導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理?xiàng)l例，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

天津市檔案管理?xiàng)l例全文第一章　總則

第一條　為了加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和其他有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本條例。

第二條　本市行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本條例。

第三條　本條例所稱檔案的范圍，包括國(guó)家所有的檔案，集體所有和個(gè)人所有的檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，以及中外合資企業(yè)、中外合作企業(yè)的檔案。

第四條　各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本行政區(qū)域檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保證檔案機(jī)構(gòu)、人員編制和經(jīng)費(fèi)適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

第五條　檔案工作在市人民政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由市和區(qū)、縣檔案行政管理部門實(shí)行分級(jí)管理。

第六條　各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依法履行職責(zé)，做好各自的檔案管理工作。

國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人都有維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全的義務(wù)。

第二章　檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第七條　市檔案行政管理部門主管全市檔案事業(yè)，對(duì)本市的檔案工作依法實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)。

區(qū)、縣檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域檔案事業(yè)，業(yè)務(wù)上受市檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處主管檔案工作的機(jī)構(gòu)和檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處的檔案工作部門和檔案工作人員，業(yè)務(wù)上受區(qū)、縣檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第八條　各單位應(yīng)當(dāng)明確檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各單位的檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員業(yè)務(wù)上受同級(jí)和上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，把檔案工作納入工作計(jì)劃，提供必要的條件，保證檔案工作的正常開(kāi)展。

第九條　各級(jí)各類檔案館是收集、保管檔案和開(kāi)發(fā)利用檔案信息的機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)上受同級(jí)和上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第十條　各級(jí)各類檔案館按照下列原則設(shè)置：

(一)市和區(qū)、縣應(yīng)當(dāng)設(shè)置綜合檔案館;

(二)市可以設(shè)置城建、科技等專門檔案館;

(三)市高級(jí)人民法院、市人民檢察院、市級(jí)行政主管部門可以設(shè)置部門檔案館。

第十一條　全市各級(jí)各類檔案館的布局，由市檔案行政管理部門提出方案，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)。

第十二條　綜合檔案館的設(shè)置，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門提出意見(jiàn)，報(bào)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)。

專門檔案館和部門檔案館的設(shè)置，由設(shè)置單位或者部門提出意見(jiàn)，經(jīng)市檔案行政管理部門審核，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)。

檔案館的變更或者撤銷，按照設(shè)置程序辦理。

第十三條　檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。各單位應(yīng)當(dāng)保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。

第十四條　檔案鑒定、評(píng)估、咨詢等中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。

第三章　檔案管理

第十五條　國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織及其工作人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料等，由文書部門或者業(yè)務(wù)部門按照歸檔范圍收集齊全，進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十六條　應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)收集和保管的檔案范圍，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門確定，并通知有關(guān)單位和個(gè)人。

第十七條　有下列情況之一的，有關(guān)主管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門提供信息：

(一)行政區(qū)劃的變動(dòng);

(二)單位的建立、變更或者撤銷;

(三)列入市或者區(qū)、縣的重點(diǎn)建設(shè)工程、重大科學(xué)技術(shù)研究和技術(shù)改造項(xiàng)目以及有關(guān)普查項(xiàng)目的立項(xiàng);

(四)市級(jí)機(jī)關(guān)及其有關(guān)部門和區(qū)、縣舉辦或者承辦的具有重大影響的活動(dòng)。

第十八條　各單位的建設(shè)工程、科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)改造和重要設(shè)備更新等項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收、鑒定前，應(yīng)當(dāng)由該項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)其檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。

市和區(qū)、縣的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收、鑒定前，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)檔案行政管理部門和項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)該項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收。屬于檔案館收集范圍的，應(yīng)當(dāng)通知有關(guān)檔案館參加。

第十九條　國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位的檔案歸國(guó)家所有，列入國(guó)有資產(chǎn)管理的范圍。國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位轉(zhuǎn)為非國(guó)有單位的，其黨群、行政等管理類檔案，按照隸屬關(guān)系分別歸屬于原主管部門或者綜合檔案館，其產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等類檔案按照雙方的協(xié)議、合同的規(guī)定確定歸屬。

非國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位和其他組織轉(zhuǎn)為國(guó)有單位的，其檔案歸國(guó)家所有。

第二十條　中外合資企業(yè)、中外合作企業(yè)以及中外合資、合作項(xiàng)目在協(xié)議、合同生效后形成的檔案，為中外雙方共同所有。該協(xié)議、合同終止時(shí)，檔案原件歸中方所有，外方可以保存復(fù)制件。

外資企業(yè)形成的檔案歸外資企業(yè)所有。

第二十一條　綜合檔案館和專門檔案館收集檔案的范圍，由市檔案行政管理部門提出，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)后公布實(shí)施。

部門檔案館收集檔案的范圍，由其主管部門提出，經(jīng)市檔案行政管理部門審核同意后實(shí)施。

企業(yè)、事業(yè)檔案館收集檔案的范圍，由本單位提出，經(jīng)檔案行政管理部門審核同意后實(shí)施。

第二十二條　檔案應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定向有關(guān)檔案館移交：

(一)列入市綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿二十年，向市綜合檔案館移交;

(二)列入?yún)^(qū)、縣綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向區(qū)、縣綜合檔案館移交;

(三)列入專門檔案館收集范圍的檔案，自項(xiàng)目結(jié)束之日起六個(gè)月內(nèi)，向?qū)ｉT檔案館移交;

(四)列入部門檔案館或者企業(yè)、事業(yè)檔案館收集范圍的檔案，自形成之日的次年六月三十日前向部門檔案館或者企業(yè)、事業(yè)檔案館移交。

特殊情況需要提前或者延長(zhǎng)移交期限的，應(yīng)當(dāng)征得有管轄權(quán)的檔案行政管理部門同意。

第二十三條　檔案館和其他檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的專門庫(kù)房和設(shè)施，按照國(guó)家和本市的有關(guān)規(guī)定接收、整理、保管檔案，防止檔案的損毀和散失。

第二十四條　對(duì)于保管條件惡劣或者其他被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，檔案行政管理部門有權(quán)按照下列規(guī)定處理：

(一)列入檔案館收集范圍的檔案，經(jīng)市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門檢查和同意，由有關(guān)檔案館提前接收入館;

(二)集體所有的和個(gè)人所有的檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，經(jīng)有關(guān)檔案行政管理部門批準(zhǔn)，可以由綜合檔案館代為保管、收購(gòu)或者征購(gòu);

(三)有關(guān)檔案行政管理部門采取的其他確保檔案完整和安全的有效措施。

第二十五條　檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)集體和個(gè)人向綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存或者出賣其所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案。

第二十六條　國(guó)家所有的檔案，任何組織和個(gè)人不得出賣;需要向國(guó)外組織或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣其復(fù)制件的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)市檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。

集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，嚴(yán)禁倒賣牟利，嚴(yán)禁賣給或者贈(zèng)送給外國(guó)人。

前款規(guī)定的檔案及其復(fù)制件，其所有者向綜合檔案館以外的單位或者個(gè)人出賣的，必須經(jīng)市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門批準(zhǔn)。

贈(zèng)送、交換、出賣兼有檔案性質(zhì)的文物、古本圖書資料或者其復(fù)制件的，適用本條規(guī)定。

第二十七條　下列國(guó)有檔案復(fù)制件，不得向國(guó)外組織或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣：

(一)未向社會(huì)開(kāi)放的檔案;

(二)未解密的檔案;

(三)有損國(guó)家安全和利益的檔案;

(四)影響社會(huì)穩(wěn)定和他人合法權(quán)益的檔案。

第二十八條　向市或者區(qū)、縣綜合檔案館以外的單位或者個(gè)人出賣集體或者個(gè)人所有檔案，應(yīng)當(dāng)符合以下條件：

(一)遵守國(guó)家保密的有關(guān)規(guī)定;

(二)不得損害國(guó)家安全和利益，不得損害他人的合法權(quán)益;

(三)向檔案行政管理部門提出申請(qǐng)并提交檔案的原件及其復(fù)印件。

第二十九條　單位和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸、郵寄檔案或者其復(fù)制件出境的，按照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定辦理。

第三十條　單位和個(gè)人對(duì)進(jìn)館檔案界定有異議的，由市檔案行政管理部門進(jìn)行鑒定，鑒定結(jié)果應(yīng)當(dāng)書面通知當(dāng)事人。

第四章　檔案的利用和公布

第三十一條　綜合檔案館、專門檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市的規(guī)定，編制開(kāi)放檔案計(jì)劃和實(shí)施方案，分期分批向社會(huì)公布開(kāi)放檔案目錄。

第三十二條　綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，為單位和個(gè)人提供服務(wù)。

區(qū)、縣綜合檔案館，專門檔案館，部門檔案館，企業(yè)、事業(yè)檔案館以及其他檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)定期向市綜合檔案館報(bào)送檔案目錄。

第三十三條　各級(jí)各類檔案館實(shí)行有償服務(wù)，提供檔案按照規(guī)定收取費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由市檔案行政管理部門會(huì)同市物價(jià)部門制定。

單位或者個(gè)人需要調(diào)用其移交、捐贈(zèng)檔案，檔案館應(yīng)當(dāng)無(wú)償和優(yōu)先提供。

國(guó)家機(jī)關(guān)因公務(wù)需要查閱檔案的，檔案館應(yīng)當(dāng)無(wú)償提供。

第三十四條　港、澳、臺(tái)同胞和華僑需要利用開(kāi)放檔案的，須由本市邀請(qǐng)單位、合作單位或者接待單位的主管部門介紹，經(jīng)有關(guān)檔案館同意。

外國(guó)組織和個(gè)人利用開(kāi)放檔案的，按照國(guó)家規(guī)定辦理。

第三十五條　中外合資企業(yè)和中外合作企業(yè)利用合資、合作中方單位原有檔案的，按照雙方協(xié)議、合同的規(guī)定辦理。

第三十六條　單位和個(gè)人利用檔案館未開(kāi)放檔案或者其他部門保存檔案的，按照國(guó)家和本市的有關(guān)規(guī)定辦理。

第三十七條　單位和個(gè)人利用檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)范圍查閱檔案內(nèi)容，不得在檔案上勾抹、描摹、涂改或者偽造、剪裁、抽取檔案材料。

第三十八條　檔案的公布按照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定辦理。

第五章　獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十九條　各級(jí)人民政府及其有關(guān)部門，對(duì)在檔案工作中做出顯著成績(jī)的單位或者個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰或者獎(jiǎng)勵(lì)。

第四十條　有下列行為之一的，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門責(zé)令限期改正，并可以對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予行政處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

(一)損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的;

(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家所有的檔案的;

(三)涂改、偽造檔案的;

(四)擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的;

(五)倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國(guó)人的;

(六)違反本條例第十五條、第二十二條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的;

(七)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的;

(八)檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

在利用檔案館的檔案中，有前款第(一)項(xiàng)、第(二)項(xiàng)、第(三)項(xiàng)違法行為的，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門給予警告，可以并處一千元以下的罰款;造成損失的，責(zé)令賠償損失。

企業(yè)事業(yè)單位或者個(gè)人，有第一款第(四)項(xiàng)、第(五)項(xiàng)違法行為的，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門給予警告，可以并處三萬(wàn)元以下的罰款;有違法所得的，沒(méi)收違法所得;并可以依照本條例第二十四條的規(guī)定征購(gòu)所出賣或者贈(zèng)送的檔案。

第四十一條　攜帶禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)予以沒(méi)收，可以并處三萬(wàn)元以下的罰款;海關(guān)依法沒(méi)收的檔案或者其復(fù)制件，應(yīng)當(dāng)移交檔案行政管理部門;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第四十二條　違反有關(guān)檔案管理規(guī)定，侵害國(guó)家、集體或者他人民事權(quán)利的，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)民事責(zé)任。

第四十三條　有關(guān)行政管理部門在實(shí)施行政處罰或者責(zé)令有關(guān)單位和個(gè)人依法賠償損失時(shí)，應(yīng)當(dāng)出具處罰決定書或者責(zé)令賠償損失通知書。

罰沒(méi)財(cái)物時(shí)，應(yīng)當(dāng)出具市財(cái)政部門統(tǒng)一印制的罰沒(méi)財(cái)物收據(jù)。罰沒(méi)款按照國(guó)家規(guī)定上繳國(guó)庫(kù)。

第四十四條　當(dāng)事人對(duì)有關(guān)行政管理部門的具體行政行為不服的，可以依法申請(qǐng)復(fù)議或者直接向人民法院提起行政訴訟。當(dāng)事人逾期不申請(qǐng)復(fù)議、不提起訴訟又不履行的，有關(guān)行政管理部門可以依照《中華人民共和國(guó)行政訴訟法》的規(guī)定，申請(qǐng)人民法院強(qiáng)制執(zhí)行。

第六章　附則

第四十五條　外資企業(yè)的檔案管理，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四十六條　本條例自公布之日起施行。

檔案管理的意義檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

篇2

為了全面提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)西安地鐵“建優(yōu)質(zhì)工程、創(chuàng)一流檔案”工作目標(biāo)，我們創(chuàng)造性地將全面質(zhì)量管理體系的理念貫徹到地鐵日常的檔案管理工作之中。在檔案管理過(guò)程中用系統(tǒng)論的方法將檔案管理制度、檔案管理流程串起來(lái)，使一系列具有控制職能的方法、措施、程序規(guī)范化、系統(tǒng)化，形成一個(gè)嚴(yán)密的、完整的內(nèi)部管理體系，提高工作效能，并留下痕跡以便日后監(jiān)督和考核，結(jié)合該理念，我們?cè)谌粘n案管理工作中主要做了兩個(gè)方面工作：一是配合貫標(biāo)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系文檔的痕跡化管理，確保地鐵建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性；二是在貫標(biāo)結(jié)束后，通過(guò)檔案信息系統(tǒng)來(lái)促進(jìn)貫標(biāo)成果，即―系列的檔案管理流程得到貫徹執(zhí)，行，形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的地鐵檔案管理體系，從而達(dá)到“關(guān)口前移，全程跟蹤，同步驗(yàn)收”的檔案管理總體目標(biāo)。

以管理文檔為核心，納入程序、同步建檔

地鐵建設(shè)過(guò)程中，各建設(shè)工序環(huán)節(jié)對(duì)施工質(zhì)量和安全要求非常嚴(yán)格。公司明確檔案管理部門職能定位，理順檔案管理體系，確定了檔案管理目標(biāo)后，我們?cè)谌粘n案管理工作中，把檔案管理目標(biāo)與職能部門、專(兼)職檔案管理人員具體工作相結(jié)合，制定標(biāo)準(zhǔn)、安排計(jì)劃、明確責(zé)任、嚴(yán)格考核，這樣從根本上改變了在工程建設(shè)傳統(tǒng)管理模式中輕視檔案管理工作的局面。檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)要求公司各項(xiàng)工作必須實(shí)行檔案信息一體化管理，從源頭上控制文件資料的形成與流向，實(shí)現(xiàn)文件資料和檔案的“無(wú)縫”銜接，把后期對(duì)檔案的控制要求(完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性)提前到文件的管理階段，做到前端控制。實(shí)行工程資料監(jiān)管“關(guān)口前移，全程跟蹤，同步驗(yàn)收”的管理模式，從而保障地鐵工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量安全要求。

1　與市質(zhì)量監(jiān)督站、市城建檔案館對(duì)二號(hào)線車站、區(qū)間、裝修、風(fēng)、水、電工程的施工用表(主要檢驗(yàn)批和施工記錄用表共計(jì)957張)進(jìn)行規(guī)范，編寫了《西安市軌道交通工程資料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》(土建工程)和《建筑工程資料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》，并已下發(fā)到各參建單位，為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。

2　加強(qiáng)日常監(jiān)控工作。在地鐵工程建設(shè)之初，明確了各參建單位收集、整理、歸檔責(zé)任和義務(wù)，切實(shí)保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，我們始終堅(jiān)持三個(gè)結(jié)合：(1)聯(lián)合市城建檔案館采取定期與不定期形式對(duì)施工單位資料編制情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)和參建單位自查自糾相結(jié)合，(2)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和先進(jìn)試點(diǎn)相結(jié)合，(3)檔案驗(yàn)收和工程月度信譽(yù)考核相結(jié)合。實(shí)施三個(gè)指導(dǎo)：(1)指導(dǎo)參建單位項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)、資料員共計(jì)215人次就竣工文件的編制、組卷、歸檔業(yè)務(wù)，現(xiàn)已完成了四次業(yè)務(wù)培訓(xùn)。(2)搭建了參建單位資料員信息交流平臺(tái)( Q群共有315人)，指導(dǎo)資料員互相學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、交流經(jīng)驗(yàn)。(3)加強(qiáng)與城建檔案館聯(lián)系。并請(qǐng)他們到施工、監(jiān)理單位檢查指導(dǎo)內(nèi)業(yè)資料的編制。要求四個(gè)同步：(1)下達(dá)工程項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，(2)檢查工程項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步，(3)驗(yàn)收工程項(xiàng)目與驗(yàn)收項(xiàng)目檔案同步t(4)工程結(jié)算與信息中心出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。

目前，地鐵二號(hào)線土建工程驗(yàn)收相繼進(jìn)行了檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，嚴(yán)格落實(shí)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度，做到“檔案不合格、工程不驗(yàn)收”，對(duì)竣工檔案嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，以點(diǎn)帶面，發(fā)揮好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收的“推動(dòng)、促動(dòng)、震動(dòng)”作用，全面規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。對(duì)不符合驗(yàn)收要求的檔案提出整改意見(jiàn)，直到整改達(dá)到要求才給予驗(yàn)收?，F(xiàn)已完成二號(hào)線17個(gè)車站、16個(gè)區(qū)間的主體工程驗(yàn)收，把檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收提前到重點(diǎn)分部工程的驗(yàn)收，及早介人，全程跟蹤，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，在開(kāi)工技術(shù)交底、中間過(guò)程檢查、工程竣工驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)中，建立了切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案工作管理流程，對(duì)做好項(xiàng)目工程檔案工作起到了很好的促進(jìn)作用。

實(shí)現(xiàn)檔案文件自動(dòng)流轉(zhuǎn)功能，完善創(chuàng)新、提升水平

我們根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，要求紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔。2009年西安市地下鐵道有限公司信息中心與清華紫光公司共同開(kāi)發(fā)了地鐵檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案管理信息化工作進(jìn)行了統(tǒng)籌規(guī)劃和專項(xiàng)實(shí)施，建立西安地鐵檔案管理信息系統(tǒng)，并向所有參建單位下發(fā)了檔案管理信息系統(tǒng)單機(jī)版，要求參建單位在單機(jī)版上完成電子數(shù)據(jù)的錄入工作。

檔案管理信息系統(tǒng)作為企業(yè)整個(gè)信息綜合管理系統(tǒng)的重要信息支撐。功能主要包括：進(jìn)出檢查、版本控制、審核追蹤、操作日志、更改通知、電子分發(fā)、虛擬組卷歸檔等。檔案管理信息系統(tǒng)要求各類正式文檔都要通過(guò)規(guī)范統(tǒng)一的文檔模板的方式來(lái)生成，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)模板和審批模板實(shí)現(xiàn)其分發(fā)、審批和。檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了用一個(gè)大型數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案服務(wù)器來(lái)管理和存儲(chǔ)所有的各類的文件。文件被分類編碼后，并附上電子文檔，可被關(guān)聯(lián)或連接到系統(tǒng)內(nèi)各模塊中的任何一個(gè)對(duì)象，給不同業(yè)務(wù)技術(shù)人員的利用和訪問(wèn)提供了極大的便利。

在貫標(biāo)結(jié)束后，即形成檔案管理體系時(shí)，需要信息化系統(tǒng)再提供一系列的流程支撐體系，通過(guò)信息化的流程來(lái)實(shí)現(xiàn)這些標(biāo)準(zhǔn)體系的貫徹和落實(shí)。我們按照ISO 9001管理的要求，建立了檔案驗(yàn)收、檔案接收等一系列流程，將施工中每一工序應(yīng)歸檔的資料定量化，如鉆孔灌注樁分部，應(yīng)填寫的質(zhì)量驗(yàn)收檢驗(yàn)批表3張，施工記錄5張，規(guī)范了質(zhì)量控制資料的編寫，通過(guò)檔案信息管理平臺(tái)，做到檔案歸檔管理事前有預(yù)防、過(guò)程有監(jiān)督，事后有分析，貫徹ISO質(zhì)量體系的PDCA管理理念，規(guī)定工序歸檔清單樣板，編制了《招投標(biāo)文件歸檔作業(yè)指導(dǎo)書》《第三方監(jiān)測(cè)歸檔業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書》和《施工圖歸檔作業(yè)指導(dǎo)書》《設(shè)備儀器檔案歸檔作業(yè)指導(dǎo)書》等各門類檔案作業(yè)文件，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理體系文件的、更新、查詢、監(jiān)控、利用等自動(dòng)流轉(zhuǎn)功能。

目前，二號(hào)線勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、招標(biāo)單位(共計(jì)35個(gè))檔案的電子與紙質(zhì)檔案的同步歸檔工作已完成，形成工程檔案9561卷，初步設(shè)計(jì)圖12351張，首次將地鐵勘察的地質(zhì)巖芯照片(包括西安地質(zhì)的14條地裂縫)7.6萬(wàn)張歸檔，現(xiàn)階段的正在進(jìn)行結(jié)構(gòu)子單位工程驗(yàn)收過(guò)程中，各施工、監(jiān)理單位正在檔案單機(jī)版上完成檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，信息中心負(fù)責(zé)人審核電子數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤通過(guò)后，再將紙質(zhì)檔案歸檔。同時(shí)我們推進(jìn)音像檔案流媒體管理系統(tǒng)，重點(diǎn)是工程建設(shè)中隱蔽工程、

重點(diǎn)工序的拍攝，實(shí)現(xiàn)流媒體資料的收集、管理、利用，將更直觀展示工程建設(shè)全過(guò)程。現(xiàn)已完成了分階段向市城建檔案館移交檔案資料的任務(wù)。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)備份的要求，我們完成了檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難備份，健全了檔案安全保密體系，在公司內(nèi)外網(wǎng)隔離條件下，開(kāi)放網(wǎng)上賦權(quán)借閱，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

回顧地鐵二號(hào)線建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中取得了一定的成績(jī)，但我們也清楚地認(rèn)識(shí)到，檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)的、連續(xù)的過(guò)程，是―項(xiàng)需要常抓不懈、嚴(yán)細(xì)求實(shí)的工作。目前仍存在一些困難和問(wèn)題，總結(jié)檔案工作所走過(guò)的路程，我認(rèn)為，以下經(jīng)驗(yàn)在今后的工作中應(yīng)加以堅(jiān)持和發(fā)揚(yáng)，在檔案管理下一步工作中，應(yīng)做好下述幾方面工作：

1　按照“持續(xù)改進(jìn)”原則，健全各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

一流企業(yè)建標(biāo)準(zhǔn)、二流企業(yè)創(chuàng)品牌、三流企業(yè)造產(chǎn)品，既然我們的地鐵目標(biāo)是“建一流地鐵”，一流企業(yè)就要建立高于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照“持續(xù)改進(jìn)”原則，積極推行全面質(zhì)量管理理念，健全各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如二號(hào)線土建工程資料編寫規(guī)范只量化到具體表格，下一步要盡陜組建團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)一表格內(nèi)容的填寫，建立機(jī)電系統(tǒng)歸檔資料的編寫標(biāo)準(zhǔn)。

2　檔案管理體系應(yīng)具有系統(tǒng)性

地鐵檔案管理工作涉及面廣，工程檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，從項(xiàng)目前期的建設(shè)工作到最終的國(guó)家驗(yàn)收，形成PDCA閉合環(huán)，它在工程建設(shè)中環(huán)環(huán)相扣，步步相連。為了加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，公司總部在工程項(xiàng)目開(kāi)始階段就加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)嚴(yán)格要求工程資料歸檔工作。二號(hào)線參建單位多達(dá)100多家，所以在開(kāi)工建設(shè)初期，就要明確各單位工程的驗(yàn)收范圍和程序，單位工程內(nèi)部各分部之間接口界面的驗(yàn)收流程，落實(shí)各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制，形成有效運(yùn)行的項(xiàng)目檔案工作管理體系。

3　檔案管理體系應(yīng)具有預(yù)防性

必須明確規(guī)定將項(xiàng)目檔案工作納入建設(shè)項(xiàng)目合同管理，對(duì)項(xiàng)目檔案管理全過(guò)程工作提出明確要求。實(shí)現(xiàn)關(guān)口前移，全程跟蹤。同步驗(yàn)收總體目標(biāo)。

4　檔案管理體系應(yīng)具有全面有效性

必須及時(shí)介入，全程跟蹤，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。檔案工作人員要抓住開(kāi)工技術(shù)交底、中間過(guò)程檢查、工程竣工驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案工作與工程建設(shè)基本做到同步布置、同步檢查、同步考核、同步驗(yàn)收。與檔案行政主管部門(市檔案局、市城建檔案館)通力合作，建立切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案工作監(jiān)督體系。

篇3

摘 要 近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)在世界范圍內(nèi)取得了較好的成績(jī)，各行各業(yè)獲得了前所未有的發(fā)展空間，各項(xiàng)事業(yè)的改革日益深化。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。檔案管理正向電子化管理邁進(jìn)。相較而言，電子檔案在環(huán)境方面具有很高的要求，非常容易被破壞，所以在管理方面要求非常嚴(yán)格。本文將簡(jiǎn)單分析現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案電子化管理的意義，存在的問(wèn)題，然后提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞 信息化 會(huì)計(jì)檔案 電子化 管理

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展背景下，會(huì)計(jì)工作正從電算化向信息化轉(zhuǎn)變，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理，隨之發(fā)生了巨大的變化，財(cái)務(wù)工作者可以依靠高端的信息化方式，能夠建立無(wú)紙化財(cái)務(wù)信息資源共享，而傳統(tǒng)的手工記賬紙質(zhì)憑證及相應(yīng)的檔案已經(jīng)由數(shù)字檔案和電子憑證替代。在信息化條件下，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化需求，因此，必須進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的電子化管理。

一、信息化條件下電子會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特征

現(xiàn)階段，會(huì)計(jì)檔案的電子檔通常都是采用磁帶、磁盤、光盤等方式存儲(chǔ)，還有一些工作人員會(huì)利用云存儲(chǔ)相關(guān)信息，將電子檔案存放于云端網(wǎng)絡(luò)空間，這對(duì)環(huán)境的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出紙質(zhì)檔案，很容易受到破壞?？墒沁@種方式又具有查閱方便、信息量大的特點(diǎn)。

（一）會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)環(huán)境具有較高要求

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案會(huì)占用很大的存儲(chǔ)空間，在對(duì)資料的分類和保存方面也很復(fù)雜，管理難度很高。而電子檔案在空間方面要求很少，查閱起來(lái)也很簡(jiǎn)單，可是存儲(chǔ)在磁盤或光盤等介質(zhì)上的信息，對(duì)環(huán)境要求非常高，如果環(huán)境溫度過(guò)高或者超市，就極容易損毀光盤或磁盤當(dāng)中的信息。

（二）電子檔案易被破壞

會(huì)計(jì)電子檔案都是在磁介質(zhì)當(dāng)中存儲(chǔ)的，信息的集中程度比較高。而且和紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別為，會(huì)計(jì)電子檔案如果被篡改，通常不會(huì)留有任何痕跡，不容易發(fā)現(xiàn)，造成會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性的降低。磁盤通常都會(huì)有相應(yīng)的使用壽命，在信息保存過(guò)程相應(yīng)的數(shù)據(jù)同樣面臨被破壞的危險(xiǎn)，還要考慮設(shè)備更新，這些都會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案中相應(yīng)數(shù)據(jù)的有效性，導(dǎo)致信息失真。另外，還要高度注意防止他人對(duì)信息進(jìn)行惡意篡改，如果出現(xiàn)此種情況，損失將是巨大的。

（三）具有I域?qū)挿?，?nèi)容豐富的特點(diǎn)

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案當(dāng)中，常常含有一些原始單據(jù)，記賬憑證，報(bào)表和賬目等，是反應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要材料。而會(huì)計(jì)電子檔案中不僅包含以上諸項(xiàng)，還含有計(jì)算機(jī)硬盤和磁介質(zhì)中存儲(chǔ)的一些電子數(shù)據(jù)，所以在內(nèi)容方面非常豐富。

（四）具有較強(qiáng)的高速性和共享性

在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理當(dāng)中，利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，所以在處理及整合數(shù)據(jù)方面，速度會(huì)呈幾何倍增加，相應(yīng)的信息還能利用網(wǎng)絡(luò)傳遞，有利于共享某些會(huì)計(jì)信息，提高信息共享性。所以在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理能夠提高速度，更大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

二、現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案在電子管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善的管理制度

目前，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)電子檔案都是企業(yè)財(cái)務(wù)軟件管理者進(jìn)行管理，可是財(cái)務(wù)工作者畢竟是非科班檔案管理者，因此進(jìn)行管理會(huì)計(jì)電子檔案的時(shí)候，常常會(huì)存在一些管理不善問(wèn)題。且在實(shí)際的電子檔案管理工作中缺乏較好的管理制度，相應(yīng)管理者的工作職責(zé)得不到明確，缺乏規(guī)范的管理流程，非常隨意。所以在實(shí)際工作中就會(huì)存在檔案歸類錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)對(duì)視的問(wèn)題，也會(huì)有無(wú)法查找的問(wèn)題，從而不能有效使用會(huì)計(jì)電子檔案。

（二）缺乏良好的保存環(huán)境

保存會(huì)計(jì)的電子檔案的時(shí)候，很多部門通常都會(huì)利用傳統(tǒng)方式來(lái)保存和管理，這樣的環(huán)境常會(huì)存在磁場(chǎng)干擾嚴(yán)重或超市問(wèn)題，還有一些企業(yè)的檔案室并沒(méi)有進(jìn)行明確規(guī)定不準(zhǔn)隨意進(jìn)入，造成相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案被惡意篡改或環(huán)境遭到破壞。

（三）不采用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件版本

目前，有很多版本的財(cái)務(wù)軟件，并未進(jìn)行統(tǒng)一，各款財(cái)務(wù)軟件在操作方法及功能方面也都存在差異，這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作者學(xué)習(xí)軟件時(shí)的困難。通常而言，財(cái)務(wù)工作者不會(huì)了解全部財(cái)務(wù)原件，對(duì)各款軟件熟悉的程度也都不一樣，所以無(wú)法避免出現(xiàn)一些失誤性操作。

（四）不能及時(shí)備份

會(huì)計(jì)檔案所記錄的通常是非常重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及信息，一些檔案管理者不能深刻認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，不能嚴(yán)格要求自己，所以就會(huì)存在不能及時(shí)備份數(shù)據(jù)的問(wèn)題。如果會(huì)計(jì)檔案損毀或丟失，那么造成的損失就是永久性，相應(yīng)數(shù)據(jù)根本不能進(jìn)行恢復(fù)。

（五）缺少計(jì)算機(jī)維護(hù)工作者

進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理的前提是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可是網(wǎng)絡(luò)自身也有很多危險(xiǎn)問(wèn)題，比如網(wǎng)絡(luò)黑客，網(wǎng)絡(luò)病毒等等，從而嚴(yán)重威脅檔案信息。因此，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理就必須配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作者有效維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，可是目前幾乎沒(méi)有單位或者部門配備了專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，一般都是財(cái)務(wù)工作者通過(guò)短期培訓(xùn)然后負(fù)責(zé)日常的維護(hù)，也有的單位或部門只有在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題后才會(huì)聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，從而無(wú)法保證維護(hù)效果，還存在信息泄露的危險(xiǎn)，為企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

三、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)策

（一）管理制度化

在管理會(huì)計(jì)電子檔案的時(shí)候，必須建立健全相應(yīng)的制度。會(huì)計(jì)檔案中的信息和數(shù)據(jù)都非常重要，所以進(jìn)行管理的時(shí)候就要特別注意，避免一點(diǎn)差池，這點(diǎn)只有有效執(zhí)行相應(yīng)制度才能得到保證。具體而言，可以從以下幾個(gè)部分著手。第一，制定會(huì)計(jì)檔案電子管理和傳遞的流程，工作人員整理好相應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)之后，應(yīng)根據(jù)具體要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刻盤和備份，然后根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存到會(huì)計(jì)檔案庫(kù)當(dāng)中，分類存放好。此外，檔案管理者必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)及檢查，從而保證會(huì)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的完整性。其次，要制定比較嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范，比如查閱相應(yīng)電子檔案的時(shí)候必須通過(guò)提前申請(qǐng)和審批，管理電子檔案人員也必須遵循有關(guān)規(guī)定，不可進(jìn)行違規(guī)操作。

（二）提高會(huì)計(jì)檔案保存環(huán)境的安全性

會(huì)計(jì)檔案要用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行保存。一些企業(yè)或部門會(huì)將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同保存，電子檔案用于查詢，比較方便，紙質(zhì)檔案在保存方面則有很多優(yōu)勢(shì)，可以對(duì)電子檔案的有關(guān)信息進(jìn)行校對(duì)。保存電子檔案的時(shí)候，只少要備份一份，所以要將原盤和磁盤進(jìn)行分開(kāi)保存。保存會(huì)計(jì)電子檔案的環(huán)境應(yīng)注意防潮性，防火性，防磁性，保證庫(kù)房溫度在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，避免陽(yáng)光直射的位置，此外還要保持良好的通風(fēng)。磁盤應(yīng)存放在防磁柜中，避免磁盤感染一些計(jì)算機(jī)病毒。

（三）選用軟件時(shí)保證版本一致

目前，市場(chǎng)上有很多版本的財(cái)務(wù)軟件，且軟件的更新速度也非?？?，所以財(cái)務(wù)人員在軟件選擇及使用方面也面臨很多困難。針對(duì)這種情況，企業(yè)或部門必須積極強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)軟件業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度，選擇新的財(cái)務(wù)軟件或進(jìn)行版本更新后，要對(duì)相應(yīng)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，避免由于對(duì)軟件不熟悉產(chǎn)生的失誤性操作。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)企業(yè)而言，會(huì)計(jì)檔案具有非常重要的意義，在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案必然走向電子化管理道路。所以相應(yīng)的企業(yè)及部門負(fù)責(zé)人必須高度重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，制定相應(yīng)的規(guī)范，從而保證會(huì)計(jì)信息的安全性及高效性。

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篇4

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過(guò)程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

篇5

這次調(diào)查范圍主要是全市建設(shè)系統(tǒng)單位和直屬單位，共發(fā)出41份“檔案基本情況調(diào)查表”，收到系統(tǒng)單位12份、直屬單位20份。根據(jù)數(shù)據(jù)反映，我們對(duì)系統(tǒng)單位和直屬單位進(jìn)行了比較、分析。

一、檔案管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

1．機(jī)構(gòu)人員不夠到位。主要反映在直屬單位，20個(gè)直屬單位中，有檔案機(jī)構(gòu)的和沒(méi)有檔案機(jī)構(gòu)的各占50％；有專職檔案員11名，占14.1％，兼職檔案員67名，占85.9％；專職檔案員的文化和專業(yè)素質(zhì)偏低。結(jié)合訪談我們還了解到，有些專兼職檔案員兼職過(guò)多，工作受到一定影響。

2．缺乏必要設(shè)施設(shè)備。20個(gè)直屬單位中，有10個(gè)單位沒(méi)有檔案庫(kù)房，占50％；12個(gè)系統(tǒng)單位中，有2個(gè)單位沒(méi)有庫(kù)房，占16.7％。據(jù)了解，有6個(gè)直屬單位至今還未配備計(jì)算機(jī)，檔案裝具也不足，硬件設(shè)施嚴(yán)重缺乏。

3．檔案管理認(rèn)識(shí)上和形式上的不一致性。檔案管理認(rèn)識(shí)上的不一致性歸納起來(lái)主要有：第一，認(rèn)為只要分管領(lǐng)導(dǎo)明確，檔案形成部門可各自管理，不必非得將檔案實(shí)體集中管理；第二，對(duì)檔案全宗理論的認(rèn)識(shí)不足。由于檔案管理認(rèn)識(shí)上的不一致導(dǎo)致管理形式上的不一致性。一是無(wú)序的分散管理，二是多項(xiàng)分頭管理，三是只求形式上集中統(tǒng)一，而實(shí)質(zhì)上卻各自為政。

4．檔案管理削弱現(xiàn)象抬頭。一是隨機(jī)構(gòu)改革檔案機(jī)構(gòu)消失或合并，管理關(guān)系不順；二是檔案人員被裁減，或一崗多職，檔案管理工作被擠；三是設(shè)施設(shè)備過(guò)于簡(jiǎn)陋，保管條件差；四是檔案管理制度不健全，出現(xiàn)檔案流失現(xiàn)象。

5．檔案行政管理部門對(duì)基層檔案工作指導(dǎo)、聯(lián)系不夠。主要表現(xiàn)在：檔案行政管理部門和業(yè)務(wù)主管部門存在著指導(dǎo)跟不上、聯(lián)系溝通少的現(xiàn)象。各單位之間也同樣存在著相互交流不夠的現(xiàn)象。出現(xiàn)了檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、鑒定銷毀無(wú)程序等現(xiàn)象。

二、促進(jìn)檔案管理健康發(fā)展的措施和要求

1．加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，合理配備人員，提高人員素質(zhì)。組織領(lǐng)導(dǎo)是開(kāi)展檔案工作的保證。建立由分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，設(shè)立綜合檔案室，合理配備人員，十分必要。小型單位檔案員可適當(dāng)兼職，但必須要以檔案工作為本職崗位，兼職不宜過(guò)多。據(jù)了解，個(gè)別單位由于人員緊缺，配備了兼職檔案員，但大量其他工作占據(jù)了他們的大部分時(shí)間和精力，檔案工作無(wú)法正常開(kāi)展。因此，對(duì)普遍存在的人員不足困難，我們一方面不反對(duì)兼職，另一方面要制止過(guò)多兼職現(xiàn)象，以免影響檔案工作正常開(kāi)展。

提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強(qiáng)檔案工作的根本所在，檔案管理要求一專多能，專兼職檔案員除了嫻熟的專業(yè)知識(shí)，還必須掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和捕獲信息的能力，樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、法制觀念和職業(yè)道德觀，以適應(yīng)高水準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案管理要求。

2．適度加強(qiáng)資金投入，保證必要的設(shè)施設(shè)備和檔案庫(kù)房的基本所用。檔案管理工作不同于其他業(yè)務(wù)工作，除了通用的辦公家具設(shè)備外，要求具有特定的設(shè)施裝具和獨(dú)立的庫(kù)房，要配備一定保管保護(hù)設(shè)施。因此，我們要求各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，一定要想方設(shè)法，從本單位的實(shí)際出發(fā)，因地制宜，將庫(kù)房和設(shè)備問(wèn)題作為一項(xiàng)實(shí)事來(lái)抓。讓檔案一席之地，留檔案千秋遺存。

3．提高思想認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。“集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用”是檔案工作的基本原則。相對(duì)一個(gè)機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位而言，它所形成的全部檔案稱“全宗”，是一個(gè)獨(dú)立的立檔單位。因此，首先要解決檔案管理認(rèn)識(shí)上的一致性，變無(wú)序分散管理為集中統(tǒng)一管理，變多項(xiàng)分頭管理為信息資源共享。將文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案，以及業(yè)務(wù)檔案集中保存，統(tǒng)一管理。而這種管理不能簡(jiǎn)單理解為“將各類檔案集中在同一庫(kù)房，由部門各自管理”的所謂的集中統(tǒng)一管理。檔案管理必須從真正意義上落實(shí)集中統(tǒng)一管理，這樣才能有效地維護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用。

4．開(kāi)展檔案工作目標(biāo)考核，防止和克服檔案管理被削弱或停滯不前的狀態(tài)。目標(biāo)考核要實(shí)行雙軌制，即建設(shè)行政主管部門的工作目標(biāo)考核和檔案行政主管部門業(yè)務(wù)工作考核相結(jié)合。建設(shè)行政主管部門對(duì)各單位的檔案工作目標(biāo)考核，是通過(guò)簽訂年度工作目標(biāo)、明確檔案工作責(zé)任制來(lái)保證檔案管理基本所需的人力、物力等，使檔案工作正常地開(kāi)展；檔案行政主管部門的業(yè)務(wù)工作考核，目的是為了促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。通過(guò)有計(jì)劃的考核，健全檔案組織機(jī)構(gòu)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，完備各類設(shè)施設(shè)備，達(dá)到強(qiáng)化檔案管理的目的，推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)健康發(fā)展。

5．加強(qiáng)檔案管理的指導(dǎo)與聯(lián)系，使檔案管理協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是引導(dǎo)檔案工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。我們要求，市建委檔案部門要積極與市檔案局加強(qiáng)聯(lián)系，共同進(jìn)行全面指導(dǎo)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的形式要多樣，可采取集中指導(dǎo)和分散指導(dǎo)相結(jié)合、會(huì)議指導(dǎo)和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)相結(jié)合、培訓(xùn)與考察相結(jié)合等靈活多樣的形式。為了有針對(duì)性地開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，應(yīng)在系統(tǒng)內(nèi)按單位工作性質(zhì)，建立系統(tǒng)歸口單位、直屬單位分層的檔案網(wǎng)絡(luò)組織。建委檔案部門要會(huì)同市檔案局把業(yè)務(wù)指導(dǎo)作為重要工作來(lái)抓，這樣既可避免檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中可能出現(xiàn)的指導(dǎo)差異，也便于同類單位基于業(yè)務(wù)的共同性而開(kāi)展交流。形成縱向管理、橫向協(xié)作、條塊結(jié)合、統(tǒng)一指導(dǎo)的格局。

三、創(chuàng)新檔案管理思路，再創(chuàng)檔案價(jià)值奉獻(xiàn)社會(huì)

經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、查找問(wèn)題、落實(shí)措施之后，全市建設(shè)系統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)入了新的發(fā)展階段，在引導(dǎo)檔案的功能發(fā)展趨勢(shì)方面，我們提出了從單純地利用服務(wù)向知識(shí)信息服務(wù)轉(zhuǎn)變、將檔案的知識(shí)信息服務(wù)作為檔案管理部門重要任務(wù)的發(fā)展思路。同時(shí)，將提高檔案綜合管理能力，整合檔案信息資源，促進(jìn)檔案有效開(kāi)發(fā)利用，為社會(huì)創(chuàng)造新的檔案價(jià)值作為今后的發(fā)展目標(biāo)。

1．開(kāi)創(chuàng)檔案綜合管理的新理念，樹(shù)立城市建設(shè)檔案集合化、電子化管理新概念，摒棄綜合檔案和建設(shè)工程檔案人方分離的做法。這里說(shuō)的檔案綜合管理，絕不是停留在過(guò)去的文書、會(huì)計(jì)、人事檔案的綜合管理概念上，而是將城市建設(shè)職能范圍內(nèi)所有工作活動(dòng)中形成的包括工程檔案在內(nèi)的檔案納入綜合管理的全新概念。即對(duì)建委機(jī)關(guān)的文書檔案(包括職能處室的業(yè)務(wù)檔案)、建委所屬單位的城建業(yè)務(wù)檔案和建設(shè)工程檔案實(shí)行集合化、電子化管理。實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)上統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)上統(tǒng)一協(xié)調(diào)，服務(wù)上資源共享。充分體現(xiàn)檔案資源整合優(yōu)化、人力資源合理調(diào)配、設(shè)備資源充分利用的價(jià)值效能。

2．認(rèn)識(shí)和實(shí)踐文檔一體化的管理理念，以新的思維尋求新的檔案管理方式。文檔一體化管理，得到了業(yè)內(nèi)人士的充分肯定。一個(gè)機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位在工作活動(dòng)中不斷地產(chǎn)生的有價(jià)值的文件，從形成一開(kāi)始，文件管理者和檔案管理者就共同負(fù)有保證其可靠性、真實(shí)性和完整性的責(zé)任，同時(shí)擔(dān)負(fù)著信息的維護(hù)和利用職責(zé)，文件管理者和檔案管理者是合作伙伴關(guān)系。形成文檔一體化管理模式，并以電子文件優(yōu)化管理方式控制文檔全過(guò)程，期間通過(guò)對(duì)文檔信息內(nèi)容的分析、提煉、整合，達(dá)到檔案資源共享和充分開(kāi)發(fā)利用。并能促進(jìn)文件形成者、利用者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。文檔一體化的實(shí)質(zhì)，是把文件檔案信息運(yùn)動(dòng)過(guò)程連成一體的檔案管理新理念。

篇6

Abstract: It is a new trend to prepare the file number of college archives by the new "bar code" technology. But with the use of office automation system, the preparation of file number by "bar code" encountered some technical problems. Taking the "Titan Archives Integrated Management System" for example, this paper describes the role of bar code and how to use the bar code to prepare the file number of college archives.

關(guān)鍵詞：檔案；檔號(hào)；條型碼；新技術(shù)；EXCEL

Key words: archives；file number；bar code；new technology；EXCEL

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2011）11-0231-01

0引言

條形碼技術(shù)作為新技術(shù)，尤其在檔案管理領(lǐng)域，是一種從無(wú)到有的革命性技術(shù)，從它被引入檔案管理領(lǐng)域開(kāi)始，就立竿見(jiàn)影產(chǎn)生了重大的作用，同時(shí)作為一種新技術(shù)，它具有不容置疑的強(qiáng)大生命力，其使用價(jià)值隨著研究的深入、其它各種外在條件的更加成熟，條形碼技術(shù)的作用將更加突出，下面筆者將從當(dāng)前以及可預(yù)見(jiàn)的未來(lái)兩個(gè)方面，對(duì)條形碼技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域所起的作用分別進(jìn)行闡述。

1條形碼在檔案管理中的作用

就當(dāng)前來(lái)說(shuō)，條形碼對(duì)檔案管理所起的作用主要有：簡(jiǎn)化檔案歸檔過(guò)程，節(jié)約人力和時(shí)間。隨著以“件”為保管單位在檔案管理部門的推行，條形碼技術(shù)的應(yīng)用將更加提高檔案管理部門的工作效率。廣東省高校中，檔號(hào)的制作辦法大致有以下三種：第一種：刻一個(gè)“檔號(hào)章”（章的式樣如圖1），先在每一份歸檔的文件上蓋上這個(gè)章，然后再手工往空白格內(nèi)填上相應(yīng)的代號(hào)。第二種：也是先刻一個(gè)“檔號(hào)章”，但這種章與上面有所不同，它類似于財(cái)務(wù)或郵局的“日期章”。這種“章”結(jié)構(gòu)與上面的差不多，但它的空白處事先設(shè)好有數(shù)字（或英文字符），需要一個(gè)什么樣的檔號(hào)，先將數(shù)字（字符）手工調(diào)好，再往歸檔的文件上蓋上這種章。第三種：先用EXCEL報(bào)表將要編的檔號(hào)制成電子表格，再打印出來(lái)，然后再將其一一裁成小紙條，用膠水將它粘貼在相應(yīng)的檔案上。以上三種方法都存在各種各樣的缺陷。條形碼技術(shù)的運(yùn)用倒較好地解決了這個(gè)問(wèn)題，下面我們以泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)為例來(lái)闡述該技術(shù)的應(yīng)用。

打開(kāi)泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)，在菜單欄中進(jìn)入“卷內(nèi)文件管理”，選擇“檔案類型”，右健點(diǎn)擊要輸出的條目，出現(xiàn)輸出文件格式選擇欄，將年度、分類號(hào)、保管期限、件號(hào)選進(jìn)右欄，選擇EXCEL格式，確定要輸出的記錄條目，出現(xiàn)圖2頁(yè)面。

然后點(diǎn)擊輸出鍵。這樣就可以將所選的條目生成一個(gè)EXCEL表格，選中表格中的檔號(hào)數(shù)字字段，再連接到條型碼打印機(jī)，這樣就可以快速將檔案的檔號(hào)分批打印出來(lái)了。打印出來(lái)的條型碼如圖3。

目前，廣東金融學(xué)院已經(jīng)采用這種條型碼技術(shù)來(lái)編制2009年度檔案的檔號(hào)。檔案工作人員只需對(duì)錄入計(jì)算機(jī)的檔案目錄打印出來(lái)粘貼上去即可，這大大提高了檔案工作人員的效率。另外，條形碼技術(shù)也讓檔案更加美觀整潔。條形碼技術(shù)應(yīng)用之前，不管用以上哪種方法，檔號(hào)都會(huì)出現(xiàn)涂改、墨跡不清、裁剪不整等問(wèn)題，這大大影響了檔案的美觀，而條形碼技術(shù)由于直接電腦打印，且打印紙張規(guī)格統(tǒng)一，這就讓檔案顯得更加美觀。

2條形碼技術(shù)間接或者稍微加以輔助設(shè)備所起到的作用

2.1 適應(yīng)了以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)的新形勢(shì)下檔案工作部門的需要。首先，在新形勢(shì)下，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，建設(shè)服務(wù)型檔案管理部門是時(shí)出的強(qiáng)音，這種外在動(dòng)力是條形碼技術(shù)引入到檔案管理領(lǐng)域的主要原因之一。其次，歸檔檔案的逐年大幅增加、檔案利用的直線上升都對(duì)檔案管理提出了更高的要求，條形碼技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展正是這一需求之下的結(jié)果。另外，條形碼技術(shù)的應(yīng)用是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

2.2 規(guī)范檔案實(shí)體的出入庫(kù)管理，最大限度地保證檔案的安全。在條形碼技術(shù)應(yīng)用前，檔案借出調(diào)入必須由手工進(jìn)行操作，這要求檔案管理人員必須極度細(xì)心，即使如此依然很難做到萬(wàn)無(wú)一失，采用條形碼管理，檔案管理人員在調(diào)出或者歸還檔案時(shí)，通過(guò)條形碼掃描快速、準(zhǔn)確讀取每“件”檔案信息，確保一“件”不漏，通過(guò)專門軟件，對(duì)超時(shí)未歸還的檔案進(jìn)行提醒，都較好地防止了檔案外借造成的遺失，最大限度地保證檔案的安全。

2.3 有利于提高工作效率，節(jié)省人力。這主要體現(xiàn)在節(jié)省了檔案借出歸還登記時(shí)間上。使用條形碼技術(shù)前，檔案的借出歸還都是利用手工進(jìn)行登記，這不僅浪費(fèi)時(shí)間，也需要檔案管理人員極大的細(xì)心以保證正確。條形碼的技術(shù)就搭建了這樣一個(gè)平臺(tái)，輔于電子磁卡，將讓檔案的借出歸還變得非常快速而且準(zhǔn)確，這將大大減少檔案登記時(shí)間。

2.4 有利于提高檔案服務(wù)部門的形象。檔案的作用在于利用，方便、快速對(duì)檔案進(jìn)行利用，是檔案管理部門永久的課題，也是各界對(duì)檔案管理部門永恒的要求。條形碼技術(shù)的使用，大大方便了檔案的利用，這必將大大提高檔案管理部門的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，也將有助于提高檔案服務(wù)部門的形象。

2.5 為檔案進(jìn)一步信息化、科學(xué)化管理奠定了基礎(chǔ)。檔案的電子化、科學(xué)化管理還處于起步階段，隨著社會(huì)的發(fā)展以及對(duì)檔案管理自身的要求，檔案管理走向更高程度的電子化、科學(xué)化管理成為必然，條形碼技術(shù)是把計(jì)算機(jī)所需的數(shù)據(jù)用一種條形碼來(lái)表示，然后將條形碼數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可自動(dòng)讀取的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案跟計(jì)算機(jī)之間的快速連接，這為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體更高程度地科學(xué)化、信息化管理，提供了一條便捷的途徑。

3結(jié)束語(yǔ)

篇7

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；調(diào)查；思考

醫(yī)院管理工作是一項(xiàng)綜合的工作，包含了很多內(nèi)容，檔案管理就是其中的一項(xiàng)，屬于基礎(chǔ)工作，我們對(duì)于這項(xiàng)工作要給予足夠的重視。目前醫(yī)療改革不斷深入，檔案管理工作可以說(shuō)是處于一個(gè)機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存的階段。從我自身的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看待這項(xiàng)工作，希望透過(guò)我的一點(diǎn)解讀能夠推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要從醫(yī)院檔案工作實(shí)際出發(fā)，以調(diào)查的手段來(lái)掌握目前醫(yī)院檔案管理的狀態(tài)，并且就這項(xiàng)工作進(jìn)行了一些思考，目的就是希望能夠推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院擋案管理工作現(xiàn)狀堪憂

醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)中會(huì)產(chǎn)生大量的信息，像是醫(yī)療、科研、藥物管理、行政等等，這些信息采用圖表、文字、影像等等作為載體來(lái)進(jìn)行保存，這些記錄都是檔案資料。這些檔案資料即是一種記錄憑證，又是醫(yī)院的參考資料，可以作為工作計(jì)劃的決策依據(jù)。

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問(wèn)題，無(wú)法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。

1、檔案管理制度不完善、事倍功半

通過(guò)走訪，了解到大部分醫(yī)院對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒(méi)有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。有的醫(yī)院沒(méi)有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率較低

大多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作。造成醫(yī)院檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

3、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識(shí)面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

4、檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等都分屬各個(gè)科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

5、檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫(kù)房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問(wèn)題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

二、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)的決策是醫(yī)院發(fā)展的方向，所以領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作順利開(kāi)展的前提條件，也是必要條件。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視，能夠?qū)⑵洚?dāng)成醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)和管理的基礎(chǔ)來(lái)抓，將檔案管理和醫(yī)院其他管理有機(jī)的進(jìn)行結(jié)合，則可以為檔案工作的發(fā)展提供很大的幫助。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作的流程和規(guī)范都需要非常的明確。檔案制度的建立有助于檔案管理工作的有序開(kāi)展，避免了檔案管理工作的隨意性，讓檔案工作正確的發(fā)展?！稒n案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等等法律法規(guī)都是檔案管理制度的依據(jù)，通過(guò)實(shí)際工作的配合，不斷的對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)流程進(jìn)行完善，讓檔案管理制度能夠起到規(guī)范約束的作用，保證各個(gè)環(huán)節(jié)都正確運(yùn)行，并將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

3、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

積極的引入優(yōu)秀檔案管理人才，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，為他們的專業(yè)素質(zhì)提供提升的渠道，講座、培訓(xùn)班等等都是非常好的形式，也可以選調(diào)優(yōu)秀檔案工作者，讓他們外出交流學(xué)習(xí)，作為骨干力量進(jìn)行培養(yǎng)，這樣有助于檔案管理隊(duì)伍的水平提升。

4、解放思想，更新觀念，提高檔案開(kāi)發(fā)利用率

過(guò)去檔案管理只是針對(duì)檔案的收集和保存，對(duì)于檔案的利用則不重視，現(xiàn)階段的檔案管理應(yīng)該要拓寬思路，不固步自封，采用陳舊的思想觀念來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，要重視服務(wù)，圍繞服務(wù)來(lái)進(jìn)行擴(kuò)大檔案利用范圍，由被動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的服務(wù)，通過(guò)擴(kuò)大檔案信息資源的獲取途徑，增加檔案資源的豐富類型來(lái)提升檔案的利用率，為各部門和領(lǐng)導(dǎo)以及整個(gè)醫(yī)院都提供豐富的信息資源。

5、適當(dāng)投入，強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

檔案工作的提升除了人為因素，硬件條件也很重要，加大檔案部門的資金投入，更新檔案部門的設(shè)備，像是計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等等常用設(shè)備保證其能夠正常使用，有條件的還可以進(jìn)行更新，讓其能夠更快更方便的工作。引入先進(jìn)設(shè)備來(lái)解放手工勞動(dòng)，提高工作效率。還可以在醫(yī)院內(nèi)部搭建局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檔案資源的共享和傳遞，方便檔案部門的信息收集。

6、利用電腦，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)的重要工具，醫(yī)院檔案管理工作借助計(jì)算機(jī)也能夠獲得很大的提升。通過(guò)檔案信息化管理，檔案的收集、歸檔、儲(chǔ)存和利用都能夠方便進(jìn)行，而且容量大，出錯(cuò)率低，各種載體也為檔案的利用獲得更多的渠道。雖然電子檔案不能夠完全的取代紙質(zhì)檔案，但是建設(shè)檔案管理信息化工作還是非常的必要的。

篇8

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）08（B）-0000-00

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，社會(huì)也擺脫了工業(yè)時(shí)代的束縛，進(jìn)入了信息化社會(huì)時(shí)代，信息作為社會(huì)生活的一個(gè)必不可少內(nèi)容，有著非常重要的功用，信息作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展極為重要的資源之一，信息化建設(shè)成為公司管理工作基本內(nèi)容。信息化程度普及后，檔案管理以及無(wú)法夠采取傳統(tǒng)的管理模式，必須要使用信息化模式進(jìn)行檔案管理，致使數(shù)字化檔案的管理利用在檔案管理工作中所占的比重非常大，因此檔案管理同時(shí)面臨著工作中的巨大挑戰(zhàn)。新機(jī)遇面前，檔案管理部門應(yīng)將工作重心放在如何處理原始的檔案信息，比如文字、圖片等等，讓其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案資源，為需求者提供服務(wù)。

一、轉(zhuǎn)換檔案管理的傳統(tǒng)模式，以信息管理取代實(shí)體管理

檔案的傳統(tǒng)管理模式，是以實(shí)體，如紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體進(jìn)行檔案管理的，對(duì)于檔案的收集、整理、鑒定、編目、編研、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用等過(guò)程則以手工操作為主完成各方面的檔案管理，其步驟之繁瑣導(dǎo)致工作量極大。鑒于儲(chǔ)存量巨大，檔案管理部門對(duì)已經(jīng)歸檔的資料難以再次實(shí)施加工和提煉，致使檔案信息資源因此被浪費(fèi)，沒(méi)有得到合理的利用。在現(xiàn)代管理技術(shù)發(fā)展以及現(xiàn)代設(shè)備使用后，客觀環(huán)境得到了改善，計(jì)算機(jī)、多媒體的普及讓現(xiàn)代化檔案管理工作得以展開(kāi)。現(xiàn)代技術(shù)同時(shí)也使檔案管理模式面對(duì)更加多樣化的挑戰(zhàn)。當(dāng)今檔案管理需要適應(yīng)數(shù)字化管理工作需求為主，把實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源管理，這樣可以對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，借助現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行重復(fù)利用，檔案資源被信息化后，能夠獲得巨大的利用價(jià)值，它及依賴于現(xiàn)代技術(shù)和科技，同時(shí)也為現(xiàn)代技術(shù)和科技服務(wù)，為社會(huì)創(chuàng)造效益，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。

二、創(chuàng)建有效信息系統(tǒng)，以合理、安全、充分地利用電子檔案

完成檔案信息化工作，需要?jiǎng)?chuàng)建計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的文件檔案管理，因此，檔案部門需搞好以下的工作：首先，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)條件下，改進(jìn)并規(guī)范工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，根據(jù)文件處理流程需求設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件的功能；再次，在信息系統(tǒng)中設(shè)立完善的內(nèi)部監(jiān)控制度，確保檔案的安全。

電子檔案的使用首先應(yīng)該重視其安全性。迅速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，使電子檔案涉及的領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化之后，計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊等一系列問(wèn)題隨之產(chǎn)生，并因此威脅到電子檔案的安全性。其次應(yīng)關(guān)注電子檔案的完整性及可靠性。日常工作中，電子文件從創(chuàng)建到歸檔都是系統(tǒng)間接鏈接的，所以對(duì)電子文件數(shù)據(jù)的完整性和原始性無(wú)法保障，很多電子檔案都是采取和紙質(zhì)檔案一對(duì)一對(duì)應(yīng)的管理方式；電子檔案存儲(chǔ)的載體也有耐久性的因素存在，所以對(duì)檔案的完整和可靠性存在一定影響。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，傳統(tǒng)檔案的法律效力都是靠其載體等相關(guān)因素來(lái)確定，電子檔案因其無(wú)固定載體，以致在制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文時(shí)就存在各種困難，導(dǎo)致光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案無(wú)法被法律認(rèn)定。

三、檔案信息化創(chuàng)建過(guò)程中必須再次思考檔案管理的理論、方法和原則

鑒于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的普遍運(yùn)用，諸多方法、理論相繼出現(xiàn)，有很多檔案學(xué)基本理論中尚未涉及的問(wèn)題被提出來(lái)。譬如檔案工作體制的變化和檔案管理機(jī)構(gòu)的職能問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等?；谏鲜鲈跈n案信息化建設(shè)中因新技術(shù)應(yīng)用引發(fā)的一系列理論問(wèn)題，檔案管理部門都必須做出科學(xué)與理性的思考。四、提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理。

現(xiàn)代化設(shè)備要由高素質(zhì)的人來(lái)操作，檔案信息化同樣要人來(lái)完成。檔案管理者要求知識(shí)儲(chǔ)備豐富，現(xiàn)代化知識(shí)對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)是必備的一個(gè)要素，該要素對(duì)整體檔案隊(duì)伍也會(huì)產(chǎn)生影響，所以必須要有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍為基礎(chǔ)。建立一個(gè)高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍必須做好以下幾點(diǎn)。首先，檔案管理著自身的素質(zhì)水平要有保證，能夠有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以對(duì)檔案事業(yè)提供幫助，特別是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代高新技術(shù)。其次，掌握全面的檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱、復(fù)制、編研等檔案相關(guān)基本技能與專業(yè)知識(shí)。再次，據(jù)當(dāng)今的檔案管理發(fā)展情形式分析，未來(lái)檔案工作人員必須具備提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢、進(jìn)行檔案信息分析與研究、檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)等三方面的能力。檔案管理者要不斷充實(shí)自己，積極的學(xué)習(xí)，上級(jí)管理部門也要為檔案管理者提供學(xué)習(xí)條件，提供培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)，由優(yōu)秀管理者帶領(lǐng)新的檔案管理人員工作，傳遞經(jīng)驗(yàn)。

五、提升檔案工作人員的信息安全素質(zhì)，提升檔案管理的安全化

作為信息社會(huì)的檔案管理工作人員，信息安全素質(zhì)包括在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全成為當(dāng)今檔案管理工作的生命線，探究檔案管理人員的素養(yǎng)，便于檔案管理保護(hù)領(lǐng)域的拓寬、檔案管理學(xué)理論的發(fā)揚(yáng)，進(jìn)而使檔案信息安全管理體系得以完善。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有序、健康、可持續(xù)發(fā)展，體現(xiàn)檔案管理事業(yè)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

信息化的現(xiàn)代社會(huì)，諸多領(lǐng)域持續(xù)開(kāi)拓，進(jìn)而衍生了新的門類和載體的檔案，因此給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，要求檔案工作者的素質(zhì)水平比較高，并且，檔案工作是重要的基礎(chǔ)工作，檔案事業(yè)的發(fā)展應(yīng)該著力于未來(lái)，著力于服務(wù)，能夠形成完善的服務(wù)管理體系，體現(xiàn)檔案管理綜合功能，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，更新觀念，為社會(huì)的發(fā)展提供幫助，為經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)提供條件。

六、檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

在推動(dòng)信息化發(fā)展的時(shí)候，人類以建立良好信息基礎(chǔ)設(shè)施為理想，讓信息能夠被公開(kāi)利用，這也是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)目的是對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，提升檔案信息資源的價(jià)值，為需求者提供服務(wù)。在這一過(guò)程中，隨著信息技術(shù)水平的提升一級(jí)應(yīng)用程度的改變，目的也會(huì)有變化，應(yīng)該要隨時(shí)調(diào)整。所以，建設(shè)檔案信息化要求著眼于未來(lái)，解決當(dāng)前的各類問(wèn)題，處理和各方面的關(guān)系。

總而言之，當(dāng)前信息化檔案管理建設(shè)是必不可少的，也是非常重要的，更是勢(shì)在必行的，他是未來(lái)檔案事業(yè)的方向，在檔案管理工作中應(yīng)該作為最重要的使命來(lái)完成。檔案部門的傳統(tǒng)檔案管理思想必須要轉(zhuǎn)變，使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)提供幫助，讓檔案管理工作滿足當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，讓我國(guó)的檔案事業(yè)可以進(jìn)入世界先進(jìn)水平領(lǐng)域，為其他的部門以及社會(huì)的發(fā)展提供必要的幫助。

參考文獻(xiàn)

[1] 紅梅.？？對(duì)新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理的思考[J].？呼倫貝爾學(xué)院學(xué)報(bào).？2010（03）

篇9

【論文關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理 

 

當(dāng)今信息化時(shí)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人類社會(huì)正在從工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息在社會(huì)生活中發(fā)揮著巨大的作用，可以說(shuō)信息資源已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源，信息化建設(shè)工作是公司重要的基礎(chǔ)管理工作之一。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。 

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?nbsp;

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。 

二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案 

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。 

在電子檔案使用過(guò)程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無(wú)法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。 

三、在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法 

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。 

四、提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化 

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識(shí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。 

五、提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化 

對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。 

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時(shí)，我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作歷來(lái)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來(lái)，深化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步的重要保證。 

六、檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平 

篇10

一、二維條碼的概述

在工作的過(guò)程中，需要的信息是二維條碼縱向和橫向兩個(gè)方位同時(shí)進(jìn)行表達(dá)的，所以，很多的信息量通過(guò)很小的面積就可以被表達(dá)出來(lái)，而且信息的準(zhǔn)確度還可以得到保障。通過(guò)現(xiàn)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理可以看出來(lái)，和一維條碼相比較，二維條碼還是存在著明顯區(qū)別的，主要表現(xiàn)在方向上，信息的存儲(chǔ)方式主要是信息符號(hào)，這是在一維條碼的基礎(chǔ)上一次很成功的改變。這是一項(xiàng)既廉價(jià)又簡(jiǎn)潔的應(yīng)用，很多單位都給予了很高的重視。和一維條碼相比較，雖然增加了很多的存儲(chǔ)空間，不過(guò)卻也只是1K左右，而且信息存儲(chǔ)的越多，就需要越大的尺寸，對(duì)識(shí)別識(shí)讀器是非常不利的。因此，二維條碼只能存儲(chǔ)比較少的信息。

二、在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中二維條碼技術(shù)的實(shí)現(xiàn)模型

在不動(dòng)產(chǎn)檔案中應(yīng)用二維條碼技術(shù)，主要是把元數(shù)據(jù)、電子文件和紙張文件拷貝和封裝在一塊，分析的時(shí)候所使用的處理技術(shù)應(yīng)該要嚴(yán)格一點(diǎn)，使用的方法主要是在二維碼中將其元數(shù)據(jù)和電子文件存儲(chǔ)起來(lái)，形成紙張文件檔案、元數(shù)據(jù)及電子文件；紙張檔案在通過(guò)相機(jī)亦或者是掃描儀掃描成二維條碼，然后再進(jìn)行掃碼還原，最終得到相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理和很多的軟件系統(tǒng)和單位之間都有關(guān)聯(lián)，電子文件在生成二維條碼以前，需要設(shè)置成長(zhǎng)期存取的統(tǒng)一格式，對(duì)于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)也應(yīng)該要遵守，對(duì)各用戶各階段對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的使用非常有利。生成二維碼以后是不可以再改變的，在文件流轉(zhuǎn)的時(shí)候，元數(shù)據(jù)在不斷地變更、增加，因此，新部門在得到流轉(zhuǎn)的紙張電子文件的時(shí)候，需要以不同的元數(shù)據(jù)為依據(jù)，將這些增加、變更的元數(shù)據(jù)變?yōu)槎S條碼，并在紙質(zhì)文件上打印出來(lái)。

三、在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中二維條碼技術(shù)的應(yīng)用

在我國(guó)二維條碼技術(shù)已經(jīng)有了很長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展史，有了越來(lái)越廣闊的應(yīng)用范圍，在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中也到了一定的應(yīng)用，因?yàn)槠渚哂泻?jiǎn)便性，得到的效果也是較為明顯的，不過(guò)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理在對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候還有很多大小不一的問(wèn)題需要注意，具體分析如下：

（一）存取格式的選擇。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理有很多種存取格式，在?x擇的過(guò)程中一定要注意務(wù)必要將格式轉(zhuǎn)換成長(zhǎng)期存取格式，主要是由于不可以更改生成以后的二維條碼，如果選取的存儲(chǔ)模式不是長(zhǎng)期的，文件很容易流失，引發(fā)的后果是不可估量的，所以這項(xiàng)步驟是極為重要的，不可以被忽視。

（二）相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的制定。通常情況下，二維條碼技術(shù)都是應(yīng)用在電子檔案管理之中的，電子檔案通過(guò)這種技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)，而檔案管理也可以實(shí)現(xiàn)共享，但是前提條件是一定要有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行約束，不可以想怎么樣就怎么樣。對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定主要是由于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理有很多的系統(tǒng)，而且還要轉(zhuǎn)換這些系統(tǒng)，有助于促進(jìn)檔案正常電子化管理的實(shí)現(xiàn)。如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，共享檔案的實(shí)現(xiàn)便很難，所以，二維條碼技術(shù)的使用是離不開(kāi)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)約束的。不過(guò)，在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定的時(shí)候，要以國(guó)家的規(guī)定為依據(jù)，國(guó)家已經(jīng)具體制定出了標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格地執(zhí)行就可以了。標(biāo)準(zhǔn)的制定有兩條原則需要遵守，一個(gè)是易用原則，還有一個(gè)就是通用原則。通用可以對(duì)大一點(diǎn)的范圍適應(yīng)，而易用則簡(jiǎn)單，電子檔案不能因?yàn)槭褂枚S條碼技術(shù)而變得繁瑣，否則會(huì)適得其反。除此之外，二維條碼由于有限的容量，所以需要簡(jiǎn)單地處理一下存儲(chǔ)元數(shù)。通常情況下，在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定的時(shí)候，所選擇的數(shù)據(jù)元素所具有的特點(diǎn)是基礎(chǔ)性和通用性。

（三）相應(yīng)的管理系統(tǒng)要進(jìn)一步地完善。測(cè)試平臺(tái)的建立。使用平臺(tái)對(duì)使用的硬件、軟件進(jìn)行測(cè)試，然后再投入到市場(chǎng)中去。通常時(shí)候都是有專門的檔案管理部門對(duì)此管理的，因?yàn)橛泻芏嘀匾奈募嬖谟跈n案管理部門，如果有些問(wèn)題出現(xiàn)，后果是不可預(yù)想的。

文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作要做好。在設(shè)計(jì)的過(guò)程中有兩方面需要格外地注意，一個(gè)是正式文件的生成，另一個(gè)則是收文登記，這兩項(xiàng)工作一定要做好，有助于目前的系統(tǒng)和二維條碼技術(shù)融合工作的實(shí)現(xiàn)。