企業(yè)采購(gòu)合同管理范文
時(shí)間:2023-05-05 11:38:07
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篇1
一、采購(gòu)合同法律風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因
1.采購(gòu)部門法律意識(shí)淡薄
漠視、不遵守企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)采購(gòu)程序與規(guī)定,甚至存在僥幸心理,不按照合同履約,甚至違約、違規(guī)、違法侵權(quán),給企業(yè)帶來(lái)各類法律風(fēng)險(xiǎn)。
2.忽視合同履約過(guò)程的監(jiān)督
煤炭企業(yè)往往重視合同前期的準(zhǔn)備,如嚴(yán)格招投標(biāo)程序、重視商務(wù)談判。但對(duì)于合同履行過(guò)程,則多依靠現(xiàn)場(chǎng)工作人員的素質(zhì),導(dǎo)致履約質(zhì)量參差不齊,存在風(fēng)險(xiǎn)。
3.企業(yè)合同管理制度落實(shí)不到位
制定合同相關(guān)管理制度比較完善,由于在把控合同全過(guò)程中涉及的崗位較多。因此,在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中會(huì)存在偏差。
二、合同簽訂前的法律風(fēng)險(xiǎn)及防控辦法
合同簽訂之前的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范是最有效、最根本的。必須嚴(yán)格審查相對(duì)人主體資格、相關(guān)資質(zhì)、履約能力,并充分評(píng)估各項(xiàng)法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率,避免將來(lái)發(fā)生糾紛。
1.主體不適格
第一,表現(xiàn)形式。供應(yīng)商主體不合格、資質(zhì)存在瑕疵導(dǎo)致合同無(wú)效、不能完全履行,甚至影響采購(gòu)物品質(zhì)量。法人或其他組織未經(jīng)工商登記或已經(jīng)吊銷、注銷導(dǎo)致合同無(wú)效、合同效力待定、合同部分無(wú)效等風(fēng)險(xiǎn)。相對(duì)人企業(yè)名稱與其所持資質(zhì)(各類行政許可證、特許經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)許可證等)不一致,導(dǎo)致合同無(wú)效甚至工商處罰。第二,防控辦法。在合同簽約前,嚴(yán)格審查相對(duì)人的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照,并與全國(guó)企業(yè)信用查詢系統(tǒng)查詢比對(duì)。涉及特殊行業(yè)的,要求相對(duì)人提供經(jīng)營(yíng)行政許可。在審查中更要注意相對(duì)人若是分公司或其他形式的分支機(jī)構(gòu),要審查對(duì)分支機(jī)構(gòu)的授權(quán)范圍。要盡量核實(shí)相對(duì)人提供資質(zhì)證件的真實(shí)性。
2.合同條款約定不當(dāng)
第一,表現(xiàn)形式。采購(gòu)標(biāo)的約定不明,包括采購(gòu)合同標(biāo)的采用不規(guī)范簡(jiǎn)稱,未標(biāo)明型號(hào)、生產(chǎn)廠家、品牌或與采購(gòu)計(jì)劃不一致,導(dǎo)致采購(gòu)物品質(zhì)量下降、不能使用的風(fēng)險(xiǎn);采購(gòu)標(biāo)的相關(guān)技術(shù)參數(shù)約定不明確,導(dǎo)致采購(gòu)目標(biāo)失當(dāng);驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)約定不明確,導(dǎo)致雙方驗(yàn)收質(zhì)量爭(zhēng)議,或由此帶來(lái)的對(duì)于檢測(cè)機(jī)構(gòu)、檢測(cè)風(fēng)云爭(zhēng)議等。合同履約期限約定不明確,導(dǎo)致合同延遲履行帶來(lái)提前或逾期交貨,增加保管、倉(cāng)儲(chǔ)等費(fèi)用;對(duì)于履行地點(diǎn)和交貨方式約定不明確,則容易導(dǎo)致貨運(yùn)中轉(zhuǎn)中意外導(dǎo)致雙方責(zé)任承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn);違約責(zé)任約定不明確,若在日后合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議,導(dǎo)致部分違約的情形下難以計(jì)算損失等風(fēng)險(xiǎn);爭(zhēng)議解決條款約定不明確,則可能導(dǎo)致我方增加訴訟成本等風(fēng)險(xiǎn)。第二,防控辦法。在合同條款審查過(guò)程中,要明確約定合同標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)地及品牌,核查是否與采購(gòu)計(jì)劃一致。對(duì)于技術(shù)規(guī)格復(fù)雜的大型設(shè)備,應(yīng)將技術(shù)詳細(xì)規(guī)格作為合同附件同時(shí)留存,避免將來(lái)合同履行過(guò)程產(chǎn)生糾紛。約定明確交貨方式、履約地點(diǎn),注重明確爭(zhēng)議解決條款等。
3.結(jié)算條款約定不當(dāng)
第一,表現(xiàn)形式。雙方付款方式約定明顯不利于其中一方,有預(yù)付款情形的,買方支付預(yù)付款后賣方遲遲不發(fā)貨,延誤使用時(shí)間;又或者預(yù)付款比例不合適,造成大量資金占用。支付方式約定與現(xiàn)場(chǎng)使用不一致,有可能造成已付款但合同標(biāo)的使用產(chǎn)生問(wèn)題,造成我方損失。第二,防控辦法。制定預(yù)付款相關(guān)制度,確定合理的預(yù)付款比例。按照現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際,使用確定按期支付采購(gòu)價(jià)款。
4.驗(yàn)收方式不當(dāng)
第一,表現(xiàn)形式。驗(yàn)收時(shí),庫(kù)管未嚴(yán)格按照合同核對(duì)采購(gòu)物資的型號(hào)、數(shù)量、規(guī)格等,未找相關(guān)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)?zāi)承┐笮驮O(shè)備,便視為合格入庫(kù)。這些行為都是明顯確認(rèn)合同約定,在發(fā)生糾紛時(shí)對(duì)采購(gòu)方不利。第二,防控辦法。制定合理的驗(yàn)收與庫(kù)房管理規(guī)定,制定庫(kù)房管理人員的崗位職責(zé)與工作流程,并嚴(yán)格執(zhí)行。驗(yàn)收大型設(shè)備可在合同中約定由某些機(jī)構(gòu)出具檢測(cè)報(bào)告或者約定在設(shè)備運(yùn)行期內(nèi)出現(xiàn)問(wèn)題的相關(guān)解決辦法。對(duì)在驗(yàn)收方面存在的問(wèn)題要及時(shí)收集現(xiàn)場(chǎng)資料,通報(bào)法律事務(wù)部門。
三、結(jié)語(yǔ)
在煤礦企業(yè)采購(gòu)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范的過(guò)程中,最主要、最根本的就是要企業(yè)管理人員、采購(gòu)部門人員、法務(wù)部門人員形成正確的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。要對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行全過(guò)程的管理和風(fēng)險(xiǎn)防控。對(duì)于簽約方選擇、合同文本擬定、到貨驗(yàn)收及質(zhì)保期等,都要進(jìn)行全過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)防控,把控各個(gè)環(huán)節(jié),確保采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)防控的全局化管理。
作者:栗慧 單位:山西潞安礦業(yè)(集團(tuán))有限制責(zé)任公司李村煤礦建設(shè)管理處
參考文獻(xiàn):
篇2
一、化工行業(yè)概況及信息化現(xiàn)狀
所謂的“企業(yè)信息化”是指企業(yè)利用信息開(kāi)發(fā)工具等現(xiàn)代信息技術(shù)為手段來(lái)改善企業(yè)的生產(chǎn)、管理和營(yíng)銷服務(wù)的水平,并在總體上提高公司的競(jìng)爭(zhēng)力。
由于化工行業(yè)的行業(yè)特性增加了該行業(yè)在信息方面的需求?;ば袠I(yè)需要采用信息技術(shù)來(lái)管理好企業(yè)的生產(chǎn),研發(fā),物流以及企業(yè)資源的優(yōu)化,并且將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策從傳統(tǒng)的決策提高到高效率的有信息化支持的決策過(guò)程。
化工行業(yè)的高信息化普及率為企業(yè)實(shí)現(xiàn)了良好的經(jīng)濟(jì)效益,主要體現(xiàn)在以下方面:第一,信息的及時(shí)提供與收集,這些數(shù)據(jù)存在于化工企業(yè)在各個(gè)部門和生產(chǎn)環(huán)節(jié)之中。管理層在進(jìn)行決策的時(shí)候可以隨時(shí)調(diào)用即時(shí)的企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息以確保決策的準(zhǔn)確性。第二,信息系統(tǒng)強(qiáng)化了企業(yè)的內(nèi)部控制。由于化工行業(yè)的業(yè)務(wù)流程復(fù)雜,通過(guò)企業(yè)的信息系統(tǒng)針對(duì)不同業(yè)務(wù)流程來(lái)設(shè)計(jì)控制邏輯,這促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部控制流程的優(yōu)化。再加上信息系統(tǒng)的高度集成使管理層可以很方便地查詢到各部門的即時(shí)信息,提高了內(nèi)部控制的工作效率。第三,信息系統(tǒng)確保了化工企業(yè)在各個(gè)業(yè)務(wù)流程上的精細(xì)化管理,提高了員工的工作效率,有利于降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。信息系統(tǒng)根據(jù)化工行業(yè)的特性,從化工行業(yè)的低端化學(xué)品到高端化學(xué)品分不同階段進(jìn)行了精細(xì)的成本核算,并根據(jù)企業(yè)在不同生產(chǎn)階段的實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀況來(lái)進(jìn)行資金和物流的合理調(diào)配。
二、財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)整合風(fēng)險(xiǎn)的控制目標(biāo)
由于財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)是公司經(jīng)營(yíng)管理的平臺(tái),公司的經(jīng)營(yíng)管理理念和內(nèi)部控制模式都會(huì)在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中得到體現(xiàn)。因此,財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制的目標(biāo)與公司經(jīng)營(yíng)管理的風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)一致。即要確保公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的合理、合法和合規(guī);要確保公司內(nèi)部控制體系的有效運(yùn)作;要建立必要的程序來(lái)保證公司的組織行為與市場(chǎng)規(guī)則和法律法規(guī)的要求一致。具體來(lái)看,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)境的改善。具體包括:公司的管理層和公司員工的日常運(yùn)作按照公司規(guī)范來(lái)執(zhí)行。對(duì)于不符合公司操作規(guī)范的行為,公司的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)可以做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并予以提醒和糾正。公司的監(jiān)管部門在進(jìn)行核查活動(dòng)的時(shí)候,財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)能夠做到及時(shí)與準(zhǔn)確。第二,風(fēng)險(xiǎn)控制活動(dòng)的強(qiáng)化。具體包括:公司的每一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)控制活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)流程都在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中得到了體現(xiàn)。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)在具體的實(shí)施過(guò)程中要確保與風(fēng)險(xiǎn)控制的標(biāo)準(zhǔn)流程一致。
三、公司縱向并購(gòu)中財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)整合風(fēng)險(xiǎn)的控制策略
1.整合戰(zhàn)略以及內(nèi)部控制環(huán)境方面的風(fēng)險(xiǎn)控制策略
第一,信息系統(tǒng)的整合戰(zhàn)略。針對(duì)公司的信息系統(tǒng)合并戰(zhàn)略是否明確,合并戰(zhàn)略如何實(shí)施與落實(shí)的問(wèn)題。公司首先定義了整合戰(zhàn)略:總的來(lái)講要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的銷售收入和采購(gòu)成本的對(duì)接,這是因?yàn)閮蓚€(gè)公司縱向合并后原來(lái)的外部交易都變成了內(nèi)部交易。第二,企業(yè)文化和內(nèi)部控制環(huán)境。從公司整體發(fā)展前景來(lái)考慮,公司并購(gòu)后如果想從一個(gè)區(qū)域性公司轉(zhuǎn)變成為一個(gè)全球化的公司,必須要學(xué)習(xí)當(dāng)今世界上的優(yōu)秀管理理念,并轉(zhuǎn)變公司的一些工作方式。第三,公司決策權(quán)的分配與組織結(jié)構(gòu)。公司設(shè)立首席信息官這個(gè)職位來(lái)統(tǒng)一負(fù)責(zé)系統(tǒng)整合的決策。首席信息官在公司的整體系統(tǒng)整合過(guò)程之中居于相當(dāng)重要的地位,由首席信息官牽頭,各個(gè)部門都必須在系統(tǒng)整合中發(fā)揮自己的作用。
2.財(cái)務(wù)成本控制模塊
公司決定從會(huì)計(jì)的角度來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的有效控制,并將成本精細(xì)化管理的理念植入到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中。并且標(biāo)準(zhǔn)成本差異法的分析機(jī)制來(lái)改善公司成本控制流程。
3.財(cái)務(wù)信用和應(yīng)收賬款控制模塊
對(duì)于財(cái)務(wù)信用和應(yīng)收賬款控制模塊的風(fēng)險(xiǎn),在公司信息系統(tǒng)的整合中,合并后的公司采用對(duì)財(cái)務(wù)信用和應(yīng)收賬款控制模塊重新設(shè)計(jì)的辦法來(lái)避免這些風(fēng)險(xiǎn)。
4.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)中費(fèi)用的控制
關(guān)于系統(tǒng)合并費(fèi)用的控制,公司采用了以下對(duì)策:第一,在公司合并團(tuán)隊(duì)對(duì)合并項(xiàng)目的費(fèi)用管理框架制定好之后,公司會(huì)根據(jù)合并項(xiàng)目的費(fèi)用管理框架來(lái)編制預(yù)算。為了保證項(xiàng)目投資的高效,公司必須保證對(duì)項(xiàng)目的具體投資按重要程度來(lái)劃分以確保重點(diǎn)項(xiàng)目的投資,從而減少項(xiàng)目的投資浪費(fèi)。第二,公司的信息合并團(tuán)隊(duì)還對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行成本監(jiān)控,通過(guò)實(shí)際成本與預(yù)算進(jìn)行比較來(lái)控制。
5.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)中質(zhì)量管理的控制
項(xiàng)目控制中的質(zhì)量管理十分重要。這方面的管理必須要在項(xiàng)目運(yùn)作的全過(guò)程之中,具體需要做到以下幾點(diǎn):第一,公司對(duì)系統(tǒng)合并項(xiàng)目中的每一個(gè)模塊都建立了一個(gè)實(shí)用性強(qiáng)可以有效衡量項(xiàng)目指標(biāo)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目指標(biāo)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)有具體的量化指標(biāo),這些量化的指標(biāo)包括項(xiàng)目的預(yù)算、項(xiàng)目的周期估計(jì)、總體和具體的項(xiàng)目范圍、在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的資金規(guī)劃。第二,管理信息系統(tǒng)合并團(tuán)隊(duì)實(shí)時(shí)監(jiān)督項(xiàng)目的效果。公司的信息合并團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)對(duì)在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的質(zhì)量控制,并進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控確保項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的可控。實(shí)時(shí)監(jiān)控的具體措施主要包括,具體的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要及時(shí)跟進(jìn)自己項(xiàng)目的最新情況,做好項(xiàng)目的日志記錄,準(zhǔn)確收集項(xiàng)目過(guò)程的相關(guān)信息。第三,管理信息系統(tǒng)合并團(tuán)隊(duì)還不斷分析項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的差異及其成因,對(duì)這些偏差的發(fā)現(xiàn)與分析會(huì)有效地幫助項(xiàng)目相關(guān)執(zhí)行人員對(duì)自己工作不斷的進(jìn)行校正。
6.服務(wù)連續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)的控制
第一,在信息系統(tǒng)整合完成前對(duì)服務(wù)連續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)的控制。由于企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展會(huì)受到信息系統(tǒng)服務(wù)中斷的影響,而服務(wù)連續(xù)性的中斷會(huì)額外地增加企業(yè)在信息系統(tǒng)合并之中的成本。針對(duì)這一種情況S公司采取了以下的措施:(1)公司設(shè)立一個(gè)保證公司信息系統(tǒng)連續(xù)服務(wù)的指導(dǎo)策略,依據(jù)這樣的指導(dǎo)策略制定了應(yīng)急方案。這些方案包括關(guān)鍵資源的監(jiān)控和報(bào)告,關(guān)鍵資源的識(shí)別、程序的備份和恢復(fù)原則。(2)對(duì)于在不得已情況之下對(duì)系統(tǒng)需要采取的服務(wù)中斷操作必須要選擇在對(duì)整體的系統(tǒng)影響最小時(shí)候來(lái)進(jìn)行,一般來(lái)說(shuō)選取午夜時(shí)間和節(jié)假日。(3)業(yè)務(wù)部門要做好準(zhǔn)備工作應(yīng)對(duì)信息系統(tǒng)服務(wù)連續(xù)性中斷。(4)公司的信息合并團(tuán)隊(duì)需要確保服務(wù)連續(xù)性中斷的范圍和時(shí)間不被擴(kuò)展和延長(zhǎng)。(5)集中精力在連續(xù)性最為關(guān)鍵的項(xiàng)目上,一旦服務(wù)中斷必須建立數(shù)據(jù)恢復(fù)的優(yōu)先級(jí)來(lái)滿足業(yè)務(wù)部門的需求。
篇3
關(guān)鍵詞:電力物資采購(gòu);合同風(fēng)險(xiǎn);管理
中圖分類號(hào):F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1001-828X(2014)02-00-01
材料的采購(gòu)是事關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn),項(xiàng)目的費(fèi)用、質(zhì)量、進(jìn)度等控制的關(guān)鍵要素。采購(gòu)過(guò)程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差,都會(huì)影響到物資采購(gòu)預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),這就使物資采購(gòu)活動(dòng)面臨著風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)與采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)緊密結(jié)合,貫穿整個(gè)合同管理的全過(guò)程,因而有必要在采購(gòu)過(guò)程中給予充分的關(guān)注。盡管目前電力企業(yè)在進(jìn)行物資采購(gòu)過(guò)程中,對(duì)于合同的構(gòu)建與法律適應(yīng)等問(wèn)題十分關(guān)注,但卻在執(zhí)行環(huán)節(jié)未能很好的履行。出現(xiàn)這一問(wèn)題的根本原因?qū)嶋H上是在于談判、合作等過(guò)程中未能與供應(yīng)商形成較好的合作關(guān)系,從而不僅影響了采購(gòu)工作的合理性,也帶來(lái)了合同未履行等方面的風(fēng)險(xiǎn)。
一、電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別
(一)采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)因型分類。盡管合同涉及到制訂、談判與履行等多個(gè)方面,但其所有的風(fēng)險(xiǎn)類別均是與采購(gòu)活動(dòng)密切相關(guān),因而本文認(rèn)為合同風(fēng)險(xiǎn)主要包括如下幾類。一是服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。服務(wù)對(duì)于物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)影響主要可以從兩個(gè)方面來(lái)看,首先是采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)供應(yīng)商所提供的服務(wù)所造成的風(fēng)險(xiǎn);再者則是采購(gòu)無(wú)形服務(wù)所可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。二是品質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō),采購(gòu)之后是否成功的兩個(gè)關(guān)鍵,一個(gè)是準(zhǔn)時(shí)收到, 另一個(gè)就是收到的貨物在數(shù)量和品質(zhì)上都達(dá)到要求,由此即可知道品質(zhì)對(duì)于電力企業(yè)的重要性。品質(zhì)不佳的物料除了可能嚴(yán)重影響生產(chǎn),導(dǎo)致費(fèi)用提升外,勞動(dòng)時(shí)間與設(shè)備時(shí)間也可能在品質(zhì)問(wèn)題的情況下造成延長(zhǎng)。三是彈性風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō),為了確保生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的持續(xù),都會(huì)對(duì)需求作一范團(tuán)預(yù)測(cè),但一旦出現(xiàn)落差,電力企業(yè)就會(huì)向供應(yīng)商增加或減少訂單,甚至是出現(xiàn)緊急插單等行為,而這時(shí)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),就是供應(yīng)商的彈性問(wèn)題。除此之外,其他會(huì)出現(xiàn)彈性問(wèn)題的情況,還包含有采購(gòu)方拿到產(chǎn)品后所要求的修正行為、以及價(jià)格的調(diào)整等都屬于彈性風(fēng)險(xiǎn)。四是交期風(fēng)險(xiǎn)。交期的準(zhǔn)確性可以促進(jìn)供應(yīng)商在產(chǎn)品品質(zhì)、交期準(zhǔn)確的提升,并且可以減少缺貨、運(yùn)送的損害以及對(duì)總成本的影響。但是,交期的不準(zhǔn)確就會(huì)在上述的這些方面對(duì)電力企業(yè)造成傷害。五是存貨風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)預(yù)測(cè)失真、偶發(fā)性排程問(wèn)題、支援調(diào)度或存貨系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題,均可能對(duì)電力企業(yè)造成損害并使供應(yīng)鏈?zhǔn)茏琛km然可以大量存貨來(lái)避免此風(fēng)險(xiǎn),但是沒(méi)有一個(gè)電力企業(yè)愿意在存貨付出過(guò)多的代價(jià)和負(fù)擔(dān)其可能的風(fēng)險(xiǎn),故多傾向零庫(kù)存發(fā)展,但這同樣需要負(fù)擔(dān)當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)的料件短缺和生產(chǎn)中斷問(wèn)題。
(二)采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別指標(biāo)體系。電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)把上述的所確定的初級(jí)指標(biāo)體系中的指標(biāo)先進(jìn)行簡(jiǎn)單的定性分類,使每一類指標(biāo)都反映電力企業(yè)采購(gòu)合同構(gòu)建及履行期間風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系,再以此為基礎(chǔ)對(duì)每一類指標(biāo)進(jìn)行主成分分析,以選出的主成分作為新的分析變量,以電力企業(yè)在各個(gè)主成分上的得分作為新的分析數(shù)據(jù)進(jìn)行因子分析(Risk Category Matrix)。通過(guò)因子分析,找出影響電力企業(yè)物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的幾個(gè)主要因素(因子),并以此作為構(gòu)建最終評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的依據(jù)。接下來(lái),計(jì)算出各電力企業(yè)在每一個(gè)因子上的得分,作為判斷電力企業(yè)在采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)某個(gè)方面強(qiáng)弱的標(biāo)準(zhǔn),再以每一個(gè)因子的貢獻(xiàn)率作為權(quán)數(shù),得到加權(quán)因子得分,便可作為評(píng)估整個(gè)企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)強(qiáng)弱的標(biāo)準(zhǔn)(Impact Category)。
二、電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施
(一)重視采購(gòu)合同的彈性化設(shè)計(jì),保持結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)機(jī)。供應(yīng)鏈合作中存在需求和供應(yīng)方面的不確定性,這是客觀存在的事實(shí)。采購(gòu)管理中有關(guān)電力企業(yè)與供應(yīng)商構(gòu)建合同時(shí),都必須事前確認(rèn)在設(shè)計(jì)中互相提供彈性,進(jìn)而消除外界環(huán)境不確定性的影響,并且有效地傳遞供給和需求的信息。采購(gòu)合同管理彈性設(shè)計(jì)已經(jīng)被證實(shí)可以降低由外界環(huán)境不確定性引起的風(fēng)險(xiǎn)的一種重要手段。另外,當(dāng)今供應(yīng)鏈管理強(qiáng)調(diào)JIT方法,減少庫(kù)存以降低成本,這種運(yùn)作模式一旦遇到突發(fā)事件或需求有較大波動(dòng)時(shí)就會(huì)顯得缺乏彈性。所以加強(qiáng)應(yīng)變的能力,已經(jīng)變成注重效率的同時(shí)還應(yīng)該保持采購(gòu)管理的適度彈性。采購(gòu)合同管理中的如何與不同成員建立緊密的合作伙伴關(guān)系,經(jīng)過(guò)電力企業(yè)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)證實(shí)已經(jīng)成為確保采購(gòu)管理成功運(yùn)作與防范風(fēng)險(xiǎn)的重要的先決條件。所以建立長(zhǎng)期的策略合作伙伴關(guān)系,首先要求加強(qiáng)采購(gòu)合同管理的制度性的信賴關(guān)系(Institutional Trust);其次,在合同構(gòu)建時(shí),應(yīng)該加強(qiáng)成員間信息的交流與共用;然后,經(jīng)由建立正式的合作體制,實(shí)現(xiàn)在采購(gòu)管理成員間利益分享和風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)。最后,為了更好的履行合同,應(yīng)敦促不同成員以誠(chéng)實(shí)、靈活的方式相互協(xié)調(diào)彼此的合作態(tài)度和行為。
(二)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理創(chuàng)新,優(yōu)化物流協(xié)同合作。采購(gòu)管理的成功是讓電力企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)不會(huì)產(chǎn)生斷料為前提的,不可否認(rèn)采購(gòu)合同管理是電力企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理的開(kāi)始,又是其與供應(yīng)商之間的采購(gòu)管理的橋梁,良好的合同管理有助于電力企業(yè)能降低成本,供應(yīng)商能提高運(yùn)作效率,增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力有其綜效的效果。不論采購(gòu)環(huán)境是多么復(fù)雜與多變,電力企業(yè)必須有機(jī)智可以事前強(qiáng)化采購(gòu)管理系統(tǒng)功能的弱點(diǎn),并且事前清楚是供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)形成的起因,防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的就必須從強(qiáng)化供應(yīng)商的選擇與改善采購(gòu)制度控制的不同構(gòu)面出發(fā)。一般而言,大型電力企業(yè)集團(tuán)所涉及材料采購(gòu)市場(chǎng)廣泛,在合同管理時(shí),重點(diǎn)應(yīng)該注重在保證取得優(yōu)質(zhì)廉價(jià)材料的供應(yīng)及時(shí)(Rapidity)與服務(wù)可靠,另一個(gè)構(gòu)面要讓供應(yīng)商注重系統(tǒng)的穩(wěn)固(Robustness)與交貨時(shí)間的改善。最終讓使電力企業(yè)擁有一支最佳組合的采購(gòu)管理團(tuán)隊(duì),為客戶與電力企業(yè)本身提供的可靠供應(yīng)保障。強(qiáng)化采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)控制就從加強(qiáng)供應(yīng)程序的建設(shè)、嚴(yán)格供應(yīng)品質(zhì)管理進(jìn)而實(shí)施有效監(jiān)督與管理。
三、小結(jié)
總體而言,如果電力企業(yè)物資采購(gòu)管理已經(jīng)采用多重供應(yīng)商或多重貨源的彈性供應(yīng)機(jī)制(Redundancy),并且與每一供應(yīng)商均構(gòu)建了科學(xué)有效的合同,其實(shí)是可以有效防止單一供應(yīng)商結(jié)構(gòu)下需求與供應(yīng)受阻,即可降低整體采購(gòu)管理在災(zāi)難干擾運(yùn)行下的供貨風(fēng)險(xiǎn)。因此,電力企業(yè)對(duì)關(guān)鍵材料的供應(yīng)須選擇應(yīng)來(lái)自不同地域或兩個(gè)以上供應(yīng)商提供,并對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的合同履行情況進(jìn)行跟蹤評(píng)估,以確保物資供應(yīng)安全穩(wěn)定。成功的物流配送也是采購(gòu)合同旅行中的重要環(huán)節(jié),專業(yè)強(qiáng)勢(shì)的第三方物流是一個(gè)關(guān)鍵成功的因素,除了電力企業(yè)可專注于核心業(yè)務(wù)外,采購(gòu)合同管理經(jīng)營(yíng)流程的專業(yè)化與組織化,不僅可以降低運(yùn)營(yíng)成本,并且可以分散并增強(qiáng)抵御物流配送風(fēng)險(xiǎn)的能力。
參考文獻(xiàn):
篇4
關(guān)鍵詞:電力物資采購(gòu)合同;管理;流程控制
作者簡(jiǎn)介:董付梅(1976-),女,山東臨邑人,山東省臨邑縣供電公司,助理工程師。(山東 德州 251500)
中圖分類號(hào):F272?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A?????文章編號(hào):1007-0079(2012)33-0118-02
一、電力物資采購(gòu)合同管理的意義
實(shí)施電力物資采購(gòu)合同的有效管理能更好地防范電力物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),能提高物資管理部門的整體管理水平,能加強(qiáng)物資采購(gòu)合同履行過(guò)程的控制,提高合同履約水平,能優(yōu)化合同管理流程,提高合同管理效率。電力物資采購(gòu)合同管理堅(jiān)持依法從嚴(yán)管理,嚴(yán)格合同簽約履約,深化“集中簽訂、集中結(jié)算”的合同管理模式,建立上下聯(lián)動(dòng)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的物資現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和履約協(xié)調(diào)機(jī)制,通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)合同的簽約、履約全流程管控實(shí)現(xiàn)物資管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化,從而提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,提升了企業(yè)的社會(huì)形象。
二、電力物資采購(gòu)合同管理的方法
臨邑縣供電公司電力物資采購(gòu)合同管理以電子商務(wù)平臺(tái)和ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ),全過(guò)程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結(jié)算業(yè)務(wù),并采用流程控制方法進(jìn)行管理。流程控制方法通過(guò)流程繪制管理工作的過(guò)程,全面描述如何從一個(gè)節(jié)點(diǎn)流向另一個(gè)節(jié)點(diǎn),包括節(jié)點(diǎn)具體工作方法、工作工具等的描述以及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)說(shuō)明。采用流程控制方法,加強(qiáng)物資采購(gòu)合同全過(guò)程管控,以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化的要求。
三、物資采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理流程控制
1.流程控制
(1)電力物資采購(gòu)合同簽約管理流程控制。
1)市公司下發(fā)中標(biāo)結(jié)果并確定是否需要簽訂技術(shù)協(xié)議。一般來(lái)說(shuō),對(duì)于新應(yīng)用設(shè)備材料、技術(shù)復(fù)雜或項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵設(shè)備材料,可根據(jù)需要組織項(xiàng)目管理部門、物資需求部門、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)部門進(jìn)行技術(shù)協(xié)議的簽訂。
2)如果需要?jiǎng)t組織簽訂技術(shù)協(xié)議,由市公司負(fù)責(zé)組織,縣公司授權(quán)項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商代表簽訂技術(shù)協(xié)議。
3)縣公司物流服務(wù)中心采購(gòu)員在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單。
4)縣公司物流服務(wù)中心主任在ERP系統(tǒng)中審批采購(gòu)訂單。
5)判斷采購(gòu)訂單是否審批通過(guò)。
6)采購(gòu)訂單審批通過(guò),縣公司物流服務(wù)中心主任(公司委托授權(quán)人)與供應(yīng)商代表簽訂物資采購(gòu)合同。
7)縣公司物流服務(wù)中心履約員上報(bào)合同簽訂資料。
8)省市公司合同專工匯總合同簽訂資料,提出考評(píng)意見(jiàn)并下達(dá)。
9)縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同相關(guān)資料歸檔。
(2)電力物資采購(gòu)合同變更管理流程控制。
1)縣公司項(xiàng)目主管部門根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單提出合同變更申請(qǐng)。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際要求,需對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)一步補(bǔ)充說(shuō)明或明確物資合同雙方權(quán)利義務(wù)的事項(xiàng),且不造成對(duì)采購(gòu)結(jié)果實(shí)質(zhì)性內(nèi)容進(jìn)行的更改。
2)縣公司物流服務(wù)中心主任審核提報(bào)的合同變更申請(qǐng)。審核的依據(jù)是物資規(guī)格參數(shù)不變、單價(jià)不變,合同簽訂數(shù)量予以增加或減少,增減幅度是否超過(guò)招標(biāo)文件或采購(gòu)文件約定的15%執(zhí)行,是否超過(guò)50萬(wàn)元。若合同簽訂數(shù)量增減幅度超過(guò)招標(biāo)文件或采購(gòu)文件約定的15%且超過(guò)50萬(wàn)元,則需重新納入物資計(jì)劃采購(gòu)管理。
3)判斷合同變更申請(qǐng)審核是否通過(guò)。
4)縣公司物流服務(wù)中心主任審核通過(guò)后報(bào)縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5)判斷合同變更申請(qǐng)審核是否通過(guò)。
6)縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后報(bào)省市公司物資部專工審批。
7)判斷合同變更申請(qǐng)審批是否能過(guò)。
8)省市公司物資部合同專工審批通過(guò)后,縣公司物流服務(wù)中心履約員根據(jù)審批結(jié)果確定合同變更方案并通知供應(yīng)商。
9)縣公司物流服務(wù)中心采購(gòu)員根據(jù)合同變更方案在ERP系統(tǒng)內(nèi)更改采購(gòu)訂單或增加采購(gòu)訂單。
10)縣公司物流服務(wù)中心主任在ERP系統(tǒng)內(nèi)審批變更合同或補(bǔ)充合同。
11)判斷變更合同或補(bǔ)充合同審批是否通過(guò)。
12)縣公司物流服務(wù)中心主任審批合同通過(guò)后,縣公司物流服務(wù)中心履約員上報(bào)合同變更情況。
13)省市公司合同專工匯總合同履約信息,提出并下達(dá)考評(píng)意見(jiàn)。
14)縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同變更相關(guān)資料歸檔。
(3)電力物資采購(gòu)合同履約管理流程控制。
1)縣公司物流服務(wù)中心履約員在ERP系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)采購(gòu)合同到貨日期制訂物資催交計(jì)劃。重要設(shè)備材料要及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)準(zhǔn)備和排產(chǎn)計(jì)劃,按照關(guān)鍵生產(chǎn)節(jié)點(diǎn),核實(shí)生產(chǎn)進(jìn)度,及時(shí)協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的問(wèn)題。
2)供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)合同的到貨日期制訂生產(chǎn)計(jì)劃。
3)縣公司物流服務(wù)中心履約員對(duì)重點(diǎn)物資生產(chǎn)節(jié)點(diǎn)履約跟蹤。
4)縣公司物流服務(wù)中心建立交貨配送制度。根據(jù)合同交貨期和施工進(jìn)度,履約員及時(shí)與物資需求部門確定物資到貨需求,與供應(yīng)商落實(shí)配送安排,編制配送計(jì)劃。采用配送單的方式通知供應(yīng)商發(fā)貨和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員做好接貨準(zhǔn)備。
5)供應(yīng)商按確定的時(shí)間和方式交貨。
6)縣公司物流服務(wù)中心履約員組織物資需求部門與供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)辦理交接手續(xù),并組織項(xiàng)目單位與供應(yīng)商代表進(jìn)行物資驗(yàn)收工作。
7)確定物資驗(yàn)收是否合格,相關(guān)驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。
8)物資需求部門與供應(yīng)商辦理現(xiàn)場(chǎng)交接手續(xù)。
9)物流服務(wù)中心協(xié)調(diào)供應(yīng)商按照合同規(guī)定和現(xiàn)場(chǎng)管理的要求安全、優(yōu)質(zhì)地完成技術(shù)服務(wù)、消缺補(bǔ)件、設(shè)備安裝調(diào)試等工作。
10)縣公司物流服務(wù)中心履約員上報(bào)合同履約信息。
11)省市公司合同專工匯總合同履約信息,提出并下達(dá)考評(píng)意見(jiàn)。
12)縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同履約資料歸檔。
(4)電力物資采購(gòu)合同資金結(jié)算管理流程控制。
1)縣公司物流服務(wù)中心履約員根據(jù)采購(gòu)合同提交預(yù)付款申請(qǐng),附物資采購(gòu)合同、預(yù)付款保函和相應(yīng)的收款收據(jù)。
2)縣公司物流服務(wù)中心履約員提交到貨驗(yàn)收款申請(qǐng),附增值稅發(fā)票、項(xiàng)目主管部門簽字確認(rèn)后的到貨驗(yàn)收單和相應(yīng)的收款收據(jù)。
3)縣公司物流服務(wù)中心履約員提交投運(yùn)款申請(qǐng),附運(yùn)維單位簽字確認(rèn)后的物資投運(yùn)單和相應(yīng)的收款收據(jù)。
4)采購(gòu)物資質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題的,縣公司物流服務(wù)中心履約員提交質(zhì)保金申請(qǐng),附項(xiàng)目單位簽字確認(rèn)后的質(zhì)保單和相應(yīng)的收款收據(jù)。
5)縣公司物流服務(wù)中心核算員匯總履約員提交的預(yù)付款申請(qǐng)、到貨款申請(qǐng)、投運(yùn)款申請(qǐng)、質(zhì)保金申請(qǐng),在財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中編制物流服務(wù)中心月度現(xiàn)金流量預(yù)算(物資采購(gòu)支出預(yù)算)。
6)縣公司物流服務(wù)中心主任在財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中對(duì)物資采購(gòu)支出預(yù)算進(jìn)行審核。
7)判斷物資采購(gòu)支出預(yù)算審核是否通過(guò)。
8)物流服務(wù)中心主任審核通過(guò)后,縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物資采購(gòu)支出預(yù)算進(jìn)行審核。
9)判斷物資采購(gòu)支出預(yù)算審核是否通過(guò)。
10)縣公司分管審核通過(guò)后,縣公司財(cái)務(wù)部專工對(duì)物資采購(gòu)支出預(yù)算進(jìn)行審核、匯總。
11)判斷物資采購(gòu)支出預(yù)算審核是否通過(guò)。
12)各級(jí)審核通過(guò)后,財(cái)務(wù)人員實(shí)施預(yù)付款處理或應(yīng)付賬款處理。
2.關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)說(shuō)明
(1)電力物資采購(gòu)合同簽約管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。其中第3)點(diǎn)既是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)又是創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。采購(gòu)員在ERP系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購(gòu)訂單,保存時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查是否超預(yù)算。如果超預(yù)算,系統(tǒng)會(huì)提示并不予通過(guò),此時(shí)由采購(gòu)員聯(lián)系采購(gòu)申請(qǐng)的創(chuàng)建人進(jìn)入項(xiàng)目變更管理流程調(diào)整預(yù)算,之后重新維護(hù)采購(gòu)訂單。如果不超預(yù)算,采購(gòu)訂單保存成功。
在ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單維護(hù)成功后,采購(gòu)合同、配送單、到貨驗(yàn)收單、投運(yùn)單、質(zhì)保單在系統(tǒng)中以統(tǒng)一的文本格式自動(dòng)生成,這5種單據(jù)可以根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況在不同時(shí)期打印。為簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程、提高工作效率,采購(gòu)員在成功創(chuàng)建采購(gòu)訂單后將5種單據(jù)一次性全部打印,根據(jù)具體情況分發(fā)給買賣雙方或存檔,尤其是驗(yàn)收單、投運(yùn)單、質(zhì)保單,一次性打印全部由供應(yīng)商留存,便于在不同時(shí)期提交進(jìn)行資金結(jié)算,減少了供應(yīng)商多次到物流服務(wù)中心打印單據(jù)的麻煩,為客戶提供了便利。
第6)點(diǎn)既是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)又是創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。物資合同簽訂后,履約員要核實(shí)是否需要預(yù)付款。如果需要預(yù)付款,進(jìn)入采購(gòu)付款管理流程。如果不需要,則根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)入物資收貨流程。
在ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單維護(hù)成功后,市公司組織供應(yīng)商與各縣公司集中簽約,嚴(yán)格使用國(guó)家電網(wǎng)公司物資采購(gòu)統(tǒng)一合同文本,確保在中標(biāo)結(jié)果后15日內(nèi)及時(shí)完成合同簽訂。嚴(yán)格中標(biāo)結(jié)果執(zhí)行,合同簽訂不得更改中標(biāo)結(jié)果或違背招標(biāo)、投標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性條款,逐步取消技術(shù)協(xié)議簽訂,進(jìn)一步加快合同簽訂速度,大大提高了簽約效率,降低了簽約成本,方便了客戶。
(2)電力物資采購(gòu)合同變更管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。第9)點(diǎn),集團(tuán)公司物資部合同專工審核合同變更申請(qǐng),若增幅度超過(guò)15%或超過(guò)50萬(wàn),則需轉(zhuǎn)入物資需求計(jì)劃管理流程,新增物資需求計(jì)劃;若增幅度不超過(guò)15%且不超過(guò)50萬(wàn),允許合同變更。
(3)電力物資采購(gòu)合同履約管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。其中第3)點(diǎn)是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。建立履約管理常態(tài)機(jī)制,實(shí)時(shí)監(jiān)控供應(yīng)商實(shí)際生產(chǎn)狀況、項(xiàng)目進(jìn)度對(duì)物資供應(yīng)的需求,確保供應(yīng)商按期供貨、項(xiàng)目單位按期收貨。
第5)點(diǎn)是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。供應(yīng)商是否按照采購(gòu)合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環(huán)節(jié),是物資計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確率的重要因素。
第6)點(diǎn)是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。物資的驗(yàn)收是對(duì)物資的數(shù)量、外觀、內(nèi)在質(zhì)量以及有關(guān)技術(shù)資料、憑證和物資標(biāo)志等進(jìn)行檢查,以驗(yàn)證物資是否符合合同規(guī)定;物資的驗(yàn)收工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)和生產(chǎn)的質(zhì)量。物資到貨驗(yàn)收合格后必須在合同交貨期滿10日內(nèi)辦理ERP入庫(kù)手續(xù),確保計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確率達(dá)到95%以上。
第12)點(diǎn)是創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。在合同履約過(guò)程中建立“一單(訂單)一評(píng)價(jià)”的履約評(píng)價(jià)機(jī)制,及時(shí)采集供應(yīng)商交貨、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)等信息,對(duì)供應(yīng)商合同履約情況實(shí)行卡片式管理,并將結(jié)果及時(shí)上報(bào)。嚴(yán)格供應(yīng)商違約處置,嚴(yán)格按照合同約定對(duì)供應(yīng)商違約行為進(jìn)行當(dāng)期處理。建立誠(chéng)信評(píng)價(jià)機(jī)制,對(duì)合同簽訂履約情況開(kāi)展誠(chéng)信評(píng)價(jià),加大對(duì)失信行為的懲戒力度,營(yíng)造誠(chéng)實(shí)守信的良好氛圍。
(4)電力物資采購(gòu)合同資金結(jié)算管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。第1)點(diǎn)物資合同簽訂后,供應(yīng)商提交預(yù)付款申請(qǐng)需出具預(yù)付款保函、收款收據(jù)和物資合同;若供應(yīng)商放棄預(yù)付款,預(yù)付款可與到貨驗(yàn)收款、投運(yùn)款一起支付。
縣公司物流服務(wù)中心核算員匯總供應(yīng)商提交的付款申請(qǐng),在財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中編制月度現(xiàn)金流量預(yù)算。預(yù)算編制及資金支付應(yīng)按照合同相關(guān)條款及公司財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定,在付款相應(yīng)憑據(jù)匯集完成后進(jìn)行。
篇5
【關(guān)鍵詞】供應(yīng)鏈管理;采購(gòu)管理;成本控制
一、采購(gòu)管理在供應(yīng)鏈管理中的地位
采購(gòu)管理位于供應(yīng)鏈管理的上層,它是一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續(xù)性的過(guò)程,主要包括戰(zhàn)略采購(gòu)、采購(gòu)執(zhí)行和供應(yīng)商管理三層業(yè)務(wù)。采購(gòu)架起了企業(yè)和供應(yīng)商之間的橋梁,連接著產(chǎn)品供應(yīng)和生產(chǎn)。它在降低成本、提高效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力方面有著不可估量的作用。無(wú)論在生產(chǎn)易耗消費(fèi)品、耐用消費(fèi)品,還是復(fù)合制造產(chǎn)品的過(guò)程中,采購(gòu)成本對(duì)產(chǎn)品價(jià)值的貢獻(xiàn)率均能達(dá)到30%,最高可以達(dá)到70%,足以見(jiàn)得,采購(gòu)管理、服務(wù)質(zhì)量的高低將直接影響企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力,并最終影響整條供應(yīng)鏈的運(yùn)作效率。采購(gòu)在供應(yīng)鏈管理中,對(duì)于成本的控制則表現(xiàn)的更加明顯,杜邦分析結(jié)果顯示,采購(gòu)支出每節(jié)省2%,便可以使凈資產(chǎn)收益率增加15%。因此,采購(gòu)作為企業(yè)的“第三方利潤(rùn)源泉”,必須受到重視。采購(gòu)管理作為企業(yè)的重要一環(huán),其走在企業(yè)的最前沿,消費(fèi)者需求的變化和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的反應(yīng)都會(huì)通過(guò)采購(gòu)直接反應(yīng)到企業(yè),企業(yè)在迅速反應(yīng)的同時(shí),無(wú)形中加密了與供應(yīng)商、客戶之間的關(guān)系,在加速資金周轉(zhuǎn),提高產(chǎn)品服務(wù)與質(zhì)量的過(guò)程中,提升企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中的地位。
二、供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的采購(gòu)管理面臨的挑戰(zhàn)
(1)企業(yè)采購(gòu)分散,尚未實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)。目前企業(yè)在選擇供應(yīng)商的時(shí)候多以價(jià)格談判為主,忽略了供應(yīng)商的規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等方面的因素,并且企業(yè)各部門多獨(dú)自聯(lián)系供應(yīng)商,分散采購(gòu)資料,并建有部門內(nèi)獨(dú)立的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù),企業(yè)內(nèi)部的分散采購(gòu)導(dǎo)致一個(gè)企業(yè)內(nèi)建有多個(gè)有交叉的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù),這對(duì)于企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理以及與其建立長(zhǎng)久的合作來(lái)說(shuō)是極為不利的。(2)采購(gòu)合同在管理和執(zhí)行方面問(wèn)題嚴(yán)重。企業(yè)在采購(gòu)合同的管理和執(zhí)行方面存在一定問(wèn)題。表現(xiàn)在:一方面,企業(yè)經(jīng)理的法律意識(shí)較差,對(duì)于簽訂和履行采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)比較薄落,僅僅把采購(gòu)管理當(dāng)做買賣關(guān)系來(lái)對(duì)待,而沒(méi)有將合同管理納入采購(gòu)管理當(dāng)中去。另一方面,由于企業(yè)在一定時(shí)間內(nèi)要簽訂大量的采購(gòu)合同,通常情況下,采購(gòu)人員和項(xiàng)目經(jīng)理不能及時(shí)溝通,導(dǎo)致合同執(zhí)行的情況無(wú)法及時(shí)上傳,以致賬目混亂,與供應(yīng)商之間的合作無(wú)法順利結(jié)束。(3)采購(gòu)部門尚未與供應(yīng)商建立良好的合作管理體系。公司采購(gòu)部門在供應(yīng)商的選擇和開(kāi)發(fā)過(guò)程中,只是將其當(dāng)做一種交易,將與供應(yīng)商之間的關(guān)系看的非常單薄,他們從顧客的角度出發(fā),認(rèn)為只要價(jià)格合適,供應(yīng)商可以隨時(shí)換,但忽略了一點(diǎn),維護(hù)與原有的供應(yīng)商之間的關(guān)系,比建立一個(gè)新的供應(yīng)商所需要的成本要小很多。并且公司在采購(gòu)管理過(guò)程中,沒(méi)有詳盡的收集供應(yīng)商的資料,沒(méi)有建成供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系,僅靠采購(gòu)人員和分公司經(jīng)理的主觀判斷對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià),這對(duì)于企業(yè)選擇合適的供應(yīng)商,建立與維護(hù)供應(yīng)商之間的關(guān)系帶來(lái)了一定難度。
三、供應(yīng)鏈管理環(huán)境下采購(gòu)管理的優(yōu)化措施
(1)企業(yè)加緊轉(zhuǎn)變采購(gòu)模式,變“分散采購(gòu)”為“集中采購(gòu)”。集中采購(gòu)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),可以將企業(yè)各個(gè)部門所需要的物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì),集中進(jìn)行采購(gòu),發(fā)揮整體采購(gòu)優(yōu)勢(shì),這樣不僅可以減少信息失真,還可以降低企業(yè)的庫(kù)存成本,更重要的是可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。最后,可建立有效的約束機(jī)制,避免腐敗行為發(fā)生。采購(gòu)部可以通過(guò)明確的分工,保證采購(gòu)環(huán)節(jié)的公正公平。(2)加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)合同的管理。首先,以合同管理為重點(diǎn),強(qiáng)化法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。為防止企業(yè)與供應(yīng)商之間產(chǎn)生合同問(wèn)題上的糾葛,企業(yè)在合同管理過(guò)程中,采購(gòu)管理部門、項(xiàng)目管理部門要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)跟蹤,深入一線了解采購(gòu)合同的履行情況,以便有效化解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。其次,加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育,逐步使采購(gòu)合同規(guī)范化、科學(xué)化、法律化,建立規(guī)章制度,把好合同審查關(guān)。最后,搭建合同管理信息化平臺(tái),規(guī)范合同管理。(3)加緊構(gòu)建良好的供應(yīng)商管理體系。要本著“質(zhì)量?jī)?yōu)先、效率優(yōu)先、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、新老結(jié)合”的原則選擇供應(yīng)商,這是因?yàn)?,第一,質(zhì)量是企業(yè)的生命線,企業(yè)可以與供應(yīng)商在共同合作的基礎(chǔ)上,一塊提高采購(gòu)產(chǎn)品的品質(zhì),以獲取雙贏;第二,物資采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的前提,選擇高效的供應(yīng)商,對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益十分有益;第三,企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí),要對(duì)其進(jìn)行細(xì)致的考察,確保合作可以順利進(jìn)行,避免不必要的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn);第四,企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)候,要不斷開(kāi)拓思路,提高對(duì)供應(yīng)商的要求,淘汰不能適應(yīng)要求的供應(yīng)商,選擇新的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商。在供應(yīng)商精心選擇的基礎(chǔ)上,才能建立良好、高效運(yùn)作的供應(yīng)商管理體系。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]曹旭光.智能化的SRM[J].中國(guó)物流與采購(gòu).2004(10):60~61
篇6
關(guān)鍵詞:電力物資;采購(gòu);合同風(fēng)險(xiǎn)管理
中圖分類號(hào):D923文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A 文章編號(hào):
電網(wǎng)企業(yè)中各種財(cái)物的管理關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的成敗,尤其是電力物資的采購(gòu),各種物資不僅能為整個(gè)電網(wǎng)企業(yè)的生產(chǎn)提供重要的材料保證,也為電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展提供了設(shè)備基礎(chǔ)。電力物資采購(gòu)的投資在整個(gè)企業(yè)投資中所占的比例越來(lái)越大,物資的充足是企業(yè)正常生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)的重要前提,隨著我國(guó)電網(wǎng)市場(chǎng)的不斷發(fā)展,電力物資設(shè)備的需求量也越來(lái)越大,并且對(duì)其質(zhì)量要求也不斷提高,電力物資市場(chǎng)由于管理力度不強(qiáng),使得物資購(gòu)進(jìn)存在著較大的風(fēng)險(xiǎn),尤其是其中的物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn),不僅控制難,也給企業(yè)帶來(lái)了很大的損失。電力物資采購(gòu)合同是采購(gòu)電力物資的一種載體,采購(gòu)合同對(duì)電力物資的成本、質(zhì)量以及使用的效果等都具有重要的影響,因此,在現(xiàn)代市場(chǎng)環(huán)境下,不斷加強(qiáng)對(duì)電力物資采購(gòu)合同中的風(fēng)險(xiǎn)管理和控制力度,不僅是目前我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的要求,也是實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)改革的強(qiáng)烈需求。
一、電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的種類
合同的形成是合同管理工作中的重要環(huán)節(jié),由于目前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈,供貨商為了拿到定貨單,在投標(biāo)和商務(wù)談判過(guò)程中往往刻意壓低價(jià)格,而這將導(dǎo)致供貨質(zhì)量大打折扣。為防止上述情況發(fā)生,要求在合同形成時(shí),必須對(duì)原始的物資需求計(jì)劃、供應(yīng)商資質(zhì)、物資
詢價(jià)與報(bào)價(jià)、招標(biāo)和比價(jià)、合同條款起草等全過(guò)程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,堵塞合同形成過(guò)程中的漏洞,避免在合同簽訂并已具有法律效益后才發(fā)現(xiàn)條款中的漏洞,造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。
電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)包括以下幾類:第一種是合同組織管理的風(fēng)險(xiǎn),這種風(fēng)險(xiǎn)包括了各種制度的構(gòu)件存在的風(fēng)險(xiǎn),業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)等。第二種是合同在簽訂之前所出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),也就是準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn),這種風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)在:首先,合同在制定的時(shí)候由于依據(jù)不足或者選擇錯(cuò)誤的依據(jù),信息的傳遞不及時(shí),從而降低了合同制定的效率;有時(shí)供應(yīng)商由于缺乏交易的能力和資格,通過(guò)非法的途徑獲得合同,會(huì)在日后給合同簽訂雙方帶來(lái)各種質(zhì)量上的問(wèn)題。其次,合同在審核過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。在這一過(guò)程中,合同的審核人由于不具備較高的專業(yè)素質(zhì),工作態(tài)度不認(rèn)真,不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同條款或者內(nèi)容中出現(xiàn)的各種問(wèn)題,有時(shí)候雖然發(fā)現(xiàn)了,但是因?yàn)闆](méi)有進(jìn)行修改,因而還是存在著潛在的風(fēng)險(xiǎn)。第三種是合同簽約過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)。例如,合同在會(huì)簽的過(guò)程中存在風(fēng)險(xiǎn)。電力物資采購(gòu)合同的審核工作,通常由技術(shù)、合同管理以及財(cái)務(wù)部門執(zhí)行,但是有時(shí)候會(huì)存在一定風(fēng)險(xiǎn),例如,相關(guān)部門在接收合同之后沒(méi)有妥善保管,從而導(dǎo)致合同的內(nèi)容泄露;另外,審核部門很多時(shí)候都只是進(jìn)行形式工作,審核不當(dāng),使得合同存在著風(fēng)險(xiǎn)。還有合同履行風(fēng)險(xiǎn),合同變更或者終止的風(fēng)險(xiǎn)等。第四種是合同完結(jié)的風(fēng)險(xiǎn),包括合同一交和歸檔的風(fēng)險(xiǎn)和合同管理和評(píng)價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)。最后還有采購(gòu)合同文本風(fēng)險(xiǎn)等。
電力物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)
模糊綜合評(píng)價(jià)法與層次分析法在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)中應(yīng)用比較廣泛。
第一,模糊綜合評(píng)價(jià)法是模期數(shù)學(xué)在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)中的一種應(yīng)用方式。其中,評(píng)價(jià)是指按照指定的評(píng)價(jià)條件對(duì)評(píng)價(jià)對(duì)象的優(yōu)劣進(jìn)行評(píng)比、判斷,綜合是指評(píng)價(jià)條件包含多個(gè)因素。綜合評(píng)價(jià)就是對(duì)收到多個(gè)因素影響的評(píng)價(jià)對(duì)象作出全面的評(píng)價(jià)。采用模糊綜合評(píng)價(jià)法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的基本思路是:綜合考慮所有風(fēng)險(xiǎn)因素的影響程度,并設(shè)置權(quán)重區(qū)別各因素的重要性,通過(guò)構(gòu)建數(shù)學(xué)模型,推算出風(fēng)險(xiǎn)的各種可能性程度,其中可能性程度值高者為賦險(xiǎn)水平的最終確定值。
第二,層次分析法是一種定性與定量相結(jié)合的決策分析方法。層次分析法的思路是讓評(píng)價(jià)者將很多需要解決的問(wèn)題依次分解成多個(gè)要素和層次,然后將同一個(gè)層次中的要素進(jìn)行比較,通過(guò)計(jì)算和判斷,得出哪一個(gè)層次是最優(yōu)的。在進(jìn)行層次分析的時(shí)候,執(zhí)行的步驟為:首先構(gòu)建層次分析的模型,其次對(duì)模型矩陣進(jìn)行判斷,再者對(duì)各個(gè)指標(biāo)的權(quán)重向量進(jìn)行計(jì)算,最后再檢驗(yàn)其一致性。因?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)因素涉及到很多個(gè)層次,對(duì)于其重要程度把握較難,而利用層次分析法,不僅可以將很多復(fù)雜的問(wèn)題有序分解,并將這些分解的因素依據(jù)一定的關(guān)系把它們形成一定的層次結(jié)構(gòu),最后再通過(guò)比較,來(lái)判斷方案的重要性,以利于確定權(quán)重。進(jìn)行電力物資采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià),是為了更好地確定各種風(fēng)險(xiǎn)之間的重要排序,只有這樣,才能使電力企業(yè)有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制的力度,所以,在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的時(shí)候所選擇的方法應(yīng)該具有較強(qiáng)的可操作性和科學(xué)性,要將定性和定量分析結(jié)合起來(lái),以更好的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和控制。
電力采購(gòu)合同的管理
第一,采購(gòu)合同的形成。在采購(gòu)時(shí)應(yīng)結(jié)合公司的生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存狀況、各種零部件的生產(chǎn)周期、訂貨周期和出廠日期等,制定出合理的物資采購(gòu)計(jì)劃。合同是平等主體的自然人、法人或其他組織之間設(shè)立、變更及終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。采購(gòu)合同標(biāo)的物價(jià)格是合同形成的主要環(huán)節(jié),現(xiàn)代企業(yè)一般采用招標(biāo)和比價(jià)方式來(lái)訂立標(biāo)的物價(jià)格,因此企業(yè)要加強(qiáng)招標(biāo)和比價(jià)管理,爭(zhēng)取以最低的價(jià)格購(gòu)買到質(zhì)量、性能最好的產(chǎn)品。目前國(guó)家電網(wǎng)的物資基本都是各公司通過(guò)物資ERP系統(tǒng)進(jìn)行上報(bào),由國(guó)家電網(wǎng)和省公司統(tǒng)一招標(biāo)購(gòu)買,物資合同在國(guó)家電網(wǎng)公司電子商務(wù)平臺(tái)統(tǒng)一產(chǎn)生,有統(tǒng)一的合同文本格式,并且附件國(guó)網(wǎng)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范書,對(duì)技術(shù)要求有統(tǒng)一的規(guī)定,每個(gè)供應(yīng)商參與國(guó)網(wǎng)和省公司物資招標(biāo)和簽訂物資合同都要交納質(zhì)保金,如果出現(xiàn)違反招標(biāo)規(guī)定和物資合同情況,造成物資質(zhì)量和供貨不符合規(guī)定的,就進(jìn)行處罰。所以,通過(guò)各項(xiàng)制度有效的約束了供應(yīng)商和電力公司違約的現(xiàn)象,目前電力物資合同的法律風(fēng)險(xiǎn)大大的降低。
第二,采購(gòu)合同的簽訂。采購(gòu)合同一經(jīng)簽訂就將具有法律效力。因此買賣雙方如何在平等、互利的基礎(chǔ)上,訂立合同條款,是合同簽訂過(guò)程中的關(guān)鍵。對(duì)一些具有壟斷性質(zhì)的物資采購(gòu)合同,由于供方對(duì)物資的供應(yīng)存在壟斷性,一般都需采用供方合同文本,這就要求我方對(duì)合同條款進(jìn)行全面細(xì)致研究,明確哪些條款不能讓步,哪些條款還需與供方進(jìn)行協(xié)商更改,確保合同主體的公平性和合同條款的公正性,使公司利益免受損失。合同通過(guò)初審后,應(yīng)將初稿報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)部門進(jìn)行審核,審計(jì)部門要嚴(yán)查合同條款是否完備、合法,合同的內(nèi)容是否達(dá)到合同的目的要求;有無(wú)損害需求方利益的條款,有無(wú)明顯有利于供應(yīng)商的條款等等;如果存在這些現(xiàn)象,則應(yīng)進(jìn)行延伸審計(jì),查明是否有人情交易、權(quán)錢交易等情況,一經(jīng)查實(shí)應(yīng)嚴(yán)格按公司規(guī)定進(jìn)行處罰,防止合同訂立過(guò)程中出現(xiàn)的欺詐行為,避免給企業(yè)利益造成損失,真正做到陽(yáng)光采購(gòu)。
第三,在合同變更或解除。審計(jì)部門必須對(duì)供應(yīng)商的轉(zhuǎn)讓是否列在供方名錄中,付款折的轉(zhuǎn)讓是否經(jīng)過(guò)我公司的允許及簽訂有關(guān)連帶擔(dān)保協(xié)議等方面嚴(yán)格審計(jì),對(duì)合同變更和解除的責(zé)任問(wèn)題進(jìn)行審查,特別是對(duì)由于我方原因給公司造成損失的,要加大審查和處罰力度,做到責(zé)任到人,從而強(qiáng)化合同管理。
第四,合同的終止。如果訂立合同后,在交付、驗(yàn)收、使用產(chǎn)品時(shí)發(fā)現(xiàn)有明顯不符合質(zhì)量要求的情況,我方應(yīng)當(dāng)以書面形式當(dāng)即提出質(zhì)量異議,并向供方提供相應(yīng)質(zhì)量瑕疵的檢驗(yàn)證明。
四、結(jié)束語(yǔ):
只有優(yōu)化電力物資采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)管理,才能更有效地防止電力物資采購(gòu)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn),不斷提高管理部門的管理水平。同時(shí),還能促進(jìn)對(duì)物資采購(gòu)合同履行情況的控制,優(yōu)化供應(yīng)商履行合同的水平。
參考文獻(xiàn):
[1] 方勝芝. 企業(yè)物資采購(gòu)合同管理[J]. 企業(yè)管理, 2012,1: 43-44.
篇7
關(guān)鍵詞:原燃料結(jié)算合同管理降低采購(gòu)成本
1采購(gòu)結(jié)算
1.1大宗原燃料采購(gòu)結(jié)算的特點(diǎn)鋼鐵企業(yè)生產(chǎn),消耗的物料品種繁多,結(jié)算方式多樣。對(duì)于大宗原燃料的結(jié)算一般采取優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)的方法。優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)包括“按質(zhì)論價(jià)”結(jié)算和“按質(zhì)論量”結(jié)算。按質(zhì)論價(jià)結(jié)算,就是在原燃料采購(gòu)過(guò)程中,以供需雙方簽訂的工礦產(chǎn)品合同的價(jià)格為基礎(chǔ),依據(jù)與合同相關(guān)的計(jì)價(jià)條款和原燃料的實(shí)際檢驗(yàn)結(jié)果確定原燃料的最終結(jié)算價(jià)格;按質(zhì)論量結(jié)算,是不依據(jù)物資的檢斤量做為最終結(jié)算量,而依據(jù)檢斤量與理化檢驗(yàn)結(jié)果確定的干基量確定最終結(jié)算價(jià)格的結(jié)算方法。大宗原燃料采購(gòu)結(jié)算的特點(diǎn)是緊扣合同,根據(jù)合同條款規(guī)定,確定不同的結(jié)算方式。
1.2采購(gòu)結(jié)算與合同條款鋼鐵企業(yè)原燃料產(chǎn)品的合同條款一般有標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及交貨時(shí)間,驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量加減價(jià)約定、運(yùn)輸方式、結(jié)算方式及違約責(zé)任等內(nèi)容。其中合同價(jià)格、質(zhì)量加減價(jià)條款和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是結(jié)算的的重要依據(jù)。
1.2.1合同價(jià)格:即合同的的基價(jià),其他有效成份的加減價(jià)都在此基礎(chǔ)上進(jìn)行。通常合同的基價(jià)有三種:含稅包干到廠價(jià)、車板含稅價(jià)和車板不含稅價(jià)。
1.2.2驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn):①計(jì)量、化驗(yàn)均以買受方為準(zhǔn),按日結(jié)算(按批次結(jié)算)。②計(jì)量、化驗(yàn)均以出賣人為準(zhǔn),按日結(jié)算(按批次結(jié)算)。③計(jì)量以買受方為準(zhǔn),化驗(yàn)結(jié)果按出賣人方結(jié)算。④計(jì)量以出賣人方為準(zhǔn),化驗(yàn)結(jié)果按買受方結(jié)算。
1.2.3質(zhì)量加減價(jià)條款約定的內(nèi)容鋼鐵企業(yè)大宗原燃料合同根據(jù)物料有效成份的不同,加減價(jià)方式不同。通常在結(jié)算當(dāng)中按合同加減價(jià)方式的不同,我們把結(jié)算類型分為有效成分累加類型、簡(jiǎn)單計(jì)算類型、折噸計(jì)算類型、等級(jí)判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)結(jié)算的核心內(nèi)容。
1.2.4運(yùn)輸方式:汽車運(yùn)輸或火運(yùn)。
1.2.5結(jié)算方式:①一票結(jié)算,開(kāi)據(jù)17%增值稅票。②兩票結(jié)算。即含稅包干到廠價(jià)減運(yùn)費(fèi),其余開(kāi)據(jù)17%增值稅票。
1.2.6爭(zhēng)議解決方式:當(dāng)合同雙方發(fā)生爭(zhēng)議時(shí),雙方協(xié)商解決,協(xié)商不成時(shí),在需(供)方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7其他約定事項(xiàng):①合同履行有效期。②其他未盡事宜,雙方協(xié)商解決。
1.3原燃料采購(gòu)結(jié)算員的工作程序①審定合同:結(jié)算員收到業(yè)務(wù)科簽定的采購(gòu)合同,必須仔細(xì)閱讀合同條款,認(rèn)真推敲。②收集資料:收集交庫(kù)單、化驗(yàn)單、磅單等原始票據(jù),了解掌握企業(yè)調(diào)價(jià)及合同條款變更、異議處理情況。③結(jié)算:結(jié)算員按照合同結(jié)算條款類型,根據(jù)審核后的原始憑據(jù)各種數(shù)據(jù)指標(biāo)和對(duì)應(yīng)關(guān)系,計(jì)算采購(gòu)價(jià)格出據(jù)結(jié)算單。
2合同管理
2.1合同管理的概念企業(yè)合同管理指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為,是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的外在表現(xiàn),通過(guò)合同管理,現(xiàn)代企業(yè)在市場(chǎng)中實(shí)現(xiàn)平等的制約和權(quán)利,從而為當(dāng)事人營(yíng)造一個(gè)公平的環(huán)境。
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,市場(chǎng)的運(yùn)作需要合同。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。全過(guò)程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開(kāi)始,直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來(lái)管理。動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過(guò)程的情況變化,特別要掌握對(duì)我方不利的變化,及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。
2.2企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題
2.2.1合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確,容易發(fā)生歧義和誤解,導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立的有效的合同,需要靠準(zhǔn)確明晰的合同文字作載體??梢哉f(shuō),合同講究咬文嚼字。
2.2.2合同條款掛一漏萬(wàn)。就是說(shuō)不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。
2.3企業(yè)合同管理中存在問(wèn)題的主要原因:
2.3.1認(rèn)識(shí)根源對(duì)合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí),合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段,在這一階段往往受到高度重視,一旦合同簽訂了,合同就束之高閣了,因此,合同管理的問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說(shuō)前期階段就沒(méi)有問(wèn)題,前期階段所出現(xiàn)的問(wèn)題,多數(shù)是由于急于簽成合同而過(guò)于草率。
2.3.2法律意識(shí):企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識(shí)不強(qiáng),最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識(shí)合同與合同法律的關(guān)系,想怎么寫就怎么寫,想怎么簽就怎么簽,缺乏依法訂立和履行的意識(shí),以致造成不少失誤和損失。我們說(shuō),合同法律是合同訂立和履行全過(guò)程的法律依據(jù),也就是說(shuō)合同要依法訂立。
2.4加強(qiáng)合同管理,把好合同結(jié)算關(guān)合同管理是企業(yè)法律顧問(wèn)事務(wù)中的一項(xiàng)重要工作,它不再是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容;而是一種全過(guò)程、全方位、科學(xué)的管理,現(xiàn)代企業(yè)若能對(duì)合同實(shí)施有效管理,將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時(shí)間順序來(lái)分,合同管理分為:合同事前防范、事中控制、事后應(yīng)對(duì)三個(gè)階段,并且是以合同事前防范、事中控制為主,事后應(yīng)對(duì)處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴(yán)格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù),也促使對(duì)方嚴(yán)格按合同履行義務(wù)。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄,跟蹤合同履行過(guò)程,把好合同的結(jié)算關(guān)。
2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化,首先要從完善制度入手,制定切實(shí)可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。
2.4.2提高合同管理人員的素質(zhì)。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過(guò)培訓(xùn)不斷加強(qiáng)簽約人的合同法律知識(shí)和簽約技巧,堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度,增強(qiáng)合同管理人員的責(zé)任感和合同法律意識(shí)。合同管理員應(yīng)該是既懂業(yè)務(wù)又懂法律的人員擔(dān)當(dāng),可以起到事前防范的效果。
2.4.3履行監(jiān)督和結(jié)算管理。采購(gòu)結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,采購(gòu)部門結(jié)算人員同財(cái)務(wù)部門密切配合;把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要,這既是對(duì)合同簽訂的審查,也是對(duì)合同履行的監(jiān)督。
3充分發(fā)揮結(jié)算作用,完善合同結(jié)算條款
做為原燃料供應(yīng)的源頭部門,為充分發(fā)揮結(jié)算的作用,我們幾次號(hào)召全體業(yè)務(wù)員對(duì)合同進(jìn)行自查、自糾,對(duì)合同條款進(jìn)行全面整理、調(diào)整結(jié)算方式,規(guī)定更為合理的獎(jiǎng)扣區(qū)間。發(fā)揮集團(tuán)整合優(yōu)勢(shì)在保證供需雙方利益的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步完善合同管理,堵塞業(yè)務(wù)漏洞,有效地降低了采購(gòu)成本。
3.1防止以次充好,改變?cè)录訖?quán)平均結(jié)算為單批結(jié)算方式結(jié)算中我們發(fā)現(xiàn),月加權(quán)平均結(jié)算與單批結(jié)算兩種計(jì)算方法對(duì)于獎(jiǎng)勵(lì)封頂而處罰卻不封頂,并且處罰比獎(jiǎng)勵(lì)力度大的采購(gòu)合同,其結(jié)果尤為不同。供應(yīng)商如果按月加權(quán)平均結(jié)算,在一個(gè)結(jié)算周期所送的煤平均不超標(biāo)就可能有獎(jiǎng)勵(lì),常常逃脫其中個(gè)別超標(biāo)批次的處罰,有可能以次充好,不能保證進(jìn)廠原燃料質(zhì)量的均衡性。為此,我們協(xié)助業(yè)務(wù)科對(duì)此類合同結(jié)算條款進(jìn)行了修訂,噴煤灰、硫指標(biāo)月加權(quán)平均結(jié)算變?yōu)閱闻谓Y(jié)算,一個(gè)化驗(yàn)批次一個(gè)結(jié)算價(jià)格,顯示質(zhì)與量的對(duì)應(yīng)結(jié)算,為供需雙方創(chuàng)造公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。
3.2針對(duì)精粉水份嚴(yán)重,合同條款規(guī)定加倍扣水曾有一階段,進(jìn)廠精粉出現(xiàn)了水份嚴(yán)重超標(biāo),致使儲(chǔ)料廠無(wú)法碼垛,入爐料配比不準(zhǔn),對(duì)入燒穩(wěn)定性產(chǎn)生影響。為了加強(qiáng)進(jìn)廠原料的質(zhì)量,提高入燒爐料的穩(wěn)定性,綜合各方意見(jiàn),從合同上加以約束,即:“水份≤12%時(shí),按化驗(yàn)水份干基結(jié)算;12%<水份≤14%時(shí),按公式[12+(化驗(yàn)水份-12)×1.5]扣除水份進(jìn)行干基結(jié)算;14%<水份≤16%時(shí),按公式[15+(化驗(yàn)水份-14)×2]扣除水份進(jìn)行干基結(jié)算;水份>16%時(shí),拒絕進(jìn)廠。”水分大于12%加倍扣罰,水分超標(biāo)現(xiàn)象及時(shí)得到遏制。
3.3保證爐況順行,結(jié)算條款規(guī)定球團(tuán)返礦不付款球團(tuán)返礦由于抗壓強(qiáng)度不夠造成的球團(tuán)粉量增大,對(duì)高爐的冶煉產(chǎn)生一定的影響。優(yōu)化粒度組成的的關(guān)鍵是篩除小于5mm的粉末,一般<5mm的應(yīng)不超過(guò)3%-5%。
為此,我們建議合同結(jié)算條款改為“含粉<5mm不超過(guò)5.00%,含粉超標(biāo)部分不予結(jié)算?!边@一結(jié)算方式的改變,使進(jìn)廠球團(tuán)礦的含粉率大大減少。
3.4規(guī)定合理磅差,嚴(yán)謹(jǐn)供貨合同各大礦務(wù)局煉焦煤的結(jié)算以對(duì)方發(fā)貨時(shí)的檢斤為準(zhǔn),我公司的檢斤化驗(yàn)只作為下轉(zhuǎn)廠礦成本的依據(jù),雙方檢斤化驗(yàn)結(jié)果存在較大誤差,雖然在煤的采購(gòu)中礦務(wù)局煤炭結(jié)算以對(duì)方為準(zhǔn)是全國(guó)慣例,但我公司承擔(dān)著較大的途耗及化驗(yàn)結(jié)果不符帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。如何約束礦務(wù)局的質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果?我們從實(shí)現(xiàn)的時(shí)間上,要求對(duì)方在發(fā)出物資時(shí)立即報(bào)出水份。經(jīng)過(guò)大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析研究,我們對(duì)雙方水分差超過(guò)4%的月份做了統(tǒng)計(jì),及時(shí)與供方溝通協(xié)商決定,我們?cè)诤贤性黾印八植畛^(guò)4%的部分,雙方各承擔(dān)一半損失。合同生效后,制約了對(duì)方化驗(yàn)水分過(guò)高現(xiàn)象。
3.5發(fā)揮集團(tuán)整合優(yōu)勢(shì),及時(shí)調(diào)整計(jì)量檢斤結(jié)算辦法2008年上半年,鋼鐵企業(yè)發(fā)展勢(shì)頭強(qiáng)勁,原料價(jià)格一直上揚(yáng),焦炭和有些煉焦煤種一度出現(xiàn)緊張的局面。為了保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行,個(gè)別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步,例如焦炭和1/3焦煤合同驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“以出賣人出廠檢斤過(guò)磅、化驗(yàn)結(jié)果為準(zhǔn)”。
2008年6月30日河北鋼鐵集團(tuán)有限公司成立,我們認(rèn)真分析市場(chǎng)變化,把握市場(chǎng)價(jià)格走向,掌握各鋼鐵企業(yè)的采購(gòu)信息,充分利用集團(tuán)優(yōu)勢(shì)、從8月26日始,焦炭、部分1/3焦煤的檢斤、化驗(yàn)結(jié)算方式改成以買受方為準(zhǔn),降低因供方檢斤、化驗(yàn)為準(zhǔn)可能在途耗、化驗(yàn)誤差方面帶來(lái)的“潛在”經(jīng)濟(jì)損失。
篇8
招標(biāo)采購(gòu)的物資,應(yīng)按照招標(biāo)文件中約定的時(shí)間(一般為30天)完成合同簽訂,不得無(wú)故拖延。招標(biāo)采購(gòu)的物資,合同應(yīng)以中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件、專用合同條款、通用合同條款、招標(biāo)技術(shù)規(guī)范書、已標(biāo)價(jià)合同貨物清單、招投標(biāo)澄清文件和往來(lái)函件等招投標(biāo)資料作為簽訂依據(jù)。非招標(biāo)采購(gòu)物資合同應(yīng)以確定采購(gòu)結(jié)果的相關(guān)信息作為簽訂的依據(jù)。招標(biāo)采購(gòu)的物資,簽訂書面合同的標(biāo)的、價(jià)款、質(zhì)量、履行期限等主要條款應(yīng)與招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件的內(nèi)容一致,不得再行簽訂背離合同的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。
二、合同管理模式
電網(wǎng)企業(yè)合同管理歷經(jīng)了3個(gè)階段的變化。2004年以前,各網(wǎng)省公司負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的物資采購(gòu),沒(méi)有統(tǒng)一的物資合同管理;2005~2008年,電網(wǎng)企業(yè)實(shí)施兩級(jí)集中規(guī)模招標(biāo)采購(gòu)模式,合同管理采取哪級(jí)項(xiàng)目單位出資,相應(yīng)物資部門進(jìn)行簽約,履約結(jié)算;2009年至今,電網(wǎng)企業(yè)實(shí)施全面的物資集約化體系建設(shè),按照物資集約化整體設(shè)計(jì)方案變革組織架構(gòu)、創(chuàng)新管理模式、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,全面提升物資集約化程度,實(shí)行“統(tǒng)簽、統(tǒng)付”管理。即:省公司出資采購(gòu)的物資合同全部由省公司進(jìn)行簽訂、結(jié)算。隨著物力集約化不斷深入,目前,電網(wǎng)企業(yè)合同管理體系是以批次采購(gòu)合同管理為主、協(xié)議庫(kù)存及超市化采購(gòu)框架合同為輔,全面覆蓋公司基建項(xiàng)目、技改項(xiàng)目、農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目、電能表及日常辦公運(yùn)維物資的全口徑合同管理模式。電網(wǎng)企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)合同文本實(shí)行統(tǒng)一管理,目前應(yīng)用98套物資采購(gòu)合同文本,用以規(guī)范公司合同承辦人員的合同簽訂、履行行為,防范法律、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn),增加社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。合同簽約全面應(yīng)用ERP系統(tǒng)和電子商務(wù)平臺(tái),系統(tǒng)固化文本格式和簽訂流程,招標(biāo)結(jié)果自動(dòng)回傳,合同文本自動(dòng)生成。招標(biāo)采購(gòu)的物資,合同簽訂可采用簡(jiǎn)化簽約文本,簽訂時(shí)只打印并簽署合同協(xié)議書和附件,通用合同條款和專用合同條款以招標(biāo)文件規(guī)定并經(jīng)投標(biāo)文件及澄清文件確認(rèn)的合同商務(wù)和技術(shù)條款為準(zhǔn)。
三、合同管理流程
系統(tǒng)流轉(zhuǎn):合同管理人員根據(jù)電子商務(wù)平臺(tái)的中標(biāo)結(jié)果,以需求單位或者工程項(xiàng)目為單位根據(jù)合同模板起草物資合同,供應(yīng)商通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)在線對(duì)合同草稿進(jìn)行確認(rèn),電子商務(wù)平臺(tái)將合同結(jié)構(gòu)化信息(即合同協(xié)議書、供貨范圍及分項(xiàng)報(bào)價(jià)分析表等)傳遞給ERP系統(tǒng),生成采購(gòu)訂單。同時(shí),合同在經(jīng)法系統(tǒng)中流轉(zhuǎn),完成審批程序。紙制合同簽訂:供應(yīng)商攜中標(biāo)通知書等相關(guān)資料至供應(yīng)商服務(wù)大廳簽訂商務(wù)合同。合同承辦人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)供應(yīng)商提供的相應(yīng)資料是否齊備。供應(yīng)商授權(quán)代表應(yīng)對(duì)合同正本逐頁(yè)小簽或加蓋合同騎縫章。合同履約流程。建立物資供應(yīng)臺(tái)賬管理機(jī)制:在合同臺(tái)賬的基礎(chǔ)上,對(duì)計(jì)劃、招標(biāo)、履約、配送、結(jié)算等環(huán)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)充,形成從計(jì)劃到結(jié)算的“物資供應(yīng)一本帳”管理。建立兩級(jí)物資調(diào)配機(jī)制:在省公司層面建立物資調(diào)配中心、在地(市)公司設(shè)立物資調(diào)配室。按照管理范疇,省公司調(diào)配中心負(fù)責(zé)全部基建項(xiàng)目、農(nóng)網(wǎng)工程及業(yè)務(wù)范圍內(nèi)部分檢修類的物資需求和統(tǒng)一安排物資供應(yīng),對(duì)外統(tǒng)一安排供應(yīng)商資源;地市公司負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的物資調(diào)配管理,分析和監(jiān)控本地(市)物資供應(yīng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)執(zhí)行情況,積極協(xié)調(diào)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)和供應(yīng)商履約,主動(dòng)落實(shí)物資到貨情況。建立月計(jì)劃、周協(xié)調(diào)、日調(diào)度工作機(jī)制:物資調(diào)配中心(室)每月編制物資供應(yīng)計(jì)劃,統(tǒng)籌安排供應(yīng)商生產(chǎn)和現(xiàn)場(chǎng)到貨計(jì)劃;每周召開(kāi)履約協(xié)調(diào)會(huì),協(xié)調(diào)計(jì)劃執(zhí)行中的問(wèn)題;每日調(diào)度供應(yīng)商發(fā)貨和現(xiàn)場(chǎng)接收,跟蹤掌控物資到貨情況。建立監(jiān)控預(yù)警機(jī)制。按照物資供應(yīng)過(guò)程中的不同階段和環(huán)節(jié),統(tǒng)籌安排合理需求計(jì)劃、招標(biāo)計(jì)劃、供應(yīng)計(jì)劃和結(jié)算計(jì)劃的時(shí)間,根據(jù)各時(shí)間節(jié)點(diǎn),監(jiān)督物資供應(yīng)執(zhí)行,提前預(yù)警、跟蹤督辦、主動(dòng)履約、保障供應(yīng)。在ERP平臺(tái)開(kāi)發(fā)監(jiān)控預(yù)警功能,設(shè)置四級(jí)預(yù)警參數(shù),監(jiān)控物資供應(yīng)鏈全過(guò)程,主動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息,并通過(guò)督辦單跟蹤解決預(yù)警信息。合同結(jié)算管理主要分為保函管理、發(fā)票管理、付款申請(qǐng)管理三個(gè)內(nèi)容,合同款項(xiàng)主要主要根據(jù)履約的過(guò)程分為預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保款、投運(yùn)款四階段款項(xiàng)。預(yù)付款申請(qǐng)由供應(yīng)商在電子商務(wù)平臺(tái)登記履約保函信息,生成預(yù)付款申請(qǐng);到貨款申請(qǐng)由供應(yīng)商在電子商務(wù)平臺(tái)登記發(fā)票信息生成到貨款申請(qǐng);完成投運(yùn)管理與質(zhì)保管理后可分別生成投運(yùn)款與質(zhì)??钌暾?qǐng)。
四、下一步合同管理重點(diǎn)
篇9
醫(yī)療設(shè)備合同管理是醫(yī)療設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié),提升醫(yī)療設(shè)備合同管理能夠有效提高醫(yī)療設(shè)備管理水平,節(jié)約成本提高醫(yī)院效益。本文通從醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同的生命周期管理入手,結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)醫(yī)療設(shè)備合同管理提出建議與構(gòu)想。
關(guān)鍵詞:
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同;合同生命周期管理;采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn);采購(gòu)成本
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理是對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目過(guò)程中涉及到合同的管理。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的過(guò)程是圍繞合同進(jìn)行的,合同是作為買賣雙方之間的法律文件,是對(duì)雙方都具有約束力的協(xié)議。合同管理是一個(gè)過(guò)程,它保證合同按照一定標(biāo)準(zhǔn)履行,從而充分達(dá)到醫(yī)院(買方)和供應(yīng)商(賣方)約定的合同目的。有效的合同管理是促進(jìn)合同雙方當(dāng)事人全面履行合同約定的義務(wù),確保質(zhì)量、工期、進(jìn)度等目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要手段,最終促成采購(gòu)項(xiàng)目的順利完成。
一、合同的定義:
1、合同又稱為契約、協(xié)議,是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為,是當(dāng)事人協(xié)商一致的產(chǎn)物,是兩個(gè)以上的意思表示相一致的協(xié)議。只有當(dāng)事人所作出的意思表示合法,合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效,具有法律約束力。2、依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。狹義合同指一切民事合同。還有最狹義合同僅指民事合同中的債權(quán)合同?!吨腥A人民共和國(guó)民法通則》第85條:合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。《中華人民共和國(guó)合同法》第2條:合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
二、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理的意義
合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。合同管理要保證合同雙方認(rèn)真履行各自的合同義務(wù),還必須充分協(xié)調(diào)好雙方之間的合同行為,分清權(quán)責(zé),在合同雙方建立起一種相互支持、相互促進(jìn)、合作共贏的伙伴型關(guān)系。合同管理時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循以下三個(gè)管理的原則:
1、誠(chéng)信原則
即誠(chéng)實(shí)信用原則,是指當(dāng)事人在簽訂和執(zhí)行合同時(shí),應(yīng)該講究誠(chéng)實(shí)、恪守信用,以善意的方式履行合同規(guī)定的義務(wù),不得規(guī)避法律和合同。這里包含著相互關(guān)聯(lián)的兩層意思:一是量力而行作出現(xiàn)實(shí)、可行的承諾;二是嚴(yán)格履行自己的承諾。在一般情況下,應(yīng)該認(rèn)為合同當(dāng)事人在簽訂合同之前都認(rèn)真閱讀和理解了合同文件,都明白該合同的各項(xiàng)條款的意義。一般應(yīng)該認(rèn)為雙方當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)都具有善意,遵循對(duì)等原則,不刻意添加隱瞞或故意疏漏合同條款。
2、公平原則
法律是維護(hù)公平的,維護(hù)在一定的社會(huì)歷史條件下,各公民、團(tuán)體之間的公平。根據(jù)公平原則,顯失公平的合同條款是無(wú)效的,對(duì)合同進(jìn)行解釋時(shí),應(yīng)該兼顧雙方當(dāng)事人的權(quán)益。對(duì)合同文字的相互矛盾或其他缺陷,如果按合同約定的解釋順序和有關(guān)整體解釋慣例進(jìn)行解釋后仍含糊不清,則可按不利于合同起草一方(業(yè)主)的原則進(jìn)行解釋。在這種情況下,可以理解為業(yè)主故意使用了這種有歧義的詞句,因此他應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
3、效率原則
經(jīng)濟(jì)合同其管理與實(shí)施當(dāng)然受經(jīng)濟(jì)學(xué)原理的約束。經(jīng)濟(jì)學(xué)講究的是效率,及如何以盡量少的資源來(lái)達(dá)到既定的目標(biāo),或以既定的資源實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最優(yōu)化。在項(xiàng)目管理中,項(xiàng)目經(jīng)理需要維護(hù)的是整個(gè)項(xiàng)目的效率,即實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量、成本、進(jìn)度、范圍等目標(biāo)的綜合最優(yōu)。根據(jù)效率原則,有時(shí)需要比較靈活地執(zhí)行某些合同規(guī)定。需要特別強(qiáng)調(diào)的是,必須追求項(xiàng)目整體的效率,而不要片面追求某一方面的效率。由于項(xiàng)目各分目標(biāo)的相互矛盾,某一個(gè)分目標(biāo)的優(yōu)化可能必須以另一個(gè)或幾個(gè)分目標(biāo)的損害為代價(jià)。
三、合同生命周期管理在醫(yī)療設(shè)備合同管理中的應(yīng)用
有效的合同管理是對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中所發(fā)生的或所涉及到的采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、索賠、爭(zhēng)議解決、終止與評(píng)價(jià)的全過(guò)程進(jìn)行的管理。項(xiàng)目采購(gòu)管理過(guò)程所涉及的各種活動(dòng)構(gòu)成了合同生命周期。通過(guò)對(duì)合同生命周期進(jìn)行管理,在簽訂合同時(shí)仔細(xì)斟酌合同條款和條件的措詞,盡可能的回避或減輕某些可識(shí)別的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),并采取一定的措施以保證項(xiàng)目有效的完成。蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院在設(shè)備合同的管理過(guò)程中,著重做好設(shè)備購(gòu)置的可行性論證。通過(guò)需求論證、效益論證和市場(chǎng)論證,為設(shè)備的引進(jìn)和購(gòu)置決策提供科學(xué)依據(jù)。合同在產(chǎn)生和完善過(guò)程中,做到科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn),發(fā)現(xiàn)誤差及時(shí)糾正。同時(shí),合同管理人員積極做好溝通協(xié)調(diào)工作,確保環(huán)環(huán)緊扣,流程暢通,執(zhí)行及時(shí)、準(zhǔn)確、快捷。并且在設(shè)備合同生命周期管理過(guò)程中,重視了以下幾個(gè)環(huán)節(jié):
3.1設(shè)備購(gòu)置的可行性論證
(1)需求論證。即設(shè)備購(gòu)置的必要性。臨床科室根據(jù)各自的功能特點(diǎn),從滿足患者就醫(yī)的需要、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的需要、教學(xué)和科研的需要及與醫(yī)院等級(jí)和品牌相匹配的需要幾方面著眼,制定合理的設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃。(2)效益論證。引進(jìn)設(shè)備前,醫(yī)院根據(jù)年度發(fā)展計(jì)劃及財(cái)務(wù)預(yù)算,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況,對(duì)現(xiàn)有同類設(shè)備尤其是大型設(shè)備進(jìn)行成本效益分析,以利于準(zhǔn)確掌握設(shè)備的運(yùn)行情況及需求度,避免醫(yī)療設(shè)備重復(fù)購(gòu)置、設(shè)備閑置或使用率低等,造成資源浪費(fèi),為設(shè)備的引進(jìn)和購(gòu)置決策提供科學(xué)依據(jù)。(3)市場(chǎng)論證。在進(jìn)行需求論證的同時(shí),設(shè)備采購(gòu)部門通過(guò)調(diào)研了解國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)行情,收集相關(guān)信息資料,引導(dǎo)科室開(kāi)展業(yè)務(wù)。對(duì)確定購(gòu)買的設(shè)備,設(shè)備采購(gòu)部門必須對(duì)購(gòu)買的設(shè)備進(jìn)行綜合調(diào)研評(píng)估,如:使用科室、已知商家及歷史價(jià)格等,同時(shí)要求參加投標(biāo)的商家提供全套資質(zhì)證件及待購(gòu)設(shè)備的主要用戶名單、業(yè)績(jī),了解其市場(chǎng)份額占有率。經(jīng)嚴(yán)格審核后,再在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)牽頭下,組織相關(guān)科室主任、護(hù)士長(zhǎng)和醫(yī)學(xué)專家、工程技術(shù)人員以及財(cái)務(wù)審計(jì)等相關(guān)人員共同進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)選型或商務(wù)談判,通過(guò)貨比三家,選擇性價(jià)比較高的商家,確保引進(jìn)設(shè)備的功能先進(jìn)、質(zhì)量上乘、價(jià)格合理。
3.2設(shè)備購(gòu)置合同的形成
(1)合同簽訂。醫(yī)療設(shè)備確定購(gòu)置后,醫(yī)院和供應(yīng)商簽訂經(jīng)濟(jì)合同。合同上詳細(xì)注明購(gòu)置設(shè)備的產(chǎn)地、品名、規(guī)格型號(hào)、配置清單、付款方式、安裝調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)、質(zhì)量保證及維修保養(yǎng)等條款。(2)合同交接。設(shè)備處將經(jīng)使用科室認(rèn)可,供應(yīng)商和項(xiàng)目工程師、設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)簽署的合同定點(diǎn)存放,由專人編號(hào)、蓋合同章后進(jìn)行分發(fā)。在合同交接過(guò)程中,注重細(xì)節(jié),對(duì)合同交接的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行書面登記,謹(jǐn)防在交接過(guò)程中的遺失和誤差現(xiàn)象。(3)合同錄入。建立設(shè)備合同管理臺(tái)賬,及時(shí)錄入新的合同信息,以便于及時(shí)、便捷、準(zhǔn)確、科學(xué)地查找和執(zhí)行合同條款。及時(shí)按照固定資產(chǎn)編碼規(guī)則進(jìn)行錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),做到及時(shí)、準(zhǔn)確,確保沒(méi)有疏漏。
3.3設(shè)備購(gòu)置合同的執(zhí)行管理
(1)設(shè)備驗(yàn)收。設(shè)備送達(dá)指定地點(diǎn),由相關(guān)人員和項(xiàng)目工程師共同進(jìn)行到貨、安裝與技術(shù)驗(yàn)收,列入《檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)商品目錄》內(nèi)的進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備需進(jìn)行商檢,調(diào)試正常運(yùn)行后,憑驗(yàn)安裝驗(yàn)收單和發(fā)票,錄入固定資產(chǎn)管理庫(kù)。(2)設(shè)備付款。合同付款嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行,不拖欠款項(xiàng)也不在不具備付款條件的情況下預(yù)付合同款。(3)合同核對(duì)。為確保設(shè)備合同在執(zhí)行過(guò)程中準(zhǔn)確無(wú)誤,我們建立健全了查對(duì)制度,定期由設(shè)備處領(lǐng)導(dǎo)、固定資產(chǎn)管理人員和財(cái)務(wù)處等相關(guān)人員參與合同核對(duì),要求賬實(shí)相符、合同條款有效執(zhí)行,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。
3.4設(shè)備購(gòu)置合同的收尾
合同收尾管理就是結(jié)束合同管理并結(jié)清賬目,結(jié)束合同工作和當(dāng)事人之間的合同關(guān)系,進(jìn)行采購(gòu)審計(jì)并將有關(guān)資料收集存檔供未來(lái)使用,包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。采購(gòu)結(jié)束后,未決爭(zhēng)議可能需要進(jìn)入訴訟程序。合同收尾管理包含以下幾點(diǎn):(1)財(cái)務(wù)結(jié)算退還質(zhì)保金。(2)合同建檔設(shè)備購(gòu)置合同及時(shí)歸檔。同時(shí)設(shè)備處對(duì)設(shè)備購(gòu)置的申購(gòu)報(bào)告、論證材料、訂購(gòu)合同、驗(yàn)收清單、設(shè)備資料(使用說(shuō)明書、維修手冊(cè)及其它有關(guān)技術(shù)資料)一律登記、編號(hào)、建立索引、歸檔。(3)定期開(kāi)展采購(gòu)審計(jì)是對(duì)從計(jì)劃采購(gòu)過(guò)程到管理采購(gòu)過(guò)程的所有過(guò)程進(jìn)行結(jié)構(gòu)化審查。其目的是找出可供其它采購(gòu)項(xiàng)目借鑒的成功經(jīng)驗(yàn)與失敗教訓(xùn)。(4)根據(jù)合同實(shí)施過(guò)程的情況,總結(jié)合同管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
設(shè)備管理部門要加強(qiáng)合同管理意識(shí),同臨床科室、資產(chǎn)管理部門以及法務(wù)部門積極合作,提高合同管理水平,通過(guò)規(guī)范的流程和完善的制度依法管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)合同的全生命周期管理。
參考文獻(xiàn):
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篇10
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;物資采購(gòu);合同管理;方法
隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善,事業(yè)單位的物資供應(yīng)環(huán)境市場(chǎng)化的傾向十分明顯,但其經(jīng)濟(jì)合同管理的手段相對(duì)落后,尤其是對(duì)各種數(shù)據(jù)的處理上手工操作還占較大比例,這在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下很難適應(yīng)。為此,探討物資采購(gòu)合同管理的方法,對(duì)于改進(jìn)事業(yè)單位的財(cái)會(huì)工作迫在眉睫,至關(guān)重要。
一 完善物資采購(gòu)合同管理的框架
任何一種管理形式都有其特有的框架和結(jié)構(gòu),經(jīng)濟(jì)合同也不例外,物資采購(gòu)合同管理框架是以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和物資供應(yīng)為前提進(jìn)行的,主要由四部分構(gòu)成,即思想體系、組織體系、制度體系、效益評(píng)價(jià)體系。
第一.思想體系包含了四個(gè)方面的內(nèi)容:(1)體系的宏觀基礎(chǔ)即有秩序的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和物資供應(yīng)管理體制;(2)體系的價(jià)值序列為法-理-情;(3)體系的立足點(diǎn)為自律和自衛(wèi);(4)體系的理論基礎(chǔ)即知識(shí)性,包括法律、法規(guī)、系統(tǒng)控制、信息論、電腦技術(shù)、效益分析;邏輯性,包括目標(biāo)設(shè)立與優(yōu)化、人才培訓(xùn)、機(jī)構(gòu)制度完善、標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)踐等,時(shí)間性,包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。
第二,組織體系的主干是:主體決策——業(yè)務(wù)制衡——全程控制。一是審批采購(gòu)計(jì)劃和訂立合同;制訂合同管理制度;解決合同簽訂履行中出現(xiàn)的問(wèn)題;研究決定對(duì)合同管理人員的獎(jiǎng)懲等。二是設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu),承辦經(jīng)濟(jì)合同管理的具體任務(wù);三是各業(yè)務(wù)部門配備一批熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)和具有豐富合同管理經(jīng)驗(yàn)的專(兼)職合同管理人員,負(fù)責(zé)管理本部門的合同,向上反饋合同管理信息等。
第三,制度體系主要包括:(1)合同歸口管理制度,即對(duì)本單位合同實(shí)行由專門合同管理機(jī)構(gòu)全面統(tǒng)一管理合同的制度。(2)合同授權(quán)委托制度,對(duì)外簽訂合同一律由其法定代表人進(jìn)行書面授權(quán)委托,授權(quán)人或復(fù)人在規(guī)定的權(quán)限、范圍、期限內(nèi)簽訂合同。(3)合同審查制度,即規(guī)定各有關(guān)部門在合同審查中的職責(zé)、審查程序、審查內(nèi)容、審查標(biāo)準(zhǔn)、審查時(shí)限,保證合同正確簽訂履行的制度。(4)市場(chǎng)調(diào)研和市場(chǎng)競(jìng)價(jià)制度,即在合同訂立前對(duì)合同標(biāo)的價(jià)格、質(zhì)量和廠家品牌等進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研,了解市場(chǎng)行情、采取招議標(biāo)訂貨、批量訂貨、等方式,優(yōu)選供應(yīng)廠商,努力追求物資的功能價(jià)格比最優(yōu)化。(5)主體資信調(diào)查制度,即在合同訂立前對(duì)對(duì)方的主體資格,履約能力、信譽(yù)情況及委托人等進(jìn)行認(rèn)真考察,并逐一建立起客戶檔案。資信調(diào)查的主要內(nèi)容有:對(duì)方單位是法人還是其他經(jīng)濟(jì)組織,是個(gè)體工商戶還是農(nóng)村承包經(jīng)營(yíng)戶;對(duì)方單位的地址、規(guī)模、性質(zhì)、主管部門、成立的時(shí)間、注冊(cè)資金數(shù)額;通過(guò)審查營(yíng)業(yè)執(zhí)照,看合同標(biāo)的是否屬于對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍,確保有履約能力;企業(yè)法人代表人或負(fù)責(zé)人品性、學(xué)識(shí)是否優(yōu)良t委托人資格是否真實(shí),合法,手續(xù)是否齊全t通過(guò)稅務(wù)部門咨詢,看對(duì)方近三年經(jīng)營(yíng)效益狀況,對(duì)方所持的營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi),是否每年及時(shí)參加了年檢。(6)文本審查制度,文本審查是簽約的實(shí)施階段,其目的是保證合同合法、合理,維護(hù)本單位的合法權(quán)益,因此在文本審查時(shí)要嚴(yán)格把握。文本審查的主要內(nèi)容有:看合同對(duì)方名稱是否與合同專用章一致;看合同標(biāo)的條款是否明確、合法,保證不屬于禁止(或限制)流通物;看標(biāo)的數(shù)量是否確定計(jì)量單位是否明確,不得含糊不清或模棱兩可;看標(biāo)的質(zhì)量條款標(biāo)準(zhǔn)及其代號(hào),編碼是否正確,保質(zhì)期限是否明確,看價(jià)格或酬金是否有約定,計(jì)算方法是否正確,總標(biāo)的額是否正確,貨物履行期限、地點(diǎn)、方式是否有明確約定,結(jié)算方式、時(shí)間約定是否明確,是否合法,違約責(zé)任條款中違約金約定是否合法,如無(wú)法律規(guī)定,數(shù)額是否恰當(dāng),是否能有效地制約對(duì)方;看糾紛解決方式條款地點(diǎn)、機(jī)構(gòu)選擇是否正確、恰當(dāng),是否對(duì)我方有利,如選擇仲裁條款書寫是否規(guī)范;雙方約定條款是否合理、合法和必要。(7)履約檢查制度,其目的是通過(guò)將履行情況與合同約定相比較,找出兩者之間的差距,以便及時(shí)采取補(bǔ)救措施。履約檢查的主要內(nèi)容有:看是否按合同約定方法、時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行了標(biāo)地物交付;看價(jià)款或酬金支付是否嚴(yán)格遵守合同規(guī)定,是否有逾期現(xiàn)象;看貨物包裝是否符合合同要求;如發(fā)生違約或糾紛是否追究對(duì)方單位的違約責(zé)任,糾紛發(fā)生后是否按合同約定方式或法律法規(guī)方式解決。如需向人民法院起訴或向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁,是否在有效期內(nèi)辦理起訴或申請(qǐng)仲裁手續(xù)。(8)限額審批制度,對(duì)于不同類別的物資采購(gòu)合同在審批會(huì)簽后,規(guī)定限額以上的合同還要分別由主管領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人簽批,再由合同部門審核蓋章后方可生效。
第四,效益評(píng)價(jià)體系包含三個(gè)方面的內(nèi)容:(1)評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系。(2)效益的評(píng)價(jià)方法。(3)合同成本的構(gòu)成。
二 實(shí)行全面合同管理
在研究和建立合同管理模式時(shí),要注意其可操作性,不脫離現(xiàn)狀又不停留于現(xiàn)狀,從現(xiàn)狀向既定的目標(biāo)過(guò)渡。力求現(xiàn)實(shí)性與超前性相統(tǒng)一,理論性操作性與實(shí)際可操作性相統(tǒng)一,既滿足現(xiàn)實(shí)應(yīng)用的要求又為以后的發(fā)展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現(xiàn)象羅列和一般化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)上,要著力于目標(biāo)管理和系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)論的運(yùn)用上,由此可達(dá)到以下三個(gè)目的:(1)探索一個(gè)具有科學(xué)性、可行性和階段性的管理目標(biāo);(2)制訂一個(gè)具有整體性、層次性、協(xié)調(diào)性和開(kāi)放性的完整管理體系;(3)確立一個(gè)具有動(dòng)態(tài)的,受信息調(diào)節(jié)而又符合法律規(guī)范的控制體系。
在事業(yè)單位的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同中,應(yīng)把所有的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)納入合同管理,把主要注意力集中到提高事業(yè)單位整體效益上,對(duì)反映經(jīng)濟(jì)活力契約化水平的各項(xiàng)指標(biāo)實(shí)行全額管理。主要包括以下要求:一是規(guī)范使用合同文本。對(duì)合同文本使用率、合同簽訂率、合同簽證率、合同限額審批率等主要指標(biāo)實(shí)行全額目標(biāo)管理均力求達(dá)到100%。二是實(shí)行合同全過(guò)程管理。簽訂合同前要根據(jù)事業(yè)單位生產(chǎn)需要提出合同采購(gòu)計(jì)劃和簽訂申請(qǐng),批準(zhǔn)后洽談、草簽合同,再提報(bào)上來(lái)進(jìn)行集體審批,簽訂合同后分解、落實(shí)到有關(guān)部門組織實(shí)施,督促履行,合同履行后辦理結(jié)算手續(xù);合同發(fā)生糾紛后,依法進(jìn)行處理。三是運(yùn)行業(yè)務(wù)合同化機(jī)制。事業(yè)單位所有的對(duì)外業(yè)務(wù)都要全部簽訂合同,做到無(wú)合同不采購(gòu),無(wú)合同不驗(yàn)收,做到無(wú)合同不結(jié)算,無(wú)合同不付款。
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