導語：如何才能寫好一篇檔案規(guī)范化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

當前音像檔案管理的不足之處

技術(shù)落后造成資料缺損。傳統(tǒng)音像檔案以模擬信號存儲在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對保存環(huán)境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機構(gòu)缺少必要的音像檔案存儲設(shè)備，沒有防磁防潮設(shè)施；倉儲庫房里溫濕度不能有效調(diào)控，造成磁帶和錄像變質(zhì)、變色、發(fā)霉，導致音像檔案聲音、畫面模糊，有些已無法使用。此外，音像檔案資料在使用過程中，由于機器的接觸磨損會造成信號不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動、有雪花波紋，視聽質(zhì)量大大下降。

制度欠缺造成管理失范。目前國內(nèi)音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機構(gòu)的節(jié)目在播出后就存入庫房，成為檔案資料。有些廣電機構(gòu)設(shè)置專門檔案資料室集中管理，隨時形成隨時入庫；有些機構(gòu)則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機構(gòu)的音像檔案是由頻道和個人分散保管。目前，國內(nèi)仍有相當數(shù)量的廣電機構(gòu)音像檔案未能進行集中統(tǒng)一管理，甚至沒有制訂基本的管理制度，對于收集的音像資料，一些機構(gòu)缺少專業(yè)的編號、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續(xù)使用造成很大麻煩。

人才不足制約工作開展。與管理制度落后相對應的是音像檔案管理專業(yè)人才的缺乏。廣電機構(gòu)的人事工作，只注重編導、記者、主持人等業(yè)務骨干的引進，而忽視了對音像檔案管理專業(yè)人才的招錄培養(yǎng)。有的基層廣電機構(gòu)沒有專門的檔案管理崗位；有的機構(gòu)音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉(zhuǎn)崗擔任，很少進行上崗培訓，因而缺少音像檔案編輯、研究、開發(fā)所必需的技術(shù)和素質(zhì)。這些做法直接導致音像檔案管理、開發(fā)人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開展。

加強音像檔案的規(guī)范化管理

廣電機構(gòu)加強音像檔案規(guī)范化管理，既要重視存儲介質(zhì)、庫房改造等硬件設(shè)備建設(shè)，又要建立專門的規(guī)章制度，改善軟環(huán)境，缺一不可。

強化硬件：數(shù)字化存儲+網(wǎng)絡化傳輸。與傳統(tǒng)介質(zhì)相比，數(shù)字化技術(shù)簡化了音像資料的存儲、檢索和使用，它把音像檔案以數(shù)據(jù)信號的形態(tài)存儲在媒介中，具有存儲量大、安全性高、格式統(tǒng)一等優(yōu)點，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地調(diào)用檔案信息。廣電機構(gòu)可以將節(jié)目管理作為建立統(tǒng)一管理平臺的切入點，整合出節(jié)目流轉(zhuǎn)的最佳工作流程方式，并由此實現(xiàn)資源共享，逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理。

對于廣播電視機構(gòu)的生產(chǎn)運營來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲，更重要的是為電視節(jié)目的生產(chǎn)服務。電視媒體檔案管理系統(tǒng)必須是一個能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、全面的網(wǎng)絡管理體系。在節(jié)目的采編過程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統(tǒng)上直接查閱音像檔案，進行直觀的節(jié)目采編；另一方面可以利用原有的計算機軟件管理系統(tǒng)檢索、調(diào)用所需數(shù)字節(jié)目素材。數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡化傳輸，能提高業(yè)務部門的工作效率，有利于實現(xiàn)音像檔案的價值增值。如英國 BBC 電視臺在購買紀錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門別類，放在“藝術(shù)畫廊”網(wǎng)站上銷售，價格比成品節(jié)目高出數(shù)倍。

優(yōu)化軟件：制度建設(shè)+規(guī)范管理。當前，我國社會處于重大轉(zhuǎn)型時期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規(guī)范化改革，因此，廣電機構(gòu)檔案管理方式，必須盡快轉(zhuǎn)變到以依法管理為主的軌道上來。2001年12月25日國務院了修改后的《音像制品管理條約》，這是建國以來專門針對音像制品制定的管理條約，是廣電機構(gòu)進行音像檔案管理的法律依據(jù)。

各級廣電機構(gòu)必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統(tǒng)計鑒定等方面，建立嚴格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門要對音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統(tǒng)一的規(guī)范標準，根據(jù)實際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規(guī)可依，對不按規(guī)定移交的單位和個人做出必要的處罰。

創(chuàng)新音像檔案管理機制

建立動態(tài)管理機制。傳統(tǒng)音像檔案管理以儲存為基本功能訴求，扮演的是倉庫的角色。音像檔案資料在各個臺和頻道分散管理，導致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動使用，難以達到資源共享，影響廣播影視事業(yè)產(chǎn)業(yè)的長期發(fā)展。

隨著“云”計算、視頻流等新媒體技術(shù)發(fā)展，廣播電視檔案的多種經(jīng)濟價值、社會價值和戰(zhàn)略資源價值越來越受到廣電機構(gòu)的重視。中央電視臺原臺長趙化勇認為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開發(fā)它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產(chǎn)性、效益性為指導的動態(tài)管理機制，深入發(fā)掘音像檔案資料的內(nèi)在價值，形成廣電媒體新的收益增長點，是廣電機構(gòu)檔案管理部門工作的根本出發(fā)點。

建立科學管理機制。音像檔案的科學化管理建立在統(tǒng)一的數(shù)字存儲和網(wǎng)絡平臺之上。在軟環(huán)境上，需要建設(shè)統(tǒng)一的編目標準和科學高效的管理規(guī)范，建立一整套完備的音像檔案管理系統(tǒng)。

對于國內(nèi)的廣電機構(gòu)來說，音像檔案科學化管理不僅局限于資料存儲，更重要的是為集團日常生產(chǎn)經(jīng)營提供資源支撐，是內(nèi)容生產(chǎn)的一個重要環(huán)節(jié)。音像檔案管理系統(tǒng)跟全臺網(wǎng)無縫連通，形成與節(jié)目制作網(wǎng)絡相匹配的網(wǎng)絡體系，理順檔案存儲和使用流程，實現(xiàn)檔案資料邊際效益最大化。美國CNN新聞網(wǎng)就對擁有版權(quán)的音像資料進行科學化管理，實現(xiàn)了音像資料存儲、管理、訪問的數(shù)字網(wǎng)絡化，音像檔案資料的社會價值和經(jīng)濟價值被深入發(fā)掘。

建立集約管理機制。目前，社會化大生產(chǎn)已經(jīng)成為廣播影視產(chǎn)業(yè)發(fā)展的主要模式。隨著產(chǎn)業(yè)分工不斷深入，廣電機構(gòu)必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規(guī)律，完善音像檔案管理體制機制。必須建立健全音像檔案管理的長效機制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學管理、合理利用，減少不必要的非生產(chǎn)性損失。采用統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一標準進行規(guī)范管理，優(yōu)化音像資源配置，實現(xiàn)集約化管理。

實現(xiàn)音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高水平、專業(yè)化的管理人員梯隊。廣電機構(gòu)設(shè)置專門的音像檔案管理部門和崗位，通過上崗培訓和繼續(xù)教育，提高管理人員的業(yè)務水準，建立完善的招錄、培訓、上崗、考核機制，并通過多種方式提高檔案管理人員素質(zhì)。

（作者單位：杭州文廣集團）

欄目責編：黎　莉

參考文獻：

1.徐衛(wèi)紅：《對廣播電視檔案信息化建設(shè)的思考》，《上海檔案》，2010（11）。

2.鄒利群：《新形勢下檔案工作的難點及對策》，《湖北檔案》，2007(07)。

篇2

目前，高職的科研管理工作僅停留在要求項目開展與管理同時進行的狀態(tài)，對科研材料的歸檔工作要求相對滯后。一個科研項目的完成歷時較長(2至3年)，涉及范圍廣、參與人員多，涉及資料龐雜，造成科研檔案材料形成周期長的現(xiàn)實，再加上項目的進展過程中形成的資料內(nèi)容會發(fā)生一定的變化，檔案材料的形成也就難以產(chǎn)生連續(xù)性，最終歸檔材料往往不夠全面、不夠完善。國務院的《科學技術(shù)檔案工作條例》明確規(guī)定要“達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求”。所以一是在科研管理工作與科研工作每個環(huán)節(jié)緊密結(jié)合起來的基礎(chǔ)上，把科研檔案的建檔工作也與之緊密結(jié)合起來，走邊研究、邊管理工作、邊建檔三者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路。具體為:確定項目負責人主持、立卷、歸檔責任為項目工作任務之一，發(fā)揮項目組在材料的形成、收集、立卷等檔案工作中的主動性、積極性。及時完善科研檔案收集整理工作，將科研活動每個階段的文件資料都收集齊全。為促進工作開展，可在校內(nèi)每年進行考核評比，對科研檔案搞得好的項目組進行適當獎勵，對檔案質(zhì)量未達標的項目限期整改甚至不予以結(jié)題、申報獎項。二是理順好科研工作管理部門、高職學校檔案管理部門、科研檔案形成單位之間的工作關(guān)系，形成一個相互配合、相互滲透的聯(lián)合體，明確各自工作職責任務，建立合理的歸檔秩序，提高歸檔質(zhì)量和效率，保障科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高職科研檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化道路。以威海職業(yè)學院為例，科研檔案的管理工作就放在科研處這個科研管理部門進行，這樣較好保證了科研檔案歸檔的完整及時。

(二)實現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化管理，升級檔案的交流傳播方式與途徑

科研檔案的數(shù)字化發(fā)展是檔案管理的必由之路，傳統(tǒng)的檔案交流方式與途徑不再適應科研檔案新的發(fā)展需求，高職院校由于起步較晚，對這一塊的關(guān)注與投入力度不大，不過船小好掉頭，為了盡可能地開發(fā)利用科研檔案資源的潛在價值，必須進行數(shù)字網(wǎng)絡平臺建設(shè)，在不涉及知識產(chǎn)權(quán)的前提下，把傳統(tǒng)紙質(zhì)科研檔案電子化，提供便捷途徑，擴大受眾范圍，實現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡化利用，這亦是大勢所趨。數(shù)字網(wǎng)絡平臺不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好服務渠道。將傳統(tǒng)的查閱、外借、報道、展覽、檢索等利用數(shù)字網(wǎng)絡平臺來解決，最大限度地解決了科研檔案信息資源的及時流通，傳遞最新科研動態(tài)，避免某一技術(shù)范疇的科研工作的重復進行，更好地服務于高職院校的科研工作。

(三)編研開發(fā)科研檔案信息資源，在內(nèi)部形成有效分享，避免科研資源的浪費與重復

一方面，對科研檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案管理工作的拓展與深化。科研檔案中一部分反映學院科研技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀與歷史，具有紀錄性質(zhì)、憑證性，這是檔案得以保存的一個理由，但是科研檔案保存的更重要的原因卻是因為它的利用價值，即成果性，成果性是科研檔案開發(fā)利用的根本原因。另一方面，高職院校科研檔案工作者在不違背知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)情況下，可根據(jù)客觀實際需要，利用科研檔案實體，就某一專題進行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的語言、新的體例匯編成相對集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案動態(tài)化，供全?？蒲泄ぷ髡邊⒖?，以充分發(fā)揮高職科研檔案在一定范圍內(nèi)的有效交流傳遞功能，從而避免科研成果分散化、零星化、不能有效整合分享的局面。

(四)深化服務形式，為科研成果及早轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力構(gòu)建橋梁

隨著科技成果轉(zhuǎn)讓機制和技術(shù)市場的形成，高職科研檔案所有權(quán)轉(zhuǎn)讓成為科研成果開發(fā)利用的重要方式。而目前，科技成果轉(zhuǎn)化率不高，科技成果不能及時轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，原因之一就是科技供求信息不暢。高職院校檔案工作者要結(jié)合學?？蒲刑攸c，積極參與技術(shù)市場和信息市場活動，促進與社會的橫向經(jīng)濟聯(lián)系及經(jīng)濟技術(shù)交流。在建立有效的檢索系統(tǒng)、做好科研檔案的著錄基礎(chǔ)上對檔案中科研成果涉及的先進技術(shù)、工藝方法、新發(fā)現(xiàn)等以目錄、簡介、文摘等形式，定期或不定期向社會相關(guān)部門、企業(yè)進行交流報道。并配合學院為技術(shù)咨詢、轉(zhuǎn)讓、成果開發(fā)等提供必要的檔案材料，及時為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動科技成果轉(zhuǎn)化。

(五)結(jié)語

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一、一標單位在6月底前完成復查準備工作，7月迎接區(qū)檔案局檢查，市檔案局檢查的具體時間將由市檔案局決定后，檔案局電話通知各單位。

二、二標和三標單位在8月底前完成復查準備工作，9月迎接區(qū)檔案局檢查，年底迎接市檔案局檢查。

三、被納入檢查范圍的行業(yè)主管部門以及有下屬機構(gòu)被納入檢查范圍的主管部門，要依法履行《檔案法》所賦予的法律責任，加強對所屬機構(gòu)及本系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)導和監(jiān)督、指導。主管部門在8月底前（一標單位在6月底前）安排時間對其所屬機構(gòu)開展檔案監(jiān)督指導、業(yè)務培訓、組織評比及復查預檢工作，并將檢查指導記錄、通知、簡報、通報等文字依據(jù)于8月底前（一標單位在6月底前）報送檔案局，該文字依據(jù)將同時納入該單位的檔案規(guī)范化管理復查、行政執(zhí)法檢查及2013年年度績效考核內(nèi)容。

1、凡是達三標的單位，下屬單位必須全部建檔；達二標的單位，下屬單位必須全部達三標以上；達一標的單位，下屬單位必須有50%以上的單位達二標以上、其余的單位達三標。

2、下屬單位復查不合格的，主管部門在2013年度績效考核中此項不得分。

3、未對所屬單位、本系統(tǒng)開展監(jiān)督指導、業(yè)務培訓、評比檢查且無文字依據(jù)的，主管部門在2013年度績效考核中此項不得分。

其中，區(qū)教育局抓好所屬學校的檔案工作的監(jiān)督和指導；區(qū)衛(wèi)生局抓好疾控中心、衛(wèi)生監(jiān)督管理、婦幼保健院所的檔案工作的監(jiān)督和指導，區(qū)人力資源和社會保障局抓好社會保障體系（社保、醫(yī)保、失業(yè)保險、就業(yè)）檔案工作的監(jiān)督和指導；區(qū)財政局抓好國庫支付中心的檔案工作的監(jiān)督和指導；區(qū)城管局抓好環(huán)衛(wèi)、河門口公園的檔案工作的監(jiān)督和指導；區(qū)司法局抓好公證處的檔案工作的監(jiān)督和指導；格里坪鎮(zhèn)抓好所屬村、社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導；各街道抓好所屬社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導。

篇4

【關(guān)鍵詞】檔案資料 規(guī)范化管理 方法 發(fā)展

檔案管理工作無論是內(nèi)容還是形式都是企事業(yè)單位的有機組成部分，但是就目前很多部門來說，對檔案管理不夠重視，導致檔案資料的管理非常的混亂，當需要查閱和借閱檔案資料的時候，由于管理的不規(guī)范直接導致檔案資料的殘缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事業(yè)單位的發(fā)展。為此，新形勢下，我們必須重視檔案資料的管理，不斷的創(chuàng)新工作方法，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)提升檔案資料的管理水平，確保檔案資料的管理規(guī)范化，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。

一、思想上給與重視，提升認知水平

在我國，檔案資料的規(guī)范化管理起步較晚，主要原因是對檔案資料的認知不到位，很多的企事業(yè)單位認為檔案資料工作不重要，也沒有直接的價值體現(xiàn)，另外甚至覺得檔案資料的管理如畫蛇添足般，顯得多此一舉，為此，檔案資料管理部門無論是地位、權(quán)利還是工作環(huán)境都較為惡劣，很長一段時間我國企事業(yè)單位的檔案資料管理非常的混亂，沒有專業(yè)的人員管理。為了優(yōu)化檔案資料的管理，提升管理的規(guī)范化程度，首先就要給予思想上的重視和正確的認知。檔案資料管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理活動的有機組成部分，起到的作用也是顯而易見的，特別是在當下，它的作用越來越明顯，為此，在人員聘用和培養(yǎng)上、在設(shè)備采購和管理上，在檔案資料的管理與利用上都要構(gòu)建相應的管理規(guī)范，實現(xiàn)規(guī)范化管理，讓檔案管理發(fā)揮應有的作用和價值。

二、與時俱進，確保檔案資料管理的現(xiàn)代化

隨著社會的發(fā)展，企事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資料越來越多，存在的形式也是五花八門，那么對于不同類型和不同內(nèi)容的檔案資料要分門別類的就行規(guī)范化管理就顯得非常的繁瑣和復雜，為此，當下的檔案資料管理應該與時俱進，不斷的革新管理觀念和管理技術(shù)，提升檔案資料管理規(guī)范化的水平。實現(xiàn)檔案資料管理的現(xiàn)代化是實現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)保障。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡技術(shù)的普及，一些新的檔案資料管理設(shè)備與系統(tǒng)應運而生，為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了一定的技術(shù)保障。為了實現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理，檔案管理部門要革新管理系統(tǒng)，購買一些必備的管理設(shè)備，比如計算機、存儲器、管理系統(tǒng)、錄影機、打字復印機等。在采用計算機網(wǎng)絡化管理的時候，注意檔案資料的安全等。

三、構(gòu)建管理制度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化管理

檔案資料的管理較為繁瑣，管理的環(huán)節(jié)也較多，有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲、借閱、銷毀等，每一個環(huán)節(jié)又牽扯到很多的內(nèi)容，如果不能構(gòu)建一定的管理制度，那么檔案資料的管理操作是很難進行的，所謂無規(guī)矩不成方圓。在檔案資料的管理中，制度是確保管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是最強的力量支持。對于檔案資料的管理制度來說，牽扯到每一個檔案資料的管理環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都應該構(gòu)建齊全的規(guī)范化與科學化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中，要對檔案資料進行詳細的分類，進行編號排序，按照一定的標準進行排版，這樣不但清晰明了的把檔案資料進行了分類，也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如，在檔案資料的查閱和借閱上，要有一定的規(guī)章制度，這樣既能保障檔案資料的安全，又能提升檔案資料的利用效率。

四、提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)，提高檔案資料管理的質(zhì)量

對于檔案資料管理來說，工作是枯燥乏味的，以往由于對檔案資料管理的不重視，幾乎沒有專業(yè)的人員，很多都是兼職人員，在檔案資料的管理中缺乏專業(yè)化的操作與管理勢必會出現(xiàn)很多的問題，也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理，在人員的聘用上也較為寬泛，只要能簡單的操作都可以錄用，而這些人員在工作中又不能實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化與科學化，大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此，要想實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，提升工作人員的素質(zhì)勢在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要，那么實現(xiàn)專業(yè)化的操作與管理就成為大勢所趨，形勢所迫。為此，在檔案資料管理人員的錄用上，要把好關(guān)口，選擇那些專業(yè)能力強，操作能力強，專業(yè)對口的人才。對于檔案管理人員來說，還要對他們進行一定的培訓，這個培訓的內(nèi)容要視工作而定，包括崗前培訓、在職培訓、離職培訓等。在工作中，要檔案資料從業(yè)人員思想上重視自身的工作，正確的看待和認識檔案資料管理的重要性，與此同時引導他們樹立積極的工作態(tài)度和工作熱情，只有這樣他們才會努力工作，提升工作質(zhì)量。

新形勢下，檔案資料的管理越來越重要，我們必須采取有力的措施，革新管理的技術(shù)和手段，提升檔案資料管理的質(zhì)量和利用效率。檔案管理作為企事業(yè)單位管理活動的有機組成部分，應該得到重視，但是檔案資料管理的規(guī)范化是一個長久的系統(tǒng)化工程，它不是一蹴而就的，所以必須實現(xiàn)檔案資料的常態(tài)化管理，只有這樣才能真正的做到檔案資料的規(guī)范化與科學化管理。

參考文獻：

[1]黃雪.如何實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理思路探析[J].黑龍江史志 ，2013，（06）.

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【關(guān)鍵詞】疾控中心；檔案管理；措施

疾控中心檔案一方面記載了疾病預防控制機構(gòu)歷史發(fā)展的過程與現(xiàn)狀，為研究疾病預防控制發(fā)展提供重要參考資料，具有很高的保存利用價值；另一方面疾控中心檔案是民生檔案的重要組成部分，對增進人民群眾身體健康、社會和諧穩(wěn)定具有重要意義，可有效推動疾控事業(yè)的長遠發(fā)展。

一、疾控中心檔案規(guī)范化管理的重要意義

（一）檔案規(guī)范化管理可以有效提高檔案工作者以及領(lǐng)導干部的檔案法律意識。通過對《檔案法》學習、宣傳和貫徹落實，大家意識到從法律的高度來認識和了解檔案工作的性質(zhì)和重要性，大大提高了檔案意識，徹底糾正了以往檔案工作無關(guān)緊要的錯誤觀念。（二）檔案規(guī)范化管理有利于檔案室爭取領(lǐng)導對檔案工作的重視。實行檔案的規(guī)范化管理，疾控中心領(lǐng)導將其納入年度工作目標和議事日程，成立管理工作領(lǐng)導小組，并加大人力、財力和物力投入，為檔案管理工作提供較好的硬件條件，利于檔案工作的開展。（三）檔案規(guī)范化管理可以確保檔案的及時收集、安全統(tǒng)一保管及有效利用。實行檔案的規(guī)范化管理，檔案室進一步健全和完善檔案工作制度、歸檔與不歸檔范圍、保管期限及分類大綱，之前比較分散的資料得到及時收集、整理，以免散失、泄密，檔案收集、保管、利用工作更加規(guī)范化、制度化[1]。（四）檔案規(guī)范化管理有利于實現(xiàn)檔案工作的科技化和信息化。檔案室工作人員將檔案錄入計算機，運用檔案管理專用軟件實現(xiàn)電子公文歸檔，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡平臺可以多渠道、模糊查詢，有效提高了檔案的查全率及查詢率，推動了檔案的數(shù)字化建設(shè)，為實現(xiàn)信息資源共享奠定堅實的基礎(chǔ)。（五）檔案規(guī)范化管理可以增強疾控中心檔案部門的服務功能。檔案的規(guī)范化管理意義重大，但是目前，疾控中心的檔案管理工作并不理想，普遍存在以下現(xiàn)象：管理工作不被重視，設(shè)備不齊全；制度不健全，檔案材料不夠完整；管理模式陳舊，管理人員業(yè)務素質(zhì)及管理水平有待提高；信息利用程度低等。

二、疾控中心檔案管理工作的改進措施

（一）建立健全疾控中心檔案管理體系。1.建立綜合檔案資料管理機構(gòu)，對檔案實行集中統(tǒng)一管理。實現(xiàn)檔案管理工作集中性、統(tǒng)一性有賴于綜合檔案資料管理機構(gòu)的建立，此部門負責收集、保管、整理疾控中心各部門檔案，同時設(shè)立相應監(jiān)督部門，以監(jiān)管指導檢查綜合檔案資料管理機構(gòu)的工作，執(zhí)行國家、省的業(yè)務規(guī)范及法律法規(guī)。根據(jù)《檔案法》、《全國疾病預防控制機構(gòu)工作規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)范及疾控中心的實際情況，制定科學合理的檔案分類大綱、歸檔范圍。2.高度重視，把檔案管理工作列入領(lǐng)導的議事日程，納入疾控中心目標。建議明確一位領(lǐng)導分管檔案工作，協(xié)助解決檔案設(shè)施設(shè)備不齊全、經(jīng)費不足等問題，協(xié)調(diào)各科室收集整理資料，并按時向檔案室移交，立卷歸檔原則落實到各部門工作中，檔案工作納入責任制來考核。3.加強業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)及專業(yè)水平。組織檔案管理人員參加省市檔案業(yè)務人員培訓班，提高管理能力及管理水平。另外，檔案管理人員的職業(yè)操守對管理工作也至關(guān)重要，在提升專業(yè)技能的同時，要培養(yǎng)其恪盡職守、忠誠至上的職業(yè)精神，把檔案的安全性和完整性放在工作的首位，敢于同違反《檔案法》的行為作斗爭。挑選職業(yè)道德高的人才擔任重要的工作，確保檔案管理工作有序進行。（二）加強疾控檔案業(yè)務建設(shè)基礎(chǔ)。1.將檔案人員崗位責任制及其他制度嚴格落到實處，其他制度包括接收制度、整理制度、保管制度、統(tǒng)計制度、保密制度、借閱制度、鑒定制度、銷毀制度等[2]。對疾控中心檔案按照二、三級類目進行分級，對各級類目進行具體分類，并明確檔案歸檔的內(nèi)容及保管期限。通過制度的確立與推行，檔案工作人員在立卷歸檔時可有所依據(jù)，避免盲目性。2.檔案力求準確、完整、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量符合國家標準。檔案工作的每個環(huán)節(jié)都應保證質(zhì)量，文件材料的歸檔率與完整率力達高標準，部門主管負責人簽署歸檔意見后再移交檔案室，以此保證檔案管理整個工作的質(zhì)量。檔案管理部門要做到積極監(jiān)督與指導，對不同科室行文或辦文情況等做到了如指掌，嚴格把關(guān)立卷質(zhì)量，方便日后檔案的移交。3.檔案管理中積極運用現(xiàn)代科學手段?，F(xiàn)代科學技術(shù)不斷進度，廣泛應用于各大行業(yè)，檔案管理也應與時俱進，將陳舊的手工管理轉(zhuǎn)變成電子信息化，儲存方式由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成電子載體，這樣不僅避免了資料的年久丟失，利于永久保存，還有利于檔案信息的便捷利用與開發(fā)。檔案信息化程度影響著管理工作效率的高低，檔案室應配備計算機，選用符合本單位的檔案管理軟件來管理檔案，積極推行檔案的檢索、統(tǒng)計與數(shù)據(jù)對比分析。4.開展好疾控檔案的服務工作，方便大眾查閱。傳統(tǒng)的疾控中心檔案管理工作存在被動性，信息利用率低，基于公共衛(wèi)生環(huán)境的多變性，將傳統(tǒng)的被動服務轉(zhuǎn)化成主動服務，對大規(guī)模的傳染病資料及預防辦法可向社會公開，設(shè)立便民服務窗口，使死檔案變成活信息，服務大眾。

檔案的規(guī)范化、科學化管理不僅是對檔案管理事業(yè)，同時對經(jīng)濟社會的發(fā)展也具有重要意義，隨著我國經(jīng)濟制度和科學技術(shù)的不斷發(fā)展進步，作為檔案管理人員，我們需要有勇氣轉(zhuǎn)變陳舊的工作方式及工作理念，不斷大膽探索和嘗試新的檔案管理辦法，找到最適合現(xiàn)代社會發(fā)展的檔案管理模式，發(fā)揮檔案管理的重要意義，從而促進疾控事業(yè)的科學、穩(wěn)定、有序發(fā)展。

作者:梁樺 單位:迪慶州疾病預防控制中心

參考文獻：

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一、圍繞中心，努力提高檔案工作服務水平。

（一）繼續(xù)推進服務新漁農(nóng)村建設(shè)檔案工作。根據(jù)市委四屆九次全會和全市經(jīng)濟工作會議提出的工作目標，在五年內(nèi)分期分批把182個漁農(nóng)村新社區(qū)建設(shè)成為經(jīng)濟發(fā)展、生活富裕、鄉(xiāng)風文明、環(huán)境優(yōu)美、社會和諧、體制創(chuàng)新的小康社區(qū)。市委、市政府今年已確定20個漁農(nóng)村社區(qū)為創(chuàng)建小康社區(qū)試點，并在漁農(nóng)村實施“創(chuàng)業(yè)工程”、“增收工程”、“文明創(chuàng)建”工程、“平安社區(qū)”工程、“環(huán)境整治”工程和“體制創(chuàng)新”工程等，市檔案局將在去年出臺的《*市漁農(nóng)村新型社區(qū)（村）檔案管理辦法（試行）》基礎(chǔ)上進一步細化《漁農(nóng)村小康社區(qū)檔案管理規(guī)范化創(chuàng)建標準》。各級檔案部門要結(jié)合當?shù)貙嶋H認真做好漁農(nóng)村小康社區(qū)檔案規(guī)范化管理的指導服務工作。

各縣（區(qū)）要加強調(diào)研，密切與有關(guān)部門的聯(lián)系，積極開展創(chuàng)建“全省百個新農(nóng)村示范檔案室”活動，力爭全市有12個社區(qū)（村）檔案室達到創(chuàng)建標準。同時在開展鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案室與便民中心一體化管理試點工作的基礎(chǔ)上，積極開展檔案信息與現(xiàn)行文件資料下鄉(xiāng)進村活動，為漁（農(nóng)）民提供政策法規(guī)和科技信息、文化信息，為構(gòu)建和諧社會服務。

（二）繼續(xù)抓好社會保障檔案工作，全面實施社會保障檔案的規(guī)范化管理。構(gòu)建社會就業(yè)、社會保障、社會救助為一體的大社保體系，是建設(shè)“平安*”促進社會和諧穩(wěn)定的重要內(nèi)容，做好社會保障檔案工作，惠及廣大人民群眾。要根據(jù)省檔案局與省勞動和社會保障廳、民政廳、衛(wèi)生廳聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強社會保障檔案工作的意見》及有關(guān)《檔案管理辦法》的文件精神，加強與相關(guān)部門聯(lián)系溝通，加強監(jiān)督指導，形成齊抓共管的局面，進一步規(guī)范全市最低生活保障、社會保障和新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作。一要正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，做到建檔對象一個不漏，歸檔材料完整齊全、真實準確、安全耐久。二要抓好社保檔案的科學整理與編目工作，使社保檔案管理符合規(guī)范化要求。三要推進社保檔案管理信息化、現(xiàn)代化，督促推動各有關(guān)單位將社會保障檔案管理納入社會保障業(yè)務管理系統(tǒng)中，做好電子文件歸檔管理，實現(xiàn)文檔管理一體化。同時，加快社保檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化步伐，充分發(fā)揮社保檔案信息的效用。

（三）抓好知識產(chǎn)權(quán)保護領(lǐng)域的檔案工作。黨的*屆五中全會和全國科學技術(shù)大會把提高我國的自主創(chuàng)新能力，建設(shè)創(chuàng)新型國家作為“*”時期的重要戰(zhàn)略任務之一，各級檔案部門也要為提高自主創(chuàng)新能力做好服務。今年我們將在調(diào)研的基礎(chǔ)上加強科研單位、特色產(chǎn)業(yè)及品牌建設(shè)檔案工作，突出抓好專利商標等知識產(chǎn)權(quán)保護領(lǐng)域的檔案工作。各級檔案部門要積極開展調(diào)研工作，指導和幫助有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)部門、企業(yè)和科研單位，制定知識產(chǎn)權(quán)檔案管理規(guī)章制度，認真規(guī)范和抓好知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集、管理和開發(fā)利用工作，為提高自主創(chuàng)新能力服務。

二、加強監(jiān)管，全面推進檔案工作依法行政。

（一）建立健全檔案行政執(zhí)法責任制。按照省檔案局、市政府有關(guān)行政執(zhí)法責任制實施的要求，建立健全檔案行政執(zhí)法責任制，明確檔案行政執(zhí)法責任主體，梳理執(zhí)法依據(jù)，明確執(zhí)法范圍，劃分執(zhí)法責任，分解崗位職責，把執(zhí)法責任落實到人，并建立評議考核和責任追究制度。今年，市檔案局將印發(fā)《*市檔案行政執(zhí)法責任制》和《*市檔案執(zhí)法情況報告制度》，規(guī)范和監(jiān)督檔案行政執(zhí)法活動。各縣（區(qū)）要注意研究和解決在貫徹檔案行政執(zhí)法責任制工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，全面推進檔案行政執(zhí)法責任制工作的實施。

（二）加大重大活動、重點建設(shè)項目檔案監(jiān)管力度。

1、規(guī)范重大活動檔案管理。要認真貫徹落實《浙江省重大活動檔案管理辦法》，切實加強重大活動檔案的規(guī)范管理。重點做好“首屆世界佛教論壇”、第四屆中國*海鮮美食文化節(jié)、第八屆中國*國際沙雕節(jié)、第四屆普陀山南海觀音文化節(jié)等節(jié)慶活動的檔案工作，各承辦單位要切實做好重大活動檔案的收集工作，各級檔案部門要加強協(xié)調(diào)，主動介入，確保檔案的齊全完整。今年下半年，省、市檔案局將會同有關(guān)部門開展貫徹落實《浙江省重大活動檔案管理辦法》專項執(zhí)法檢查，以進一步促進重大活動檔案的規(guī)范管理。

2、繼續(xù)加強重點建設(shè)項目檔案管理。各重點項目建設(shè)單位要認真貫徹執(zhí)行《浙江省實施〈檔案法〉辦法》和《浙江省重點建設(shè)項目管理辦法》的規(guī)定，在項目前期工作中把項目檔案工作納入項目管理的“五制”之中，即工程質(zhì)量領(lǐng)導責任制、項目法人責任制、工程招投標制、工程監(jiān)理制度、工程合同管理制度。項目參與單位要認真履行各自職責，將檔案的形成納入建設(shè)項目工作程序，納入工程質(zhì)量日常檢查內(nèi)容，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，對現(xiàn)有檔案資料進行科學管理，實現(xiàn)項目檔案與項目建設(shè)同步。各級檔案部門要主動加強與各有關(guān)主管部門和項目建設(shè)單位的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，繼續(xù)實行重點建設(shè)項目檔案登記、驗收制度，重點做好大陸連島工程、大陸引水二期工程、中遠集團修造船基地項目、六橫煤電一體化項目等事關(guān)*經(jīng)濟社會發(fā)展百年大計的省、市級重點建設(shè)項目檔案工作，加大對重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)管力度，規(guī)范重點建設(shè)項目檔案管理。

（三）扎實推進基層檔案室工作。

1、完善監(jiān)管手段，加強日常監(jiān)督。今年將繼續(xù)實行文件材料歸檔年檢工作，加強監(jiān)管手段，重點檢查各單位各門類檔案的齊全、完整情況，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要發(fā)出限期整改通知書，對不整改的單位依法予以查處，讓機關(guān)檔案年檢工作發(fā)揮執(zhí)法檢查的效應。各檔案室要完善設(shè)施設(shè)備的配置，加強科學管理，確保檔案安全。同時在機關(guān)、團體、企事業(yè)單位繼續(xù)開展檔案工作目標管理認定活動和復查工作。對檔案管理水平降低或管理水平未按新的要求開展工作的單位予以降級或撤銷認定資格，同時責令其限期整改。建立完善監(jiān)管長效機制，進一步推動機關(guān)檔案工作再上一個新臺階。

2、加強培訓，著力提高檔案人員工作能力。結(jié)合新形勢下檔案工作的新要求，圍繞加強檔案隊伍建設(shè)、基層檔案室規(guī)范化建設(shè)和重點工程檔案規(guī)范管理的需要，市檔案局將舉辦不同專題內(nèi)容的檔案業(yè)務培訓班，以著力提高檔案人員工作能力，推進基層檔案室規(guī)范化管理的水平。

三、開拓創(chuàng)新，加快檔案信息化建設(shè)。

（一）加強對檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃。各縣（區(qū)）要將檔案信息化建設(shè)規(guī)劃納入當?shù)卣畔⒒ㄔO(shè)和電子政務建設(shè)的總體規(guī)劃。并聯(lián)系本地實際，制定好“*”檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，

（二）積極推進檔案網(wǎng)絡化建設(shè)。市局在繼續(xù)做好全市檔案網(wǎng)絡化管理軟件試運行工作和重大活動檔案管理等功能模塊設(shè)置完善的同時，今年將在市屬機關(guān)開展檔案網(wǎng)上年檢、移交等試點工作。市、縣（區(qū)）館要啟動《館藏檔案資源建設(shè)系統(tǒng)》網(wǎng)絡管理軟件的應用，開展電子檔案目錄移交、保管、利用、統(tǒng)計等各項業(yè)務工作的網(wǎng)絡管理。同時要積極開展機關(guān)檔案室電子文件、檔案管理方法的探索。制定統(tǒng)一、便于長期保管的電子文件、電子檔案收集、歸檔業(yè)務規(guī)范，啟動進館前電子文件、檔案的數(shù)字化工作。各機關(guān)檔案室要運用網(wǎng)絡管理系統(tǒng)積極開展電子文件、電子檔案的及時收集與積累，并認真做好網(wǎng)上移交。

（三）加快檔案數(shù)字化建設(shè)。市檔案館在繼續(xù)完成館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫的同時，要逐步開展多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)?；I建視音頻采集系統(tǒng)，啟動*市重大活動電視節(jié)目的數(shù)字化采集工作。各縣（區(qū)）檔案館要抓緊完成館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步開展照片檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。并圍繞省檔案局提出的“數(shù)字檔案室工程”要求，積極探索縣（區(qū)）級以上黨政機關(guān)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作。

（四）進一步提高網(wǎng)站質(zhì)量。今年，市檔案局將對黨政網(wǎng)和英特網(wǎng)上的《*檔案信息》網(wǎng)站進行全面更新，由自助式改為自建式。各縣（區(qū)）檔案局要加快網(wǎng)站建設(shè)，認真做好網(wǎng)站容量的擴增、內(nèi)容的擴充以及板塊的更新，使網(wǎng)站的質(zhì)量有明顯的提高。積極爭取在今年的全省檔案信息化建設(shè)評估和優(yōu)秀網(wǎng)站評比中取得好成績。

四、強化基礎(chǔ)，全面提升檔案館功能建設(shè)。

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1.1管理技術(shù)落后及制度不完善

新形勢下，計算機管理技術(shù)已在科研檔案管理中得到運用，是科研檔案管理的重要手段。但從目前現(xiàn)狀上來看，計算機管理技術(shù)在科研檔管理中的運用還不容樂觀，醫(yī)院科研檔案管理的基本手段還是靠手工操作，而計算機管理技術(shù)并沒有在科研管理中真正實現(xiàn)。同時，科研檔案管理部門在檔案信息的開發(fā)利用上對于人力、物力、財力的投入相對較少[1]，并且由于對檔案的檢查與監(jiān)督制度不夠完善，導致了部份檔案丟失或殘缺，而使科研檔案得不到充分的利用與開發(fā)。此外，科研檔案工作與實際工作的相互脫節(jié)又導致了科研檔案的管理制度處于被動狀態(tài)。

1.2科研材料歸檔困難，導致材料不完整

材料歸檔困難是目前醫(yī)院科研檔案管理中存在的主要問題，不僅導致了科研檔案不完整，而且使檔案管理處于失控的狀態(tài)。其主要原因是由于科研檔案沒有專門的管理制度，在檔案的入檔過程中僅按照一般文件管理要求來進行，并沒對科研檔案進行細分，只包括了申請書、立項文件以及科研成果等幾個方面。同時又因為負責人出現(xiàn)責權(quán)不清的現(xiàn)象，對于科研檔案的入檔管理抱著一種無所謂的態(tài)度，部份項目負責人認為入檔是檔案管理員的事，與自已無關(guān)，因此便無法對負責人交檔提出多方面的要求，只能做到項目負責人交什么檔案檔案管理人員就歸什么材料。與此之外，一些項目負責人對于科研成果的知識產(chǎn)權(quán)還不了解，認為科研項目屬于自己產(chǎn)權(quán)，為了技術(shù)保密，而不愿公開科研技術(shù)材料[2]。

1.3科研檔案管理人員意識淡薄

科研檔案管理人員意識淡薄，而導致了科研檔案管理不善，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理人員在管理工作中缺乏主動性，沒有做好科研檔案的收集、整理、歸檔、積累工作，而使科研檔案信息不完整，使檔案不能及時有效的為醫(yī)院科研活動提供信息服務；二是很多檔案管理人員只重視科研成果的申報工作，而不關(guān)心科研檔案的整理、歸檔工作，造成了檔案資料歸檔不及時、散亂、差錯、遺漏等現(xiàn)象[3]；三是醫(yī)學科研人員對檔案管理人員不信任，不愿將檔案資料移交給檔案管理部門，限制了科研檔案的信息共享，沒有得到充分的利用。

1.4缺乏相應的管理條件

科研檔案缺乏相應的管理條件主要由于科研檔案管理人員對檔案的管理工作沒有引起重視，從而導致了科研檔案缺乏規(guī)范化的管理。主要體現(xiàn)在：一是檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓，在檔案整理、歸檔等管理方面不夠?qū)I(yè)，而使檔案得不到高效的管理；二是由于缺乏現(xiàn)代化的管理設(shè)施，而不能對科研檔案進行科學化的編排、利用和長期保存，這對于科研成果的開發(fā)、利用帶來了很大的難度，嚴重影響到了科研檔案的立卷工作。

2.加強科研檔案規(guī)范化管理的對策

2.1提高科研檔案管理技術(shù)

新時期醫(yī)院科研檔案的規(guī)范化管理是把現(xiàn)代科學的管理方法及管理手段相結(jié)合應用在科研檔案管理工作中，使科研檔案的管理工作更具有科學化、自動化和規(guī)范化，以方便科研檔案的檢索和利用，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。因此，醫(yī)院應重視檔案管理的硬件設(shè)施，有效的改革傳統(tǒng)的管理手段及管理技術(shù)，將現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術(shù)合理的運用到科研檔案的管理工作中，以完善檔案資料的整理、收集、歸檔工作，使科研檔案管理質(zhì)量及效率符合現(xiàn)代化管理的要求，才能為科研檔案的檢索、利用、開發(fā)及信息共享創(chuàng)造更好的條件。

2.2創(chuàng)新管理機制，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

使科研檔案管理工作實現(xiàn)高效率，為使醫(yī)院科研檔案得到可持續(xù)發(fā)展，應不斷豐富科研檔案信息并建立完善的科學管理體制，構(gòu)建一套由院長-檔案管理委員-檔案管理機構(gòu)-科研檔案管理人員為主的科研檔案管理系統(tǒng)[4]，以實現(xiàn)科研檔案的集中統(tǒng)一管理，這是科研檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的根本保證，也是檔管管理工作發(fā)展中的必然趨勢。醫(yī)院對科研檔案實行統(tǒng)一集中管理，首先是要制定科研檔案管理人員行為規(guī)范的規(guī)章制度。并按照相關(guān)的規(guī)范制度進行多方面培訓，努力提高科研檔案管理人員自身的管理水平、增強科研檔案管理人員的職業(yè)意識及工作責任心，使醫(yī)院科研檔案在收集、整理、開發(fā)、利用、統(tǒng)計、保密、移交以及銷毀的工作中能更加規(guī)范、到位。為了調(diào)動科研檔案管理人員的工作責任心，可建立獎懲制度來使科研檔案管理人員高度重視科研檔案的管理工作。以此來確?？蒲袡n案管理人員能切實做好科研檔案的管理工作。

2.3創(chuàng)新管理理念，提高管理水平

科研檔案的創(chuàng)新管理理念需要科研檔案管理人員進一步解放思想，更新管理理念，培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理意識，以現(xiàn)代化的管理技術(shù)來創(chuàng)新科研檔案的管理手段、管理制度，不但能提高科研檔案管理水平，使檔案管理工作與醫(yī)院的發(fā)展與時俱進，還能充分發(fā)揮出檔案管理的重要作用，實現(xiàn)了檔案自身價值。此外，科研檔案的創(chuàng)新管理不僅能做好科研檔案信息的開發(fā)與編研工作，還能在醫(yī)院開展醫(yī)學研究過程中為科研人員提供多方面的科研信息資料，這樣有效避免了人力、物力、財力上不必要的浪費，同時也減少醫(yī)學研究過程中出現(xiàn)的重復、迂回現(xiàn)象，另外，通過創(chuàng)新管理可以更好對科研檔案進行綜合和歸納，能為醫(yī)院作出相關(guān)決策提供更可靠的依據(jù)，從而能使科研人員作出正確的判斷。特別是對醫(yī)療科研成果的科學管理，在檔案資源利用的過程中可以為疾病的診斷與治療提供準確的依據(jù)，可直接使患者受益，這樣也體現(xiàn)了科研檔案信息的社會經(jīng)濟效益。

2.4強化科研檔案人員的管理意識

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我們的首要任務就是認真學習和分析評審標準，把握好每一項的評審內(nèi)容，并對照本單位的檔案工作情況進行自檢并打分。做好自查自檢工作，摸清了自己的家底，找到了得分點與扣分點，也就找到了單位檔案工作的優(yōu)勢與不足。之后，就需要對優(yōu)勢進行保持和發(fā)揚，并將其作為自己的亮點；同時重點分析和總結(jié)扣分原因，進行完善和整改。整改過程中，必須特別注意評審標準中帶“*”的標注為必須達到的項目。

二、查缺補漏，收集整理認定材料

（一）建立健全組織制度

1.調(diào)整檔案管理網(wǎng)絡領(lǐng)導小組1995年，云南省地震局建立了以分管檔案工作的一名副局長為組長、主管局檔案工作的辦公室主任及負責檔案工作的防災所副所長為副組長、各部門專兼職檔案員為成員的檔案工作網(wǎng)絡，并進行了職責分工。隨著機構(gòu)、人員的調(diào)整，原有的檔案工作網(wǎng)絡已不能適應目前的工作需要。2014年，云南省地震局辦公室對檔案管理網(wǎng)絡工作小組進行了調(diào)整，由分管檔案工作的局領(lǐng)導擔任組長，分管檔案工作的局辦公室領(lǐng)導及信息中心領(lǐng)導擔任副組長，負責全局檔案管理工作；信息中心情報信息部專職檔案員負責檔案的資源管理、對兼職檔案員進行檔案專業(yè)技術(shù)技能的指導以及檔案日常業(yè)務工作的監(jiān)督；兼職檔案員負責所在單位的檔案收集、整理、立卷、移交工作，確保歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)、安全。我局此次檔案管理規(guī)范化認定工作的順利完成，也得益于這樣一個完善的檔案工作網(wǎng)絡，在認定工作中，我們得到了工作小組所有人員的大力支持和幫助。大家的共同努力，是我局順利通過認定的推進力。2.編制云南省地震局檔案管理工作制度匯編由于地震部門檔案工作的特殊性，我局以前均參照中國地震局印發(fā)的《機關(guān)文件材料歸檔范圍》和《機關(guān)文書檔案保管期限的規(guī)定》進行文書檔案的歸檔工作。2014年，按照評審標準的要求，為正確界定云南省地震局各級機關(guān)文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，結(jié)合我局實際情況，我們編制了云南省地震局《機關(guān)文件材料歸檔范圍》及《文書檔案保管期限的規(guī)定》。同時，重新修訂了檔案工作收集、整理、鑒定、利用、庫房管理等各項規(guī)章制度及云南省地震局檔案管理細則，使其更符合新形勢下檔案工作的需要。

（二）開展文書檔案鑒定工作

2014年，我局調(diào)整了原有的檔案鑒定工作領(lǐng)導小組，并對室藏到期文書檔案進行了鑒定。鑒定小組本著就高不就低的原則，按照《云南省地震局檔案鑒定與銷毀制度》對1999-2003年的10年期文書檔案逐份、逐頁進行了審查，共清理失去保存價值的文件1661份，并編制了檔案鑒定工作報告和檔案銷毀清冊，對銷毀的檔案和抽出重組的文件做了詳細說明，有效的優(yōu)化了庫藏結(jié)構(gòu)。

（三）更換檔案裝具

云南省地震局檔案室保存了1964年至今的文書、科技檔案，時間跨度較長，有相當一部分檔案盒為塑料制品，盒上裝有大量鐵扣，極易腐蝕損壞盒內(nèi)的檔案文件，并不符合現(xiàn)在的檔案管理規(guī)定。加上歷經(jīng)數(shù)次檔案庫房的搬遷，致使大量的檔案盒、卷在搬遷中在嚴重破損，急待更新。我局充分利用此次認定工作的契機，訂購符合檔案管理規(guī)定的無酸紙檔案盒，對原有檔案裝具進行更換和完善。5月份，檔案室全體人員全力以赴，對3000余卷檔案舊盒進行更換。在更換過程中，不斷強化檔案管理人員的崗位職責意識、安全意識和保密意識，全面提高了大家的工作積極性和主動性，增強了對檔案規(guī)范化管理工作重要性的認識。通過更換檔案裝具，實現(xiàn)了我局檔案的整理規(guī)范化，延長了檔案的使用壽命，為逐步實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理工作水平奠定了基礎(chǔ)。

（四）檔案信息化建設(shè)

2014年，中國地震局辦公室組織開發(fā)了“中國地震局文書檔案管理系統(tǒng)”，旨在推進文書檔案信息化工作，提高文書檔案管理和利用效率，實現(xiàn)地震系統(tǒng)文書檔案的統(tǒng)一歸檔、分權(quán)限查詢。我局積極配合中國地震局推進此項工作，檔案室根據(jù)工作需要提交了檔案數(shù)字化建設(shè)方案，并申請了專項資金用于設(shè)備購置及檔案數(shù)字化整理及加工，力爭在2016年完成云南省地震局檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。同時，我局積極配合云南省檔案局進行數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)工作，按要求落實相關(guān)設(shè)備和輔助軟件，及時做好“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的安裝實施工作。

三、認真準備評審會議

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一、人事檔案管理工作之重要性

人事檔案記錄著個人信息，是部門單位選用人員的依據(jù)，對個人工作及生活影響深遠。人事檔案不僅記錄了個人各方面的經(jīng)歷情況，還是個人品質(zhì)、能力的重要憑證，個人的勤、績、廉、德、能等信息皆于其中有所反映。人事檔案管理工作做得好不好，對于人力資源開發(fā)具有重大意義。另外，人事檔案在基層人員干部選拔、評優(yōu)評獎中皆具參考意義。而人事檔案管理工作之優(yōu)劣，將對基層員工之工作質(zhì)量與效率產(chǎn)生深遠影響。同時，人事檔案管理還是衡量基層單位、部門干部職工工作水平與能力的重要標志。因而，做好人事檔案管理工作，及時收集、整理、保存人事檔案資料，利用好檔案資源，才能夠進一步推動基層單位工作的高效開展，發(fā)揮基層人才的最大作用。

二、如何優(yōu)化基層人事檔案規(guī)范化管理

（一）提高領(lǐng)導干部對人事檔案管理的認識。檔案工作往往見效慢，容易受到基層領(lǐng)導干部的忽視。要想充分發(fā)揮人事檔案管理工作的效用，實現(xiàn)規(guī)范化的管理，需要基層單位領(lǐng)導對人事檔案工作引起高度重視，并提供一定的支持，這是做好人事檔案管理工作的重要前提。基層單位領(lǐng)導應提高認識，將人事檔案管理工作作為日常管理事務來對待，將其納入議事日程，組建領(lǐng)導小組定期督查、指導該項工作，形成“主要領(lǐng)導重視抓、分管領(lǐng)導負責抓、檔案人員具體抓”的良好格局，保障該項工作責任到人，高效開展。

（二）建立健全人事檔案管理制度?？茖W合理制度是干好基層人事檔案管理工作的保障。人事檔案管理工作紛繁復雜，特別是基層人事檔案管理內(nèi)容多而雜，煩瑣細碎，若缺乏制度的約束，將會使工作變得無據(jù)可依，無章可循，也難以調(diào)動檔案工作者之工作積極性。因而，需建立健全人事檔案管理制度，包括對文件的歸檔借閱、收集整理、核對保管、傳遞轉(zhuǎn)調(diào)等工作做好制度指導，使檔案管理人員嚴格按照制度辦事，避免人事檔案損壞、遺失等現(xiàn)象的發(fā)生。為避免重復工作，提高工作效率，還需對檔案的分類管理、加工裝訂、編排存放等工作進行嚴格規(guī)范，以利于檔案的便捷查閱和操作，提升檔案管理服務水平。此外，基層單位還需建立符合本單位實際的人事檔案管理考核制度，對人事檔案管理工作進行定性、定量的考核指導，實施動態(tài)化管理，進一步規(guī)范人事檔案管理工作。

（三）提升基層人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。基層人事檔案部門要想實現(xiàn)規(guī)范化管理，還需要提升檔案工作人員的素質(zhì)，打造一支專業(yè)化人才隊伍。具體而言，基層單位需選拔一批具有高度責任意識、工作細心認真、忠于職守、具有保密意識并掌握人事檔案管理專業(yè)知識的人才從事基礎(chǔ)人事檔案管理工作，并為其提供學習及培訓的機會，使之與時俱進，掌握先進的理論知識和專業(yè)技能，更好地做好該項工作。另外，基層檔案管理人員還要加強制度學習，增強法律意識，并定期開展業(yè)務交流會，促進檔案人員相互學習，共同進步，以提升其綜合素養(yǎng)。（四）加強對人事檔案的保密管理。保密工作是基層人事檔案管理的重要內(nèi)容，貫穿于人事檔案收集、存檔、整理、利用的每一環(huán)節(jié)，是確保檔案信息安全的有效手段。人事檔案管理部門應提高員工對檔案工作的認識，嚴格規(guī)范工作流程，對于單位職工重要的個人資料及內(nèi)容要認真保存，避免職工隱私及秘密泄露，確保單位工作的有序開展，提升單位公信力。此外，對于人事電子檔案應確保網(wǎng)絡環(huán)境安全，有效防范病毒入侵和黑客攻擊，并對檔案進行加密保護，以防信息被篡改和泄漏。

三、結(jié)語

社會的發(fā)展以及人事制度的革新，對基層人事檔案管理工作提出了更高的要求?；鶎尤耸聶n案工作者只有充分認清社會發(fā)展形勢，了解人事檔案管理的重要性，提高工作認識，加強專業(yè)知識學習，才能進一步優(yōu)化人事檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化管理，為基層單位的發(fā)展提供更好的服務。

作者:姜立新 單位:新疆塔里木河流域巴音郭楞管理局博斯騰湖管理處

參考文獻：

[1]李增敏.淺議基層單位人事檔案管理[J].黑龍江史志,2015(4).

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；管理

作為社會發(fā)展的重要保障，醫(yī)院扮演著重要的角色，其影響力與社會地位是不容忽視的。為了提高醫(yī)院的發(fā)展與運行效率，應重視對醫(yī)院基建檔案的規(guī)范性管理，注重對各類檔案信息的保護與珍惜，其是醫(yī)院發(fā)展至今的重要成果與見證，其中都是一些基本性的資料，具有重要的應用價值。當前，由于受到多種因素的影響，使得醫(yī)院基建檔案管理工作受到限制，管理水平大大降低，成為當前所面臨的主要問題。

1 醫(yī)院基建檔案管理的主要特點與重要價值分析

所謂的醫(yī)院基建檔案，就是對某家醫(yī)院基礎(chǔ)性建設(shè)歷史的記錄，其對于醫(yī)院來說，價值是不可評估的，是醫(yī)院發(fā)展與運行、維護與改造的重要依據(jù)[1]。在整個醫(yī)院基建工程實施的過程中，會產(chǎn)生大量的資料與文件，這些資料與檔案信息記錄著整個項目從投資到竣工驗收的整個過程，是未來醫(yī)院發(fā)展與運行的重要基礎(chǔ)和憑證。基建檔案資料具有很強的依據(jù)性與服務性，在醫(yī)院開展維修、拓寬、新設(shè)與改造等任務時，需要結(jié)合前期的基建檔案資料，根據(jù)以往的工程建設(shè)資料來開展后續(xù)施工，旨在實現(xiàn)對醫(yī)院工程項目施工質(zhì)量的控制。

通過對基建檔案特點的有效分析，了解到基建檔案資料具有很高的作用價值與影響力?；n案資料主要記錄著醫(yī)院從建設(shè)、擴建、改造、維修到運行的狀態(tài)，對整個基建項目從開工前的投資到竣工驗收所產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議等資料予以記錄，只有加強對這部分檔案資料的有效管理，才能實現(xiàn)對醫(yī)院經(jīng)濟的推動作用。加強對基建檔案資料的有效管理，能為醫(yī)院未來的發(fā)展、規(guī)劃與建設(shè)提供重要的依據(jù)和條件，能為醫(yī)院的發(fā)展提供良好的建議與憑證[2]，可實現(xiàn)對項目成本的有效節(jié)約。與此同時，在基建檔案中，還記錄著醫(yī)院地產(chǎn)、房產(chǎn)與諸多設(shè)備產(chǎn)權(quán)形成的重要流程，將醫(yī)院相關(guān)資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)關(guān)系進行明確的記錄，其是重要的法律依據(jù)，可為資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的查證、歷史資料查找與經(jīng)濟糾紛等提供重要的依據(jù)和素材。

2 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.I導對檔案管理的重視度不夠

縱觀醫(yī)院的實際發(fā)展狀態(tài)，很多醫(yī)院的領(lǐng)導將工作的重心放在醫(yī)療服務運營方面，缺乏對基建檔案資料的科學性認知，進而導致相關(guān)領(lǐng)導忽視了基建檔案管理工作。且醫(yī)院開展改造與擴建工程時，領(lǐng)導僅僅是以工程質(zhì)量控制為核心，忽視了醫(yī)院基建工程的建造結(jié)構(gòu)與設(shè)計方案[3]，且不注重對基建檔案資料的管理，很多重要的資料被丟棄，盲目的開展擴建與改造任務，導致最終醫(yī)院擴建或改造項目與計劃相悖，施工質(zhì)量更是大打折扣，是對基建檔案認知度與重視度不足的重要表現(xiàn)。

2.缺乏專業(yè)性的檔案管理團隊

醫(yī)院基建工程項目開展的時間較為集中，若想在短時間內(nèi)搜集到大量的資料難度大，這就會對檔案管理人員提出更高的要求與挑戰(zhàn)[4]。從目前檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員較少，專業(yè)人才相對缺失，且很多檔案管理人員都是從其他崗位派遣過來的，對檔案管理的實際流程、操作規(guī)范掌握不當，常常出現(xiàn)檔案收集與整理不及時、檔案管理不科學等多種問題。

3.檔案管理模式相對滯后

目前，縱觀醫(yī)院基建檔案管理實況，了解到醫(yī)院的檔案管理模式相對滯后，再加之很多檔案管理人員都屬于老員工，對計算機操作相對陌生，無法熟練的應用各類檔案管理的電子軟件，仍舊使用手工收集檔案數(shù)據(jù)的方式，耗時耗力，還容易產(chǎn)生錯誤與過失，導致檔案管理效率低下，使得整個檔案管理工作陷入困境。

4.缺乏完善的檔案管理制度

由于很多醫(yī)院的檔案管理制度存在缺失，規(guī)范性差，使得制度形同虛設(shè)，制度的應用價值受到影響，檔案管理不規(guī)范、不合理、違法的行為時有發(fā)生。

3 醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理措施

對于醫(yī)院而言，基建檔案資料很是關(guān)鍵，其是醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的重要基礎(chǔ)，見證著醫(yī)院的發(fā)展史，對醫(yī)院未來的發(fā)展與建設(shè)影響很大。然而，就目前醫(yī)院基建檔案資料管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理水平不高，檔案管理工作缺乏實效性，成為當前亟待解決的關(guān)鍵問題。

1.加強領(lǐng)導對基建檔案管理的重視

為了實現(xiàn)醫(yī)院記建檔案管理的規(guī)范性，首先，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導應給予高度重視，了解到基建檔案對醫(yī)院未來發(fā)展的重要影響。對此，領(lǐng)導應具備前瞻意識，珍惜與醫(yī)院相關(guān)的一切檔案資料，其關(guān)乎著醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)工作，影響著整個醫(yī)院建筑工程的穩(wěn)定性與安全性[5]。醫(yī)院基建類工程所涉及到的內(nèi)容較多，富含的信息量較大，且整個建設(shè)過程相對復雜，技術(shù)含量也相對較高，所耗費的周期長等，是一個系統(tǒng)性的工程。醫(yī)院的基建檔案資料具有記錄性、信息性、歷史性與價值性等特點，其涉及到的范圍較廣，具有很高的保存價值與應用價值，醫(yī)院領(lǐng)導應充分認識到這一點。

2.打造專業(yè)、高素質(zhì)的檔案管理團隊

醫(yī)院基建工程建設(shè)工作，會產(chǎn)生大量的檔案資料，且檔案的表現(xiàn)形式不一，如文本、實物、影像、照片等，必須強化對檔案管理團隊的專業(yè)性建設(shè)，對檔案資料進行專業(yè)性的管理與存檔，是提高基建檔案管理水平的重要基礎(chǔ)?；n案資料的管理，應及時收集和整理大量的檔案資料，做好資料整理與歸檔處理，根據(jù)檔案資料的屬性選擇合適的存檔方式。醫(yī)院應選擇專業(yè)的檔案管理人員，禁止為了節(jié)約人才成本而聘請非專業(yè)或兼職類的檔案管理人員，同時，還要加強對檔案管理人員的有效培訓與管理，要求檔案管理人員具備基本的檔案管理技能外，還要熟練掌握計算機操作技巧，是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范性與科學性的重要條件。

3.建立完善的檔案管理制度系統(tǒng)

為了增強檔案管理的規(guī)范性，應建立完整的檔案管理制度，應根據(jù)以往檔案管理不良案例提出針對性的解決措施，通過規(guī)范相關(guān)人員的行為來提高檔案管理的科學性。例如，在以往的醫(yī)院基建檔案管理中，部分檔案管理人員利用職務之便泄露重要的檔案資料，旨在從中獲取暴利。面對此項問題，應在檔案管理制度中明確指出，對檔案管理人員予以辭退，并吊銷其相關(guān)的職業(yè)資格證書。情節(jié)更為嚴重的行為，應交由相關(guān)執(zhí)法部門，旨在追究檔案管理人員的法律責任。

4.實現(xiàn)檔案管理模式的信息化建設(shè)

為了提高檔案管理水平，實現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)代化與科學性，必須對檔案管理模式予以創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，借助計算機這一重要的載體與手段來達到檔案管理的目的。檔案管理信息化平臺的建立，檔案管理人員必須具備高度的安全操作意識，及時對信息化平臺進行升級與更新，做好網(wǎng)站與信息化系統(tǒng)的有效維護，醫(yī)院內(nèi)部高層瀏覽檔案信息可通過內(nèi)部網(wǎng)站，不過需要入登錄名與密碼，且只有內(nèi)部人員才知道，在網(wǎng)絡狀態(tài)下，維護人員應使用防火墻技術(shù)、身份驗證技術(shù)、病毒掃描技術(shù)等，是實現(xiàn)檔案信息安全保護的一項重要措施。

4 結(jié)束語

綜上所述，通過對目前醫(yī)院基建檔案資料的管理現(xiàn)狀來看，相關(guān)領(lǐng)導對檔案資料的重視度不夠，檔案管理團隊缺乏專業(yè)性，檔案管理手段不夠科學化與現(xiàn)代化，導致檔案管理工作的成果不佳，制約著醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)。對此，應加強醫(yī)院基建檔案管理工作的有效開展，重視檔案管理團隊建設(shè)，科學甄選人才，相關(guān)領(lǐng)導應重視基建檔案管理的重要性，還應將一系列信息化元素滲透其中，打造更為完善、高效的檔案信息化管理系統(tǒng)，是提高檔案管理水平的關(guān)鍵所在。

參考文獻

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[2]黃新金. 醫(yī)院基建檔案的規(guī)范化管理分析[J]. 企業(yè)改革與管理，2016，09：208+206.

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