導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理的分類，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

檔案的分類問題一直是受到廣泛關(guān)注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)的編號(hào)方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實(shí)體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強(qiáng)檔案管理的措施。

1 學(xué)校檔案分類中存在的問題

在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學(xué)檔案，并由兩個(gè)部門分開保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實(shí)際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來越多，事實(shí)上有很多不屬于文書檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個(gè)專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲(chǔ)等，這種情況對(duì)檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設(shè)。

2 增強(qiáng)學(xué)校檔案實(shí)體分類管理建議

2.1 提高檔案管理的重視度

為提高對(duì)檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對(duì)檔案利用工作重要性的認(rèn)識(shí)。還要加強(qiáng)有關(guān)檔案的價(jià)值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動(dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值。

2.2 判斷檔案價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理

在檔案管理中的每個(gè)管理單元，對(duì)同一個(gè)目標(biāo)常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時(shí)，要全面掌握文件之間的鏈接價(jià)值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時(shí)間、文本、形狀等方面進(jìn)行價(jià)值考慮，全面預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案的需要。因此，鑒定檔案價(jià)值要充分考慮社會(huì)的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價(jià)值時(shí)，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時(shí)具有的保存作用。所以在檔案保存時(shí)一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價(jià)值高于保存成本時(shí)，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財(cái)力和義務(wù)。

2.3 增強(qiáng)檔案保管工作和利用效率

在考慮如何進(jìn)行檔案分類時(shí)，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個(gè)立檔單位，一個(gè)全宗檔案庫，因此在考慮檔案實(shí)體分類問題時(shí)，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對(duì)于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會(huì)有所關(guān)聯(lián)，但為了延長實(shí)體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲(chǔ)箱柜，減少倒架，提高管理效率。對(duì)專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時(shí)，其類目設(shè)置不宜過細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對(duì)檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時(shí)，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。

3 增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的方法

3.1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息檔案管理技術(shù)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計(jì)算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號(hào)，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。

3.2 靈活進(jìn)行實(shí)體檔案管理

學(xué)校在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時(shí)的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實(shí)的、客觀的反映出各個(gè)職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來源的真實(shí)性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個(gè)學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時(shí)，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊(duì)性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級(jí)院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號(hào)可以由“部門分類+部門代號(hào)（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨(dú)行使職能的臨時(shí)部門，則應(yīng)該單獨(dú)進(jìn)行分類。

篇2

關(guān)鍵詞：本科教學(xué)評(píng)估　教學(xué)檔案　分類管理

本科教學(xué)工作水平評(píng)估根據(jù)一定的指標(biāo)體系，通過系統(tǒng)地收集高校的主要信息和材料，在進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上對(duì)高校辦學(xué)條件和教育教學(xué)質(zhì)量等方面進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價(jià)值的原始記錄，它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過程，揭示教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。雖然教學(xué)檔案在評(píng)估指標(biāo)體系中沒有單獨(dú)設(shè)立項(xiàng)目，但是評(píng)估指標(biāo)體系中的大多數(shù)指標(biāo)和觀測(cè)點(diǎn)都是以教學(xué)檔案為依據(jù)的，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、試卷、成績、畢業(yè)論文等都是評(píng)估材料的重要依據(jù)。實(shí)踐證明，教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案建設(shè)相輔相成、相互促進(jìn)，教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時(shí)教學(xué)評(píng)估又能促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)，提升教學(xué)檔案的價(jià)值和地位，教學(xué)評(píng)估工作為提升教學(xué)檔案建設(shè)水平帶來了新的契機(jī)。然而教學(xué)檔案材料具有內(nèi)容豐富、類別復(fù)雜、涉及面廣的特點(diǎn)，這就使得教學(xué)檔案的詳細(xì)分類十分困難。如何根據(jù)教育教學(xué)規(guī)律建立行之有效的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是教學(xué)管理人員面臨的一個(gè)重要問題。

一、本科教學(xué)評(píng)估方案與高校教學(xué)檔案。

(一)本科教學(xué)評(píng)估方案與高校教學(xué)檔案的關(guān)系。

在高校教學(xué)水平評(píng)估方案中，一級(jí)指標(biāo)有七項(xiàng)，其中與教學(xué)檔案明顯相關(guān)的指標(biāo)占了三項(xiàng)，分別是：

1　專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革。包括專業(yè)、課程與實(shí)踐教學(xué)三個(gè)方面。這部分內(nèi)容廣泛，是評(píng)估材料中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。它主要反映專業(yè)的總體布局與結(jié)構(gòu)是否合理。專業(yè)的設(shè)置是否適應(yīng)社會(huì)的需要；改革教學(xué)方法與手段的效果：實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容的科學(xué)性和取得的效果等。

2　教學(xué)管理。包括管理隊(duì)伍與質(zhì)量監(jiān)控兩個(gè)二級(jí)指標(biāo)。管理隊(duì)伍的情況可以從人事檔案中收集。質(zhì)量監(jiān)控部分主要就是觀測(cè)教學(xué)規(guī)章制度的建設(shè)與執(zhí)行、各主要教學(xué)環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控。

3　教學(xué)效果。包括基本理論、技能、畢業(yè)論文、思想道德修養(yǎng)、體育、社會(huì)聲譽(yù)、就業(yè)七個(gè)二級(jí)指標(biāo)。主要觀測(cè)學(xué)生基本理論與技能的實(shí)際水平、學(xué)生創(chuàng)新精神與實(shí)踐能力、論文質(zhì)量、學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)、畢業(yè)生就業(yè)率等。這部分內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及多個(gè)檔案體系，教學(xué)檔案是其中主要一個(gè)材料來源。

(二)本科教學(xué)評(píng)估體系下教學(xué)檔案的細(xì)化。

對(duì)照本科教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中關(guān)于教學(xué)檔案的指標(biāo)，筆者根據(jù)實(shí)際工作情況，將院系教學(xué)檔案細(xì)化為如下四個(gè)方面。

1　基本教學(xué)文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革的部分指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程安排、教師授課計(jì)劃書、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志及考勤表、課表等。

2　日常工作文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和教學(xué)效果指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括學(xué)籍管理、調(diào)課管理、學(xué)期各類教學(xué)總結(jié)、各類考試管理和其他日常文件。

3　主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中專業(yè)建設(shè)與家偶爾改革的部分指標(biāo)和教學(xué)效果兩個(gè)指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案包括理論課程排課管理、教學(xué)改革、教材管理、實(shí)踐教學(xué)管理、畢業(yè)論文管理。

4　教學(xué)質(zhì)量管理文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中專教學(xué)效果及教學(xué)管理兩個(gè)指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案包括包括教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理、各類成績管理。

二、本科教學(xué)評(píng)估下的“高校院系教學(xué)檔案分類管理”運(yùn)行機(jī)制研究

(一)教學(xué)檔案分類管理的原則。

1　真實(shí)性原則。教學(xué)檔案是歷史的原始記錄，必須真實(shí)、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規(guī)律進(jìn)行分類，科學(xué)選擇分類方法，合理設(shè)置分類項(xiàng)目，從而使教學(xué)檔案能夠系統(tǒng)的反映出教學(xué)活動(dòng)的本來面目。這是教學(xué)檔案分類管理的首要原則。

2　系統(tǒng)性原則。由于教學(xué)檔案是在處理教與學(xué)的各種活動(dòng)中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，因此，在進(jìn)行教學(xué)檔案分類的時(shí)候必須遵循一定的邏輯規(guī)則，尤其要注意分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性和縱橫關(guān)系的明確性。如我們?cè)趯?duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類時(shí)縱向可以根據(jù)學(xué)年進(jìn)行分類，橫向可以按照檔案職能進(jìn)行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，而不能第一次以學(xué)年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學(xué)年橫向分類。這是教學(xué)檔案分類管理的根本性原則。

3　實(shí)用性原則。也是教學(xué)檔案分類管理的終極目標(biāo)。教學(xué)檔案是為教育教學(xué)、科研和管理服務(wù)，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，所以在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類時(shí)就必須考慮其實(shí)用性。如根據(jù)學(xué)年進(jìn)行教學(xué)檔案分類時(shí)，我們不能忽視檔案本身的職能特點(diǎn)而生搬硬套進(jìn)行分類，而要注意檔案的可用性。

(二)教學(xué)檔案分類管理的一般方法。

在教學(xué)檔案分類管理的原則指引下，筆者認(rèn)為可以采用如下方法對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類。

1　按教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類。教學(xué)檔案是一個(gè)復(fù)雜的整體，各種教學(xué)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、成分、形式各不相同，各有特點(diǎn)。據(jù)此，筆者根據(jù)本科教學(xué)評(píng)估方案，具體分析教學(xué)檔案的構(gòu)成，針對(duì)不同檔案的特點(diǎn)，提出了按照教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類的方法。按照教學(xué)檔案職能進(jìn)行分類就是在本科教學(xué)評(píng)估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個(gè)方面。

2　按學(xué)年――學(xué)期進(jìn)行分類。在高校實(shí)行學(xué)年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀(jì)大學(xué)的初建階段，就實(shí)行學(xué)年制的分科教學(xué)制度。我國高校經(jīng)歷了學(xué)分制―學(xué)年制一學(xué)年學(xué)分制這樣一個(gè)過程。目前高校多數(shù)實(shí)行學(xué)年學(xué)分制這樣一種教學(xué)管理制度。它保留了學(xué)年制的整齊劃一等特點(diǎn)，為教學(xué)檔案按照年度進(jìn)行分類提供了依據(jù)。按學(xué)年分類即意味著按學(xué)期分類，按學(xué)期分類其實(shí)是按學(xué)年分類的細(xì)化?，F(xiàn)在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個(gè)學(xué)年都要分為兩個(gè)學(xué)期，相應(yīng)的教學(xué)檔案就可以在學(xué)年之下再根據(jù)不同的學(xué)期進(jìn)行分類。

(三)本科教學(xué)評(píng)估下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”的具體措施。

在理清了本科教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案的關(guān)系后，秉著教學(xué)檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”。

首先，根據(jù)筆者提出的職能分工的要求，將本科教學(xué)評(píng)估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個(gè)方面作為分類體系第一級(jí)別，分別予以編號(hào)，為1(基本教學(xué)文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件)、4(教學(xué)質(zhì)量管理文件)。

其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級(jí)別，分別予以編號(hào)，為1-1(教學(xué)計(jì)劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級(jí)文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業(yè)論文管理)；4--1(教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理)，4-2(各類成績管理)。

篇3

關(guān)鍵詞：檔案管理基礎(chǔ)工作；檔案管理；作用；建議

伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，我國現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進(jìn)，檔案基礎(chǔ)管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎(chǔ)工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進(jìn)我國現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

n案的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)基本的要求，檔案管理基礎(chǔ)工作通過將檔案進(jìn)行分類整理從而可以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對(duì)檔案信息的查閱，同時(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作還可以使檔案的管理實(shí)現(xiàn)分部門分事項(xiàng)的針對(duì)性的管理，提高檔案管理的精準(zhǔn)性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財(cái)力，從而導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準(zhǔn)確等各種情況。例如由于單位對(duì)檔案管理工作的不重視的原因，導(dǎo)致在檔案的基礎(chǔ)工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案管理基礎(chǔ)工作沒有做好會(huì)影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作可以保障檔案檢索的準(zhǔn)確性

檔案管理的基礎(chǔ)工作不僅要求檔案基礎(chǔ)工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準(zhǔn)確性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，提供關(guān)鍵詞或者相關(guān)的內(nèi)容概括，對(duì)于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進(jìn)行重新編寫，方便用關(guān)鍵詞或者內(nèi)容概括進(jìn)行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案檢索技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，檔案管理基礎(chǔ)工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎(chǔ)工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會(huì)有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎(chǔ)工作沒有做好，就會(huì)限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會(huì)經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對(duì)使用率就會(huì)低，因此在檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對(duì)比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對(duì)使用率較低的內(nèi)容進(jìn)行分類整理保存，同時(shí)注意不能因?yàn)闄n案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。

2 檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高

現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對(duì)年輕人他們的對(duì)新知識(shí)的接收能力會(huì)比較弱，因此就會(huì)很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，檔案管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較傳統(tǒng)落后，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規(guī)范

檔案管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要的途徑就是檔案的檔號(hào)，然后在實(shí)際的檔案管理基礎(chǔ)工作中，由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識(shí)，導(dǎo)致很是多員工在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可能會(huì)出現(xiàn)缺少目錄號(hào)或者檔號(hào)的命名不規(guī)范等一些列的問題，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)查找。另外，還有的情況是檔案的標(biāo)題命名非常不合理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容和檔案標(biāo)題形成巨大反差，使單位很難精準(zhǔn)的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識(shí)的缺乏也會(huì)導(dǎo)致員工在對(duì)檔案進(jìn)行整理分類時(shí)，出現(xiàn)分類不準(zhǔn)的情況，使檔案資源變得非?；靵y，無法更好的為人們提供服務(wù)。

2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)普及度較低

現(xiàn)階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計(jì)算機(jī)管理，還是以人工度檔案進(jìn)行整理歸檔，而人的精準(zhǔn)率很顯然不能和現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)相比，這樣就不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術(shù)的普及率較低，導(dǎo)致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內(nèi)容的漏洞導(dǎo)致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

2.4 檔案保管不當(dāng)造成缺失

現(xiàn)在很多的檔案還沒有完全實(shí)現(xiàn)實(shí)體向電子檔案的轉(zhuǎn)化，很多的實(shí)體檔案由于單位對(duì)檔案管理的不重視導(dǎo)致出現(xiàn)保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無法找回。

3 有效展開檔案管理基礎(chǔ)工作的幾點(diǎn)建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設(shè)，使檔案管理人員認(rèn)真履行自己應(yīng)該履行的責(zé)任，做好自己的工作。另外要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的建設(shè)，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，通過提升工作人員檔案專業(yè)知識(shí)確保檔案工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，因此需要加強(qiáng)對(duì)員工計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，通過一些現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴(yán)格要求檔案工作的每一個(gè)流程，從開始到結(jié)束，檔案工作是從公文開始進(jìn)行的，因此就需要在起草公文的時(shí)候就進(jìn)行嚴(yán)格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個(gè)流程都有明確的記錄。對(duì)于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個(gè)傳閱過程都有詳細(xì)的記錄，隨時(shí)可以查閱到文件的去向，方便文件的及時(shí)收回，單位領(lǐng)導(dǎo)需要清楚地知道文件的信息報(bào)告和處理結(jié)果。檔案管理工作應(yīng)該對(duì)文件處理的每一個(gè)具體的流程都進(jìn)行管理，每一份文件的記錄都應(yīng)該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)

要想更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作，就需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)來提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，尤其是在進(jìn)行檔案管理的檢索時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)可以有效的提高工作效率，通過關(guān)鍵詞，目錄等進(jìn)行檢索方便快捷。另外，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高了檔案信息的準(zhǔn)確率。通過現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當(dāng)然在檔案管理信息化的同時(shí)一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，還有可能會(huì)受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以在對(duì)電子檔案保存時(shí)一定要注意電子檔案的安全性儲(chǔ)存，提升對(duì)電子檔案的維護(hù)水平。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度

檔案管理基礎(chǔ)工作的有效展開需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個(gè)員工的具體職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)檔案管理的監(jiān)督工作，對(duì)檔案管理工作人員的工作情況進(jìn)行定時(shí)或者不定時(shí)的抽查，確保每個(gè)員工都認(rèn)真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎(chǔ)工作的具體操作步驟，嚴(yán)格要求員工按照具體的檔案操作流程來進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯(cuò)。

3.5 提升員工的檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)

首先對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務(wù)意識(shí)，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務(wù)精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保證檔案管理工作的有效展開。

3.6 將之前的案卷進(jìn)行重新整理

現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對(duì)檔案的整理提出了新的要求，因此對(duì)之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進(jìn)行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務(wù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進(jìn)行整理的時(shí)候應(yīng)該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時(shí)對(duì)于那些沒有卷內(nèi)目錄，沒有頁碼，缺少案卷標(biāo)題或者案卷標(biāo)題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進(jìn)行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個(gè)重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎(chǔ)工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準(zhǔn)確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務(wù)，提升檔案管理水平的同時(shí)推進(jìn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

⒖嘉南

[1]于夢(mèng).淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.

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[4]徐剛領(lǐng).檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015，25：16-17.

篇4

一、引言

伴隨現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，信息更新迅速，也對(duì)博物館檔案管理提出新的要求，帶動(dòng)博物館檔案管理的創(chuàng)新與改進(jìn)。通過梳理博物館檔案管理的基本思路，優(yōu)化檔案管理流程，有效引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)才能讓博物館檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化、合理化及統(tǒng)一化的道路。而借助檔案管理部門人員的配合與信息平臺(tái)的輔助支撐，讓博物館檔案管理更加高效與便捷，讓博物館檔案的管理、查詢、利用及保護(hù)落到實(shí)處，使得檔案管理的價(jià)值發(fā)揮到最大。

二、博物館檔案管理概述

檔案管理亦稱檔案工作。它是檔案管理人員直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和保管利用等工作環(huán)節(jié)，隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響，檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。博物館檔案管理是由博物館檔案管理人員對(duì)博物館檔案的實(shí)體資料與信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)。

1.博物館檔案管理的含義

博物館檔案管理是一種能夠在日常生活中運(yùn)營和開展博物館博物原始資料的記載，對(duì)博物館的藝術(shù)藏品的概況、歷史、藝術(shù)成就、藝術(shù)價(jià)值、考古考證及博物館日常運(yùn)行有關(guān)的資料等方面進(jìn)行歸檔記錄。它是由博物館檔案管理人員對(duì)博物館檔案的實(shí)體資料與信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)。其資料具有客觀、真實(shí)、全面的特點(diǎn)，并且能夠管理、保存和利用。博物館檔案管理工作系統(tǒng)而復(fù)雜，并不是孤立存在的，正是因?yàn)樵敿?xì)的博物館檔案管理才讓社會(huì)管理系統(tǒng)更加完成完善。博物館檔案管理本著統(tǒng)一性的原則，奠定了社會(huì)信息系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)，無論是對(duì)歷史的發(fā)展還是指導(dǎo)當(dāng)下的社會(huì)改革都具有重要意義，因此必須努力做好博物館檔案的管理與保護(hù)。

2.博物館檔案管理的內(nèi)容

博物館檔案管理的內(nèi)容非常廣泛，具體有藝術(shù)藏品、美術(shù)作品、歷史博物品、藝術(shù)家手稿、藝術(shù)家檔案、藝術(shù)家日記、藝術(shù)家工作照和生活照、書畫資料、藏品的照片檔案、藏品的有關(guān)復(fù)印件、藏品的展覽文件、藏品檔案以及博物館日常管理形成的文件資料等等。博物館檔案管理更多的是服務(wù)性的管理工作，博物館的檔案資料也具有特殊性，是對(duì)歷史或者事件發(fā)展進(jìn)程、優(yōu)秀成果及細(xì)節(jié)問題的記錄，是社會(huì)發(fā)展與社會(huì)改革的重要參考資料，博物館檔案管理可以有效地推動(dòng)檔案文化建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理歸納，讓檔案記錄更加詳實(shí)，檔案分類更加清晰，檔案利用價(jià)值更高。具體來說，檔案管理應(yīng)該包括對(duì)各種文件資料進(jìn)行收集、整理、編號(hào)、分類、整合、歸檔、保管、利用。這是博物館檔案管理的基礎(chǔ)性內(nèi)容。除此以外，博物館檔案管理還涉及檔案借閱查找程序的完善、檔案參考資料的編制、各類檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)等。做好博物館檔案管理最直接性的作用是推動(dòng)文化事業(yè)的發(fā)展，在總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上更好地指導(dǎo)未來的發(fā)展。

三、博物館檔案管理的方法及路徑

1.?n案的收集

信息資料的收集是檔案管理的前提。作為博物館檔案管理人員必須樹立資料收集自覺意識(shí)，具有資料捕捉的敏銳感，積極主動(dòng)地去搜集整理檔案文獻(xiàn)。而對(duì)資料的有效收集建立在對(duì)檔案文物足夠了解的基礎(chǔ)之上，資料收集不盲目，資料收集注重效果與質(zhì)量。對(duì)博物館的藏品、藝術(shù)品、歷史博物品、書畫藏品等可以用照片、文字等方式進(jìn)行收集整理。在博物館檔案資料收集過程中應(yīng)做好四個(gè)層面的關(guān)注。其一整個(gè)資料收集工作應(yīng)該保證檔案的整個(gè)形成過程，確保系列考察價(jià)值書面文件的事先制定。其二在檔案管理征集時(shí)，應(yīng)樹立系統(tǒng)完整的眼光，確保所收集到的資料能較全面地反映文物自身的歷史因素及事件發(fā)展歷程，便于檔案后期的整體和完整性的呈現(xiàn)。其三在資料收集過程中各部門工作人員應(yīng)加大協(xié)調(diào)，確保部門之間聯(lián)系密切和各部門工作人員對(duì)每一個(gè)檔案文件都有著清晰透徹的了解，這是后期檔案資料整理分類的前提。其四制定合理的責(zé)任制度，“無規(guī)矩不成方圓”，通過責(zé)任到人，讓不同的工作人員承擔(dān)不同類型的檔案資料收集工作，一旦出現(xiàn)問題可以責(zé)任到人，而不是盲目地指責(zé)批評(píng)，通過責(zé)任的明確更能激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)博物館檔案資料的征集管理。資料收集作為檔案管理的前提，這是做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，必須引起的足夠重視。

2.檔案的分類整理

積極做好檔案資料的分類才能讓檔案資料查找更為高效便捷，也是確保檔案征集資料得到最大限度囊括的前提。越為細(xì)致的檔案資料分類越能滿足讀者的查閱需求，實(shí)現(xiàn)博物館檔案信息及資料的最大限度價(jià)值發(fā)揮。隨著我國博物館檔案資料的豐富，檔案分類也更加細(xì)化。因此必須建立與博物館資料容量相適應(yīng)的檔案分類體系。分類力求多元但不重疊。例如與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案資料可以分為藏品、藝術(shù)家、歷史文物、書畫、名人筆記、地方志、照片檔案、展覽文件等。根據(jù)內(nèi)容涉及面不同可以分為工藝類、美術(shù)類、歷史類、史料類等。根據(jù)檔案形式不同可以分為文字檔案、圖片檔案、影像檔案等，細(xì)致的檔案分類可以提升檢索效率，方便查閱。而細(xì)致的分類使得檔案管理更加系統(tǒng)成熟，匯集多種檔案資料信息，做好檔案服務(wù)工作。

3.檔案的歸檔

當(dāng)檔案資料收集完成后需要對(duì)博物館檔案進(jìn)行歸檔處理，這也是檔案管理的最后一道工序。在對(duì)博物館檔案進(jìn)行歸檔時(shí)需要做好四個(gè)層面的關(guān)注。其一歸檔要按照時(shí)間順序。歸檔并不是隨意的，而是以時(shí)間軸線為參考按照事物發(fā)展的具體過程按照順序歸檔。其二在歸檔時(shí)要做好類目的對(duì)應(yīng)。相同的類目或者相關(guān)的類目歸檔在一起，提升其后期查閱利用價(jià)值。其三在歸檔時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范。文字材料按照統(tǒng)一規(guī)則裝訂，照片附識(shí)黏貼。對(duì)于音視頻資料無法裝訂必須在檔案歸類時(shí)做好內(nèi)容簡介的說明。其四發(fā)揮計(jì)算機(jī)歸檔優(yōu)勢(shì)，提升歸檔效率?？梢試L試信息編碼處理，統(tǒng)一集中歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案管理結(jié)合起來，避免人工歸檔的失誤。做好檔案的正確歸檔才能確保博物館檔案的安全與高效利用。

四、博物館檔案的保護(hù)和利用

1.檔案的保護(hù)

博物館檔案具有極高的研究參考價(jià)值，有些檔案也容易丟失與損毀。做好博物館檔案的保護(hù)是確保檔案價(jià)值發(fā)揮的重中之重。檔案保護(hù)的實(shí)施者是人，因此必須針對(duì)工作人員做好檔案保護(hù)的教育培訓(xùn)。首先提升檔案管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)。做到責(zé)任到人，無論是檔案資料的收集還是檔案分類還是檔案歸檔都謹(jǐn)慎細(xì)致，確保萬無一失。以崗位職責(zé)為目標(biāo)管理機(jī)制，明確形成覆蓋全館的檔案管理工作規(guī)范。其次必?做好檔案保護(hù)動(dòng)員，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，要求工作人員完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)地完成檔案保護(hù)。最后必須在檔案保護(hù)中引入考核監(jiān)督機(jī)制，依據(jù)檔案保護(hù)程度對(duì)工作人員進(jìn)行量化考核，杜絕檔案保護(hù)中的失職行為，監(jiān)督懲罰鼓勵(lì)表揚(yáng)并行。

2.檔案的利用

檔案利用層面除了做好常規(guī)利用指導(dǎo)外，必須發(fā)揮信息化時(shí)代下的電子處理優(yōu)勢(shì)，讓電子檔案利用得到最大限度推廣。博物館檔案工作人員借助電腦網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子資料收集整理歸檔，對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子資料的轉(zhuǎn)化，借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)博物館檔案資料的信息資源共享。檔案工作人員進(jìn)一步研究改進(jìn)檔案管理形式，讓檔案利用走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展之路，不斷嘗試摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在檔案利用指導(dǎo)中應(yīng)細(xì)致熱心，嚴(yán)于律己，確保檔案利用的合理和檔案管理的法制化，只有這樣才能讓博物館檔案得到最高效的利用。

篇5

關(guān)鍵詞：檔案 管理 措施

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認(rèn)識(shí)，不僅表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，導(dǎo)致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學(xué)發(fā)展。

（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費(fèi)有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）硬件設(shè)施不全。各單位檔案管理必備的硬件設(shè)施參差不齊，差異較大。個(gè)別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個(gè)人保管。個(gè)別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時(shí)有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設(shè)備，導(dǎo)致裝卷不規(guī)范。

二、檔案管理工作中的基本方法

提高檔案管理的水平，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進(jìn)行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作順利進(jìn)行。

1、全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)榫C合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應(yīng)對(duì)無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且可以提高檔案的利用效率。

3、規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細(xì)則，提高基礎(chǔ)工作水平。

4、統(tǒng)一分類編號(hào)。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。

三、檔案管理工作中的主要措施

檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，它真實(shí)地記載著每一個(gè)時(shí)期的學(xué)校發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學(xué)校要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，另一方面要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，

二是配備先進(jìn)設(shè)備。 先進(jìn)的設(shè)備是提高學(xué)校檔案管理水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備。應(yīng)該配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。

三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學(xué)校要根據(jù)國家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細(xì)操作、妥善保管。

四是創(chuàng)新管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是新形勢(shì)下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強(qiáng)化檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。要形成科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢(shì)，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

四是進(jìn)行科學(xué)分類?？茖W(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。通過科學(xué)分類，便于檔案查找利用

五是實(shí)施電子歸檔。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校在案管理中，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

篇6

關(guān)鍵詞：圖書館檔案；優(yōu)化管理；措施；

中圖分類碼：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強(qiáng)檔 案管理意識(shí)、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進(jìn)高校圖書館各項(xiàng)服務(wù)工作更好發(fā)展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎(chǔ)，在隨著信息化的技術(shù)不斷進(jìn)步的同時(shí)，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對(duì)于這些問題必須要得到重視，下面就對(duì)于這些問題紛紛進(jìn)行闡述：

（一）檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。在檔案整體的結(jié)構(gòu)上的不足檔案數(shù)字化的進(jìn)程緩慢，對(duì)于圖書館的館藏文書檔案相對(duì)的重大，尤其是一些業(yè)務(wù)檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質(zhì)為主，在當(dāng)今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當(dāng)前的發(fā)展不相適應(yīng)，在整體的結(jié)構(gòu)上的優(yōu)勢(shì)愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎(chǔ)的設(shè)施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對(duì)于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當(dāng)多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業(yè)的人員進(jìn)行管理，這對(duì)于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對(duì)于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進(jìn)參考的作用。

（三）檔案管理意識(shí)薄弱。許多圖書館都沒有意識(shí)到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認(rèn)為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行針對(duì)圖書進(jìn)行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在會(huì)議重點(diǎn)討論了檔案管理考核的重要性，但在實(shí)際工作中也沒有實(shí)行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術(shù)語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進(jìn)行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對(duì)分類查找。由于檔案管理機(jī)構(gòu)水平不高，崗位職責(zé)不明確，責(zé)任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務(wù)質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)及其專職人員，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進(jìn)行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗(yàn)，對(duì)圖書館人員編制進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務(wù)發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價(jià)值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標(biāo)。

（二）檔案管理是圖書館進(jìn)行科學(xué)管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學(xué)性，圖書館可以進(jìn)一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對(duì)于讀者服務(wù)工作的管理過程，能夠進(jìn)行詳細(xì)記錄工作，都是為未來圖書館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機(jī)制?？茖W(xué)規(guī)劃圖書館檔案管理機(jī)制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高圖書檔案管理的信息化服務(wù)能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨(dú)做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個(gè)部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化服務(wù)才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評(píng)估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)圖書館檔案管理建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對(duì)圖書信息進(jìn)行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務(wù)管理，共同實(shí)現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。圖書館應(yīng)設(shè)置專職工作人員負(fù)責(zé)檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。對(duì)于檔案管理人 員，應(yīng)盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術(shù)，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認(rèn)識(shí)到圖書管理人員對(duì)圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉(zhuǎn)變其工作觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應(yīng)提高工作的嚴(yán)肅 性，增強(qiáng)工作責(zé)任感，及時(shí)的準(zhǔn)確地對(duì)檔案材料進(jìn)行分類管理。

隨著社會(huì)的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場(chǎng)，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進(jìn)圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠?qū)τ诮M織機(jī)構(gòu) 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎(chǔ)的保障，對(duì)于圖書館的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展能夠?qū)τ谧陨淼乃降玫接行У奶岣?，?duì)于其中的一些不足還需要進(jìn)一步的得到創(chuàng)新 加強(qiáng)，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬琳.論高校圖書館空間的人性化設(shè)計(jì)走向[J]. 中州大學(xué)學(xué)報(bào). 2012（04）

篇7

[關(guān)鍵詞]電力系統(tǒng)；檔案管理；措施

中圖分類號(hào)：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）08-0210-01

前言

隨著我國電力系統(tǒng)的深化改革，對(duì)于經(jīng)營與企業(yè)管理提出更高要求。檔案管理作為企業(yè)改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)資料，傳統(tǒng)的檔案管理方法已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)今發(fā)展的需求。提高檔案管理水平，為企業(yè)的快速發(fā)展提供助力。

1、電力檔案管理的意義

檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式，注重對(duì)不同階段檔案之間的關(guān)聯(lián)實(shí)行管理，充分體現(xiàn)了檔案管理制度、方法、內(nèi)容等方面的遞進(jìn)銜接關(guān)系，實(shí)施檔案管理能明確人員的職責(zé)，提高整體的管理效率。一方面，實(shí)施電力系統(tǒng)檔案管理，能提高人員的工作積極性和主動(dòng)性，優(yōu)化人力、物力資源整合配置，對(duì)檔案實(shí)行細(xì)致的管理，明確階段工作重點(diǎn)，減少不必要的勞動(dòng)[1]；另一方面，實(shí)施電力系統(tǒng)檔案管理后，按照階段工作特點(diǎn)，制定詳細(xì)的規(guī)范，明確本階段的具體任務(wù)，促使每位員工在各盡其職的基礎(chǔ)上，不會(huì)出現(xiàn)工作職能的交叉和重疊，防止權(quán)責(zé)不明、越職管理的事件發(fā)生。

2、我國電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題

2.1缺乏領(lǐng)導(dǎo)層次的重視

電力系統(tǒng)的檔案管理工作，嚴(yán)重缺乏高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們認(rèn)為檔案管理工作可有可無，相反的卻極其重視市場(chǎng)產(chǎn)品質(zhì)量、占有率、售后服務(wù)等內(nèi)容，這樣就使得下層員工對(duì)檔案管理工作缺乏積極性。正是由于這個(gè)原因，很多電力系統(tǒng)單位對(duì)檔案管理的資金投入少條件差、管理手段落后，檔案設(shè)施不完整；沒有建立完善的材料收集制，造成檔案數(shù)量不全內(nèi)容缺失，對(duì)電力系統(tǒng)無法提供高效能高質(zhì)量的服務(wù)，何況是檔案管理的目標(biāo)、規(guī)章制度建立。

2.2缺乏專業(yè)的管理人員

電力系統(tǒng)檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的管理，有些負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員根本不懂得如何去管理檔案，把檔案管理看成是簡單的分類收集，由于管理人員的責(zé)任意識(shí)差、專業(yè)水平低，導(dǎo)致檔案管理停滯不前；部分電力系統(tǒng)采用庫房兼?zhèn)渥龀蓹n案室，更嚴(yán)重的甚至有些電力系統(tǒng)根本沒有設(shè)立檔案室；電檔案管理的隨意性比較大，存在抽調(diào)檔案資料，任意涂改的情況；許多電力公司檔案保管不合理，流失很多寶貴的資料，為日后的發(fā)展帶來很多不便之處，因?yàn)闆]有科學(xué)的保管期限和歸檔范圍的界定，致使非常多沒有保存價(jià)值的資料被長期保管，這種情況嚴(yán)重增加了經(jīng)營管理的成本。

2.3缺乏先進(jìn)的指導(dǎo)理論

檔案管理工作是當(dāng)前情況下電力系統(tǒng)部門面臨的重要難題，急需相關(guān)方面的政策指導(dǎo)和理論知識(shí)，尤其要特別注意以下幾方面問題：電力系統(tǒng)檔案的法律地位和產(chǎn)權(quán)特征；產(chǎn)權(quán)變更電力系統(tǒng)檔案的流向；如何鑒定有保存價(jià)值的檔案，這些問題的解決都需要檔案管理部門進(jìn)行探討研究，在具體工作中完善電力公司的檔案管理模式，國家頒布相關(guān)的政策法規(guī)，引導(dǎo)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

2.4檔案管理存在的隱患

電力系統(tǒng)檔案管理建設(shè)常見的安全隱患有：庫房布局不合理、庫房建設(shè)不符合安全防護(hù)的規(guī)定等。

3、提高電力系統(tǒng)檔案管理水平的具體措施

3.1加強(qiáng)單位管理層的重視

對(duì)電力系統(tǒng)檔案的管理，首先要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，政府制定相關(guān)規(guī)定政策，在宏觀上加強(qiáng)對(duì)檔案管理的要求；企業(yè)內(nèi)部建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，提倡建立完整的檔案管理系統(tǒng)；管理層堅(jiān)持檔案管理和市場(chǎng)占有率并舉的原則，促進(jìn)對(duì)檔案的管理。

3.2對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的選拔，保障每個(gè)人都持有從業(yè)資格證才能上崗工作；考核員工的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)；定期展開培訓(xùn)，選擇優(yōu)秀的人員到外國進(jìn)修學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的理念技術(shù)，為我國電力系統(tǒng)檔案管理作出更大的貢獻(xiàn)。

3.3增強(qiáng)理論指導(dǎo)

電力系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)單位和專業(yè)人員，對(duì)其進(jìn)行深刻的探討研究，制定符合我國國情的檔案規(guī)范，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各單位的檔案實(shí)行管理，便于檔案的規(guī)范和查閱。健全檔案的保存機(jī)制，對(duì)作用重大的檔案進(jìn)行整合分類，對(duì)于時(shí)間年限久遠(yuǎn)，價(jià)值小的檔案實(shí)行銷毀，避免占據(jù)大量的空間和資源，浪費(fèi)管理成本。

3.4合理設(shè)計(jì)檔案室

根據(jù)檔案資料數(shù)量大、種類多、繁瑣復(fù)雜的特性，合理設(shè)計(jì)檔案室，在電力企業(yè)，規(guī)劃獨(dú)立的正規(guī)的檔案室，便于對(duì)企業(yè)資料的管理和查閱。

3.5具體的檔案管理過程

電力系統(tǒng)檔案管理，主要分為四個(gè)環(huán)節(jié)，分別是檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應(yīng)用，每個(gè)環(huán)節(jié)之間既是相互獨(dú)立的個(gè)體，卻又存在緊密的聯(lián)系，體現(xiàn)檔案管理的效能。

3.5.1檔案收集。進(jìn)行檔案管理的首要步驟就是收集資料，這就要求對(duì)電力企業(yè)中每個(gè)部門的發(fā)展歷史、研究成果，進(jìn)行系統(tǒng)的鑒定，收集保存價(jià)值重大信息資料。在具體的實(shí)施中，第一，建立健全管理制度，鑒別有價(jià)值的資料，進(jìn)行歸檔保存；第二，規(guī)定各部門轉(zhuǎn)卻記錄發(fā)明創(chuàng)新和生產(chǎn)活動(dòng)，便于對(duì)檔案信息的采集；第三，進(jìn)行交流溝通，對(duì)各部門的檔案定期收集。

3.5.2檔案分類。把收集的檔案資料按照內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，并編碼記錄，系統(tǒng)的進(jìn)行排列，形成平行或從屬的檔案數(shù)據(jù)庫；檔案管理部門加強(qiáng)對(duì)登記、分類機(jī)制的完善，對(duì)檔案的時(shí)間、范圍做出詳細(xì)要求；采用復(fù)合型方法進(jìn)行分類，可以按照部門平行分類，或者根據(jù)時(shí)間縱向分類。

3.5.3檔案保管。在檔案保管中，要貫徹落實(shí)崗位責(zé)任制，第一，設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范和目標(biāo)約束管理人員的行為，對(duì)資料的數(shù)量、格式和規(guī)格進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化要求，規(guī)范檔案的目錄、標(biāo)題、時(shí)間等工作。第二，建內(nèi)部控制制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)管，把具體工作落實(shí)每個(gè)人身上，掌握了解檔案的庫存情況，進(jìn)行檔案保管時(shí)，實(shí)行相互制約相互監(jiān)督的模式，促使人們嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作。當(dāng)出現(xiàn)管理人員退休或調(diào)動(dòng)前，需對(duì)其承擔(dān)的檔案管理實(shí)行全方位的檢查，確定沒有問題后，才可以辦理相關(guān)手續(xù)，這樣可以很好地的保護(hù)電力系統(tǒng)檔案資料。第三，把檔案管理納入到業(yè)績考核范圍內(nèi)，對(duì)于管理出現(xiàn)人為失誤情況，進(jìn)行處罰，嚴(yán)重的辭退，對(duì)于管理工作完善的人員，進(jìn)行獎(jiǎng)金、福利等獎(jiǎng)勵(lì)。

3.5.4檔案利用。前三個(gè)環(huán)節(jié)的一切管理工作都是為利用打下基礎(chǔ)的，通過借出、交流、閱覽詢等方式，發(fā)揮電力系統(tǒng)成果的余熱，推動(dòng)電力企業(yè)的技術(shù)改革。在檔案查閱借出等環(huán)節(jié)都要進(jìn)行如實(shí)的記錄，保證檔案的完整和安全。

4、結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)期下，加強(qiáng)檔案管理，對(duì)電力公司的發(fā)展和運(yùn)營有重要的作用，通過加強(qiáng)單位管理層的重視、培訓(xùn)管理人員、增強(qiáng)理論指導(dǎo)、合理設(shè)計(jì)檔案室等措施系統(tǒng)高效的進(jìn)行檔案管理，切實(shí)管理好檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)電力系統(tǒng)檔案管理發(fā)揮巨大的意義。

參考文獻(xiàn)

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[2] 柏峰澤.適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、正視檔案工作現(xiàn)狀、切實(shí)加強(qiáng)電力系統(tǒng)檔案管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2012，S1：30.

篇8

關(guān)鍵詞：檔案管理 基礎(chǔ)管理 現(xiàn)代檔案管理 作用

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關(guān)部門也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的重視。而隨著科學(xué)技術(shù)不斷擴(kuò)展，檔案在管理中也得到了高新技術(shù)的幫助。而即便如此，在現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展過程中，檔案管理仍然存在著許多不容忽視的問題。這就要求相關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，及時(shí)針對(duì)存在于其中的問題選擇有效的手段進(jìn)行解決。

一、目前我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內(nèi)容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時(shí)間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行任何不同程度的處理。這樣就導(dǎo)致了現(xiàn)階段檔案質(zhì)量差，多數(shù)內(nèi)容均為毫無作用的文本信息。

因此，目前在我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題主要可以表現(xiàn)為這樣幾點(diǎn)：第一，檔案在入庫管理的過程中，缺乏統(tǒng)一的號(hào)碼標(biāo)示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規(guī)范，檔案的標(biāo)題包含的內(nèi)容過少，導(dǎo)致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導(dǎo)致許多有用內(nèi)容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內(nèi)缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲(chǔ)十分混亂，不同對(duì)象的檔案保存在同一個(gè)檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規(guī)范，許多檔案所必需的內(nèi)容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內(nèi)容過多，一個(gè)檔案卷有著幾百張材料等等問題。

這些問題都是在長期的整理、查找和保存過程中所表現(xiàn)出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經(jīng)開始在檔案館中采用高新技術(shù)來進(jìn)行檔案的保護(hù)，但這些問題仍然使得我國現(xiàn)階段的檔案管理不具有保證現(xiàn)代信息管理運(yùn)行的條件。

二、針對(duì)目前存在于檔案管理基礎(chǔ)工作中問題的對(duì)策

要想提高檔案管理基礎(chǔ)工作的工作水平，就必須針對(duì)目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的工作方式進(jìn)行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都需要采用科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（一）全面整理基本檔案

要采用現(xiàn)代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對(duì)所有檔案進(jìn)行全面的普及檢查。根據(jù)檔案的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價(jià)值的內(nèi)容保留下來，去掉其中毫無作用的信息，從而強(qiáng)化檔案的規(guī)范化程度，保證檔案在信息錄入時(shí)工作效率的提高以及在信息普查時(shí)的信息有用率。

（二）針對(duì)檔案重新進(jìn)行號(hào)碼排序

檔案因?yàn)榛靵y無序，導(dǎo)致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對(duì)檔案進(jìn)行號(hào)碼編排，不同內(nèi)容角度分配成不同的號(hào)碼，遵循圖書保管等方法進(jìn)行管理。另外，針對(duì)那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關(guān)鍵內(nèi)容標(biāo)題的檔案進(jìn)行重新的加工整理。根據(jù)現(xiàn)有的檔案頁碼進(jìn)行號(hào)碼編排，增添目錄，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)題制訂等，保證檔案更加規(guī)范。優(yōu)化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續(xù)，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。

（三）規(guī)范檔案著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異，再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個(gè)檔案館在國家統(tǒng)一的規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合自己的實(shí)際情況根據(jù)制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

（四）統(tǒng)一分類編號(hào)

這就要求我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，而后根據(jù)不同的內(nèi)容制訂不同的要求規(guī)范。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

（二）分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

四、結(jié)束語

在信息高度發(fā)展的今天，必須要加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而且我們?cè)谛畔⒒倪^程中，必須要根據(jù)檔案本身的特點(diǎn)，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的軟件開發(fā)，加快檔案電子化的進(jìn)程。同時(shí)，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷加強(qiáng)不同環(huán)節(jié)之間的溝通和交流，促進(jìn)工作人員接受現(xiàn)代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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篇9

隨著我國高等學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和壓力。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發(fā)生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進(jìn)行策略創(chuàng)新。在新的時(shí)代背景下，高校檔案管理工作如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，提高其服務(wù)學(xué)校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的重要職責(zé)，是我們當(dāng)前需要深入研究的問題。

一、高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)

高校檔案是對(duì)高校教學(xué)科研、學(xué)校管理工作的記錄，其本質(zhì)是對(duì)上述內(nèi)容的信息描述，而進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數(shù)字化載體建設(shè)問題。加強(qiáng)高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，根本是實(shí)現(xiàn)了檔案信息的記錄載體創(chuàng)新，回顧檔案記錄載體的發(fā)展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡，最后進(jìn)行到了當(dāng)前主要存在的紙質(zhì)媒介。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現(xiàn)出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費(fèi)較大的物力、人力，而且在這種高強(qiáng)度的勞動(dòng)面前，檔案信息管理的準(zhǔn)確性也容易受到影響。此外，紙質(zhì)媒介的物質(zhì)屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數(shù)字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足之處，不僅僅是節(jié)省了寶貴的人力、財(cái)力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進(jìn)行高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，主要從三個(gè)方面入手，一是館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)，二是對(duì)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲(chǔ)介質(zhì)建立專題的檔案數(shù)據(jù)庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過一定的查閱平臺(tái)軟件，可以為用戶提供非常便捷的應(yīng)用體驗(yàn)。

二、高校檔案管理的信息化建設(shè)

加大高校檔案管理工作，需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理方式的創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的大力發(fā)展，實(shí)施高校檔案管理的信息化建設(shè)成為一個(gè)較好的抓手和途徑。隨著教育教學(xué)改革的深入發(fā)展，各高校也在不斷深化教育教學(xué)改革，各種新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新事物、新問題、新內(nèi)容對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢(shì)背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強(qiáng)工作創(chuàng)新，更新工作觀點(diǎn)，提高創(chuàng)新水平和工作能力。而進(jìn)行高校檔案管理的信息化建設(shè)則是當(dāng)前高校檔案管理進(jìn)行服務(wù)方式創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。依靠高校檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效提供檔案管理的服務(wù)效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復(fù)雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發(fā)揮重要價(jià)值。通過檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以比較高效、及時(shí)、便捷的為學(xué)校檔案需求人員提供服務(wù)，而且能通過分類設(shè)置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

三、高校檔案管理的文檔一體化建設(shè)

檔案管理的理論研究表明，實(shí)施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)，是當(dāng)前高校檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要機(jī)遇。根據(jù)文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個(gè)生命周期，主要是指從檔案文件的產(chǎn)生，到這些文件真正轉(zhuǎn)化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個(gè)發(fā)展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)比較完整的運(yùn)動(dòng)周期，而這一整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期所引其的特點(diǎn)和作用不同而區(qū)分為不同的運(yùn)動(dòng)階段，針對(duì)各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的特點(diǎn)，應(yīng)采用相應(yīng)的管理方式。根據(jù)文件生命周期理論，我們要充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的實(shí)踐價(jià)值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉(zhuǎn)化為檔案全過程的規(guī)律及各個(gè)階段的特點(diǎn)和作用，以便更好更科學(xué)地開展對(duì)文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設(shè)，并沒有全面否定各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的管理特性，而是要根據(jù)這些特點(diǎn)，充分應(yīng)用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內(nèi)目錄生產(chǎn)等不同流程中。

四、加強(qiáng)檔案信息資源的全面整合

為切實(shí)提供高校檔案管理的服務(wù)效率，提高對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的有機(jī)整合，提高綜合利用水平。通過建立統(tǒng)一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務(wù)系統(tǒng)，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效的目的。進(jìn)行檔案信息資源的有機(jī)整合，需要切實(shí)堅(jiān)持三個(gè)基本原則，一是要實(shí)施統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)制度，二是要建設(shè)統(tǒng)一分類管理辦法，三是要進(jìn)行統(tǒng)一管理制度的規(guī)范，科學(xué)整合區(qū)域內(nèi)不同領(lǐng)域的檔案資源。在進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面，需要使用檔案資源流向調(diào)整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設(shè)監(jiān)管體制，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。最后，對(duì)于檔案管理人員來說，更要始終堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，積極高效的滿足高校需求和社會(huì)用戶的個(gè)性化需求，切實(shí)發(fā)揮高校檔案管理的特殊服務(wù)功能。

五、結(jié)語

總而言之，伴隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，提高高校檔案管理工作水平成為一個(gè)重要議題，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)也是新時(shí)期對(duì)檔案工作的最新要求。檔案信息的數(shù)字化、信息化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化以及檔案的一體化等，都是當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創(chuàng)新，加大工作力度，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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篇10

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；作用

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

前言

近些年來,隨著國民經(jīng)濟(jì)和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時(shí),檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來,成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著企業(yè)工作的進(jìn)度,同時(shí)也關(guān)系到每一個(gè)群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個(gè)員工的工作業(yè)績、獎(jiǎng)金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善?；诖?在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎(chǔ)管理也得到了人們的關(guān)注。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)，檔案管理基礎(chǔ)工作需要將檔案進(jìn)行分卷整理，歸檔，將檔案進(jìn)行分類管理。一些部門由于對(duì)檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對(duì)檔案的頁碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（2）、確保檔案檢索的準(zhǔn)確性

檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時(shí)準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。

（3）、提高檔案的利用率

檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會(huì)對(duì)檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對(duì)于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價(jià)值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對(duì)檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析

（1）、缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結(jié)構(gòu)一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對(duì)于新的檔案管理知識(shí)以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學(xué)習(xí)這些新的知識(shí)存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進(jìn)管理知識(shí)和管理理念的檔案管理人員，在信息時(shí)代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。

（2）、檔案管理工作不規(guī)范

檔案的檔號(hào)是進(jìn)行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實(shí)等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號(hào)、出現(xiàn)一卷多冊(cè)等情況、檔號(hào)的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時(shí)查找；檔案標(biāo)題不能準(zhǔn)確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價(jià)值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標(biāo)題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細(xì)，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時(shí)間較長的文檔，此類問題更加嚴(yán)重。

（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高

目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面查找。

（4）、檔案案宗不科學(xué)

在檔案管理工作中,案宗是最為關(guān)鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對(duì)于檔案案宗的認(rèn)識(shí)不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應(yīng)用的過程中對(duì)于整個(gè)館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復(fù)雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個(gè)極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對(duì)于整個(gè)檔案管理質(zhì)量較為欠缺的一環(huán)。

三、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施

（1）、提高檔案管理工作人員素質(zhì)

工作人員素質(zhì)的提高是息息相關(guān)的，檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高與由于當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進(jìn)一步提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)。一方面需要改善檔案管理工作人員隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊(duì)伍的活力。單位可以引進(jìn)一些掌握新的檔案管理知識(shí)的工作人員，這樣有助于引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。另一方面加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，向他們傳授一些新的檔案管理知識(shí)，不斷提高人員素質(zhì)。同時(shí)鼓勵(lì)工作人員加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準(zhǔn)確率。

（2）、加強(qiáng)檔案管理工作

首先，從組織上加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進(jìn)行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識(shí)的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強(qiáng)檔案校核力度，實(shí)行歸檔審查和借閱等級(jí)審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲和考核制度。

（3）、加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號(hào)編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯(cuò)的概率，提升勞動(dòng)效率和準(zhǔn)確度，其次，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號(hào)、規(guī)范檔案的題名，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。

（4）、重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

四、結(jié)語

現(xiàn)代檔案管理方法是滿足現(xiàn)有社會(huì)需要的一個(gè)重要進(jìn)步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎(chǔ)做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量,以現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入系統(tǒng)的分析,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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