導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理具體流程，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞:檔案管理;知識管理;相關(guān)問題

知識管理這種管理方法就是利用各種知識進(jìn)行管理，將已有的知識進(jìn)行保存，在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關(guān)系，在檔案管理中知識管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領(lǐng)域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創(chuàng)新能力得到提升，從而在社會發(fā)展的過程中實現(xiàn)自我價值。

一、知識管理的特征和核心

(一)知識管理的定義。知識管理在當(dāng)今的管理領(lǐng)域中屬于創(chuàng)新管理，當(dāng)前還沒有得到廣泛的認(rèn)可。以網(wǎng)絡(luò)的定義為基礎(chǔ)，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創(chuàng)造過程、知識應(yīng)用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。(二)知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進(jìn)行利用，從而提高組織自身的創(chuàng)新能力和應(yīng)變能力，使組織在激烈的競爭當(dāng)中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權(quán)力和責(zé)任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發(fā)揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內(nèi)部建立學(xué)習(xí)型組織。(三)組織知識管理的核心。實現(xiàn)組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進(jìn)行全面的收集和科學(xué)的分類，對于各種相關(guān)的知識進(jìn)行共享，促進(jìn)知識創(chuàng)新，并且不斷實現(xiàn)知識增值，這樣才可以提升組織的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。知識管理的核心就是建設(shè)有關(guān)知識運用和創(chuàng)造的組織，知識是組織重要的戰(zhàn)略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴(yán)格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發(fā)揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關(guān)新知識共享的機制。組織為服務(wù)對象提供的產(chǎn)品和服務(wù)當(dāng)中也要蘊含著知識，在組織的實際經(jīng)營管理模式當(dāng)中利用知識管理，創(chuàng)新組織管理。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

(一)信息化環(huán)境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現(xiàn)檔案實體數(shù)字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務(wù)。利用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現(xiàn)檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務(wù)質(zhì)量提高，使檔案管理具備寬廣的發(fā)展空間。檔案管理不斷發(fā)展，需要建立信息化知識管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創(chuàng)造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。(二)檔案管理工作存在的問題。針對當(dāng)前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質(zhì)比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護(hù)的意識，沒有制定具體的保護(hù)政策和措施。除此以外，檔案人員的學(xué)歷和專業(yè)技能方面的素質(zhì)也需要得到加強，切實改進(jìn)檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當(dāng)前檔案工作的硬件設(shè)備比較差，相關(guān)的設(shè)施也沒有配備齊全，需要改進(jìn)庫房環(huán)境。

三、檔案管理中知識管理的應(yīng)用

(一)細(xì)化檔案管理保管過程。在網(wǎng)絡(luò)化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細(xì)化。在檔案管理中，基礎(chǔ)工作是檔案的保管，在傳統(tǒng)的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關(guān)于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進(jìn)行查詢，如果需要查閱的內(nèi)容包含在內(nèi)，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。上述的管理方法比較落后，當(dāng)前我國辦公自動化技術(shù)不斷得到普及，開始廣泛的利用網(wǎng)絡(luò)信息存取技術(shù)，檔案管理細(xì)化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術(shù)方法等各個單元。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)通信實現(xiàn)知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當(dāng)中存在的問題進(jìn)行挖掘，并研究解決，從而促進(jìn)檔案信息資源得到更加深入的開發(fā)。(二)再造檔案管理業(yè)務(wù)流程。實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的再造就是再設(shè)計組織當(dāng)中的工作流程和程序。再造檔案管理業(yè)務(wù)流程，以文件生命周期設(shè)計為基礎(chǔ)，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統(tǒng)的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進(jìn)組織的文件檔案工作實現(xiàn)一體化，統(tǒng)一設(shè)計業(yè)務(wù)流程。這個流程當(dāng)中包括文件的生產(chǎn)、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務(wù)功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發(fā)展，檔案管理部門需要在自身的管理當(dāng)中利用知識管理新技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，更多的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，使其作為強大的支撐，引進(jìn)各種現(xiàn)代化的工作方式，從而實現(xiàn)有序化的檔案管理。(三)拓展檔案的管理職能。不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉(zhuǎn)變職能，首先需要實現(xiàn)知識的歸納，并且大力開發(fā)檔案知識，從而針對檔案管理實現(xiàn)智能化的服務(wù)，可以共享檔案知識資源，這就需要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規(guī)劃為基礎(chǔ)，將檔案管理職能進(jìn)行完善。轉(zhuǎn)變職能的同時也要轉(zhuǎn)變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。(四)強化檔案管理人員的修養(yǎng)。當(dāng)前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業(yè)技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業(yè)培訓(xùn)不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進(jìn)行運作，需要將檔案管理技術(shù)進(jìn)行更新，定期培訓(xùn)檔案管理人員，加強繼續(xù)教育，領(lǐng)導(dǎo)需要更多的利用鼓勵政策，創(chuàng)造出互利的氛圍，可以使員工之間進(jìn)行情景演練，使員工可以產(chǎn)生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。在日后的工作當(dāng)中更好的利用最新的管理模式，有效的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)和檔案管理知識。

當(dāng)前我們正處于知識經(jīng)濟(jì)的時代，檔案工作應(yīng)該明確傳統(tǒng)管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現(xiàn)創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理和知識管理，科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進(jìn)檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進(jìn)行下去。

作者:郭璐 單位:呂梁教育學(xué)院

參考文獻(xiàn):

［1］鄧堯偉．會計師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及相關(guān)問題探討［J］．檔案學(xué)通訊，2013(4):86－89．

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［3］盧愛鳳．信息化條件下檔案管理中的相關(guān)問題及未來趨向［J］．中外企業(yè)家，2016(14):200+202．

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1.建立檔案館

“檔案館”是指具有一定專業(yè)人員和固定設(shè)施配備的獨立機構(gòu)，將高校檔案管理專業(yè)化，使之成為并行于學(xué)校管理而又單獨存在的管理機構(gòu)。檔案館的建立過程中要注重兩個方面的要求：一方面，人員配備要專業(yè)。檔案管理工作人員，既要精通專業(yè)知識，又要有管理經(jīng)驗，可通過人才招聘的形式，競爭上崗。另一方面，硬件要齊全。合理建設(shè)檔案館硬件配置，如成立“檔案管理工作室”、購進(jìn)相關(guān)機械設(shè)備等。在保證一定物質(zhì)需求的前提下，建立完善的檔案管理體制，以促進(jìn)檔案管理工作的開展。

2.強化精細(xì)化管理意識

強化相關(guān)工作人員的精細(xì)化管理意識，統(tǒng)一思想，明確檔案館精細(xì)化管理的實質(zhì)和目標(biāo)。深化各級領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行人員的精細(xì)化管理思想，在全員接受認(rèn)同的情況下，統(tǒng)一思想認(rèn)識和觀念，使檔案館切實做到管理精準(zhǔn)細(xì)化、服務(wù)精耕細(xì)作、技術(shù)精益求精，從而更為細(xì)致的服務(wù)于各項教學(xué)工作，促進(jìn)校園發(fā)展。

3.完善管理機制，規(guī)范操作行為，細(xì)化管理制度

高校檔案精細(xì)化管理使檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化、個性化。完善管理機制，規(guī)范操作行為，細(xì)化管理制度，就要求制定具體的系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程，明確各崗位職責(zé)，劃分責(zé)任，實現(xiàn)崗位、程序間的統(tǒng)一和互動，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的高校檔案管理系統(tǒng)。

而一個系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，必須有相應(yīng)的管理制度作為保障。高校檔案管理制度主要由五部分構(gòu)成：一是相關(guān)法律法規(guī)。由國家相關(guān)部門頒發(fā)、制定針對高校檔案管理的工作目標(biāo)、工作途徑以及工作方法等，包括管理機構(gòu)和業(yè)務(wù)部門的設(shè)置原則、職責(zé)劃分、隸屬關(guān)系、權(quán)力范圍和材料編制等。二是崗位制度。此項制度應(yīng)包括對館長、副館長和館員的崗位要求、職責(zé)認(rèn)定、權(quán)力范疇等多項內(nèi)容的說明，以此為標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案管理工作的正常開展。三是行政管理制度。行政管理事務(wù)主要包括獎懲措施、考評標(biāo)準(zhǔn)、晉升條件、設(shè)備使用準(zhǔn)則、經(jīng)費申請程序等，并依據(jù)人、物、財、環(huán)境等進(jìn)行細(xì)致劃分，制定相應(yīng)的管理制度，切實做到有據(jù)可查，規(guī)范操作行為。四是業(yè)務(wù)流程制度。它是指針對具體的業(yè)務(wù)操作流程制定的行為標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋了日常教學(xué)情況、教研成果、校園規(guī)劃、測試結(jié)果、人文歷史、資金投入等相關(guān)文獻(xiàn)的收錄、編輯、整理工作。由于高校檔案的多樣性和可連續(xù)性，需要工作人員投入更多的精力和時間開展該項工作，因此業(yè)務(wù)流程制度在管理制度當(dāng)中占有較重的分量。五是利用服務(wù)制度。檔案館建設(shè)的最終目的是服務(wù)于實際，制定服務(wù)制度，應(yīng)從兩個方面著手：一方面，明確查閱者的權(quán)力和義務(wù)，解除檔案館神秘不可侵犯的錯誤思想，公示檔案館職責(zé)，以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。另一方面，制定工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以服務(wù)至上為根本，統(tǒng)一派發(fā)工作制服，提高人員素質(zhì)，使高校檔案管理專業(yè)化，以求更好的解決實際問題。

4.加強信息化建設(shè)，科技引領(lǐng)管理潮流

相對傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，信息化檔案管理具有傳輸速度快、存儲空間大、可保留時間長、易管理、易查詢等特點，因此，信息化成為完善現(xiàn)代高校檔案管理的必要途徑，以先進(jìn)科技為輔助手段，精益化檔案管理方式，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)從以下幾點入手。

（1）增強相關(guān)人員信息化建設(shè)緊迫感，促進(jìn)形成信息化建設(shè)責(zé)任意識

隨著高校檔案種類和數(shù)量的不斷增長，傳統(tǒng)的手工記載方式已不能滿足現(xiàn)代高校對檔案分類、編排、檢索、更新等各方面的要求，出現(xiàn)了管理過程繁瑣、查找速度慢、準(zhǔn)確性差等眾多問題。因此實現(xiàn)高校檔案管理信息化顯現(xiàn)的尤為迫切，各級管理者應(yīng)引起充分的重視。同時，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識，鼓勵他們積極參與各項信息化建設(shè)研討工作，聽取各方面意見，制定相應(yīng)的建設(shè)計劃，以促進(jìn)高校檔案管理的進(jìn)步，從而全方位推動校園建設(shè)和教育事業(yè)的發(fā)展。

（2）加大高校檔案信息化管理的建設(shè)投入

依據(jù)學(xué)校資源狀況，將高校檔案信息化管理建設(shè)納入學(xué)?；椖?，合理分配建設(shè)投入比率，制定精細(xì)化的建設(shè)計劃。信息化管理的建設(shè)投入應(yīng)包括“軟件”建設(shè)投入和“硬件”建設(shè)投入兩個方面。其中，“軟件”建設(shè)投入是指相關(guān)管理人員的培訓(xùn)和技術(shù)交流。在此過程中，校方應(yīng)定期或不定期的組織管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)、同行技術(shù)交流會等，并要求相關(guān)人員做好會后總結(jié)工作，以確保管理者及時更新高校檔案管理理念，改進(jìn)管理機制，提高工作效率及成果?！坝布苯ㄔO(shè)投入是指校方以相關(guān)管理規(guī)定和資金預(yù)算狀況為依據(jù)，所開展的物質(zhì)建設(shè)工作，如機械設(shè)備采購、管理軟件更新、工作室面積擴大等。只有“軟件”、“硬件”兩手抓，合理協(xié)調(diào)兩方面投入配比，堅持兩者并重原則，才能使得高校檔案信息化管理建設(shè)投入利益最大化，實現(xiàn)完善高校檔案管理工作的目標(biāo)。

（3）開設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺

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【關(guān)鍵詞】信息技術(shù) 地勘單位 檔案管理

隨著我國逐漸進(jìn)入到社會化大生產(chǎn)時代，檔案管理的信息量越來越大，并且檔案價值越來越高，所需要管理的檔案內(nèi)容日趨復(fù)雜，從而對地勘單位的檔案管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，信息技術(shù)的應(yīng)運而生不僅能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，還能夠從根本上減少檔案出現(xiàn)遺失等問題，促進(jìn)檔案管理能夠充分的發(fā)揮出智能化以及科技化等優(yōu)勢。

1 信息技術(shù)在地勘單位檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點

信息技術(shù)對于地勘單位檔案管理的作用十分巨大，其能夠有效的改變傳統(tǒng)檔案管理的工作方式，進(jìn)一步實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享和同步處理，提高地勘單位的檔案管理工作的效率和水平。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身具有快速傳遞以及簡單操作等優(yōu)點，電子視圖具有其無法超越的優(yōu)勢逐漸的代替了人工制作。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的普遍應(yīng)用，地勘單位的檔案管理工作逐漸的實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，不僅能夠保障檔案之間保存的有機結(jié)合，還能夠保障相互之間的獨立性，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位檔案系統(tǒng)的管理和運用，充分的體現(xiàn)出信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的優(yōu)勢。地勘單位在進(jìn)行檔案分類的時候也往往會分成傳統(tǒng)的文書、科技以及人事檔案等方式，從而能夠?qū)Ω鱾€管理模塊和流程逐漸的取代，計算機能夠結(jié)合不同類型進(jìn)行分類，保障檔案管理工作能夠適應(yīng)地勘單位的發(fā)展和管理狀況，保障其能夠科學(xué)、合理的開展檔案管理工作。地勘單位的檔案管理人員必須要對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過系統(tǒng)文檔的一體化管理最終實現(xiàn)信息的共享機制，從根本上提高檔案信息的利用率。

2 信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點

2.1 信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化

信息技術(shù)對于檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理具有較大的差異性，信息技術(shù)更多的將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容，從而通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及相關(guān)軟件等對其進(jìn)行科學(xué)、合理的保存，實現(xiàn)檔案管理儲存的數(shù)據(jù)化以及虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理往往以實物為準(zhǔn)，從而會受到空間和時間等諸多方面的影響，檔案儲存內(nèi)容往往十分依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)的集成能夠?qū)崿F(xiàn)計算機對檔案管理載體的全程控制，最終能夠有效的實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理和交換之間的功能，避免其會受到時間和空間的影響。信息新時代的快速發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)我國地勘單位檔案管理的信息化，在檔案管理載體方面實現(xiàn)了一次革命化發(fā)展。

2.2 信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化

我國傳統(tǒng)的檔案管理模式主要就是對文書檔案、基建檔案以及人事檔案等進(jìn)行分類，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性的變化，逐漸的演變?yōu)楦鶕?jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要包括了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以結(jié)合人為指令自動、隨時的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。地勘單位必須要結(jié)合自身的實際情況對其進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，最終才能夠保障其實現(xiàn)針對性以及規(guī)范性的分類管理。

3 信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析

3.1 充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性

隨著信息時代的來臨，地勘單位檔案管理過程中必須要積極的引用先進(jìn)的信息技術(shù)，隨著檔案管理難度日益爆米花以及復(fù)雜化，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的地位，檔案文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐漸的被弱化，但是其被利用的范圍逐漸的擴大。必須要通過先進(jìn)的信息技術(shù)才能夠進(jìn)一步解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)，高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)的重要性。

3.2 對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案管理的信息化能夠不斷的豐富檔案管理工作的內(nèi)容，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)檔案管理的信息量。信息化檔案管理本身就是一項系統(tǒng)性以及復(fù)雜性的工程，必須要做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須要做好相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作。比如對地勘單位檔案的館藏進(jìn)行科學(xué)、合理的分類以及摸底排查，能夠真正的熟悉掌握檔案資料。必須要結(jié)合原有的n案資料的實際情況選擇合理的信息技術(shù)手段，尤其要善于應(yīng)用信息技術(shù)設(shè)備，比如掃描儀以及攝影機等設(shè)備。檔案信息化過程主要就是一個數(shù)字化的過程，為了能夠?qū)崿F(xiàn)地勘單位檔案的數(shù)字化，其本身就是一項比較漫長的階段，必須要保障原有檔案的真實性以及原始性，對地勘單位比較重要的檔案資料首先進(jìn)行數(shù)字化，對于特殊性的檔案資料應(yīng)該區(qū)別對待。

3.3 加快、穩(wěn)步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用

檔案管理數(shù)字化主要就是信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的具體體現(xiàn)，地勘單位本身的檔案十分眾多，全面的實現(xiàn)數(shù)字化管理十分的重要，但是必須要堅持有效性以及高效性的基本原則，不斷的加快實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。地勘單位檔案管理的數(shù)字化能夠從根本上提高檔案本身的價值和高利用率，能夠更好的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實現(xiàn)數(shù)字化必須要針對好相應(yīng)的參數(shù)做出優(yōu)化設(shè)置，在進(jìn)行掃描的時候，其本身的掃描參數(shù)設(shè)定會直接影響到圖像的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

3.4 做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置

掃描系統(tǒng)在進(jìn)行掃描參數(shù)選擇和確定的時候會直接影響到影像的質(zhì)量，分辨率會直接影響到掃描文件的清晰度和還原效果，但是，隨著掃描分辨率的提高，掃描文件不僅十分清晰，其掃描時間和存儲空間還會進(jìn)一步的增加。必須要結(jié)合實際情況選擇分辨率，其往往需要考慮到文件的可閱讀性以及輸出打印質(zhì)量等。

隨著信息時代的來臨，地勘單位逐漸的引用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理作為其重要的工作內(nèi)容，必須要積極的應(yīng)用信息技術(shù)，不僅能夠保障檔案資料的安全和準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案資料的利用效率，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位的發(fā)展，從根本上促進(jìn)我國社會的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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文書檔案是指那些記錄社會歷史變遷，準(zhǔn)確反映社會出現(xiàn)的問題和相應(yīng)解決方案的社會成果。辦公室內(nèi)部的文書管理在人們社會的進(jìn)步中起到至關(guān)重要的作用，在人類文明史上占據(jù)著重要地位。文書檔案管理中的收集與收檔本身是一個極具技術(shù)性質(zhì)和服務(wù)性質(zhì)的項目。最近幾年，伴隨社會的發(fā)展與時代的變遷，文書檔案管理工作在許多行政單位、事業(yè)單位中都產(chǎn)生了越來越深遠(yuǎn)的影響，并且得到了眾多單位的認(rèn)可。可是只有實現(xiàn)文書檔案的完整性和真實性，不斷提升文書檔案管理質(zhì)量，才能充分發(fā)揮文書檔案的價值，充分利用文書檔案資源，實現(xiàn)社會的更好、更快、更強的發(fā)展。

2 增加管理者文書檔案管理的意識

文書檔案管理的收集與歸檔工作是各個機構(gòu)單位的關(guān)鍵部分，也是各個單位提高工作效率與工作質(zhì)量的前提條件。除此之外，文書檔案能夠?qū)γ恳粋€單位的發(fā)展進(jìn)程和前進(jìn)歷程進(jìn)行詳細(xì)客觀的記載，從而為單位以后的發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。同時，文書檔案的種類十分多，只有將他們進(jìn)行準(zhǔn)確詳細(xì)的劃分，歸類并整理，在保障每一份文書檔案的正確性的同時，好要確保文書檔案的時效性，幫助管理者進(jìn)行管理決策，從而調(diào)整單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。在這個方面，辦公室文書檔案管理工作應(yīng)該被單位的管理者視為探究的重點工作內(nèi)容，在得到管理者重視的同時，加大投資力度，改進(jìn)文書檔案管理工作模式，從而提高文書檔案管理工作的效率。

3 文書檔案管理工作?F有的缺陷

3.1 歸檔文件的內(nèi)容不全面

在辦公室工作時，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中，存在歸檔文件不健全的狀況，具體沒有概括進(jìn)去的材料有檔案人員沒有顧及到的文件材料。這種文件材料的內(nèi)容十分多樣，涉及的方向也繁雜，來源途徑更加豐富，具有十分重要的參考價值。文件材料如果被遺留在別的地方或者是遇到意外情況就難以被重新采集，就會干擾到檔案管理人員的歸檔工作效率再加上由于很多文書檔案管理人員大多都是單位的實習(xí)或兼職人員，沒有足夠的時間和精力來調(diào)整與保存整理文書資料，或者由于其他原因而沒有方法實現(xiàn)文書檔案工作的管理。這些狀況都會造成文書檔案文件材料難以被及時的收集與整理。

3.2 檔案管理工作人員的工作強度不夠

目前，由于很多檔案管理人員對文件收集與整理具有充足的意識，所以在收集文件時注意力不集中，最終導(dǎo)致很多文件丟失，缺乏其真實性。詳細(xì)的原因有：

1.很多單位內(nèi)部的檔案管理程序不規(guī)范，很多重要資料都被隨意放置在辦公室的各個角落。

2.不同單位的歸檔形式難以統(tǒng)一，由于需要進(jìn)行歸檔整理的檔案數(shù)量較多，但是很多企業(yè)對于檔案管理的歸檔工作沒有十分的重視意識。

3.很多檔案都存在不完整性，很多資料都出現(xiàn)斷章、沒有公款等現(xiàn)象，當(dāng)遇到需要使用的情況時，必須找到相關(guān)部門進(jìn)行補章，或者將不完善的材料變得完善，再交給補救部門進(jìn)行填補。

4.文件材料的可靠性

很多單位或者行政部門為了對付上層領(lǐng)導(dǎo)的核查，會針對過去幾年的數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬計算，導(dǎo)致很多文書資料的可靠性和有用性比較低，讓檔案管理的價值難以發(fā)揮到最大。

3.3 檔案管理工作人員尚未形成強烈的責(zé)任意識

在文書檔案管理程序里，因為檔案管理部門的責(zé)任觀念比較淡薄，僅僅重視重要文件的處理，很難在沒有序號的資料上花費精力，直接導(dǎo)致歸檔工作效率，讓很多材料難以保存的全面，使得很多文件的真實性不高，難以區(qū)分檔案管理原件的效果，讓這些原件的可靠性降低，法律的有效性不高，所以，根據(jù)這些問題，我們應(yīng)該提出相應(yīng)的解決措施，進(jìn)行檔案歸類與收集工作有效性的提高，從而讓檔案管理工作可以順利進(jìn)展。

4 提高檔案管理辦公室文書檔案管理的收集與歸檔效率

4.1 加強文化蘇檔案管理人員的培訓(xùn)工作

身為一個合格的檔案管理工作人員，必須有豐富的檔案管理經(jīng)驗和高效的檔案管理工作技能，在利用工作的時間提高自己技能的同時，還可以參與省級檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，從而提高自己的檔案管理意識和檔案管理業(yè)務(wù)水平。針對檔案管理收集過程中存在的問題，檔案管理工作相關(guān)人員要向上級部門及時反饋，并且提出修改意見，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。對于不熟識的人，應(yīng)該進(jìn)行專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，降低相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)之后，讓檔案管理工作可以按照科學(xué)的流程進(jìn)行下去，從而確保管理效率。

4.2 健全文書檔案管理和歸檔工作

第一，檔案管理工作人員應(yīng)該知道文書檔案管理的詳細(xì)時間、歸檔規(guī)模、保管時間等工作的具體流程，然后再結(jié)合每個部門不同的狀況，按照相關(guān)制度，明確各個部門的責(zé)任，確定不同類型檔案的管理程序。另外，檔案管理部門應(yīng)該對檔案采取集中保管的形式，不可以擅自留下使用，同時根據(jù)不同時期時代的變化更新檔案管理的秩序，來滿足不同時期檔案管理的社會需求。

4.3 重視臨時檔案的收集與歸檔

任何單位都存在人員調(diào)動和人員離職情況，通常會有少量的重要文件遺落在這群人手中，讓這些文件難以及時歸檔。所以，在進(jìn)行檔案收集過程中，要專門安排工作人員管理收集上一年度的文書檔案，強調(diào)臨時檔案收集的重要性。例如，在討論大會結(jié)束后，要及時通知檔案管理部門收集整理會議記錄，通報會議事件。當(dāng)產(chǎn)生人員調(diào)離時，應(yīng)該讓這些人及時交出手中的文件，并且負(fù)責(zé)人要認(rèn)真查閱這些文件的真實性和全面性，使其價值實現(xiàn)最大化。

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一、當(dāng)前測繪工程檔案管理的弊端

1. 信息化程度低。測繪工程早期的檔案大部分采用的是紙質(zhì)材料，檔案資料往往是孤本。這種材質(zhì)的檔案資料對管理要求很高，如果保存不當(dāng)，容易出現(xiàn)紙張破損、字跡模糊、圖像失真等現(xiàn)象，并且在借閱過程中，極其容易丟失或破損，影響了檔案材料的使用周期，同時影響了測繪工程資料的再利用。

2.管理手段效率低。初期的測繪工程檔案管理主要是采用的手工管理模式，檔案管理手段采用的是臺賬式操作；檔案資料的查詢體系以人工查詢?yōu)橹?。這種管理模式，制約了對檔案資料的查詢頻率，使得檔案資料的再利用率非常低，信息資料保存的價值得不到充分發(fā)揮。

3.數(shù)據(jù)管理混亂。早期的測繪工程檔案的數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，數(shù)據(jù)檔案在進(jìn)行歸檔過程中，沒有一套完善的歸檔制度，沒有嚴(yán)格的歸檔流程規(guī)范可以依循。這種條件下的檔案管理對檔案材質(zhì)、數(shù)據(jù)翔實情況、備份種類、保存環(huán)境等都沒有具體的要求，致使在管理過程中出現(xiàn)很多難以應(yīng)對的問題。

二、測繪工程檔案信息化管理的必然性

測繪工程檔案管理是為了更好地實現(xiàn)信息再利用的功能，其價值在于更好地為以后的測繪工程提供可以借鑒的工程信息，從而提高測繪工作質(zhì)量。因此，做好測繪工程檔案管理十分重要。

1.測繪工程信息資源共享的需要。信息化管理是實現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)，測繪檔案管理同樣要實現(xiàn)信息化管理。信息化管理具有簡單、快捷的優(yōu)點，能夠利用計算機快速找到需要的測繪資料，所以測繪檔案信息化管理是信息資源共享的需要。

2.計算機應(yīng)用推動了測繪工程檔案信息化發(fā)展。計算機的普及和推廣，對測繪工程檔案信息化發(fā)展起到了推動作用。由于測繪工程工作對測繪工程檔案的需求趨向于精細(xì)化，計算機能夠滿足檔案管理的需求，因此，計算機作為輔助工具，被應(yīng)用到測繪工程檔案管理中。隨著計算機能夠?qū)n案信息進(jìn)行精細(xì)化管理程度的提高，檔案管理信息化逐步形成。

3.電子介質(zhì)資料保存的需求。測繪工程資料的材質(zhì)已經(jīng)不僅僅限于紙介質(zhì)，很多測繪工程資料已以電子文件形式存在，對這些電子文件進(jìn)行歸檔保存時，就要有一套完善的信息化管理體系。測繪工程檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，能夠?qū)﹄娮咏橘|(zhì)的資料進(jìn)行有效保存，對資料的保持和使用帶來方便。

三、測繪工程檔案信息化管理有效性措施

1.建立和完善檔案信息化管理系統(tǒng)。第一步，數(shù)字化建設(shè)。測繪工程信息化建設(shè)的第一步最重要，主要針對檔案資料進(jìn)行掃描、數(shù)據(jù)采集等工作，完成數(shù)字化儲存，再建立信息化平臺，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化共享。第二步，標(biāo)準(zhǔn)化管理。隨著檔案管理的發(fā)展，其領(lǐng)域已經(jīng)不再局限于對現(xiàn)有資料的簡單存儲，而是涉及資料的形成環(huán)節(jié)。測繪工程資料具有明顯的技術(shù)性特征，對標(biāo)準(zhǔn)性要求嚴(yán)格。信息化管理要求檔案管理者要及時根據(jù)用戶的不同要求，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫資料的補充，然后提供符合標(biāo)準(zhǔn)的電子資料。第三步，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理指的是測繪工程資料的構(gòu)成、歸納、管理、審定等全過程系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)管理，整個流程的信息資料整理都要進(jìn)行信息化管理。

2.加強系統(tǒng)功能作用的發(fā)揮。系統(tǒng)功能結(jié)合供應(yīng)類別，從子系統(tǒng)功能框架中可以得到很多資料信息，其中包括查找圖形類別、資料供應(yīng)情況以及測繪工程結(jié)果的查詢，每一個子框架下面又包含更小級別的信息查詢系統(tǒng)。這種框架構(gòu)成，可以為查詢者提供更加翔實、直觀的資料顯示方式。

3.優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲體系，實現(xiàn)合理布局。為了使數(shù)據(jù)存儲更加合理，就要完善數(shù)字檔案的存儲體系。測繪工程檔案信息化管理數(shù)字儲存可以分成三大類：第一類是磁帶庫，它的特點是可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)存儲，并且傳輸速度較快，但是缺點是花費較高，并且對保持條件要求較高，容易損壞，需要人工定期檢查進(jìn)行倒帶整理工作；第二類是光盤，它的特點是可以對離線的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，優(yōu)點是能夠在社會上進(jìn)行傳播，用戶使用方便，并且具有可靠的性能，缺點是存儲信息量??；第三類是磁盤陣列，它的特點是最高效的數(shù)據(jù)儲存方式，優(yōu)點是存儲量最大，并且具有高速的傳輸性能，缺點是費用較高。這三種存儲方式可以根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇，可以實現(xiàn)互補關(guān)系。

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；思路

一、新時期新形勢下學(xué)校檔案管理的重要性

1.學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的主要見證者。學(xué)校成立之初，檔案記錄就伴隨著產(chǎn)生了，它見證了一個學(xué)校的發(fā)展創(chuàng)新和壯大的整體過程，它記載了學(xué)?；镜恼Ｂ毮芑顒?，可以管窺到學(xué)校的管理方式的變遷、文化氛圍、教學(xué)水平等特征。2.學(xué)校檔案是順應(yīng)時展風(fēng)向標(biāo)。當(dāng)前社會信息化多媒體技術(shù)發(fā)展日新月異，在這樣時代背景下，就要推進(jìn)信息檔案的智能化管理。采用信息化檔案管理變得更迅捷更方便，與辦學(xué)規(guī)模相輔相成，將更好的滿足新時代對學(xué)校提出的要求。3.學(xué)校檔案對學(xué)校發(fā)展能提供關(guān)鍵的決策信息。十年樹木百年樹人，良好聲譽的學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展離不開正確決策。正確的方針政策離不開數(shù)據(jù)統(tǒng)計，所以在學(xué)校面臨發(fā)展機遇關(guān)鍵期，相關(guān)責(zé)任人通過各類檔案信息進(jìn)行政策調(diào)整。可根據(jù)科學(xué)統(tǒng)計數(shù)據(jù)檔案信息快速分析判斷，對關(guān)鍵決策提供信息數(shù)據(jù)，這對學(xué)校發(fā)展將發(fā)揮重要作用。

二、新時期新形勢下學(xué)校檔案管理工作存在的問題

從目前掌握的情況看，部分學(xué)校在檔案管理方面存在一些問題，這制約了學(xué)校的發(fā)展。1.學(xué)校檔案管理意識薄弱，方式簡單粗放。檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的主要工作，其中管理水平對于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量有著直接的影響。它是一項嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致工作。龍兆佛在《檔案管理法》就說：“盡可能謀適合一般人士之習(xí)慣，而又不失完整嚴(yán)密之科學(xué)精神為原則?！盵1]但現(xiàn)在，一部分教職員工對檔案管理工作不屑一顧，認(rèn)為管理工作屬于低端工作，沒必要較真，工作粗放單一，認(rèn)為只要資料保管好，應(yīng)付好檢查即可，對檔案工作對學(xué)校的重要性認(rèn)識不夠。2.管理制度不健全。管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。很多學(xué)校的通病是檔案管理制度不健全，從一定程度上限制了檔案管理工作的正常開展。很多學(xué)校對檔案管理員缺乏必要培訓(xùn)，還是老教職員工帶領(lǐng)新人辦法，部分管理人員從其他崗位轉(zhuǎn)來，還有兼職負(fù)責(zé)或年齡偏大的老教工擔(dān)任。有的雖有豐富教學(xué)經(jīng)驗，但對檔案管理卻是門外漢，只能做些簡單的檔案保存、看護(hù)等基本功能，工作沒有前瞻性和持續(xù)性，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作。3.檔案管理工作信息化水平亟待提升。在互聯(lián)網(wǎng)普及形勢下，信息化技術(shù)在檔案管理工作中逐漸取代了傳統(tǒng)工作方式。當(dāng)然，凡事要有漸進(jìn)過程，傳統(tǒng)理念、資金不足、人才短缺等現(xiàn)實問題刻不容緩，學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)受到阻滯。信息化階段還要有新老觀念交替，逐步淘汰適應(yīng)過程。實現(xiàn)真正意義信息化建設(shè)，就需要配置完善的軟硬件配套設(shè)置，這是建設(shè)檔案信息化建設(shè)的首要標(biāo)準(zhǔn)。另外相關(guān)設(shè)備和軟件價格昂貴，學(xué)校資金缺乏問題，管理人員信息化水平有待培訓(xùn)。都是制約學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的主要因素。

三、新時期加強學(xué)校檔案管理工作的策略

1.重視學(xué)校檔案管理工作。信息化的檔案管理具有安全、保密性高，技術(shù)先進(jìn)、兼容性和可擴展性強的特點，能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，是未來檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢。[2]對于學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)而言，要深刻認(rèn)識到學(xué)校檔案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性為原則，科學(xué)配置管理任務(wù)，提高學(xué)校人力、物力等資源利用率。從學(xué)校的實際情況出發(fā)，逐步使檔案管理信息化達(dá)到最佳狀態(tài)，使學(xué)校的檔案管理工作得到更加完善。2.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。學(xué)校檔案信息化建設(shè)離不開良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為此學(xué)校要加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，配備相關(guān)硬件設(shè)備，同時還要專人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟件檢測，處理不同硬件平臺和操作系統(tǒng)運行，銜接其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換鏈接。在完善基礎(chǔ)設(shè)施中，重要是加強檔案數(shù)據(jù)管理自動化和智能化系統(tǒng)建設(shè)，這樣，計算機在智能監(jiān)控調(diào)配系統(tǒng)運作下自動運轉(zhuǎn)，既優(yōu)化環(huán)境又降低人為錯誤操作和風(fēng)險，還能減輕管理人員工作量，提高工作效率。促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作邁上新的臺階。3.構(gòu)建信息化檔案管理規(guī)范化工作流程。檔案管理工作的信息化建設(shè)是適應(yīng)時展的新趨勢，檔案信息作為原生資源，其重要性正逐步凸顯。但要規(guī)范化制度化，具體應(yīng)包括：（1）檔案整理與規(guī)類。定期為紙質(zhì)檔案需要轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案進(jìn)行歸類、整理。包括文字檔案、聲像檔案、照片檔案等。（2）建立目錄庫。將紙質(zhì)檔案建立綱目，分類劃分錄入系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)把包括建目時間、存放柜號、文件號、頁數(shù)、存放類型、保存期限等。（3）數(shù)據(jù)備份。防止系統(tǒng)出現(xiàn)斷電、或操作失誤導(dǎo)致故障致使數(shù)據(jù)丟失，而將全部或局部數(shù)據(jù)集合從應(yīng)用主機硬盤或列陣復(fù)制到其他存儲介質(zhì)。（4）數(shù)據(jù)校驗。逐條檢查每個案卷目錄下掃描文件，是否打開正常，頁數(shù)、目錄和掃描文件是否一致等。這樣，規(guī)范化檔案管理流程將使信息錄入、檢索和查找更迅速、更便捷、更高效，使檔案收集、整理、移交、接收、保管、使用有規(guī)可依，有據(jù)可查，實現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；事業(yè)單位；應(yīng)用；風(fēng)險控制

一、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中應(yīng)用的主要作用

（一）電子信息檔案管理符合時展的基本要求

在當(dāng)前的社會發(fā)展形勢下，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到了前所未有的高度，并且隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的傳統(tǒng)工作形式也在發(fā)生改變。高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)催生了信息化水平的提升，強化信息化建設(shè)也已經(jīng)成為當(dāng)前許多行業(yè)發(fā)展的主要趨勢，檔案管理領(lǐng)域同樣如此。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數(shù)量的增多，管理工作的難度也呈現(xiàn)出逐漸加大的態(tài)勢，給事業(yè)單位的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負(fù)擔(dān)[1]。而電子信息檔案管理將很好的解決工作質(zhì)量低下的現(xiàn)狀，并且可以有效提升事業(yè)單位的檔案管理效率，可以說，電子信息檔案管理很好的契合了時代的發(fā)展趨勢，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）電子信息檔案管理是事業(yè)單位的檔案管理工作得到一定程度的優(yōu)化

在當(dāng)前形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作的一個目標(biāo)是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎(chǔ)，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導(dǎo)下一步工作，明確工作目標(biāo)，優(yōu)化工作體系。通過檔案管理的電子化和信息化，可以將事業(yè)單位的檔案管理人員從傳統(tǒng)工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發(fā)上。通過對檔案的總結(jié)和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為事業(yè)單位主營業(yè)務(wù)的發(fā)展與優(yōu)化提供建議，實現(xiàn)工作效能總體提升。

（三）節(jié)省了事業(yè)單位檔案管理工作的大量資源

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式下，管理質(zhì)量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案會占據(jù)較大的空間，事業(yè)單位檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數(shù)的增加，會產(chǎn)生大量的檔案，如果不進(jìn)行信息化收集與處理，會嚴(yán)重影響檔案資源的開發(fā)與利用[2]。此外，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調(diào)取等方面，都要耗費較大的人力物力。

二、電子信息檔案管理在事業(yè)單位工作中應(yīng)用及風(fēng)險控制措施

（一）建立一套科學(xué)完善的電子信息檔案管理工作模式

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，重要的目標(biāo)就是發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構(gòu)建一體化的檔案管理模式，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設(shè)，可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的共享，節(jié)約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調(diào)閱檔案的方式，有效整合工作資源[3]。

（二）合理利用電子信息檔案管理資源，提升風(fēng)險防控質(zhì)量

在事業(yè)單位的檔案管理中開展電子信息建設(shè)，既要優(yōu)化工作流程，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的快捷性和便利性，還要實現(xiàn)檔案資源的充分利用。通過大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)檢索等方式，發(fā)現(xiàn)檔案之間的有機聯(lián)系，找到共性和有指導(dǎo)性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數(shù)字，指導(dǎo)具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對性的指導(dǎo)意見[4]。

（三）及時填補事業(yè)單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料[5]。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風(fēng)險，保證檔案的安全性，一方面應(yīng)該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數(shù)據(jù)被不法分子利用和盜取，另一方面應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升他們抵御檔案風(fēng)險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風(fēng)險抵御能力。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機械，重復(fù)性很強，不需要很高的技術(shù)水平，對檔案管理工作人員的素質(zhì)要求并不高，但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，越來越需要專業(yè)化的檔案管理人才[6]。在現(xiàn)代高等教育體系下，很多學(xué)校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，事業(yè)單位在引進(jìn)人才的時候，除了需要引進(jìn)專業(yè)人才外，還要注重引進(jìn)檔案管理人才和計算機專業(yè)人才，提升電子信息檔案管理的水平。與此同時，還可以通過開展培訓(xùn)等方式，提升事業(yè)單位原有檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平，提升檔案管理的信息化程度。在具體的工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業(yè)務(wù)密切相關(guān)，要經(jīng)常性開展電子信息檔案管理方面的培訓(xùn)，提升工作人員的信息應(yīng)用意識，提升工作水平。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理工作中，在利用電子信息檔案管理的同時，要對檔案信息的安全和風(fēng)險控制措施給予重點關(guān)注，不能一味的追求管理的效率，而忽視檔案的安全，應(yīng)積極制定檔案管理的風(fēng)險防控措施，提升檔案管理的安全性，有效避免因電子信息檔案管理漏洞帶來的損失。

參考文獻(xiàn)：

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[4]李詠梅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略分析[J].黑龍江史志，2015（13）：163.

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醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它真實地反映著醫(yī)院每一位衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會關(guān)系、政治思想、業(yè)務(wù)能力、進(jìn)修培訓(xùn)、學(xué)術(shù)成果、科研水平、醫(yī)德行為、工資狀況、獎勵處罰等方面的情況，是個人經(jīng)歷、工作實際的真實記載，為醫(yī)院選拔人才、使用人才、評估人才、考核人才提供著重要的依據(jù)。它是開發(fā)人力資源的資源庫，是個人發(fā)展、醫(yī)院招聘、提拔、實現(xiàn)人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)。

隨著國家對衛(wèi)生人力資源配置的重視，醫(yī)院衛(wèi)生人力資源起著決定性的作用，對人事檔案管理工作越來越重視，如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，其優(yōu)點體現(xiàn)如下。

1 提高管理工作的效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理是以紙質(zhì)資料的整理、手工書寫為主，查閱個人人事檔案時，檢索困難，不便于查找；特別是查閱多個人的檔案時，更是費時費工。而使用電子人事檔案管理后，從生成、采集、驗證、歸檔、建數(shù)據(jù)庫到利用等流程，運用利用現(xiàn)代的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、壓縮技術(shù)等技術(shù)手段，為醫(yī)院人事檔案管理提供便利，把檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省了時間和人力，提高了效益。

2 檔案信息全面有效

由于電子設(shè)備存儲空間很大，對于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當(dāng)評估調(diào)用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴(yán)格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

3 有利于檔案的完整保存

除了在建立數(shù)據(jù)庫初期輸入信息時需要用到原始資料外，原件在編號后便進(jìn)入檔案室歸檔入庫管理，較少再接觸原件，利于原件的保管與保存，延長了檔案的壽命，避免因借閱造成檔案的缺失，保證了檔案的完整性。利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

4 提取利用檔案方便

在眾多的檔案袋里找出一個人的檔案非常不易，更不談?wù)f查找某些細(xì)節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠(yuǎn)，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

5 提高檢索速度和準(zhǔn)確性

實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化，以檔案的原始材料為依據(jù)，運用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準(zhǔn)確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以進(jìn)行人員住處的查查詢、統(tǒng)計、整理、分析等，實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)資源共享。同時，計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面，快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎(chǔ)可以實現(xiàn)高效、精確的檢索，多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復(fù)雜條件的精確查詢，也可以滿足各種模糊查詢。

6 資源共享提高利用率

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；規(guī)范化管理

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院制定計劃的主要依據(jù)，對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有著非常重要的作用。電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

一、醫(yī)院電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案的重視程度不夠

在醫(yī)院的運行過程中，有些單位對檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理不能夠給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益，把檔案工作簡單的看成是各種數(shù)據(jù)的簡單搜集和保存，沒有把檔案工作和醫(yī)療工作同步起來。另一方面，檔案管理人員還沒有真正轉(zhuǎn)變管理思路，管理方法還停留在傳統(tǒng)的文檔管理層面，忽視了對各種電子視頻文件、學(xué)術(shù)資料、典型醫(yī)療視頻資料的整理和歸檔，不利于醫(yī)院檔案的豐富，影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利推進(jìn)。

（二）電子檔案容易缺失破壞

源于電子檔案的數(shù)字化特征，如果管理不善，很容易出現(xiàn)缺失或者破壞的問題。首先，檔案的多頭管理容易造成檔案的丟失。有些電子檔案材料是由多個科室進(jìn)行保管，缺乏規(guī)范和統(tǒng)一的管理，很容易出現(xiàn)電子檔案損壞和丟失現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的順利推進(jìn)；其次，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范等問題凸顯，如果不能夠有效保障計算機的安全，電子文檔就會面臨被病毒和黑客攻擊的危險；再次，由于電子文檔信息修改的不可識別性和信息載體的分離性，電子檔案的原始記錄內(nèi)容和形式就不復(fù)存在，不利于對醫(yī)院檔案的追溯。

（三）電子檔案管理缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力

近年來，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展趨勢越來越強，電子檔案變的非常普遍。對于電子檔案來說，它是計算機文字處理的最后一個文本，沒有印稿和草稿的區(qū)別，也沒有副本和正本的差異，文件和檔案之間很難有個清晰的界限。所以，在醫(yī)院電子檔案管理的過程中，一定需要管理人員具備較強的專業(yè)技術(shù)能力，能夠?qū)﹄娮游臋n進(jìn)行相應(yīng)的操作，保證醫(yī)院電子文檔的規(guī)范性和合理性。

二、強化醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的對策

（一）優(yōu)化電子檔案的管理要求

根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的實際和信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，醫(yī)院要進(jìn)一步明確電子檔案歸檔的范圍以及管理要求。首先，明確電子檔案的采集范圍。醫(yī)院檔案部門應(yīng)該加強對醫(yī)院電子文書、電子圖像、影像材料、視頻材料等的搜集和整理，完善電子檔案數(shù)據(jù)庫；其次，明確電子檔案的管理要求。要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實際需求，明確電子檔案的管理要求，在檔案管理的具體工作中，工作人員需要第一時間處理醫(yī)院相關(guān)部門的信息，通過計算機進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理和匯總，然后通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，確保檔案信息的及時性和有效性；再次，結(jié)合醫(yī)院實際，編寫《檔案實體分類大綱》等多種規(guī)范性文件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作的順利推進(jìn)。

三、優(yōu)化醫(yī)院電子檔案歸檔的具體操作

首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)實際情況建立一整套《電子檔案管理制度》。在制度的框架下，明確檔案管理流程和相應(yīng)人員的崗位職責(zé)，以便于能夠更好地對醫(yī)院電子文檔進(jìn)行制作和歸檔，實現(xiàn)對醫(yī)院電子檔案的全過程控制；其次，合理歸納電子文檔和紙質(zhì)媒介，實現(xiàn)兩者的相互補充、相互配合。在電子檔案的整理過程中，采用編碼的形式對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)，方便匹配和查找；再次，對醫(yī)院陳舊檔案實行“數(shù)字化”管理。利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對檔案進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)換，把紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，進(jìn)一步豐富醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)庫。

四、積極改善電子檔案存儲條件

首先，改善醫(yī)院檔案館建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該加大財政投入力度，進(jìn)一步豐富檔案館建設(shè)，購置先進(jìn)的電腦設(shè)備、掃描儀、刻錄機等，引入先進(jìn)的檔案管理軟件，確保電子檔案管理工作的順利推進(jìn)；其次，優(yōu)化電子檔案保存環(huán)境。依托于載體的特征，建立合理完善的檔案控件，保持良好的濕度和溫度，防止電子檔案的自然老化現(xiàn)象，進(jìn)一步保障電子檔案；再次，對已歸檔電子檔案載體實行定期有效的檢測和維護(hù)，同時保證電子檔案所依靠的技術(shù)及相關(guān)支持軟件，定期或不定期對其進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)制、轉(zhuǎn)儲，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存，對于出現(xiàn)破損的電子檔案及時修復(fù)和補救，從而更好地保證電子檔案管理工作的有序開展。

信息高速發(fā)展對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式必然向現(xiàn)代信息化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院必須從自身發(fā)展實際出發(fā)，采取積極的措施，不斷強化對電子檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)而更好地為醫(yī)院決策層、為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供有價值的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李春梅.加強檔案規(guī)范化管理促進(jìn)疾控工作可持續(xù)發(fā)展[J].南方論刊，2007（01）.

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【關(guān)鍵詞】知識服務(wù)；檔案管理模式；創(chuàng)新

在時代的沖擊下，我國的各項事業(yè)建設(shè)得到了全面地發(fā)展，同時為了迎合新時代進(jìn)一步發(fā)展的需求，國內(nèi)的事業(yè)單位也在積極謀求各項工作上的完善。在以往的事業(yè)單位中，由于工作進(jìn)展速度并不快，所產(chǎn)生的信息記錄并不多，因而嚴(yán)重忽略了檔案管理的重要意義和作用?，F(xiàn)如今，隨著社會建設(shè)步伐地加快，各項事業(yè)工程建設(shè)得以全面有效地開展，而且其規(guī)模和數(shù)量也與日俱增。在這樣的形勢下，許多事業(yè)單位開始嘗試對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和完善，以求實現(xiàn)更高效率的檔案管理。而在這個時期，知識服務(wù)這一概念被完全地提了出來，并取得了相當(dāng)好的運用效益。它主要是指以檔案管理為基礎(chǔ)，對管理模式進(jìn)行思考和創(chuàng)新的機制，主要通過對知識管理的編碼化，實現(xiàn)創(chuàng)新型的科學(xué)管理。知識服務(wù)有別于其他檔案管理模式的主要原因在于，它能夠?qū)n案管理的保管工作進(jìn)行完善，服務(wù)于檔案的主體用戶。在對基于知識服務(wù)下的檔案管理模式進(jìn)行運用時，各個事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的獨特功能和體系，選擇最為合適的檔案管理模式。以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式，首先是被社會上的企業(yè)所提出來的，由于企業(yè)的客戶相對較多，他們需要對客戶進(jìn)行一對多的檔案信息記錄，而對這些檔案的管理模式，一直較為落后，為企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)鏈帶來的效益十分小。并且，對于一些較大的企業(yè)而言。他們在對待客戶檔案管理上采取地是分散管理的方式，給企業(yè)的檔案集中使用造成了相當(dāng)大的阻礙。為此，企業(yè)開始進(jìn)行了檔案管理模式上地創(chuàng)新和完善，進(jìn)而形成了以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式。它給企業(yè)帶來的效益主要體現(xiàn)在管理理念與技術(shù)的結(jié)合，并進(jìn)一步完善了檔案管理制度，使得企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)及客戶管理更加科學(xué)有序，大大提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、基于知識服務(wù)的檔案管理模式的本質(zhì)與意義分析

現(xiàn)如今的我國，已然逐步走向了知識經(jīng)濟(jì)，在企業(yè)的每一條生產(chǎn)鏈上，包括最初的生產(chǎn)加工，到最終階段的銷售，都充斥著相關(guān)的知識人員，而且在企業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，生產(chǎn)人員所具備的工作經(jīng)驗越來越多，對于企業(yè)效益地提高有著最為實質(zhì)的作用。檔案管理在企業(yè)的知識生產(chǎn)中，屬于一個十分重要的服務(wù)性內(nèi)容，而檔案則是企業(yè)知識生產(chǎn)的一部分內(nèi)容。與政府的檔案管理模式不同，企業(yè)無論在管理性質(zhì)還是在管理意義上，都是為了提高自身的整體效益，進(jìn)而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)水平。政府的檔案管理，則是為了更好地提供服務(wù)。但是，在知識經(jīng)濟(jì)的時代中，兩者卻有著一定的聯(lián)系。首先，兩者都是為了改進(jìn)自身的工作效率，使得檔案管理工作更加協(xié)調(diào)而完善。其次，兩者都需要以知識服務(wù)為基礎(chǔ)，對管理模式進(jìn)行各方面內(nèi)容上的改進(jìn)，包括制度、管理方法、管理人員的素質(zhì)。最后，兩者雖然工作性質(zhì)不同，但都在不同的層次上推動著我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐。

（一）內(nèi)涵

在新時期的檔案管理當(dāng)中，事業(yè)單位首先需要依照知識服務(wù)的具體內(nèi)容，建立健全相關(guān)的管理制度，并以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)，使得檔案管理系統(tǒng)朝著編碼化的方向發(fā)展，進(jìn)而形成科學(xué)的檔案管理流程，切實滿足檔案的主體用戶需求?；谥R服務(wù)的檔案管理模式，其內(nèi)涵是以服務(wù)為核心，在單位的服務(wù)鏈上，加強單位與用戶之間的聯(lián)系，并根據(jù)對用戶檔案的有效管理，為他們形成更加有效的服務(wù)。因而，為了保持這種檔案管理模式的活力，事業(yè)單位需要經(jīng)常地對檔案管理制度和系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，以緊隨用戶的變化，產(chǎn)生更加切實的服務(wù)效益?；谥R服務(wù)下的檔案管理模式，無論在內(nèi)容上，還是操作方法上，都與傳統(tǒng)的檔案管理模式有著很大的區(qū)別，它所進(jìn)行的檔案管理，需要面對事業(yè)單位內(nèi)全部的檔案信息數(shù)據(jù)，包括了各個項目所產(chǎn)生的文字記錄、圖像、資料以及其他信息，因而基于知識服務(wù)下的檔案管理，又是一個對知識信息的整合過程。并且，基于知識服務(wù)下的檔案管理，需要切實考慮到對這些信息數(shù)據(jù)整合以后帶來的經(jīng)濟(jì)效益，以服務(wù)為基本的出發(fā)點，形成與用戶交流溝通的系統(tǒng)。事業(yè)單位通過對它的創(chuàng)新和完善，能夠確保自身的工作效益得到全面地優(yōu)化。而傳統(tǒng)的檔案管理則缺乏一定的目的性，主要是為了對檔案進(jìn)行管理而管理，所能產(chǎn)生的效益并不高。

（二）意義

基于知識服務(wù)的檔案管理模式的提出和應(yīng)用，對國內(nèi)各項事業(yè)單位來說，都是一個創(chuàng)新而有效的發(fā)展過程。事業(yè)單位對它的利用過程，都是以計算機信息技術(shù)的運用為基礎(chǔ)，對單位內(nèi)全部的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼加工，并根據(jù)單位與用戶之間的利益需求，建立起完善的管理體系。這種檔案管理模式的特點十分明顯，能夠?qū)鹘y(tǒng)的信息檔案積累工作完全地轉(zhuǎn)向為用戶提供完善的知識服務(wù)，其是在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)上所進(jìn)行的拓展和完善，并且也在一定程度上健全了檔案管理的服務(wù)職能。但是，它也存在一定的缺點，即需要大量的人力資源，并且在操作過程中，也會對事業(yè)單位內(nèi)的其他資源的，形成較大的消耗量。因而，基于知識服務(wù)下的檔案管理模式，能夠為事業(yè)單位形成用戶檔案信息的管理系統(tǒng)，并通過這一系統(tǒng)加強與用戶之間的聯(lián)系，進(jìn)而使得服務(wù)體系更加完善和合理，同時也能夠為單位的項目管理和決策提供方向依據(jù)。

二、基于知識服務(wù)下的檔案管理模式構(gòu)建

（一）事I單位需要對檔案管理模式進(jìn)行整體上的規(guī)劃和布局

在信息化時代，我國的事業(yè)單位，對基于知識服務(wù)的檔案管理模式的構(gòu)建，需要從管理基礎(chǔ)和管理目標(biāo)兩方面共同著手。在管理基礎(chǔ)的布局上，事業(yè)單位首先需要對現(xiàn)有的管理體制進(jìn)行優(yōu)化和完善，一個良好的檔案管理過程，必然離不開管理體制的科學(xué)有效。為此，事業(yè)單位可以對本單位的檔案管理部門進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化，對其進(jìn)行分層，將檔案管理的部分內(nèi)容分別形成不同的工作板塊，進(jìn)而使得整個檔案管理體系能夠科學(xué)高效地運行。其次，事業(yè)單位需要以知識服務(wù)為檔案管理工作的基本出發(fā)點，設(shè)立明確而有效的管理制度。由于基于知識服務(wù)的檔案管理機制，與傳統(tǒng)的檔案管理方法有著最為本質(zhì)的區(qū)別，它的工作內(nèi)容更多，且服務(wù)體系更為廣泛。因此，事業(yè)單位需要對檔案管理部門內(nèi)的各個工作板塊，制定針對性的管理制度，確保每一個工作內(nèi)容，都有一定的工作人員負(fù)責(zé)。最后，由于檔案管理模式的管理目標(biāo)和方向發(fā)生了改變，因而事業(yè)單位也需要對管理流程進(jìn)行創(chuàng)新，以促使其跟上事業(yè)單位整體工作的發(fā)展和變化。檔案管理的流程，需要包括檔案信息搜集、檔案整理、檔案分析以及檔案的檢索，在知識服務(wù)的基礎(chǔ)下，事業(yè)單位還需要為檔案的檢索設(shè)置相應(yīng)的搜索引擎，以提高檔案的檢索效率。在對檔案管理的基礎(chǔ)進(jìn)行有效地構(gòu)建以后，事業(yè)單位就需要明確自身的管理目標(biāo)，并以該目標(biāo)為導(dǎo)向，進(jìn)一步優(yōu)化管理模式。對于管理目標(biāo)的設(shè)置，事業(yè)單位要根據(jù)部門內(nèi)工作人員的實際狀況，以及單位當(dāng)前的事業(yè)開展需求，制定最為切實且能夠達(dá)到的管理目標(biāo)，否則會嚴(yán)重降低工作效益。

（二）對檔案管理原則進(jìn)行構(gòu)建

1、管理目標(biāo)原則。檔案管理的最基本功能在于提高事業(yè)單位的工作效率，為它的決策及管理形成依據(jù)。因而在企業(yè)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的時候，需要以自身的工作效率優(yōu)化為目標(biāo)。雖然檔案管理的工作內(nèi)容，并不能為事業(yè)單位的工作產(chǎn)生直接的效益，但是，它可以從側(cè)面為事業(yè)單位制定具有一定價值的目標(biāo)，并在達(dá)到這一目標(biāo)的過程中，幫助單位事業(yè)工作得到迅速地完成。在基于知識服務(wù)下的檔案管理模式中，檔案管理的目標(biāo)要隨著外界的變化而不斷進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，只有這樣才能保障檔案管理目標(biāo)長期具有較高的適用性，促使事業(yè)單位的工作進(jìn)程更加合理有效?？傊?，事業(yè)單位的檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)在時代的發(fā)展中，將先進(jìn)科學(xué)的目標(biāo)管理意識最為切實地貫穿到檔案管理的流程中，以充分調(diào)動部門工作人員的工作積極性，提高檔案管理的整體效率。

2、協(xié)調(diào)系統(tǒng)原則?；谥R服務(wù)下的檔案管理過程，本身是通過計算機信息技術(shù)實現(xiàn)對事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息的管理過程。為了提高檔案管理的有效性，管理部門應(yīng)當(dāng)對管理制度、體制、組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理地協(xié)調(diào)，確保它們的工作處于科學(xué)有序的狀態(tài)，進(jìn)而形成明確的知識管理系統(tǒng)。為此，管理部門應(yīng)當(dāng)堅持協(xié)調(diào)系統(tǒng)的原則。首先，事業(yè)單位的檔案管理，應(yīng)當(dāng)與當(dāng)前工作的方向和內(nèi)容結(jié)合起來，為了更好地完成當(dāng)前的工作任務(wù)，事業(yè)單位必須重視檔案管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)的重要性，并將檔案管理工作與事業(yè)單位的整體工作流程完全地結(jié)合起來，進(jìn)而使得檔案管理內(nèi)容能夠符合其他部門的工作需求和進(jìn)展，凸顯出更好的經(jīng)濟(jì)效益與價值。其次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視管理制度的規(guī)范作用，與部門內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)相協(xié)調(diào)，兩者相互促進(jìn)，使得檔案工作的工作體系趨于完善。最后，在協(xié)調(diào)系統(tǒng)的原則中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)考慮監(jiān)督體系的完善。雖然事業(yè)單位往往設(shè)有監(jiān)督部門，但其的權(quán)利范圍過于分散，而且監(jiān)督的重心也不在檔案管理上。為此，在檔案管理部門設(shè)置全新的組織結(jié)構(gòu)時，應(yīng)當(dāng)形成一定的監(jiān)督體系，并賦予這一體系監(jiān)督檔案管理流程的權(quán)利，進(jìn)而使得檔案的封存和數(shù)據(jù)搜集管理得到有效地監(jiān)督，變得更加完善。同時，很多檔案管理部門的工作人員，在進(jìn)行工作的時候，經(jīng)常會由于自己的馬虎大意，而搞混一部分檔案，容易導(dǎo)致檔案的缺失。在這樣的狀況下，通過設(shè)置合理的監(jiān)督體系，檔案管理部門能夠及時地發(fā)現(xiàn)這一問題，并進(jìn)行迅速地更正，提高了檔案管理服務(wù)的高效性。

3、優(yōu)化資源配置原則。基于知識服務(wù)下的檔案管理模式，主要通過計算機信息技術(shù)的運用而開展，因此，它需要事業(yè)單位對檔案管理部門配置一定的物力和人力資源，而且在知識服務(wù)的引導(dǎo)下，檔案管理工作已然得到很大程度上地拓展，僅僅保持原先的人力是不夠的，還需要增加一定的管理人員，以實現(xiàn)高效率的檔案管理工作流程。同時，事業(yè)單位還需要對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)檔案資源進(jìn)行分類和整合。之所以要進(jìn)行分類，主要是由于新時期的事業(yè)單位工作項目和事務(wù)，所形成的信息記錄是相當(dāng)繁瑣地，管理檢索起來十分地不易，要想實現(xiàn)以知識服務(wù)為導(dǎo)向的工作性能，檔案管理部門必須對這些檔案資源進(jìn)行分類，以分別為不同的工作和決策提供有效的信息依據(jù)。而對檔案資源的整合，主要是由于事業(yè)單位的整體戰(zhàn)略規(guī)劃，需要實現(xiàn)對全部檔案資源的有效管理。而在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，這些檔案資源的管理是十分分散的，存在相當(dāng)多的問題。為此，必然需要進(jìn)行合理地整合。在具體的整合過程中，事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案資源從生成對歸檔的整個流程進(jìn)行整合，同時也需要其他部門給予一定的支持和配合，進(jìn)而形成檔案資源的科學(xué)轉(zhuǎn)化流程，提高事業(yè)單位的整體工作效率。

三、基于知識服務(wù)下的檔案管理模式創(chuàng)新方法

隨著時代的變遷，我國的事業(yè)單位紛紛加大了對檔案管理模式的創(chuàng)新，并且也采用了一系列的科學(xué)方法。基于知識服務(wù)下的檔案管理模式創(chuàng)新，主要是以知識服務(wù)為核心，所展開的檔案管理方法創(chuàng)新。為了提高檔案管理的效率，管理部門應(yīng)當(dāng)在知識服務(wù)理念的指導(dǎo)下，采取針對性的管理辦法，以優(yōu)化檔案管理，提高部門的工作效率，并為檔案信息的用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（一）改變傳統(tǒng)的檔案管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理工作，僅僅是為了管理檔案而進(jìn)行管理，并沒有完善的工作方向和目標(biāo)，而且缺乏一定的實效性。隨著以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式的建立，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，并將知識服務(wù)作為整體檔案管理工作的導(dǎo)向，以對事業(yè)單位的檔案管理體制和內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新和完善。同時，基于知識服務(wù)下的檔案管理模式，應(yīng)當(dāng)充分尊重檔案信息用戶的主體性，以為他們的服務(wù)為宗旨，積極進(jìn)行各方面內(nèi)容的完善。因此，為了滿足用戶的不同需求，管理部門應(yīng)當(dāng)對這些檔案內(nèi)容，以知識服務(wù)為選擇，進(jìn)行科學(xué)的整理總結(jié)，進(jìn)而使得檔案管理具有較高的靈活度，能夠適應(yīng)外界的變化，為客戶生成更好的信息服務(wù)。此外，新時期的事業(yè)單位檔案管理，其工作的有效性會對事業(yè)單位的主體工作形成直接的影響，因而事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對其的重視度，合理完善其的工作內(nèi)容，加強其與其他部門之間的聯(lián)系。

（二）對檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和制度上的創(chuàng)新

新時期的檔案工作，所面對的檔案信息數(shù)據(jù)是相當(dāng)多地，而傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)和制度，都已經(jīng)不再適合這一工作的需要。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對n案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和制度上的創(chuàng)新，具體的措施可以分為以下幾方面的內(nèi)容進(jìn)行：首先，適當(dāng)拓展信息數(shù)據(jù)的搜集范圍。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，管理部門所要搜集的內(nèi)容并不多，主要為當(dāng)前工作的各項數(shù)據(jù)。而在新時期的檔案管理工作中，需要將事業(yè)單位相聯(lián)系的信息、非正式文件資源、事業(yè)單位的工作規(guī)劃以及客戶信息，進(jìn)行完善地搜集，因而它的搜集范圍是相當(dāng)廣泛的。其次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案的分類方法設(shè)置創(chuàng)新的方案?；谥R服務(wù)下的檔案管理模式，需要對檔案管理的不同板塊工作內(nèi)容進(jìn)行分類，分類依據(jù)主要為信息數(shù)據(jù)的類型和使用主體。這種全新的檔案分類方法，相比以往的檔案管理分類工作，更加科學(xué)高效，能夠改善傳統(tǒng)檔案分類不合理的狀況。最后，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對檔案的管理分析制度進(jìn)行創(chuàng)新。在搜集完一份數(shù)據(jù)信息以后，并不能直接將其進(jìn)行存檔，而應(yīng)當(dāng)優(yōu)先審核其的價值，因而需要運用到一定的鑒定制度。而傳統(tǒng)的檔案鑒定制度過于籠統(tǒng)，所能產(chǎn)生的適用性十分低。在對其進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，需要設(shè)定明確的價值標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案的價值得到正確地評定。

（三）以知識服務(wù)為核心，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人員及設(shè)備

基于知識服務(wù)下的檔案管理模式開展，需要以一定的計算機設(shè)備為基礎(chǔ)，而且需要檔案管理人員具有相當(dāng)高的專業(yè)素質(zhì)。因此，事業(yè)單位要以知識服務(wù)為核心，引進(jìn)一些以計算機為主的先進(jìn)檔案管理，同時，為了較好地運用這些設(shè)備，事業(yè)單位需要對檔案管理工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)嘏嘤?xùn)，如果培訓(xùn)的效率并不高，事業(yè)單位也可以考慮從外部引進(jìn)一些先進(jìn)的技術(shù)人員，以確保新時期檔案管理工作的有效性。同時，事業(yè)單位也可以科學(xué)地利用這些設(shè)備和技術(shù)人員，廣泛地搜集數(shù)據(jù)信息資料，積極做好數(shù)據(jù)信息的導(dǎo)入工作，并在數(shù)據(jù)信息形成切實的檔案資料后，合理鑒定檔案資料的價值，進(jìn)而直接有效地提高檔案管理工作效率。

結(jié)束語

總而言之，基于知識服務(wù)下的檔案管理模式，為新時期檔案管理工作的改革和創(chuàng)新提供了全新的思路，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對其地關(guān)注，以知識服務(wù)為基礎(chǔ)，積極采取針對性的方案和措施，進(jìn)而最為有效地改善檔案管理工作，提升整體的工作效率。

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