導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理規(guī)章制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

第二條國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶(hù)和其他組織(以下簡(jiǎn)稱(chēng)各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。

第三條各級(jí)人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

(四)其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

第六條各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第七條各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱(chēng)如有同本辦法附表所列檔案名稱(chēng)不相符的，可以比照類(lèi)似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：

(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

(三)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。

(四)監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。

第十二條采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十四條單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

第十六條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十七條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

第十八條我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡(jiǎn)稱(chēng)境外單位)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

篇2

一、檔案的建立

（一）建立健全校各類(lèi)檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

（二）全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。

二、檔案立卷歸檔

（一）凡是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

（二）檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類(lèi)、編制目錄，進(jìn)袋入檔。

（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存。

三、檔案補(bǔ)充

（一）教職工考核、晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)，獲得獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。

（二）文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。

（三）校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)校長(zhǎng)室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)等部門(mén)應(yīng)將有關(guān)材料分類(lèi)保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案查閱

（一）校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無(wú)損地歸還。

（二）凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

五、檔案安全保密

篇3

一、分析當(dāng)前中學(xué)檔案管理的弊端

1.檔案管理工作落后

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的日益提高，推動(dòng)了社會(huì)生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。各個(gè)行業(yè)開(kāi)始向信息化發(fā)展，多媒體信息技術(shù)也被引入很多學(xué)校的課堂教學(xué)中，但是卻很少看到信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使檔案管理工作落后于時(shí)代的發(fā)展。一些學(xué)校的檔案室自建校以來(lái)就沒(méi)有更新過(guò)，條件簡(jiǎn)陋，場(chǎng)館破敗，各種現(xiàn)代化的硬件設(shè)施也都相當(dāng)缺乏，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作，這種環(huán)境下，要想真正地實(shí)現(xiàn)信息化還需要很長(zhǎng)的一段時(shí)間。

2.實(shí)物檔案資料嚴(yán)重缺失

大多數(shù)人對(duì)于檔案管理工作的理解是對(duì)一些文字資料的歸檔管理，事實(shí)上這是一種很片面的認(rèn)識(shí)，檔案中還包括一些實(shí)物，這些實(shí)物資料也需要管理，實(shí)物的意義甚至遠(yuǎn)大于文字的描述。目前很多學(xué)校在編寫(xiě)校史紀(jì)念冊(cè)或者建設(shè)校史陳列室時(shí)經(jīng)常遇到一個(gè)問(wèn)題，那就是學(xué)校檔案中的文字資料能夠滿足要求，但是實(shí)物資料、歷史照片等遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，有些學(xué)校連最能凸顯學(xué)校歷史的錦旗或者獎(jiǎng)杯都嚴(yán)重缺失，這也看出了實(shí)物檔案缺失的嚴(yán)重程度，并且這些實(shí)物資料的缺失是無(wú)法通過(guò)簡(jiǎn)單的方式彌補(bǔ)的，所以應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理工作。

3.檔案編研工作重文書(shū)輕教學(xué)

檔案編研工作存在重文書(shū)輕教學(xué)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象導(dǎo)致了編研材料的檔次較低，一次性成果很多，但是適合社會(huì)發(fā)展和形勢(shì)變化的深層次的成果很少。在檔案的編研工作中，我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到編研是一項(xiàng)較高層次的信息開(kāi)發(fā)工作，如果這項(xiàng)工作被很好地開(kāi)展、被深層次地挖掘，會(huì)更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并且為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)。然而在實(shí)際工作中，由于檔案編研工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，使編研工作受到阻礙，使“重文書(shū)，輕教學(xué)”的現(xiàn)象更加普遍，一些與教學(xué)策略息息相關(guān)的信息沒(méi)有得到及時(shí)的開(kāi)發(fā)，使檔案編研工作面臨很大的挑戰(zhàn)。

二、改善當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作的策略

1.制定規(guī)章制度，以法管檔

中學(xué)檔案管理工作要以檔案管理的規(guī)章制度為重要的保障，這也是檔案法律法規(guī)落實(shí)到具體的中學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵。學(xué)校應(yīng)該把《檔案法》《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)定與學(xué)校的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，制定出詳細(xì)的、切實(shí)可行的管理規(guī)章制度，然后由各級(jí)檔案管理人員將該規(guī)章制度運(yùn)用到實(shí)際的工作中。在制定管理規(guī)章制度時(shí)，一定要把切合實(shí)際的獎(jiǎng)懲機(jī)制添加進(jìn)去，使檔案管理工作的質(zhì)量與檔案管理工作人員的職位升遷、獎(jiǎng)金發(fā)扣、工資調(diào)整等聯(lián)系起來(lái)，以此來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性。另外還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的法律意識(shí)，實(shí)現(xiàn)用法律來(lái)指導(dǎo)檔案工作的目的，從而使整個(gè)檔案管理工作的風(fēng)氣得到改善。

2.檔案資料與校園文化建設(shè)相結(jié)合

中學(xué)檔案應(yīng)該具有校園文化特色，使檔案管理工作與校園文化建設(shè)緊密聯(lián)系。作為學(xué)校的形象以及歷史建設(shè)成果的載體，中學(xué)檔案應(yīng)該把校園文化建設(shè)的需求作為自己的關(guān)注點(diǎn)，在檔案中重點(diǎn)展現(xiàn)中學(xué)的文化風(fēng)貌。

3.提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

篇4

1高校會(huì)計(jì)檔案定義

高校會(huì)計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，也體現(xiàn)了高校在一會(huì)計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過(guò)程和核算結(jié)果。和其他的檔案對(duì)比，高校會(huì)計(jì)檔案的屬性比較專(zhuān)業(yè)。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度勢(shì)在必行，為了更好地理解高校會(huì)計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:

①高校會(huì)計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。

②會(huì)計(jì)檔案主要來(lái)源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購(gòu)銷(xiāo)合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會(huì)計(jì)核算的過(guò)程中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。

③電子會(huì)計(jì)檔案也屬于會(huì)計(jì)檔案的一種，只不過(guò)它的存儲(chǔ)形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。

2高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問(wèn)題分析

①高校財(cái)務(wù)部門(mén)往往覺(jué)得會(huì)計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會(huì)計(jì)資料，所以，高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理沒(méi)有做到同會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒(méi)有與會(huì)計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的工作流于形式。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有的沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作沒(méi)有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員。

②高校財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒(méi)有對(duì)文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲(chǔ)資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。

③高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。高校會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會(huì)計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒(méi)有健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來(lái)沒(méi)有抓手，沒(méi)有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。

④高校會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒(méi)能有效的和電子存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒(méi)能把儲(chǔ)存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作往往不受重視。

3解決高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問(wèn)題的一些對(duì)策

①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作提到日常上來(lái)，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來(lái)看，視為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)流程。針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:各單位要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作能力，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲(chǔ)保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。

②提高高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會(huì)計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來(lái)，把檔案管理與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，使其成為了一個(gè)整體，會(huì)計(jì)檔案管理人員就會(huì)主動(dòng)的，自然而然的把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，更新觀念，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該通過(guò)自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題做到防患于未然，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作健康有序的開(kāi)展，提高整個(gè)財(cái)務(wù)管理的水平。

③建立健全有效的高校會(huì)計(jì)檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財(cái)務(wù)部門(mén)也應(yīng)該制定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來(lái)有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財(cái)務(wù)部門(mén)還應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來(lái)，目標(biāo)就是規(guī)范高校會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，合理的會(huì)計(jì)檔案管理制度確保高校會(huì)計(jì)檔案資料及時(shí)歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作有好的制度作為保障。

篇5

一、圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)一直以來(lái)高校圖書(shū)館檔案工作是作為圖書(shū)館管理工作的附庸，人們對(duì)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作沒(méi)有從根本上得到重視。沒(méi)有完善的檔案管理制度，檔案管理不規(guī)范，隨意性強(qiáng)；缺乏搜集檔案的主動(dòng)性，建檔不及時(shí)；有的工作檔案只是記在腦子里。由此導(dǎo)致難以做好圖書(shū)館檔案管理工作。

2、檔案管理的設(shè)備和技術(shù)手段落后圖書(shū)館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，普遍落后于本館各項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案從收集到利用得不到應(yīng)有的基本保障。有礙于提高圖書(shū)館檔案管理工作的水平，妨礙了圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案管理落后的狀況難以為圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展提供快捷、有效的參考咨詢(xún)服務(wù)。

3、檔案管理不規(guī)范圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值并歸檔保存起來(lái)的資料，由于缺乏規(guī)范的管理制度，許多檔案的收集、歸放和利用只憑主觀意識(shí)，簡(jiǎn)單的收集、隨意的堆放、借閱的書(shū)籍不能及時(shí)歸還，影響檔案資料的檢索和利用。

4、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)尚需提高圖書(shū)館做兼職檔案管理員的現(xiàn)象很普遍，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作。兼職的圖書(shū)館檔案管理人員所做的也只是一般的檔案登記、收藏和不夠規(guī)范的保管等工作，這與檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要是不相適應(yīng)的。

二、優(yōu)化高校圖書(shū)館檔案管理的措施促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展

1、轉(zhuǎn)變觀念重視加強(qiáng)高校圖書(shū)館的檔案管理工作轉(zhuǎn)變觀念必須落實(shí)到實(shí)處，領(lǐng)導(dǎo)要親自抓檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好圖書(shū)館檔案管理工作的關(guān)鍵。要深刻認(rèn)識(shí)圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館管理工作中不可或缺的重要信息資源，圖書(shū)館檔案像一面鏡子，系統(tǒng)地、全方位地反映了圖書(shū)館各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，是對(duì)圖書(shū)館客觀、公正地回顧和總結(jié)，是高校圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，要設(shè)有專(zhuān)職的檔案管理人員，做好檔案的管理和利用對(duì)圖書(shū)館管理工作有著非常深遠(yuǎn)的意義。

2、建立健全檔案管理制度規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度是做好圖書(shū)館檔案管理工作的保證。要搞好圖書(shū)館檔案管理工作，必須建立一系列科學(xué)、合理、適用的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書(shū)館自身的工作特點(diǎn)和具體情況，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應(yīng)于高校圖書(shū)館工作開(kāi)展的各項(xiàng)檔案管理的規(guī)章制度，圖書(shū)館檔案管理包括檔案的基礎(chǔ)工作和檔案的利用工作。

3、配備必要的設(shè)備、專(zhuān)職的檔案管理人員在高校圖書(shū)館現(xiàn)代化和數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化水平嚴(yán)重滯后于圖書(shū)館發(fā)展水平，這勢(shì)必將影響圖書(shū)館事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)于檔案管理，提高檔案管理工作效率。加大對(duì)圖書(shū)館檔案管理投入力度，配備必要的設(shè)備。設(shè)置專(zhuān)職檔案員接受統(tǒng)一的培訓(xùn)，通過(guò)現(xiàn)代化手段管理圖書(shū)館檔案，進(jìn)一步提高圖書(shū)館檔案管理中收集、處理、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)、利用檔案信息的能力。

4、提高圖書(shū)館檔案管理人員素質(zhì)圖書(shū)館檔案工作人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量和利用。面對(duì)信息時(shí)代的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，作為一名檔案管理工作者，不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)當(dāng)要有勇于開(kāi)拓創(chuàng)新，因此，要加強(qiáng)對(duì)高校圖書(shū)館檔案工作管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力等方面的培訓(xùn)。

5、規(guī)范管理確保檔案材料的完整性圖書(shū)館檔案的收集是高校圖書(shū)館檔案信息化管理和有效開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用。收集是檔案工作的基礎(chǔ)，一定要把好收集關(guān)，要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。無(wú)論圖書(shū)館日常管理檔案，還是圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程檔案，包括業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的照片、錄像等等均應(yīng)及時(shí)加以收集，不斷拓寬檔案信息收集范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地做好各類(lèi)檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)工作，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。

6、加強(qiáng)檔案資源的特色化建設(shè)高校圖書(shū)館應(yīng)加強(qiáng)特色專(zhuān)題檔案建設(shè)，各管要根據(jù)本館的管理活動(dòng)特色進(jìn)行重點(diǎn)的收集、整理、儲(chǔ)存，形成資料數(shù)量大、利用頻繁、能夠突出圖書(shū)館特色的檔案。將有特色的資料有選擇、有重點(diǎn)地形成專(zhuān)題，比如將讀書(shū)活動(dòng)設(shè)計(jì)、讀書(shū)活動(dòng)的展開(kāi)、讀書(shū)活動(dòng)的成果、以及讀書(shū)活動(dòng)的反饋信息等全部資料集中歸類(lèi)整理形成專(zhuān)門(mén)的特色活動(dòng)檔案，這樣一整套的特色活動(dòng)檔案不僅豐富了館藏檔案資源，也形成高校圖書(shū)館管理活動(dòng)中的特色化建設(shè)。

7、加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)于圖書(shū)館檔案管理工作而言機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。用戶(hù)對(duì)信息的需求是快捷、方便、準(zhǔn)確，檔案管理的現(xiàn)代化是圖書(shū)館現(xiàn)代化的重要內(nèi)容之一，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)信息數(shù)字化的要求，圖書(shū)館檔案資料要擺脫管理現(xiàn)化化程度落后的局面，加快圖書(shū)館檔案的信息化建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和深層次的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理并建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

總之，檔案管理是高校圖書(shū)館管理工作中不可或缺的一項(xiàng)工作。圖書(shū)館的許多工作都離不開(kāi)檔案工作的支持。首先應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的理念，建立健全檔案管理規(guī)章制度，不斷加大和改善經(jīng)費(fèi)投入，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人員，做好檔案收集管理和利用工作，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，為圖書(shū)館事業(yè)的快速發(fā)展提供便捷的信息咨詢(xún)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王夢(mèng)菊.檔案與圖書(shū)一體化管理模式的思考[J].檔案管理，2005，(5)

篇6

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體制；新體制

一、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的方案策劃

經(jīng)過(guò)認(rèn)真的調(diào)查研究，我們向各個(gè)分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。

（一）集中統(tǒng)一管理模式

檔案管理機(jī)構(gòu)的基本構(gòu)成是：

1.設(shè)立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、工程復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備及相應(yīng)軟件，采用聯(lián)網(wǎng)打印方式，承擔(dān)企業(yè)所有紙質(zhì)文件制作及分發(fā)、傳遞任務(wù)。

2.設(shè)立資料檔案室，配備庫(kù)房、文件柜和聯(lián)網(wǎng)電腦，統(tǒng)一管理企業(yè)的現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和各類(lèi)檔案。承擔(dān)企業(yè)全部或者大部分紙質(zhì)版本、電子版本文件材料的接收、分類(lèi)、管理、提供利用、版本有效性管理任務(wù)。

（二）大分散，小集中管理模式

按照"誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)管理"的要求和統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與檔案分開(kāi)管理，制作、傳遞、保存、管理等環(huán)節(jié)分開(kāi)管理，不同種類(lèi)的文件、檔案在不同的業(yè)務(wù)部門(mén)安排人員專(zhuān)管或者兼管，形成檔案、信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)互相配合、互相監(jiān)督的管理機(jī)制。

檔案管理體制的基本構(gòu)成是：

1.技術(shù)文件和經(jīng)營(yíng)文件的制作、分發(fā)業(yè)務(wù)，分別由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)情況指定人員專(zhuān)管或者兼管，因?yàn)閳D紙的復(fù)制分發(fā)工作量大，在技術(shù)部門(mén)可以設(shè)專(zhuān)人管理。

2.現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和檔案均由產(chǎn)生文件的部門(mén)予以相對(duì)集中，指定人員負(fù)責(zé)管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車(chē)間設(shè)立資料室，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，其他文件、檔案由相應(yīng)單位指定人員兼管。

3.各部門(mén)業(yè)務(wù)工作中形成的應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期保存的文件，由各部門(mén)分別指定人員兼管，負(fù)責(zé)收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類(lèi)的檔案由形成部門(mén)相對(duì)集中管理。

（三）建立在少紙化辦公基礎(chǔ)上的"分散+集中"管理模式

全力推行"少紙化"、"無(wú)紙化"辦公。信息傳遞盡量在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，運(yùn)用專(zhuān)門(mén)軟件做好電子信息的歸檔保存工作。

紙質(zhì)文件集中管理，電子文件由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理。在企業(yè)的綜合管理部門(mén)如辦公室派人兼管紙質(zhì)檔案和電子檔案，在生產(chǎn)車(chē)間設(shè)專(zhuān)人管理圖紙資料。

除產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、實(shí)物（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資格證書(shū)等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備檔案也可逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案保存。

（四）三個(gè)方案的優(yōu)劣比較

經(jīng)過(guò)分析、研究、比較，首都航天機(jī)械公司新建、擴(kuò)建、遷建的分、子公司根據(jù)自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機(jī)械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負(fù)責(zé)其檔案信息管理工作?？傊?，無(wú)論采用何種方式，都是根據(jù)分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業(yè)的檔案信息管理工作一開(kāi)始就走上"規(guī)范、明確、高效"的軌道。

二、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的制度準(zhǔn)備

（一）以檔案法規(guī)為依據(jù)

檔案管理工作的法律依據(jù)，不僅有《檔案法》，還有《知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》、《會(huì)計(jì)法》等專(zhuān)業(yè)法律法規(guī)，此外《保密法》等法律法規(guī)，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據(jù)和保證。

（二）以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為指南

經(jīng)過(guò)幾代檔案工作者的不懈努力，我國(guó)已經(jīng)建立起由國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組成的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系。特別是我們航天系統(tǒng)的信息管理制度《文書(shū)檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規(guī)章制度體系的依據(jù)性文件。

（三）重視法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況考核

這是在企業(yè)檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)中非常重要，又很容易被忽視的問(wèn)題。要解決這個(gè)問(wèn)題，一是母公司要擔(dān)負(fù)起對(duì)分、子公司檔案管理工作的監(jiān)督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況檢查考核的責(zé)任單位，明確責(zé)任內(nèi)容，三是分、子公司要建立法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡(jiǎn)便易行，四是分、子公司要把檢查考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲掛鉤，保證管理標(biāo)準(zhǔn)、制度的有效性。

經(jīng)過(guò)各級(jí)檔案工作者的共同努力，首都航天機(jī)械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規(guī)章制度體系。

表1三個(gè)方案的優(yōu)缺點(diǎn)比較

比較/方案1方案一1方案二1方案三優(yōu)點(diǎn)11.便于專(zhuān)業(yè)化操作。11.專(zhuān)職人員數(shù)量減少。11.管理人員數(shù)量減少。12.易于規(guī)范化。12.環(huán)節(jié)減少，效率提高。12.有利于管理規(guī)范化。13.責(zé)任明確，減少扯皮。13.資源分管，責(zé)任分擔(dān)。13.有利于提高管理效率。14.對(duì)管理?xiàng)l件要求最低。14.對(duì)管理?xiàng)l件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點(diǎn)11.人員數(shù)量較多。11.影響管理的規(guī)范化。11.對(duì)管理?xiàng)l件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數(shù)量似減實(shí)增。12.管理起點(diǎn)高。13.對(duì)形勢(shì)變化適應(yīng)性不強(qiáng)。13.不利于信息共享。13.管理的規(guī)范化不易保證。

參考文獻(xiàn)

[1] 虞亞梅. 新時(shí)期，檔案信息資源的管理和利用[J]. 檔案學(xué)通訊，2009，1.

[2] 劉守華. 新時(shí)期，需要我們轉(zhuǎn)變的八個(gè)觀點(diǎn)[J]. 中國(guó)檔案，2002，1.

篇7

關(guān)鍵詞：檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；管理

檔案管理是組織內(nèi)部管理工作的重要組成部分，是提高組織工作效率和質(zhì)量必要條件，也是衡量組織與部門(mén)業(yè)績(jī)與軟實(shí)力的重要尺度。然而，不少組織還存在對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)不足，財(cái)力投入少，設(shè)備及技術(shù)落后、檔案工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化化，檔案收集、整理、利用不規(guī)范，影響了檔案管理科學(xué)發(fā)展和組織競(jìng)爭(zhēng)力。本文結(jié)合目前檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合組織實(shí)際，探討檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的啟示。

一、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性

檔案標(biāo)準(zhǔn)化是管理檔案質(zhì)量的準(zhǔn)繩，只有高水平的標(biāo)準(zhǔn)，才會(huì)有高質(zhì)量的管理效果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義在于：便于采用計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)，便于迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足人們對(duì)各類(lèi)、信息的需要。企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于依法治檔工作的進(jìn)行，有利于提高企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用和檔案學(xué)理論的研究和發(fā)展。

二、建立檔案管理工作機(jī)制

（一）領(lǐng)導(dǎo)工作機(jī)制。

作為組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，重視相關(guān)工作，加大檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理力度，形成積累、保護(hù)和利用檔案資源、服務(wù)中心工作的工作思路。建立、健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體系。成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組，由組織主要領(lǐng)導(dǎo)為總負(fù)責(zé)人，形成了組織主要領(lǐng)導(dǎo)主管、檔案室負(fù)責(zé)、專(zhuān)職檔案員分工明確的格局。

（二）制定和完善規(guī)章制度，實(shí)施目標(biāo)管理。

制定和完善《檔案收集制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《電子文件歸檔管理制度》等相關(guān)檔案管理規(guī)章制度，形成一套完整檔案管理制度體系。要嚴(yán)格按照相關(guān)檔案管理規(guī)章制度要求，把檔案工作納入到組織發(fā)展戰(zhàn)略，確立工作目標(biāo)并進(jìn)行層層分解，把檔案工作融入組織戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計(jì)劃及檔案管理人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，實(shí)施目標(biāo)管理。通過(guò)定期目標(biāo)檢查、績(jī)效考核確保相關(guān)工作落到實(shí)處。

三、提高檔案管理水平

（一）檔案基礎(chǔ)建設(shè)

加大投入力度，配備硬件建設(shè)，投資進(jìn)行檔案庫(kù)房、借閱室、、檔案陳列室、辦公室、機(jī)要室等建設(shè)，結(jié)合組織實(shí)際按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置檔案軟件、檔案專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、專(zhuān)業(yè)掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、防磁柜、防盜報(bào)警系統(tǒng)、溫濕度測(cè)控儀、電子消毒柜等設(shè)備，安裝防盜門(mén)、更換滅火器。切實(shí)改善檔案保管條件及辦公設(shè)施設(shè)備，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理基礎(chǔ)建設(shè)提供強(qiáng)有力的硬件保障。

（二）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

首先，加大檔案工作宣傳力度，幫助全員樹(shù)立檔案意識(shí)。堅(jiān)持依法治檔，充分利用組織網(wǎng)站、宣傳欄等宣傳、貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》，增強(qiáng)檔案法律觀念，提高全員依法治檔意識(shí)，讓所有員工了解檔案工作的重要性、支持檔案工作。其次，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)建設(shè)。采取"走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)"對(duì)專(zhuān)業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，建設(shè)一支素質(zhì)過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)化檔案從業(yè)人員隊(duì)伍。為實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提供人力資源保障。

（三）檔案信息化建設(shè)

在組織信息化建設(shè)中，將檔案信息化納入組織整體規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理、分析、利用，服務(wù)于組織中心工作。

四、把握環(huán)節(jié)，提高標(biāo)準(zhǔn)化

（一）檔案的搜集

檔案工作所涉及部門(mén)多、范圍廣、難度大，應(yīng)按照檔案管理制度要求采取一系列措施。一方面，做好每年各部門(mén)上交檔案室的相關(guān)資料的形成、積累、整理和歸檔，由專(zhuān)門(mén)檔案管理人員進(jìn)行整理，保證檔案的完整和規(guī)范。另一方面，在提高紙質(zhì)檔案歸檔率、完整率基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子文件、照片、圖表、音像等其它載體檔案的收集，豐富檔案庫(kù)藏。

（二）制定并完善檔案分類(lèi)目錄

按照相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的要求，編制案卷目錄、分類(lèi)目錄、文件字號(hào)索引、底圖目錄以及聲像檔案目錄、實(shí)物檔案目錄、電子檔案目錄等。永久、30 年保管的檔案進(jìn)行原文保管。現(xiàn)存檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)化管理。

（三）加強(qiáng)檔案的整理

為確保案卷質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范要求，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。明確各類(lèi)檔案管理實(shí)施細(xì)則及工作規(guī)程。制定組織文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、特殊載體檔案的分類(lèi)表；按照分類(lèi)方案，做到組織各年度、各門(mén)類(lèi)檔案分類(lèi)科學(xué)、卷目錄齊全、裝訂整齊、有序排列上架。

（四）檔案的保管

加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做到防溫、防潮、防蟲(chóng)、防火、防塵、防光、防盜、防鼠，堅(jiān)持定時(shí)測(cè)控，保證庫(kù)房溫度、濕度符合國(guó)家規(guī)定要求。加強(qiáng)梅雨季節(jié)及汛期等特殊時(shí)段的檢查與問(wèn)題整改。對(duì)庫(kù)房安全隱患做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決。按照規(guī)范借閱的程序與要求，加強(qiáng)檔案借閱管理、設(shè)備或介質(zhì)信息的防竊取管理工作，確保檔案數(shù)據(jù)安全，避免發(fā)生丟失、損壞或檔案泄密事件。

（五）撰寫(xiě)編研材料

樹(shù)立科學(xué)管理、講求效益的觀念，加強(qiáng)編研工作，拓寬利用渠道，提高利用效率。撰寫(xiě)檔案全宗介紹、檔案管理體制、檔案立卷說(shuō)明及檔案歸檔范圍、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等，擴(kuò)大了檔案的利用效果。并注重檔案利用效果的反饋工作。編寫(xiě)檔案利用實(shí)例，定期進(jìn)行檔案利用綜合分析。通過(guò)提供檔案資料，為組織各項(xiàng)工作提供了技術(shù)服務(wù)，創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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一、合并高職院校檔案管理存在的問(wèn)題

1.并校期間文書(shū)立卷、歸檔的問(wèn)題

合并前的檔案管理是按照原單位的規(guī)章制度按部就班實(shí)施的，可合并后檔案管理出現(xiàn)校與校的管理偏差，導(dǎo)致了問(wèn)題的出現(xiàn)。造成這一問(wèn)題的主要原因：①合校期間組織管理出現(xiàn)空白；②部分檔案部門(mén)檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無(wú)制約措施；③領(lǐng)導(dǎo)管理工作出現(xiàn)了盲區(qū)，檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規(guī)范,管理手段落后

合并后的高職院校所出現(xiàn)的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式等的不同,勢(shì)必導(dǎo)致現(xiàn)檔案管理的規(guī)范不一。因素有多種：人員構(gòu)成的復(fù)雜、存檔資料的不統(tǒng)一、管理手段落后，信息利用率差，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)作用。重視檔案管理，建立分類(lèi)制度。筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對(duì)癥下藥，采取有效的解決措施。

二、高職院校檔案的管理的途徑

1.規(guī)范檔案管理制度

合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案制度，樹(shù)立管理意識(shí)，因?yàn)榫蜋n案管理而言，文件的收集、檔案的管理、類(lèi)目的編排都是最為基礎(chǔ)的工作，是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要依據(jù)，是絕不可再生與替代的信息資源。

2.強(qiáng)化規(guī)章制度建設(shè)

健全一套行之有效的檔案管理規(guī)章制度，發(fā)揮其“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.合理配備檔案管理人員

在檔案管理過(guò)程中，檔案工作的管理者對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。第一，要建設(shè)好檔案館(室)隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專(zhuān)職檔案人員，并力求這支專(zhuān)職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；第二，要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門(mén)兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。檔案工作涉及學(xué)校方方面面，僅靠檔案部門(mén)是不夠的，還需建立穩(wěn)定的校園檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并采取定性與定量相結(jié)合的工作方法激勵(lì)檔案管理者，提高他們的工作積極性，增強(qiáng)他們的向心力。

三、高職院校檔案的管理的方法

合并高校檔案工作應(yīng)面對(duì)改革的新形勢(shì)，立足并校后的現(xiàn)實(shí)狀況，采取有效措施，促進(jìn)檔案工作新的發(fā)展。管理的方法如下：

1.確定檔案目標(biāo)，使檔案作用有的放矢

強(qiáng)調(diào)合并高校檔案工作要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化：一是明確檔案工作目標(biāo)的發(fā)展總方向；二是可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，三是明確檔案工作目標(biāo)，便于加強(qiáng)日常管理，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)性。

2.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用

建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門(mén)配備兼職檔案員，做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合、左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)。檔案人員要不斷學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷充實(shí)完善先進(jìn)的管理制度與理念；“手勤”即愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)，把自己的工作干明白；“腿勤”則要求檔案管理人員有工作熱情，要把檔案管理當(dāng)事業(yè)來(lái)做，主動(dòng)上門(mén)，跟蹤收集。

3.不斷學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案管理人員責(zé)任心

檔案材料來(lái)源廣、范圍大是檔案管理的一大特點(diǎn)。檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)自己，提升自己，使自己能跟上工作的步伐。工作責(zé)任心要求檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門(mén)收集相關(guān)歸檔，并分門(mén)別類(lèi)將檔案進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中等，使死的材料變?yōu)榛畹男畔?，保障檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠，成為學(xué)校、老師學(xué)習(xí)與工作的有效工具。

4.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

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全面開(kāi)發(fā)醫(yī)療設(shè)備的潛在價(jià)值，其檔案的管理是關(guān)鍵。醫(yī)療設(shè)備的組裝、使用、維護(hù)、修理等記錄是設(shè)施檔案重要的組成部分，為日后設(shè)備的檢修，故障申報(bào)，理賠等行為提供切實(shí)的法律依據(jù)。因此，建設(shè)和完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理對(duì)于提高醫(yī)院醫(yī)療水平，獲得最大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益具有舉足輕重的作用。

下面我就對(duì)我國(guó)目前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的現(xiàn)狀以及未來(lái)此方面發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行分析。

一、缺陷

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度不完善

在行政及事業(yè)單位的日常工作中，制度的建立可以說(shuō)是工作開(kāi)展的第一步。有了合理的制度規(guī)范和行為管理才能正確指導(dǎo)我們的日常工作，規(guī)范我們的行為。所以說(shuō)健全的工作制度有利于工作的開(kāi)展。

在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的收集整理過(guò)程中，有很多客觀不可預(yù)估的情況給我們的工作帶來(lái)困難。首先，由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的壽命大大加長(zhǎng)，設(shè)備檔案的形成與設(shè)備壽命一致，短則幾年，長(zhǎng)則二十幾甚至三十年。在這漫長(zhǎng)的檔案收集形成過(guò)程中，環(huán)節(jié)不計(jì)其數(shù)，經(jīng)手的人員和部門(mén)也是多如繁星，一旦有一個(gè)環(huán)節(jié)稍微出現(xiàn)差錯(cuò)就會(huì)導(dǎo)致檔案收集的不完整，出現(xiàn)難以預(yù)估的損失。目前很大一部分醫(yī)療單位都存在沒(méi)有一套完整的檔案管理規(guī)章制度或者有規(guī)章制度也形同虛設(shè)不認(rèn)真貫徹執(zhí)行的情況。醫(yī)院有些領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員不重視醫(yī)療設(shè)備檔案資料的相關(guān)管理規(guī)定，在設(shè)備購(gòu)買(mǎi)驗(yàn)收時(shí)，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的設(shè)備檔案管理人員參與現(xiàn)場(chǎng)組裝，設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)拿走的說(shuō)明書(shū)或保修證明等資料不歸還甚至直接丟失，造成原始資料流失，對(duì)以后的工作造成極大不便。相關(guān)人員在設(shè)備安裝、檢收、試驗(yàn)等工作結(jié)束后，使用科室不根據(jù)規(guī)定上報(bào)有關(guān)資料或上報(bào)內(nèi)容不全，從而造成設(shè)備檔案的殘缺。另外一種情況是不注意抓平時(shí)設(shè)備安裝工作中的施工、檢修現(xiàn)場(chǎng)記錄，經(jīng)常出現(xiàn)在全部工作結(jié)束后突擊填寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)，造成醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)缺漏或失實(shí)。

（二）管理意識(shí)淡薄

開(kāi)展一項(xiàng)工作最重要的是懷著端正的態(tài)度。在日常醫(yī)院醫(yī)療工作中，普通患者甚至是醫(yī)療工作者都普遍存在這樣一種不正確的認(rèn)識(shí)：臨床科室比非臨床科師重要。對(duì)非臨床科室、后勤部門(mén)在醫(yī)院所起的作用忽視的情況，導(dǎo)致了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)醫(yī)療儀器的購(gòu)置工作非常重視，但是對(duì)其日常的使用情況和保護(hù)修理等工作缺乏足夠的關(guān)注；認(rèn)為患者病案、病歷資料系統(tǒng)的建立和完善很重要，卻忽視醫(yī)療設(shè)備檔案資料庫(kù)的建立和完善，甚至有些醫(yī)院在這方面仍是一項(xiàng)空白。這種情況長(zhǎng)期以往將造成醫(yī)院、國(guó)家資源的巨大浪費(fèi)，為醫(yī)院的發(fā)展、壯大造成不可小覷的阻礙。

（三）檔案管理工作人員自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在意識(shí)上并不重視醫(yī)院工作中醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作，造成了一部分醫(yī)院沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理人員，這一方面的工作人員大多由專(zhuān)業(yè)不對(duì)口的人才擔(dān)任。經(jīng)了解，大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員其他部門(mén)人員兼任，學(xué)歷層次不高，管理知識(shí)缺乏、能力水平參差不齊。另外一方面，醫(yī)院的設(shè)備檔案管理內(nèi)容繁多而且程序復(fù)雜，我國(guó)在這一方面還尚未形成標(biāo)準(zhǔn)模式，缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理，所以這項(xiàng)工作的開(kāi)展也給工作人員帶來(lái)不小的困難。但是我們必須迎難而上，在工程中必須嚴(yán)格要求工作人員對(duì)醫(yī)院的設(shè)備從開(kāi)會(huì)討論引進(jìn)情況、招標(biāo)、安裝試用開(kāi)始跟進(jìn)，保存好設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)、設(shè)備的合格證、技術(shù)調(diào)試資料、發(fā)票等原始資料，對(duì)其嚴(yán)格的外借登記。做好設(shè)備的安裝記錄、開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、維修、計(jì)量、報(bào)廢等資料，按照提前制定好的設(shè)備檔案管理的規(guī)范和要求，對(duì)歸檔的材料進(jìn)行審核、組卷、分類(lèi)。有必要情況下通過(guò)信息數(shù)據(jù)平臺(tái)建立檢索查詢(xún)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，以便以后查閱調(diào)取。

二、措施

（一）制定專(zhuān)門(mén)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理?xiàng)l例

要制定專(zhuān)門(mén)針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的條例，就要從普通的檔案管理?xiàng)l例中跳脫出來(lái)，專(zhuān)項(xiàng)針對(duì)這一重要檔案。針對(duì)醫(yī)療設(shè)備的特點(diǎn)，即電子產(chǎn)品的購(gòu)買(mǎi)、安裝、維修、報(bào)廢的過(guò)程，設(shè)置獨(dú)特的符合實(shí)際的規(guī)章條例，從檔案收集的行為規(guī)范開(kāi)始，在源頭就抓緊設(shè)備的每一分價(jià)值，實(shí)現(xiàn)其最大的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益。

（二）強(qiáng)化管理意識(shí)

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關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案管理；教學(xué)評(píng)估；二級(jí)院系

中圖分類(lèi)號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）31-0288-02

近年來(lái)，省教育廳不斷開(kāi)展各種形式的教育評(píng)估，如獨(dú)立學(xué)院專(zhuān)業(yè)建設(shè)工作抽檢評(píng)估、獨(dú)立學(xué)院教育工作合格評(píng)估等，形式多樣化的教育評(píng)估其目的是簡(jiǎn)單明確的，就是通過(guò)檢查學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和整體運(yùn)行情況，推動(dòng)高校管理不斷改革，真正達(dá)到“以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管，評(píng)建結(jié)合，重在建設(shè)”的目的。而教育評(píng)估所用到的信息和材料則是取自獨(dú)立學(xué)院的各類(lèi)教學(xué)檔案，所以教學(xué)檔案管理規(guī)范化是獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量體現(xiàn)的視口，不斷優(yōu)化教學(xué)檔案管理是保證高校教學(xué)質(zhì)量提高的途徑之一。

一、通過(guò)教育評(píng)估，二級(jí)院系教學(xué)檔案管理中的問(wèn)題

1.檔案材料收集難，容易出現(xiàn)不齊全現(xiàn)象。二級(jí)院系檔案管理工作起步比較晚，相應(yīng)的檔案管理制度存在不完善的地方，比如大多數(shù)二級(jí)院系沒(méi)有制定切實(shí)可行的檔案管理制度，沒(méi)有明確檔案歸檔的具體要求，這就導(dǎo)致各二級(jí)院系的檔案管理人員在收集資料時(shí)無(wú)章可循，存在一定的隨意性，對(duì)檔案管理工作缺乏一個(gè)完整的認(rèn)識(shí)。獨(dú)立學(xué)院還存在外聘教師多這一普遍現(xiàn)象，在一定程度上也影響著教學(xué)檔案收集的困難。比如外聘教師提供的教學(xué)資料容易主觀臆斷的按照自己所在學(xué)校的格式填寫(xiě)，出現(xiàn)填寫(xiě)內(nèi)容不規(guī)范現(xiàn)象；不能自覺(jué)及時(shí)的提交教學(xué)材料；為了應(yīng)付交差，對(duì)上交材料進(jìn)行臨時(shí)突擊，整理內(nèi)容草率導(dǎo)致檔案質(zhì)量低等現(xiàn)象。這些做法都對(duì)院系教學(xué)檔案收集設(shè)置“攔路虎”，在客觀上加大了教學(xué)檔案管理的難度。教學(xué)檔案具有分散性的特點(diǎn)，這就使得其在收集整理工作上存在一定的困難。如每學(xué)期的有關(guān)實(shí)踐教學(xué)各項(xiàng)活動(dòng)方案的制定，在實(shí)施過(guò)程中對(duì)做的具體工作缺少相關(guān)文字記載和問(wèn)題整改措施及總結(jié)；又如有的工作做的比較好且效果明顯，但是在實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)形成相應(yīng)的文字材料，當(dāng)?shù)搅私逃u(píng)估時(shí)，對(duì)不齊全的部分再花費(fèi)相當(dāng)大的人力和物力來(lái)進(jìn)行補(bǔ)充和完善，這不僅對(duì)日常的教學(xué)工作產(chǎn)生沖擊，擾亂了院系教學(xué)工作的秩序，而且還對(duì)教學(xué)檔案內(nèi)容的真實(shí)性產(chǎn)生較大的影響，使得院系教學(xué)檔案管理工作處于被動(dòng)局面，同時(shí)還在一定程度上造成院系教學(xué)資金和人力資源的浪費(fèi)。

2.檔案材料不規(guī)范，缺乏一定的系統(tǒng)性。由于二級(jí)院系沒(méi)有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度，所以在檔案材料的收集和整理上存在很大的隨意性。該收集的沒(méi)有收集，不需要收集的卻都收集了起來(lái)，而且在收集上來(lái)的資料存放年限無(wú)明確規(guī)定，導(dǎo)致部分到期文件沒(méi)有及時(shí)做出銷(xiāo)毀措施，所有文件都堆放在儲(chǔ)物架上，使得有限的儲(chǔ)存資源被占據(jù)。在教學(xué)檔案歸檔過(guò)程中，學(xué)院與二級(jí)院系之間沒(méi)有對(duì)接好統(tǒng)一整理文件材料的管理要求，沒(méi)有明確哪些材料上交部門(mén)，哪些教學(xué)檔案由二級(jí)院系保存，致使一些教學(xué)檔案重復(fù)保存，一些則無(wú)人收存，從而導(dǎo)致了教學(xué)檔案管理處在一個(gè)無(wú)序的狀態(tài)中。二級(jí)院系在教學(xué)資料歸檔過(guò)程中，還存在只注重上級(jí)下發(fā)文件的收集和整理，而忽略了自身在教學(xué)管理過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的材料收集工作。如二級(jí)院系開(kāi)展的各類(lèi)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)、教師互相聽(tīng)評(píng)課記錄、院系會(huì)議記錄等，是二級(jí)院系自身因?qū)嶋H情況而產(chǎn)生的教學(xué)成果，也需要納入歸檔范圍。在部分原始檔案記錄中使用的紙張規(guī)格不一，或使用圓珠筆或鉛筆進(jìn)行內(nèi)容填寫(xiě)，使得字跡模糊，這些不良習(xí)慣都不利于資料長(zhǎng)期保存。絕大部分二級(jí)院系的歸檔載體上存在單一性，對(duì)于教學(xué)文件中實(shí)物類(lèi)的檔案如教師教學(xué)課件、課程視頻材料、音頻材料等沒(méi)有及時(shí)同步歸檔，這在一定程度上破壞了教學(xué)材料的完整性。

3.其他方面。在教育評(píng)估過(guò)程中，缺少對(duì)相應(yīng)教學(xué)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類(lèi)統(tǒng)計(jì)，比如學(xué)生使用教材的優(yōu)秀教材統(tǒng)計(jì)及近三年新教材的使用率等從量的角度體現(xiàn)教學(xué)管理的數(shù)據(jù)分析；二級(jí)院系與學(xué)院相關(guān)部門(mén)之間檔案數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象；部分教學(xué)檔案如課題申報(bào)表等缺少上級(jí)部門(mén)的批復(fù)原件或復(fù)印件；部分教師擔(dān)心自己的教學(xué)資料在歸檔后被他人使用或日后借閱不方便等因素，只上交其中一部分材料這一不良現(xiàn)象。

二、上述問(wèn)題發(fā)生的原因

1.檔案管理意識(shí)的薄弱，缺少專(zhuān)職的教學(xué)檔案管理人員。首先是院系領(lǐng)導(dǎo)、教師及管理人員的檔案歸檔意識(shí)薄弱，他們會(huì)偏見(jiàn)的認(rèn)為只要搞好教學(xué)和科研就是代表教學(xué)工作圓滿完成的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于其具體實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各種教學(xué)檔案材料覺(jué)得可有可無(wú)，也覺(jué)得與自己無(wú)關(guān)，這就嚴(yán)重制約了二級(jí)院系教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展。在獨(dú)立學(xué)院二級(jí)院系中的教學(xué)檔案管理人員大多數(shù)為兼職檔案員，由于不是專(zhuān)職從事檔案工作，沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理訓(xùn)練，所以會(huì)缺乏基本的檔案管理知識(shí)及能力，業(yè)務(wù)能力較低，這就造成了教學(xué)檔案收集不齊全，質(zhì)量低等問(wèn)題。兼職檔案員大多數(shù)是由教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)，他們?nèi)粘９ぷ鞅揪头爆?，使得他們?duì)教學(xué)檔案收集不及時(shí)，錯(cuò)過(guò)最佳收集時(shí)間；同時(shí)他們也缺少足夠的時(shí)間和精力對(duì)相關(guān)教學(xué)材料檔案進(jìn)行整理，這也會(huì)導(dǎo)致大量的教學(xué)材料因整理歸檔不及時(shí)而造成丟失的后果。

2.教學(xué)檔案管理的收集與利用工作中存在盲區(qū)。在檔案歸檔過(guò)程中容易造成這一傾向，就是只注重材料的收集和整理工作，忽略了如何將這些教學(xué)檔案有效的展開(kāi)利用。而這一思維傾向就導(dǎo)致了院系教學(xué)工作人員對(duì)教學(xué)檔案的不重視，會(huì)讓他們覺(jué)得這些材料只是為了檢查而準(zhǔn)備的資料，不重視日常的收集整理工作，這種表面現(xiàn)象的管理會(huì)造成大量的教學(xué)信息使用價(jià)值流失，沒(méi)有很好的體現(xiàn)教學(xué)檔案應(yīng)用于教學(xué)的這一理念。同時(shí)在檔案的借閱流程中存在手續(xù)不完善的問(wèn)題。部分二級(jí)院系在檔案借閱過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)做好相關(guān)借閱登記手續(xù)，導(dǎo)致有些文件因借出時(shí)沒(méi)有相關(guān)記錄而造成后期找不到文件下落，造成信息流失的現(xiàn)象，這在一定程度上破壞了教學(xué)檔案歸檔的合理性和完整性。

三、強(qiáng)化二級(jí)院系教學(xué)檔案管理的對(duì)策

1.二級(jí)院系領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的重視。院系領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，從教學(xué)檔案管理工作的意義上對(duì)教師開(kāi)展檔案管理的教育工作，正面認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案工作的重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，在日常教學(xué)過(guò)程中，積極主動(dòng)及時(shí)的上交各項(xiàng)相關(guān)的教學(xué)文件資料，從根本上提高檔案歸檔的自覺(jué)性，在院系間確立教學(xué)檔案一體化管理的理念。

2.建立和完善教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則。二級(jí)院系要從實(shí)際出發(fā)，建立切實(shí)可行的檔案管理規(guī)章制度，其內(nèi)容要詳細(xì)包括歸檔范圍、保管期限、歸檔時(shí)間及要求、借閱登記要求、移交時(shí)間及相關(guān)手續(xù)。為了加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作保質(zhì)保量的實(shí)施，可以將教學(xué)檔案管理工作于相關(guān)工作人員的年終考核、職稱(chēng)評(píng)定等利益掛鉤，從側(cè)面進(jìn)一步提高工作人員的積極性。

3.加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員工作能力的提高。對(duì)于目前二級(jí)院系教學(xué)檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)的訓(xùn)練，管理過(guò)程職責(zé)不明等問(wèn)題，應(yīng)對(duì)本院系的檔案管理人員進(jìn)行不定期的、科學(xué)化的、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，應(yīng)讓他們熟悉檔案業(yè)務(wù)；在新時(shí)代下，還要加強(qiáng)他們現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身知識(shí)修養(yǎng)和管理能力。在收集教學(xué)檔案過(guò)程中，針對(duì)外聘教師材料收集問(wèn)題上，管理人員應(yīng)按照院系檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格要求教師及時(shí)上交相關(guān)教學(xué)資料，并對(duì)教學(xué)資料的內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把握。比如可以在學(xué)期初擬出需要教師提供的資料并且標(biāo)明上交時(shí)限，對(duì)不符合要求的材料要求限期修改，使得檔案管理工作從原始資料就開(kāi)始規(guī)范起來(lái)，充分發(fā)揮教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)。

教育評(píng)估能夠促進(jìn)和加強(qiáng)教學(xué)檔案的建設(shè)。二級(jí)院系可以按照教育評(píng)估指標(biāo)體系來(lái)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類(lèi)，使得教育評(píng)估與日常教學(xué)工作相結(jié)合，同時(shí)通過(guò)教育評(píng)估糾正教師不重視教學(xué)資料歸檔的錯(cuò)誤觀念，真正達(dá)到“以評(píng)促建，評(píng)建結(jié)合”的境界。

參考文獻(xiàn)：

[1] 胡曉靜，朱立.高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)初探[J].中國(guó)科技信息，2009，3）.