導語：如何才能寫好一篇企業(yè)檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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圖檔管理信息系統(tǒng)的建設

企業(yè)正在建設基于SOA(面向服務架構)技術的企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)平臺，該平臺將綜合辦公管理、經營管理、項目管理、協(xié)同設計、圖檔管理和知識管理等集成于一體。集成系統(tǒng)將工程圖檔管理納入了企業(yè)生產、經營和管理業(yè)務流程中，加強了企業(yè)對電子文件從產生、歸檔到轉化為知識再利用的全過程控制。圖檔管理信息系統(tǒng)由檔案錄入、檔案檢索查詢和檔案借閱管理3個主要子模塊構成：

1　檔案條目批量錄入功能

企業(yè)電子檔案采用的分類規(guī)則是：工程類檔案以項目、子項和專業(yè)分類，文書檔案以年度、事由、保管期限、密級等分類。圖檔管理信息系統(tǒng)提供兩種錄入方式。即手工和自動錄入。手工批量錄入時，檔案管理員對移交的文件、圖紙按照分類規(guī)則進行分類、立卷，建立樹形目錄。利用系統(tǒng)提供的模板編制檔案目錄，并批量導入到系統(tǒng)創(chuàng)建的分類文件夾中。批量錄入簡化了檔案編目和錄入流程，降低了檔案管理人員的工作量。自動錄入是將圖檔系統(tǒng)與協(xié)同設計和出圖打印子系統(tǒng)集成，在出圖打印時，圖檔系統(tǒng)能夠抓取圖紙圖簽部分的有效信息，自動生成檔案條目，并將與之對應的附件存人圖檔服務器中實現(xiàn)掛接。自動錄入能夠節(jié)省檔案編目時間，保障電子檔案收集的齊全完整，提高工作效率。

2　擋案檢索查詢功能

企業(yè)圖檔管理信息系統(tǒng)的檢索查詢模塊根據工程圖檔特點設置有項目名稱、子項名稱、專業(yè)、設計人、設計日期等字段的檢索選項，且具備多檢索條件組合的高級查詢功能。設計人員可在單一類型檔案庫或全庫中進行精確或模糊查詢。并且能對查詢結果進行排序、下載、打印等處理，提高了檔案信息的查全率和查準率。

企業(yè)圖檔管理信息系統(tǒng)還支持各種通用格式電子檔案的在線瀏覽。設計人員可隨意放大、縮小、旋轉圖紙，也可同屏多圖瀏覽，使電子檔案利用更便捷和人性化。

3　檔案在線借閱審批與借閱到期催還功能

圖檔管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案借閱審批流程網絡化。借閱人需要重復使用電子檔案時，可在線發(fā)起借閱申請，由系統(tǒng)根據所借檔案的類型自動判斷審批人，將審批單發(fā)送給相關審批人員確認，待所有審批環(huán)節(jié)確認完成后，檔案管理人員依據審批單辦理借閱。在線審批的優(yōu)點是解決了企業(yè)及其下屬單位辦公地點分散和遠程員工借閱檔案審批的困難，節(jié)省了辦理借閱手續(xù)的時間。

圖檔管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案借閱到期催還的功能。當所借檔案到達預歸還日期時，系統(tǒng)會自動給借閱人和檔案人員發(fā)送RTX消息，提示借閱人及時歸還檔案，并向借閱人發(fā)送到期催還的提醒郵件，在個人事務待辦箱中顯示。如借閱到期仍未歸還的，系統(tǒng)會循環(huán)提醒，直至檔案歸還。

出圖打印系統(tǒng)與電子檔案最終版收集

未引入出圖打印系統(tǒng)前，企業(yè)電子檔案收集是由項目經理利用移動存儲設備或光盤將電子檔案移交至檔案管理部門，或由檔案人員從指定的網絡工作區(qū)的歸檔文件夾內將電子圖檔下載到本地。由于設計類電子文件數(shù)量大、外部引用復雜，造成收集時較難判斷文件的完整性和版本，繁瑣的后期整理與編目工作也造成了收集的電子檔案歸檔入庫滯后，不能及時提供利用。

應用了出圖打印系統(tǒng)后，將協(xié)同設計與圖檔管理工作有機地結合在一起，實現(xiàn)了自動收集打印的PLT和DWG文件，同時生成DWF和PDF等輔助預覽文件，并將圖紙自動按項目、子項、專業(yè)創(chuàng)建圖紙目錄結構；完成拆圖、拼圖，收集外部引用、字形字體、打印樣式文件等數(shù)據信息，保證電子檔案的完整性；在圖紙打印同時還可自動提取圖紙圖簽信息，形成條目自動錄入到企業(yè)圖檔管理信息系統(tǒng)中。出圖打印系統(tǒng)幫助檔案管理人員進行電子檔案從設計、出圖到歸檔的過程控制，實現(xiàn)設計文件電子版和紙質發(fā)行的同步歸檔和分類整理，大大簡化人工管理的流程。

出圖打印系統(tǒng)利用條形碼技術實現(xiàn)電子檔案的版本控制。在打印設計文件時，系統(tǒng)會在紙質圖紙固定位置生成―個唯一的條形碼。檔案人員只需使用掃描槍逐頁識別紙質圖紙上的條形碼，系統(tǒng)即可將相應電子文件從打印系統(tǒng)的資料庫歸入圖檔管理系統(tǒng)服務器檔案庫中，最終完成電子文件的收集歸檔。此方案能夠保證紙質與電子檔案的一―對應，且企業(yè)存儲的檔案為最終版紙質及電子檔案。

數(shù)據備份與電子檔案安全存儲

目前電子檔案主要存儲于服務器硬盤和光盤中，根據各類電子檔案的管理特點，分為在線、近線、離線三種存儲模式。

在線存儲又稱工作級的存儲，是指存儲設備和所存儲的數(shù)據時刻保持“在線”狀態(tài)，可供用戶隨意讀取，滿足用戶對數(shù)據訪問的速度要求。在線存儲設備主要是磁盤或磁盤陣列。在線存儲價格相對昂貴，但性能最好。大多數(shù)情況下，企業(yè)核心檔案應用都是采用這種存儲形式的。

離線存儲又稱備份級的存儲，是對在線存儲數(shù)據的備份，以防范可能發(fā)生的數(shù)據災難。離線存儲的檔案數(shù)據不常被調用，一般也遠離系統(tǒng)應用。離線存儲設備的典型產品是磁帶柜或光盤柜。

近線存儲主要定位于客戶在線存儲和離線存儲之間的應用。是指將那些并不是經常用到，或者說數(shù)據的訪問量并不大的數(shù)據存放在性能較低的存儲設備上。但同時對這些的設備要求是尋址迅速、傳輸率高。近線存儲設備主要為DVD-RAM光盤塔和光盤庫設備。

企業(yè)在線存放在硬盤上的檔案數(shù)據將通過新建成的數(shù)據中心進行統(tǒng)一管理備份，由備份服務器根據設定好的備份策略定期實施備份，服務器向硬盤的數(shù)據區(qū)發(fā)出讀取控制指令，將數(shù)據備份到磁盤陣列中。為了不影響各個業(yè)務系統(tǒng)的正常運行，數(shù)據備份策略采取每周一次完全備份和每天增量備份相結合的方式。

企業(yè)2009年引入NETZON光盤庫作為圖檔管理信息系統(tǒng)的二級近線存儲設備，并將服務器中在線存儲的一部分歷史悠久且利用率較低的電子檔案轉入光盤庫保存，有效地緩解了服務器壓力。檔案管理人員利用光盤庫自帶一個功能強大的POINT軟件管理數(shù)據刻錄。在數(shù)據刻錄時，自動創(chuàng)建電子檔案目錄結構、實現(xiàn)動態(tài)映像刻錄、數(shù)據快速檢索以及信息安全實時監(jiān)控。

根據設計企業(yè)檔案構成特點將電子檔案分為工程掃描圖、工程設計文件、工

程過程文件、工程檔案、聲像檔案、榮譽檔案等幾大類。制定了《光盤庫刻錄方案》有效規(guī)范了刻錄工作?？啼洈?shù)據時將圖紙按項目、子項和專業(yè)進行分類，以項目代號+項目名稱的規(guī)則命名文件夾，按檔案類型建立卷組。對每個卷組的容量大小和5年內的增長量進行估算，按照卷組的預計容量劃分光盤匣內存。最后，使用DVD+R的一次陛寫入光盤刻錄數(shù)據，確保每張光盤的數(shù)據大小在光盤容量的90％以內，即4.3GB左右?？啼浲瓿珊髮⒐獗P封口，保證光盤不可再追加數(shù)據。

為提高電子檔案安全性，光盤庫數(shù)據刻錄A、B兩套，兩套光盤編號不同但內容相同。其中A套存放于光盤庫的近線光盤匣中用于提供利用，B套存放于離線光盤匣中用于數(shù)據異地備份，―旦災難發(fā)生，可有效降低電子檔案丟失損壞的風險。

電子檔案的利用與信息安全保護

由于電子檔案屬于企業(yè)知識資源的重要組成部分，為保障檔案信息安全和企業(yè)知識產權，企業(yè)對電子檔案利用實行以下三種重要控制手段：

1　嚴格執(zhí)行電子檔案復制審批程序

電子檔案復制應先由借閱人提出書面申請，拷貝一個子項或專業(yè)圖紙時由借閱人部門、檔案形成單位和檔案歸口部門領導審批后方可進行。拷貝完整項目時除上述流程外，還須企業(yè)負責人或授權人批準。

2　圖檔系統(tǒng)對用戶進行權限設置

使用圖檔管理信息系統(tǒng)的授權功能可控制用戶檔案瀏覽和操作權限，依據系統(tǒng)分配的用戶角色和權限，用戶登錄系統(tǒng)時須進行身份認證，進入圖檔系統(tǒng)后只能查詢到被授權的檔案信息，并且不能對信息進行刪除和修改。

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一、加強領導，營造檔案管理工作的良好環(huán)境。檔案管理工作能否順利開展，與領導是否重視直接有關。為加強檔案工作的領導，把檔案工作列入分管領導的崗位職責，建立健全由公司領導帶頭，各處室負責同志為成員的檔案管理工作領導小組，為檔案工作的順利開展提供了組織保障。

為進一步擴大檔案工作的涵蓋面，真正做到橫向到邊、縱向到底，不留死角，建立了以綜合檔案室為中心的檔案管理網絡體系。一方面，加強檔案室與職能處室的橫向聯(lián)系，在各處室設立了兼職資料員，具體負責本處室文件資料的收集工作；另一方面，加強檔案室與下屬公司檔案室的縱向聯(lián)系，從而使檔案管理信息上下傳遞靈通，左右反饋及時，縱橫交錯，網絡覆蓋了全公司。

二、注重培訓，全面提高檔案管理隊伍的整體素質。檔案人員的業(yè)務素質直接影響到檔案管理的質量，為此，公司高度重視檔案管理人員的培訓工作，并采取了多種形式的崗位培訓活動，以此帶動檔案管理工作上水平。一是采取集中與分散學習相結合的方式，定期組織專兼職人員學習相關檔案方面的方針政策，并借助網絡平臺，及時傳達國家檔案工作的新動態(tài)，研究探討工作經驗，提高檔案人員的自身水平。二是通過舉辦培訓班的形式，邀請專家現(xiàn)場講課，每期參加人員達100多人。三是組織檔案人員先后多次參加在濟南、南昌，廈門、宜昌等地的檔案培訓班。截至目前，公司檔案人員已全部經過各級檔案管理部門的系統(tǒng)培訓，具備了一定的檔案管理水平。四是采取走出去請進來的辦法。一方面組織檔案骨干人員開展檔案理論研討活動；另一方面組織人員到檔案管理水平高的市、工程項目去參觀學習，進一步開闊視野、拓寬思路，查找不足，激發(fā)干勁。

三、強化管理，積極推進檔案管理工作規(guī)范化建設。為全面提高檔案管理水平，將檔案管理的全過程進行細化分解，從建、管、用三方面加強檔案管理業(yè)務建設。

“建”就是規(guī)范建檔。先后制定了十三個類別的檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，出臺了檔案管理工作標準，使檔案管理工作逐步走向了制度化、規(guī)范化。同時，在規(guī)范建檔工作中，做到“全”、“準”、“嚴”?！叭本褪窃跈n案齊全上下功夫，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項目齊全，確保檔案資料的歸檔率?！皽省本褪窃跈n案完整率上把準關，根據檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時限內將應歸檔的文件材料全部歸檔，確保檔案資料的完整率?！皣馈本褪窃跈n案組卷上，嚴把檔案質量關。不合格的檔案材料嚴禁進入檔案室，對庫房不同門類的檔案分別排列，統(tǒng)一編號，保證檔案案卷的合格率。同時，辦公室檔案部門主動與文件資料形成部門密切配合，充分調動兼職資料員的積極性，通力合作，形成齊抓共管的良好氛圍。

“管”就是科學管理。要求綜合檔案科（室）：一是建立健全庫房管理的各項規(guī)章制度，嚴格落實庫房“九防”措施，制定庫房檔案資料保管情況的排查計劃，發(fā)現(xiàn)問題及時采取應急措施，確保庫存檔案的安全。二是嚴格庫房管理。認真履行檔案收進移出手續(xù)，將檔案收進移出情況記錄再案，避免檔案遺失，并按規(guī)定編制檔案存放索引，櫥具設置存取檔標識，使各類檔案一目了然。

“用”就是充分用檔。檔案保管的目的在于利用，為了更好地利用檔案資源，編制能滿足查閱需要的各類檔案的檢索工具，建立查全、查準登記制度，提高檔案的利用率。二是在檔案正常利用工作的同時，深層次了解室藏結構，積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，利用庫存檔案編制了一批優(yōu)秀的二次以上的加工成果，提高了檔案的實際應用能力。

四、利用電子信息技術，實現(xiàn)檔案網絡管理

首先，利用現(xiàn)有的檔案管理軟件，運用檔案各功能模塊，達到目錄級進而逐步達到文件級管理檔案。做好電子文件的整理工作，進一步提高單位檔案服務水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產生諸多優(yōu)勢。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實現(xiàn)一份檔案同時供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據獲取的資料，擴大查詢范圍，隨時快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統(tǒng)性和時效性。三是電子文件可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區(qū)查詢信息提供了便利的條件，實現(xiàn)了信息資源的共享。

其次，有步驟地開展庫存檔案的數(shù)據庫系統(tǒng)建設，保證在將檔案資料完整地輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據資料，實現(xiàn)紙質檔案和電子檔案并存。

五、文化引領，創(chuàng)建檔案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有計劃地逐步實現(xiàn)檔案品牌系列工程，營造檔案管理的文化氛圍，打造自己的管理品牌.

（一）強化基礎。注重管理，創(chuàng)建綜合檔案管理品牌工程。開展檔案目標考核是提高機關綜合檔案工作水平的有效抓手。利用館（室）藏檔案資源，創(chuàng)建檔案編研品牌工程。檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的最高表現(xiàn)形式，是活化檔案信息的有效手段。首先，抓住公司發(fā)展中的亮點，推出一批具有一定影響的編研成果；其次，引導檔案部門增強檔案開發(fā)利用工作的主動性和實效性，提高全系統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)利用成果的數(shù)量和質量；第三，根據行業(yè)的需要，在完善開展公路史志編寫的同時，以行業(yè)、地域文化為突破口，不斷強化檔案編研工作，開拓編研的思路，創(chuàng)新編研工作機制，促進編研成果轉化。

（二）實施檔案功能拓展工程。構筑功能完善、設施齊全的檔案服務平臺。近幾年，公司逐步加大檔案室建設的投入，完善各種檔案基礎設施改造和更新工作，對檔案室?guī)旆繙囟葷穸日{控防火、防盜、職能密集架等應用系統(tǒng)與計算機管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)了庫房各種管理應用的一體化，大大的提高了檔案公共服務效果。

（三）加強檔案資源建設工程，力求在征、管、用上下功夫。“征”，即征收公司各單位所形成的各類檔案資料。特別是在公司科技活動中形成的各類、不同載體的檔案，豐富檔案室結構；“管”，既加大庫房管理力度。嚴格文件材料的歸檔制度，編制檔案檢索工具，并對各類、不同載體的檔案資料實行規(guī)范化、標準化的管理，確保檔案的歸檔率、完整率和案卷合格率；“用”即為公司提供全方位的優(yōu)質服務，以滿足行業(yè)檔案資料的需求。

（四）開展評先創(chuàng)優(yōu)活動工程，調動檔案工作人員的積極性。一是將檔案管理工作考核納入競賽活動中，與其他工作同部署、同組織、同檢查、同考核。把檔案管理工作納入黨委經濟考核內容，與工資、獎金掛鉤。調動了各級檔案管理人員的積極性和主動性，促進了檔案管理工作的開展。二是對銳意進取，不斷創(chuàng)新的檔案工作者予以表彰，極大的鼓舞了檔案人員愛崗敬業(yè)的積極性，提高了檔案工作的向心力和凝聚力。

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【關鍵詞】房地產檔案 管理 歸檔

一、目的

隨著社會的進步，信息技術已經越來越深入的滲透到人們工作、生活的各個方面，并使之產生了深刻的變革。目前，加快信息化建設已經成為企業(yè)提高工作效率、改善工作環(huán)境的最強有力的手段之一。檔案計算機管理是現(xiàn)代化檔案管理的重要組成部分，鑒于房地產企業(yè)管理文檔、項目合同、照片、聲像、實物等各類不同形式的文件、載體，繁多復雜，故需建立完善的檔案管理系統(tǒng)用于檔案的管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化。

二、功能性需求

（一）系統(tǒng)管理

該模塊主要實現(xiàn)對公司組織結構、檔案管理系統(tǒng)用戶、用戶權限的管理。

（二）管理檔案

GL：管理類檔案。2005：年度；根據文件形成的年度，全部用阿拉伯數(shù)字書寫方式。JB：機構（部門）類別：總經理辦公室的歸檔材料。PF：批復文件。四級及以下的檔案類別，立檔機構可根據文件標題或內容自行確定漢語拼音縮寫，但一般不超過2個字母。001：檔（件）號，即卷內順序號（下同）。

（三）項目建設檔案

項目建設完成后，以最終確定的項目名稱最具名稱代表性的兩個字的漢語拼音縮寫為該項目歸檔材料的一級類目。

XM：項目檔案。JL：項目類別：金嶺世紀花苑。2005：年度，歸檔材料形成的年度。GC：屬類，機構類別：工程部。JS：小類，內容類別：結算材料。

（四）照片檔案

ZP：照片檔案。2010：年度。001：檔（件）號。

（五）聲像檔案

SX：聲像檔案。1：載體代號：錄像；錄音。2009：年度。001：檔（件）號。

（六）實物檔案

SW：實物檔案。種類：證書；獎狀；錦旗；獎杯；獎牌；廢止的各種印章；其它。2011：年度。001：檔（件）號。

（七）系統(tǒng)管理

組織機構：按照現(xiàn)有公司組織機構設置；用戶管理：包括用戶登錄名、密碼、職位、聯(lián)系方式等；用戶權限：根據登錄用戶名及所屬部門嚴格劃分系統(tǒng)模塊權限。

三、產品的非功能性需求

（一）用戶界面需求

（二）軟硬件環(huán)境需求

（三）產品質量需求

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[關鍵詞]企業(yè)人事檔案；信息化管理；方法研究

中圖分類號：D035.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0203-01

一、 引言

隨著社會水平、科學技術、信息技術等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生著非常大的變化，而企業(yè)人事檔案信息化管理作為其中的重要一員，當然也不能落后，制約企業(yè)的管理建設水平，不能保障企業(yè)的權益不被損害。為了實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，實現(xiàn)企業(yè)管理建設的快速提高，我們需要逐步地實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化、網絡化、自動化等，讓檔案管理向一體化發(fā)展，同時實現(xiàn)人事檔案信息材料的歸檔、存放、保存、備份等，如果不能把人事檔案信息化管理進行分類來管理，將不利于檔案管理的合理化處理，也不利于企業(yè)對于人力資源信息的信手拈來，相對應地，就會在這個環(huán)節(jié)中，浪費企業(yè)的信息查詢時間。為此，我們需要構建完善的人事檔案信息化管理機構，對檔案進行合理歸檔安全存放。

二、 企業(yè)人事檔案信息化管理的簡單敘述

企業(yè)人事管理是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人履歷、家庭社會關系、綜合能力和德才綜合表現(xiàn)，是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。隨著社會各方面的快速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理不斷地向信息化、數(shù)字化、網絡化、自動化發(fā)展。

三、 企業(yè)的管理與人事檔案信息化管理之間是相輔相成的，二者息息相關

1、 企業(yè)人事檔案管理的影響

隨著社會水平、科學技術、信息技術、管理建設、人才資源等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生著非常大的變化。為適應逐步發(fā)展的社會的腳步，為企業(yè)的發(fā)展注入信息化的資源，為企業(yè)的人力資源保存提供最原始的記錄，企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設中占據著非常重要的地位。為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要不斷地加強對企業(yè)的人力資源檔案管理，促進其不斷地壯大，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護航。

2、 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要作用

企業(yè)人事檔案信息化管理為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準確的、原始的第一手人力材料資源，為企業(yè)的發(fā)展提供高素質的人才信息，對人才進行合理的安排，為企業(yè)建設和培養(yǎng)一批有能力、有文化、有技術的專業(yè)型人才而做出自己的貢獻。并且運用統(tǒng)一、安全、合理的方式把人事檔案資源進行統(tǒng)一規(guī)劃，保存企業(yè)的寶貴財富，為以后企業(yè)的發(fā)展提供前提條件，促進管理建設的正常、快速、穩(wěn)步前行。人事檔案管理的一體化發(fā)展為最大化的信息資源儲存、接收資源、備份、管理作出努力，從而為企業(yè)的發(fā)展壯大盡一份力。

四、 研究與分析企業(yè)人事檔案信息化管理的優(yōu)化方法

1、 把企業(yè)的人事檔案進行收集和歸檔，便于統(tǒng)一管理

企業(yè)檔案管理人員對檔案進行保存的時候，需要把企業(yè)的人事檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業(yè)中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，也就便于統(tǒng)一管理，進而保障企業(yè)的權益。

2、 對于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需

對于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，針對紙質檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質等特點，以及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時的使用，以這樣的方式進行檔案的管理，可以有效地減少資源的損耗、防止丟失。也可以在資料丟失的情況下，以備不時之需，為后面對檔案管理的修復工作作出基本的前提條件。

3、 對企業(yè)的人事檔案需要進行不定時地檢查，對人力資源的循環(huán)了解

對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對企業(yè)的人事檔案進行不定時地檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現(xiàn)破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，從而做到對人力資源的循環(huán)了解、調查，保證檔案管理的安全，盡量地保護企業(yè)的人事檔案信息化資源的完整而沒有外泄，避免引發(fā)一些損害企業(yè)利益的事情。

4、 對企業(yè)的人事檔案進行定期地修復完善，以期構建一個完善的人力資源體系

對企業(yè)的人事檔案需要進行定期地修復完善，為其正常的工作進行做準備，特別需要注意的是：對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，紙質檔案容易破壞、發(fā)潮發(fā)霉，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進行檢查、查看；對電子信息技術的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構建一個完善的人力資源檔案管理體系。

5、 對于不同類別的企業(yè)人事檔案，需要分門別類進行安全存放

企業(yè)在發(fā)展的過程中，需要分門別類，把不同載體的、不同類別的、不同材質的檔案材料進行不同的歸檔、安全存放。特別是對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，從而導致資料內容的缺失問題以及對于信息檔案管理的信息保存等問題，一定要嚴格地保存完整，并且保證時間的持續(xù)性，否則一旦資料丟失的話，處理起來會相當?shù)穆闊?。逐步地建立相對應的較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進行分別存放，以期對各行各業(yè)的信息資源進行分類管理，便于工作需要資源的時候能夠順手拿出來，這樣既方便而且便于管理，使得企業(yè)的資料管理方面更加健全、完善、穩(wěn)定。

6、 對于一些特別珍貴的企業(yè)人事檔案，需要進行特別的保護

企業(yè)在對檔案進行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對企業(yè)有重大價值的檔案，例如：企業(yè)的核心人事資料、對企業(yè)做出重大貢獻的人力材料等進行嚴格保管，使用加密寶箱，并且對這些特別的檔案材料，需要進行特別的保護，專門設置一個特別的檔案管理中心，對他們實行重點保護，以防在需要資料的時候，翻遍所有的資料庫都找不到需要的資料，那樣的話，既浪費了不必要的時間，又浪費人力資源，還不能達到預期的效果，豈不是得不償失了。

五、 結束語

在企業(yè)的發(fā)展過程中，人力資源的發(fā)展對其起著非常重要的作用，為了保護人力資源的安全、不外泄，我們需要對企業(yè)人事檔案進行信息化管理，對檔案實行歸檔、存根、備份等，運用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進行保護，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準確的第一手人力材料資源，從而更好地確保公司的正常進行而不被影響。

參考文獻

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關鍵詞：企業(yè)檔案管理；體制改革；方法與對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-0432（2012）-11-0268-1

伴隨著市場經濟的不斷變化與發(fā)展，企業(yè)要想適應變化的形勢，就要深化改革，根據市場變化來自主經營，不斷發(fā)展，企業(yè)的經營模式以市場為導向在不斷發(fā)展，這樣的經濟經營模式也使企業(yè)的管理模式發(fā)生了更新，現(xiàn)代企業(yè)管理正在面臨著一個新的問題，那就是企業(yè)的檔案管理問題，企業(yè)的檔案管理要不斷面對新的形勢，促進企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的經濟效益與經營質量。

1　企業(yè)的檔案管理核心在于工作人員的素質

企業(yè)的生存與發(fā)展靠的是信譽與經營質量，管理是經營有效的一部分，企業(yè)管理質量直接與管理人員相關，企業(yè)發(fā)展提高了管理水平，這樣一定會出現(xiàn)大規(guī)模的檔案資料，例如：人事資源資料，工程建設技術以及施工圖紙等，這些檔案資料為企業(yè)的經營與管理提供了技術與經驗方面的支持。檔案是由人來管理和操作的，可以從以下方面對檔案管理人員進行培訓。

首先，自覺學習，不斷進步。要加強理論知識與實踐技能的學習，要認識到檔案管理的工作內容，及其重要性，積極調整知識結構，緊跟現(xiàn)代化建設的步伐，在精通檔案管理的同時，還要掌握一定的現(xiàn)代化信息技術，提高操作水平，以此不斷適應現(xiàn)代社會。

其次，相互學習，相互促進。檔案管理是一個充滿學問的工作，工作人員可能時刻面臨新的形勢，新的問題，可以把工作做得好的單位或個人作為學習的楷模，并要經常參與關于檔案管理的學術討論會，聽取優(yōu)秀的建議，吸收好的觀點，全面提高檔案工作人員的水平。

再次，及時了解所在企業(yè)的工作內容，積極供應信息服務，作為企業(yè)的檔案管理人員要注意掌握企業(yè)的發(fā)展方向與經營內容，以企業(yè)的生產經營與科研活動為核心，主動為企業(yè)提供相關的信息咨詢服務，發(fā)揮檔案信息的利用功能。

2　提高企業(yè)檔案管理水平關鍵在于科技檔案的管理與應用

任何一個企業(yè)要想生產出滿足市場需要，具有競爭力的商品就要具備一定的科學技術水平，在不斷的研發(fā)與生產過程中，自然會形成大量的資料與圖紙，這些圖紙在實際生產中與新技術的研發(fā)中都發(fā)揮著非常關鍵的作用，要加強對科技檔案的管理，仔細將重要項目或工程的技術文案全部收集起來，加以分類，歸檔建籍，形成統(tǒng)一的規(guī)范化管理，以便需要時能夠順利查找，加以利用，還要對科技檔案以電子信息的形式進行管理，通過建立電子信息網絡實現(xiàn)資源的有效共享，做好對科技檔案的管理工作會大大提高企業(yè)的生產經營水平，全面加強企業(yè)的科學技術創(chuàng)新與研發(fā)，不斷增強企業(yè)的市場競爭力，實現(xiàn)企業(yè)的長遠與可持續(xù)發(fā)展，要對科技類檔案進行規(guī)范條理的歸檔，方便檔案與文件的高效應用，此外，電子信息形式存儲的檔案要做好技術保密工作，嚴禁不良因素的干擾，保證檔案信息的妥善保管與利用。

3　做好企業(yè)檔案管理的最終目的是為了全面開發(fā)與利用檔案信息資源

對檔案進行收集與歸類只是一個基礎工作，檔案歸類的最終目的是進行合理的利用，通過開發(fā)信息資源來收獲企業(yè)經營效益，檔案管理水平的提高關鍵在于優(yōu)化信息服務，因此，要不斷完善檔案信息資源的合理開發(fā)與利用。全面發(fā)揮檔案信息咨詢作用，這樣才能實現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

要成立高效運行的企業(yè)檔案信息網絡系統(tǒng)。第一，要根據企業(yè)的生產經營情況來建立檔案信息咨詢網絡，收集一些對于企業(yè)的經營管理有利的數(shù)據信息，基礎信息記錄等資料，將這些資料及時歸檔并逐漸形成全面的檔案信息庫，第二，全面獲取同一行業(yè)范圍內的資料信息，及時溝通行業(yè)內部的檔案工作情況，積極吸取有用的意見或者建議，全面優(yōu)化對檔案信息的應用。

首先，通過運用網絡信息技術，在對企業(yè)進行網站設計與建設的同時，要優(yōu)先預想檔案信息網絡系統(tǒng)建設，不斷完善電子檔案信息建設，建立電子檔案數(shù)據庫，確保行業(yè)范圍內的所有用戶都有效地享受所需要的信息，達到信息資源的共同利用。

其次，全面獲取同一行業(yè)的信息資料。企業(yè)要想發(fā)展壯大，就需要掌握及時、準確的信息資源，獲取信息資源的重要源頭就是同一行業(yè)范圍內的信息資源。

4　總結

檔案信息在企業(yè)的生產經營中發(fā)揮著十分重要的作用，要想確保企業(yè)生產經營的順利進行，就要加強對檔案信息的管理，完善對檔案信息資源的有效管理，提高信息資源的利用效率，充分利用這些信息資源對企業(yè)進行優(yōu)化服務。

參考文獻

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關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；發(fā)展

1 檔案管理的主要內容

1.1 對職責予以明確

根據國家以及相關企業(yè)的法規(guī)政策，以黨制定的政策方針為指導，統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案管理工作。主要對黨政機關和基層檔案工作的相關業(yè)務予以協(xié)調、監(jiān)督檢查、組織指引。對機關企業(yè)的檔案管理進行統(tǒng)一和集中，并對黨、國家以及工作單位的重要機密檔案予以保密，維護資料的保密安全性。

1.2 對工作范圍予以明確

對企業(yè)機關相關資料以及檔案的整理保管和接受征集等工作，能夠有效完善現(xiàn)代企業(yè)管理的科學化、現(xiàn)代化轉變，并在企業(yè)管理中為企業(yè)提供材料依據。通過對專業(yè)的檔案管理人員進行專職的培訓和管理，統(tǒng)一組織相關工作的交流以及研討會。將領導交予的檔案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

1.3 對資料來源予以明確

檔案管理工作任務在所有的管理工作中并非是一項簡單的工作，其任務之繁重、艱巨，其工作的本質還是穩(wěn)當?shù)挠涗浶浴＿@種穩(wěn)當?shù)挠涗洸粌H僅體現(xiàn)在其內容上，同時在形式上的體現(xiàn)也是檔案記錄性的表現(xiàn)。例如，當事人的手稿、相關領導對于文件的簽署，這些則是檔案文件原始性的體現(xiàn)。檔案所具有的原始性正是其區(qū)別于情報、資料以及圖書等信息的主要特點，并且具有一定的法律效力。從一定角度分析，檔案是在一定條件下由文件轉化而成。檔案的管理工作中對于文件的來源需要予以嚴格的規(guī)范，以提供者組織機構以及文件形成機構要求為基礎。只有對來源予以明確才能了解其文件的性質，才能從行政管理或者是法律責任等方面對檔案文件予以理解和正確合理的整理，才能保證檔案的管理在發(fā)展上符合實際的需求變化。

2 檔案的科學管理

2.1 企業(yè)自主創(chuàng)新可以檔案工作為基礎條件

檔案是對企業(yè)真實的活動記錄，為今后企業(yè)管理以及生產營銷的進一步創(chuàng)新提供了基礎條件，具有一定的參考價值?？萍嫉膭?chuàng)新是以之前的技術以及經驗為基礎，從本質上講是一種突破，而一系列的突破是經驗積累的過程。而檔案則是連接了過去的經驗以及未來的創(chuàng)新之間的最佳載體，因此可以說檔案是自主創(chuàng)新的必要前提。其次，能夠啟迪創(chuàng)新。檔案作為科技創(chuàng)新的主要信息誘因，信息量的增大實則也能夠拓寬科研工作者的思路并激活靈感，從而實現(xiàn)創(chuàng)新。因此，企業(yè)檔案要認真收集工作中的信息整理成檔案文件，并做好管理和開發(fā)工作，進一步提高其檔案服務手段、質量。

2.2 檔案是資產管理的基礎依據

國有資產作為國家以及集體的財富，不具有私有和個人性，而檔案作為該種資產的載體，反映出的是管理中的資產成本、股權資金以及營銷等原貌，對資產檔案管理的準確性予以保證，只有建立起完整準確的檔案管理系統(tǒng)，才能對國有資產的不明流失予以制止。企業(yè)只有充分重視其與資產管理密切相關的材料以及同企業(yè)調度聯(lián)系緊密的檔案進行歸檔管理，才能真正在管理資產中做到管理的集中、統(tǒng)一，才能維護其真實性以及有效性。

2.3 認真做好企業(yè)基層檔案管理

我國傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，因此它具備了良好的文件管理硬件設施，穩(wěn)定而又業(yè)務素質較好的文件管理者隊伍。檔案館內的文件形成單位服務，形成單位不會因文件脫離自身進入檔案館而感到利用不便。使文件的方便利用達到了最優(yōu)化，滿足了科學處理文件的社會化、集約化和專業(yè)化管理的特點。

3 檔案管理未來發(fā)展方向

檔案管理信息化工作既是企業(yè)信息化的必然要求，也是全國檔案信息化建設的重要組成部分。

3.1充分認識信息技術對檔案工作的深刻影響

隨著信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，以計算機、網絡和存儲技術為核心的現(xiàn)代信息技術發(fā)展已經極大地影響到經濟發(fā)展、人民生活、國家安全和社會發(fā)展進程。信息化的提出及發(fā)展，也給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理如何適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢，也成為企業(yè)檔案工作能否適應信息技術應用和持續(xù)、健康發(fā)展的關鍵。

3.2 檔案管理人員知識結構的變革

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

將企業(yè)檔案信息化建設的難點在于企業(yè)信息系統(tǒng)及文件數(shù)據的復雜多樣。對這些信息系統(tǒng)中的文件如何收集、歸檔、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新課題，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新重要方面和標志。信息化對檔案管理來說，既是促進，也是壓力。信息化將推動電子檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，并將其整合在單位信息管理系統(tǒng)之中。但是檔案信息系統(tǒng)建立和維護的難點，在企業(yè)信息化建設中要重視并加強對檔案信息的數(shù)據安全和管理，處理好檔案信息資源開發(fā)與創(chuàng)新管理中對電子文件電子檔案的安全和保護的關系。未來的檔案工作中應將積極應用吸收、引進、采用現(xiàn)代科技與理論成果，會極大提高檔案管理現(xiàn)代化水平；解決好這一歷史性課題，將使企業(yè)檔案工作在新完善社會主義市場經濟體制的進程中經歷一場深刻的變革。

文章通過對企業(yè)檔案管理中存在的問題和解決方式進行了論述，希望對檔案管理事業(yè)的發(fā)展以及進步予以促進，并同廣大同仁進行交流。

參考文獻

[1]徐擁軍，王宏.論企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用[J].檔案學通訊，2004，3.

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【關鍵詞】勝任力 城市建設檔案管理企業(yè) 績效考核

勝任力是現(xiàn)代人力資源管理績效考核的主要依據和實施前提，它關注影響員工績效的潛在的深層次特征，能將績效優(yōu)異者和績效一般者區(qū)分開來，甚至可以預測員工未來的工作績效。城市建設檔案管理企業(yè)作為城市建設的重要組成部分，其績效考核研究對于規(guī)范企業(yè)運行、提高企業(yè)整體人力資源隊伍素質以及企業(yè)經濟效益等有著重要作用和意義。為此，本研究從新興的勝任力研究出發(fā)，以期為城市建設檔案管理企業(yè)績效考核提供新的方法。

一、勝任力的內涵及與績效的關系

勝任力的概念最先是由美國心理學家戴維·麥克利蘭于1973 年在《測試勝任力而非智力》一文中提出的。他認為組織在人員選拔和甄選中采用的傳統(tǒng)智力測驗、性向測驗、學術測驗以及等級分數(shù)等測試手段，不能預測其從事復雜工作和高層次職位工作的績效，以及在生活中能否取得成功；同時這種測試手段對某些特定人群也不盡公平。他認為勝任力是個人的一些潛在特點，它包括動機、個性特點、自我形象、價值觀、知識和技能，這些潛在的特點促成了個人有效或卓越的工作績效。

勝任力具有以下三個重要特征：績效關聯(lián)性，與員工未來的工作績效緊密聯(lián)系；動態(tài)性，與工作情景聯(lián)動；可區(qū)分性，能夠區(qū)分優(yōu)秀業(yè)績者與普通業(yè)績者。由此可見，勝任力概念從一出現(xiàn)就和工作績效之間存在著必然的聯(lián)系，將勝任力導入城市建設檔案管理企業(yè)績效考核管理中，更能從深層次探討個人特質對其業(yè)績的影響。

二、城市建設檔案管理企業(yè)績效考核存在的問題

由于城市建設檔案管理企業(yè)出現(xiàn)得比較晚，人員考評體制相對滯后，員工素質參差不齊，同時由于該類起企業(yè)往往依附于城市建設的相關單位，因此使得貴陽市城市建設檔案管理企業(yè)的績效考核和指標體系都到受多種體制性因素和客觀性因素的影響，歸納總結起來我國城市建設檔案管理企業(yè)員工績效考核存在的問題主要有以下幾個方面。

（一）崗位職責不明確

由于貴陽市城市建設檔案管理企業(yè)成立較晚，因此很多企業(yè)的崗位說明書不配套，崗位職責不清，不能科學判斷員工和崗位的匹配程度，從而對員工進行績效考核時，缺乏依據。

（二）績效考核方式不科學

目前城市建設檔案管理企業(yè)對員工績效考核時由于部門之間溝通少，員工之間相互不熟悉，很難做到公正、客觀；受中國人的中庸思想和內斂的作風，怕矛盾、怕沖突，給對方考評時追求無差別趨同，普遍給高分，使得考核失去意義。

（三）績效管理缺乏相應的支撐

由于缺乏對績效管理重要性和系統(tǒng)性認識，城市建設檔案管理企業(yè)績效考核一般沒有專門的考核部門。員工間進行評價時， 只要根據主觀印象打分，草率了事，這樣造成的結果是各部門都不積極配合，使得企業(yè)績效考核工作更加困難。

三、基于勝任力的城市建設檔案管理企業(yè)績效考核建議及對策

在分析目前城市建設檔案管理企業(yè)績效考核存在的問題基礎上，參考相關勝任力和人力資源管理理論以及借鑒國外城市建設檔案管理企業(yè)和其他公司基于勝任力的績效考核方案規(guī)劃的成功經驗和模式，從以下幾個方面提出了加強和改善目前城市建設檔案管理企業(yè)勝任力績效考核規(guī)劃方案質量的建議和對策。

（一）確立勝任力導向在企業(yè)績效考核體系中的戰(zhàn)略地位

從城市建設檔案管理企業(yè)中長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的實施要求和業(yè)務職能核心競爭力提升的角度出發(fā)，并采取相關的輔措施和配套方案，確保該項戰(zhàn)略能夠得到有效的貫徹和實施，以提升其對于城市建設檔案管理企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略和服務戰(zhàn)略的支撐能力。例如將勝任力與員工的薪酬及職位晉升方案掛鉤，將效益機制和效率機制引入到內部考核之中，根據員工的價值創(chuàng)造進行比例性分配，從而激活企業(yè)內部人力資源管理的活力和創(chuàng)新機能。

（二）提高對于城市建設檔案管理企業(yè)崗位職責和價值創(chuàng)造細分和評價的質量

結合城市建設檔案管理企業(yè)工作崗位技術性強、業(yè)務綜合優(yōu)化需求高以及安全性要求高等特點，根據其業(yè)務運作流程和機制確定崗位的價值創(chuàng)造流程，以提高服務滿意度為導向細化崗位職責，從而為崗位勝任力的績效考核系統(tǒng)的制定準備堅實的基礎業(yè)務數(shù)據支持?，F(xiàn)代城市建設檔案管理企業(yè)的布局優(yōu)化和輸送策略等等業(yè)務崗位對于員工素質的要求非常高，技能也比較綜合化，不同崗位之間的價值貢獻也不相同，因此要對這些崗位業(yè)務體系做出相應的定量化考核方案。

（三）根據職位要求確定一般勝任力和特殊勝任力績效標準

基于勝任力冰山模型外顯和內隱部分的勝任力內容制定績效標準，首先。一般勝任力績效標準包括職位必須的各種知識、技能，這些標準隨著個體從事不同工作性質的變化而變化，是完成績效目標的最基本要求，可以通過專業(yè)、學歷等確定；其次，特殊勝任力績效標準主要是達到優(yōu)秀績效目標所具備的價值觀、態(tài)度、個性等個體的內在期望和動力，這些標準不應隨工作性質的變化而變化。這些標準的確定可以通過行為事件訪談法，制訂完成績效目標的高績效者的特殊勝任力特征。

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關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;管理

檔案管理數(shù)字化在實現(xiàn)的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎條件，這些技術的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進程。

1檔案管理數(shù)字化的可行性分析

1.1檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1.1管理制度的調查與分析

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設組織保證，建立數(shù)字化建設科學管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設規(guī)范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。

1.1.2硬件方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。

1.1.3技術方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要一定的技術保證，數(shù)字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數(shù)字化實施方案。

1.1.4人才方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業(yè)技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設能力。

1.2檔案管理數(shù)字化的實施目標

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設的檔案部門應該成立數(shù)字化建設領導小組，對數(shù)字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調。

1.3檔案管理數(shù)字化的實施要素

在檔案管理數(shù)字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現(xiàn)實時要素的確定。在整個的數(shù)字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設中的重點發(fā)展項目與領域，例如檔案目標數(shù)字化建設項目、數(shù)字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

1.4檔案管理數(shù)字化建設的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實施提供了組織機構、規(guī)章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實施提供了有利的保障。

2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點討論

2.1檔案更改時出現(xiàn)的文件轉移、收集等出現(xiàn)的問題

我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉移命令時，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。

2.2對人事檔案的內容進行更新、修改時出現(xiàn)的問題

現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現(xiàn)出來的，關于工作能力以及對待工作態(tài)度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質文件進行管理。在進行文件轉移的途中，容易被有心人士調換、修改人事檔案內容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。

2.3對認識檔案進行歸檔收集時出現(xiàn)的問題

過去傳統(tǒng)的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據檔案管理的同一規(guī)定對檔案材料進行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質文件進行檔案管理的方式已經不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。

3人事檔案管理問題的應對策略

3.1對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進行改革

我們已經知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經不適應現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，我們應當對傳統(tǒng)人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數(shù)據內容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃浴Ａ硗?，在甄別檔案的內容時，要確保取用的內容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調閱檔案時，我們應當對調閱人的權力進行嚴謹?shù)目己?，避免檔案內容的意外泄漏。

3.2盡快轉變人事檔案內容管理的方式

由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內容并不能進行聯(lián)網更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。

4提高對人事檔案信息資源的整合

社會的發(fā)展離不開科學技術的不斷發(fā)展，而科學技術的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質，對于現(xiàn)代社會來說，人力資源的開發(fā)與應用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術人員是推動一個單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務。（1）人事部門應該主動積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據。要更好的發(fā)展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業(yè)能力程度是一個需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數(shù)據以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻。（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉變。對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展。現(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會中，知識的儲量極大的影響經濟的收入。事業(yè)單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進一步發(fā)展做出貢獻。

5結束語

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發(fā)展趨勢，通過檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)來應對新形勢的變化，適應檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實現(xiàn)的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數(shù)字化的順利實現(xiàn)。

作者:孫艷艷 單位:煙臺市環(huán)境衛(wèi)生管理處

參考文獻：

[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機電兵船檔案,2007(05).

篇9

【關鍵詞】特種設備；管理問題；安全技術檔案；方案

特種設備檔案管理是企業(yè)特種設備安全管理的主要技術依據。特種設備檔案管理是否具備科學性，是衡量使用單位特種設備管理水平的標準。扎扎實實做好特種設備檔案管理工作，會進一步提升其他設備安全管理的水平。但是，在日常檢測過程中發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)的特種設備管理尤其是特種設備檔案管理仍然存在很多問題，給檢驗和監(jiān)察工作造成影響，導致特種設備的使用存在安全隱患，甚至威脅到人身財產安全。

一、特種設備檔案管理存在的問題

（一）管理意識較為淡薄。單位領導對特種設備檔案管理不重視，沒有意識到檔案管理在安全生產中的重要作用。部分技術人員檔案管理的意識較為淡薄，隨用隨取，甚至沒有專人負責保管。特種設備檔案管理的宣傳、教育和培訓不到位，思想認識方面不足，企業(yè)員工不知道檔案管理與特種設備安全使用的關系緊密，不清楚開展特種設備檔案管理工作的意義所在。

（二）檔案管理力量不足。檔案管理人員配備不足，部分單位未設立特種設備檔案管理專（兼）職崗位，有的單位檔案管理人員退休后，沒有及時補充，在工作需要時臨時指定人員管理檔案；人員不固定，崗位變動較快，做不到特種設備檔案管理專人負責的規(guī)范要求。在檔案管理專業(yè)方面，很大一部分人員不具備檔案管理專業(yè)水平，單位長期不安排學習和培訓，檔案管理人員工作缺乏主動，工作中還存在著不懂不問、不會不學現(xiàn)象。進而導致單位特種設備檔案管理十分混亂，特種設備檢測到期不申請，原始檔案遺漏，檢測報告丟失的現(xiàn)象時常發(fā)生。給企業(yè)的安全生產造成了嚴重影響。

（三）檔案歸檔不完整。由于特種設備檔案管理人員責任心較弱，檔案歸檔不及時不完整，甚至有些沒有收集或者是收集后丟失的現(xiàn)象普遍存在。有些剛上崗的管理人員業(yè)務不熟練，不知及時整理檔案，或是整理出來檔案不能統(tǒng)一歸類，一方面導致許多技術檔案積壓嚴重，另一方面檔案歸檔混亂，給檔案的查找?guī)砝щy。還有一些單位由于歷史檔案管理不到位，存在著檔案斷代和斷層的情況。個別檔案管理人員私自保管檔案，不愿意上交集中管理，進而造成檔案資料丟失和毀壞。

二、管理特種設備檔案的對策

（一）加強培養(yǎng)員工的責任心。首先要提高員工的認識，檔案管理屬于對人類活動進行記錄，從而使人們能夠正確地認識并且把握一些客觀定律的主要依據。通過管理檔案，可以使人們更加清楚自己的過去，并且還能更好地把握現(xiàn)在，最主要的是能夠預見未來。因此，必須要認識到檔案工作所具有的重要意義。對其始終要緊抓，不能懈怠，將檔案管理這項工作直接列入日程當中。

（二）加大培養(yǎng)人員業(yè)務素質的力度。檔案管理工作人員屬于檔案和其使用者之間的連接紐帶。因此檔案管理工作人員素質的高低將會對檔案管理的水平造成直接的影響，甚至有時會對單位的形象以及安全生產造成極大的影響。所以說，必須要進一步提升相關管理人員的素質，對于檔案管理采取科學的方式，并且對檔案服務及其安全生產方面進行充分的利用。同時還需進一步提升檔案管理工作人員的業(yè)務能力，可以采取選送檔案管理員工去參加檔案部門所開展的業(yè)務培訓，同時還要對其自主學習檔案管理方面的知識給予鼓勵，并且給其充分的學習時間以及經濟方面的補助，使檔案管理者實際操作的能力得到進一步的提升。

（三）做好檔案監(jiān)交工作。不管是對特種設備檔案單位管理者交接，還是具體負責檔案人員進行交接，都必須要指派專門的負責人進行監(jiān)交。并且要求負責檔案監(jiān)交的人員必須要做好其自身的工作，遵循其工作原則，按照規(guī)定的程序執(zhí)行。管理檔案者在交接時，需要由檔案機構的相關人員進行監(jiān)交。而大機構的管理者在進行交接時，可以由分管檔案工作管理者或者是行政部門安排人員進行監(jiān)交。并且要求交接的雙方必須要在監(jiān)交人員監(jiān)督的過程當中去移交以及接收工作，盡量做到賬務統(tǒng)一，且手續(xù)齊全。

三、結束語

通過本文對特種設備安全技術檔案管理中存在問題的探討，以及提出的應對策略，使我們了解到特種設備安全技術檔案的管理與企業(yè)安全生產、職工生命以及財產安全均有著密切的聯(lián)系。特種設備檔案管理是企業(yè)特種設備安全管理的主要依據，檔案管理是否具備科學性，是判定使用單位特種設備管理水平的標準。所以說，必須要做好檔案管理的工作，若能夠做好管理檔案這項工作，將會使單位各種設備安全管理的水平得到有效的提升。

參考文獻：

[1]張誠棟. 特種設備安全技術檔案管理中存在的問題及對策[J]. 中國質量技術監(jiān)督，2014（11）：156～159.

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1.1建立數(shù)字化的房產檔案管理系統(tǒng)

計算機技術的發(fā)展極為迅速，20年前的今天，計算機剛剛傳入中國，沒有看好那個又笨又重的東西。二十年后的現(xiàn)在也沒有人愿意相信，計算機已經變成了我們生活中不可或缺的一部分。因為它的便利性很多行業(yè)都應用它辦公。而繁重的房產檔案管理工作交給計算機去做也變得十分容易?，F(xiàn)代房產方案管理應加強數(shù)字化的建設與完善，加強數(shù)據庫的建立。通過對房產檔案數(shù)據庫的更新、管理與維護實現(xiàn)房產檔案管理的實時性，為提高方案檔案工作效率、促進資源共享奠定基礎。針對房產產權變動的問題，房產檔案管理部門還應加強房產信息動態(tài)管理工作。

1.2加快新時期下的房屋檔案管理轉型工作

隨著社會的快速發(fā)展，我國已經全面進入了一個新的時期。人們對于各個方面的需求都有所改變，這就要求房產檔案管理工作也能夠適應時代的變化，及時的更新管理制度，跟上時代的潮流進而保證企業(yè)的快速發(fā)展。在現(xiàn)代知識經濟快速發(fā)展的今天，房產檔案管理工作也應針對市場需求從傳統(tǒng)的管理型向科技型轉變，以此適應新形勢下房產檔案管理工作的需要。在現(xiàn)代房產檔案管理中，房產檔案管理部門還應由傳統(tǒng)的被動型向主動型服務轉變。由主動型服務理念指導房產檔案管理工作，以此使房產檔案發(fā)揮更大的作用。

二、目前我國房產利用現(xiàn)狀剖析

房產檔案管理是做什么用的，答案是對已經存在的檔案進行整理，存儲。那么我們?yōu)槭裁匆ㄙM那么大的力氣把那些檔案儲存起來了呢？當然是為了利用啊，沒錯存儲就是為了再次的利用，從理論上來說，檔案的利用價值十分巨大，但是在現(xiàn)實的生活中，那些擁有巨大利用價值的檔案卻變成了一堆又一堆廢紙。我國房產檔案利用目前的狀況是：房產檔案利用為大眾服務的觀念滯后、房產檔案信息內容單調且缺乏特色、館藏利用服務的方式存在缺陷。房產檔案仍以傳統(tǒng)的檔案利用服務方式為主，檔案管理基本上是實行傳統(tǒng)檔案與電子檔案共有的雙軌制。無可置疑，電子檔案的建立和網絡技術的發(fā)展，無論在量上還是在質上都為房產檔案利用創(chuàng)新突破提供了條件。

三、房產檔案利用改善措施

3.1樹立為大眾服務的思想

房產檔案管理的終極目標就是實現(xiàn)檔案的重新利用，從而更好的為人名服務。因此要向實現(xiàn)房產檔案的利用，就要提高工作人員為大眾服務的思想，從基本上下手，讓工作人員知道工作的意義，進而實現(xiàn)檔案利用的目標。所謂大眾不僅包括內部機構和政府機關的利用者，同時也包括廣大的需要了解檔案信息的人群。要建立檔案用戶信息資料，對一些重要的單位和個人定期上門，建立廣泛的房產檔案信息利用服務網絡，隨時掌握房產檔案利用者的動態(tài)。為提高服務的效率，檔案館可針對利用者查閱檔案“求快”的心理，在“快”字上做文章，盡量在第一時間內滿足他們的查詢需求。

3.2改革房產檔案利用的方式

新時期下的房屋檔案利用方式正在發(fā)生著巨大的改變，有很多企業(yè)卻并不能跟上時代的步伐，導致企業(yè)的檔案利用工作落后于其他企業(yè)，給企業(yè)帶來了一些沒有必要的損失。因此，當下企業(yè)一定要注重房產檔案管理的轉型工作的建設。房產檔案利用的發(fā)揮程度直接取決于檔案利用服務方式，傳統(tǒng)的檔案利用服務方式主要有檔案閱覽、外借、檔案展覽與陳列服務，制發(fā)檔案復本、制發(fā)檔案證明、檔案咨詢服務等。隨著市場經濟的進一步發(fā)展，傳統(tǒng)的服務方式仍然不可少，但也迫切需要在服務方式上創(chuàng)新，只有積極地把檔案推向市場，充分發(fā)揮其現(xiàn)實功效，才能取得良好的社會效益和經濟效益。例如，主動到市場上尋找“服務”商機，針對不同的人群進行專題性開發(fā)等。

四、結語