導語：如何才能寫好一篇電子檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：電子檔案；優(yōu)越性；缺點；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）23-0289-02

隨著電子計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機越來越廣泛地應用于人類社會活動的各個領(lǐng)域，各行各業(yè)都在利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢來加快自身信息化建設(shè)的步伐，人類社會活動中產(chǎn)生的電子文件越來越多。電子文件保管系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，有效的電子檔案管理是實現(xiàn)人類社會性原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。我們應當立足于檔案學、信息學以及管理學的交叉融合，順應并做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，適應網(wǎng)絡(luò)信息時代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。

一、電子檔案形成的優(yōu)越性

存儲空間小，電子檔案的形成可以有效地節(jié)約檔案占用空間。所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質(zhì)檔案管理方式是相通的。無限增長的紙質(zhì)文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)極少量空間的優(yōu)點能夠很好地解決這一矛盾。例如，一張光盤容量可達600―4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息；而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。相比之下，紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。

以XX發(fā)動機廠為例，每年歸檔的紙質(zhì)會計類檔案就可高達五百余本，足以占用兩個標準文件柜。且需時刻做到防塵、防霉、防蟲，要求檔案庫必須有嚴格的空氣溫度、濕度，溫濕度過高或過低都會對紙質(zhì)檔案造成損壞。相比較電子檔案來說，占用空間少、不會生霉等優(yōu)點是紙質(zhì)檔案無法企及的。

另外，電子檔案還具備操作方便，復制時不容易丟失信息的特點。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。紙質(zhì)文件復制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數(shù)字化的信息處理幾乎不存在這些問題，所以，完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

1.具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。

2.傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享。一份紙質(zhì)檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產(chǎn)品。

3.電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，使計算機先進技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。

二、電子檔案存在的缺點

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式就不再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實性。與紙質(zhì)文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于刪改變化，并且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內(nèi)容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整等。

1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3.完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

另外，收集過時的電子計算機軟硬件，提供利用，讀取那些過時的、技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容，這就要廣泛收集、保管過時技術(shù)全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術(shù)的某些技能，還有老化和維護問題，代價十分昂貴。

綜上所述，電子檔案管理是檔案工作的一個新領(lǐng)域，針對現(xiàn)代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統(tǒng)的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內(nèi)容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計算機的邏輯判斷功能和運算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網(wǎng)上立卷，根據(jù)不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。

三、電子檔案的維護

維護電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對電子文件實施全程監(jiān)控，實行層層負責制，所有經(jīng)辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應履行簽字手續(xù)，并建立電子文件備份系統(tǒng)以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復制以及定期對計算機病毒進行檢查、防治，對重要文件的存儲和傳輸實行加密技術(shù)處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實現(xiàn)文檔一體化的管理。

四、對檔案人員的要求

高技術(shù)的應用需要高技術(shù)的人才來管理。檔案教育應及時調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質(zhì)的管理型和復合型人才隊伍來管理，因此在加強檔案管理人員隊伍建設(shè)中，除提高其政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務素質(zhì)外，還應著重提高其計算機使用操作技能。在電子文件日益發(fā)展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應技術(shù)和設(shè)備，以及相應的電子計算機硬件技術(shù)。對在職人員進行各種形式的再教育，以適應技術(shù)發(fā)展的需要。應注意引進多方面的人才，將懂檔案業(yè)務，具有計算機專業(yè)知識的人員充實到檔案隊伍當中來，建立復合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍。

以XX發(fā)動機廠為例，1994年，該廠共有專兼職檔案員20人，其中，本科畢業(yè)以上的1人，大專畢業(yè)以上3人，中專及以下的16人。隨著檔案的增加和專業(yè)對口的要求，到2013年，該廠共有專兼職檔案員50人，其中，本科及研究生畢業(yè)以上的40人，大專畢業(yè)的10人。排除近20年中檔案員正常退休，從這一數(shù)據(jù)中可以看出，現(xiàn)代化的檔案管理對人才的知識能力及水平也相應提高了要求。

五、電子檔案信息化建設(shè)應注意的問題

第一，注重檔案管理的安全性。在建設(shè)初期一定要注意電子檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證歸信息的安全、完整。

第二，加快電子檔案信息化建設(shè)進程，對現(xiàn)有的信息化管理平臺進行有效集成。信息化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，有效集成的信息化管理系統(tǒng)是檔案管理信息化的平臺，在進行檔案信息化時，要充分考慮信息化水平，循序漸進，逐步推進。

篇2

電子政務無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當代文件管理所依據(jù)的一個重要理論就是文件連續(xù)體理論。它起源于20世紀80年代，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認為：文件演化為檔案的過程是一個連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建（包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設(shè)計）到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續(xù)的管理過程。文件連續(xù)體模型見下圖。

根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續(xù)運動的任何階段對文件進行管理，以達到他們各自的、但又是協(xié)調(diào)一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續(xù)體的前端，即文件創(chuàng)建的起始端，對文件進行管理，如檔案工作者在文件管理系統(tǒng)設(shè)計時就介入工作，在文件創(chuàng)建時就對文件進行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當?shù)墓芾怼＿@種管理其本質(zhì)就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質(zhì)的管理。

電子檔案是需要前端控制管理的。這是因為電子檔案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進行了半程管理。因為在后端控制管理情況下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進行管理，這實際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據(jù)傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設(shè)計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因為電子檔案特點之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統(tǒng)的文件生命周期理論要讓位于當代文件連續(xù)體理論的原因之一。

而依據(jù)當代文件連續(xù)體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發(fā)，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴大到全程管理，即文檔一體化管理。實現(xiàn)這一管理模式后，電子文件從其產(chǎn)生的第一步起至以后文件運行的每一階段都可根據(jù)檔案管理的要求去對其進行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。

從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務與電子檔案管理的關(guān)系

20世紀90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調(diào)研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》（1997）中提出了四項電子文件管理的基本策略，應該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設(shè)計階段、創(chuàng)建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略：

1．電子文件設(shè)計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產(chǎn)生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。

這里所說的檔案部門“應該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關(guān)電子文件的所有行為負責，而是指要在整個文件生命周期中推進電子文件的標準化管理和實踐，也就是說，檔案部門的職能要擴展到整個文件生命周期。

2．電子文件創(chuàng)建階段的管理策略：檔案部門應該確保電子文件的創(chuàng)建者所創(chuàng)建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。

這條策略并不是要檔案部門包辦文件創(chuàng)建人員的責職，也不是指文件創(chuàng)建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應該就如何創(chuàng)建符合檔案部門需求的電子文件對文件創(chuàng)建人員進行指導、傳授方法。

3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對電子文件實施智力控制，即對電子文件實施有效的著錄。

4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。

從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進行電子政務建設(shè)時，所產(chǎn)生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。

從國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》看電子政務與電子檔案管理的關(guān)系

雖然20世紀80年代有了文件連續(xù)體理論，20世紀90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實際電子政務建設(shè)中，政府部門如何將文件管理系統(tǒng)設(shè)計成符合檔案管理要求的文件管理系統(tǒng)，這便是一個關(guān)鍵問題。

2001年9月，由國際標準化組織頒布實施的國際上第一個關(guān)于文件管理的標準――國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標準的頒布實施在國際上引起極大的反響。目前該國際標準已被采用為國家標準的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。

國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》共分為兩個部分，第一部分提出了如何系統(tǒng)而有效地對文件進行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統(tǒng)的設(shè)計等一般的規(guī)定；第二部分提出了如何將第一部分內(nèi)容加以實施的詳細的指南，例如如何建立文件管理的政策和進行職責分工，如何進行文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，如何對文件進行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實際指導。

在該標準的第一部分，首先提出了作為文件應具有的如下特征：

1． 文件應該正確地反映所要傳達的內(nèi)容、所決定的事項和所采取的行動，文件應該能夠滿足相關(guān)事務處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據(jù)。

2． 文件的內(nèi)容應始終與記錄下來的事務處理的元數(shù)據(jù)相鏈接，如文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、背景信息元數(shù)據(jù)及相關(guān)文件元數(shù)據(jù)。

3． 文件應具有真實性，其能夠證明文件中所記錄的事務處理，能夠證明文件形成的責任者，以及文件形成的時間。

4． 文件應具有可靠性，其內(nèi)容應是可信的，能夠完整準確地表達其所證明的事務處理、事務活動和情況。

5． 文件應具有完整性，其構(gòu)成部分應是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。

6． 文件應具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務活動和機構(gòu)職能背景下能夠被確認。

很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認為這份文件具有了檔案的憑證價值。也正是由于該國際標準的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機構(gòu)和檔案部門的高度重視。

在2002年10月，聯(lián)合國教科文組織提出了一份報告《電子文件的真實性》，這份報告從保存人類遺產(chǎn)角度專門強調(diào)：根據(jù)國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產(chǎn)生之前參與電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，以保證電子文件應具有的檔案的憑證性。

美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰(zhàn)略發(fā)展指南》中也強調(diào)了在政府文件管理中實施《ISO 15489 信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設(shè)計方案》。

澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設(shè)計、開發(fā)文件管理系統(tǒng)時要充分考慮《ISO 15489 信息與文件 文件管理》標準，并按該標準進行實施。

英國檔案館則正在進行一項為期二年的研究項目：《ISO 15489 對文件管理的影響》。

可見，在電子政務的建設(shè)中，實施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認識，其實這不僅是文件部門與檔案部門工作職責的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產(chǎn)的需要，是人類社會自身發(fā)展的需要，而國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》則為實現(xiàn)這一點在國際層面上提供了實施的規(guī)范與技術(shù)。

關(guān)于電子政務與電子檔案管理關(guān)系的思考

從以上的分析中，我們可以看出電子政務與電子檔案關(guān)系至少可以歸納為以下幾點：

1． 電子政務是電子檔案管理的源頭；

2． 電子檔案管理是電子政務的效率所在。

由于有了以上兩點，因此：

3． 電子檔案管理是電子政務建設(shè)不可缺少的重要內(nèi)容；

4． 電子政務建設(shè)在本質(zhì)上涵蓋了電子檔案的管理。

所以，任何在理論或?qū)嵺`上將電子政務與電子檔案隔裂開來都是不科學的。

由此，為了實現(xiàn)在電子政務中的電子檔案管理，從電子政務角度講應該：

1． 在電子政務的系統(tǒng)設(shè)計時，應有電子檔案管理的設(shè)計；

2． 在電子政務的建設(shè)時，應有檔案部門人員的參與；

3． 在電子政務的實施時，應有檔案部門人員的指導。

而從電子檔案管理角度講：

1． 檔案部門應轉(zhuǎn)變觀念、擴大職能，參與電子政務的建設(shè)；

2． 檔案人員應更新知識，從而有能力參與電子政務的建設(shè)；

3． 檔案標準的制定應能適應電子政務的需要。

但是，從目前我國電子政務建設(shè)與電子檔案管理關(guān)系上看：

1． 在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務迅速發(fā)展的實際，差距還很大；

2． 在實踐上，制定的標準還很不適應電子政務發(fā)展的需要，如2002年最新頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》還只是一個電子文件后端控制管理模式的標準，不能適應我國電子政務建設(shè)電子檔案前端控制管理模式的需要。

3． 對國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務建設(shè)還沒有引起重視，而該國際標準的頒布在國際上卻掀起了一股風暴，引起極大的反響。

由于以上原因，造成了在我國電子政務建設(shè)中，檔案部門還只是形式上參與，而在實踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務上的投資卻高達幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務建設(shè)其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實際要求的呢？！

結(jié)論

篇3

［關(guān)鍵詞］檔案管理；檔案安全；實體檔案；電子檔案

檔案指國家機構(gòu)、企業(yè)社會組織和個人從事各項經(jīng)濟社會活動直接形成的具有保存價值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護團體和個人權(quán)益的重要保障，更是推動科學文化發(fā)展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實體及電子檔案是發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。只有完整、真實、準確地收集有價值的檔案，規(guī)范、合理地保管和保存原始檔案，科學地分類并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價值。

一、實體檔案的特點及安全管理

（一）實體檔案的特點

實體檔案相對電子檔案而言，實體檔案專業(yè)性強。實體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務知識，科學管理檔案。實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內(nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等，這是實體檔案最顯著特點。

（二）實體檔案的安全管理

要堅持常規(guī)安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對性地分類進行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損的實體檔案，需要利用科學手段及時進行搶救，并對檔案數(shù)字化信息進行異地、多地、多材質(zhì)備份。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案進行復制，并用復制件代替原件提供利用。要執(zhí)行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統(tǒng)、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質(zhì)和檔案內(nèi)容的損毀、丟失、泄密事件的發(fā)生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等每個環(huán)節(jié)都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會價值。要加強檔案安全體系等建設(shè)。要全面開展檔案安全體系的建設(shè)。加強檔案管理體系的理論研究；執(zhí)行相關(guān)國家政策和法律法規(guī)；做好人員、技術(shù)、經(jīng)濟保障等。檔案安全工作，實行總監(jiān)負責制，領(lǐng)導重視全員參與，專人負責；并與上級檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機構(gòu)做好協(xié)調(diào)和配合，避免出現(xiàn)銜接松散、管理縫隙和漏洞。

二、電子檔案的特點及安全管理

（一）電子檔案的特點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作方式、安全管理的對象、安全設(shè)施及技術(shù)設(shè)備都在發(fā)生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時形成的電子文件，按照檔案管理規(guī)范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁面的整潔。與其文件處理系統(tǒng)融合可使檔案目錄信息自動生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享。電子檔案的處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò)終端，為此不受時間和空間的限制。存儲空間小，容量無限大。電子檔案占據(jù)極少量空間，幾乎無重量和體積可言。表現(xiàn)形式多樣、全面、形象、生動、安全。[1]

（二）電子檔案的安全管理

自然災害、電磁干擾、電源故障、設(shè)備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴重后果。在電子檔案安全系統(tǒng)中，應該準備好預防方案和緊急應對的方法，加快構(gòu)建應急檔案的長效機制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。并嚴格規(guī)定存儲介質(zhì)的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲介質(zhì)泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實性，電子檔案的內(nèi)容須預先進行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲設(shè)備必須存放在加密管理的機房內(nèi)，只允許指定負責人員進入。檔案工作，是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是為社會、企業(yè)提供現(xiàn)代化建設(shè)史料研究，開展各項工作的根據(jù)和條件。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷發(fā)生著變化。

電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理地將實體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構(gòu)建三維檔案安全管理系統(tǒng)，主動適應新形勢，提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。[3]

作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區(qū)服務事業(yè)部

〔參考文獻〕

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富，2008，（9）：19-20.

篇4

一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題

（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。

雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯(lián)網(wǎng)時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。

雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：

一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機?M行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。

總而言之，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。

篇5

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)應用的日益普及，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在醫(yī)院各領(lǐng)域得到廣泛應用與發(fā)展，檔案信息的利用方式網(wǎng)絡(luò)化、便捷化大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。尤其是電子檔案的大量產(chǎn)生，無疑對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提出了新的巨大挑戰(zhàn)。如何保護、管理和利用好這些電子檔案也成為醫(yī)院管理者和檔案工作人員的新課題、新要求。只有懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序,了解電子文檔的整理與保護，才能為醫(yī)院發(fā)展提供完善的信息保障。

一、樹立電子檔案獨有的信息和知識觀念 在當今信息萬變的知識浪潮中,醫(yī)院各部門的檔案是獨有的原始記錄,記錄著醫(yī)院的科研發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)以及廣大患者的個人信息,如果醫(yī)院的檔案資料收集、整理、保管不好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給醫(yī)院和個人造成無法挽回的損失。每個崗位上的工作人員都要從思想上高度重視每一份電子文件和資料，隨時做好保存和歸檔處理。目前,我國已出臺了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等,學習好法律法規(guī)，

二、醫(yī)院電子檔案的整理 目前,醫(yī)院電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類分別組盤整理。 1.文書電子檔案整理 (1)內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。一是按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。二是將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤的統(tǒng)一規(guī)范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于機對盤內(nèi)文件查找。

(2)外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。 2.科技電子文件歸檔 醫(yī)院作為高科技專業(yè)知識和技術(shù)密集單位，科技電子文件檔案種類較多,可以按照醫(yī)療、科研、基建、設(shè)備、財務、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質(zhì)文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設(shè)備檔案。醫(yī)院引進技術(shù)和購置各種設(shè)備時,商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計,而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。 3.電子文件整理 (1)工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等,同時還應附移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。 (2)賬簿。會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。

三、電子檔案的保護 由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。1.軟磁盤的保護 (1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。 (2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關(guān)。 (3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。 (4)加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。 (5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。 (6)在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。 2.光盤的保護 (1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次,轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。四、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施

1、加強電子檔案歸檔制度建設(shè)。醫(yī)院應根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

2、從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量。為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

3、檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應電子信息的一致性。

篇6

關(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；管理

中圖分類號：G271.4文獻標識碼：B文章編號：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、檔案管理電子化

隨著電子信息化社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢已日益凸顯，成為了社會發(fā)展的必然趨勢。

（一）檔案管理電子化是社會進步、科技發(fā)展的必然趨勢

辦公自動化、無紙化的進步，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

（二）檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

（三）檔案管理要適應新時期工作的需求

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進程?，F(xiàn)有的機讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。

在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案管理電子化。

現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應。

二、對電子文件的認識

信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計算機進行操作，傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列，從社會生活的角度來認識，電子文件是人們在各種活動中使用電子計算機作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計算機輔助設(shè)計）、CAM（計算機輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。

計算機應用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。在中國較大的省、部級政府機關(guān)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當也會給人們帶來嚴重問題。

國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進行研究，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的國家標準已完成報批稿，正在進行試點工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業(yè)標準《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。

三、電子文件歸檔管理上遇到的問題

據(jù)了解，在很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現(xiàn)集中脫機保管，計算機系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。

（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。

（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲結(jié)構(gòu)更加復雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復雜的多種信息的混合物。例如，為適應辦公習慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。

（三）保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多

篇7

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異共性

傳統(tǒng)檔案是記錄個人或者組織在社會和國家發(fā)展中的各種重要的文字文獻，在歷史的發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會發(fā)展的重大事件和發(fā)展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質(zhì)或者實物的方式來進行記錄和登載。而電子檔案是利用當前最先進的科學計算機技術(shù)來進行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。

1電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理上的差異

1.1電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔時間具有差異性

紙質(zhì)的檔案和電子檔案的歸檔時間是不同的，紙質(zhì)檔案一般要在進行細致的登入，進行相關(guān)的編號和分類處理，再進行細致的核對和審核整理后才能進行相應的歸檔的工作，完成后還要進行日常的處理和看護，歸檔時間還必須進行嚴格審核。而電子檔案可以進行隨時的登記和確認，利用電子計算機快速的計算和統(tǒng)計分類管理功能可以將繁多的檔案進行統(tǒng)一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發(fā)送給檔案保管和管理部門進行管理。

1.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔方式存在差異

電子檔案文件可以利用先進的計算機技術(shù)中的電子編碼技術(shù)，將需要記錄的文字進行數(shù)字化，再利用文件將這些數(shù)字化的數(shù)據(jù)記錄下來，不僅記錄耗費空間小記錄信息全面，而且可以實時進行檔案錯誤的修改，將原始憑證中的關(guān)鍵信息進行特殊記錄，但是卻較難以進行辨別和確認。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在歸檔時則只能進行傳統(tǒng)的書面記錄，且無法進行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實的問題。

1.3檔案文件分類和編目方式的不同

電子檔案文件在進行分類和編目時主要還是利用了電子計算機的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時，可以利用數(shù)字化程序?qū)n案文件進行唯一文件號的編制，根據(jù)文件號的規(guī)律進行進一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據(jù)分類號的歸檔號進行分類管理。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關(guān)鍵詞和主題詞進行錄入和分類，在管理時需要耗費大量時間進行主題詞的分類歸納，分類完在進行歸檔管理。

1.4電子檔案和傳統(tǒng)檔案保管方式存在差異

電子文件主要利用的是高內(nèi)存的硬盤等載體進行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質(zhì)的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發(fā)展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發(fā)展也促進著電子檔案的發(fā)展提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管方式利用紙質(zhì)的文件載體，這也給改善電子檔案保存環(huán)境的提供了一個有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質(zhì)版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個方式。

1.5電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢利用方式存在差異

傳統(tǒng)的檔案的查詢方式主要是利用關(guān)鍵詞來進行相關(guān)的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費人力、物力和精力。而相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關(guān)鍵詞進行搜索，電子計算機可以搜索到用戶輸入的所有的相關(guān)的內(nèi)容，以便讀者的選用，同時讀者還可以通過成為檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)會員進行遠程登錄操作，在線上線下都可以進行相關(guān)的檔案文獻操作和查詢。

1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求

不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統(tǒng)檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠?qū)n案的管理進行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計算機操作和使用素質(zhì)，要掌握最基本的計算機數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的操作要領(lǐng)和技巧，能夠進行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時還要有創(chuàng)新能力，對電子檔案的管理方式能夠進行高效率的和高水平的提升，利用相關(guān)軟件，將操作技能大大提升，優(yōu)化電子檔案的管理現(xiàn)狀。

2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性方面

2.1傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)

電子檔案并不是能夠憑空進行記錄的，其發(fā)展的基礎(chǔ)仍然是紙質(zhì)檔案，檔案資源的電子化是建立在計算機科學技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上的，而紙質(zhì)檔案的信息來源都是來自于社會的各項實際活動信息的記錄，也是反應社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進入電子系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的，需要通過電子檔案化的手段進行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進行更好的記錄。

2.2電子檔案管理基本原理是傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展

電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統(tǒng)檔案的管理方法和理論，而是在其基礎(chǔ)上進行了極大的創(chuàng)新和提升，具有著傳統(tǒng)檔案管理方法不具備的多個功能，但是其發(fā)展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案不相適應的缺點和不足，有針對性地從服務和管理方面改善電子檔案的信息服務能力和保存能力，因此從服務手段、服務品質(zhì)、管理能力和管理效果進行對比，電子檔案的發(fā)展都是對傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展，而其為社會服務的功能也將會比傳統(tǒng)檔案更加突出和優(yōu)秀，進一步增強檔案的實際管理功能。

2.3電子檔案進一步擴大了傳統(tǒng)檔案的信息來源

電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進的電子科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開拓性地將檔案信息記錄變?yōu)榱穗娮佑涗浀姆绞?，使得電子版的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)中進行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統(tǒng)檔案所不具有的一大進步之一，傳統(tǒng)檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統(tǒng)一些較好的優(yōu)點外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務。

3結(jié)論

綜上所述，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，對于檔案的要求也越來越高，傳統(tǒng)檔案的記錄和保存方式已經(jīng)越來越難以適應快節(jié)奏發(fā)展的社會腳步，因此電子檔案順應時代的需求出現(xiàn)并慢慢取代了傳統(tǒng)檔案的存在，但是電子檔案的發(fā)展也不是空穴來風，也是從傳統(tǒng)檔案這一土壤發(fā)展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運行方式、管理方法和傳播服務中都具有極大的共性特點，這也是電子檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，從這些共性中取得發(fā)展的指導，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強，力求能夠更好地為社會服務和大眾服務。

參考文獻

[1]畢大鵬.電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共性與差異[J]電子技術(shù)與軟件工程，2016（01）

[2]孟繁友.組織機構(gòu)代碼電子檔案管理及數(shù)據(jù)采集工作有效性探討[J].標準科學，2015（12）

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案信息電子化安全管理

1 檔案信息電子化安全管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。

1.2 在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

1.3 標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.4 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化安全管理了。

2 檔案信息電子化安全管理的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3 檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館 室藏檔案資料 紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

3.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館 室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

3.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3.3 檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

3.4 檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

3.5 檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

4 檔案信息電子化安全管理的拓展服務領(lǐng)域

4.1 信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉(zhuǎn)化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

篇9

摘 要 為提高財務管理水平，以細化基礎(chǔ)工作為出發(fā)點，對公司財務檔案管理現(xiàn)狀進行分析，探索財務電子檔案管理，實現(xiàn)財務管理的創(chuàng)新。本課題通過研究財務電子檔案管理，結(jié)合公司財務制度要求，探索公司財務電子檔案的方式和方法，對于財務管理信息化具有重要意義，創(chuàng)新思路使財務檔案工作實現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學化管理，使其在公司建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞 財務 電子檔案 管理 研究

傳統(tǒng)的財務檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應財務檔案管理的信息化要求，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務電子檔案就是財務數(shù)據(jù)采集源泉和基地，通過分類整理和網(wǎng)絡(luò)共享，最終為各級領(lǐng)導、決策部門、財務人員處理和運用。

一、財務檔案管理現(xiàn)狀

（一）財務檔案分類

隨著公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營管理水平的提高，財務檔案資料也日趨增多，主要分為會計檔案和財務管理文件兩大類。

會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：

會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

財務管理文件：指除會計核算專業(yè)材料外的財務管理制度、計劃批文、通知等各類財務管理資料，是財務檔案的重要組成部分。財務集約化管理的不斷深入，財務管理文件的積累呈現(xiàn)多元化趨勢。財務管理制度包括預算管理、會計核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運營、財務評價與考核等。

（二）財務檔案管理規(guī)定

自1999年以來采用電子計算機進行會計核算，保存會計檔案實行電子存檔和紙質(zhì)存檔制，2004年的《會計電算化管理辦法》對電算化會計檔案的管理進行的明確的規(guī)定，電算化會計檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會計資料按照《會計檔案管理制度》進行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立定期備份制度，實行電子備份，按年度進行刻盤存檔。

二、財務檔案管理趨勢

為規(guī)范和加強公司財務管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營全過程的財務管理體系，隨著財務信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財務管理文件，必須實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財務管理文件的指導作用。財務電子檔案將是財務數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地，通過實時更新和共享，及時、準確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)，電子檔案將成為財務檔案管理的主要形式。

（一）財務電子檔案能夠提供財務檔案信息方便快捷的服務方式

數(shù)字化的財務電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)的遠程利用，提供方便快捷的財務檔案信息服務方式和途徑。

（二）財務電子檔案能夠使不同載體形式的財務檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)

根據(jù)財務檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實內(nèi)容，既加強管理又方便應用。

（三）財務電子檔案為財務管理水平的提高奠定基礎(chǔ)

在當今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是財務電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，財務檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財務信息的推廣，為財務管理水平的提高做好基礎(chǔ)準備。

（四）財務電子檔案為財務信息體系的完善創(chuàng)造條件

隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應用，財務電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務檔案信息庫，為財務信息體系的完善創(chuàng)造條件。

三、財務電子檔案管理面臨的難題

原始性問題。對于紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。很難對電子檔案的原始性進行認定。

真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。

四、財務電子檔案管理保障措施

（一）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

在形成電子檔案的同時，采取相應的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。

（二）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式

因為財務管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統(tǒng)一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務電子檔案需要實現(xiàn)統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式。

（三）應用的安全性

財務電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料上傳、信息共享，可根據(jù)設(shè)定的檔案密級按部門按專業(yè)按用戶級別配置訪問權(quán)限，可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。

（四）明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長期并存并保持一致

紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應相符。

五、財務電子檔案管理的優(yōu)勢

財務信息的隨時更新?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為實現(xiàn)電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了財務信息管理水平，財務電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。

靈活便利地檢索。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據(jù)需要進行自主編輯。

充實的業(yè)務平臺。財務電子檔案庫中匯集了反映公司各項財務政策沿革、內(nèi)控制度體系的完善、經(jīng)濟業(yè)務依據(jù)等財務管理資料，為財務人員提供了豐富的業(yè)務知識和規(guī)范，為專業(yè)部室提供了遵循原則、為領(lǐng)導層提供了決策依據(jù)。

篇10

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存性；集成化管理；措施；

中圖分類號：G275.3

隨著我國計算機信息技術(shù)與電子技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，其涉及到的領(lǐng)域越來越廣泛，目前這些先進技術(shù)已經(jīng)廣泛應用于檔案管理中。電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理有賴于計算機信息技術(shù)，原因在于要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口、電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務平臺，而這些都需要先進技術(shù)作為支撐，計算機信息與電子技術(shù)是推動電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的關(guān)鍵因素。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性分析

隨著我國電子科技及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子與信息技術(shù)也逐漸應用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質(zhì)檔案，因為電子檔案與紙質(zhì)檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現(xiàn)代化理念，并運用了先進的電子信息技術(shù)，但即使這樣依然無法替代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案可以說是特定歷史時期的社會記憶，保存了人類歷史發(fā)展記錄，具有真實性與歷史性。實際上，電子檔案與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)屬性是相同的，均為社會經(jīng)濟發(fā)展與人類社會的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關(guān)系，所以兩者在應用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在共性，但同時也存在個性，那么要使兩者和諧共存，應對其采取集成性管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施

電子檔案與紙質(zhì)檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國國情，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運用傳統(tǒng)檔案管理模式對兩者進行管理，它無法滿足電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同要求。在這一形勢下創(chuàng)新檔案管理模式勢在必行，集成化管理正是在這一形勢下應運而生的，其根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點，制定了一系列集成化管理措施，以下是對電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施的具體分析：

1.建立混合文件管理系統(tǒng)，發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理功能

所謂的混合文件管理系統(tǒng)是指既能夠儲存紙質(zhì)文件，又能夠儲存電子及其他格式文件的檔案管理系統(tǒng)。那么要發(fā)揮管理系統(tǒng)對不同格式文件的集成化管理功能，那么應在混合文件管理系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置非電子文件夾與電子文件夾，同時要保證文件內(nèi)部所有元素的共存性與協(xié)調(diào)性，在儲存過程中運用統(tǒng)一分類標準，使文件夾內(nèi)各元素之間保持密切聯(lián)系。

對于同一份文件的不同載體應使用相同的檔案號及題名，所選擇的載體形式應在管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫載體類型中進行詳細標注，同時還要對電子檔案與紙質(zhì)檔案的物理儲存地址進行分別著錄。建立混合文件管理系統(tǒng)，既能夠滿足紙質(zhì)檔案的管理要求，對各種載體的紙質(zhì)文件進行上傳，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的良好管理，接收其他管理系統(tǒng)中的電子文件、電子信息數(shù)據(jù)等，并將其實時歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統(tǒng)還具有到期文件自動銷毀、自動解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)，不需要對紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進行分別設(shè)置。高校中所建立的檔案管理系統(tǒng)就屬于典型的混合文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅要對辦公系統(tǒng)公文進行管理，還要對學校各個方面不同載體形式的文件檔案進行管理。

2.建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口，對兩者進行一體化管理

要使電子檔案與紙質(zhì)檔案共同儲存于一個管理系統(tǒng)中，就必須建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口，首先它可以實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的網(wǎng)絡(luò)化歸檔，將海量電子與紙質(zhì)信息匯集到同一管理系統(tǒng)中，對其進行動態(tài)化管理，及時掌握電子檔案與紙質(zhì)檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統(tǒng)管理中存在不合理因素能夠及時發(fā)現(xiàn)并加以解決。其次，它可以實現(xiàn)電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用一個檔案管理系統(tǒng)，能夠使兩者相關(guān)文件動態(tài)生成歸檔。在歸檔中對于相同檔案的不同載體形式應共同使用一個檔號，同時還要共同使用相同的分類標準，從而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應將系統(tǒng)首頁上方的動態(tài)生成相應的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號、文件頁碼、年代、件號及歸檔單位等信息由管理系統(tǒng)自動填寫，將與電子文件相應的紙質(zhì)文件打印出來，此時歸檔章將會自動打印在紙質(zhì)文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質(zhì)文件歸檔章中填入紙質(zhì)文件所裝盒號就可以了，不需要再逐項填寫，大大減少了紙質(zhì)檔案歸檔與管理的工作量，對提高電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理效率具有重要意義。

3.創(chuàng)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務平臺，為兩者提供集成化服務

所謂的集成化服務就是融檔案管理過程控制、檔案管理結(jié)果控制與用戶服務控制為一體，旨在滿足用戶對檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實現(xiàn)檔案管理結(jié)果的最大效應。之所以對電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理進行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務，讓用戶在短時間內(nèi)可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對電子檔案及紙質(zhì)檔案等多種不同形式的檔案信息創(chuàng)建檔案集成服務平臺，并建立用戶檔案信息相關(guān)網(wǎng)站，全面開展集成化服務，同時還可以設(shè)置在線專人咨詢，為用戶提供遠程服務，實現(xiàn)檔案信息資源的遠程查詢預約、專題服務、檔案資源網(wǎng)絡(luò)導航服務及電子檔案全文檢索等多種服務。并利用權(quán)限管理技術(shù)，建立檔案信息與用戶的關(guān)聯(lián)匹配，這樣一來當用戶利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息資源瀏覽申請時，管理系統(tǒng)就會根據(jù)用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權(quán)限內(nèi)容，并做出響應，達到電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務的雙重效果。

三、總結(jié)

綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在一定的共性與個性，依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應現(xiàn)今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時便于管理，應采取集成化管理。集成化管理是實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案和諧共存的基礎(chǔ)與保障，對維護電子檔案與紙質(zhì)檔案的安全性與真實性具有重大意義。不僅如此，對電子檔子與紙質(zhì)檔案實施集成化管理有利于用戶對不同檔案形式的信息查閱，實現(xiàn)一站式全程服務，提高整體服務質(zhì)量。

參考文獻：

[1]紀曉群，江媛媛，柳萍，張慧慧.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺世界，2013，7（29）：233-235.

[2]楊金萍.如何利用好電子檔案及電子檔案的應用和管理[J].民營科技，2012，11（48）：99-101.

[3]白厚偉.淺談加強電子檔案的管理，做好電子檔案的利用[J].科學導報，2013，22（13）：15-17.