導語：如何才能寫好一篇檔案管理的分類，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。

1 學校檔案分類中存在的問題

在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設。

2 增強學校檔案實體分類管理建議

2.1 提高檔案管理的重視度

為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變?yōu)橹鲃臃盏挠^念價值。

2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理

在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。

2.3 增強檔案保管工作和利用效率

在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會有所關聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。

3 增強學校檔案管理的方法

3.1 應用計算機信息檔案管理技術

計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。

3.2 靈活進行實體檔案管理

學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個學校規(guī)模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發(fā)展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。

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關鍵詞：本科教學評估　教學檔案　分類管理

本科教學工作水平評估根據(jù)一定的指標體系，通過系統(tǒng)地收集高校的主要信息和材料，在進行科學分析的基礎上對高校辦學條件和教育教學質量等方面進行客觀評價。高等學校教學檔案是在教學活動中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價值的原始記錄，它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，揭示教學單位的教學質量和管理水平，是教學評估的基礎和依據(jù)。雖然教學檔案在評估指標體系中沒有單獨設立項目，但是評估指標體系中的大多數(shù)指標和觀測點都是以教學檔案為依據(jù)的，如教學計劃、教學大綱、試卷、成績、畢業(yè)論文等都是評估材料的重要依據(jù)。實踐證明，教學評估與教學檔案建設相輔相成、相互促進，教學檔案是教學評估的基礎和依據(jù)，同時教學評估又能促進教學檔案建設，提升教學檔案的價值和地位，教學評估工作為提升教學檔案建設水平帶來了新的契機。然而教學檔案材料具有內(nèi)容豐富、類別復雜、涉及面廣的特點，這就使得教學檔案的詳細分類十分困難。如何根據(jù)教育教學規(guī)律建立行之有效的教學檔案分類標準是教學管理人員面臨的一個重要問題。

一、本科教學評估方案與高校教學檔案。

(一)本科教學評估方案與高校教學檔案的關系。

在高校教學水平評估方案中，一級指標有七項，其中與教學檔案明顯相關的指標占了三項，分別是：

1　專業(yè)建設與教學改革。包括專業(yè)、課程與實踐教學三個方面。這部分內(nèi)容廣泛，是評估材料中的重點和難點。它主要反映專業(yè)的總體布局與結構是否合理。專業(yè)的設置是否適應社會的需要；改革教學方法與手段的效果：實踐教學內(nèi)容的科學性和取得的效果等。

2　教學管理。包括管理隊伍與質量監(jiān)控兩個二級指標。管理隊伍的情況可以從人事檔案中收集。質量監(jiān)控部分主要就是觀測教學規(guī)章制度的建設與執(zhí)行、各主要教學環(huán)節(jié)的質量標準和教學質量的監(jiān)控。

3　教學效果。包括基本理論、技能、畢業(yè)論文、思想道德修養(yǎng)、體育、社會聲譽、就業(yè)七個二級指標。主要觀測學生基本理論與技能的實際水平、學生創(chuàng)新精神與實踐能力、論文質量、學生體質健康標準、畢業(yè)生就業(yè)率等。這部分內(nèi)容比較復雜，涉及多個檔案體系，教學檔案是其中主要一個材料來源。

(二)本科教學評估體系下教學檔案的細化。

對照本科教學評估指標體系中關于教學檔案的指標，筆者根據(jù)實際工作情況，將院系教學檔案細化為如下四個方面。

1　基本教學文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和專業(yè)建設與教學改革的部分指標。對應的教學檔案具體包括教學計劃、教學大綱、教學進程安排、教師授課計劃書、教學任務書、教學日志及考勤表、課表等。

2　日常工作文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和教學效果指標。對應的教學檔案具體包括學籍管理、調(diào)課管理、學期各類教學總結、各類考試管理和其他日常文件。

3　主要教學環(huán)節(jié)文件：涵蓋教學評估方案中專業(yè)建設與家偶爾改革的部分指標和教學效果兩個指標。對應的教學檔案包括理論課程排課管理、教學改革、教材管理、實踐教學管理、畢業(yè)論文管理。

4　教學質量管理文件：涵蓋教學評估方案中專教學效果及教學管理兩個指標。對應的教學檔案包括包括教師教學質量監(jiān)控管理、各類成績管理。

二、本科教學評估下的“高校院系教學檔案分類管理”運行機制研究

(一)教學檔案分類管理的原則。

1　真實性原則。教學檔案是歷史的原始記錄，必須真實、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規(guī)律進行分類，科學選擇分類方法，合理設置分類項目，從而使教學檔案能夠系統(tǒng)的反映出教學活動的本來面目。這是教學檔案分類管理的首要原則。

2　系統(tǒng)性原則。由于教學檔案是在處理教與學的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關系錯綜復雜，因此，在進行教學檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規(guī)則，尤其要注意分類標準的一致性和縱橫關系的明確性。如我們在對教學檔案進行分類時縱向可以根據(jù)學年進行分類，橫向可以按照檔案職能進行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標準進行，而不能第一次以學年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學年橫向分類。這是教學檔案分類管理的根本性原則。

3　實用性原則。也是教學檔案分類管理的終極目標。教學檔案是為教育教學、科研和管理服務，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學檔案進行分類時就必須考慮其實用性。如根據(jù)學年進行教學檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點而生搬硬套進行分類，而要注意檔案的可用性。

(二)教學檔案分類管理的一般方法。

在教學檔案分類管理的原則指引下，筆者認為可以采用如下方法對教學檔案進行分類。

1　按教學檔案的職能進行分類。教學檔案是一個復雜的整體，各種教學檔案的內(nèi)容、性質、成分、形式各不相同，各有特點。據(jù)此，筆者根據(jù)本科教學評估方案，具體分析教學檔案的構成，針對不同檔案的特點，提出了按照教學檔案的職能進行分類的方法。按照教學檔案職能進行分類就是在本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面。

2　按學年――學期進行分類。在高校實行學年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀大學的初建階段，就實行學年制的分科教學制度。我國高校經(jīng)歷了學分制―學年制一學年學分制這樣一個過程。目前高校多數(shù)實行學年學分制這樣一種教學管理制度。它保留了學年制的整齊劃一等特點，為教學檔案按照年度進行分類提供了依據(jù)。按學年分類即意味著按學期分類，按學期分類其實是按學年分類的細化?，F(xiàn)在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學年都要分為兩個學期，相應的教學檔案就可以在學年之下再根據(jù)不同的學期進行分類。

(三)本科教學評估下的“院系教學檔案分類管理體系”的具體措施。

在理清了本科教學評估與教學檔案的關系后，秉著教學檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學檔案分類管理體系”。

首先，根據(jù)筆者提出的職能分工的要求，將本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學環(huán)節(jié)文件)、4(教學質量管理文件)。

其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級別，分別予以編號，為1-1(教學計劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業(yè)論文管理)；4--1(教師教學質量監(jiān)控管理)，4-2(各類成績管理)。

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關鍵詞：檔案管理基礎工作；檔案管理；作用；建議

伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進，檔案基礎管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現(xiàn)代化管理的進程。

1 檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標準規(guī)范

n案的標準，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎工作還可以使檔案的管理實現(xiàn)分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業(yè)的檔案管理基礎工作出現(xiàn)問題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯誤，檔案管理基礎工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎工作可以保障檔案檢索的準確性

檔案管理的基礎工作不僅要求檔案基礎工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內(nèi)容的準確性，提供關鍵詞或者相關的內(nèi)容概括，對于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進行重新編寫，方便用關鍵詞或者內(nèi)容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術的不斷普及，檔案檢索技術也在不斷的進步，檔案管理基礎工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎工作沒有做好，就會限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對使用率較低的內(nèi)容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。

2 檔案管理基礎工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員的整體素質不夠高

現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識，無法適應檔案現(xiàn)代化管理對員工素質的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結構比較傳統(tǒng)落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應現(xiàn)代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規(guī)范

檔案管理基礎工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎工作時行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎工作中，可能會出現(xiàn)缺少目錄號或者檔號的命名不規(guī)范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內(nèi)容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現(xiàn)分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務。

2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術普及度較低

現(xiàn)階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現(xiàn)代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內(nèi)容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進程。

2.4 檔案保管不當造成缺失

現(xiàn)在很多的檔案還沒有完全實現(xiàn)實體向電子檔案的轉化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現(xiàn)保存不當?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無法找回。

3 有效展開檔案管理基礎工作的幾點建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作人員的素質很大程度上影響著檔案管理基礎工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設，使檔案管理人員認真履行自己應該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業(yè)知識的建設，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識，通過提升工作人員檔案專業(yè)知識確保檔案工作人員能夠對檔案進行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現(xiàn)代化的技術的應用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結果。檔案管理工作應該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進檔案管理基礎工作向現(xiàn)代化邁進

要想更好的展開檔案管理基礎工作，就需要充分應用現(xiàn)代化的科技技術來提高檔案管理基礎工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現(xiàn)代化的檢索技術可以有效的提高工作效率，通過關鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎工作現(xiàn)代化建設，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現(xiàn)代化技術對檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡環(huán)境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。

3.4 加強對檔案管理基礎工作的管理監(jiān)督力度

檔案管理基礎工作的有效展開需要加強對檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監(jiān)督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯。

3.5 提升員工的檔案意識和服務意識

首先對檔案管理工作人員進行經(jīng)常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務，優(yōu)質的服務保證檔案管理工作的有效展開。

3.6 將之前的案卷進行重新整理

現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務，適應現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內(nèi)目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結語

綜上所述，檔案管理基礎工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務，提升檔案管理水平的同時推進現(xiàn)代化管理的進程。

⒖嘉南

[1]于夢.淺談檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.

[3]許麗英.淺談檔案管理基礎工作在現(xiàn)代化管理的作用[J].經(jīng)營管理者，2015，11：264.

[4]徐剛領.檔案管理基礎工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用[J].中國衛(wèi)生標準管理，2015，25：16-17.

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一、引言

伴隨現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，信息更新迅速，也對博物館檔案管理提出新的要求，帶動博物館檔案管理的創(chuàng)新與改進。通過梳理博物館檔案管理的基本思路，優(yōu)化檔案管理流程，有效引進現(xiàn)代管理技術才能讓博物館檔案管理走上科學化、規(guī)范化、合理化及統(tǒng)一化的道路。而借助檔案管理部門人員的配合與信息平臺的輔助支撐，讓博物館檔案管理更加高效與便捷，讓博物館檔案的管理、查詢、利用及保護落到實處，使得檔案管理的價值發(fā)揮到最大。

二、博物館檔案管理概述

檔案管理亦稱檔案工作。它是檔案管理人員直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。檔案管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和保管利用等工作環(huán)節(jié)，隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產(chǎn)生新的影響，檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務。博物館檔案管理是由博物館檔案管理人員對博物館檔案的實體資料與信息數(shù)據(jù)進行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業(yè)務服務。

1.博物館檔案管理的含義

博物館檔案管理是一種能夠在日常生活中運營和開展博物館博物原始資料的記載，對博物館的藝術藏品的概況、歷史、藝術成就、藝術價值、考古考證及博物館日常運行有關的資料等方面進行歸檔記錄。它是由博物館檔案管理人員對博物館檔案的實體資料與信息數(shù)據(jù)進行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業(yè)務服務。其資料具有客觀、真實、全面的特點，并且能夠管理、保存和利用。博物館檔案管理工作系統(tǒng)而復雜，并不是孤立存在的，正是因為詳細的博物館檔案管理才讓社會管理系統(tǒng)更加完成完善。博物館檔案管理本著統(tǒng)一性的原則，奠定了社會信息系統(tǒng)的資料基礎，無論是對歷史的發(fā)展還是指導當下的社會改革都具有重要意義，因此必須努力做好博物館檔案的管理與保護。

2.博物館檔案管理的內(nèi)容

博物館檔案管理的內(nèi)容非常廣泛，具體有藝術藏品、美術作品、歷史博物品、藝術家手稿、藝術家檔案、藝術家日記、藝術家工作照和生活照、書畫資料、藏品的照片檔案、藏品的有關復印件、藏品的展覽文件、藏品檔案以及博物館日常管理形成的文件資料等等。博物館檔案管理更多的是服務性的管理工作，博物館的檔案資料也具有特殊性，是對歷史或者事件發(fā)展進程、優(yōu)秀成果及細節(jié)問題的記錄，是社會發(fā)展與社會改革的重要參考資料，博物館檔案管理可以有效地推動檔案文化建設，并實現(xiàn)檔案信息的整理歸納，讓檔案記錄更加詳實，檔案分類更加清晰，檔案利用價值更高。具體來說，檔案管理應該包括對各種文件資料進行收集、整理、編號、分類、整合、歸檔、保管、利用。這是博物館檔案管理的基礎性內(nèi)容。除此以外，博物館檔案管理還涉及檔案借閱查找程序的完善、檔案參考資料的編制、各類檔案利用情況的統(tǒng)計等。做好博物館檔案管理最直接性的作用是推動文化事業(yè)的發(fā)展，在總結歷史經(jīng)驗的基礎上更好地指導未來的發(fā)展。

三、博物館檔案管理的方法及路徑

1.?n案的收集

信息資料的收集是檔案管理的前提。作為博物館檔案管理人員必須樹立資料收集自覺意識，具有資料捕捉的敏銳感，積極主動地去搜集整理檔案文獻。而對資料的有效收集建立在對檔案文物足夠了解的基礎之上，資料收集不盲目，資料收集注重效果與質量。對博物館的藏品、藝術品、歷史博物品、書畫藏品等可以用照片、文字等方式進行收集整理。在博物館檔案資料收集過程中應做好四個層面的關注。其一整個資料收集工作應該保證檔案的整個形成過程，確保系列考察價值書面文件的事先制定。其二在檔案管理征集時，應樹立系統(tǒng)完整的眼光，確保所收集到的資料能較全面地反映文物自身的歷史因素及事件發(fā)展歷程，便于檔案后期的整體和完整性的呈現(xiàn)。其三在資料收集過程中各部門工作人員應加大協(xié)調(diào)，確保部門之間聯(lián)系密切和各部門工作人員對每一個檔案文件都有著清晰透徹的了解，這是后期檔案資料整理分類的前提。其四制定合理的責任制度，“無規(guī)矩不成方圓”，通過責任到人，讓不同的工作人員承擔不同類型的檔案資料收集工作，一旦出現(xiàn)問題可以責任到人，而不是盲目地指責批評，通過責任的明確更能激發(fā)工作人員的責任意識，促進博物館檔案資料的征集管理。資料收集作為檔案管理的前提，這是做好檔案管理的基礎性工作，必須引起的足夠重視。

2.檔案的分類整理

積極做好檔案資料的分類才能讓檔案資料查找更為高效便捷，也是確保檔案征集資料得到最大限度囊括的前提。越為細致的檔案資料分類越能滿足讀者的查閱需求，實現(xiàn)博物館檔案信息及資料的最大限度價值發(fā)揮。隨著我國博物館檔案資料的豐富，檔案分類也更加細化。因此必須建立與博物館資料容量相適應的檔案分類體系。分類力求多元但不重疊。例如與業(yè)務活動相關的檔案資料可以分為藏品、藝術家、歷史文物、書畫、名人筆記、地方志、照片檔案、展覽文件等。根據(jù)內(nèi)容涉及面不同可以分為工藝類、美術類、歷史類、史料類等。根據(jù)檔案形式不同可以分為文字檔案、圖片檔案、影像檔案等，細致的檔案分類可以提升檢索效率，方便查閱。而細致的分類使得檔案管理更加系統(tǒng)成熟，匯集多種檔案資料信息，做好檔案服務工作。

3.檔案的歸檔

當檔案資料收集完成后需要對博物館檔案進行歸檔處理，這也是檔案管理的最后一道工序。在對博物館檔案進行歸檔時需要做好四個層面的關注。其一歸檔要按照時間順序。歸檔并不是隨意的，而是以時間軸線為參考按照事物發(fā)展的具體過程按照順序歸檔。其二在歸檔時要做好類目的對應。相同的類目或者相關的類目歸檔在一起，提升其后期查閱利用價值。其三在歸檔時要統(tǒng)一規(guī)范。文字材料按照統(tǒng)一規(guī)則裝訂，照片附識黏貼。對于音視頻資料無法裝訂必須在檔案歸類時做好內(nèi)容簡介的說明。其四發(fā)揮計算機歸檔優(yōu)勢，提升歸檔效率。可以嘗試信息編碼處理，統(tǒng)一集中歸檔，電子檔案與紙質檔案管理結合起來，避免人工歸檔的失誤。做好檔案的正確歸檔才能確保博物館檔案的安全與高效利用。

四、博物館檔案的保護和利用

1.檔案的保護

博物館檔案具有極高的研究參考價值，有些檔案也容易丟失與損毀。做好博物館檔案的保護是確保檔案價值發(fā)揮的重中之重。檔案保護的實施者是人，因此必須針對工作人員做好檔案保護的教育培訓。首先提升檔案管理人員的檔案保護意識。做到責任到人，無論是檔案資料的收集還是檔案分類還是檔案歸檔都謹慎細致，確保萬無一失。以崗位職責為目標管理機制，明確形成覆蓋全館的檔案管理工作規(guī)范。其次必?做好檔案保護動員，堅持統(tǒng)一領導、分散建檔、集中備案的原則，要求工作人員完整、準確、詳實地完成檔案保護。最后必須在檔案保護中引入考核監(jiān)督機制，依據(jù)檔案保護程度對工作人員進行量化考核，杜絕檔案保護中的失職行為，監(jiān)督懲罰鼓勵表揚并行。

2.檔案的利用

檔案利用層面除了做好常規(guī)利用指導外，必須發(fā)揮信息化時代下的電子處理優(yōu)勢，讓電子檔案利用得到最大限度推廣。博物館檔案工作人員借助電腦網(wǎng)絡對電子資料收集整理歸檔，對紙質檔案資料進行電子資料的轉化，借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)，實現(xiàn)博物館檔案資料的信息資源共享。檔案工作人員進一步研究改進檔案管理形式，讓檔案利用走上規(guī)范化、標準化的發(fā)展之路，不斷嘗試摸索，總結經(jīng)驗。在檔案利用指導中應細致熱心，嚴于律己，確保檔案利用的合理和檔案管理的法制化，只有這樣才能讓博物館檔案得到最高效的利用。

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關鍵詞：檔案 管理 措施

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學發(fā)展。

（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（三）硬件設施不全。各單位檔案管理必備的硬件設施參差不齊，差異較大。個別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個人保管。個別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設備，導致裝卷不規(guī)范。

二、檔案管理工作中的基本方法

提高檔案管理的水平，必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)工作順利進行。

1、全面普查案卷。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應對無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管，而且可以提高檔案的利用效率。

3、規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應從自己的實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本單位的著錄細則，提高基礎工作水平。

4、統(tǒng)一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。

三、檔案管理工作中的主要措施

檔案管理是學校工作的重要組成部分，它真實地記載著每一個時期的學校發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發(fā)展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現(xiàn)代化管理理論和科學技術，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學校要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作，另一方面要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，

二是配備先進設備。 先進的設備是提高學校檔案管理水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學?；窘ㄔO的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)可適當配備空調(diào)、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備。應該配置計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機等現(xiàn)代化辦公設備，提高工作效率。

三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學校要根據(jù)國家法律法規(guī)和有關檔案管理的文件規(guī)定，結合實際情況，制定出嚴謹?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細操作、妥善保管。

四是創(chuàng)新管理機制。創(chuàng)新檔案管理機制是新形勢下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務的社會性、管理的復雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向專業(yè)型轉變。要強化檔案管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強后續(xù)監(jiān)管，促進檔案工作的制度化、科學化、規(guī)范化。要形成科學分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢，為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保障。

四是進行科學分類。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學校的實際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級文件、校內(nèi)文件、計劃、總結、規(guī)章制度等。業(yè)務類：包括各業(yè)務部門的報表、工作日志、各類活動等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。通過科學分類，便于檔案查找利用

五是實施電子歸檔。檔案信息化建設是當今社會發(fā)展的一大趨勢，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學校在案管理中，采用計算機等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

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關鍵詞：圖書館檔案；優(yōu)化管理；措施；

中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好發(fā)展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎，在隨著信息化的技術不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：

（一）檔案數(shù)字化進程緩慢。在檔案整體的結構上的不足檔案數(shù)字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業(yè)務檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質為主，在當今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當前的發(fā)展不相適應，在整體的結構上的優(yōu)勢愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎的設施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業(yè)的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進參考的作用。

（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領導經(jīng)常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務質量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標。

（二）檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質量打下堅實的基礎。

三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制?？茖W規(guī)劃圖書館檔案管理機制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進行系統(tǒng)優(yōu)化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。

（二）加強檔案數(shù)字化建設，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進程中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質載體轉變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務管理，共同實現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務素質。圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務經(jīng)驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質，不斷轉變其工作觀念，以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅 性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。

隨著社會的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠對于組織機構 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展能夠對于自身的水平得到有效的提高，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創(chuàng)新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來。

參考文獻：

[1]馬琳.論高校圖書館空間的人性化設計走向[J]. 中州大學學報. 2012（04）

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[關鍵詞]電力系統(tǒng)；檔案管理；措施

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0210-01

前言

隨著我國電力系統(tǒng)的深化改革，對于經(jīng)營與企業(yè)管理提出更高要求。檔案管理作為企業(yè)改革發(fā)展的重要基礎資料，傳統(tǒng)的檔案管理方法已遠遠滿足不了當今發(fā)展的需求。提高檔案管理水平，為企業(yè)的快速發(fā)展提供助力。

1、電力檔案管理的意義

檔案管理運用現(xiàn)代化管理方式，注重對不同階段檔案之間的關聯(lián)實行管理，充分體現(xiàn)了檔案管理制度、方法、內(nèi)容等方面的遞進銜接關系，實施檔案管理能明確人員的職責，提高整體的管理效率。一方面，實施電力系統(tǒng)檔案管理，能提高人員的工作積極性和主動性，優(yōu)化人力、物力資源整合配置，對檔案實行細致的管理，明確階段工作重點，減少不必要的勞動[1]；另一方面，實施電力系統(tǒng)檔案管理后，按照階段工作特點，制定詳細的規(guī)范，明確本階段的具體任務，促使每位員工在各盡其職的基礎上，不會出現(xiàn)工作職能的交叉和重疊，防止權責不明、越職管理的事件發(fā)生。

2、我國電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題

2.1缺乏領導層次的重視

電力系統(tǒng)的檔案管理工作，嚴重缺乏高層領導的重視，他們認為檔案管理工作可有可無，相反的卻極其重視市場產(chǎn)品質量、占有率、售后服務等內(nèi)容，這樣就使得下層員工對檔案管理工作缺乏積極性。正是由于這個原因，很多電力系統(tǒng)單位對檔案管理的資金投入少條件差、管理手段落后，檔案設施不完整；沒有建立完善的材料收集制，造成檔案數(shù)量不全內(nèi)容缺失，對電力系統(tǒng)無法提供高效能高質量的服務，何況是檔案管理的目標、規(guī)章制度建立。

2.2缺乏專業(yè)的管理人員

電力系統(tǒng)檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的管理，有些負責檔案管理的工作人員根本不懂得如何去管理檔案，把檔案管理看成是簡單的分類收集，由于管理人員的責任意識差、專業(yè)水平低，導致檔案管理停滯不前；部分電力系統(tǒng)采用庫房兼?zhèn)渥龀蓹n案室，更嚴重的甚至有些電力系統(tǒng)根本沒有設立檔案室；電檔案管理的隨意性比較大，存在抽調(diào)檔案資料，任意涂改的情況；許多電力公司檔案保管不合理，流失很多寶貴的資料，為日后的發(fā)展帶來很多不便之處，因為沒有科學的保管期限和歸檔范圍的界定，致使非常多沒有保存價值的資料被長期保管，這種情況嚴重增加了經(jīng)營管理的成本。

2.3缺乏先進的指導理論

檔案管理工作是當前情況下電力系統(tǒng)部門面臨的重要難題，急需相關方面的政策指導和理論知識，尤其要特別注意以下幾方面問題：電力系統(tǒng)檔案的法律地位和產(chǎn)權特征；產(chǎn)權變更電力系統(tǒng)檔案的流向；如何鑒定有保存價值的檔案，這些問題的解決都需要檔案管理部門進行探討研究，在具體工作中完善電力公司的檔案管理模式，國家頒布相關的政策法規(guī)，引導檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

2.4檔案管理存在的隱患

電力系統(tǒng)檔案管理建設常見的安全隱患有：庫房布局不合理、庫房建設不符合安全防護的規(guī)定等。

3、提高電力系統(tǒng)檔案管理水平的具體措施

3.1加強單位管理層的重視

對電力系統(tǒng)檔案的管理，首先要提高領導的重視程度，政府制定相關規(guī)定政策，在宏觀上加強對檔案管理的要求；企業(yè)內(nèi)部建立監(jiān)督機制，對檔案管理進行嚴格監(jiān)管，提倡建立完整的檔案管理系統(tǒng)；管理層堅持檔案管理和市場占有率并舉的原則，促進對檔案的管理。

3.2對管理人員進行培訓

對檔案管理人員進行嚴格的選拔，保障每個人都持有從業(yè)資格證才能上崗工作；考核員工的綜合素質，增強他們的責任意識；定期展開培訓，選擇優(yōu)秀的人員到外國進修學習，掌握先進的理念技術，為我國電力系統(tǒng)檔案管理作出更大的貢獻。

3.3增強理論指導

電力系統(tǒng)檔案管理的相關單位和專業(yè)人員，對其進行深刻的探討研究，制定符合我國國情的檔案規(guī)范，用統(tǒng)一的標準對各單位的檔案實行管理，便于檔案的規(guī)范和查閱。健全檔案的保存機制，對作用重大的檔案進行整合分類，對于時間年限久遠，價值小的檔案實行銷毀，避免占據(jù)大量的空間和資源，浪費管理成本。

3.4合理設計檔案室

根據(jù)檔案資料數(shù)量大、種類多、繁瑣復雜的特性，合理設計檔案室，在電力企業(yè)，規(guī)劃獨立的正規(guī)的檔案室，便于對企業(yè)資料的管理和查閱。

3.5具體的檔案管理過程

電力系統(tǒng)檔案管理，主要分為四個環(huán)節(jié)，分別是檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應用，每個環(huán)節(jié)之間既是相互獨立的個體，卻又存在緊密的聯(lián)系，體現(xiàn)檔案管理的效能。

3.5.1檔案收集。進行檔案管理的首要步驟就是收集資料，這就要求對電力企業(yè)中每個部門的發(fā)展歷史、研究成果，進行系統(tǒng)的鑒定，收集保存價值重大信息資料。在具體的實施中，第一，建立健全管理制度，鑒別有價值的資料，進行歸檔保存；第二，規(guī)定各部門轉卻記錄發(fā)明創(chuàng)新和生產(chǎn)活動，便于對檔案信息的采集；第三，進行交流溝通，對各部門的檔案定期收集。

3.5.2檔案分類。把收集的檔案資料按照內(nèi)容進行科學分類，并編碼記錄，系統(tǒng)的進行排列，形成平行或從屬的檔案數(shù)據(jù)庫；檔案管理部門加強對登記、分類機制的完善，對檔案的時間、范圍做出詳細要求；采用復合型方法進行分類，可以按照部門平行分類，或者根據(jù)時間縱向分類。

3.5.3檔案保管。在檔案保管中，要貫徹落實崗位責任制，第一，設定統(tǒng)一的規(guī)范和目標約束管理人員的行為，對資料的數(shù)量、格式和規(guī)格進行標準化要求，規(guī)范檔案的目錄、標題、時間等工作。第二，建內(nèi)部控制制度，對工作人員進行監(jiān)管，把具體工作落實每個人身上，掌握了解檔案的庫存情況，進行檔案保管時，實行相互制約相互監(jiān)督的模式，促使人們嚴格按照標準操作。當出現(xiàn)管理人員退休或調(diào)動前，需對其承擔的檔案管理實行全方位的檢查，確定沒有問題后，才可以辦理相關手續(xù)，這樣可以很好地的保護電力系統(tǒng)檔案資料。第三，把檔案管理納入到業(yè)績考核范圍內(nèi)，對于管理出現(xiàn)人為失誤情況，進行處罰，嚴重的辭退，對于管理工作完善的人員，進行獎金、福利等獎勵。

3.5.4檔案利用。前三個環(huán)節(jié)的一切管理工作都是為利用打下基礎的，通過借出、交流、閱覽詢等方式，發(fā)揮電力系統(tǒng)成果的余熱，推動電力企業(yè)的技術改革。在檔案查閱借出等環(huán)節(jié)都要進行如實的記錄，保證檔案的完整和安全。

4、結束語

綜上所述，在新時期下，加強檔案管理，對電力公司的發(fā)展和運營有重要的作用，通過加強單位管理層的重視、培訓管理人員、增強理論指導、合理設計檔案室等措施系統(tǒng)高效的進行檔案管理，切實管理好檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應用四個環(huán)節(jié)，促進電力系統(tǒng)檔案管理發(fā)揮巨大的意義。

參考文獻

[1] 斯琴.關于加強電力企業(yè)基建檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2014，19：168.

[2] 柏峰澤.適應知識經(jīng)濟發(fā)展、正視檔案工作現(xiàn)狀、切實加強電力系統(tǒng)檔案管理[J].蘭臺內(nèi)外，2012，S1：30.

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關鍵詞：檔案管理 基礎管理 現(xiàn)代檔案管理 作用

隨著社會不斷發(fā)展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關部門也加強了對檔案管理的重視。而隨著科學技術不斷擴展，檔案在管理中也得到了高新技術的幫助。而即便如此，在現(xiàn)階段的社會發(fā)展過程中，檔案管理仍然存在著許多不容忽視的問題。這就要求相關部門必須加強對檔案管理工作的重視，及時針對存在于其中的問題選擇有效的手段進行解決。

一、目前我國檔案管理基礎工作中存在的問題

從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內(nèi)容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對檔案內(nèi)容進行任何不同程度的處理。這樣就導致了現(xiàn)階段檔案質量差，多數(shù)內(nèi)容均為毫無作用的文本信息。

因此，目前在我國檔案管理基礎工作中存在的問題主要可以表現(xiàn)為這樣幾點：第一，檔案在入庫管理的過程中，缺乏統(tǒng)一的號碼標示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規(guī)范，檔案的標題包含的內(nèi)容過少，導致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導致許多有用內(nèi)容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內(nèi)缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲十分混亂，不同對象的檔案保存在同一個檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規(guī)范，許多檔案所必需的內(nèi)容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內(nèi)容過多，一個檔案卷有著幾百張材料等等問題。

這些問題都是在長期的整理、查找和保存過程中所表現(xiàn)出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經(jīng)開始在檔案館中采用高新技術來進行檔案的保護，但這些問題仍然使得我國現(xiàn)階段的檔案管理不具有保證現(xiàn)代信息管理運行的條件。

二、針對目前存在于檔案管理基礎工作中問題的對策

要想提高檔案管理基礎工作的工作水平，就必須針對目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規(guī)范和標準的工作方式進行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關鍵環(huán)節(jié)都需要采用科學的方法進行工作。

（一）全面整理基本檔案

要采用現(xiàn)代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對所有檔案進行全面的普及檢查。根據(jù)檔案的關鍵內(nèi)容進行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價值的內(nèi)容保留下來，去掉其中毫無作用的信息，從而強化檔案的規(guī)范化程度，保證檔案在信息錄入時工作效率的提高以及在信息普查時的信息有用率。

（二）針對檔案重新進行號碼排序

檔案因為混亂無序，導致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對檔案進行號碼編排，不同內(nèi)容角度分配成不同的號碼，遵循圖書保管等方法進行管理。另外，針對那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關鍵內(nèi)容標題的檔案進行重新的加工整理。根據(jù)現(xiàn)有的檔案頁碼進行號碼編排，增添目錄，根據(jù)檔案內(nèi)容進行標題制訂等，保證檔案更加規(guī)范。優(yōu)化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續(xù)，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。

（三）規(guī)范檔案著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。但是由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以各個檔案館在國家統(tǒng)一的規(guī)劃領導下，結合自己的實際情況根據(jù)制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

（四）統(tǒng)一分類編號

這就要求我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，而后根據(jù)不同的內(nèi)容制訂不同的要求規(guī)范。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

四、結束語

在信息高度發(fā)展的今天，必須要加強檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而且我們在信息化的過程中，必須要根據(jù)檔案本身的特點，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，加強檔案管理的軟件開發(fā)，加快檔案電子化的進程。同時，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質，不斷加強不同環(huán)節(jié)之間的溝通和交流，促進工作人員接受現(xiàn)代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動檔案管理的現(xiàn)代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。

參考文獻：

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篇9

隨著我國高等學校招生規(guī)模的不斷擴大，高校檔案的數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和壓力。在計算機技術和數(shù)字技術的發(fā)展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發(fā)生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進行策略創(chuàng)新。在新的時代背景下，高校檔案管理工作如何實現(xiàn)現(xiàn)代化建設，提高其服務學校建設和社會發(fā)展的重要職責，是我們當前需要深入研究的問題。

一、高校檔案信息的數(shù)字化建設

高校檔案是對高校教學科研、學校管理工作的記錄，其本質是對上述內(nèi)容的信息描述，而進行檔案信息的數(shù)字化建設，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數(shù)字化載體建設問題。加強高校檔案信息的數(shù)字化建設，根本是實現(xiàn)了檔案信息的記錄載體創(chuàng)新，回顧檔案記錄載體的發(fā)展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡，最后進行到了當前主要存在的紙質媒介。然而，傳統(tǒng)的紙質媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現(xiàn)出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費較大的物力、人力，而且在這種高強度的勞動面前，檔案信息管理的準確性也容易受到影響。此外，紙質媒介的物質屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數(shù)字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統(tǒng)紙質檔案的不足之處，不僅僅是節(jié)省了寶貴的人力、財力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進行高校檔案信息的數(shù)字化建設，主要從三個方面入手，一是館藏檔案的數(shù)字化建設，二是對現(xiàn)行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲介質建立專題的檔案數(shù)據(jù)庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數(shù)字化建設，通過一定的查閱平臺軟件，可以為用戶提供非常便捷的應用體驗。

二、高校檔案管理的信息化建設

加大高校檔案管理工作，需要加強對現(xiàn)有管理方式的創(chuàng)新，結合當前信息技術的大力發(fā)展，實施高校檔案管理的信息化建設成為一個較好的抓手和途徑。隨著教育教學改革的深入發(fā)展，各高校也在不斷深化教育教學改革，各種新的辦學模式不斷涌現(xiàn)，管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新事物、新問題、新內(nèi)容對檔案信息資源開發(fā)利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強工作創(chuàng)新，更新工作觀點，提高創(chuàng)新水平和工作能力。而進行高校檔案管理的信息化建設則是當前高校檔案管理進行服務方式創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。依靠高校檔案管理的信息化建設，可以有效提供檔案管理的服務效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發(fā)揮重要價值。通過檔案信息管理系統(tǒng)的建設，可以比較高效、及時、便捷的為學校檔案需求人員提供服務，而且能通過分類設置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

三、高校檔案管理的文檔一體化建設

檔案管理的理論研究表明，實施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發(fā)展的一個新趨勢，是當前高校檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設的一個重要機遇。根據(jù)文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個生命周期，主要是指從檔案文件的產(chǎn)生，到這些文件真正轉化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個發(fā)展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現(xiàn)行文件到檔案是一個比較完整的運動周期，而這一整個運動周期所引其的特點和作用不同而區(qū)分為不同的運動階段，針對各個不同運動階段的特點，應采用相應的管理方式。根據(jù)文件生命周期理論，我們要充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的實踐價值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉化為檔案全過程的規(guī)律及各個階段的特點和作用，以便更好更科學地開展對文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設，并沒有全面否定各個不同運動階段的管理特性，而是要根據(jù)這些特點，充分應用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內(nèi)目錄生產(chǎn)等不同流程中。

四、加強檔案信息資源的全面整合

為切實提供高校檔案管理的服務效率，提高對現(xiàn)有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實加強檔案信息資源的有機整合，提高綜合利用水平。通過建立統(tǒng)一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務系統(tǒng)，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務，實現(xiàn)檔案服務透明、快捷、方便、高效的目的。進行檔案信息資源的有機整合，需要切實堅持三個基本原則，一是要實施統(tǒng)一業(yè)務領導制度，二是要建設統(tǒng)一分類管理辦法，三是要進行統(tǒng)一管理制度的規(guī)范，科學整合區(qū)域內(nèi)不同領域的檔案資源。在進行統(tǒng)一業(yè)務領導方面，需要使用檔案資源流向調(diào)整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設監(jiān)管體制，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。最后，對于檔案管理人員來說，更要始終堅持以人為本的服務理念，積極高效的滿足高校需求和社會用戶的個性化需求，切實發(fā)揮高校檔案管理的特殊服務功能。

五、結語

總而言之，伴隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，提高高校檔案管理工作水平成為一個重要議題，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設也是新時期對檔案工作的最新要求。檔案信息的數(shù)字化、信息化和檔案工作的網(wǎng)絡化以及檔案的一體化等，都是當前檔案管理的現(xiàn)代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創(chuàng)新，加大工作力度，努力實現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化、健康發(fā)展。

參考文獻

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篇10

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；作用

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

前言

近些年來,隨著國民經(jīng)濟和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來,成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關系著企業(yè)工作的進度,同時也關系到每一個群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業(yè)績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善。基于此,在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎管理也得到了人們的關注。

一、檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標準化和規(guī)范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標準化

現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標準化是衡量檔案管理水平的重要指標，檔案管理基礎工作需要將檔案進行分卷整理，歸檔，將檔案進行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（2）、確保檔案檢索的準確性

檔案管理基礎工作其中重要的一項內(nèi)容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準確找到檔案。

（3）、提高檔案的利用率

檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。

二、檔案管理基礎工作現(xiàn)狀分析

（1）、缺少高素質的檔案管理人員

當前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結構一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學習這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。

（2）、檔案管理工作不規(guī)范

檔案的檔號是進行檔案基礎工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎不扎實等原因，往往導致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號、出現(xiàn)一卷多冊等情況、檔號的命名不規(guī)范，導致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。

（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高

目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計算機信息技術在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。

（4）、檔案案宗不科學

在檔案管理工作中,案宗是最為關鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應用的過程中對于整個館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質量較為欠缺的一環(huán)。

三、檔案管理基礎工作完善措施

（1）、提高檔案管理工作人員素質

工作人員素質的提高是息息相關的，檔案管理基礎工作水平的提高與由于當前檔案管理基礎工作人員的年齡結構不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進一步提高檔案管理基礎工作人員的素質。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結構，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎工作水平。另一方面加強現(xiàn)有工作人員的培訓，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質。同時鼓勵工作人員加強自身學習，通過學習檔案管理知識和信息技術，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準確率。

（2）、加強檔案管理工作

首先，從組織上加強檔案管理工作建設，明確專門的檔案工作分管領導，并定期進行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機構，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質量，明確檔案工作職責，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務規(guī)范，并建立相關的獎懲和考核制度。

（3）、加快檔案基礎工作的現(xiàn)代化步伐

計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現(xiàn)代化步伐，首先應該逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應該積極推行和使用各類新型計算機信息技術，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號、規(guī)范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統(tǒng)。

（4）、重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

四、結語

現(xiàn)代檔案管理方法是滿足現(xiàn)有社會需要的一個重要進步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎質量,以現(xiàn)代化科學技術為標準進行深入系統(tǒng)的分析,從而實現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務，推動社會的進步和發(fā)展。

參考文獻

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