導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案室智能化建設(shè)方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：智能化；學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)；可行性

Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.

Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

隨著計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，大多數(shù)學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作已經(jīng)實(shí)行信息化管理，借助于學(xué)校的內(nèi)部校園網(wǎng)絡(luò)平臺或者是因特網(wǎng)平臺，根據(jù)不同的管理權(quán)限，學(xué)生的學(xué)籍檔案情況已經(jīng)可以進(jìn)行方便的查詢和管理。但由于學(xué)生學(xué)籍檔案的特殊性，學(xué)生的各種信息，不能單純以電子信息的形式存在于服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，一些重要的信息，如學(xué)生入黨、榮譽(yù)證明等資料信息，還必須以某種存儲介質(zhì)形式存放在個人檔案袋內(nèi)，并統(tǒng)一妥善保存于學(xué)校的檔案室內(nèi)，需要設(shè)置專門人員進(jìn)行管理。

21世紀(jì)是信息產(chǎn)業(yè)的時(shí)代，各種智能化產(chǎn)品被廣泛應(yīng)用，使我們的經(jīng)濟(jì)和社會生活因此發(fā)生了深刻變革。如何對學(xué)校的檔案室進(jìn)行智能化更新?lián)Q代或升級改造，并與學(xué)校的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)平臺進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，形成一種系統(tǒng)化的、高效的、全局化的管理模式，將是本文研究的重點(diǎn)。

一、系統(tǒng)硬件設(shè)施的建設(shè)

目前，誕生于二十世紀(jì)九十年代初軍隊(duì)系統(tǒng)，現(xiàn)已經(jīng)在各個領(lǐng)域得到普遍推廣的高效自動化的智能檔案柜技術(shù)已經(jīng)成熟，且有手動、半自動、全自動幾種類型可供不同需求、不同規(guī)模的檔案室進(jìn)行選擇。

智能檔案柜也叫自動選層檔案柜（智能回轉(zhuǎn)庫），是新一代的自動化檔案存儲設(shè)備。主要由硬件（柜體、PLC/單片機(jī)、嵌入式系統(tǒng)、電動機(jī)、串口、屏蔽線等組成的電動控制系統(tǒng))和軟件（計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)）兩大部分組成。檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號或其實(shí)信息后確認(rèn)，所需檔案自動轉(zhuǎn)送到操作出口供存取。該檔案柜具有智能存取、數(shù)字查詢、盤庫報(bào)表和權(quán)限設(shè)置等功能。廣泛應(yīng)用于各類學(xué)校學(xué)籍檔案、干部人事、財(cái)務(wù)綜合等各種檔案管理。此種設(shè)備具有以下特點(diǎn)：

（1）、存取檔案方便快捷，在設(shè)計(jì)上充分利用縱深空間，節(jié)約占地面積。

（2）、全封閉存儲檔案可以有效的避免灰塵、濕氣、陽光等侵害，提供了雙鎖安全設(shè)置，防止未授權(quán)存取。支架與柜殼一體化制成，堅(jiān)固耐用，承載能力強(qiáng)。

（3）、具有保密權(quán)限功能，密碼正確方可進(jìn)入存取檔案操作。

（4）、存儲空間可自動進(jìn)行優(yōu)化，節(jié)省檔案存取時(shí)間。

（5）、設(shè)備自帶管理軟件操作簡單易懂，處理功能卓越，可實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，并可與校園信息化管理系統(tǒng)如MRP、ERP系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成，兼容運(yùn)行。系統(tǒng)運(yùn)行過程中，計(jì)算機(jī)對自動檔案柜的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)交換。

（6）、檔案管理軟件可對檔案存取進(jìn)行日常管理，自動或手動安排儲位，對相應(yīng)的自動檔案柜產(chǎn)生存取請求，根據(jù)自動檔案柜的反饋信息作出存取確認(rèn)。

（7）、定期生成報(bào)表及盤點(diǎn)報(bào)表，滿足檔案管理需要。

（8）、柜體采用優(yōu)質(zhì)碳素結(jié)構(gòu)冷軋鋼扳，經(jīng)數(shù)控模壓沖壓等工藝制造成型；結(jié)構(gòu)牢固，柜體表面采用靜電噴涂，漆膜耐沖擊性、附著力、耐腐蝕性能達(dá)到國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；漆膜具有色澤厚度均勻一致，表面光澤艷麗等優(yōu)點(diǎn)。

（9）、控制操作臺采用防火貼面高密度中纖板制成，具有防火、絕緣、不變形等特點(diǎn)。

（10）、傳動電機(jī)選用低噪音三相異步電機(jī)；采用鏈傳動運(yùn)行結(jié)構(gòu)，鏈條、鏈輪選用技術(shù)指標(biāo)均符合國家標(biāo)準(zhǔn)，極限拉伸載荷最低為3200kg，有較大的強(qiáng)度冗余量；整機(jī)具有運(yùn)行平穩(wěn)，噪音低，故障率低等優(yōu)點(diǎn)。

智能檔案柜最大優(yōu)勢是存儲量大、自動高效、操作簡便、安全可靠，并可以根據(jù)場地進(jìn)行非標(biāo)設(shè)計(jì)，工作人員坐在工作臺前，使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉(zhuǎn)運(yùn)行，直接提取、存放物品。能大幅度減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，并大大提高管理人員的工作效率，可以幫助解決學(xué)校檔案管理工作量大、程序繁瑣、效率低下等一系列問題。

智能學(xué)籍檔案柜的結(jié)構(gòu)圖如圖1-1所示

圖1-1 自動選層檔案柜結(jié)構(gòu)圖（單柜體）

智能學(xué)籍檔案柜的案例效果圖如圖1-2所示

圖1-2 智能學(xué)籍檔案柜效果圖

二、信息化管理平臺的建設(shè)

學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行必須借助完善的信息化管理平臺才能發(fā)揮其作用，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展和普及，學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)已經(jīng)普遍用于學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作。學(xué)校的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的信息化管理平臺可以采用多種形式，基礎(chǔ)平臺可以借助因特網(wǎng)（適合多校區(qū)）、校園局域網(wǎng)，但需要具備以下基本要求：

1、統(tǒng)一的信息平臺和數(shù)據(jù)庫。全校建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫，在權(quán)限范圍內(nèi)，管理人員可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、信息化、規(guī)范化。

2、學(xué)生學(xué)籍檔案管理功能模塊需要具備以下基本功能：

（1）、檔案信息錄入、修改：所有管理檔案通過接收錄入，對檔案接收部分具有新增、修改、刪除、打印等功能。

（2）、檔案查詢：對所管理的檔案提供多種方式的檢索查詢，尤其是直接模糊查詢，方便快速。

（3）、檔案統(tǒng)計(jì)：對所管檔案現(xiàn)狀和借閱歸還情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（4）、檔案借閱、歸還：對檔案柜現(xiàn)存檔案進(jìn)行借閱登記，對借閱人、承辦人、借閱時(shí)間進(jìn)行登記。借出的檔案進(jìn)行歸還登記，記錄歸還人、承辦人、歸還時(shí)間。

（5）、數(shù)據(jù)庫管理：提供數(shù)據(jù)庫的備份、恢復(fù)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出以及數(shù)據(jù)庫壓縮等功能。

（6）、報(bào)表打?。核袡n案條目、借閱歸還情況、修改情況等，都可以以報(bào)表形式打印輸出。

（7）、檔案柜盤庫：對檔案柜中的檔案進(jìn)行自動盤點(diǎn)，自動生成報(bào)表。

（8）、安全：軟件實(shí)施分級管理制度，對所有操作人員進(jìn)行賬戶設(shè)定、權(quán)限設(shè)定和密碼設(shè)定及修改；且所有操作都記錄在案備查。

目前，各類學(xué)校使用的信息化管理系統(tǒng)經(jīng)過二次開發(fā)后，只要共享數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平臺，均可以與智能檔案柜原有系統(tǒng)進(jìn)行兼容運(yùn)行，進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)資源共享和同步管理，發(fā)揮其最大功效。

三、系統(tǒng)的日常使用和維護(hù)

1、硬件系統(tǒng)（智能檔案柜）維護(hù)：

學(xué)校檔案室需要建立日常維護(hù)管理制度，進(jìn)行必要的維護(hù)保養(yǎng)，以保證其系統(tǒng)運(yùn)行的有效性，延長使用壽命。

（1）、定期清潔。檔案室應(yīng)通風(fēng)、通光，并定期對檔案柜進(jìn)行除塵等衛(wèi)生清潔，建議在柜體內(nèi)放置吸濕劑進(jìn)行防潮處理。

（2）、定期試運(yùn)行。需要定期對所有柜體進(jìn)行試運(yùn)行，一般每月一次，避免柜體由于長時(shí)間不運(yùn)行導(dǎo)致的卡殼、運(yùn)行不暢等故障的發(fā)生。

（3）、定期保養(yǎng)。對滾輪、軸承、鏈條、導(dǎo)軌等磨損部位需要定期加注油進(jìn)行；柜體表面定期涂防護(hù)蠟進(jìn)行防銹護(hù)理。

2、信息化管理平臺的日常維護(hù)

（1）、系統(tǒng)管理平臺需要定期進(jìn)行防毒、殺毒處理，防止病毒、木馬程序損壞系統(tǒng)，造成資料外泄、混亂等損失。

（2）、系統(tǒng)用戶、管理人員的賬號和權(quán)限需要及時(shí)更新、調(diào)整。由于人員流動、崗位調(diào)動等原因，管理人員的進(jìn)入系統(tǒng)的賬號和權(quán)限需要及時(shí)進(jìn)行更新和調(diào)整，以免混亂。一般注冊登陸的查詢用戶賬號也需要定期進(jìn)行清理，以免造成垃圾賬戶過多，影響系統(tǒng)運(yùn)行。

（3）、定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和整理，當(dāng)服務(wù)器系統(tǒng)出現(xiàn)意外時(shí)，可進(jìn)行數(shù)據(jù)庫重建修復(fù)，避免重大損失。

校園智能化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是將智能檔案柜與校園信息化管理平臺進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物，是一項(xiàng)機(jī)電一體化、信息化建設(shè)系統(tǒng)工程，因每個學(xué)校的規(guī)模、資金力量、校園分布，以及現(xiàn)有信息化系統(tǒng)建設(shè)情況都各有不同，所以在建設(shè)方案的規(guī)劃時(shí)，需要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況、實(shí)際需求，以及學(xué)校的中長期發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行有針對性的設(shè)計(jì)，因地制宜，量體裁衣，才能發(fā)揮其最大的實(shí)際使用效率，增強(qiáng)其實(shí)用性。

四、結(jié)語

校園智能化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在技術(shù)上是可行的，具有很好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，將一次性解決目前困擾各類學(xué)校的學(xué)籍檔案管理中存在的一系列問題，大大提高各類學(xué)校的學(xué)籍檔案管理水平，還可以在各大企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、部隊(duì)系統(tǒng)等機(jī)構(gòu)得到推廣應(yīng)用。希望本文所述可以給有關(guān)學(xué)校管理層以及專業(yè)人士一些啟示和幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]李玲.淺談學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào).2010.

篇2

Abstract: The article illustrates the important significance of construction and use of archival resources of state-owned enterprises through the analysis of archival management of Ningde Auto Transport Group Company.

關(guān)鍵詞： 國企檔案室；檔案管理；意義

Key words: archives of state-owned enterprises；archival management；significance

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）03-0308-01

0 引言

檔案資源建設(shè)是國有企業(yè)的重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作規(guī)范管理的基礎(chǔ)和前提，開發(fā)、管理和利用好國有企業(yè)檔案，使其為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，具有重要的意義。下面以寧德市汽車運(yùn)輸集團(tuán)公司檔案管理工作為例，談?wù)勅绾巫龊脟髾n案室資源建設(shè)與利用。

寧德市汽車運(yùn)輸集團(tuán)公司是國有的旅客道路運(yùn)輸一級企業(yè)、貨物道路運(yùn)輸二級企業(yè)和交通運(yùn)輸部重點(diǎn)聯(lián)系道路運(yùn)輸企業(yè)，全司擁有59個分支機(jī)構(gòu)和14個對外投資機(jī)構(gòu)，客運(yùn)網(wǎng)絡(luò)輻射18個省市。公司成立了綜合檔案室后，努力尋求并積極探索檔案室在抓科學(xué)保管、科學(xué)利用服務(wù)上求突破，改變傳統(tǒng)庫房管理模式，通過創(chuàng)新思路，采集大量的庫房檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用福建科易檔案管理軟件對在檔案保管保護(hù)中的案卷數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、利用查閱登記、錄入各類檔案案卷等工作都實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，改變了幾十年來檔案各項(xiàng)工作依靠手工操作的狀況，使企業(yè)員工從繁重瑣碎的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作中解脫出來，大幅度提高檔案工作效率，節(jié)約行政管理成本，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展。綜合檔案室通過《企業(yè)檔案管理國家二級標(biāo)準(zhǔn)》的評審，獲得省檔案信息開發(fā)成果二等獎和三等獎。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視，健全制度，整合資源，科學(xué)建設(shè)

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入 發(fā)展檔案事業(yè)需要一定的環(huán)境和條件，領(lǐng)導(dǎo)重視很重要，把改善外部環(huán)境，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)與有關(guān)部門的重視和支持作為發(fā)展檔案事業(yè)的一項(xiàng)重要措施。從加強(qiáng)組織人員入手，完善管理機(jī)制，把檔案工作列入有關(guān)工作評估內(nèi)容，形成齊抓共管局面。從經(jīng)費(fèi)上大力支持，從硬件上加大投入，從軟件上支持檔案管理創(chuàng)新。寧德汽運(yùn)集團(tuán)投資20萬元興建檔案綜合樓，并投資近6萬元配置有關(guān)設(shè)備。購置檔案密集架，節(jié)約了檔案庫房空間和滿足了檔案排列有序的要求；購買了計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)，保證了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的需要；配置了空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，檔案室“八防”措施得到保證；購置了防磁專用柜，滿足了電子檔案保存的必要條件，配備福建科怡軟件檔案管理軟件，使公司檔案管理步入了信息存儲、檢索的現(xiàn)代化管理新階段。

1.2 整合資源，科學(xué)建設(shè) 科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度是做好檔案工作的保障。制定《檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》等制度，做到所有制度上墻，要求按規(guī)章制度執(zhí)行。

根據(jù)企業(yè)改革和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，想方設(shè)法拓展收集檔案材料渠道、擴(kuò)大收集范圍，在做好紙質(zhì)文件、電子、聲像等載體檔案收集的同時(shí)，圍繞重點(diǎn)時(shí)期、重大事件、重要活動、重要人物，盡可能將企業(yè)有關(guān)的具有紀(jì)念意義、憑證性和參考利用價(jià)值的文獻(xiàn)、手稿、照片、光盤等不同門類的各種實(shí)物資料收集整理歸檔，從檔案資料形成的源頭抓起，嚴(yán)把辦文質(zhì)量關(guān)，對公文處理程序、書寫的格式進(jìn)行了規(guī)范，從文稿的起草、核稿、到領(lǐng)導(dǎo)的審批都做了詳細(xì)的補(bǔ)充規(guī)定，把住了“五關(guān)”即文字材料關(guān)、歸檔關(guān)、鑒定關(guān)、整理關(guān)、銷毀關(guān)。主動配合并指導(dǎo)各基層單位文書材料的收集整理和鑒定工作，加強(qiáng)基層單位站房建設(shè)征地拆遷文件材料收集歸檔整理的指導(dǎo)和接收工作同時(shí)，堅(jiān)持“數(shù)量、質(zhì)量和時(shí)效并重，紙質(zhì)和電子文件同步歸檔”的原則，在每年上半年底完成上年度公司文書、科技、會計(jì)、聲像等載體文件材料歸檔工作，并按照檔案管理軟件著錄規(guī)范要求，建立檔案目錄數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合對應(yīng)關(guān)系，逐卷、件、項(xiàng)核查驗(yàn)收，確保企業(yè)檔案收集齊全、整理規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、歸檔及時(shí)。

充分整合資源，利用自動辦公OA系統(tǒng)建立企業(yè)檔案資料電子目錄數(shù)據(jù)中心，對檔案資料目錄數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，發(fā)揮整體服務(wù)優(yōu)勢，利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等現(xiàn)代手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源優(yōu)勢互補(bǔ)，資源共享。

圍繞國有企業(yè)的“三個體系”建設(shè)目標(biāo)，切實(shí)把涉及職工的檔案、把有關(guān)職工合法權(quán)益的檔案完整齊全地歸檔，積極建立有效服務(wù)企業(yè)職工的檔案利用體系，對職工工齡確認(rèn)、職工勞動爭議、合同糾紛等檔案進(jìn)行整理和數(shù)字化，便于企業(yè)職工利用。

2 開發(fā)利用檔案資源，服務(wù)企業(yè)

加快企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)綜合實(shí)力始終是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。堅(jiān)持把服務(wù)企業(yè)發(fā)展作為檔案工作重心，為企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整以及安全生產(chǎn)管理等方面提供服務(wù)。圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，強(qiáng)化服務(wù)是黨和國家對檔案工作的根本要求，是檔案部門和檔案工作者的根本任務(wù)。做好服務(wù)工作，檔案工作者就要切實(shí)轉(zhuǎn)變作風(fēng)，明確崗位責(zé)任，提高辦事效益、提高服務(wù)質(zhì)量，使查檔案者憂心而來滿意而歸。

近幾年，寧德汽運(yùn)集團(tuán)綜合檔案室共接待查檔者2210多人次，查閱利用檔案3416卷，復(fù)制檔案4587頁，為查檔案出具證明605份。2010年9月因某舊車站拍賣盤活，牽涉周邊土地糾紛，60多位農(nóng)民因此鬧事，對公司造成負(fù)面影響，綜合檔案室及時(shí)提供了1973～1975年原始的文件、圖紙等科技檔案作為依據(jù)，走法律途徑，順利地解決了土地糾紛。檔案資料在處理職工違反勞動紀(jì)律、經(jīng)濟(jì)案件、土地糾紛、基建工程改造等方面發(fā)揮其憑證作用，為企業(yè)挽回經(jīng)濟(jì)損失達(dá)200多萬元，創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益100多萬元。

總之，國有企業(yè)檔案室資源建設(shè)與利用要以科學(xué)發(fā)展為主題，以加快轉(zhuǎn)變、跨越發(fā)展為主線，增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展的動力、活力和合力，努力推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，在檔案管理實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼承和完善科學(xué)之處，挖掘和改善不足之處，為企業(yè)提供更多優(yōu)質(zhì)的檔案資料，使檔案管理工作提高到一個新的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]綜合檔案室設(shè)備設(shè)施一覽表（參考方案）.

篇3

機(jī)關(guān)檔案管理工作是關(guān)系黨政機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，提升檔案管理水平，并加以開發(fā)利用，能夠更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)。

2 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

具體來看，機(jī)關(guān)檔案指的是在各種公務(wù)活動中，由國家黨政機(jī)關(guān)參與的，直接或者間接產(chǎn)生能夠反應(yīng)其職能工作的真實(shí)記錄。機(jī)關(guān)檔案既是黨和國家收集總結(jié)的檔案史料的一部分，也能為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。結(jié)合近年來我國機(jī)關(guān)檔案工作管理特點(diǎn)，認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案主要有以下主要特點(diǎn)：機(jī)密性強(qiáng)，主要在機(jī)關(guān)內(nèi)部保存并使用；具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性；行政管理特色突出，機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)在行政工作中產(chǎn)生并整理的。

2.1 基礎(chǔ)水平良莠不齊，發(fā)展不平衡

目前，大部分機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。但是，對檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)還沒有達(dá)到規(guī)范的檔案管理水平，很多單位沒有單獨(dú)的檔案室，檔案的分類也比較

單一。由于檔案管理缺失，導(dǎo)致一些有價(jià)值的檔案材料被遺失、損毀現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響著檔案的保存和利用效率。

2.2 機(jī)關(guān)檔案利用程度較低

目前我國機(jī)關(guān)檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級階段，與先進(jìn)的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現(xiàn)在部門領(lǐng)導(dǎo)和管理者對于機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值認(rèn)識不足，沒有正確定位機(jī)關(guān)檔案的使用價(jià)值。機(jī)關(guān)檔案是國家機(jī)關(guān)日常工作的記錄和總結(jié)，對于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術(shù)水平，優(yōu)化辦公流程具有重要意義。目前我國機(jī)關(guān)單位檔案管理的數(shù)字化、信息化水平不高，利用先進(jìn)管理系統(tǒng)和技術(shù)進(jìn)行辦公檔案管理和開發(fā)的能力較弱。

2.3 檔案管理科學(xué)化水平低

隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，管理領(lǐng)域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統(tǒng)管理思想和技術(shù)手段的制約，部分單位在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的管理中仍舊使用傳統(tǒng)的管理方式，沒有重視信息技術(shù)和新方法的運(yùn)用。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件、辦公自動化、文檔一體化等新的科技相繼出現(xiàn)，使檔案管理方式發(fā)生了根本性變化。傳統(tǒng)檔案管理的工作模式和技術(shù)水平已不能滿足當(dāng)今檔案事業(yè)快速發(fā)展的要求，應(yīng)該通過更高的科技手段對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。但是有些基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于受到資金、環(huán)境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動化、規(guī)范化程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)展要求，因此迫切需要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段解決電子文件中原始資料長期保存問題。

2.4 機(jī)關(guān)檔案重視程度不夠

通過對我國部分地區(qū)機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)地調(diào)研和資料分析，認(rèn)為雖然大部分行政管理人員和部門領(lǐng)導(dǎo)逐漸重視了機(jī)關(guān)檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅(jiān)持傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)為只要是收集完整、保存完好就是萬事大吉，對于推進(jìn)信息化管理水平和后續(xù)開發(fā)利用的重視程度不夠。部分單位在進(jìn)行單位整體規(guī)劃的過程中，并沒有將機(jī)關(guān)檔案管理考慮進(jìn)總體工作計(jì)劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機(jī)關(guān)檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作積極性，降低了機(jī)關(guān)檔案管理的層次和利用的水平。

2.5 機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是從事機(jī)關(guān)檔案管理的主體，其自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的開展。目前，部分單位的機(jī)關(guān)檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，但是在面對數(shù)字化和智能化管理的時(shí)候缺乏專業(yè)技能的支撐，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等最新的檔案管理技術(shù)掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識，無法科學(xué)有效的開展機(jī)關(guān)檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調(diào)人員，管理人員隊(duì)伍的建設(shè)不到位，直接影響了機(jī)關(guān)檔案管理的有效開展。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

依據(jù)最新的《檔案法》規(guī)定，單位在開展機(jī)關(guān)檔案工作的過程中，需要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理的制度，同時(shí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要以身作則，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。在制定單位年度計(jì)劃的時(shí)候，將機(jī)關(guān)檔案列入其中，從一開始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度，從單位領(lǐng)導(dǎo)層推選一名干部負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協(xié)作的不便之處。

3.2 加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識

為了有序開展機(jī)關(guān)檔案管理工作，需要從思想上提升認(rèn)識，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結(jié)合各種有效手段，廣泛開展宣傳工作，主要的宣傳內(nèi)容包括檔案管理政策法規(guī)、管理技術(shù)模式、方案的開發(fā)利用、檔案收集整理要求等，有意識的培養(yǎng)機(jī)?P檔案管理人員和機(jī)關(guān)工作人員的檔案管理意識。在端正思想的基礎(chǔ)上，制定符合本部門本單位的機(jī)關(guān)檔案管理制度。

3.3 優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理方法

現(xiàn)階段，我國機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展較快，部門的業(yè)務(wù)量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規(guī)模空前增加，這就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導(dǎo)致工作中出現(xiàn)紕漏，為此，建議主管部門優(yōu)化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機(jī)關(guān)檔案管理的效率，增強(qiáng)檔案管理的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，降低問題出現(xiàn)的可能性。

3.4 提升檔案的安全等級

機(jī)關(guān)檔案中記錄著黨和國家機(jī)關(guān)日常工作的方方面面，同時(shí)也是部門內(nèi)人員工作和個人信息的重要載體，一旦出現(xiàn)泄露，不僅影響到部門工作的順利開展，給黨和國家造成損失，同時(shí)也會給個人生活和工作帶來不便。為此建議從以下幾個方面開展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴(yán)格檔案查閱制度，對于不同部門和不同人員制定不同的權(quán)限，無關(guān)人員不得翻看和修改機(jī)關(guān)檔案，同時(shí)因工作需要查閱時(shí)，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的部門需要提升網(wǎng)絡(luò)安全等級，通過設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、內(nèi)網(wǎng)物理隔離等方式，確保機(jī)關(guān)檔案信息庫的安全性。

篇4

一、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的利與弊

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)：一是信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)來建設(shè)虛擬資源，從而達(dá)到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以使利用者進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時(shí)間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實(shí)施在線：授權(quán)使用者可以隨時(shí)訪問自己所需要的檔案資料。

但是以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。

二、數(shù)字化管理模式下對電子文件的歸檔管理

目前，對于電子文件的管理，有些企業(yè)將原電子文件保存在形成部門，沒有歸檔。也有一些企業(yè)將歸檔的紙制文件和電子文件分別歸口到檔案部門和信息技術(shù)部門。這兩種做法都有缺陷。形成部門看中電子文件在處理現(xiàn)行事務(wù)中的作用，由其自行管理往往出現(xiàn)短期行為，而且管理不規(guī)范，造成企業(yè)對這些電子文件的失控。由信息技術(shù)部門統(tǒng)一管理，常常把電子文件視同于一般的電子信息，主要著眼于技術(shù)管理，不能全面把握電子文件的價(jià)值和聯(lián)系性，對其真實(shí)性、完整性、長期可讀性的保障措施不夠得力，無法確保其行政有效性和法律憑證性的管理要求。電子文件與紙制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，給日后的查找利用帶來困難。根據(jù)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）中都明確規(guī)定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的電子文件應(yīng)由檔案部門歸口管理。檔案部門通過建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定和推行統(tǒng)一管理制度等措施，對本企業(yè)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。這對于保證電子文件的完整安全和有效利用有明顯的優(yōu)越性。

三、電子文件的鑒定

歸檔前要對電子文件進(jìn)行鑒定。這一工作主要是鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價(jià)值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。

其中自動鑒定的方法是制定電子文件保管期限表。它是電子文件鑒定的依據(jù)性文件。在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的調(diào)查階段就著手制定保管期限表。電子文件保管期限表是自動鑒定功能能否實(shí)現(xiàn)的重要因素，通過系統(tǒng)自動運(yùn)用保管期限表，鑒定時(shí)完全可以不必審閱全部文件，因而也就避免了為挑選少量文件長久保存而必須審閱全部文件的低效率現(xiàn)象。為提高電子文件保管期限表的實(shí)際應(yīng)用效率，保管期限表的制定工作應(yīng)納入電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段。文件一旦生成，系統(tǒng)將文件與保管期限表的條款對照判斷，確認(rèn)文件是否能進(jìn)人正常的處理流程。參考本單位實(shí)際情況，將電子文件保管期限表做的更具體，保管期限劃分可以更小一些，還應(yīng)具有可拓展性，以便及時(shí)更新與補(bǔ)充。對于保管期限到期的文件，系統(tǒng)自動提示用戶進(jìn)行處置。

四、電子文件的著錄

完整的電子文件著錄工作可分為歸檔前文件級以及案卷級著錄和歸檔后案卷級以上的著錄。其中文件級以及案卷級著錄一般由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔，即歸檔光盤中存放著相應(yīng)的“著錄文件”。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就必須在文件形成之前將著錄信息的形成和收集納入考慮范圍，從而實(shí)現(xiàn)“前端控制”。從設(shè)計(jì)的開始階段，設(shè)計(jì)人員先完成由檔案部門設(shè)計(jì)的著錄單，然后進(jìn)入設(shè)計(jì)系統(tǒng)界面開始設(shè)計(jì)工作。為了保證此項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案室可以根據(jù)需要將著錄項(xiàng)目編成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給對方。以便于兩個部門的合作與銜接。案卷級以上的著錄由檔案室完成。要將機(jī)構(gòu)所有文件納入考慮范圍，再在全宗內(nèi)根據(jù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系劃分類別。

五、電子文件的維護(hù)

電子文件的數(shù)字化形態(tài)加大了日常維護(hù)的難度。例如：電子文件對系統(tǒng)有很高的依賴性，因此不但要保存好電子文件載體，還要保存完整的讀取環(huán)境，這無疑會增大管理成本。電子文件使用的是磁性、光學(xué)材料等精密型載體。因此，在電子文件的管理過程中要保護(hù)好其載體?？刂坪铆h(huán)境的溫濕度，做好防塵、防磁、防震工作。避免紫外線和有害氣體的影響。在日常管理中，軟盤和磁盤都應(yīng)垂直放置。對電子文件信息的保護(hù)也是保管電子文件的重要環(huán)節(jié)。對重要的程序和數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份。盡量選擇容量大、壽命長的備份介質(zhì)進(jìn)行定期備份，并指定專門人員完成備份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；定期進(jìn)行病毒的檢測和清除；制定嚴(yán)格的管理制度，明確管理員職責(zé)和權(quán)限。

六、電子文件的安全問題

采用殺毒軟件控制網(wǎng)絡(luò)上病毒的傳播，樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。不要寄望于恢復(fù)手段。對不需要再寫入或修改的軟盤加以寫保護(hù)。

綜上所訴，我們既要接受數(shù)字檔案館這一必然的發(fā)展趨勢，也要根據(jù)本單位的實(shí)際需要為它的發(fā)展道路做一個正確的定位。使數(shù)字化管理更好地為公司服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

篇5

為提升我市檔案工作現(xiàn)代化水平，確?！爸腔郾本蹦繕?biāo)下北京數(shù)字城市記憶的留存延續(xù)，使檔案工作更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)部門管理、服務(wù)社會民生，推動北京市檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，北京市檔案局（館）（以下簡稱“局（館）”）大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，繼實(shí)施“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略后，又進(jìn)一步提出建設(shè)“區(qū)域性數(shù)字檔案館”的發(fā)展戰(zhàn)略。

為落實(shí)好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，局（館）從2011年就啟動了相關(guān)工作，經(jīng)過預(yù)研、立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)等階段，目前已基本完成了工程實(shí)施的主要工作，項(xiàng)目通過了初步驗(yàn)收。

一、建設(shè)背景

（一）檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來

隨著信息化在社會各個領(lǐng)域廣泛深入的應(yīng)用，越來越多具有保存價(jià)值的信息以數(shù)字記錄的形式留存下來，歸檔形成檔案數(shù)字資源。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，“十五”末市檔案館檔案數(shù)字資源總量為2TB，“十一五”末增長到20TB，“十二五”末達(dá)到了300TB，數(shù)據(jù)量每5年都增長10倍以上。隨著檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，可以預(yù)期，全市檔案數(shù)字資源持續(xù)快速增長將成為一種趨勢，檔案部門的大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來。

（二）檔案信息化工作面臨著挑戰(zhàn)

目前我市在檔案信息化建設(shè)方面還存在著信息化發(fā)展水平不平衡、電子檔案管理亟待加強(qiáng)、資源共享服務(wù)水平較低等主要問題。相對于傳統(tǒng)檔案已經(jīng)形成比較成熟的管理體系，盡快建立起適應(yīng)檔案數(shù)字資源管理的體制機(jī)制、制度標(biāo)準(zhǔn)、方法工具，實(shí)現(xiàn)檔案工作從“紙與鐵”時(shí)代向“數(shù)與網(wǎng)”時(shí)代的轉(zhuǎn)變，成為檔案部門面臨的最主要的挑戰(zhàn)。

（三）建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館重大戰(zhàn)略的確定

為統(tǒng)籌推進(jìn)全市檔案信息化建設(shè)，局（館）經(jīng)過深入研究，確定了建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館的重大戰(zhàn)略?？偟膩碚f就是采用集約化的建設(shè)理念，建設(shè)全市統(tǒng)一的數(shù)字檔案館，通過統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一運(yùn)維，分別使用的工作模式，推進(jìn)我市檔案數(shù)字資源管理體系的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全市檔案數(shù)字資源管理一盤棋。按照這一戰(zhàn)略，我局將建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館作為一項(xiàng)重要任務(wù)列入《北京市“十二五”r期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。同時(shí)按照我市電子文件管理工作的總體安排，將電子文件中心系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)籌到數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)中。

（四）數(shù)字檔案館重點(diǎn)、難點(diǎn)問題預(yù)研為解決數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，局（館）積極開展了相關(guān)的預(yù)研性工作。2012年在市科委立項(xiàng)《基于異構(gòu)系統(tǒng)的電子檔案憑證性保障核心技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用》課題，通過課題研究提出了“區(qū)域性”數(shù)字檔案館的建設(shè)方案，研發(fā)了確保電子檔案憑證性的核心技術(shù)，開發(fā)了原型系統(tǒng)對建設(shè)方案、核心技術(shù)進(jìn)行了初步驗(yàn)證。此外，局（館）以《北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)項(xiàng)目建議書（代可行性研究報(bào)告）》的編制為契機(jī)，通過頂層設(shè)計(jì)對數(shù)字檔案館總體建設(shè)方案以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、門戶系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用支持平臺建設(shè)、信息資源規(guī)劃與數(shù)據(jù)庫建設(shè)、基礎(chǔ)運(yùn)行支撐平臺、存儲備份支撐平臺、安全保障支撐體系、機(jī)房建設(shè)及配套工程等分項(xiàng)建設(shè)方案進(jìn)行了設(shè)計(jì)，形成了近30萬字的可研報(bào)告。

二、建設(shè)目標(biāo)

北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）的建設(shè)目標(biāo)是立足北京市檔案工作實(shí)際情況，采用集約化的建設(shè)模式，建設(shè)滿足市區(qū)兩級檔案館、檔案移交單位（本項(xiàng)目建設(shè)的電子文件中心涵蓋了數(shù)字檔案室全部功能）對檔案數(shù)字資源管理服務(wù)需求的區(qū)域性數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)對我市檔案數(shù)字資源的齊全收集、高效管理、安全保存和便捷利用。進(jìn)一步提升全市檔案安全保障能力，提升檔案管理水平，提升檔案服務(wù)能力，滿足社會公眾對檔案利用的需求。

具體目標(biāo)為建設(shè)4個系統(tǒng)平臺：一是建立全市統(tǒng)一的電子文件中心系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)市、區(qū)檔案移交單位對列入進(jìn)館范圍的檔案數(shù)字資源的綜合管理；二是建立全市統(tǒng)一的檔案接收系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)對市、區(qū)檔案移交單位檔案數(shù)字資源的在線、離線移交接收；三是建立全市統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)字資源的高效管理、長期保存；四是建立全市統(tǒng)一的檔案利用系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的有效整合和分層次、多渠道的共享利用。

三、建設(shè)內(nèi)容

北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）的建設(shè)內(nèi)容包括軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)、檔案數(shù)字資源庫建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、保障體系建設(shè)4大部分。

（一）軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)

包括機(jī)房及配套工程、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件等，為應(yīng)用系統(tǒng)提供基礎(chǔ)環(huán)境支撐。

（二）檔案數(shù)字資源庫建設(shè)

設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館（電子文件中心）的檔案數(shù)字資源體系，依據(jù)檔案數(shù)字資源體系建立檔案數(shù)字資源庫，為完成歷史數(shù)據(jù)的遷移，為接收、管理、長期保存、利用等業(yè)務(wù)應(yīng)用提供資源庫支撐。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

包括北京電子文件中心系統(tǒng)、檔案數(shù)字資源接收系統(tǒng)、檔案數(shù)字資源征集管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字資源綜合管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字資源利用服務(wù)系統(tǒng)5大應(yīng)用系統(tǒng)以及電子檔案身份證管理、元數(shù)據(jù)智能捕獲與封裝、數(shù)據(jù)交換管理和全面運(yùn)行控制等核心保障系統(tǒng)。為業(yè)務(wù)工作提供應(yīng)用系統(tǒng)功能支撐。

（四）保障體系建設(shè)

包括北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和安全保障體系。為系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)維和管理提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和安全保障。

四、建設(shè)規(guī)模

建成一個用于支持全市檔案數(shù)字資源管理服務(wù)的系統(tǒng)平臺。系統(tǒng)跨因特網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)和檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)3個不同網(wǎng)域，滿足市屬檔案移交單位對列入進(jìn)館范圍的檔案數(shù)字資源收集、歸檔、保管、利用、移交的系統(tǒng)管理，能夠支持市區(qū)兩級綜合檔案館對檔案數(shù)字資源收集、管理、保存和利用的系統(tǒng)管理。

項(xiàng)目實(shí)施將依據(jù)“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、分批接入”的原則，在項(xiàng)目建成伊始，先行接入3家檔案移交單位和3家區(qū)檔案局（館）作為試點(diǎn)，待系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定后，陸續(xù)接入其他檔案移交單位和區(qū)檔案局（館）。

五、建設(shè)特點(diǎn)

（一）集約化建設(shè)模式

北京底值蛋腹藎ǖ繾游募中心）是按照集約化模式建設(shè)的區(qū)域性數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館由局（館）統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一運(yùn)維，為市區(qū)兩級檔案部門提供系統(tǒng)服務(wù)。通過集約化建設(shè)模式，力求更好地對全市檔案信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌，達(dá)到提高建設(shè)質(zhì)量、降低建設(shè)成本、促進(jìn)區(qū)域均衡發(fā)展、加強(qiáng)資源整合、共享、提高公共服務(wù)水平的效果。

（二）電子檔案身份證技術(shù)應(yīng)用

在北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)中應(yīng)用了一項(xiàng)保證電子檔案憑證性的核心技術(shù)，即電子檔案身份證技術(shù)。該技術(shù)通過為每一份電子檔案建立一個電子檔案身份證，將電子檔案身份證保存在電子檔案身份證庫中，當(dāng)需要驗(yàn)證電子檔案的原始性時(shí)，即可從身份證庫中取出其身份證對其進(jìn)行驗(yàn)證，從而為電子檔案的憑證性提供了技術(shù)保證。

（三）全面國產(chǎn)化

在北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)中，采用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲備份設(shè)備、安全設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、中間件等基礎(chǔ)軟硬件全部為國產(chǎn)化產(chǎn)品。對國產(chǎn)化產(chǎn)品在關(guān)鍵系統(tǒng)中全面應(yīng)用進(jìn)行了嘗試、積累了經(jīng)驗(yàn)。

六、建設(shè)過程

（一）項(xiàng)目啟動前的準(zhǔn)備工作

2014年6月5日，市發(fā)改委正式印發(fā)了《關(guān)于批準(zhǔn)北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）項(xiàng)目建議書（代可行性研究報(bào)告）的函》，在可研批復(fù)后，重點(diǎn)完成了項(xiàng)目啟動前的準(zhǔn)備工作。

1.組建項(xiàng)目工作團(tuán)隊(duì)。組建了由基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)工作組、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工作組、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)工作組、新館信息化建設(shè)工作組組成的新館智能化管理和數(shù)字檔案館建設(shè)籌備組。籌備組組長由陶水龍副局（館）長擔(dān)任。籌備組人員包含了市局（館）、試點(diǎn)區(qū)局（館）和市屬檔案移交單位的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干。由籌備組具體負(fù)責(zé)北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）的建設(shè)。

2.完成項(xiàng)目招投標(biāo)工作。嚴(yán)格按照我市對項(xiàng)目招投標(biāo)管理的相關(guān)規(guī)定，通過全市公開招標(biāo)形式，對應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)和項(xiàng)目監(jiān)理進(jìn)行了招標(biāo)，確定了項(xiàng)目承建單位和監(jiān)理單位。

（二）完成項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)工作

2015年3月31日，局（館）組織召開了北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)項(xiàng)目啟動會。項(xiàng)目啟動后重點(diǎn)完成了項(xiàng)目的需求調(diào)研和初設(shè)編制、報(bào)審工作。在對市、區(qū)檔案局（館）、移交單位全面調(diào)研的基礎(chǔ)上，形成了覆蓋項(xiàng)目全部建設(shè)內(nèi)容的初步設(shè)計(jì)方案。2015年11月18-19日，召開了北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)評審會議，針對初設(shè)方案征求了局（館）相關(guān)處室、市屬試點(diǎn)單位以及16區(qū)檔案局（館）的意見，并請檔案、信息化專家對初設(shè)方案進(jìn)行了評審。通過對初設(shè)方案的進(jìn)一步完善，于2015年12月18日，正式將《北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）初步設(shè)計(jì)及概算》報(bào)送市發(fā)改委。

（三）完成了項(xiàng)目初步驗(yàn)收工作

2016年5月4日，市發(fā)改委印發(fā)了《關(guān)于批準(zhǔn)北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）初步設(shè)計(jì)概算的函》，項(xiàng)目進(jìn)入工程實(shí)施階段。

通過全面實(shí)施，已完成機(jī)房建設(shè)、軟硬件采購集成、應(yīng)用系統(tǒng)功能開發(fā)、1個標(biāo)準(zhǔn)體系、8個標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的編制、檔案資源分類設(shè)計(jì)方案與資源庫建設(shè)以及約80TB歷史數(shù)據(jù)的清理等主要工作。

2016年12月21日，局（館）組織召開了北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)項(xiàng)目初步驗(yàn)收專家評審會。項(xiàng)目通過了初步驗(yàn)收。

七、后續(xù)工作安排

按照北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，2017年，數(shù)字檔案館建設(shè)將重點(diǎn)開展以下工作：

一是開展數(shù)字檔案館系統(tǒng)的試運(yùn)行。通過在實(shí)際工作中深度應(yīng)用數(shù)字檔案館系統(tǒng)，全面檢驗(yàn)系統(tǒng)的可用性、易用性和性能，進(jìn)一步完善系統(tǒng)。通過試運(yùn)行，使數(shù)字檔案館系統(tǒng)在支撐檔案業(yè)務(wù)工作方面發(fā)揮出實(shí)效。

二是開展數(shù)字檔案館應(yīng)用試點(diǎn)。按照北京市檔案局印發(fā)的《關(guān)于開展北京數(shù)字檔案館試點(diǎn)工作的通知》，組織好3家區(qū)檔案局（館）和3家市屬檔案移交單位的應(yīng)用試點(diǎn)，通過試點(diǎn)著重驗(yàn)證數(shù)字檔案室、電子檔案在線移交接收、政務(wù)外網(wǎng)、因特網(wǎng)利用服務(wù)、檔案數(shù)字資源整編管理、電子檔案身份證、跨館查閱出證等系統(tǒng)功能，逐步健全數(shù)字檔案館使用管理機(jī)制，為數(shù)字檔案館系統(tǒng)在試點(diǎn)單位的全面應(yīng)用以及下一步的推廣使用奠定基礎(chǔ)。

三是組織數(shù)字檔案館的培訓(xùn)宣貫。結(jié)合數(shù)字檔案館的試運(yùn)行與試點(diǎn)工作，認(rèn)真做好數(shù)字檔案館系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，并對數(shù)字檔案館的相關(guān)制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行宣貫，通過培訓(xùn)宣貫使用戶能夠熟練使用系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)工作，規(guī)范數(shù)字檔案館的使用與管理。

篇6

1、日常維護(hù)，防范未然。

數(shù)字檔案系統(tǒng)縱然有很多的便捷，但其安全性也的確較低，對數(shù)字檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全管理的第一項(xiàng)內(nèi)容不是建設(shè)更完善的系統(tǒng)，而是要有維護(hù)系統(tǒng)的意識。再好的系統(tǒng)也有損壞的時(shí)候，不能因?yàn)橛泻玫南到y(tǒng)就放松警惕，最重要的是對系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，杜絕其發(fā)生大的問題，這是對數(shù)字檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全管理的最基本的一項(xiàng)工作。而事前預(yù)防的重要手段就是前端控制，主要內(nèi)容包括在數(shù)字檔案系統(tǒng)建立時(shí)就重點(diǎn)分析該系統(tǒng)的承受能力，即遭受多大的損壞才能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，并制定解決方案。其次是對于計(jì)算機(jī)、軟件的選擇，為了保障數(shù)字檔案的安全，這方面一定要選擇較好的、性價(jià)比較高的設(shè)備。

2、對安全管理機(jī)制進(jìn)行評估并不斷改進(jìn)。

每一個數(shù)字檔案館都會設(shè)立一些管理規(guī)則，這也就是管理機(jī)制，管理機(jī)制不能是一成不變的，需要根據(jù)不同的時(shí)期進(jìn)行改正，具體改正方法涉及兩個步驟，首先是定期或不定期對管理機(jī)制進(jìn)行評估，評估主要是結(jié)合內(nèi)部具體情況和外部較好的管理機(jī)制，發(fā)現(xiàn)其問題所在。評估涉及的數(shù)據(jù)不能太過單一，必須全方面考慮，收集所有需要的數(shù)據(jù)之后再進(jìn)行分析。其次是根據(jù)評估所發(fā)現(xiàn)的問題提出具有針對性的對策，并給予改正。只有不斷重復(fù)評估、改正這一流程，才能保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全性能。

3、提升檔案人員業(yè)務(wù)能力及個人素質(zhì)。

數(shù)字檔案系統(tǒng)雖然依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而存在，但對該系統(tǒng)的管理始終離不開人工的參與，并且對檔案人員的要求相比傳統(tǒng)的檔案館管理人員而言有了更高的要求。檔案人員要有熟練的業(yè)務(wù)能力，還要能夠熟練運(yùn)用各項(xiàng)計(jì)算機(jī)軟件，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)能夠作出簡單處理，其次是要有很強(qiáng)的責(zé)任心、安全意識。數(shù)字檔案系統(tǒng)面臨最大的考驗(yàn)就是檔案的安全，如果檔案人員沒有足夠的安全意識，也就無法進(jìn)行這項(xiàng)工作。要提升檔案人員業(yè)務(wù)能力和個人素質(zhì)并不是一件簡單的事，要對其進(jìn)行檔案管理方面知識的培訓(xùn)并不難，難的是培養(yǎng)其計(jì)算機(jī)技術(shù)。首先，檔案館管理者可以對檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)其計(jì)算機(jī)操作水平，但僅僅依靠管理者組織的培訓(xùn)顯然是不足的，所以可以不定期舉行計(jì)算機(jī)水平比賽，以此來激勵檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)。除此之外，可以在招聘檔案人員時(shí)就考慮到應(yīng)聘者的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將計(jì)算機(jī)納入考核標(biāo)準(zhǔn)之中。

4、將數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化成圖像、聲音等進(jìn)行保存。

數(shù)字檔案存的檔案均是以數(shù)字信號為主，所以在讀取檔案和保存檔案時(shí)方式就比較單一，而如果將數(shù)字信號進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)成圖像信號，那么就有了更多樣的保存方式和讀取方式。這就相當(dāng)于將一份檔案拍成圖像在另外的地方進(jìn)行保存，而要讀取該檔案時(shí)可以直接讀取圖像而不用在檔案庫中查找。這樣做不僅僅是為了提升其安全性，還可有降低檔案被人為篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的檔案，他們對選擇查找自己的數(shù)字檔案，但那份檔案早已轉(zhuǎn)換成了圖像檔案，即便是被修改了也可以迅速查出來。

5、信息備份。

篇7

審計(jì)檔案的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，審計(jì)檔案數(shù)字化成為檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。審計(jì)部門利用各種成熟信息技術(shù)集成，依托審計(jì)檔案管理軟件平臺，對檔案數(shù)字化進(jìn)行了有益的實(shí)踐與探索，數(shù)字化檔案室建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。

1.審計(jì)檔案數(shù)字化管理提高了審計(jì)工作效率，擴(kuò)展審計(jì)利用的廣度

審計(jì)工作是一項(xiàng)特殊的職能活動，記錄和反映這種特殊職能活動的審計(jì)檔案內(nèi)容豐富涵蓋了各行各業(yè)。如：財(cái)政、農(nóng)業(yè)、行政、資源環(huán)保、固定資產(chǎn)投資、金融、企業(yè)、社會保障、外資運(yùn)用等等各項(xiàng)審計(jì)調(diào)查活動。審計(jì)工作的取證材料，既有文字的，又有聲像的記錄，既有書面證明、證據(jù)材料，又有實(shí)物證據(jù)材料。這些審計(jì)項(xiàng)目行業(yè)類別繁多，業(yè)務(wù)量大，更主要的是數(shù)據(jù)量巨大。無論是對紙制檔案整理立卷檔案還是查找借閱都是繁瑣的勞動。目前，審計(jì)部門進(jìn)行數(shù)字化檔案管理主要是通過數(shù)字掃描和相應(yīng)的技術(shù)處理，使審計(jì)案卷中產(chǎn)生的文字、圖片變成數(shù)據(jù)資料，利用審計(jì)檔案管理軟件進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享和檔案信息的多介質(zhì)保存。檔案數(shù)字化的應(yīng)用代替了人工部分繁瑣的勞動，便于擴(kuò)展檔案內(nèi)容利用的廣度，最大限度的，為審計(jì)人員縮短了審計(jì)工作時(shí)間，提高審計(jì)檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值，提高了審計(jì)工作效率。

2.數(shù)字檔案對常規(guī)性審計(jì)項(xiàng)目具有高效的審計(jì)功能，有利于提高審計(jì)的深度

審計(jì)檔案質(zhì)量的高低，不僅體現(xiàn)審計(jì)機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作的水平，同時(shí)也能反映審計(jì)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的高低。隨著審計(jì)機(jī)關(guān)“金審工程”電子政務(wù)的應(yīng)用，審計(jì)業(yè)務(wù)文書的擬稿、審計(jì)方案的擬定以及審計(jì)工作底稿的編寫等都運(yùn)用OA（辦公輔助軟件）和AO（審計(jì)現(xiàn)場軟件）進(jìn)行處理，因此，大量的數(shù)字信息的產(chǎn)生為審計(jì)人員提供了方便、快捷、多方位和角度利用服務(wù)。審計(jì)人員在審計(jì)現(xiàn)場即可設(shè)置各種不同的數(shù)據(jù)條件，運(yùn)用審計(jì)檔案管理軟件中數(shù)字檔案強(qiáng)大的搜索對比功能，為審計(jì)監(jiān)督的實(shí)施提供了充分的依據(jù)和參考資料。尤其是對常規(guī)性審計(jì)行業(yè)和審計(jì)項(xiàng)目可以依據(jù)上一年度審結(jié)的審計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整體的查詢分析，從中分析和確定審計(jì)重點(diǎn)及發(fā)現(xiàn)線索，有利于提高審計(jì)工作的深度，減少審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

3.數(shù)字檔案中被審計(jì)單位資料檔案庫的建立，方便審計(jì)人員異地遠(yuǎn)程查閱

審計(jì)檔案軟件中被審計(jì)單位資料庫具有強(qiáng)大的資源儲存和快速檢索功能，它把大量的被審計(jì)單位的形成的年度報(bào)表、相關(guān)法規(guī)、資料及相關(guān)文件以數(shù)字化的形式按行業(yè)和單位性質(zhì)再進(jìn)行詳細(xì)劃分。審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部各職能部門既要向資料庫輸送資料定期進(jìn)行電子數(shù)據(jù)信息移交歸檔，又可以通過審計(jì)資料庫獲得審計(jì)信息，做到審計(jì)成果共享，同時(shí)方便審計(jì)人員異地遠(yuǎn)程查閱，提高了工作效率，緩和審計(jì)資源不足的矛盾。

二、數(shù)字檔案在審計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用正在向前發(fā)展

1.深刻認(rèn)識審計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，努力適應(yīng)新形勢下審計(jì)工作的發(fā)展

總書記曾經(jīng)指出“當(dāng)今世界，科技創(chuàng)新更加廣泛地影響著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人民生活，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興，必須從國家發(fā)展全局的高度，集中力量推進(jìn)科技創(chuàng)新，加快創(chuàng)新型國家建設(shè)?！边@就要求審計(jì)工作適應(yīng)科技創(chuàng)新和外部環(huán)境的深刻變革，提升審計(jì)能力和技術(shù)水平，滿足信息化條件下實(shí)施審計(jì)監(jiān)督的需要。而作為審計(jì)檔案工作者也要重視科技的發(fā)展趨勢，“金審工程”電子政務(wù)的快速發(fā)展，審計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)也在努力的跟進(jìn)；另一方面被審計(jì)單位不斷采用新技術(shù)，信息系統(tǒng)日趨復(fù)雜，電子數(shù)據(jù)量急劇增長，審計(jì)收集的各類材料、載體多樣性和門類紛繁性，在這樣一種背景下，沒有審計(jì)檔案的數(shù)字化應(yīng)用和審計(jì)檔案的信息化管理，只依賴于手工檔案的立卷歸檔方式無異于新形勢下的“刀耕火種”，就可能被時(shí)代的浪潮所淘汰。必須牢牢把握住信息化的先機(jī)，重視檔案工作的科技進(jìn)步，利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)推動檔案的發(fā)展和進(jìn)步，使其更好的為審計(jì)工作服務(wù)。

2.審計(jì)檔案管理軟件的應(yīng)用可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程歸檔

隨著被審計(jì)單位數(shù)據(jù)庫的大型化，尤其是金融、海關(guān)、稅務(wù)建成的全國聯(lián)網(wǎng)的“信息網(wǎng)絡(luò)工程”。審計(jì)人員面臨的不再是傳統(tǒng)的審計(jì)模式，而是全新的網(wǎng)上空間，針對這種情況審計(jì)部門已經(jīng)在積極穩(wěn)定的探索計(jì)算機(jī)審計(jì)和網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程審計(jì)，通過網(wǎng)絡(luò)連接來滿足審計(jì)的需要，對其業(yè)務(wù)活動進(jìn)行監(jiān)督。在整個審計(jì)監(jiān)督過程中采集和掌握的數(shù)據(jù)都是以數(shù)字信號的形式存在，每一個流程都是在特定時(shí)間和特定環(huán)境，同一活動過程中形成的真實(shí)的原始記錄，只有保持整個過程的完整性才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此，傳統(tǒng)的紙制載體文件承辦完結(jié)后歸檔制度已經(jīng)不能滿足數(shù)字檔案的歸檔要求，網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程審計(jì)的實(shí)施可推進(jìn)檔案遠(yuǎn)程歸檔的發(fā)展，根據(jù)審計(jì)要求，將取證的審計(jì)工作底稿和電子數(shù)據(jù)通過“金審工程”中AO（現(xiàn)場審計(jì)管理系統(tǒng)）進(jìn)行及時(shí)的分析和處理，經(jīng)過三級復(fù)核后以數(shù)字化的形式上傳至審計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)歸卷管理，真正實(shí)現(xiàn)“邊審計(jì)邊歸檔”和“審結(jié)卷成”。

篇8

關(guān)鍵詞：機(jī)電安裝 裝修工程 辦公大樓

一、辦公大樓機(jī)電安裝和裝修工程項(xiàng)目管理實(shí)踐

某大廈辦公場所，地處順德區(qū)繁華地段，該建筑地上十七層、地下一層，總建筑面積2.421萬平方米。項(xiàng)目管理公司對大樓的精裝修及機(jī)電改造工程進(jìn)行全過程、全方位的項(xiàng)目管理。

1.1合同類型

1.1.1管理方式是要承擔(dān)一定的管理風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任的項(xiàng)目管理服務(wù)

1.1.2合同條件形式：采用與業(yè)主商定的合同條件的形式

本公司的主要工作內(nèi)容及承擔(dān)的責(zé)任、義務(wù)：在業(yè)主的授權(quán)范圍內(nèi)，代表業(yè)主就本工程各方面的規(guī)劃、組織、監(jiān)督和控制進(jìn)行工作，向業(yè)主提供工程前期咨詢服務(wù)，提供包括設(shè)計(jì)咨詢、承包策略及計(jì)劃等在內(nèi)的全面技術(shù)支持，實(shí)施對本工程整個施工過程的管理， 并向業(yè)主負(fù)責(zé)。

1.1.3計(jì)價(jià)類型：本項(xiàng)目合同計(jì)價(jià)方式是固定總價(jià)合同，按簽訂施工合同金額的百分之二計(jì)取項(xiàng)目管理服務(wù)費(fèi)用。

1.2項(xiàng)目概況和特點(diǎn)

該供電辦公大樓由地上十七層、地下一層，總建筑面積24210m2， 占地面積2212m2。主體承重結(jié)構(gòu)為全現(xiàn)澆鋼筋砼框架一剪力墻結(jié)構(gòu)， 結(jié)構(gòu)抗震等級框架為二級、剪力墻為一級，基礎(chǔ)為交叉梁式筏板基礎(chǔ)；建筑物外墻為玻璃－鋁合金幕墻，建筑防火等級為一級，地下一層平時(shí)為車庫、戰(zhàn)時(shí)為六級人防物資庫、防化等級為丁級。大樓設(shè)有2部客梯，其中1部兼作消防電梯。建筑物檐口高度71.6m，最高點(diǎn)為101．2m。

1.2.1本項(xiàng)目主要包括：

(1)裝修工程：大理石、地毯、木地板樓地面；金屬板、造型石膏板吊頂；大理石、壁紙、乳膠漆墻面。

(2)通風(fēng)空調(diào)工程：整座大樓為中央空調(diào)系統(tǒng)，每層走廊兩端各安裝1臺鮮風(fēng)機(jī)，空調(diào)系統(tǒng)末端安裝有360多臺風(fēng)機(jī)盤管。

(3)消防工程：配備有消火栓給水系統(tǒng)、自動噴水給水系統(tǒng)，重點(diǎn)部位如通訊、遠(yuǎn)動、調(diào)度機(jī)房及人事、財(cái)務(wù)檔案室均設(shè)有七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。

(4)電氣工程：動力系統(tǒng)、照明系統(tǒng)(包括應(yīng)急照明系統(tǒng))、UPS供電系統(tǒng)（通訊、遠(yuǎn)動、調(diào)度機(jī)房）。

(5)弱電工程：樓宇門禁智能控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)綜合布線、消防系統(tǒng)、火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)、電視電話會議和弱電集成等系統(tǒng)。

1.2.2本項(xiàng)目的復(fù)雜性具體表現(xiàn)在以下幾方面：

(1)本項(xiàng)目地處繁華市區(qū)，安全文明施工要求高。為此，項(xiàng)目管理部制定了安全文明施工管理規(guī)定，對各施工隊(duì)伍進(jìn)行安全技術(shù)交底。并組織成立安全管理委員會，下設(shè)督查小組，在施工過程中加強(qiáng)安全、文明施工管理，杜絕違章野蠻施工，確保本項(xiàng)目不發(fā)生安全事故。

(2)本項(xiàng)目為改造項(xiàng)目，局部施工工作面小，施工難度大。項(xiàng)目管理部針對該問題進(jìn)行了充分的考慮和籌劃。首先在施工進(jìn)度方面， 由施工單位提供交叉作業(yè)面的進(jìn)度計(jì)劃，對于構(gòu)成相互影響的作業(yè)時(shí)間進(jìn)行調(diào)整；其次，要求施工單位多開工作面，分散施工面積；第三，對于仍因施工作業(yè)面小無法施工的問題，如六至八層均有半層正常辦公，要求施工單位做好相關(guān)圍蔽措施，既不能影響業(yè)主正常辦公，又要確保走火通道暢通。組織施工單位及供貨商等制定合理、可行的施工方案，保證施工順利進(jìn)行。

(3)弱電系統(tǒng)要求高，由于本大廈的戰(zhàn)略重要性，集全區(qū)供電營銷調(diào)度于一身，是一幢智能化的綜合辦公大廈。運(yùn)行穩(wěn)定、高效、安全的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為電力調(diào)度系統(tǒng)良好運(yùn)行的基礎(chǔ)， 因此，對弱電的各個系統(tǒng)在總體架構(gòu)、可靠性、安全性、整體性能等方面都提出了更高的要求。

本工程弱電智能化系統(tǒng)涉及面廣，技術(shù)性強(qiáng)。主要表現(xiàn)為：

A、弱電系統(tǒng)的子系統(tǒng)多，技術(shù)要求高，除了火災(zāi)報(bào)警聯(lián)動控制、樓宇門禁控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)綜合布線、電視會議和弱電集成等系統(tǒng)以外，還包括一卡通、地理信息、辦公自動化等信息系統(tǒng)，僅安防系統(tǒng)就包括閉路監(jiān)視、紅外探測及單探頭等多項(xiàng)專業(yè)性探測、巡更、門禁、對講、防入侵以及圍界報(bào)警等系統(tǒng)等。

B、弱電工程的管理在實(shí)際施工中很容易受其它專業(yè)的影響和制約，這是專業(yè)性質(zhì)所決定的。如：往往在工程中后期各方面的需求明確以后設(shè)計(jì)才能全面展開，造成設(shè)計(jì)時(shí)間緊張。我們從工程整體角度出發(fā)，全面理順整個工程管理工作程序，規(guī)范設(shè)計(jì)要求，明確弱電系統(tǒng)總體概貌、目標(biāo)系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)、各子系統(tǒng)的描述，明確設(shè)計(jì)深度，細(xì)化功能要求，把整個系統(tǒng)進(jìn)行分解，逐項(xiàng)控制，最終實(shí)現(xiàn)功能需求，成為本項(xiàng)目的一大亮點(diǎn)。

(4)裝修環(huán)保、高雅，凸顯個性和企業(yè)文化。

裝修效果方面，為了實(shí)現(xiàn)業(yè)主以上需求，項(xiàng)目管理部組織資深設(shè)計(jì)專家，對概念設(shè)計(jì)、施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)嚴(yán)把審圖關(guān)，根據(jù)業(yè)主需求，提出設(shè)計(jì)修改方案，保證將設(shè)計(jì)理念滲透到施工設(shè)計(jì)中，使該辦公大樓的裝修成為電力大廈的又一亮點(diǎn)。項(xiàng)目完工以后呈現(xiàn)出的裝修效果，業(yè)主非常滿意，如首層云石加玻璃的搭配令敞亮的大堂既典雅又時(shí)尚，成為大樓裝修的一大特色。

環(huán)保建筑是該大廈的另一亮點(diǎn)：整幢大樓裝修材料均采用了環(huán)保材料，環(huán)保施工工藝，在空調(diào)系統(tǒng)、照明系統(tǒng)、聲學(xué)設(shè)計(jì)上充分考慮了人的舒適性，做到以人為本，并考慮大廈節(jié)能、節(jié)水等運(yùn)行成本的節(jié)約，體現(xiàn)環(huán)保建筑。辦公室采用玻璃隔斷，平整的孔板頂棚、嵌入式燈具、色調(diào)柔和的地毯等，為員工創(chuàng)造寬敞、明亮、方便、舒適的辦公環(huán)境。

1.3項(xiàng)目管理效果

1.3.1項(xiàng)目前期管理工作

1.3.1.1項(xiàng)目組織

本公司根據(jù)多年的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，組建了一個具有豐富項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、掌握先進(jìn)技術(shù)、熟悉市場變化、精通項(xiàng)目管理的團(tuán)隊(duì)，其中有項(xiàng)目管理專家、工程經(jīng)濟(jì)專家，以及建筑、消防、環(huán)境、智能化、信息化等各專業(yè)的技術(shù)專家。從而使項(xiàng)目管理工作和監(jiān)理工作相輔相成、相得益彰，極大地提高了管理效率。

1.3.1.2項(xiàng)目策劃

本公司在項(xiàng)目管理工作中始終堅(jiān)持科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、勤奮、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。

首先，在策劃階段：一方面在管理層面建立了項(xiàng)目相關(guān)各方的管理協(xié)調(diào)機(jī)制，確立了本公司在項(xiàng)目管理工作中的核心地位，以確保項(xiàng)目管理工作的順利進(jìn)行；另一方面在管理技術(shù)層面上，按照項(xiàng)目管理原理對工作進(jìn)行分解建立了WBS工作分解結(jié)構(gòu)，定義了各工作包，切分了預(yù)算，制訂了工程總包和各專業(yè)分包的實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃，以及質(zhì)量和安全環(huán)境目標(biāo)。

1.3.1.3設(shè)計(jì)階段管理

為配合工作包管理，本項(xiàng)目要求設(shè)計(jì)單位按工作包進(jìn)行設(shè)計(jì)，對此，我公司提供管理技術(shù)上的支持和配合。同時(shí)由于有中泓設(shè)計(jì)公司參與設(shè)計(jì)，我們在設(shè)計(jì)規(guī)范、協(xié)調(diào)配合等方面給予了大量指導(dǎo)和幫助。

在工程技術(shù)方面，室內(nèi)環(huán)境控制和弱電信息系統(tǒng)作為關(guān)注的重點(diǎn)，也正是我公司的核心技術(shù)優(yōu)勢所在。在室內(nèi)環(huán)境方面，由于在裝飾材料、施工工藝以及空調(diào)設(shè)計(jì)等方面的嚴(yán)格把關(guān)，最終確保了大樓內(nèi)環(huán)境空氣的優(yōu)良品質(zhì)；在弱電信息系統(tǒng)方面，我公司更是提供了全面的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)支持，充分體現(xiàn)了現(xiàn)代化智能大廈的特點(diǎn)。

1.3.1.4質(zhì)量

質(zhì)量是工程的生命。通過工程技術(shù)方案審批制度、層層交底制度、材料樣品制度、工程樣板制度等一系列事前質(zhì)量管理制度，加上24小時(shí)的現(xiàn)場質(zhì)量跟蹤檢驗(yàn)，使本工程按照原工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到工程質(zhì)量優(yōu)良標(biāo)準(zhǔn)。

1.3.1.5驗(yàn)收及管理效果

本工程完成驗(yàn)收，工程質(zhì)量及消防、環(huán)境、衛(wèi)生、勞動、節(jié)能等各項(xiàng)指標(biāo)完全滿足驗(yàn)收要求，工程驗(yàn)收備案一次通過。

篇9

摘  要 從石化設(shè)計(jì)行業(yè)信息系統(tǒng)集成的總體構(gòu)架及集成重點(diǎn)出發(fā)，討論了系統(tǒng)集成開發(fā)使用過程中編碼、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)、工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的問題，對其加以分析并給出解決方法。 關(guān)鍵詞 系統(tǒng)集成；設(shè)計(jì)；標(biāo)準(zhǔn)化；編碼   隨著it技術(shù)的發(fā)展，工程設(shè)計(jì)正朝著異地協(xié)同設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)智能化、報(bào)表圖紙生成自動化的方向發(fā)展。信息技術(shù)的使用也正由以前的一些小系統(tǒng)的應(yīng)用朝向集成化、綜合化方向發(fā)展，系統(tǒng)優(yōu)化也由以前的小系統(tǒng)局部化朝向全系統(tǒng)整體優(yōu)化方向發(fā)展?！凹蓱?yīng)用系統(tǒng)”已經(jīng)由最初的設(shè)想發(fā)展成為初步實(shí)用的系統(tǒng)，本文就“石化設(shè)計(jì)行業(yè)信息應(yīng)用集成系統(tǒng)”在開展實(shí)施過程中各類標(biāo)準(zhǔn)化的問題及其解決方法進(jìn)行一些探討?！?1  系統(tǒng)總體框架   圖1 石化設(shè)計(jì)行業(yè)信息應(yīng)用系統(tǒng)框圖根據(jù)建設(shè)部“十五”發(fā)展綱要的要求，結(jié)合石化行業(yè)企業(yè)特點(diǎn)，一般石化設(shè)計(jì)行業(yè)信息應(yīng)用系統(tǒng)總體框圖[1]見圖1。

由圖1可知，石化設(shè)計(jì)行業(yè)信息應(yīng)用集成系統(tǒng)由四個大系統(tǒng)組成：工程協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)、工程綜合管理系統(tǒng)、企業(yè)資源管理及市場經(jīng)營決策erp系統(tǒng)、綜合管理及oa系統(tǒng)。主要調(diào)用八類數(shù)據(jù)庫：工藝數(shù)據(jù)庫、工程數(shù)據(jù)庫、文檔數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目材料數(shù)據(jù)庫、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫、企業(yè)資源數(shù)據(jù)庫、工廠模型數(shù)據(jù)庫、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。 其中工程協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)為整個系統(tǒng)的核心，它的三個主要任務(wù)是：工藝設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)、三維建模，三維建模是整個設(shè)計(jì)的重要工作，也代表了整個設(shè)計(jì)的質(zhì)量和水平；其他的系統(tǒng)都是輔的，而所謂的信息應(yīng)用系統(tǒng)集成，就是要通過先進(jìn)的信息技術(shù)提高這三項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率，以及把這三個子系統(tǒng)與其他輔助系統(tǒng)更好地“集成”到一起，整個系統(tǒng)共享八類數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)流的完整性和唯一性。 2  系統(tǒng)集成重點(diǎn) 為提高工程設(shè)計(jì)能力，系統(tǒng)主要采用的it技術(shù)[2]： ⑴ 使用工藝流程模擬軟件建模，以此結(jié)果建立數(shù)據(jù)庫，包括物料平衡表、熱量平衡表、設(shè)備表、設(shè)備工藝數(shù)據(jù)表等； ⑵ 使用方案優(yōu)化軟件建立專有技術(shù)模型庫，為工程規(guī)劃分析設(shè)計(jì)新方案及方案優(yōu)化提供數(shù)據(jù)； ⑶ 使用智能化p&id自動建模技術(shù)，建立工程數(shù)據(jù)庫，其中包括設(shè)備、管道、儀表以及智能pid數(shù)據(jù)； ⑷ 使用自動配管軟件建立自動配管規(guī)則庫，為項(xiàng)目前期的快速報(bào)價(jià)和估算提供準(zhǔn)確的設(shè)備和材料信息； ⑸ 使用三維工廠設(shè)計(jì)軟件建立三維模型數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)異地協(xié)同設(shè)計(jì)，減少配管＂碰撞＂，減少或杜絕設(shè)計(jì)錯誤或失誤； ⑹ 使用oa以及b/s等it技術(shù)進(jìn)行整個系統(tǒng)的＂集成＂； ⑺ 使用p3或project軟件優(yōu)化項(xiàng)目管理及控制。 3  系統(tǒng)集成開發(fā)使用中可能遇到的問題及解決辦法 目前工程設(shè)計(jì)行業(yè)應(yīng)用的集成系統(tǒng)相對于機(jī)械和電子行業(yè)而言，尚處于探索和初級階段，無論思路、方法和手段方面，還是在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方面，都遠(yuǎn)未達(dá)到＂成熟＂，各家的系統(tǒng)相差比較大，未形成行業(yè)廣泛認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用效果也各有千秋，這樣就形成了國內(nèi)工程設(shè)計(jì)企業(yè)系統(tǒng)集成存在的一些問題。下面闡述這些問題并討論解決辦法： 3.1統(tǒng)一編碼問題 系統(tǒng)的編碼包括專業(yè)編碼、人員編碼、內(nèi)部管理編碼、工程項(xiàng)目編碼、工程會議編碼、設(shè)計(jì)圖紙編碼、招投標(biāo)文件編碼、專業(yè)間互提條件資料編碼、化工裝置標(biāo)識系統(tǒng)所包括的系統(tǒng)編碼、設(shè)備編碼、元件編碼、材料編碼等。國內(nèi)工程設(shè)計(jì)及化工行業(yè)應(yīng)該為全國的工程設(shè)計(jì)erp系統(tǒng)提供統(tǒng)一的編碼。由于目前行業(yè)內(nèi)未對erp系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)形成共識，無法提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這樣集成系統(tǒng)的大部分編碼都需要自己編制，不但工作量大，還存在編碼資料不全的問題，在行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后，存在著與未來行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)兼容性問題，這樣無法實(shí)現(xiàn)國內(nèi)及國外數(shù)據(jù)資源或一些標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)共享的問題。

3.1.1 系統(tǒng)的編碼編制應(yīng)按照現(xiàn)有的國際國內(nèi)化工編碼規(guī)范的基礎(chǔ)上盡量增加編碼標(biāo)識子段的種類，雖然增加了編碼的長度，也可能存在一些＂無用＂的編碼段，但是對于提高整個系統(tǒng)的分類查詢能力非常有好處，最重要的是它可以涵蓋全日后可能出來的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不會對全國性或國際性的數(shù)據(jù)共享產(chǎn)生影響，保證系統(tǒng)的生命力。 3.1.2 建立共享數(shù)據(jù)的編碼轉(zhuǎn)換程序，也就是所謂的＂編碼對照表＂，將一些外部的數(shù)據(jù)先通過編好的＂編碼對照表＂進(jìn)行編碼對換，形成本系統(tǒng)所識別的內(nèi)部數(shù)據(jù)，這樣以后即使有了新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，本系統(tǒng)都無需進(jìn)行改造或重建，也可以與未來標(biāo)準(zhǔn)兼容并使用外部的國際國內(nèi)共享數(shù)據(jù)，當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)它的大前提是你的編碼標(biāo)識類別要全于未來的標(biāo)準(zhǔn)。 3.1.3共享數(shù)據(jù)編碼要留有一定長度的＂冗余子段＂，以利于系統(tǒng)的擴(kuò)充或改性。 3.2系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化問題 3.2.1系統(tǒng)的命名規(guī)范 主要用于軟件開發(fā)的規(guī)范性，這部分應(yīng)該由計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)分析員來完成，他首先需要對整個大系統(tǒng)進(jìn)行分解，對全部子程序、數(shù)據(jù)庫、視圖、數(shù)據(jù)文件進(jìn)行分類；然后，在此基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)的流向，事件觸發(fā)、程序調(diào)用、交互式操作、數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行定義和描述。從而確定他們的命名規(guī)則，最終形成程序模塊編碼、數(shù)據(jù)文件與輸出結(jié)果編碼、文檔編碼、用戶編碼、數(shù)據(jù)庫和視圖編碼及相應(yīng)的名稱。 3.2.2 系統(tǒng)的it信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化問題 it信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是使各獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)成為一個信息高度共享，各專業(yè)數(shù)據(jù)能夠及時(shí)溝通，實(shí)現(xiàn)真正信息化、數(shù)字化信息平臺的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。由于國內(nèi)也缺乏這種標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)由軟件系統(tǒng)分析員來建立，但是要充分考慮到國內(nèi)同類產(chǎn)品的情況和國家有關(guān)的規(guī)則來制定。 它主要包括：辦公文檔標(biāo)準(zhǔn)（包括各種公文標(biāo)準(zhǔn)格式、傳真、信函的樣式等）；專業(yè)文檔標(biāo)準(zhǔn)（可行性、初步設(shè)計(jì)文本的格式和深度要求等）；各種圖框（圖框的格式以及圖簽內(nèi)容，規(guī)定了這些也為存檔圖紙信息自動識別帶來方便）；各專業(yè)的繪圖標(biāo)準(zhǔn)（如生成各種存檔文件的應(yīng)用軟件及其版本、所用的字庫等）。 3.2.3 工程設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化問題 工程設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化直接關(guān)系到多專業(yè)多部門多院所聯(lián)合協(xié)同設(shè)計(jì)工作這一目的達(dá)成，是三維協(xié)同設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。由于本系統(tǒng)使用國外軟件和三維設(shè)計(jì)等先進(jìn)技術(shù)以及各種出圖軟件的多樣性，以前的基于二維工程設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)需進(jìn)行相應(yīng)的修編。主要包括： ⑴ 基于二維標(biāo)準(zhǔn)的＜化工工程制圖標(biāo)準(zhǔn)＞需研究修編。由于采用的軟件不同，圖紙的表達(dá)方式亦不相同，如材料編號、支吊架編號、軸編號、支吊架的圖例、材料表格式標(biāo)高的標(biāo)注等。 ⑵ 定額分配體系也需修改，由于三維設(shè)計(jì)涉及專業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)工作量的變化，定額分配體系需要修改并且由于各專業(yè)人員在同一平臺協(xié)同工作，將不需要相互提供資料，專業(yè)間管道接口亦可在模型上實(shí)現(xiàn)，需重新制定專業(yè)間交換資料內(nèi)容和方法。 ⑶ 工程設(shè)計(jì)國內(nèi)信息含量需調(diào)整，由于使用各種軟件，出圖后有些數(shù)據(jù)可能缺失或無法添加，如單管圖缺少保溫厚度、涂漆、清洗、應(yīng)力消除、管道級別信息。因此需建立各種數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。保證信息完整性。 3.3業(yè)務(wù)的重整組合 要利用信息技術(shù)進(jìn)行業(yè)務(wù)優(yōu)化和控制，要對業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化重組。首先必須真正調(diào)整或減少設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，規(guī)范人員配置，提高效率。 3.3.1 成立it領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)制定信息發(fā)展戰(zhàn)略、組織按建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。形成有專門管理部門負(fù)責(zé)日常管理、it中心負(fù)責(zé)實(shí)施、專家委員會進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)的各部門協(xié)力推進(jìn)的一套組織體系，自上而下各負(fù)其責(zé)。 3.3.2 將原計(jì)算機(jī)室、情報(bào)室、檔案室、音像等合并組建專門機(jī)構(gòu)，管理項(xiàng)目的開發(fā)和維護(hù)，要求配備既精通it技術(shù)、精通設(shè)計(jì)、又精通國外設(shè)計(jì)軟件的高級技術(shù)人員和維護(hù)人員。 3.3.3 調(diào)整工作流程。大的流程（設(shè)計(jì)、校核、審核、批準(zhǔn)）基本無需修改，但由于使用三維設(shè)計(jì)等先進(jìn)技術(shù)，一些具體方案可以進(jìn)行修改，如建立管道自動校審功能，可與手工編寫的等級表進(jìn)行自動校審功能，校對審核方式要相應(yīng)改變，校對和審核工作可以直接在模型中進(jìn)行，其意見也可直接記錄在模型的意見欄中。 3.4 工作程序規(guī)范化 國外設(shè)計(jì)企業(yè)中工程設(shè)計(jì)、施工管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，各專業(yè)人員按照統(tǒng)一的工作程序、分類編碼、繪圖和出圖等規(guī)則開展工作。項(xiàng)目的成敗以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理作保證[3]，而國內(nèi)有些企業(yè)項(xiàng)目的好壞更多地取決于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的水平和責(zé)任心。要改善這種情況需要： ⑴ 建立標(biāo)準(zhǔn)工作流程，每個設(shè)計(jì)人員是流程中的一個環(huán)節(jié)，相互支持，相互制約。 ⑵ 建立工程各階段的技術(shù)、管理知識庫，有利于信息共享和復(fù)用。 ⑶ 開發(fā)過程中按順序建立工藝、工程、三維模型這三類數(shù)據(jù)庫。 ⑷ 在不同設(shè)計(jì)階段分別進(jìn)行了30%，60%，90%的各專業(yè)分別檢查和多專業(yè)集中檢查，以保證使問題被消滅在設(shè)計(jì)過程中. 3.5 安全體系 ⑴ 制定規(guī)章制度，對日常使用、安全管理進(jìn)行培訓(xùn)，確保單個用戶的系統(tǒng)安全。 ⑵ 建立防入侵、防病毒、傳輸加密、認(rèn)證與訪問控制、自動備份等一體的安全體系。 ⑶ 在項(xiàng)目生命全周期內(nèi)都要考慮保密和用戶身份識別和權(quán)限等級設(shè)置。 4  結(jié)束語 隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速發(fā)展，采用先進(jìn)的信息技術(shù)是企業(yè)提高競爭力的必由之路；信息集成系統(tǒng)的應(yīng)用能提高工程設(shè)計(jì)質(zhì)量、效率、削減總成本；而在信息集成中信息標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)、也是成功的關(guān)鍵一步；只有做好標(biāo)準(zhǔn)化工作，才能保證信息集成系統(tǒng)在設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)揮更大作用。 參考文獻(xiàn) 1 于成華.大慶石化工程公司信息技術(shù)應(yīng)用集成系統(tǒng)可行性研究報(bào)告(r).黑龍江.大慶石化工程公司.2004 2 高學(xué)武.工廠設(shè)計(jì)中的信息技術(shù)[j].計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用.2002年第7期:234-238 3 謝衛(wèi).信息標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)[j].中國勘察設(shè)計(jì).2003年第3期:57-61

篇10

【關(guān)鍵詞】檔案信信息系統(tǒng)建設(shè)效益優(yōu)化管理

一、引言

隨著當(dāng)今社會信息化工作的飛速發(fā)展，信息管理工作也已發(fā)生了很大的變化，主要表現(xiàn)在信息內(nèi)容及載體的變，信息量的驟增，服務(wù)對象的變化，以及檔案、圖書、情報(bào)信息資源，作為企業(yè)和社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來[2]。

二、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的效益管理的方法

通常，檔案部門評價(jià)經(jīng)濟(jì)效益的方法有歷史考察法等幾種，因此，評價(jià)檔案信息系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)效益的方法也有以下幾種：（1）歷史考察法。在建設(shè)了檔案信息系統(tǒng)以后，它對現(xiàn)行檔案工作的促進(jìn)作用體現(xiàn)在一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、文獻(xiàn)資料中，利用這些信息可以對一個時(shí)期或一個歷史階段的檔案工作，檔案具體部門進(jìn)行評比分析，評價(jià)出該信息系統(tǒng)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)、社會效益水平。（2）差額計(jì)算法。它是以絕對量形式（必須是價(jià)值形式）評價(jià)經(jīng)濟(jì)、社會效益水平的一種方法。用于檔案工作各部門的基本模式是以可能收入與可能支出的差額表示，其基本表達(dá)式為：經(jīng)濟(jì)效益=可能收入一可能支出。對于檔案信息系統(tǒng)而言，其所能產(chǎn)成的效益的公式應(yīng)是：經(jīng)濟(jì)效益=建設(shè)后可能取得的經(jīng)濟(jì)效益一建設(shè)前可能取得的經(jīng)濟(jì)效益。（3）比率計(jì)算法。它是評價(jià)經(jīng)濟(jì)效益最普遍的方法。評價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)是比值大于1，比值越大經(jīng)濟(jì)效益越好，反之則差。一般表達(dá)式為：經(jīng)濟(jì)效益=勞動成果/勞動消耗=產(chǎn)出/投入。如果僅就經(jīng)濟(jì)效益來評估檔案信息系統(tǒng)的投資可行性的話，如果經(jīng)濟(jì)效益小于1，就不值得投資。（4）綜合評價(jià)法。這是一種多種評價(jià)方法并用的評價(jià)方法，也是一種對檔案工作社會經(jīng)濟(jì)效益評價(jià)應(yīng)用最為普遍的方法。這種方法有利于克服上述單一評價(jià)方法的局限性或片面性、使評價(jià)更可靠、更科學(xué)。

三、優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的效益

3.1明確檔案信息用戶需求

（1）公司信息用戶數(shù)量大、范圍廣，檔案信息系統(tǒng)必須能覆蓋全公司整個局域網(wǎng)。對于一個大的管理對象來說，信息化打破了以前物理上時(shí)間和空間的束縛，企業(yè)檔案管理部門成為一個信息集散地和知識供應(yīng)中心，用戶可能分散在企業(yè)管理的各個角落，在家庭、部門或班組的任何一個計(jì)算機(jī)站點(diǎn)都希望能接觸到自己所需要的資料。（2）信息用戶類型復(fù)雜多變，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)能夠滿足不同層面用戶的需求。（3）信息用戶需求觀念不斷轉(zhuǎn)變，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)能滿足檔案信息實(shí)用性的要求。

3.2明確檔案信息服務(wù)需求

（1）信息類型多樣性。檔案室是一個綜合性的檔案資源管理部門，不但負(fù)責(zé)對公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的文書、科技、會計(jì)、聲像、照片、實(shí)物等各個門類的檔案進(jìn)行管理，而且也負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)經(jīng)營中所需要的各類科技圖書、期刊及標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)的管理應(yīng)用工作，因此，檔案信息管理系統(tǒng)必須能適應(yīng)部門職能管理的需要，發(fā)揮多種信息管理的功能，滿足各級用戶對檔案信息多樣性的需求。（2）數(shù)據(jù)更新及時(shí)性。隨著信息時(shí)代的到來，各類信息更新的速度不斷加快，信息的生命周期越來越短，有些信息時(shí)效性特別強(qiáng)，特別是各類情報(bào)信息，其自身價(jià)值會隨著時(shí)間推移而迅速降低，因此，檔案信息系統(tǒng)要能實(shí)現(xiàn)各類信息的及時(shí)更新。（3）信息利用連接性。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中必須考慮檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，通過設(shè)置專職的系統(tǒng)管理人員，定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查維護(hù)，建立有效的安全防護(hù)措施，確保系統(tǒng)能夠提供連續(xù)、穩(wěn)定的檔案利用服務(wù)。（4）信息交流雙向性。檔案信息系統(tǒng)要能在服務(wù)提供者與服務(wù)對象之間架起一座信息溝通的橋梁。通過統(tǒng)計(jì)分析利用情況、設(shè)立用戶信箱、在線交流等，建立起與用戶的交互園地，使檔案信息系統(tǒng)打破單向的輸出方式，通過分門別類仔細(xì)分析研究訪問者的反饋信息，及時(shí)給予答復(fù)，實(shí)現(xiàn)雙向交流。

3.3優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，提高效益管理的原則

前瞻性：優(yōu)化后的檔案信息系統(tǒng)不僅要滿足目前各類檔案、圖書、情報(bào)信息化管理的需求，也要滿足將來信息網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的需要，達(dá)到技術(shù)先進(jìn)、成熟可靠。

集成性：優(yōu)化后的檔案信息系統(tǒng)能夠在公司局域網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)各個分系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成，實(shí)現(xiàn)以系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)系統(tǒng)數(shù)據(jù)綜合管理，并提供完備的管理手段。

高效性：檔案信息管理系統(tǒng)要有較高的執(zhí)行效率，能結(jié)合硬件平臺及功能需求，在硬件配置層及應(yīng)用軟件層進(jìn)行優(yōu)化。

可移植性：系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)具有很強(qiáng)的可移植性，可在多種硬件平臺、網(wǎng)絡(luò)和操作系統(tǒng)環(huán)境下工作。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)要符合層次性及模塊化的設(shè)計(jì)思想，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰合理，軟件靈活，可根據(jù)今后的需求進(jìn)行擴(kuò)充。

開放性：具備開放性的特點(diǎn)，能夠支持多種開發(fā)語言，支持與各種關(guān)系數(shù)據(jù)庫的互連；支持現(xiàn)有主流的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)，能夠符合企業(yè)公布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)體制。

安全性：檔案信息系統(tǒng)所處理的信息一般含有涉及公司的機(jī)密，而且不同的用戶在不同的時(shí)刻對文件信息的處理權(quán)限也是不同的，因此安全性控制功能應(yīng)成為檔案綜合信息系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。檔案信息系統(tǒng)的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。

3.4優(yōu)化方案總體目標(biāo)和思路

3.4.1構(gòu)建功能齊全的檔案管理系統(tǒng)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會更廣泛、更迫切的需要，對檔案、圖書、情報(bào)信息的利用越來越要求公開化、社會化。優(yōu)化后檔案信息管理能實(shí)現(xiàn)包括文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案等各種類型和載體檔的信息化管理功能，系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動中需要用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括（1）檔案數(shù)據(jù)采集與加工；（2）檔案數(shù)據(jù)存儲及管理；（3）檔案數(shù)據(jù)查詢利用；（4）系統(tǒng)維護(hù)。

3.4.2實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理功能

3.4.3實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)信息資源信息共享

3.4.4實(shí)現(xiàn)信息綜合利用

3.5優(yōu)化方案總體功能結(jié)構(gòu)

在檔案信息系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)辦理完結(jié)的電子文檔通過OA接口程序進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)完成最終歸檔，各類紙質(zhì)檔案、圖書、期刊通過數(shù)字化的形式進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)歸檔和利用，使檔案信息管理系統(tǒng)作為檔案部門進(jìn)行檔案信息業(yè)務(wù)管理的平臺和基礎(chǔ)，成為檔案信息化系統(tǒng)的核心。

四、結(jié)束語

企業(yè)檔案信息化的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開發(fā)利用，充分其效益，從而使企業(yè)信息化建設(shè)邁上一個新臺階，具有更強(qiáng)勁的實(shí)力生存于市場經(jīng)濟(jì)之中，這不是信息技術(shù)的簡單應(yīng)用，而是一項(xiàng)結(jié)合先進(jìn)的企業(yè)檔案管理思想，規(guī)范檔案工作業(yè)務(wù)流程，將信息技術(shù)融入收集、整理、開發(fā)、利用等檔案活動之中[3]，以提高企業(yè)競爭力的復(fù)雜工程。隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境不斷變化，將對企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用會不斷提出新的要求，隨著技術(shù)的發(fā)展和時(shí)間的推進(jìn)，企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用的模式也在發(fā)展變化，沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有一成不變的目標(biāo)，因此，應(yīng)當(dāng)積極研究檔案信息化建設(shè)的效益管理，推動企業(yè)向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)