務(wù)檔案檢索工具，在接受財務(wù)檔案信息查詢服務(wù)方面的工作做得不多，有時服務(wù)態(tài)度，服務(wù)質(zhì)量也跟不上，不能夠很好地發(fā)揮財務(wù)檔案資源服務(wù)教學(xué)服務(wù)師生的作用。

三、改進(jìn)高校財務(wù)檔案管理的應(yīng)對策略

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識

檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是開拓檔案工作局面的關(guān)鍵所在，服務(wù)于現(xiàn)實(shí)是檔案的一個重要功能。高校檔案工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立財務(wù)檔案應(yīng)主動服務(wù)教學(xué)，服務(wù)師生的意識，使財務(wù)檔案工作產(chǎn)生一定的效益，提高財務(wù)檔案工作的自身價值。因此，財務(wù)檔案工作人員要提升實(shí)際工作能力及責(zé)任心，自覺加強(qiáng)崗位練兵，努力提高會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，能按管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目立卷。應(yīng)主動適應(yīng)現(xiàn)代計算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，提高自身信息分辨和處理的素質(zhì)和能力，熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好財務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作。

（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，確保財務(wù)檔案運(yùn)行安全

高校財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》的具體要求，結(jié)合本單位實(shí)際，進(jìn)一步建立和完善會計檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會計檔案移交手續(xù)。進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，確保會計檔案收集的齊全完整。要建立有效的監(jiān)管機(jī)制，加大對會計檔案的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督力度。要建立健全財務(wù)檔案管理人員“保密守則”，嚴(yán)格會計檔案的調(diào)閱、銷毀制度。要建立財務(wù)檔案安全保障體系，采取內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，存儲財務(wù)檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件等，切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施。加強(qiáng)對財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，各種數(shù)據(jù)庫要及時進(jìn)行備份，確保財務(wù)檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。做好身份認(rèn)證和密鑰管理，任何人員調(diào)閱會計檔案須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，銷毀的財務(wù)檔案須填寫“會計檔案銷毀清冊”，“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。

（三）加大設(shè)施設(shè)備配套投入，努力實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化

信息化檔案的優(yōu)勢在于，它能夠?qū)⒇攧?wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中，這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。目前的高校財務(wù)檔案管理部門在硬件設(shè)施、數(shù)量和質(zhì)量方面不符合財務(wù)檔案管理需求，經(jīng)常發(fā)生電腦不夠用或是服務(wù)器容量太小等情況，影響財務(wù)檔案的信息化管理和檔案的利用。辦公自動化是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案管理手段的現(xiàn)代化，就是要由傳統(tǒng)的手工操作過渡到以電子計算機(jī)為中心進(jìn)行管理的方法。財務(wù)檔案管理手段的現(xiàn)代化，就是利用計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備對財務(wù)檔案進(jìn)行存儲、檢索、統(tǒng)計分析等。因此，根據(jù)財力適當(dāng)增加市和財務(wù)檔案管理的數(shù)字化先進(jìn)設(shè)備，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的先決技術(shù)、條件保證。高校財務(wù)部門在工作中應(yīng)逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，以滿足財務(wù)檔案科學(xué)管理的需要。

（四）加強(qiáng)創(chuàng)新管理，提高財務(wù)檔案內(nèi)在質(zhì)量

有效的管理是提高財務(wù)檔案內(nèi)在質(zhì)量的必要前提和手段，也是提供高效服務(wù)的基礎(chǔ)。提高財務(wù)檔案內(nèi)在質(zhì)量，重點(diǎn)應(yīng)包括檔案收集、整理、保管、處理和利用等內(nèi)容。對財務(wù)會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料應(yīng)定期整理，裝訂成冊立卷。任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需復(fù)印必須由財務(wù)負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)。高度重視財務(wù)檔案管理的重要性，就要在檔案管理的制度、質(zhì)量和方法管理的科學(xué)上下功夫，對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，大膽改革現(xiàn)有的高校財務(wù)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化。

（五）樹立服務(wù)意識，發(fā)揮好財務(wù)檔案的潛在作用

加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作，樹立服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是對高校財務(wù)檔案管理人員的基本要求。財務(wù)檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉，而是要充分挖掘財務(wù)檔案的自身潛能，不斷完善、豐富、創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，充分挖掘和發(fā)揮財務(wù)檔案資源作用，使財務(wù)檔案發(fā)揮出應(yīng)有的效益，更好地為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展經(jīng)費(fèi)科學(xué)合理運(yùn)用提供保障。要努力創(chuàng)新服務(wù)手段，方便用戶通過電子信息系統(tǒng)查閱會計檔案資料。應(yīng)編制好財務(wù)檔案檢索案卷目錄、索引等檔案檢索工具，方面用戶運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檢索，確保調(diào)檔迅速準(zhǔn)確，提高財務(wù)財務(wù)檔案服務(wù)的效率。建立財務(wù)檔案查閱登記簿、財務(wù)檔案數(shù)量統(tǒng)計臺帳、財務(wù)檔案移交清冊等，方面人工查詢服務(wù)。

四、結(jié)束語

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學(xué)科知識責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。

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