導(dǎo)語：如何才能寫好一篇企業(yè)文件管理方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：施工企業(yè) 文件管理 有效方法

0 引言

施工企業(yè)大多面臨施工項(xiàng)目分散、點(diǎn)多面廣的局面，因此文件管理要與自身特點(diǎn)相結(jié)合才能做到公文處理及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，保證政令暢通，使公文在管理過程中成為具有法定效力和規(guī)范體式的文書，使企業(yè)公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

1 加強(qiáng)文件專/兼職人員的管理

1.1 統(tǒng)籌安排、提高效率

施工企業(yè)應(yīng)配備專職文件管理人員，但是由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，大多數(shù)人員是兼職文件管理者，在這種情況下如何統(tǒng)籌安排工作，做到即節(jié)約時(shí)間又不會貽誤工作是有效管理文件的目標(biāo)。首先是合理安排時(shí)間，隨著網(wǎng)絡(luò)辦公的普及，我們可以在網(wǎng)上下載接收文件，根據(jù)具體情況確定每天上午兩次、下午兩次到網(wǎng)上查看信息接收文件，如果企業(yè)規(guī)定了統(tǒng)一交換文件的時(shí)間，那么就在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上網(wǎng)交換文件，這樣可以大大提高工作效率。然后對下載的文件進(jìn)行及時(shí)處理，需要轉(zhuǎn)交部門的應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交，需要領(lǐng)導(dǎo)批示的應(yīng)及時(shí)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)，確保文件不遺漏。對于正在批閱流轉(zhuǎn)的文件每天定時(shí)進(jìn)行查看，這樣可以及時(shí)把批示信息傳達(dá)給相應(yīng)部門。

1.2 做好記錄，程序嚴(yán)密

記錄是文件管理的基礎(chǔ)，是控制文件管理體系有效運(yùn)行的方法。不論是接收到文件還是發(fā)放文件都應(yīng)做好相應(yīng)記錄。建立收發(fā)登記本，及時(shí)填寫文件信息，記錄填寫要做到字跡清晰、內(nèi)容完整、項(xiàng)目齊全、手續(xù)完備，真實(shí)準(zhǔn)確的記載文件信息。

文件管理還應(yīng)遵守程序步驟，文件管理人員可以根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)程序，但是都要保證文件可以得到及時(shí)、準(zhǔn)確、妥善的處理。

例如：

接收到外來文件：文件管理人員進(jìn)行記錄交由辦公室主任簽署擬辦意見返回文件管理人員根據(jù)擬辦意見交由領(lǐng)導(dǎo)批示返回文件管理人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示交由主責(zé)部門辦理。

制定下發(fā)文件：發(fā)文部門起草文件部門核稿領(lǐng)導(dǎo)會簽領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件管理人員登記編號稿紙用印套紅頭文件文件格式校對文件用印文件分發(fā)文件歸檔。

1.3 提高文件管理人員素質(zhì)

施工企業(yè)文件的有效控制關(guān)鍵是看文件管理人員如何去做。也就是文件管理人員是否有強(qiáng)烈的責(zé)任心。端正思想不要忽視這個(gè)崗位的重要性。施工企業(yè)肩負(fù)著安全生產(chǎn)工程質(zhì)量的大任，文件的上傳下達(dá)對于保證企業(yè)生產(chǎn)有著至關(guān)重要的作用，文件管理人員要提高認(rèn)識強(qiáng)化責(zé)任感。

文件管理人員要熟悉掌握公文處理辦法和文件格式細(xì)則，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，了解掌握施工企業(yè)專業(yè)知識，這樣在工作中才會得心應(yīng)手，更好更準(zhǔn)確的處理文件，提高工作效率。

文件管理人員還應(yīng)提高自身修養(yǎng)，忠于職守，廉潔正派，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度。

2 加強(qiáng)基層項(xiàng)目部管理

施工企業(yè)文件管理的重點(diǎn)在技術(shù)文件，而技術(shù)文件管理的重點(diǎn)在基層項(xiàng)目部。上級文件最終要到達(dá)基層去執(zhí)行，而企業(yè)形成的檔案也是由基層文件匯總上來的。因此項(xiàng)目部文件管理體系的運(yùn)行直接影響著整個(gè)企業(yè)的文件管理水平。

2.1 加強(qiáng)宣傳教育，重視文件管理

很多項(xiàng)目部不重視文件的管理，常常認(rèn)為文件管理是文秘的工作，與施工生產(chǎn)無關(guān)。事實(shí)上文件管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，項(xiàng)目的過程管理控制最終是通過文件的形式來記錄和考核的。項(xiàng)目部應(yīng)加大宣傳力度，通過多種形式的宣傳教育，提高員工特別是領(lǐng)導(dǎo)干部對文件管理工作的認(rèn)識。進(jìn)一步完善文件管理體制，普及宣傳文件記錄、保存、移交的重要性，著力推動(dòng)文件管理水平。

2.2 分工協(xié)作，重點(diǎn)加強(qiáng)技術(shù)文件的收集整理。

項(xiàng)目部的文件管理工作不僅要靠文件管理員的努力，還需要其他部門的通力協(xié)作，文件管理員有責(zé)任對各部門進(jìn)行督促指導(dǎo)。除了日常的文件接收發(fā)放工作，更重要的是對技術(shù)文件收集整理工作，這也是文件管理的重要組成部分。項(xiàng)目部在施工生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的記錄都屬于文件的范圍，應(yīng)妥善保管，及時(shí)移交給文件管理人員或者在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)移交給文件管理人員，這也是確保工程項(xiàng)目自計(jì)劃開始至目標(biāo)完成全過程受控，促進(jìn)施工企業(yè)項(xiàng)目管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。項(xiàng)目部應(yīng)把文件管理工作納入到績效考核中，建立完善的責(zé)任體系，把工作落實(shí)到位。

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關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；成本管理；問題；控制方法

中圖分類號：C29文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

一、做好施工成本控制的具體內(nèi)容

1．制定施工成本控制的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)施工承包合同的類型和施工企業(yè)的管理水平，采取合適的施工成本控制措施，制定可行的控制標(biāo)準(zhǔn)，其工作質(zhì)量的高低直接決定著施工成本控制的效果，甚至影響整個(gè)工作的成敗。

2．對施工過程進(jìn)行記錄。記錄應(yīng)建立在仔細(xì)觀察的基礎(chǔ)上，對記錄的內(nèi)容要求詳細(xì)又完整。主要內(nèi)容包括人工、材料和施工機(jī)械的消耗量、施工工藝、現(xiàn)場管理、工作面情況、場地布置和施工準(zhǔn)備等項(xiàng)目，還包括資源的數(shù)量、類別，人工和施工機(jī)械進(jìn)退工作面的時(shí)間、休息或閑置時(shí)間，以及設(shè)備的保養(yǎng)、維護(hù)時(shí)間等內(nèi)容。

3．對記錄的內(nèi)容進(jìn)行整理和分析用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法對記錄的內(nèi)容進(jìn)行加工處理，使之系統(tǒng)化、條理化，并對原始資料仔細(xì)地審核，對整理的資料進(jìn)行事后的結(jié)構(gòu)性、及時(shí)性、計(jì)算和邏輯檢查，使成果成為能反映施工和管理水平特征的資料。然后用適當(dāng)?shù)目刂茦?biāo)準(zhǔn)與整理的資料相比較，并結(jié)合實(shí)際施工和管理中的情況，撰寫出施工成本統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，對經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)。

二、當(dāng)前施工項(xiàng)目成本管理中存在的誤區(qū)

1．對工程成本管理認(rèn)識上的誤區(qū)。工程成本管理是一個(gè)全員、全過程的管理，目標(biāo)成本要通過施工生產(chǎn)組織和實(shí)施過程來實(shí)現(xiàn)。會計(jì)人員只能是成本管理的組織者，而不是成本管理的主體，不走出這個(gè)認(rèn)識上的誤區(qū)，就不可能搞好工程成本管理。長期以來，有些施工企業(yè)經(jīng)理一提到成本管理就認(rèn)為這是財(cái)務(wù)部門的事情，簡單地將成本管理的責(zé)任歸于會計(jì)人員。其結(jié)果是技術(shù)人員只負(fù)責(zé)技術(shù)和工程質(zhì)量，工程組織人員只負(fù)責(zé)施工生產(chǎn)和工程進(jìn)度，材料管理人員只負(fù)責(zé)材料的采購和點(diǎn)驗(yàn)、發(fā)放工作。這樣表面上看起來分工明確、職責(zé)清晰、各司其職，唯獨(dú)沒有了成本管理責(zé)任。

2．具體操作方面的誤區(qū)。工程成本管理與一般產(chǎn)品成本管理的根本區(qū)別在于它的目標(biāo)成本管理是一次性的，它管理的對象只有一個(gè)工程項(xiàng)目，隨著這個(gè)工程的完工而結(jié)束其歷史使命。因而，如何針對單個(gè)工程項(xiàng)目制定出可操作的目標(biāo)成本則十分關(guān)鍵。但很多施工企業(yè)對于工程目標(biāo)成本的制定過于簡單化和程式化，有些施工企業(yè)只是簡單地依據(jù)企業(yè)以往的工程成本降低率確定一個(gè)目標(biāo)成本，而忽略了該工程的現(xiàn)場環(huán)境、施工條件以及工期的要求，項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部又將這一目標(biāo)成本按照工程成本的構(gòu)成即直接人工費(fèi)、直接材料費(fèi)、機(jī)械使用費(fèi)、制造費(fèi)用等按同比例套算下來，而不管這些成本項(xiàng)目到底有多大的利潤空間，起不到控制作用。

3．人員管理方面的誤區(qū)。堅(jiān)持責(zé)權(quán)利相結(jié)合的原則，獎(jiǎng)罰分明，是促進(jìn)工程成本管理工作健康發(fā)展的動(dòng)力。目前有些施工企業(yè)因?yàn)楦鞑块T、各崗位責(zé)權(quán)利不相對應(yīng)，以至于無法考核其優(yōu)劣，出現(xiàn)了干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣的局面。即使兌現(xiàn)了也是受獎(jiǎng)的不公、受罰的不服。這種只安排工作而不考核其工作成效，或者只獎(jiǎng)

不罰，獎(jiǎng)罰不到位、不對稱的做法，不僅會嚴(yán)重挫傷有關(guān)人員的積極性，也給以后的成本管理工作帶來不可估量的損失。

三、做好施工項(xiàng)目成本控制的具體方法

1．健全完善權(quán)責(zé)明確的管理層次。施工企業(yè)的管理層次一般都有所差別，較小的企業(yè)一般實(shí)行企業(yè)對工程項(xiàng)目的垂直管理，即企業(yè)本部直接管理工程項(xiàng)目經(jīng)理部；較大些的企業(yè)大多實(shí)行分公司對工程項(xiàng)目的垂直管理。一般情況下，公司對分公司下達(dá)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，分公司再向各工程項(xiàng)目部下達(dá)指標(biāo)，項(xiàng)目部向施工隊(duì)和班組下達(dá)指標(biāo)。但有時(shí)也會出現(xiàn)兩個(gè)或兩個(gè)以上分公司共同參與的大型工程項(xiàng)目，在這種情況下，就出現(xiàn)了項(xiàng)目部和分公司管理的交叉問題，在這種情況下，要以工程項(xiàng)目為管理主線，即公司直接對項(xiàng)目進(jìn)行管理。向工程項(xiàng)目部下達(dá)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，就應(yīng)同時(shí)調(diào)整對分公司下達(dá)的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，即分清施工管理成果的歸屬，否則就會造成管理層次不清，責(zé)權(quán)利不對應(yīng)，影響工程項(xiàng)目部或分公司的積極性。施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營年度的具體情況，適時(shí)調(diào)整管理層次以明確責(zé)任，形成層次分明的成本中心，形成實(shí)現(xiàn)公司成本目標(biāo)的保證體系。

2．協(xié)調(diào)好施工中的質(zhì)量和工期的關(guān)系。對施工企業(yè)而言，產(chǎn)品質(zhì)量并非越高越好，超過合理水平時(shí)，屬于質(zhì)量過剩。無論是質(zhì)量不足或過剩，都會造成質(zhì)量成本的增加，都要通過質(zhì)量成本管理加以調(diào)整。一般來說，質(zhì)量預(yù)防費(fèi)用起初較低，隨著質(zhì)量要求的提高逐漸會增加，當(dāng)質(zhì)量達(dá)到一定水平再要求提高時(shí)，該項(xiàng)費(fèi)用就會急劇上升。正確處理質(zhì)量成本中質(zhì)量損失（內(nèi)、外部故障損失）、預(yù)防費(fèi)用和檢驗(yàn)費(fèi)用間的相互關(guān)系，采用科學(xué)合理、先進(jìn)實(shí)用的技術(shù)措施，在確保施工質(zhì)量達(dá)到設(shè)計(jì)要求水平的前提下，盡可能降低工程成本。工期成本管理的目標(biāo)是正確處理工期與成本的關(guān)系，使工期成本的總和達(dá)到最低值。由于內(nèi)外部環(huán)境條件及合同條件的制約，保證合同工期和降低工程成本是一個(gè)十分艱巨的任務(wù)，因此，必須正確處理工期成本的兩個(gè)方面的相互關(guān)系，即工期措施成本和工期損失之間的相互關(guān)系。

3．建立健全成本考核體系。將每一個(gè)人成本控制的責(zé)任和業(yè)績與行政和經(jīng)濟(jì)雙獎(jiǎng)懲緊密掛鉤?？己藭r(shí)間的選擇方法有兩種：一是按日歷時(shí)間分月度、季度和竣工考核；二是按分部分項(xiàng)工程的進(jìn)度，即各分部分項(xiàng)工程結(jié)束、總體工程竣工考核。企業(yè)應(yīng)結(jié)合管理特點(diǎn)對工程項(xiàng)目考核的時(shí)間設(shè)定方法作出規(guī)定，制造費(fèi)用的考核應(yīng)以日歷期間劃分。按時(shí)間分階段考核，可根據(jù)分析期末成本報(bào)表內(nèi)容進(jìn)行考核，考核時(shí)不能局限于報(bào)表上的數(shù)據(jù)，要結(jié)合成本分析資料和施工生產(chǎn)及成本管理的實(shí)際情況作出正確評價(jià)，以對下一階段工作起到糾偏、鼓勵(lì)的作用。

四、結(jié)語

總之，施工項(xiàng)目成本控制應(yīng)該貫穿于整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)從招投標(biāo)直至工程保修期結(jié)束的始終，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須貫徹成本控制思想，它是一個(gè)涉及技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理等方面的綜合問題，涉及項(xiàng)目全過程以及項(xiàng)目組全體成員，是一個(gè)系統(tǒng)工程，應(yīng)對其進(jìn)行全面、全過程、全員控制。惟有如此，施工企業(yè)的項(xiàng)目管理水平才能得到不斷的提高。

參考文獻(xiàn)

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[3]亓鳳華，趙飛．淺析建筑工程項(xiàng)目成本管理[J]．科技信息，2007，（5）．

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關(guān)鍵詞：建筑業(yè)；存貨管理；abc分類控制法

一、建筑企業(yè)存貨的概念

根據(jù)《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》的規(guī)定有：存貨，是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料或物料等。它同時(shí)滿足與該存貨有關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益很可能流入企業(yè)和該存貨的成本能可靠的計(jì)量等條件，包括在途的、加工中的、庫存的各類材料、商品、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、包裝物、低值易耗物等。

二、存貨管理的重要性

存貨在企業(yè)運(yùn)營資本中占有很大的比重，而且流動(dòng)性較差。一般情況下存貨占工業(yè)、建筑業(yè)企業(yè)總資產(chǎn)的30％左右(商業(yè)流通企業(yè)更高)，其管理利用情況如何直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用的水平及資產(chǎn)運(yùn)作的效率。一個(gè)企業(yè)若要做到物盡其用，保持較高的盈利能力，應(yīng)當(dāng)十分重視存貨的管理。在完整且有執(zhí)行力的存貨管理下，企業(yè)的平均資金占用水平會得到很大程度地提高，同時(shí)也可以提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)率。這樣才能最終最大程度地提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

三、當(dāng)前建筑企業(yè)存貨管理存在的問題

1.內(nèi)部的控制制度的不健全

材料的保管與收發(fā)往往沒有臺賬記錄，即便有形式上的臺賬，也是隨意性較大，時(shí)記時(shí)漏或是臺賬和實(shí)物大不相符。由此造成在材料采購、保管環(huán)節(jié)往往由同一個(gè)人完成采購、保管、付款審批、入庫出庫等全過程中，使采購銷售毫無章法，增加了營私舞弊的可能性。

2.存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存缺乏真實(shí)記錄

材料領(lǐng)用和生產(chǎn)成本的歸集，結(jié)中轉(zhuǎn)賬記錄隨意性較大，尤其在工程項(xiàng)目核算上更顯現(xiàn)其弊端，特別是在現(xiàn)采現(xiàn)用的體制中，存貨的收入和發(fā)出會更加的頻繁。

3.毀損報(bào)廢的存貨儲備未及時(shí)處理

毀損待報(bào)廢的存貨儲備在每年一次的清產(chǎn)核資中都應(yīng)該要作為重點(diǎn)的問題進(jìn)行上報(bào)，但往往得不到上級主管部門的批示，由于沒有合適的處理結(jié)果，使得倉庫利用率大大降低，同時(shí)在現(xiàn)采現(xiàn)用中往往出現(xiàn)原材料因損毀供不上工程進(jìn)度從而造成工程工期的延長和資金的浪費(fèi)。

4.材料結(jié)算的不規(guī)范

建筑工程施工中耗用的大量地方材料(如砂子、機(jī)磚、石料等)，大多是從附近的農(nóng)村個(gè)體經(jīng)營者供應(yīng)，而這些個(gè)體經(jīng)營者的數(shù)量眾多，普遍經(jīng)營規(guī)模不大，供貨不穩(wěn)定，供貨量時(shí)多時(shí)少。這些經(jīng)營者多是掛靠一個(gè)材料生產(chǎn)企業(yè)，發(fā)票來源不固定，出具的發(fā)票和銀行的賬號單位名稱不一致等。這些不規(guī)范的經(jīng)濟(jì)行為都會引起涉稅風(fēng)險(xiǎn)和資金支付風(fēng)險(xiǎn)。

四、加強(qiáng)存貨管理的先進(jìn)方法

1.引進(jìn)5s管理方法以提高存貨管理效率

5s管理就是整頓(SHlTON)、整理(SEIRI)、清掃(SEISO)、清潔(SETKETSU)、素養(yǎng)(SHlTSUKE)五個(gè)項(xiàng)目。因日語的羅馬拼音均以“S”，開頭所以被簡稱為5s管理。通過規(guī)范現(xiàn)場、現(xiàn)物營造一目了然的工作環(huán)境，最終提升人的品質(zhì)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

如果建筑企業(yè)引進(jìn)5s管理方法，會從各個(gè)方面產(chǎn)生很大的轉(zhuǎn)變。企業(yè)的存貨管理就會更加有秩序，員工的品質(zhì)和工作態(tài)度都會有很大的提升，從而降低成本，確保存貨的運(yùn)輸與支付。

2.采用abc分類控制法降低存貨庫存量，同時(shí)加速資金的周轉(zhuǎn)

abc分類法的基本原理就是處理任何事情都要分清主次、輕重，區(qū)別關(guān)鍵的少數(shù)和次要的大多數(shù)。根據(jù)不同的情況進(jìn)行管理，它可以幫助人們正確地觀察并作出決策。應(yīng)用在存貨管理中，屬a類的存貨應(yīng)列做存貨管理的重點(diǎn)，要求采用適當(dāng)?shù)姆椒?，科學(xué)的確定該類存貨的經(jīng)濟(jì)訂貨量、訂貨時(shí)間等指標(biāo)，a類存貨應(yīng)占全部存貨的10％～15％，而資金占存貨總額的80％左右(如水泥、鋼筋、油料等)，實(shí)行重點(diǎn)管理，按明細(xì)項(xiàng)目分別核算，嚴(yán)格規(guī)范采購和領(lǐng)用程序，詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄采購耗用和結(jié)存情況，并按期進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)。

對于b類存貨也應(yīng)予以重視，對其進(jìn)行常規(guī)的管理，訂貨的時(shí)間和數(shù)量應(yīng)加以控制。像這一類存貨應(yīng)歸為一般存貨占全部存貨的20％～30％，資金占全部的15％左右。進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂疲蓚}庫保管員登記數(shù)量在賬，定期和財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行核對，這類存貨通?？刹捎枚ㄆ谟嗀浛刂品?。

C類存貨可按不同情況采用不同的管理方法。這一類存貨應(yīng)占全部存貨的60％～65％，資金站存貨總額的5％左右。進(jìn)行一般管理，對于規(guī)格復(fù)雜，需求量零星，價(jià)格低廉的品種，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)加大進(jìn)貨批量，以減少繁瑣勞動(dòng)；對于需求量影響不大，容易采購的商品品種可采用定期訂貨控制法或平時(shí)少儲備，根據(jù)需要隨時(shí)采購。

3.充分利用ERP(Enterprise Resource Planning)企業(yè)資源計(jì)劃等先進(jìn)的管理模式實(shí)現(xiàn)存貨資金信息化，最大程度地堵塞漏洞

篇4

關(guān)于原公私合營企業(yè)、合作商店原業(yè)主索要、強(qiáng)占營業(yè)用房問題，原供銷合作總社和商業(yè)部曾于一九八一年三月五日以（81）供基聯(lián)字05／118號、（81）商層聯(lián)字第5號發(fā)出《關(guān)于合作商店入股房產(chǎn)堅(jiān)持不退還實(shí)物的函》。兩年來，部分地區(qū)強(qiáng)占營業(yè)房屋的情況有所緩和，但是還有些地區(qū)的情況仍在發(fā)展。為此，我們共同研究，并向最高人民法院征求了意見，擬定了《關(guān)于索要、強(qiáng)占原公私合營企業(yè)、合作商店?duì)I業(yè)用房問題的處理意見》，已經(jīng)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請研究執(zhí)行。

關(guān)于索要強(qiáng)占原公私合營企業(yè)、合作商店?duì)I業(yè)用房問題的處理意見（摘錄）（1983年2月20日）

一、私營企業(yè)實(shí)行公私合營時(shí)，經(jīng)過清產(chǎn)核資，將流動(dòng)資金和營業(yè)用房、設(shè)備以及其他經(jīng)營用具等固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)為公私合營企業(yè)的資產(chǎn)，國家已按年息五厘發(fā)給定息，定息發(fā)至一九六六年第三季度。公私合營企業(yè)的資產(chǎn)（包括原來核定投資的房屋）已屬國家所有，不應(yīng)退給本人，這是黨和國家的既定政策，不能改變。至于一九八年從原資產(chǎn)階級工商業(yè)者中間區(qū)別出來的勞動(dòng)者的股金，按照中發(fā)〔1979〕84號文件的規(guī)定“以后再議”。無論以后股金如何處理，原則上也不退還已入股的營業(yè)用房等實(shí)物。原業(yè)主不得以任何理由要求退還。強(qiáng)行侵占已屬國家所有的房屋是違法行為，必須說服他們自動(dòng)搬出。堅(jiān)持不搬的，應(yīng)依法處理。

二、原來家店不分的商店，一部分房屋雖然經(jīng)過清產(chǎn)估價(jià)，但事實(shí)上并沒有入股，也沒有領(lǐng)取定息，至今仍由原業(yè)主住用的，其房屋所有權(quán)應(yīng)歸原業(yè)主所有。已經(jīng)折價(jià)入股并領(lǐng)取了定息，房屋一直由原業(yè)主住用的，可以維持現(xiàn)狀，但產(chǎn)權(quán)為國家所有，應(yīng)適當(dāng)收取租金。

三、原小商小販參加合作商店時(shí)折價(jià)入股的營業(yè)用房、設(shè)備和其他經(jīng)營用具，是集體所有的財(cái)產(chǎn)，其折價(jià)金額已轉(zhuǎn)為私股股金。國務(wù)院一九六二年十月四日批轉(zhuǎn)中央工商行政管理局《關(guān)于國營商業(yè)、公私合營商業(yè)、供銷合作社、合作商店和合作小組的小商小販下放農(nóng)村參加農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的意見的報(bào)告》進(jìn)一步明確規(guī)定：“下放農(nóng)村參加農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的小商小販的原有股金，應(yīng)當(dāng)退還給本人，但一般不退還實(shí)物?！爆F(xiàn)在重申：在退還股金時(shí)，一律以當(dāng)時(shí)核定股金（包括固定資產(chǎn)的折價(jià)金額）為準(zhǔn)，只退現(xiàn)金，不退房產(chǎn)等實(shí)物。對于非法強(qiáng)占合作商店?duì)I業(yè)用房屋的案件，依照本意見第一條的原則處理。

篇5

(一)國際檔案界共同關(guān)注的幾個(gè)熱點(diǎn)問題

國際檔案界共同關(guān)注的熱點(diǎn)問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協(xié)會2(X刃、2001、2002、2003年已經(jīng)舉辦或?qū)⒁e辦的檔案學(xué)術(shù)年會議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護(hù)與利用:最優(yōu)化管理的實(shí)踐和解決辦法”國際會議的議題;20(X〕年已經(jīng)舉辦的第十四界國際檔案大會的主要議題及與會者發(fā)言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會的主題“檔案、記憶與知識”;代表性檔案國際學(xué)術(shù)刊物1999年以來發(fā)表的學(xué)術(shù)論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關(guān)注的問題而言，可以歸納為以下5個(gè)方面:

1.數(shù)字檔案的保護(hù):研究數(shù)字環(huán)境下檔案的形成、維護(hù)及利用，數(shù)字檔案保護(hù)的程序，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，安全與質(zhì)量保證，長久可獲取性，數(shù)字檔案保護(hù)的檔案觀，數(shù)字簽字的使用及問題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護(hù)與利用，檔案化電子文件系統(tǒng)的建立，真實(shí)性電子文件長久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓(xùn)，電子文件管理的責(zé)任，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、模式及要求的使用和實(shí)施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)，與電子著錄信息標(biāo)準(zhǔn)和圖書著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)如國際檔案理事會的《檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)ISAD(G)》和《機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個(gè)人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規(guī)程RAD》等:

4.檔案的鑒定:研究檔案鑒定的方法、準(zhǔn)則和技術(shù)，目前被國際檔案界公認(rèn)的檔案鑒定方法有美國的檔案記錄戰(zhàn)略，加拿大的宏觀鑒定方法、歐洲國家的職能鑒定方法、國際項(xiàng)目InterPARES針對電子文件的真實(shí)性鑒定方法等;

5.檔案的利用:研究公共檔案信息利用的內(nèi)容，檔案信息的真實(shí)性和智能控制，檔案信息內(nèi)容的管理及服務(wù)，建立和維護(hù)易于檢索的檔案利用系統(tǒng)，自動(dòng)標(biāo)引技術(shù)，檔案的數(shù)字編目及數(shù)字化檢索工具，檔案利用的法律、版權(quán)、隱私、保密、自由利用與平等利用問題及其解決辦法等。

(二)、檔案管理的未來發(fā)展方向

檔案管理的國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及研究成果揭示，世界各國的檔案管理正朝著以下3個(gè)方向發(fā)展。

1.文件與檔案信息管理的國際化與標(biāo)準(zhǔn)化

隨著電子、數(shù)字和通訊技術(shù)的全球化普及，國家與國家間的電子政務(wù)和電子商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，文件與檔案的國際間合作與交流越來越多，文件與檔案管理與利用的國際化與標(biāo)準(zhǔn)化趨勢越來越明顯，也越來越重要。目前在文件和檔案的管理與利用方面已經(jīng)出版了兩個(gè)方面的國際標(biāo)準(zhǔn):檔案著錄:為了促進(jìn)檔案的國際化交流和信息資源共享，目前在檔案著錄方面國際檔案理事會已于1999年出版了((檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，在檔案內(nèi)容著錄的原則、要求、方法和著錄的基本元素等方面形成了國際規(guī)范;文件管理:2001年10月150國際標(biāo)準(zhǔn)化組織出版了世上第一個(gè)文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)150154893，對真實(shí)、可靠、完整和長久可利用活動(dòng)記錄的規(guī)范化形成、管理、保管與利用提出了最優(yōu)化管理的要求、方法與技術(shù)指南。世界上許多國家的專家學(xué)者都在為真實(shí)性電子文件的長久利用、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的法律認(rèn)可、檔案資源的共享等問題開展國際間的合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。文件與檔案信息管理的國際標(biāo)準(zhǔn)為文件與檔案管理的質(zhì)量檢驗(yàn)與國際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評估的準(zhǔn)則，是機(jī)構(gòu)文件和檔案是否采用國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)及其機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)是否管理高效、機(jī)構(gòu)服務(wù)是否用戶滿意和具有誠信的重要標(biāo)志。

2.文件、檔案、信息、知識管理的集成化與合作化

隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，檔案管理與文件管理、圖書管理、信息管理和博物管理的關(guān)系越來越密切，知識管理強(qiáng)調(diào)用戶至上，強(qiáng)調(diào)知識的積累、共享和交流，強(qiáng)調(diào)知識產(chǎn)品的輸出，作為知識管理有機(jī)組成的各類信息資源管理在管理理念，管理目標(biāo)，管理的社會服務(wù)功能、管理過程與管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，知識管理思想和數(shù)字技術(shù)手段使得各種信息資源的集成管理與集成化服務(wù)成為了可能。為此檔案工作者需要采用合作與伙伴關(guān)系，與政府機(jī)構(gòu)、信息中心、圖書館，博物館等合作共同挖掘檔案在電子政務(wù)與電子商務(wù)服務(wù)，在社會化教育與信息化服務(wù)，在休閑社會文化建設(shè)等方面的社會服務(wù)功能，共同關(guān)注檔案管理與其形成者、主要用戶、投資者、未來可能的受益者及與機(jī)構(gòu)、社區(qū)、地區(qū)、國家和國際社會的關(guān)系，共同維護(hù)真實(shí)性證據(jù)、信息和記憶的完整和長久可用。

3.檔案管理的職業(yè)化與社會化

隨著人類社會文明的不斷進(jìn)步，法制化社會的不斷健全和信息化社會的不斷完善，個(gè)人、機(jī)構(gòu)和社會記憶的恰當(dāng)保存和永久利用已成為國家和社會必需，人類社會活動(dòng)真實(shí)性、可靠性、完整性證據(jù)和信息的長久維護(hù)和利用已成為各種業(yè)務(wù)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)必不可少的法律和質(zhì)量保障，成為各種社會管理活動(dòng)高效率、高效益、公平競爭的必然要求，檔案管理成功的國際經(jīng)驗(yàn)表明，檔案管理的未來發(fā)展方向是職業(yè)化和社會化。這一發(fā)展趨勢明顯地表現(xiàn)在以下5個(gè)方面:*檔案管理在國家和社會的進(jìn)步與發(fā)展中越來越重要，檔案管理的專業(yè)管理理念與管理知識不僅在國家信息資源的管理中有其特殊的作用，在維護(hù)人類歷史記憶的長河中更有其獨(dú)特的地位;*檔案學(xué)作為一門獨(dú)立的學(xué)科其學(xué)科方法不僅對本學(xué)科的發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，對其他相關(guān)學(xué)科和對社會科學(xué)的貢獻(xiàn)也越來越被社會廣泛認(rèn)可;*各國檔案管理的法規(guī)體系逐漸建全，公民的檔案保護(hù)和檔案利用意識不斷加強(qiáng)，檔案保護(hù)已成為許多國家公民必盡的社會義務(wù)，而公民利用公共檔案的權(quán)益也已得到了國家法律的保障;*檔案管理工作是一項(xiàng)專門化的知識管理工作，只有接受過專業(yè)的檔案管理知識教育或培訓(xùn)，獲得檔案管理職業(yè)證書或培訓(xùn)證書的檔案工作者才能勝任該項(xiàng)工作，這已在國際檔案界達(dá)成共識;在歐美國家檔案研究生證書已成為檔案工作上崗的最低學(xué)歷要求，檔案博士生教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，成為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要支持;*檔案職業(yè)協(xié)會在檔案管理的理論與實(shí)踐研究，檔案的職業(yè)化教育與培訓(xùn)指導(dǎo)，檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)制定，檔案管理的最優(yōu)化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、推薦與推廣等方面起著越來越重要的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)作用;在檔案職業(yè)協(xié)會的引導(dǎo)下，國家政府機(jī)構(gòu)、公私企業(yè)、組織和個(gè)人的檔案管理行為將朝著對社會負(fù)責(zé)，為社會服務(wù)的方向發(fā)展。

二、電子文件管理的國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及未來發(fā)展方向

90年代以來世界各國的檔案工作者針對電子文件的管理開展了一系列研究，在電子文件管理的理論與實(shí)踐方面取得了可喜的成就，在電子文件管理的基本概念，電子文件管理的思想與管理模式，管理方法與管理技術(shù)，管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，如:國際檔案理事會出版的電子文件管理指南，歐洲國家的電子文件管理教育與培訓(xùn)共同框架，澳大利亞的電子文件管理的戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，英國國家檔案館的電子政府文件管理指南及政策框架，美國匹茲堡大學(xué)的文件管理功能要求，加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)的模式、原則與要求。目前的研究重點(diǎn)是電子文件管理理論和標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用研究和檢驗(yàn)，各種不同類型電子文件管理方法的最優(yōu)化方案評估和選擇等。以下就我國檔案工作者最為關(guān)注的三個(gè)問題分析其國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及成果。這三個(gè)問題分別是:電子文件保管與保護(hù)的方法、電子文件管理的未來發(fā)展方向、電子文件管理和利用的思路與對策。

(一)電子文件保管與保護(hù)的方法

電子和數(shù)字信息技術(shù)給所有信息管理人員帶來了種種挑戰(zhàn)，文件管理人員和檔案工作者也不例外，應(yīng)對數(shù)字化信息挑戰(zhàn)最為關(guān)鍵的保管與保護(hù)要素有三個(gè):1.載體保護(hù):保護(hù)電子文件的物理載體;2.技術(shù)保護(hù):不斷更新技術(shù)從舊到新;3.智能保護(hù):確保原始記錄下來的信息在各種有意無意或偶然的變化中能完整和真實(shí)。

其中智能保護(hù)最為困難，有五個(gè)因素決定著信息的完整性:1.信息內(nèi)容;2.信息內(nèi)容的固定性;3.信息長久和可靠查詢的參照;4.信息的來源;5.信息的背景。

電子文件的保管與保護(hù)方法，歸納起來有以下7種:

1.模擬存儲:即將電子文件打印到紙上或縮微膠片上，將其納人現(xiàn)存文件管理系統(tǒng)管理的方法。該方法在打印過程中有可能會丟失上述關(guān)鍵保護(hù)要素，如不加以設(shè)置或預(yù)先處理，一些元數(shù)據(jù)會丟失，電子文件的完整性會受到影響。

2.政策規(guī)定:它包括使用外部規(guī)章體系或內(nèi)部政策和程序建立電子文件保管的要求。政策的制定是數(shù)字文件保護(hù)的必要條件，但并不是保證電子文件得以保護(hù)的充分條件，它只是提供了人們行為和承諾的準(zhǔn)則但并不等于提供了解決問題的全部辦法，另外政策還需監(jiān)督落實(shí)和開展常規(guī)性評估和不斷更新。

3.標(biāo)準(zhǔn)格式:標(biāo)準(zhǔn)格式的目標(biāo)是為了避免人們受控于個(gè)別兜售商的專用格式，減少面臨風(fēng)險(xiǎn)的可能，使用標(biāo)準(zhǔn)格式必須保護(hù)所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)要素及其屬性，但它的問題是標(biāo)準(zhǔn)格式較少具備數(shù)字世界最新出臺的時(shí)尚功能和組成。

4.計(jì)算機(jī)博物館:計(jì)算機(jī)博物館雖然也是保管的一種方法，卻是最后才可采用的，不得以的方法。在這一方案中，一個(gè)或多個(gè)機(jī)構(gòu)要長久的收集和維護(hù)各種不同版本的計(jì)算機(jī)軟硬件。機(jī)構(gòu)需為不定的未來維護(hù)大量的備件、手冊和記錄。計(jì)算機(jī)博物館的保護(hù)方法存在一系列問題:如機(jī)器是否就能運(yùn)行?有多少人會用這些資源?需要多少博物館?數(shù)字技術(shù)檢索的主要優(yōu)勢還能再現(xiàn)等?

5.轉(zhuǎn)換和遷移:這一方法一定程度與計(jì)算機(jī)博物館概念正好相反。其目標(biāo)是隨軟硬件的變化保證數(shù)字文件的可讀性。轉(zhuǎn)換即是把舊的數(shù)據(jù)文件重新寫人新的計(jì)算機(jī)環(huán)境。遷移即是把數(shù)字信息從不能再工作的非現(xiàn)行遺留系統(tǒng)中移出的方法。遷移總是要有特殊的軟件作支持，會對文件信息內(nèi)容的完整性帶來一定問題。

6.仿真:仿真是當(dāng)前電子文件保管與保護(hù)研究的熱點(diǎn)主題。仿真意味著一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會向另一個(gè)一樣工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技術(shù)，用于未來未知的計(jì)算機(jī)，它將以人類可讀的形式保存描述性數(shù)據(jù)以再形成數(shù)字文件，并將把描述性數(shù)據(jù)、軟件和仿真說明等文件一起包裝封存。

7.永久性數(shù)字檔案館:永久性數(shù)字檔案館方法是美國檔案與文件管理署資助的一個(gè)研究項(xiàng)目的名稱。該項(xiàng)目與圣地亞哥超級計(jì)算機(jī)中心合作，旨在研制一個(gè)操作系統(tǒng)能夠捕獲、維護(hù)和提供電子文件的利用，不受計(jì)算機(jī)環(huán)境的變化。其目標(biāo)是將文件的內(nèi)容連同其描述性數(shù)據(jù)和背景信息一道包裝起來，以保證文件能在未來的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀。

(二)電子文件管理的未來發(fā)展方向

就信息技術(shù)發(fā)展的趨勢來說，電子文件的管理功能正向以下3個(gè)方向發(fā)展:

1.文檔管理與業(yè)務(wù)工作流集成實(shí)現(xiàn)文件和檔案與其它數(shù)據(jù)的積累、共享和交流。這將成為具有知識管理工具的軟件產(chǎn)品的重要功能。

2.文檔管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，這已成為業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件產(chǎn)品功能不斷完善的重要標(biāo)識，文檔管理是業(yè)務(wù)管理必不可少的一種管理工具，它的管理對象是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的，二者的關(guān)系密不可分。

3.文檔管理與其他信息資源系統(tǒng)集成，最大限度地實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)信息資源的共享。

隨著信息化的逐步深人，在保障了所捕獲的信息的完整、準(zhǔn)確的前提下，信息系統(tǒng)的主要功能便是信息資源的高度集成化管理與集成化服務(wù)。就檔案管理的決策選擇來說，電子文件的管理決策正向以下3個(gè)方向發(fā)展:

1.電子文件的研究方法決策:從前端到末端(toP一down)或末端到前端伽徹m一uP)，前者采用的是演繹的方法建立起通用的規(guī)程，加拿大哥倫比亞大學(xué)的InterPARES項(xiàng)目便是典型;后者采用歸納的方法從已有案例總結(jié)經(jīng)驗(yàn)再應(yīng)用于其他案例，這一方法已被印地納大學(xué)驗(yàn)證。

2.電子文件保管決策:將文件管理功能建人信息管理系統(tǒng)或?qū)⑽募平坏綄ｉT的文件保管系統(tǒng)。匹茲堡大學(xué)的“文件管理的功能要求”項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)的便是前者，最新的研究成果傾向于后者，研究表明后者更易操作。

3.電子文件的保管與保護(hù)決策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管與保護(hù)設(shè)施，后者愿意與其它服務(wù)機(jī)構(gòu)簽定合同由外部服務(wù)機(jī)構(gòu)提供保管與保護(hù)服務(wù)。決策不僅涉及經(jīng)濟(jì)問題，還涉及機(jī)構(gòu)機(jī)制和機(jī)構(gòu)的優(yōu)先權(quán)考慮等因素。

(三)電子文件管理和利用的思路與對策

就電子文件管理和利用的主要問題而言，其思路與對策可以歸納為以下5個(gè)方面:

1.電子文件保管的目標(biāo):保證電子文件的真實(shí)、可靠、可利用、可存取和可理解。

2.電子文件的鑒定:可采用職能鑒定和宏觀鑒定的方法，根據(jù)文件形成機(jī)構(gòu)的職能及活動(dòng)過程來判斷電子文件的價(jià)值，并將鑒定方案嵌人文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)活動(dòng)流程，鑒定工作應(yīng)當(dāng)是全過程的從文件形成前端的系統(tǒng)設(shè)計(jì)就開始并貫穿與文件運(yùn)動(dòng)的全過程。

3.電子文件的保護(hù):電子文件保護(hù)的觀念應(yīng)從保護(hù)載體轉(zhuǎn)向保護(hù)內(nèi)容，從保護(hù)文件的次序轉(zhuǎn)向保護(hù)文件的完整性、可存取性和可理解性。

篇6

檔案風(fēng)險(xiǎn)管理理論研究在原有檔案理論基礎(chǔ)上，吸收檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)成果和借鑒風(fēng)險(xiǎn)管理理論，并加以融會貫通，讓檔案學(xué)理論呈現(xiàn)出清新的風(fēng)貌，是檔案管理理論研究過程中根據(jù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，不斷進(jìn)行新的探索、修正、完善自身、使其隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)步的表現(xiàn)。

風(fēng)險(xiǎn)是安全的對立面，風(fēng)險(xiǎn)的存在就意味著安全事故發(fā)生的可能性。風(fēng)險(xiǎn)管理就是安全管理一部分,而且是核心組成部分,它既是一種安全指導(dǎo)思想,同時(shí)也是一種安全實(shí)踐方式。檔案管理中的眾多風(fēng)險(xiǎn)，正是影響檔案安全管理的負(fù)面因素。“檔案信息安全保障體系建設(shè)”提出后，學(xué)者積極運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)管理理論探討檔案安全保障體系建設(shè)問題，促進(jìn)了檔案風(fēng)險(xiǎn)管理研究的發(fā)展。

目前我國對檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的研究既有理論層面的闡述，也有基于實(shí)踐層面的探索，研究內(nèi)容主要集中于電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理、檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)及防范、專門檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理等方面。

電子文件（數(shù)字信息）管理最先引進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理理論進(jìn)行研究，其后一直是研究的熱點(diǎn)。在這方面，最初的研究文章主要著眼于電子文件存在的風(fēng)險(xiǎn)和防范措施，主要基于電子文件管理實(shí)踐過程中風(fēng)險(xiǎn)因素造成損失的狀況和如何防范進(jìn)行總結(jié)，研究偏重技術(shù)方面。正式提出“電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理”后，國內(nèi)對電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究主要集中在對該理論的概括論述方面，其次是電子文件風(fēng)險(xiǎn)識別與評估、風(fēng)險(xiǎn)防范與應(yīng)對方面。對“電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理”，已經(jīng)形成完善的概念基礎(chǔ)并提出系統(tǒng)的研究框架。伴隨著電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究的不斷深入，研究重點(diǎn)又將逐漸轉(zhuǎn)向更廣闊的實(shí)踐層面，在理論指導(dǎo)下探討如何解決電子文件管理實(shí)踐中的風(fēng)險(xiǎn)問題。

檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)和防范是檔案風(fēng)險(xiǎn)管理研究中的另一熱點(diǎn)。這一方面的研究多是從檔案信息化實(shí)踐狀況出發(fā)，對檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行總結(jié)并提出對策。目前學(xué)者提出的檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)因素主要包括觀念和認(rèn)識風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、人才風(fēng)險(xiǎn)，從而提出的檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對和防范措施有實(shí)行分等級風(fēng)險(xiǎn)管理措施，加強(qiáng)培訓(xùn)、提高檔案工作人員對檔案信息化的認(rèn)識，預(yù)留風(fēng)險(xiǎn)保證金、制訂建設(shè)規(guī)劃、防范資金風(fēng)險(xiǎn)，采用逐步更新、持續(xù)改進(jìn)的技術(shù)措施，引入信息監(jiān)理方等。檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)和防范研究，尚未像電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理那樣提出系統(tǒng)的管理框架和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對模型，還未形成嚴(yán)密、系統(tǒng)的理論體系。

篇7

1 機(jī)關(guān)檔案工作管理方法的革新

隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無紙化辦公，產(chǎn)生大量的電子公文須及時(shí)歸檔，原有對文件與檔案管理的原則和方法也因此發(fā)生了改變。表現(xiàn)在改變了傳統(tǒng)的文件與檔案管理工作流程，依據(jù)電子文件和檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的變化、管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，對傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，某些工作環(huán)節(jié)需要提前監(jiān)控，某些重復(fù)性的工作環(huán)節(jié)需要撤銷合并等。例如，著錄需要在電子文件生成之時(shí)就開展起來，貫穿于文件和檔案管理的各個(gè)階段，并且，前期著錄成果能夠?yàn)楹笃跈n案管理所利用等。

2 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的策略

2.1 “前端控制”策略?！扒岸丝刂啤敝笝n案工作者不能再像過去那樣坐等“守?cái)偂?，而是需要在電子文件形成之時(shí)甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)中。例如：鑒于電子文件數(shù)量較大等特點(diǎn)，要求在電子文件管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置歸檔范圍、保管期限等功能要求，在文件生成或收到之時(shí)即進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔和前端鑒定。

2.2 檔案管理工作的提前介入。提前介入實(shí)際上是要求檔案工作者從文件的形成階段就開始介入電子文件的管理工作過程，要求檔案工作者不僅能夠通過網(wǎng)絡(luò)使用電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)施文件處理過程前端監(jiān)控，而且，應(yīng)在電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研制階段就參與需求調(diào)研和系統(tǒng)分析，將檔案管理的思想和方法融入系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程。這種從文件形成階段就開始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準(zhǔn)確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質(zhì)量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價(jià)值性和完整有效性。

只有通過對電子文件形成過程加強(qiáng)控制，檔案工作者才能夠收集到完整、準(zhǔn)確的電子文件元數(shù)據(jù)及背景信息等，了解和認(rèn)識電子文件的管理特性，做好歸檔鑒定、歸檔移交、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)遷移等工作，最終對歸檔后的電子文件實(shí)施有效管理。

2.3 “全程管理”策略?！叭坦芾怼敝笇﹄娮游募漠a(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進(jìn)行全過程的監(jiān)控和管理。電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，而且，各個(gè)運(yùn)動(dòng)階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個(gè)生命過程實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性和可讀性。

2.4 建立完善相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？茖W(xué)化的管理不僅體現(xiàn)于有現(xiàn)代化的工作手段，還需要有完善的制度體系。如何做好電子公文的有序管理，關(guān)鍵是要認(rèn)真研究、建立各項(xiàng)管理規(guī)章制度。如電子公文歸檔制度、電子檔案鑒定制度、網(wǎng)上用戶身份確認(rèn)制度，制定電子檔案規(guī)范格式和數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)等。通過規(guī)范文檔一體化管理流程，統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項(xiàng)目，使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等，這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進(jìn)行著錄奠定了基礎(chǔ)。

篇8

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲區(qū)讀到另一個(gè)存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。超級秘書網(wǎng)

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇9

【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè)；電子檔案；檔案管理

電子檔案是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理的最新發(fā)展方向之一?，F(xiàn)結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，探討電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。

1 檔案管理的目的和功能

“檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內(nèi)容之一。

2 煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

2.1 信息的廣泛性

煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等?？萍紮n案包括礦建、采煤、掘進(jìn)、機(jī)電、運(yùn)輸、通風(fēng)、地質(zhì)等檔案。信息量巨大是其特點(diǎn)之一。

2.2 使用的頻繁性

煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時(shí)每刻都和一線生產(chǎn)緊密聯(lián)系，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、機(jī)電設(shè)備檔案等，其使用頻繁性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他行業(yè)。

3 電子檔案的最新發(fā)展和應(yīng)用

電子檔案這一概念出現(xiàn)于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！?/p>

1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》（試行稿）的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日―13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善?？梢姡嘘P(guān)電子檔案及其管理問題的研究與應(yīng)用正在廣泛開展。

4 電子檔案與傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

4.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

電子檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：存在形式一般為磁盤（硬盤）及光盤等有形介質(zhì)，存取方便，占用空間小，存儲容量大，便以攜帶和傳輸，可和計(jì)算機(jī)直接連接，可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。

其缺點(diǎn)是保存時(shí)間短（與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年），保密性差，保存條件高（需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等），閱讀不方便。

4.2 傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：保存時(shí)間長，保密性好，占用空間大，閱讀方便。

其缺點(diǎn)是占用空間大，存儲容量小，不便以攜帶和傳輸，復(fù)制困難，保存條件高（需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等）。

5 電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)實(shí)意義

從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統(tǒng)紙張檔案更多的優(yōu)點(diǎn)。特別是結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，在檔案的應(yīng)用方面，電子檔案更具互補(bǔ)的優(yōu)點(diǎn)，便于攜帶，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。具體在實(shí)踐中有以下的意義：

1）煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的最新發(fā)展，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)行電子檔案和傳統(tǒng)紙張檔案雙檔案系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開發(fā)與利用”的目的為主。雙檔案系統(tǒng)不僅有利于傳統(tǒng)紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開發(fā)與利用。

2）電子檔案系統(tǒng)應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)和存儲器（硬盤、光盤）、掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等。還應(yīng)配備專門電子檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。計(jì)算機(jī)用以對電子檔案的管理，存儲器（硬盤、光盤）用于電子檔案的存儲，掃描儀、照相機(jī)用于傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換。

3）可以把科技檔案（包括規(guī)程、措施、圖紙等）和文件等全部數(shù)字化存檔。通過計(jì)算機(jī)和專門的管理軟件分類管理。應(yīng)用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲格式以Word、CAD等通用格式為主，便于查閱。

4）利用或建立煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，使所有的電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢。各生產(chǎn)隊(duì)組的技術(shù)員可以隨時(shí)通過電腦終端查閱電子檔案室的授權(quán)文件。

5）為加強(qiáng)保密管理，可以設(shè)立權(quán)限，利用密鑰來管理。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問。如果驗(yàn)證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。

6）為了建立完善的電子檔案系統(tǒng)和有效的服務(wù)系統(tǒng)，需要加強(qiáng)人才的專門培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，以至于現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。

7）可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程，可在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣檔案的前身以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多以磁盤為載體的機(jī)讀形式。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

8）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存。利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

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關(guān)鍵詞：電子商務(wù) 檔案 影響

隨著的電子商務(wù)的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的交易模式，給企業(yè)提供了更大的業(yè)務(wù)平臺，同時(shí)也對企業(yè)檔案管理方面提出了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案作為企業(yè)知識的沉淀，記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等活動(dòng)，是企業(yè)發(fā)展中寶貴的信息資源。因此研究電子商務(wù)對企業(yè)檔案信息管理的影響尤為必要。

一、電子商務(wù)對企業(yè)檔案管理的影響

電子商務(wù)給企業(yè)帶來了經(jīng)營戰(zhàn)略、組織管理、信息共享及文化沖突等方面的變化，它不僅是一種技術(shù)革命，更是一種通過技術(shù)的輔助、引導(dǎo)、支持來實(shí)現(xiàn)前所未有的頻繁的商務(wù)經(jīng)濟(jì)往來，是商務(wù)活動(dòng)本身發(fā)生的根本性革命。

1. 企業(yè)檔案載體形式發(fā)生了變化。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是在企業(yè)的電子商務(wù)活動(dòng)中，電子郵件、電子簽名、電子合同等文件格式大量產(chǎn)生，企業(yè)在管理、生產(chǎn)和科技活動(dòng)中會形成越來越多的存儲在軟盤、光盤、計(jì)算機(jī)的硬磁盤上的電子文件。電子文件具有非人工識讀性、信息存儲的高密度性、信息與載體之間的可分離性、多種信息媒體的集成性及系統(tǒng)的依賴性等特點(diǎn)。對企業(yè)來說，如何保存好這些電子文件是新時(shí)期檔案工作所要解決的實(shí)際問題。

2. 企業(yè)檔案工作方式和管理手段發(fā)生了變化。電子商務(wù)活動(dòng)中電子信息技術(shù)的大量應(yīng)用，不但使人類社會改變了管理方式，更重要的是人類的許多文化觀念也隨之改變。在電子環(huán)境下，任何東西都不是明顯可見的，電子文件的各項(xiàng)特征變得復(fù)雜，要求檔案工作者和文件管理者要有能力確定電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。在信息時(shí)代，所有的組織機(jī)構(gòu)為了能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需的文件、檔案信息，都無一例外地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來滿足組織對信息的需求。作為檔案工作者來說，更需要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，用自動(dòng)化、系統(tǒng)化的管理手段，快速、準(zhǔn)確地為組織提供文件、檔案信息，為科學(xué)決策服務(wù)。

3. 企業(yè)檔案管理流程發(fā)生了變化。由于企業(yè)檔案載體形式的變化，帶來了企業(yè)檔案工作方式的轉(zhuǎn)變，同樣在整個(gè)檔案的管理流程中，電子文件在管理的時(shí)間、內(nèi)容和順序上都發(fā)生了相應(yīng)的變化，促使企業(yè)檔案管理必須實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案前端控制和全程管理方法。

①管理時(shí)間上的變化。電子文件由于易更改、易刪除的特點(diǎn)決定了其管理時(shí)間需提前到電子文件的形成階段，只有這樣才能防止電子文件在形成之后不會因?yàn)橛布p壞或人為修改而造成的丟失。

②管理內(nèi)容上的變化。由于電子文件是在電子環(huán)境中生成的，其對計(jì)算機(jī)的軟件、硬件都有很強(qiáng)的依賴性，因此電子文件在歸檔時(shí)要求與之相配套的生成軟件或管理系統(tǒng)一同保存；對文件的鑒定來說，電子文件鑒定時(shí)要求對其技術(shù)狀況做出判斷，這些都是傳統(tǒng)鑒定工作所沒有的。

③管理順序上的變化。由于電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作需要在文件的形成階段就進(jìn)行，因此可以說電子文件的管理流程貫穿于整個(gè)電子文件的生命全過程中。這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理程序是不同的，紙質(zhì)檔案管理是有一定先后順序的，比如先鑒定、后歸檔、再著錄等。

二、電子商務(wù)環(huán)境下加快企業(yè)檔案信息化體系建設(shè)

1. 建立并豐富企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

可以依托企業(yè)網(wǎng)站建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，收集反映本企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的基本數(shù)據(jù)、歷史記錄等資料，及時(shí)歸檔整理形成豐富的檔案信息資源。此外，還應(yīng)廣泛收集行業(yè)內(nèi)部信息資料，隨時(shí)了解并溝通同行業(yè)檔案工作動(dòng)態(tài)，取得與自己相關(guān)聯(lián)的信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為企業(yè)各部門的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、決策提供信息服務(wù)。

首先，企業(yè)檔案部門應(yīng)該對檔案信息資源數(shù)據(jù)采集和整合方式進(jìn)行改進(jìn)，對文字、聲音、圖像等信息進(jìn)行數(shù)字化處理；加強(qiáng)信息收集著錄與交流，建立豐富的網(wǎng)絡(luò)信息庫，及時(shí)、有效地整合檔案信息，進(jìn)行檔案開發(fā)。

其次，電子商務(wù)企業(yè)隨時(shí)隨地都能接收到大量信息，企業(yè)檔案部門應(yīng)努力建設(shè)有自身特色的信息資源數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將需要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，通過對數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)整理、分析和挖掘，為企業(yè)及客戶提供有用的信息。

2. 加強(qiáng)對電子檔案的管理

企業(yè)檔案工作人員通過在網(wǎng)頁上下載和上傳來完成電子文件，這些電子文件中具有重要保存價(jià)值的檔案信息在電子檔案數(shù)據(jù)中心服務(wù)器上進(jìn)行物理歸檔，轉(zhuǎn)化為電子檔案，并有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案歸檔保存，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙套制，以確保檔案信息的安全。電子檔案的載體與以往紙質(zhì)檔案不同，因此，保管的要求也不相同。它使用的存儲介質(zhì)是較高容量的新材料載體，如磁盤和光盤等；電子檔案數(shù)據(jù)庫房要防塵，并保持清潔、通風(fēng)，檔案工作人員也要定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查，以防計(jì)算機(jī)等設(shè)備感染病毒。

3. 了解企業(yè)需求，拓展服務(wù)內(nèi)容

企業(yè)檔案工作人員不僅要做好檔案信息資源的收集保管，還需要更多的了解企業(yè)需求，拓展服務(wù)領(lǐng)域。一方面，從相關(guān)網(wǎng)絡(luò)上獲取有效信息，提供企業(yè)產(chǎn)、供、銷、技術(shù)、資金、政策等信息，建立起一套適合本企業(yè)的科學(xué)、高效的企業(yè)檔案信息資源管理體系，為企業(yè)發(fā)展提供主動(dòng)的全方位的服務(wù)。另一方面，通過企業(yè)門戶網(wǎng)站，結(jié)合營銷手段，把最能展現(xiàn)企業(yè)自身優(yōu)勢和良好形象的信息資源于網(wǎng)上，吸引客戶。

4. 借助企業(yè)信息部門的技術(shù)力量，做好相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制訂

檔案信息化建設(shè)要與企業(yè)信息建設(shè)同步進(jìn)行，檔案部門應(yīng)通過吸收和借鑒國際國內(nèi)成功的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，從而盡快制定出符合本企業(yè)電子文件管理的規(guī)范制度標(biāo)準(zhǔn)，如電子檔案存儲格式、代碼標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等。相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制訂是在新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代中，這是促使企業(yè)檔案信息建設(shè)制度更規(guī)范、共享性更強(qiáng)、成功利用率更高的保證。

5. 培養(yǎng)高素質(zhì)、多技能的檔案信息管理人才

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要一支專業(yè)技術(shù)素質(zhì)較高的隊(duì)伍， 因此，應(yīng)加大檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)力度，有針對性進(jìn)行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)、人工智能和基本技能等知識的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)把理論與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合，提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能，從而能更熟練地為企業(yè)電子商務(wù)活動(dòng)提供信息服務(wù)。

三、結(jié)論

進(jìn)入電子商務(wù)時(shí)代，企業(yè)檔案信息資源在企業(yè)的發(fā)展中將日益占據(jù)主導(dǎo)地位，企業(yè)檔案管理應(yīng)跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，并在先進(jìn)的管理理念和模式的指導(dǎo)下，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行根本性的變革，提高檔案管理水平，只有這樣才能合理開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源效用的最大化，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，提高企業(yè)效益。

參考文獻(xiàn)