導語：如何才能寫好一篇檔案數(shù)字化的重要性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限

多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以使檔案信息中的圖、文、聲像等各種檔案實體有效的集中管理，是檔案管理能夠視聽一體化，使得各種檔案信息都能以非常生動活潑的形勢保存并且再現(xiàn)，使得檔案信息的管理和表現(xiàn)形式更加豐富，而且在很大程度上度改變了檔案信息內(nèi)容單一、表現(xiàn)乏味的狀況，并且有效改變了目前檔案信息中文本和聲像檔案分開管理的界限。

（二）使得檔案實現(xiàn)無紙世界成為可能

利用多媒體技術(shù)可以有效將檔案信息進行數(shù)據(jù)壓縮、存放在光盤、U盤等快捷內(nèi)存中，這些內(nèi)存設(shè)備可以海量的存儲各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實現(xiàn)了無紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網(wǎng)絡(luò)的傳遞應(yīng)用，那么各個地方之間、各級管理之間都可以通過信息聯(lián)網(wǎng)，從而在很短的時間內(nèi)就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強了各個地方、各級領(lǐng)導、企業(yè)內(nèi)部上下級之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）實現(xiàn)聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量

多媒體技術(shù)具有非常強大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機密的將聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現(xiàn)服務(wù)等等從而有效實現(xiàn)了聲像檔案的快速查詢，進一步減少了文件往來傳遞的時間，節(jié)省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式對檔案信息進行組合打印輸出，進行主題關(guān)鍵詞的檢索，自動進行文件組卷等等，使檔案管理人員有效的從繁瑣單調(diào)的工作中解放出來。多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用使檔案管理在很大程度上實現(xiàn)了數(shù)字化管理，數(shù)字化管理可以有效的將所有的檔案管理信息數(shù)字化，自動進行分類、整理、保存、再現(xiàn)，這些管理方式都非?？旖莘奖?，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效加強檔案數(shù)字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了蛋糕信息管理的質(zhì)量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性

多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效運用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準確，多媒體技術(shù)利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息為可以被電腦接受處理的數(shù)據(jù)，而且有效的利用多媒體技術(shù)可以避免因復(fù)印對檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術(shù)有效的避免了檔案文件在復(fù)印過程中可能導致的信息泄密和進入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力

多媒體技術(shù)在很大程度上簡化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強檔案數(shù)字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點得歸檔工作，一直以來都得到非常的重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關(guān)的檔案資料并且進行有效的分類管理和整合存儲，文書處理部門和各檔案業(yè)務(wù)部門立卷歸檔指導的工作量非常之大，任務(wù)繁重，大部分檔案管理人員都將大量時間和精力花在檔案資料歸檔工作上。而多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有效的加強了檔案管理的數(shù)字化管理，簡化了繁雜的立卷歸檔工作，如今，多媒體技術(shù)的應(yīng)用下，文書處理部門隨時隨地都可以快速的將各種文件資料檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據(jù)具體情況，利用計算機中的數(shù)字化程序?qū)ξ募Y料進行準確、高效的分類、整合以及歸檔，從而高效的完成檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案分類、立卷、編目、移交以及統(tǒng)計等冗雜繁瑣的工作通過多媒體技術(shù)都可以快速、高效的完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理的數(shù)字化管理，也在很大程度上減少了文書處理部門、檔案業(yè)務(wù)部門的相關(guān)管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。

二、未來多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用前景

（一）多媒體檔案虛擬現(xiàn)實系統(tǒng)

未來的檔案管理必定已經(jīng)在很大程度上實現(xiàn)了數(shù)字化管理，其檔案管理方式應(yīng)該采取真實和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應(yīng)該采用數(shù)字模擬物品以及真實場景的三維模型展示。而且保存真實檔案的庫房不允許人隨意進入，但是虛擬現(xiàn)實技術(shù)可以讓操作者完全處在真實的幻覺空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實的檔案資料，因為檔案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個看得見、摸不著的世界，這些虛擬環(huán)境和真實情景幾乎一樣，有非常高的真實性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數(shù)字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險。

（二）多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)

多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，促進了檔案管理保安監(jiān)控系統(tǒng)的研究發(fā)展，除了原有的功能，保安監(jiān)控系統(tǒng)還可以進行圖像處理、語音報警、信息存儲和查詢等等，其中報警處理是多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)的核心部件，報警就會導致一系列的連鎖反應(yīng)，同時產(chǎn)生相應(yīng)的語音提示、自動具體報警信息和值班信息，并且提供警報出現(xiàn)的具置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)

多媒體技術(shù)將數(shù)字音頻、數(shù)字視頻以及通信等多種先進的技術(shù)與計算機融合在一起，有效的實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，它具有強大的功能，使檔案信息檢索系統(tǒng)不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結(jié)構(gòu)組織信息。

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【摘要】隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理已由紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。文章探討了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性和必要性，并結(jié)合目前地方高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀和存在的問題，提出初步解決措施。

關(guān)鍵詞 地方院校；紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；對策

在全球信息化和信息資源共享的趨勢下，社會對數(shù)字化檔案的客觀需求日益加強，傳統(tǒng)的檔案管理手段面臨著巨大的沖擊。因此，國家檔案局于2011 年頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，把“加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理” 列入主要目標。在這樣的背景下，近三年檔案管理也由紙質(zhì)時代向數(shù)字化時代邁進，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化作為實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。而作為培養(yǎng)人才的地方高校的檔案部門與其它檔案部門相比，在硬件和軟件上存在著一定的差距，因此對地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)進行分析探討尤為必要，只有在對檔案數(shù)字化有清楚認識的基礎(chǔ)上，才能更好地解決好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化之路，為今后的地方院校數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

一、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用現(xiàn)代的科技設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機等對紙質(zhì)檔案進行掃描和拍攝，加工成圖像或數(shù)字文本，然后存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體上，并且在電腦上進行識別的數(shù)字圖像處理過程。經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案可以在計算機上得到很好地保存，需要查尋時方便快捷，可以大大提高效率。地方院校檔案部門實行紙質(zhì)檔案數(shù)字化，能使數(shù)字檔案資源不斷豐富，學校的各院（系）、各部門以及校友、社會公眾能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢，利用所需要的檔案數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了紙質(zhì)檔案利用方式對檔案實體的多次借出或復(fù)印所造成的大量時間和人力的浪費，有效提高工作效率，降低檔案保管和利用的成本。

（二）保護庫存檔案安全的最大化。一直以來，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式是紙質(zhì)檔案和目錄管理，不僅需要大量的庫存空間，而且查找利用必須到庫房，工作量大，管理成本較高，且檔案容易受到損壞，如紙張發(fā)黃、發(fā)霉、變脆等。而檔案管理由紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案為主后，可以通過一定的權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱復(fù)制或打印，減少了對庫存紙質(zhì)檔案查閱和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的受損速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案管理又必須盡可能延長檔案壽命的矛盾，從而最大限度地對庫存檔案進行有效管護，確保檔案實體的完整與安全。

（三）提升檔案工作者的形象和社會地位。在以紙質(zhì)檔案為主的高校，檔案工作者大多仍從事于比較機械的手工勞動，工作效率低下，這在一定程度上影響了公眾對檔案工作者的評價。紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化管理，既是各級檔案管理部門與時俱進，實施國家檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃的大事，是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體措施，也是適應(yīng)信息時展的需要和現(xiàn)階段檔案工作的亮點工程。地方院校檔案數(shù)字化項目完成得好，檔案的價值得到充分發(fā)揮，檔案工作對本校的發(fā)展及服務(wù)地方經(jīng)濟等發(fā)揮的作用就顯著，可以大大提高檔案工作者的社會地位。

二、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化面臨的問題

（一）缺乏數(shù)字化的規(guī)范和標準。目前，紙質(zhì)檔案數(shù)字化標準是《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（中華人民共和國行業(yè)標準DA/T，31-2005）》。這一規(guī)范盡管為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展提供了技術(shù)指導和支持，但與紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作相配套的管理規(guī)范尚未建立完善，如數(shù)字化的掃描流程、掃描件使用的文檔和表格等，標準規(guī)范較少或各系統(tǒng)、各省市自行其是，或標準的內(nèi)容不盡全面，尤其是一些地方高校，由于檔案硬件設(shè)施、技術(shù)水平相對落后，還必須同時接受省級、地( 市) 檔案行政管理部門的領(lǐng)導和管理，在面對某些標準前后不一、上下不一時，無所適從。再加上檔案管理軟件及有關(guān)設(shè)備硬件的差異，直接影響著數(shù)字化過程中形成的電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性和共享性，制約著信息交流的程度和范圍，直接影響檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）缺乏檔案數(shù)字化背景下高校檔案工作復(fù)合型人才。信息化背景下，檔案信息化建設(shè)需要既精通檔案業(yè)務(wù)知識，又掌握現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才。受地方高校現(xiàn)行人事制度的影響，目前地方高校檔案隊伍整體素質(zhì)普遍偏低，年齡結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)不合理，計算機水平較差，一直以來，習慣并固守于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的工作模式。往往是懂計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員不了解檔案業(yè)務(wù)，精通檔案業(yè)務(wù)的人員對數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究不夠，有的甚至認為檔案數(shù)字化是計算機人員的事，對此項工作的重要性及自身的責任和義務(wù)沒有較好地把握，服務(wù)意識和綜合素質(zhì)不強。

（三）紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程存在安全隱患，工作流程銜接性較差。為了保護檔案的安全，優(yōu)化工作流程，地方院校檔案部門大多根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的檔案安全措施，如紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取、掃描、數(shù)字轉(zhuǎn)換、掛接等環(huán)節(jié)的保管制度。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與掃描、掛接等諸環(huán)節(jié)的人員多，加上計算機硬件、數(shù)據(jù)導入、導出等不確定因素，檔案信息的安全得不到保障。（四）重視不夠，經(jīng)費投入不足。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化要求具備相應(yīng)的軟件和硬件條件，要人力、物力和財務(wù)支撐。如購置計算機、服務(wù)器、掃描儀及相關(guān)軟件，聘請專業(yè)技術(shù)人員或直接將數(shù)字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于經(jīng)費困難，學校必須將有限的資金投入到關(guān)系學校生存發(fā)展的教學和科研工作中，對學校檔案工作的經(jīng)費投入相當有限。

三、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)思路

（一）提高思想認識，加強硬件投入。首先，面對信息化的時代要求，地方院校的各級部門應(yīng)當在思想上有明確的認識，應(yīng)當充分認識到紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性和必要性。在信息化時代中，信息公開是必然的要求，而且其公開程度將會越來越高。這樣一來，檔案的社會性質(zhì)就必然會不斷地得到強化，檔案所涉及到的對象和檔案利用的范圍也會不斷地逐漸擴大。作為培養(yǎng)地方社會經(jīng)濟發(fā)展人才的高校，應(yīng)當首先充分地認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，提高思想認識，轉(zhuǎn)變觀念，發(fā)揮高校檔案信息資源在地方經(jīng)濟發(fā)展中的作用。

其次，在有了思想上的明確認識后，要做好建設(shè)規(guī)劃。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的學生培養(yǎng)、學科建設(shè)、人才培養(yǎng)、校園基礎(chǔ)建設(shè)、上級文件等檔案，需要花費大量的人力、物力和財力來進行數(shù)字化。這種數(shù)字化過程不是一蹴而就的，得對館藏檔案進行調(diào)查，要求對檔案的類型、數(shù)量、利用情況和保存狀況有一個很好的了解。然后再根據(jù)情況做一個統(tǒng)籌計劃，然后進行數(shù)字化建設(shè)，包括掃描儀、服務(wù)器等硬件配套設(shè)備的采購，數(shù)字化時間進度的安排，專職人員和專項經(jīng)費的安排等，從實際和長遠的目標保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的效果，早日對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化，在保證檔案數(shù)字化正常建設(shè)的同時，也能滿足檔案館正常功能的運行。

（二）做好培養(yǎng)或人才引進工作。要適應(yīng)信息時代檔案工作發(fā)展的需要，必須有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的檔案工作隊伍。在地方院校，以前因受管理體制和思想認識等的影響，往往認為檔案室是一個不重要的部門，忽視了檔案部門的作用，因此普遍存在檔案人員配備不足或不合理的現(xiàn)象，導致檔案工作人員素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力不強，從而影響了地方院校檔案部門所發(fā)揮的作用。因此，在以后的工作中，除了得引進檔案專業(yè)的人才以外，更應(yīng)當考慮挖掘現(xiàn)有檔案工作人員的潛力，通過送出去參加培訓班、研討學習、考察學習、脫產(chǎn)進修學習等多種形式，使他們的業(yè)務(wù)知識、能力和技術(shù)得到不斷地更新，促使整個部門的業(yè)務(wù)素質(zhì)也得到提高，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利進行創(chuàng)造條件。

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論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)變成了可能，本文首先對相關(guān)概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設(shè)過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。

1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義

檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。

數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。

2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進行有機結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

3.1觀念問題

高校檔案管理意識薄弱，對高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。

3.2技術(shù)層面的問題

⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；

⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；

⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范；

⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。

4.相關(guān)策略建議

4.1加快檔案標準化制定和貫標

推進檔案信息化建設(shè)，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。

4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用

高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標準并結(jié)合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。

4.3安全性方面的建議

數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。

4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項高科技項目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設(shè)正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項目和產(chǎn)品等。

5.結(jié)語

數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

參考文獻

[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學刊，2007（09）

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【關(guān)鍵詞】 高職院校 檔案數(shù)字化建設(shè) 問題 對策

近年來，伴隨著國家高等職業(yè)教育大發(fā)展，廣西的50多所高職院校的發(fā)展也進入了快速發(fā)展階段，辦學規(guī)模、辦學質(zhì)量、綜合實力都在不斷提升。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各高職院校也越來越重視校園信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是校園信息化建設(shè)工程的一個重要組成部分，如何加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，推進高職院校檔案信息化建設(shè)的進程，已成為各高職院校檔案工作所面臨的一項重要課題。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性

（一）檔案數(shù)字化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分。隨著科技的發(fā)展，廣西高職院校也正逐步開展校園信息化建設(shè)，紛紛使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學平臺、學生信息管理系統(tǒng)等先進管理平臺。高職院校檔案室是為學校教職員工、學生提供重要服務(wù)的窗口，必須得跟得上學校發(fā)展的腳步。檔案信息化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，只有加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)，才能更好地為學校各項工作提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（二）提高檔案提供利用的效率。傳統(tǒng)的檔案資料查找方式是先經(jīng)過手工或者的檔案管理系統(tǒng)進行目錄檢索再到庫房查找，有時候要往返幾次庫房才能查到利用者所需檔案資料，花費較長時間。檔案數(shù)字化后就可以直接在計算機上輕松查找，節(jié)省了時間，提高了工作效率。同時，將檔案信息經(jīng)過校園網(wǎng)絡(luò)傳輸，就可以提供給校內(nèi)外相關(guān)人員利用，利用者不受時間、空間的限制就可以進入檔案管理系統(tǒng)查找相關(guān)檔案信息。

（三）有效提高檔案的科學管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理模式為主，占用空間大；對紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱容易造成損壞、字跡褪色。目前，廣西大部分高職院校的檔案庫房面積僅能容納3-5年的庫藏量，隨著檔案的逐年遞增，現(xiàn)有庫房很難容納龐大的檔案。實施檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以大大節(jié)省檔案存儲空間，還有利于延長檔案的使用壽命。

二、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題和困難

（一）檔案工作經(jīng)費投入不足。教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定：“建校歷史在50以上或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上或已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上，都需要設(shè)立檔案館?！备鶕?jù)規(guī)定，目前廣西大部分的高職院校已符合成立檔案館，但是由于各方面的原因還沒有一所高職院校成立檔案館，僅僅是成立了檔案室，隸屬于學校辦公室。檔案室僅配備1名專職檔案員，雖然少數(shù)院校配有2名專職檔案員，但常常還要兼顧學校辦公室的日常工作。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和財力，需要配備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。大部分高職院校正處于建設(shè)發(fā)展階段，主要將經(jīng)費投入基建、教學和科研上，不可能對檔案工作投入太多。

（二）以傳統(tǒng)管理模式為主。目前，廣西的高職院校檔案管理仍以傳統(tǒng)管理模式為主，主要采用紙質(zhì)、錄音、錄像等載體保存檔案；以案卷歸檔和保管的方式，開展檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作；提供查閱的方式以手工翻本，費事費力。雖然統(tǒng)一使用了GD2000檔案管理系統(tǒng)，但僅局限于檔案目錄數(shù)字化，檔案全文數(shù)字化仍然是空白。更沒有實現(xiàn)檔案資源在校園網(wǎng)共享，無法滿足多用戶的同時需求。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)步伐緩慢。2002年國家檔案局《國家檔案信息化建設(shè)實施綱要》頒布，自此我國全國各地、各高校檔案信息化建設(shè)逐步開展。但是2002年廣西的大部分高職院校剛剛從中專、技校升格為高職高專，學校工作的重心是整合辦學資源、擴大辦學規(guī)模，把精力集中在教學和科研工作上，根本無暇顧及信息化建設(shè)，因此檔案數(shù)字化建設(shè)是非常滯后的。

（四）數(shù)字化檔案信息安全存在問題。檔案數(shù)字化為我們提供了方便快捷的服務(wù)，但是檔案信息安全問題也成為檔案管理中不可忽視的問題。一是將紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化過程中，拆分、掃描、數(shù)碼相機拍攝時容易造成檔案原件的丟失或者字跡、數(shù)據(jù)不清晰。二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化后，面臨著計算機“病毒”、“黑客”等安全問題。高職院校檔案內(nèi)容涉及范圍廣、信息量大，尤其是科研類檔案具備非常高的科技含量。如果不加以安全保護，將造成重大損失。

三、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）加大對檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費的投入。要提高對檔案管理工作的重視，加大經(jīng)費投入。首先要配備檔案專職人員，對檔案人員進行定期培訓，檔案人員除具備檔案業(yè)務(wù)知識外，還要掌握計算機操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理等專業(yè)知識。其次還要配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需相關(guān)設(shè)施，如計算機、數(shù)碼照相機、掃描儀等。

（二）制定完善的數(shù)字化建設(shè)的標準和制度。在開展數(shù)字化建設(shè)前期，按照國家制定的統(tǒng)一標準和規(guī)范，結(jié)合高職院校的實際情況，建立一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，確保學校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，從而使檔案管理朝著系統(tǒng)化、標準化和規(guī)范化方向邁進。

（三）做好前期調(diào)查研究工作。檔案信息數(shù)字化是一項系統(tǒng)性工程，不可操之過急。高職院校檔案信息量龐大，短時間內(nèi)不可能將全部材料數(shù)字化。在進行檔案數(shù)字化建設(shè)前，要做好調(diào)查研究工作，可到區(qū)內(nèi)外先進的高校或者企業(yè)學習了解檔案信息化建設(shè)的先進經(jīng)驗，避免盲目建設(shè)。根據(jù)本校近幾年檔案的利用情況，制定科學合理、切實可行的計劃，要按照先新后老、先重點后一般的原則，分步驟對檔案信息進行數(shù)字化。

（四）加強數(shù)字化檔案信息安全。檔案信息安全保護涉及的主要內(nèi)容包括：信息安全規(guī)范、信息加密、信息認證、防治計算機病毒、信息備份、網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息長期可存取技術(shù)等。一是檔案信息數(shù)字化工作中要注意檔案材料的完整性，不能在數(shù)字化過程中造成原始檔案的丟失、破損，在掃描或相機拍攝過程中要注意使字跡清晰不模糊。二是做好檔案信息備份，購買先進的存儲設(shè)備，避免檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件更新?lián)Q代后導致檔案信息無法讀取。三是檔案信息數(shù)字化后，要維護好檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，給檔案信息一個可靠安全的存儲環(huán)境。

參考文獻：

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電力企業(yè)檔案對于企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，在一定程度上對企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業(yè)管理人員對檔案方便、快捷、準確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應(yīng)用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時抓住機遇，加快建設(shè)和完善檔案管理工作，實現(xiàn)公文信息快速運轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會市場的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。

2提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識

數(shù)字化檔案管理不僅可以加強電力企業(yè)對檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進行改進，還可以進一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進行分類、存檔時容易混淆，且需要進行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會的發(fā)展要求。一方面，跟進多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進了電力企業(yè)在全球信息化時代的發(fā)展。

3建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫

數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進行存儲的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經(jīng)濟和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫開始，給電力企業(yè)檔案進行分門別類，標上“套”“冊”等分號，寫上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數(shù)據(jù)庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計算機網(wǎng)絡(luò)對錄入的時間及內(nèi)容進行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時間數(shù)據(jù)庫，進行統(tǒng)計整理，方便管理人員對信息進行管理的同時，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。

4做好對企業(yè)檔案管理人員的全面培訓工作

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一、傳統(tǒng)國有企業(yè)人事檔案管理的缺點

我們在生活中時常會發(fā)現(xiàn)存放很久的電影票根、購物小票等都會出現(xiàn)字跡模糊的現(xiàn)象，就算是妥善保管了多年的紙張，也會出現(xiàn)泛黃、破損的情況。雖然紙質(zhì)檔案材料確是個人經(jīng)歷等的有效憑據(jù)，但是傳統(tǒng)的國有企業(yè)人事檔案管理一直依賴紙質(zhì)化存放，大量的檔案材料長期堆積會導致字跡模糊的現(xiàn)象，而且占用空間大、查找不便利等問題會日益突出，勢必增加檔案管理人員的工作量。由此更加突顯了實施國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的必要性。

二、國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的重要性

(一)提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，簡化人事管理工作程序

在企業(yè)人事檔案管理過程中，應(yīng)用數(shù)字化的信息技術(shù)可以有效地提高人事檔案管理工作效率。人事檔案管理是一項復(fù)雜的工作，實行人工管理極易出現(xiàn)差錯，因此簡化人事管理工作程序，實施人事檔案管理數(shù)字化是時展的必然趨勢。過去國有企業(yè)人事管理工作中，相關(guān)的人事檔案材料信息只能在紙質(zhì)檔案中查找；而實施人事檔案數(shù)字化管理，通過查找檔案關(guān)鍵詞，可以及時、準確地找到所需要的人事檔案信息，較傳統(tǒng)的人事檔案管理只能通過不斷查找、翻閱紙質(zhì)檔案，人事檔案數(shù)字化管理可以實現(xiàn)人事檔案的高效管理和利用，不僅可以有效地節(jié)省檔案材料的查找時間，還可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁復(fù)的人事檔案管理工作中，利用數(shù)字化技術(shù)可以實現(xiàn)自動獲取檔案信息、自動進行檔案數(shù)量的統(tǒng)計等功能。

(二)提高國有企業(yè)人員利用率，提供有針對性的人力資源信息

首先，根據(jù)國有企業(yè)每個崗位的不同工作內(nèi)容和職責，以及每個崗位建立起來的優(yōu)秀人才模式，優(yōu)先選擇那些具備工作能力強、個性特征良好、團隊意識高等素質(zhì)的與工作要求匹配程度高的在崗員工，實現(xiàn)精準匹配，充分發(fā)揮員工的個人潛力。其次，針對每一個員工的人事檔案都采取與之相對應(yīng)的算法，通過收集各個崗位優(yōu)秀員工的各種信息，針對他們的優(yōu)點，給不同的崗位都建立一個優(yōu)秀的人才模型。為了避免職位信息不對稱及面試官招聘的影響，可以利用職位的優(yōu)秀人才模型和應(yīng)聘者的匹配度來篩選和達成職位的精確匹配。運用數(shù)字化技術(shù)還可以通過對每個員工的人事檔案進行大數(shù)據(jù)分析，幫助其找到最適合自己的崗位，提高國有企業(yè)人員的利用效率，在一定程度上減少員工不能勝任工作崗位的問題。實施國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理后，可以篩選出剩余的人力資源，企業(yè)可以對這些資源進行重新調(diào)配，可以使企業(yè)人事檔案的基本信息更加完備。針對來應(yīng)聘的人員，可以進行有效的信息咨詢，更加高效地、有針對性地利用企業(yè)人力資源，在一定程度上切實提高人才選拔的效率，對人力資源的配置也有一定的裨益。

(三)加強人事檔案存儲的安全性，提升人事檔案管理的可信度

利用數(shù)字技術(shù)對企業(yè)人事檔案進行管理，可以在一定程度上避免任意篡改檔案信息的現(xiàn)象。教育和年齡是當今就業(yè)狀況的重要因素，有些人員在個人檔案中填寫虛假信息，利用數(shù)字技術(shù)能夠在互聯(lián)網(wǎng)上共享信息，可以自動識別人事檔案信息的真假，為人事檔案管理工作者服務(wù)。數(shù)字化人事管理相對于傳統(tǒng)的人事管理方法來說更具準確性和安全性，能夠及時方便地篩選出不實的信息。而傳統(tǒng)的人事檔案管理，紙質(zhì)檔案材料如果保存得不好，極易造成檔案受損害，保管紙質(zhì)檔案材料需要占據(jù)大量的空間，尋找檔案材料需要花費很多的時間和人力，并且容易出現(xiàn)錯誤。這種人事檔案管理方式不僅自身存在很大的缺陷，在一定程度上還阻礙了國有企業(yè)及下屬部門的發(fā)展。因此對人事檔案實行數(shù)字化，將檔案信息轉(zhuǎn)換成計算機識別的專用碼，可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的方便查找和快捷利用，不僅可以快速查找到所需的檔案信息，而且還可以根據(jù)用戶的需要進行管理；同時在搜索關(guān)鍵詞時，還可以將相關(guān)的所有信息內(nèi)容呈現(xiàn)出來，準確全面，最大限度地提高人事檔案的利用效率。

三、國有企業(yè)實施人事檔案數(shù)字化管理的具體措施

實施國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理必定是任重而道遠的，如何有效地實行人事檔案數(shù)字化管理，筆者提出以下兩方面的具體措施。

(一)組建良好的管理團隊

一個好的管理團隊會讓數(shù)字化管理事半功倍。首先，要做好團隊培訓。為切實提高人事檔案管理隊伍的科學管理能力和專業(yè)化水平，應(yīng)明確從業(yè)人員的資質(zhì)，制定培訓計劃，分層、分類別開展專業(yè)學習和專業(yè)輪流制培訓。另外，要加強梯隊建設(shè)，建立傳導機制。應(yīng)建立實時知識寶庫，補充管理內(nèi)容，編制國有企業(yè)專項人事檔案培訓教材，精確提高人事檔案管理人員和相關(guān)專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力要求，建設(shè)一支高質(zhì)量的管理人員隊伍。這個管理團隊要加強人員數(shù)字化知識的系統(tǒng)學習和相關(guān)工作培訓，使人員熟悉各項數(shù)字化操作和大數(shù)據(jù)的管控技術(shù)等。

(二)制定相關(guān)的制度規(guī)范

做好企業(yè)人事檔案管理工作是非常重要的，而數(shù)字化所涉及的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也具有一定的風險。國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理是國有企業(yè)信息安全構(gòu)建的重要構(gòu)成部分，是確保人事檔案安全的前提。人事檔案管理工作流程比較復(fù)雜，檔案材料內(nèi)容多樣。人事檔案利用得不好會導致相關(guān)工作的疏漏和隱患，不利于國有企業(yè)人事檔案管理工作未來的發(fā)展，使檔案信息的安全受到更為嚴峻的挑戰(zhàn)。另外，建設(shè)團隊也要加強相關(guān)系統(tǒng)的防御措施，從源頭上避免外部入侵的可能性，確保人事檔案信息的安全。因此，要制定檔案信息保管、利用的相關(guān)規(guī)章制度，提出防止檔案信息泄露和流失的策略。企業(yè)內(nèi)各部門應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)防御和安全體系，要求相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全人員嚴格執(zhí)行制度規(guī)定，定期檢查檔案信息安全情況，防止外來入侵。只有如此才能保證人事檔案信息始終處在一個安全的環(huán)境中，保證企業(yè)各部門工作的正常開展以及企業(yè)的正常運行。綜上所述，對國有企業(yè)人事檔案實行數(shù)字化管理對于企業(yè)人事檔案管理工作具有重要的意義，其重要性表現(xiàn)在可以簡化人事管理工作程序，精準的數(shù)字化管理可以更好地分配社會工作崗位，為我們的工作帶來便利；同時對國有企業(yè)引進特需人才提供幫助，可以極大地推動國有企業(yè)的整體發(fā)展，助力國民經(jīng)濟的發(fā)展，為企業(yè)未來人事管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻：

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【關(guān)鍵詞】藝術(shù)檔案；數(shù)字化；管理研究

藝術(shù)檔案是我國悠久的歷史文化遺產(chǎn)，也是藝術(shù)工作的辛勤勞動結(jié)晶。因此對于其管理質(zhì)量已經(jīng)引起相關(guān)部門的高度重視。隨著時代的進步，藝術(shù)檔案采用了數(shù)字化的管理模式，將傳統(tǒng)存貯介質(zhì)的各種藝術(shù)檔案資料，利用現(xiàn)代化的科技手段，如：掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段，演變成新穎豐富的圖片文件、聲音文件或錄像文件模式，并通過各種查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，為藝術(shù)檔案資源提供了方便、快捷的儲存通道。

一、藝術(shù)檔案數(shù)字化管理的重要性

（一）符合新時期我國文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展的需求。傳統(tǒng)藝術(shù)檔案基本都是以紙質(zhì)、實物等介質(zhì)為主的檔案資料，給原始檔案管理工作增加了很大的難度。并且受傳統(tǒng)思想的束縛，其管理效率普遍偏低，致使很多信息來源得不到充分的共享，出現(xiàn)很多失誤、差錯等問題，嚴重影響了藝術(shù)檔案的完整性和安全性，使其管理質(zhì)量缺乏可靠的保障。通過利用數(shù)字化的管理模式，既解決了以往檔案庫存管理的弊端，使其適應(yīng)當前藝術(shù)檔案管理的需求，又極大地提升了管理人員的工作效率和業(yè)務(wù)能力。

（二）方便快捷的查閱需求和信息傳遞需求。以往查閱藝術(shù)檔案資源都要依靠手工操作來進行，這種查閱方式既延長了查閱周期，又使其無法滿足現(xiàn)代快節(jié)奏的社會需求。隨著計算機技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案管理也采用了數(shù)字化的管理模式，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料全部轉(zhuǎn)化成高科技的電子形式，并把電子檔案有效地保存到計算機存儲硬盤中，不但擴充了保存空間，簡化了貯存模式，也極大地方便了工作人員的檢索與查閱。并且其完全不受任何介質(zhì)的約束，隨時隨地都可以進行閱覽和利用，既使處在同一個電子文件中的不同檔案形式也可以進行長期的存放，如：文字、聲音、圖像、視頻等文件，充分體現(xiàn)了藝術(shù)檔案的規(guī)范化管理，使其可以保持永久的完整性和實效性。同時通過數(shù)字化的管理，還可以針對不同查閱目的的文件進行分門別類的管理，方便日后管理人員對檔案的借鑒、研究和分析等活動的進行，使其滿足各種不同的查閱需求。

二、藝術(shù)檔案數(shù)字化資源的管理研究

（一）數(shù)字化資源管理方法。進入新時期以后，我國科技技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)取得了十分顯著的成績。相對數(shù)字化的檔案管理也可以采用先進的管理技術(shù)，來實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理目的。可利用時下流行的多媒體技術(shù)或超文本技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案資料演變成新穎豐富的圖像、文字、視頻等文件形式，使其更加可視化。同時為了加強藝術(shù)檔案的保密性質(zhì)，還可利用先進的安全加密技術(shù)對檔案資料進行安全管理，從而實現(xiàn)檔案資料的完整性和科學性。

（二）數(shù)字化資源的安全管理措施。為了做好藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理工作，首先就要實現(xiàn)檔案資料的共享，使其可以不受任何介質(zhì)的約束，隨時保證人們的查閱和訪問?？衫糜嬎銠C網(wǎng)絡(luò)平臺等先進技術(shù)來進行。其次為了保證檔案數(shù)字化資源的準確性和實用性，避免出現(xiàn)任何網(wǎng)絡(luò)安全問題，就要加大檔案數(shù)字化資源的維護力度，利用加密技術(shù)來保證知識產(chǎn)品的安全存儲，并設(shè)置資源版權(quán)保護 、系統(tǒng)密碼保護等防御措施，建立合理的安全保護機制，如：數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)機制、資源異質(zhì)備份及資源異地備份等手段，從根本上維護數(shù)字化資源和其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。

三、提高藝術(shù)檔案數(shù)字化工作的建議

（一）科學利用和開發(fā)各類藝術(shù)檔案資源。利用先進的科技手段，有效地開發(fā)出各地檔案管理部門的多種藝術(shù)檔案資源，并取其精華進行合理地利用，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檢索技術(shù)與數(shù)字化管理技術(shù)，從而促進我國的經(jīng)濟文化建設(shè)。另外由于我國各種藝術(shù)檔案資源館的分布范圍較為廣泛，所以應(yīng)加大對計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的利用，采用更為先進的數(shù)字化管理模式，為藝術(shù)檔案資源館的長期發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)途徑。

（二）加大檔案資料管理的數(shù)字化教育。為了更好地實現(xiàn)藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理，首先應(yīng)該提高管理人員的綜合素質(zhì)，加大對其的數(shù)字化教育，使之成為高水平、高技術(shù)、高管理的復(fù)合型人才。其次完善當下數(shù)字化教育的教學內(nèi)容，提高管理人才的競爭能力，使其在工作崗位中發(fā)揮自身優(yōu)勢，完全掌握現(xiàn)代化的檔案資料管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料信息管理的數(shù)字化建設(shè)。此外還要定期對從業(yè)人員開展專業(yè)的檔案管理培訓活動，尤其是加強對計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的教育培養(yǎng)，既提高管理人員的工作水平和效率，也加強了其在經(jīng)濟信息開發(fā)與研究方面的能力，使之成為綜合數(shù)字化檔案管理人才。

四、結(jié)束語

綜上所述，藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)是各檔案資源館勢在必行的發(fā)展趨勢，不僅打破傳統(tǒng)管理的弊端，有效保證了藝術(shù)檔案的完整性和科學性，也加快了檔案資源的共享速度，使其滿足當下社會快節(jié)奏的查閱需求，為推動社會文化藝術(shù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

【參考文獻】

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關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案信息化；重要性；檔案管理；資源管理

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，電力企業(yè)檔案的建設(shè)和管理逐漸實現(xiàn)數(shù)字化、信息化。信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用，很大程度上提高了檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問題制約著檔案管理建設(shè)的效率提高，所以電力企業(yè)需要不斷加強檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)，突出檔案管理對電力企業(yè)生產(chǎn)實踐發(fā)展發(fā)揮的積極性作用。文章就電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性進行分析，對如何提高電力企業(yè)檔案信息化管理水平展開研究和討論。

1電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性分析

電力企業(yè)承擔著電網(wǎng)建設(shè)和改造等工作，所以電力企業(yè)的很多檔案信息中包含著大量的磁介質(zhì)和聲像等檔案信息文件。首先，實現(xiàn)檔案信息化可以將電力企業(yè)內(nèi)部的檔案內(nèi)容信息進行數(shù)字化的處理，利用現(xiàn)代化的設(shè)備技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案信息傳輸、共享和利用的不便；其次，電力企業(yè)的檔案管理實現(xiàn)信息化，可以提高文檔歸類、編輯的效率，尤其現(xiàn)在我國對企業(yè)檔案管理的要求非常嚴格，要求企業(yè)不僅做好檔案管理工作，還要求企業(yè)具有信息化管理的能力。所以電力企業(yè)檔案管理要實現(xiàn)信息化，符合國家對于檔案管理建設(shè)的要求；最后，電力企業(yè)檔案管理的信息化能夠預(yù)防檔案信息的丟失，因為信息化建設(shè)可以有效保證電力企業(yè)的檔案管理歷程逐步趨于數(shù)字化，電力企業(yè)可以備份檔案信息，如果發(fā)生檔案信息的損壞或者丟失，可以利用備份數(shù)據(jù)進行檔案信息恢復(fù)。

2電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題

2.1傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛

在社會主義市場經(jīng)濟體制不斷發(fā)展的背景下，我國電力企業(yè)檔案的建設(shè)和管理必須兼顧整體性，承擔一定的社會責任，認清自身檔案管理發(fā)展與社會外部因素之間的關(guān)系，促使檔案信息化建設(shè)與社會發(fā)展的總體方向保持高度的一致性。但是從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，我國檔案建設(shè)具有一定的滯后性，難以與社會的發(fā)展保持同步。造成這種現(xiàn)象的主要原因是受到傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，我國很多檔案管理工作難以實現(xiàn)向信息化轉(zhuǎn)變。

2.2沒有健全的檔案管理制度

檔案信息化管理和運用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)?，F(xiàn)在我國大部分電力企業(yè)沒有明確的檔案管理制度，只是將重點放在檔案建設(shè)的表面工作上，例如上級領(lǐng)導的檢查、相關(guān)的展覽活動等，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價值。管理制度的缺失勢必難以落實相關(guān)的責任，檔案信息化管理工作的開展也無章可循，不利于檔案信息化管理的發(fā)展。

2.3數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備準備不充分

提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率，先進的軟硬件設(shè)備必不可少，但是現(xiàn)階段我國很多單位組織的硬件設(shè)備陳舊，軟件信息管理功能也不夠完善，整個硬件和軟件系統(tǒng)都處于比較落后的一個狀態(tài)。在這種情況下，檔案信息的互調(diào)難度和復(fù)雜性就會增大，也是制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一大因素。

2.4檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案數(shù)字化管理和建設(shè)對檔案管理人員的專業(yè)水平技能和素質(zhì)提出了較高的要求，但是我國電力企業(yè)的檔案信息管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理的知識，沒有系統(tǒng)化的計算機數(shù)據(jù)的處理能力，并且檔案管理人員的素質(zhì)不高，缺乏復(fù)合型信息化檔案管理人才，導致檔案管理工作的信息化水平都處在一個比較初級的階段。

3電力企業(yè)檔案信息化管理的具體措施

3.1構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

電力企業(yè)的檔案管理部門具有業(yè)務(wù)指導性的職能，電力企業(yè)應(yīng)該協(xié)調(diào)各個組織部門之間的合作，實現(xiàn)檔案管理與電力工程項目進度保持高度的協(xié)調(diào)性，積極發(fā)揮檔案管理部門的檔案信息歸類、處理職能，發(fā)揮其他參與協(xié)調(diào)部門的監(jiān)督指導職能。各個職能部門應(yīng)該設(shè)置兼職的檔案管理人員，做好本部門檔案信息的移交工作，完整地將檔案移交到檔案管理部門進行歸檔，形成一個完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.2強化檔案管理者的信息化管理意識

檔案信息化管理能夠有效地解決檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的矛盾，但是檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化的管理是一個漫長的過程，也是檔案管理者與現(xiàn)代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個過程。所以需要強化檔案管理者的數(shù)字化意識，并且大力地宣傳檔案數(shù)字化管理理念，引起電力企業(yè)檔案管理的高度重視，這也要強化檔案管理者的數(shù)字化管理意識，數(shù)字化管理意識的提高是檔案管理者整體素質(zhì)提高的基礎(chǔ)條件。綜合素質(zhì)包括檔案管理人員的管理意識和專業(yè)能力，所以要培養(yǎng)檔案信息化管理的復(fù)合型人才。對管理者的責任心進行激化，對單位檔案管理人員進行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實踐的過程中樹立正確的人生觀和價值觀，有效地增強其愛崗敬業(yè)的精神。并且要對檔案管理人員進行專業(yè)理論知識的定期培訓，提高其專業(yè)技術(shù)技能，及時地掌握計算機應(yīng)用技術(shù)技巧，提高檔案信息化管理建設(shè)服務(wù)能力，推進檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.3結(jié)合電力企業(yè)的實際，加強數(shù)據(jù)采集管理

首先，電力企業(yè)要建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，在電力工程項目實施的過程中，要將相關(guān)的任務(wù)模板下發(fā)到各個組織部門，各個部門及時地獲取、接受檔案信息，并做出具體的檢驗和校正，完善后的檔案信息移交到檔案管理部門進行歸檔；其次，要做好檔案信息資源的更新工作，電力企業(yè)的項目建設(shè)檔案具有很高的專業(yè)技術(shù)性，如果涉及到項目規(guī)模的改造擴建等，需要同步進行檔案信息的調(diào)整，這就需要電力企業(yè)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的同步改進，實現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理；最后，要加強檔案數(shù)據(jù)的資源的建設(shè)和管理，例如在電力企業(yè)一項工程項目完成之后，就要將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時移交到檔案管理部門進行檢驗，檔案管理部門做出合格判定，才算項目實施完畢。

3.4加強檔案信息數(shù)據(jù)安全管理

檔案歸檔整理的前提是對檔案信息進行安全的保存，數(shù)字化檔案信息一般是存儲在計算機中，所以要加強計算機的防火墻設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。尤其電力企業(yè)的很多檔案信息是國家電網(wǎng)建設(shè)的保密性信息，電力企業(yè)必須確立數(shù)據(jù)的安全級別與使用權(quán)限。同時要嚴格制定、落實檔案信息化管理法規(guī)，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。有效地落實責任問責制度，如果在檔案歸檔的過程中出現(xiàn)嚴重的失誤，則要將具體的責任落實到具體的管理人員身上，最大程度保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

4結(jié)語

綜上所述，檔案管理在智能化、自動化發(fā)展的過程中，使得信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中得到應(yīng)用，很大程度上提高了檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率，但是檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，導致電力企業(yè)的檔案管理難度越來越大。電力企業(yè)應(yīng)該在認識到檔案信息化管理的重要性的同時，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強化檔案管理者的信息化管理意識，結(jié)合電力企業(yè)的實際，加強數(shù)據(jù)采集管理和檔案信息數(shù)據(jù)安全管理。

參考文獻

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[關(guān)鍵詞]社保檔案；數(shù)字化；重要性；高效性

一、社保檔案管理的重要性

社保檔案作為社保工作中的重要資料，是為了實現(xiàn)在社保信息交流中能夠有效的給參保者提供依據(jù)，為維護自身的合法權(quán)益提供重要的憑證，也為社保部門的科學管理和提高工作效率提供了必備的條件。因此，社保檔案管理工作具備以下特點：

1.數(shù)量大。隨著我國社保制度的改革，社保的參保面已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實現(xiàn)全民參保，匯成了龐大的社保檔案。

2.變化多。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項社保繳費情況也會依據(jù)個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的變化性。社保檔案是以人為基本對象來辦理，個人是社保檔案的基礎(chǔ)單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，是維護個人利益的重要依據(jù)。

3.要求高。社保檔案是按照國家的相關(guān)規(guī)定來辦理的，需要依據(jù)社保統(tǒng)一的辦理程序進行。單位員工在進行社會保險時會有一張規(guī)范的記錄卡，根據(jù)單位的個人工資有相應(yīng)的繳費標準，這形成的相關(guān)材料都具有一致性。

二、高度集約的信息管理模式

隨著社保政策的不斷改革和深化，社保工作將會覆蓋更多的地區(qū)，社保檔案也因此會日益增多。而這種“服務(wù)一生、保障一生”的惠民工作將會關(guān)系到民計民生，涉及到的人也會越來越多。因此，做好社保檔案工作已成為社保經(jīng)辦機構(gòu)的一項重要任務(wù)。

在社保檔案管理中確保數(shù)字檔案的真實性和原始性是至關(guān)重要的，因為數(shù)字檔案存在一些可變的隱患，因此，保存好社保檔案的原始性是做好社保檔案數(shù)字化的重要課題：

1.嚴格的時間限制

社保經(jīng)辦信息需要通過登記、核定、申報、結(jié)算等環(huán)節(jié)進行標準化和規(guī)范化的嚴密操作，層層把關(guān)、環(huán)環(huán)相扣，一經(jīng)登記確認后不可變更。在特殊的政策業(yè)務(wù)中需要更嚴格的審批制度，是原始紙介材料數(shù)字化的體現(xiàn)，其原始性與記賬憑證相同。

2.嚴格的經(jīng)辦流程

社保經(jīng)辦管理具有高度信息化、規(guī)范化、標準化，其經(jīng)辦流程保持高度的嚴整性形成一條鏈式對應(yīng)的關(guān)系，雙方數(shù)據(jù)具備互斥關(guān)系，任何一處修改都會產(chǎn)生鏈式反應(yīng)，很容易被檢索發(fā)現(xiàn)。因此數(shù)字建檔后的檔案修改是毫無意義的。此外，還應(yīng)建立數(shù)字檔案歸集業(yè)務(wù)審批制度，嚴格“系統(tǒng)設(shè)計、統(tǒng)一授權(quán)、分級管理”。以提高數(shù)字檔案原始信息的歸集質(zhì)量。

三、社保數(shù)字檔案新時代

1.預(yù)測

社保檔案涉及方方面面的內(nèi)容，在管理信息中需要采集征繳業(yè)務(wù)類檔案信息，在形成數(shù)字檔案后可以檢索到承保人全部的信息，包括參加工作時間、參保時間等。同時，在社保檔案中存在未來補繳或是恢復(fù)繳費時，需要根據(jù)區(qū)縣等地區(qū)政策進行科學的預(yù)測，便于制定有效的補征收計劃，使社?；饝?yīng)征盡征。

2.管理

數(shù)字化社保詳細記錄了經(jīng)辦機構(gòu)每項業(yè)務(wù)的經(jīng)辦信息。對經(jīng)辦人和審核人都做了詳細的記錄，在對每項業(yè)務(wù)中的程序都記錄在案，可以將業(yè)務(wù)記錄和審批記錄都顯現(xiàn)出來，為日后建立社保機構(gòu)內(nèi)部管理機制提供重要的技術(shù)信息保障，為日后在監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)操作流程以及問題情況發(fā)生時成為有效的自律工具，也是社保機構(gòu)實現(xiàn)制度化管理的保障。

3.監(jiān)督

社保檔案數(shù)字化有效的防范了一些不符合業(yè)務(wù)流程的問題，為有效的監(jiān)督和預(yù)警提供了簡單的核查方法。例如在發(fā)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)變更時會有預(yù)警提示來防止錯誤問題的發(fā)生，進而不斷完善經(jīng)辦管理。數(shù)字檔案將為事后監(jiān)督工作導航：確保經(jīng)辦工作的高效率與高質(zhì)量并存。

四、加快社保數(shù)字檔案建設(shè)步伐

現(xiàn)階段，檔案管理的系統(tǒng)已經(jīng)日趨成熟。數(shù)字化檔案工作給檔案人員帶來了方便的同時，更需要檔案人員把各類電子文件、圖片、存儲的檔案等紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，對數(shù)字檔案整體資源的綜合開發(fā)利用提供了有效的幫助。目前，社保工程信息系統(tǒng)的快速成熟與發(fā)展對加快與完善生產(chǎn)信息系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可靠的原始資料，也為實現(xiàn)社保檔案管理工作向更高的階段邁進奠定了基礎(chǔ)。

努力加快社保數(shù)字檔案建設(shè)步伐，提高檔案科學管理水平，早日實現(xiàn)社保數(shù)字檔案在征管信息預(yù)測、機構(gòu)內(nèi)控管理、經(jīng)辦事后監(jiān)督等綜合管理方面的應(yīng)用，充分開發(fā)社保檔案資源的應(yīng)用潛能。加強數(shù)據(jù)利用，實現(xiàn)應(yīng)用縱深化。緊緊圍繞信息化建設(shè)這個重點，創(chuàng)新思維，狠抓資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)信息資源，服務(wù)決策，為領(lǐng)導決策服務(wù)、為業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)、為行政管理服務(wù)。做到檔案管理與完成目標任務(wù)相結(jié)合，檔案管理與發(fā)展業(yè)務(wù)相結(jié)合，檔案管理與退休人員管理服務(wù)相結(jié)合。把單位和個人參保信息檔案這些“死信息”變成“活數(shù)據(jù)”，服務(wù)于社會保險業(yè)務(wù)工作，通過檔案信息定期向上級部門提供有關(guān)就業(yè)、失業(yè)等方面檔案數(shù)據(jù)情況分析，提供決策依據(jù)。分別在就業(yè)援助工作對策、強化職業(yè)技能培訓、解決失業(yè)保險社會化發(fā)放制度、解決享受低保、就業(yè)、靈活就業(yè)人員參加醫(yī)療保險方案等方面提出積極建議，為黨委政府科學決策和解民憂保持社會穩(wěn)定提供服務(wù)。

總之，社保檔案是民生檔案的重要組成部分，涉及千家萬戶，既是我們以后工作的重點，也是我們工作中的難點。我們必須以知難而進、百戰(zhàn)百勝的勇氣腳踏實地、真抓實干，切實實現(xiàn)社保檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、人性化、規(guī)范化、多元化管理，保證社保檔案工作的順利進行，推動社會保障事業(yè)的和諧發(fā)展。

參考文獻：

[1]莊麗.金保工程“五險合一”后對社保檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2012（4）.

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檔案數(shù)字化的含義分析

為什么說數(shù)字化時代，檔案工作的變革勢在必行？當前，檔案館儲存、管理、查閱檔案的最主要形式，毋庸置疑是紙質(zhì)檔案、影像檔案等載體形式。從形式上而言，數(shù)字檔案是新時期技術(shù)發(fā)展的形式變革，從形式歸類而言，它與今天的紙質(zhì)檔案、影像檔案，與過去的甲骨檔案、竹簡檔案等別無二致。數(shù)字檔案的革新在于其海量的信息與瞬間的計算帶來的使用價值的提高。數(shù)字化技術(shù)運用于檔案工作，無外乎計算機技術(shù)、信息技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、新存儲技術(shù)等等，這些技術(shù)從技術(shù)革命的角度而言跟檔案學毫無關(guān)系，它是信息化革命的產(chǎn)物，運用到檔案工作，產(chǎn)生了檔案數(shù)字化建設(shè)這一新的命題。檔案數(shù)字化對于優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、提升檔案隊伍、改善檔案服務(wù)具有重要意義。檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄、信息、內(nèi)容的數(shù)字化，以及檔案管理、查詢、運用的數(shù)字化。當前，隨著數(shù)字化的推進，檔案館基本上建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫可以以最快的速度進行檔案查詢，以最科學有效的方式進行檔案管理。

數(shù)字化給檔案工作帶來的影響

當今時代是信息化時代，而信息的數(shù)字化帶來的不僅僅是技術(shù)的變革，更是思維方式和習慣的改變。早在上世紀40年代，香農(nóng)證明了采樣定理，即在一定條件下，用離散的序列可以完全代表一個連續(xù)函數(shù)，采樣定理為數(shù)字化技術(shù)奠定了重要基礎(chǔ)。隨著數(shù)字化技術(shù)的進步，數(shù)字化對不同行業(yè)都產(chǎn)生了深遠的影響。這些影響有好有壞，但畢竟以好處為多，才推動了各行各業(yè)數(shù)字化的變革與發(fā)展。最為明顯的一點，就是數(shù)字化提升了效率，在任何時代，效率都是從事一項工作最為重要的衡量指標。尤其是對于檔案工作而言更是如此，效率的提高給檔案工作帶來質(zhì)的飛躍。檔案工作的數(shù)字化發(fā)展是順應(yīng)時代、順應(yīng)技術(shù)的產(chǎn)物，它能以更快的速度存儲、梳理、計算、分類，檔案作為一種原生信息資源，這一點是至關(guān)重要的。因此，數(shù)字化進入檔案，第一點的變革就在于效率，和由效率提高而產(chǎn)生的效益化提升。過去，從事檔案工作主要靠人力的投入，檔案效率的保證來自于人員的保障，必須確保大量的人員從事檔案的梳理規(guī)整，才能提升效率，進而為經(jīng)濟社會發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)分析和決策管理。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，這一現(xiàn)象很快就變成了歷史，現(xiàn)在，只要有一臺電腦，一個人可以代替一個團隊，不僅節(jié)省了人力物力空間財力，更節(jié)省了查閱使用檔案的時間。這也是數(shù)字化給檔案工作帶來的第二個影響，就是節(jié)約。盡管如此，數(shù)字化給檔案帶來的影響不僅僅是效率的提高、人力物力財力的節(jié)省以及思維和工作習慣的變革。數(shù)字化的致命弱點同時滲透在各行各業(yè)的日常工作中，檔案工作中，過度依賴數(shù)字化技術(shù)，造成的肯定是安全隱患。因為一旦主機出現(xiàn)了問題，網(wǎng)絡(luò)受到了攻擊等等情況，檔案資料將面臨著巨大的威脅。首當其沖的是泄密危險，檔案中存儲著大量的國家秘密，一旦遭到惡意攻擊，后果不堪設(shè)想。其次是檔案丟失危險，當外在客觀條件不可抗因素發(fā)生作用時，從事檔案工作的具體人員根本無法抵御信息化的技術(shù)攻擊，造成的后果很可是檔案的丟失。因此，雖然數(shù)字化發(fā)展給檔案工作帶來諸多益處，但是紙質(zhì)檔案存儲等原始技術(shù)仍然是當前最重要的檔案技術(shù)手段，短時間內(nèi)不可廢棄。