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篇1

【關(guān)鍵詞】資料；歸檔管理；檔案管理制度

引言

東莞市防雷設(shè)施檢測所是東莞市氣象局重要的對外服務(wù)單位，日常主體業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文書資料、影像資料繁多，為有效管理這些資料，需建立健全的檔案管理制度來規(guī)范業(yè)務(wù)工作，以體現(xiàn)公開、公平、公正的服務(wù)原則。

1 現(xiàn)行東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理狀況

1.1 東莞市防雷設(shè)施檢測所主體業(yè)務(wù)資料

防雷所日常工作所產(chǎn)生的資料繁多，主體業(yè)務(wù)資料包括建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗(yàn)收資料，建筑物新建、擴(kuò)建報(bào)建資料，風(fēng)險(xiǎn)評估資料，雷災(zāi)調(diào)查資料，內(nèi)部評審，外部評審，現(xiàn)行規(guī)范，內(nèi)部文件，實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)資料，各項(xiàng)工作細(xì)則等。

1.2 東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理機(jī)構(gòu)

現(xiàn)行防雷所內(nèi)的檔案管理機(jī)構(gòu)主要是審核組，有一名資料收集歸檔人員和一名資料歸檔審核人員。資料收集歸檔員并非專職，僅對建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗(yàn)收資料，建筑物新建、擴(kuò)建報(bào)建資料，報(bào)建審核資料，風(fēng)險(xiǎn)評估資料進(jìn)行收集歸檔。

1.3 東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理存在的問題

由于缺乏健全的檔案管理制度和專職人員，所內(nèi)僅對日常主體業(yè)務(wù)資料進(jìn)行收集歸檔，但一些非主流的資料并沒有進(jìn)行有效的管理。例如：歸檔資料的借閱和查閱，資料銷毀，儀器報(bào)廢維修，會(huì)議記錄，技術(shù)討論結(jié)果等等。

2 東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理建立檔案管理制度

2.1 檔案管理原則

（1）加強(qiáng)防雷設(shè)施檢測所檔案管理工作，更好地為企業(yè)提供信息服務(wù)。

（2）防雷設(shè)施檢測所檔案是防雷所在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案是總和，其中以防雷檢測檔案為主體，包括：新建防雷設(shè)施資料，定期年檢資料，化學(xué)危險(xiǎn)品場所防雷資料，報(bào)建資料等等。

（3）檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)防雷所經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)利和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

（4）檔案工作要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。

（5）歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

（6）結(jié)案后及時(shí)交專職人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

2.2 東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理組織架構(gòu)

建立四級的管理體制。所長統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)所內(nèi)的檔案管理工作；歸檔審核員對各項(xiàng)資料結(jié)案確認(rèn)、編號入室；專職資料收集歸檔員對各項(xiàng)資料進(jìn)行收集歸檔提交歸檔審核員；報(bào)建窗口收集新建、擴(kuò)建報(bào)建資料和發(fā)票，審核組收集報(bào)建審核資料，檢測組收集年度檢測資料、竣工驗(yàn)收資料和分段驗(yàn)收資料，風(fēng)評組收集雷擊風(fēng)險(xiǎn)評估資料和雷災(zāi)資料，辦公室收集上級單位的文件、人事資料、各項(xiàng)工作細(xì)則等。

2.3 歸檔資料范圍

2.3.1 東莞市防雷檢測所各項(xiàng)工作細(xì)則

（1）防雷裝置報(bào)建審核工作細(xì)則；（2）防雷裝置年度檢測工作細(xì)則；（3）防雷裝置竣工驗(yàn)收工作細(xì)則；（4）雷電風(fēng)險(xiǎn)評估業(yè)務(wù)操作細(xì)則；（5）計(jì)費(fèi)、收費(fèi)和發(fā)票管理工作細(xì)則；（6）防雷合格證、副證、報(bào)告書發(fā)放、更改和銷毀工作細(xì)則；（7）檔案管理工作細(xì)則；（8）印章使用操作細(xì)則；（9）技術(shù)規(guī)范使用操作細(xì)則；（10）圖紙使用操作細(xì)則；（11）儀器、設(shè)備、辦公用品購買使用操作細(xì)則；（12）內(nèi)部管理評審工作細(xì)則；（13）實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定操作細(xì)則；（14）文件收發(fā)操作細(xì)則；（15）保密工作細(xì)則；（16）公眾網(wǎng)信息操作細(xì)則；（17）以上細(xì)則修改、作廢操作細(xì)則。

2.3.2 防雷裝置報(bào)建材料

（1）防雷裝置報(bào)建登記表；（2）防雷工程專業(yè)資質(zhì)；（3）焊工證書；（4）相關(guān)圖紙；（5）建設(shè)工程規(guī)劃許可證；（6）防雷裝置報(bào)建受理回執(zhí) 。

2.3.3 防雷裝置設(shè)計(jì)審核材料

（1）防雷裝置設(shè)計(jì)審核申報(bào)表；（2）防雷裝置設(shè)計(jì)審核資料補(bǔ)正通知；（3）防雷裝置初步設(shè)計(jì)核準(zhǔn)意見書；（4）防雷裝置設(shè)計(jì)核準(zhǔn)意見書；（5）防雷裝置設(shè)計(jì)審核受理回執(zhí)；（6）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（7）防雷裝置檢測協(xié)議書；（8）繳費(fèi)發(fā)票。

2.3.4 防雷裝置竣工檢測材料

（1）防雷裝置竣工驗(yàn)收申請書；（2）防雷裝置檢測報(bào)告；（3）防雷裝置合格證；（4）防雷裝置檢測原始記錄表；（5）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（6）圖紙（共 張）；（7）客戶滿意度調(diào)查表。

2.3.5 防雷裝置年度檢測材料

（1）防雷裝置檢測協(xié)議書；（2）交費(fèi)發(fā)票；（3）防雷裝置檢測報(bào)告；（4）防雷裝置合格證；（5）防雷裝置檢測原始記錄表。

2.3.6 雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評估材料

（1）建設(shè)工程立項(xiàng)批文；（2）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評估協(xié)議書；（3）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告；（4）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評估原始記錄單；（5）交費(fèi)發(fā)票。

2.3.7 雷電災(zāi)害調(diào)查材料

（1）雷電災(zāi)害調(diào)查原始記錄；（2）雷電災(zāi)害調(diào)查報(bào)告。

2.3.8 學(xué)習(xí)、會(huì)議記錄資料

（1）學(xué)習(xí)、會(huì)議紀(jì)要；（2）技術(shù)討論結(jié)論記錄。

2.3.9 防雷設(shè)施檢測所人事檔案資料

（1）勞動(dòng)合同；（2）學(xué)歷資料；（3）職稱資料；（4）培訓(xùn)資料；（5）上崗證資料；（6）獎(jiǎng)勵(lì)證書；（7）社保繳交資料；（8）任命文件。

2.3.10 儀器、設(shè)備、辦公用品資料

（1）儀器、設(shè)備、辦公用品購買申請、發(fā)票；（2）儀器、設(shè)備使用說明書；（3）儀器、設(shè)備檢定證明；（4）儀器、設(shè)備使用登記表；（5）儀器、設(shè)備維修登記表。

2.3.11 其他資料

內(nèi)部評審資料，外部評審資料，實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定資料，現(xiàn)行使用規(guī)范，上級部門發(fā)放文件，培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料等。

3總結(jié)

通過分析東莞市防雷設(shè)施檢測所檔案管理現(xiàn)在的缺陷，針對防雷所的主體業(yè)務(wù)和對外服務(wù)的特性，依據(jù)中國氣象局第20號令《防雷減災(zāi)管理辦法》、中國氣象局第21號令《防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收規(guī)定》和《關(guān)于核定防雷設(shè)施檢測等服務(wù)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)函》粵價(jià)函[2004]409號等文件精神建立防雷設(shè)施檢測所檔案管理制度，架設(shè)管理機(jī)構(gòu)和規(guī)范歸檔資料，不僅有效規(guī)范所內(nèi)的日常工作，并將日常工作留下的痕跡進(jìn)行有效歸檔管理，為實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定和風(fēng)險(xiǎn)效能防控提供全面真實(shí)的資料。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國氣象局第20號令《防雷減災(zāi)管理辦法》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中國氣象局第21號令《防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收規(guī)定》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《關(guān)于核定防雷設(shè)施檢測等服務(wù)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)函》粵價(jià)函[2004]409號，廣東省物價(jià)局文件，2004年8月1日

作者簡介：

朱錦坤（1982—），男，助理工程師，本科，主要從事防雷減災(zāi)工作。

篇2

（一）是對重要性認(rèn)識不足。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的默默無聞的工作，導(dǎo)致很多事業(yè)單位對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足；一部分單位對人事檔案管理在當(dāng)今社會(huì)的實(shí)用價(jià)值認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案管理工作只是收集文件材料，投入是得不償失的徒勞；部分事業(yè)單位缺乏主動(dòng)能動(dòng)性，人事檔案管理應(yīng)付了事，沒有認(rèn)真做好人事檔案管理工作。

（二）是事業(yè)單位人事檔案管理手段落后。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)了信息化。雖然很多事業(yè)單位也開始使用人事檔案管理系統(tǒng)，但是先進(jìn)的技術(shù)在人事檔案管理工作中并沒有得到廣泛的使用，很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作的管理的方式比較陳舊，仍然以手工管理為主，對現(xiàn)代化的檔案管理工具運(yùn)用程度不高，導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量低，查找檔案的速度慢，使用效率較低。

（三）是事業(yè)單位人事檔案管理力量薄弱。由于事業(yè)單位人員較少，領(lǐng)導(dǎo)對于該項(xiàng)工作重視程度不足，導(dǎo)致人事檔案管理人員往往是兼職的，同時(shí)往往是非專業(yè)人員，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性及整理等工作不熟悉，導(dǎo)致無法保證足夠的人員投入，影響了事業(yè)單位人事檔案的質(zhì)量。（四）是缺乏規(guī)范的人事檔案管理制度。人事檔案管理中，缺乏系統(tǒng)的、規(guī)范的、合理的制度，導(dǎo)致有些部門以各種理由推諉拖拉，導(dǎo)致一部分人事檔案不能夠及時(shí)被整理歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失問題。

二、完善事業(yè)單位人事檔案的對策

（一）是進(jìn)一步提高對人事檔案管理重要性的認(rèn)識。人事檔案管理對于事業(yè)單位來說具有重要意義，各單位要正確認(rèn)識，將檔案管理作為一項(xiàng)重要工作來做，要定期調(diào)度、分析和檢查檔案工作，加大對單位人事檔案管理在人力、物力、財(cái)力的投入，加大人事檔案室的建設(shè)，改善檔案管理的硬件設(shè)施，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作規(guī)范化和科學(xué)化。

（二）是進(jìn)一步完善人事檔案管理制度。人事檔案管理制度的建立對于人事檔案的管理工作具有關(guān)鍵作用。各事業(yè)單位要結(jié)合國家及部門的制度，制定適合單位工作實(shí)際的制度，并在落實(shí)上下功夫，尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對于檔案材料的收集和查詢要明確流程，更好地組織虛假材料進(jìn)入人事檔案，完善事業(yè)檔案整理工作細(xì)則，促進(jìn)單位人事檔案的整理更加科學(xué)和完整。

（三）是加強(qiáng)人事單位信息化建設(shè)。隨著社會(huì)對人事檔案需要的不斷增長客觀上要求事業(yè)單位的人事檔案管理部門必須不斷提高效率，能夠精準(zhǔn)及時(shí)地傳輸人事檔案信息，提高人事檔案管理的時(shí)效性。所以，必須不斷加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)步伐，充分利用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，不斷將人事單位的紙質(zhì)信息變?yōu)閿?shù)據(jù)信息。如果需要，擁有相關(guān)權(quán)限的人員可以通過人事檔案檢索及時(shí)查詢到相關(guān)信息，提高效率。

（四）是加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，加大教育和培訓(xùn)力度。人事檔案的管理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，隨著事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，人事檔案管理需要政治素質(zhì)高、高素質(zhì)的復(fù)合型人才，所以事業(yè)單位必須不斷加強(qiáng)對人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，培養(yǎng)一批具有很強(qiáng)實(shí)際操作能力的檔案技術(shù)能手，不斷提高檔案管理人員對于檔案專業(yè)知識及計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的掌握，才能更好地完成人事檔案管理工作，提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平。

三、結(jié)束語

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一、我國新農(nóng)村合作醫(yī)療制度普及情況

新農(nóng)村合作醫(yī)療制度是由國家政策指導(dǎo)、政府帶領(lǐng)下，我國農(nóng)村居民自己創(chuàng)造的互助共濟(jì)的醫(yī)療保障制度，在保障農(nóng)民獲得基本衛(wèi)生服務(wù)、緩解農(nóng)民因病致貧和因病返貧方面發(fā)揮了重要的作用。自從工作開展以來，各個(gè)參與地區(qū)都能夠做到認(rèn)識明確，組織有力，工作扎實(shí)，穩(wěn)步推進(jìn)，取得了明顯的成效，受到了廣大農(nóng)民群眾的歡迎，為探索新形勢下做好農(nóng)民醫(yī)療保障工作，逐步完善新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度積累了經(jīng)驗(yàn)[2]。

根據(jù)有關(guān)部門的數(shù)據(jù)報(bào)告，截止2011年底，全國開展新農(nóng)村合作醫(yī)療的地區(qū)已經(jīng)達(dá)到2637個(gè)，有效地為8.32億農(nóng)村居民提供了基本的醫(yī)療保障，其中中部地區(qū)占比39%，西部地區(qū)占比40%，東部地區(qū)相對較少。2014年5月份，《關(guān)于提高2014年新型農(nóng)村合作醫(yī)療和城鎮(zhèn)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)籌資標(biāo)準(zhǔn)的通知》明確公布了2014年新型農(nóng)村合作醫(yī)療和城鎮(zhèn)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)的籌資方法，進(jìn)一步提升國家對參與地區(qū)的補(bǔ)助比例，進(jìn)一步推進(jìn)新農(nóng)村合作醫(yī)療的參合率。

二、新農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理制度存在的問題

自2003年開始，新農(nóng)村合作醫(yī)療制度不斷地發(fā)展，空間范圍覆蓋面也越來越大，為三農(nóng)的建設(shè)發(fā)揮著不可替代的作用，但是在其發(fā)展壯大的過程中仍然出現(xiàn)了一些問題[3]。

（一）相關(guān)管理人員的檔案管理意識淡薄

隨著新農(nóng)村合作醫(yī)療制度的不斷普及，新型農(nóng)村合作醫(yī)療的參保人數(shù)不斷增加，參保范圍也在不斷加大，農(nóng)村合作醫(yī)療在農(nóng)村醫(yī)療中的地位和作用不斷加強(qiáng)，但是農(nóng)村合作醫(yī)療檔案制度作為農(nóng)村合作醫(yī)療的一個(gè)重要組成部分，卻遠(yuǎn)未跟上農(nóng)村合作醫(yī)療制度進(jìn)步的腳步。主要原因是很多地區(qū)對檔案管理工作極為不重視，在日常工作中對檔案的建立以及保管工作并不是十分上心。甚至是把檔案管理工作看做是一個(gè)形式化的工作，使得合作醫(yī)療的檔案無法充分發(fā)揮檔案工作在農(nóng)村合作醫(yī)療制度中的作用[4]。

（二）新農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理制度不完善

合作醫(yī)療的檔案既包含參保人的個(gè)人信息，又包含其以往的病史和診斷方法，涉及的范圍非常廣泛，所以檔案管理工作需要建立農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理制度的具體細(xì)則，這樣才能使農(nóng)村合作醫(yī)療檔案制度走上規(guī)范化發(fā)展的道路。但是，筆者進(jìn)行走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國很多實(shí)行農(nóng)村合作醫(yī)療的地方，僅僅是讓一兩個(gè)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，根本沒有制定相應(yīng)的制度。大部分的地區(qū)如今仍然采用紙質(zhì)的檔案，完全沒有使用信息化的技術(shù)。檔案更多的是束之高閣，很少會(huì)清理灰塵，做防潮工作，因此很多檔案就很快毀壞了，無法長時(shí)間的保留。而且，檔案管理人員也不一定是醫(yī)療人員，他們不會(huì)分類整理檔案，即使要查找相應(yīng)的檔案，也是非常麻煩的。另外，農(nóng)村合作醫(yī)療檔案工作在具體實(shí)施的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料排序錯(cuò)誤，檔案管理期限不明確等情況，大大影響了檔案工作的效率和質(zhì)量，制約了檔案工作的發(fā)展。

三、完善新農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理制度的建議

（一）提高相關(guān)工作人員的檔案管理意識

首先，各地農(nóng)村醫(yī)療方面的領(lǐng)導(dǎo)階層要加強(qiáng)認(rèn)識，并且把檔案管理意識傳達(dá)到相應(yīng)的管理人員，在加大對各級檔案部門的財(cái)政投入并完善其人員配置的同時(shí)，要制定相應(yīng)的管理制度，嚴(yán)格明確責(zé)任與懲處措施，只有這樣管理人員才會(huì)認(rèn)真的對待檔案[5]。另外，在合作醫(yī)療宣傳方面，一定要保證大部分的人都能夠認(rèn)識到合作醫(yī)療檔案管理工作的重要性，讓農(nóng)民做好監(jiān)督工作。要利用廣播、電視、遠(yuǎn)程教育網(wǎng)絡(luò)、開會(huì)座談、黑板報(bào)等手段大力進(jìn)行宣傳。尤其是要提高農(nóng)村領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的重視。要采取多種宣傳教育形式，增強(qiáng)農(nóng)村農(nóng)民與干部的檔案工作意識。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

合作醫(yī)療的檔案會(huì)隨著時(shí)間的累積越來越多，因此在保存紙質(zhì)檔案時(shí)應(yīng)該按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)做好分類，而且最好還能夠保存一份電子版的檔案。因此，檔案管理人員不僅僅需要懂得醫(yī)學(xué)知識，還需要學(xué)會(huì)一定的檔案歸類方法以及信息技術(shù)。只有建設(shè)一支懂檔案業(yè)務(wù)知識、醫(yī)療常識以及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識的高素質(zhì)農(nóng)村合作醫(yī)療檔案團(tuán)隊(duì)，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的道路，各項(xiàng)農(nóng)村合作醫(yī)療檔案的制度政策才能得到貫徹和實(shí)施。另一方面，在鄉(xiāng)政府的財(cái)力可承受范圍內(nèi)，最好能夠?yàn)楦鞔彐?zhèn)級別衛(wèi)生室添置一些信息化設(shè)備，或者以衛(wèi)生室自己添置，政府補(bǔ)貼的方法來購置設(shè)備，這樣就能夠改善硬件條件了。

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(一)人事檔案材料歸檔不完整，且部分材料真實(shí)性不強(qiáng)歸檔材料內(nèi)容真實(shí)性存在偏差，材料要素缺失。當(dāng)前，人事管理部門在辦公過程中，思想意識相對松懈，工作嚴(yán)謹(jǐn)性嚴(yán)重缺失，申填材料信息經(jīng)常存在漏填、錯(cuò)填現(xiàn)象，類似文化程度、入黨時(shí)期以及工作時(shí)間等填錯(cuò)的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量，增加了人事部門辦理退休、評職等工作的難度。工資、工齡、職稱等必須以檔案為基準(zhǔn)，參照歷史材料，認(rèn)真核實(shí)，且不得本人隨意填寫，但仍然存在檔案材料造假的情況，部分當(dāng)事人，為了晉級、評職稱、調(diào)整工資等，在填報(bào)材料時(shí)進(jìn)行偽造，或者非法更改工齡、學(xué)歷、年齡等。

(二)檔案管理意識不足，缺乏專業(yè)的人事檔案歸檔人員現(xiàn)階段，人事檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式管理模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，直接增加了檔案管理工作的難度。另外，很大一部分高校領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理只是簡單的裝訂、保管資料等工作，和科研工作并沒有直接性聯(lián)系，進(jìn)而導(dǎo)致專職管理人員嚴(yán)重缺失，即便有專職管理人員也很少有經(jīng)過專業(yè)性和系統(tǒng)性的培訓(xùn)，很難適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作。

(三)高校人事檔案管理手段落后，管理制度不規(guī)范

1、人事檔案管理硬件設(shè)施配套不足，管理手段落后。當(dāng)前，很多院校由于資金欠缺，沒有建立起單獨(dú)的檔案資料管理室，硬件設(shè)施配套不足，防火、防潮性能較差，管理手段也比較陳舊。加之信息化時(shí)代的來臨，管理工作很難做到和信息時(shí)代接軌，管理工作的重心仍停留在實(shí)體管理方面，大部分統(tǒng)計(jì)工作仍靠手工完成，這種情況嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量和效率。另外，即便部分院校建立起了初步的檔案管理電子數(shù)據(jù)庫，但仍有軟件不兼容問題，工作時(shí)不能對檔案信息進(jìn)行有效的篩選和分類。

2、檔案管理制度不規(guī)范。高校合并逐漸成為高校建設(shè)發(fā)展的趨勢，由于不同的高校辦學(xué)規(guī)模、管理方式以及學(xué)校歷史背景不同，導(dǎo)致人事檔案管理制度參差不齊、管理落后等，其中比較常見的問題如:檔案資料規(guī)格模式、紙張大小不統(tǒng)一、檔案材料整理時(shí)間滯后等。

二、針對高校人事檔案管理工作存在的問題提出的解決策略

(一)增強(qiáng)檔案材料收集的真實(shí)性，以及工作的嚴(yán)謹(jǐn)性高校人事管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要將收集內(nèi)容深入實(shí)際教學(xué)中，不能簡單的停留在職稱評選、干部任免以及學(xué)歷收集等方面，同時(shí)還要定期向材料收集部門反映最新的教研成果。另外，工作人員在進(jìn)行材料收集工作時(shí)，要以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保材料的系統(tǒng)性以及真實(shí)性。嚴(yán)格杜絕接受非法渠道遞送的申報(bào)材料。

(二)建立健全人事檔案管理機(jī)制，提高高校檔案管理的規(guī)范化水平建立健全人事檔案管理機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范化水平要做到下面幾點(diǎn):第一，健全檔案管理制度，做到有章可循。通常情況下，檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜而又繁瑣的工作，如果沒有一定的章法可循，很容易增加管理工作的難度。因此，工作人員要嚴(yán)格遵循《檔案法》的相關(guān)法規(guī)規(guī)定，逐步完善檔案管理工作的相關(guān)細(xì)則，采用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，及時(shí)有效的做好檔案的收集、整理以及歸檔，嚴(yán)格避免虛假材料進(jìn)入檔案。第二，加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)。高校領(lǐng)導(dǎo)班子要不斷提高自己對檔案管理的思想認(rèn)識，充分意識到檔案管理工作的重要性，定期對檔案管理工作進(jìn)行審核、監(jiān)督，成立有效的檔案管理小組，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并解決問題。

篇5

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）29-0035-01

電力企業(yè)管理包括很多內(nèi)容，檔案管理就是其中一項(xiàng)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理方式也有了一定的發(fā)展，但仍存在著不少問題，檔案管理方式落后、管理制度不夠完善、管理人員專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)較低。這些都嚴(yán)重制約著電力企業(yè)的發(fā)展，必須采取措施優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理。

1 檔案管理的內(nèi)涵及意義

1.1 檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理，顧名思義就是檔案管理員對檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行整理、收集、保管和統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)。檔案管理是為企業(yè)其它活動(dòng)提供便利。檔案管理工作復(fù)雜多樣，內(nèi)容繁復(fù)，具體包括檔案的整理、檔案的收集、檔案的保管以及檔案的編輯研究。檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類，紙質(zhì)檔案就是以紙張作為媒介和載體的一種檔案，它是最常用的一種方式，也是最基本的。紙質(zhì)檔案在管理的過程中受內(nèi)外因的相互作用，紙張很容易破損、臟污。電子檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)軟硬盤中的檔案，它是一種與紙質(zhì)檔案相對的檔案類型，電子檔案具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未來檔案發(fā)展的趨勢。

1.2 檔案管的理意義

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、聲像的歷史記錄。檔案記錄著企業(yè)、員工的成長，能夠?yàn)槠髽I(yè)者決策提供依據(jù)，為企業(yè)文化發(fā)展提供宣傳材料。企業(yè)若管理不好檔案，一旦泄露，不但會(huì)導(dǎo)致企業(yè)員工個(gè)人信息的泄露，更會(huì)影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)形象。因此，檔案的管理必須做到完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。電力企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)管理中逐漸積累形成的各種資料，這些資料對電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)、各項(xiàng)管理工作都有重要影響，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，能夠確保企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。

2 電力企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度體系不完善

為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業(yè)因其特殊性，更需要做好檔案管理。電力企業(yè)在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規(guī)章制度以及責(zé)任追究制度。很多大中型電力企業(yè)能夠嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照制度要求執(zhí)行，但還是有一部分基層企業(yè)忽視制度的作用，具體工作不按照制度規(guī)定的執(zhí)行，導(dǎo)致很多制度成為了擺設(shè)。企業(yè)的責(zé)任追究制度也未真正發(fā)揮作用，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員在思想上沒有足夠的重視，加之一些電力單位管理不善，許多文件不同程度遺失。

2.2 管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)

檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進(jìn)行分類、使用和歸還，它不僅是一項(xiàng)工作量巨大、工作程序復(fù)雜的工作，而且檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理操作。然而很多電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業(yè)的人員對檔案進(jìn)行管理，尤其是電力企業(yè)中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業(yè)知識，缺少檔案管理的專業(yè)技術(shù)資格證書，且計(jì)算機(jī)水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。即使有些人員有專業(yè)技術(shù)資格證書，具備了檔案管理的專業(yè)技術(shù)能力，這些人具備良好的檔案專業(yè)理論知識，但缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

2.3 檔案管理方式方法較落后

檔案管理需要運(yùn)用科學(xué)的原則和方法對檔案進(jìn)行管理，以便為企業(yè)發(fā)展提供更好服務(wù)的一項(xiàng)工作。不同的檔案類型需要不同的管理方式。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理方式比較單一，主要分為三種：檔案集中統(tǒng)一管理、檔案分散管理以及檔案分級管理。集中統(tǒng)一管理有利于保護(hù)檔案的完整性、統(tǒng)一性。但往往受企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理方式的限制，且這些管理方式過于繁瑣，工作量大，工作效率極低，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。檔案管理是為企業(yè)服務(wù)的，必須創(chuàng)新檔案管理方式。

3 優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理措施

3.1 健全檔案管理制度體系

完善的制度是企業(yè)運(yùn)行的根本，也是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。電力企業(yè)管理具有綜合性、動(dòng)態(tài)性、復(fù)雜性等特征，檔案管理更是如此。檔案管理雖然制定了一定的制度體系，但有些制度不夠完善，要根據(jù)供電企業(yè)具體需求細(xì)化檔案管理制度，制定檔案管理規(guī)范細(xì)則，完善檔案管理制度體系。尤其是在檔案的利用方面，檔案的利用是檔案資源價(jià)值的體現(xiàn)，檔案不能隨意被翻閱、利用，要健全檔案利用體系。電力企業(yè)制定了檔案管理的責(zé)任追究制度，這些制度能夠明確個(gè)人責(zé)任，但很多制度尚未被有效執(zhí)行。要進(jìn)一步完善責(zé)任追究制度，明確誰管理誰負(fù)責(zé)，以及檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)限，增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任意識。此外，對領(lǐng)導(dǎo)的追責(zé)也必不可少，這樣能夠強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識，讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，增強(qiáng)檔案管理意識。完善檔案管理很重要的一項(xiàng)就是人事檔案管理制度，必須建立健全人事檔案的保管制度，要定期對人事檔案進(jìn)行檢查、校對，以確保檔案的完整性。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

按照不同的標(biāo)準(zhǔn)和原則對檔案進(jìn)行分類管理，具體可以分為文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、電子檔案、人事檔案等。管理內(nèi)容繁瑣，方式復(fù)雜。若想對檔案進(jìn)行有效管理，必須提升電力企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)。面對檔案管理存在的人員老化和專業(yè)技術(shù)人才緊缺的現(xiàn)狀，電力企業(yè)管理者要高度重視，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理意識，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化管理，必須聘用具有專業(yè)知識的人。針對檔案管理人員年齡老化、結(jié)構(gòu)不合理的問題，要通過學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識，再通過培訓(xùn)提升這些人的能力。要提高管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性、主動(dòng)性，更新已有知識。檔案管理工作需要專業(yè)人才，必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的專業(yè)人才。檔案管理是一項(xiàng)枯燥、繁瑣的工作，要采取各項(xiàng)措施穩(wěn)定檔案管理人才隊(duì)伍，提高專業(yè)技術(shù)人員的積極性。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理

隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理也在發(fā)展，呈現(xiàn)出信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。所謂檔案的信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)對檔案的數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行采集、整合和提供服務(wù)的過程。原來檔案形式主要是紙質(zhì)的，隨著科技的發(fā)展，電子檔案廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中。電子檔案就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)磁盤、磁帶等設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)的檔案信息。要構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立化的檔案信息管理平臺。不僅要構(gòu)建這樣的平臺，更要對各種檔案信息進(jìn)行有效管理，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化。此外，大量的紙質(zhì)檔案也需要數(shù)字化管理，要派專人對紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理，可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類，然后錄入電腦系統(tǒng)，這樣在利用的時(shí)候更方便、更快捷，要盡量將紙質(zhì)檔案納入信息資源開發(fā)利用體系。對檔案進(jìn)行管理不能僅運(yùn)用一種手段，對電子檔案進(jìn)行管理必須雙管齊下，電力企業(yè)既需要運(yùn)用紙質(zhì)檔案，又必須運(yùn)用電子檔案。只有雙管齊下，才能確保檔案管理的時(shí)效性。

4 結(jié) 語

做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，能夠提高電力企業(yè)管理水平。要通過建立健全檔案管理制度體系，填補(bǔ)管理體系不完善的漏洞；通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)提升檔案管理人員素質(zhì)，彌補(bǔ)管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)的缺陷；通過對檔案進(jìn)行信息化、現(xiàn)代化管理，優(yōu)化檔案管理方式方法。只有多措并舉，才能真正提高電力企業(yè)檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1] 丁率.企業(yè)檔案管理存在的問題及措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（9）.

篇6

2006年，我區(qū)農(nóng)行系統(tǒng)的檔案管理工作在省分行辦公室和地縣兩級檔案行政管理部門的指導(dǎo)幫助，以及各級行領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持下，認(rèn)真貫徹《檔案法》和《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法》，緊密結(jié)合《中國農(nóng)業(yè)銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規(guī)定（試行）》以及《甘肅省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》，從薄弱環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作入手，在不斷完善基礎(chǔ)建設(shè)，逐步推行規(guī)范管理的前提下，積極主動(dòng)抓了全區(qū)各行的檔案管理達(dá)標(biāo)升級工作，取得了一定成效。到年末，全區(qū)九個(gè)縣支行和地分行機(jī)關(guān)10個(gè)單位的檔案室，有 9個(gè)達(dá)標(biāo)，其中 3個(gè)單位達(dá)到“省一級”，3個(gè)單位達(dá)到“省二級”，2個(gè)單位達(dá)到“省三級”，1個(gè)單位達(dá)到縣（市）一級。所有達(dá)標(biāo)單位均已基本成為門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的綜合檔案室，檔案的利用價(jià)值和利用效果普遍有了提高。

一年來，主要做了以下幾項(xiàng)工作：

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立完善組織管理體系

按照上級行和當(dāng)?shù)貦n案管理部門的指示要求，地分行將檔案管理工作當(dāng)作內(nèi)部管理和加強(qiáng)精神文明、企業(yè)文化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，給予了高度重視。首先通過組織學(xué)習(xí)《檔案法》和《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》，以及上級行關(guān)于檔案管理的有關(guān)規(guī)定，強(qiáng)化了全行員工，特別是檔案文秘人員的執(zhí)法守法意識和崗位職責(zé)意識，使各級領(lǐng)導(dǎo)和全體員工對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不斷有所提高，為開創(chuàng)全行檔案管理工作的新局面奠定了基礎(chǔ)。二是明確分管領(lǐng)導(dǎo)和配合協(xié)作部門，按照有關(guān)規(guī)定要求，選拔配齊了具有一定文化素質(zhì)和有較強(qiáng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員。每個(gè)單位都把檔案管理工作列為分管領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，作為辦公室主任的重要職責(zé)，定期分析研究檔案工作，及時(shí)解決存在的問題，并把此項(xiàng)工作納入崗位責(zé)任制中，確保檔案工作與業(yè)務(wù)經(jīng)營工作同步發(fā)展。三是根據(jù)上級行和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的有關(guān)要求，結(jié)合全區(qū)檔案達(dá)標(biāo)工作的實(shí)際，地分行提出爭取在年內(nèi)一次性達(dá)標(biāo)的具體目標(biāo)，并將此項(xiàng)工作的任務(wù)目標(biāo)落實(shí)到具體部門，實(shí)行部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，從而加強(qiáng)了對各縣支行檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、督促和幫助，為促進(jìn)全行系統(tǒng)檔案工作的不斷規(guī)范起到了有力的組織保障作用。

二、認(rèn)真落實(shí)檔案管理達(dá)標(biāo)升級工作

我行根據(jù)實(shí)際情況，提出了具體的貫徹意見和措施，使達(dá)標(biāo)升級工作得到了地縣兩級行領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持；地分行主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案達(dá)標(biāo)升級工作經(jīng)常進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，就做好全區(qū)農(nóng)行系統(tǒng)檔案管理達(dá)標(biāo)升級工作做了具體部署和要求，引起了各縣支行的高度重視，使必要的人、財(cái)、物得到了及時(shí)落實(shí)；同時(shí)為了全面帶動(dòng)全區(qū)農(nóng)行的達(dá)標(biāo)升級工作，地分行辦公室積極與地區(qū)檔案處聯(lián)系溝通，及時(shí)對有關(guān)達(dá)標(biāo)升級的具體規(guī)定事項(xiàng)進(jìn)行請示、咨詢和研究，制定了具體的落實(shí)方案。首先從地分行機(jī)關(guān)抓起，對當(dāng)年的文書檔案按新的要求進(jìn)行了整理、裝訂和充實(shí)提高，并從管理體系、干部隊(duì)伍、管理制度、檔案設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用6個(gè)方面中的具體內(nèi)容抓起，逐條進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的補(bǔ)充完善，然后按規(guī)定在組織有關(guān)部門進(jìn)行自查的基礎(chǔ)上，及時(shí)向檔案管理部門進(jìn)行了申報(bào)，經(jīng)檢查驗(yàn)收，保持了“省一級”標(biāo)準(zhǔn)。為帶動(dòng)促進(jìn)全行的檔案達(dá)標(biāo)升級工作發(fā)揮了積極作用。

三、建立健全了各項(xiàng)檔案管理制度

2004年，我們在認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》的基礎(chǔ)上，按照《全省農(nóng)行2003年檔案工作要點(diǎn)》及《中國農(nóng)業(yè)銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規(guī)定》，狠抓落實(shí)，把建立和完善各項(xiàng)檔案管理制度當(dāng)作加強(qiáng)檔案管理工作的重點(diǎn)，列入了部門工作的重要議事日程。一是邀請檔案行政管理部門的專職人員親臨現(xiàn)場指導(dǎo)幫助，對不符合制度規(guī)定的有關(guān)具體問題及時(shí)進(jìn)行了整改和糾正。二是認(rèn)真按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合農(nóng)行特點(diǎn)，統(tǒng)一制定了《檔案管理制度匯編》，從檔案人員的崗位職責(zé)，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、接收、利用等各個(gè)方面都建立了比較系統(tǒng)完善的制度。三是全面落實(shí)了各種登記制度，從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統(tǒng)一實(shí)行嚴(yán)格的登記簽字制度，有效杜絕了丟失、泄密、損毀等各類事故的發(fā)生，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化、程序化和制度化。

四、重視加強(qiáng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，檔案管理服務(wù)水平有所提高

一年來，我們認(rèn)真按照總行《檔案管理辦法》的要求，在不斷建立完善檔案設(shè)施和管理制度的同時(shí)，集中精力，主抓了業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)。一是通過強(qiáng)調(diào)、檢查和督導(dǎo)落實(shí)，使全行每個(gè)單位的檔案用房、安全設(shè)施、檔案裝具等管理設(shè)備不斷完善。二是注重抓了文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應(yīng)歸檔而未歸檔的重要文件，進(jìn)行了再收集，使檔案內(nèi)容不斷得到了豐富和充實(shí)。地分行檔案室在完善達(dá)標(biāo)后，對歷年的收、發(fā)文件進(jìn)行了全面的清理清查，對每個(gè)部門或個(gè)人保存的文件全部進(jìn)行了清理收回，使室藏案卷卷數(shù)達(dá)到1583卷、2649件，使檔案室的門類、結(jié)構(gòu)及信息內(nèi)容初具規(guī)模，為更好地服務(wù)全行的改革與經(jīng)營創(chuàng)造了條件。三是積極提供服務(wù)，使檔案利用的效果及價(jià)值有了顯著提高。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)， 2004年全行檔案利用共190多人次，僅地分行機(jī)關(guān)檔案查閱就達(dá)40多人次，使檔案的自身價(jià)值得到了充分發(fā)揮。

五、存在的主要問題和2004年檔案工作的設(shè)想

回顧我行2004年的檔案工作，由于上級行和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的大力指導(dǎo)幫助，在地縣兩級行領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持和全體檔案人員的辛勤努力下，不論從升級達(dá)標(biāo)，還是業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)等方面都取得了一定的成績。但是，就全行檔案工作與全行改革發(fā)展的整體狀況比較，還很不協(xié)調(diào)，特別是與上級行的要求還有一定的差距。一是由于縣支行機(jī)關(guān)人員精簡后，檔案管理人力嚴(yán)重不足，兼職人員沒有經(jīng)過培訓(xùn)，檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，不適應(yīng)檔案管理新的要求；二是由于全行費(fèi)用十分緊張，對有關(guān)檔案達(dá)標(biāo)所要求的資金、設(shè)備等難以保證，整體上不適應(yīng)檔案管理要求，要達(dá)到規(guī)范化管理規(guī)定，需要投入大量的資金；三是個(gè)別支行對檔案工作重視不夠，有1個(gè)縣支行至今未達(dá)標(biāo)。四是制度建設(shè)不太完善，部分檔案室的登記制度不落實(shí)，流于形式；五是業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)亟待進(jìn)一步加強(qiáng)，門類不齊，結(jié)構(gòu)單一，室藏檔案不全，財(cái)務(wù)、人事、信貸檔案未統(tǒng)一保管的問題仍未解決。上述問題的存在，與檢查指導(dǎo)不到位有很大關(guān)系，對此，我們將在新的一年里重點(diǎn)加以改進(jìn)。

篇7

關(guān)鍵詞實(shí)驗(yàn)室檔案;規(guī)范化管理;問題;措施

中圖分類號g271文獻(xiàn)標(biāo)識碼a文章編號 1007-5739(2010)22-0026-02

高校實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力、奠定科研基礎(chǔ)和提高學(xué)生實(shí)踐綜合素質(zhì)的重要場所,而實(shí)驗(yàn)室檔案管理則是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重要組成部分。建立和完善實(shí)驗(yàn)室檔案,是正確全面地反映實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革發(fā)展歷史的重要手段,是管理過程進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的具體要求,也是判斷實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的主要依據(jù)[1-2]。因此,搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理對學(xué)校建設(shè)、管理、教學(xué)、科研起到重要的作用。該文就實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的重要性和范疇進(jìn)行系統(tǒng)闡述,并對存在的問題及改善措施提出具體方法。

1實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的意義

1.1實(shí)驗(yàn)室實(shí)施管理、決策的依據(jù)

完善的實(shí)驗(yàn)室檔案準(zhǔn)確地反映了實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)教學(xué)等有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作的全過程,因此,可以為實(shí)驗(yàn)室管理提供客觀、科學(xué)的決策依據(jù)。

1.2提高實(shí)驗(yàn)室管理水平的重要手段

隨著高等教育改革的不斷深化,實(shí)驗(yàn)室愈加發(fā)揮著重要的作用,隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大,高校實(shí)驗(yàn)室的規(guī)模、數(shù)量、水平和層次也必須快速發(fā)展。實(shí)驗(yàn)室檔案是反映實(shí)驗(yàn)室工作、建設(shè)、管理等方面的真實(shí)記錄,對于實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理水平的提高和傳承起著重要作用[3]。

1.3 實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革的主要依據(jù)

對實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)方法、手段、實(shí)驗(yàn)考試辦法等進(jìn)行分析研究,對學(xué)生的反饋意見進(jìn)行整理和分析都有助于進(jìn)一步改善教學(xué)質(zhì)量。實(shí)驗(yàn)教學(xué)過程中的實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案,都有助于不斷改進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)方法和手段,推進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革,從而不斷提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量。

1.4科研工作的基本保證

科研是高校的一項(xiàng)重要工作,科研離不開實(shí)驗(yàn),實(shí)驗(yàn)為科研提供財(cái)、物、場所的保障。

1.5實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備合理配置及科學(xué)管理的重要參考

實(shí)驗(yàn)室檔案可以提供實(shí)驗(yàn)設(shè)備的功能、技術(shù)指標(biāo)、用途、價(jià)格、質(zhì)量、使用說明及儀器使用記錄,可真實(shí)反映儀器的性能狀況、使用效率、商家售后服務(wù)、實(shí)驗(yàn)科研對儀器的綜合評價(jià)等,可為專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行儀器設(shè)備選擇、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、開發(fā)及儀器的合理整合等提供參考資料。

1.6實(shí)驗(yàn)室及教學(xué)評估材料的有效積累

實(shí)驗(yàn)室檔案的真實(shí)記錄是對該實(shí)驗(yàn)室的客觀、正確、全面地反映,所提供的可靠文字、圖表和數(shù)據(jù)等,保證實(shí)驗(yàn)室評估的可靠性、客觀性和準(zhǔn)確性,有助于實(shí)驗(yàn)資料的長期保存。

1.7提高教師業(yè)務(wù)水平的重要途徑

實(shí)驗(yàn)室檔案建立的過程,也是實(shí)驗(yàn)教師不斷學(xué)習(xí)和提高的過程。實(shí)驗(yàn)教師通過對實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行比較、鑒別、研討等方式,吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),促進(jìn)了業(yè)務(wù)水平的提高。同時(shí)也為其他教師從事實(shí)驗(yàn)提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

1.8考核實(shí)驗(yàn)室人員工作業(yè)績的重要憑證

實(shí)驗(yàn)室檔案記錄著實(shí)驗(yàn)人員的基本材料,包括工作人員基本信息(職稱、學(xué)歷、簡歷、資格、科研論著、表彰獲獎(jiǎng)等)以及個(gè)人工作日志,崗位職責(zé)及分工細(xì)則,專、兼職實(shí)驗(yàn)教師及實(shí)驗(yàn)員的在職、流動(dòng)、職務(wù)職稱變動(dòng)、業(yè)務(wù)考核、進(jìn)修培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲情況,實(shí)驗(yàn)室主任任命文件等,這是實(shí)驗(yàn)室工作人員的德、勤、能、績客觀評價(jià)的主要依據(jù)。

2實(shí)驗(yàn)室檔案管理的范疇

2.1實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展類

包括實(shí)驗(yàn)室的建立、整合、轉(zhuǎn)型、搬遷的記錄和文件,實(shí)驗(yàn)室平面分布、空間布置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃,以及實(shí)驗(yàn)室管理體制和所承擔(dān)的學(xué)科、專業(yè)、課程實(shí)驗(yàn)教學(xué)情況等文件。

2.2實(shí)驗(yàn)室管理類

一是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理方面的檔案。如實(shí)驗(yàn)室建立、管理體制等方面的文件,實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度工作總結(jié),實(shí)驗(yàn)室使用情況登記,實(shí)驗(yàn)室各種管理規(guī)章制度。二是實(shí)驗(yàn)室環(huán)境管理檔案,如實(shí)驗(yàn)室平面圖,水、電線路圖,實(shí)驗(yàn)室使用面積,學(xué)生人均使用面積,實(shí)驗(yàn)室防火、防盜、防爆等安全檢查措施和檢查記錄,三廢處理措施和記錄等。

2.2.1崗位職責(zé)。包括實(shí)驗(yàn)室主任、實(shí)驗(yàn)員、實(shí)驗(yàn)教師的崗位職責(zé)及學(xué)生實(shí)驗(yàn)守則、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)報(bào)告等。

2.2.2儀器設(shè)備管理制度。包括大型、精密儀器管理制度,實(shí)驗(yàn)材料、低值易耗品管理制度,儀器設(shè)備賠償管理制度,儀器調(diào)劑報(bào)廢制度,儀器設(shè)備采購領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),購置計(jì)劃、論證報(bào)告、維修和使用記錄,儀器設(shè)備總值、明細(xì)表、配套率、更新率等資料。

2.2.3藥品管理制度。包括藥品領(lǐng)用、發(fā)放記錄,藥品招標(biāo)采購情況記錄,有毒有害、強(qiáng)腐蝕性物品保管制度。

2.2.4實(shí)驗(yàn)室環(huán)境與安全。包括實(shí)驗(yàn)室建筑環(huán)境,室內(nèi)水、電安裝布線情況,防火、防盜措施,三廢處理措施及安全、衛(wèi)生檢查記錄等。

2.3實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案

一是實(shí)驗(yàn)教學(xué)文件及資料,如實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、有關(guān)教學(xué)管理和教學(xué)要求的各種文件。二是學(xué)生實(shí)驗(yàn)考核辦法、實(shí)驗(yàn)考試成績。

2.4實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案

儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備購置的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及工作人員分工,申購報(bào)告及市場調(diào)研報(bào)告;申購報(bào)告的各級審批文件;儀器設(shè)備購置招標(biāo)記錄,供貨合同或協(xié)議書,招、投標(biāo)的中標(biāo)文件;安裝調(diào)試及驗(yàn)收階段形成的文件材料;學(xué)校審計(jì)、監(jiān)察結(jié)論;設(shè)備購置材料、使用說明書及維修卡、使用維修登記冊、賠償記錄等。

2.5實(shí)驗(yàn)室資金投入檔案

其主要包括實(shí)驗(yàn)用房、配套設(shè)備設(shè)施的投資情況;實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備購置及維修、改造投資情況;實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品等日常實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)開支情況。

3實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

3.1主管領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

主管實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)重要性的認(rèn)識。因此,對建檔工作支持不夠。

3.2實(shí)驗(yàn)室工作人員建檔意識較差

實(shí)驗(yàn)室工作人員建檔意識淡薄,平時(shí)不注意資料的收集、整理和歸類,往往記錄不全或者零亂,建檔不規(guī)范,導(dǎo)致有價(jià)值的資料流失而不能及時(shí)服務(wù)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)。

3.3檔案建設(shè)制度不健全

實(shí)驗(yàn)室管理制度的不健全,使實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作無章可循,同時(shí)年終目標(biāo)考核沒有對實(shí)驗(yàn)檔案評價(jià)的內(nèi)容。

3.4實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員素質(zhì)偏低

實(shí)驗(yàn)室的技術(shù)人員未經(jīng)過檔案管理知識培訓(xùn),不具備檔案管理的專業(yè)知識,不懂檔案的歸類、整理及收集,即使積累了一些實(shí)驗(yàn)資料,在查找、調(diào)閱、管理等方面仍存在較大困難。

3.5檔案管理手段落后

當(dāng)今信息化的發(fā)展使檔案的載體形式已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,還包括大量的電子文檔,因此,必須利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。建立實(shí)驗(yàn)室電子文件的歸檔制度及科學(xué)的管理系統(tǒng),實(shí)施電子檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索,優(yōu)化電子檔案的利用服務(wù)。

3.6檔案工作環(huán)境和設(shè)施缺乏

檔案管理需要必要的硬件設(shè)施,這是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)有專門的檔案室,設(shè)立專門的防潮、防腐、防火、防盜設(shè)備。只有在檔案管理用房、設(shè)備上配置完備,才能保證檔案管理的安全、有序,真正做到高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的正規(guī)化。

3.7實(shí)驗(yàn)室檔案信息開放力度不夠

缺乏科學(xué)系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開發(fā)使用體系,采取封閉管理方式,查閱利用范圍小,利用率過低。

4實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的措施

4.1提高認(rèn)識,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

主管領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的重要性,明確實(shí)驗(yàn)室檔案在實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)管理工作中所發(fā)揮的重要作用,把實(shí)驗(yàn)室檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍,加大領(lǐng)導(dǎo)對實(shí)驗(yàn)室檔案工作的支持;將其列入高校檔案工作和實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃;詳細(xì)規(guī)定歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔類型和統(tǒng)計(jì)、保管、使用制度等[4]。

4.2建立健全檔案管理制度

實(shí)驗(yàn)室檔案具有涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。因此,必須制定相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度,如《實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度》《儀器設(shè)備檔案管理制度》《實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員職責(zé)》《實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購制度》《實(shí)驗(yàn)物品領(lǐng)取制度》等。對實(shí)驗(yàn)室檔案組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)權(quán)利、利用及法律責(zé)任作出明確規(guī)定,使實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。

4.3加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè),提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平

實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍素質(zhì)的高低是搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理的關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)對技術(shù)人員要不斷地進(jìn)行檔案管理知識的培訓(xùn),采取“走出去、請進(jìn)來”的方法,開展各種形式的實(shí)驗(yàn)室檔案管理研討和開發(fā)工作,加強(qiáng)交流,提高認(rèn)識,強(qiáng)化管理水平和業(yè)務(wù)水平。

4.4改善檔案管理的工作環(huán)境和設(shè)施

硬件設(shè)施是搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此,在學(xué)校經(jīng)費(fèi)許可的前提下,要有計(jì)劃地為實(shí)驗(yàn)室檔案管理投入一定的資金,創(chuàng)造必需的設(shè)施保障。

4.5提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理手段

高科技的信息時(shí)代意味著從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變已成為檔案管理向前發(fā)展的必然趨勢[5]。利用電子文件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革檔案管理已勢在必行。因此,要通過計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范的命名規(guī)則,逐步將手工操作的紙質(zhì)文件分批向計(jì)算機(jī)操作的電子文件轉(zhuǎn)化,并要積極創(chuàng)造條件通過網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大信息量和服務(wù)范圍。

4.6充分發(fā)揮檔案的利用效率

開展實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的目的在于開發(fā)利用實(shí)驗(yàn)室檔案信息資源,因此,檔案是一種信息,更重要的是一種資源。實(shí)驗(yàn)基本操作的圖片、錄像帶,實(shí)驗(yàn)方法的研究,儀器設(shè)備,特別是大型儀器設(shè)備功能的開發(fā)、擴(kuò)展與整合等資料,都會(huì)為實(shí)驗(yàn)室管理和教學(xué)改革提供客觀的依據(jù),但不能將這項(xiàng)工作簡單化,要能最大限度地發(fā)揮檔案的利用效率,使其真正的為教學(xué)、科研服務(wù)[6]。

4.7加大實(shí)驗(yàn)室檔案的開放力度

服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),加強(qiáng)校校合作、校企合作歷來是高校的重要辦學(xué)理念。因此,實(shí)驗(yàn)室檔案在為教學(xué)科研服務(wù)的同時(shí),也要充分加大與兄弟院校、生產(chǎn)廠家的合作與交流,為其他院校和地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供力所能及的服務(wù)。

5參考文獻(xiàn)

[1] 馬斌強(qiáng),袁超,李聰,等.高等農(nóng)業(yè)院校開放實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)的研究[j].江西農(nóng)業(yè)學(xué)報(bào),2009,21(11):204-206.

篇8

關(guān)鍵詞：檔案管理；研究；高職院?？蒲?/p>

1.科研檔案的含義及作用

科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。

高校的科研檔案，是高校知識產(chǎn)權(quán)的重要載體，凝結(jié)了高?？蒲腥藛T在實(shí)踐中創(chuàng)造的科技成果、經(jīng)驗(yàn)和思維，其中儲(chǔ)藏著大量的科學(xué)技術(shù)成果、發(fā)明創(chuàng)造、工藝方法等。因此認(rèn)真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步發(fā)揮重要作用。

2.高等職業(yè)院?？蒲袡n案歸檔范圍

目前，依據(jù)高職院校科研活動(dòng)的內(nèi)容和特點(diǎn)將科研檔案大致分為科研項(xiàng)目檔案和科研綜合檔案。

2.1科研項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容

2.1.1科研項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

準(zhǔn)備階段收集的管理文件有：開題報(bào)告與課題論證材料，科學(xué)基金及重大項(xiàng)目申請報(bào)告及批件，任務(wù)書、協(xié)議書、委托任務(wù)書、合同，課題研究計(jì)劃等?？萍疾牧嫌校何墨I(xiàn)調(diào)研、綜述報(bào)告，實(shí)驗(yàn)方案，應(yīng)用前景調(diào)研報(bào)告，市場預(yù)測、應(yīng)用前景分析報(bào)告，開發(fā)工作方案等。

2.1.2研究實(shí)驗(yàn)階段

立項(xiàng)后的項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)驗(yàn)階段，需要收集的管理文件有：課題研究計(jì)劃執(zhí)行情況表、進(jìn)展報(bào)告表，計(jì)劃調(diào)整與撤銷報(bào)告等?？萍疾牧嫌校褐匾膶?shí)驗(yàn)、測試、原始記錄，數(shù)據(jù)處理材料，設(shè)計(jì)文件和圖紙、技術(shù)說明、使用說明，階段工作小結(jié)，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。

2.1.3項(xiàng)目驗(yàn)收階段

驗(yàn)收階段需要收集的管理文件有：工作總結(jié)，科研投資和經(jīng)費(fèi)決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會(huì)材料、驗(yàn)收評價(jià)意見，使用意見，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明材料等?？萍疾牧嫌校貉芯繄?bào)告、研制報(bào)告，論文和專著，工藝技術(shù)報(bào)告，技術(shù)訣竅報(bào)告等。

2.1.4成果推廣應(yīng)用階段

推廣應(yīng)用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報(bào)到材料，轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果推廣投產(chǎn)后反饋意見，技術(shù)展覽會(huì)的材料等?？萍疾牧嫌校簢鴥?nèi)外學(xué)術(shù)交流材料，開發(fā)和推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況材料，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件工藝文件，市場調(diào)查、分析報(bào)告等。

2.1.5成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段

成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報(bào)告表，科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)書及批件，獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、證書），專利申請書和證書等。

2.2科研綜合檔案歸檔內(nèi)容

科研綜合檔案是學(xué)校科研的重要組成部分，主要包括：上級有關(guān)部門科研工作的文件及學(xué)院的上報(bào)材料，學(xué)院科研工作的規(guī)章制度，關(guān)于科研機(jī)構(gòu)設(shè)置的請示、批復(fù)，學(xué)院學(xué)術(shù)委員會(huì)成員名單，學(xué)院科研成果受獎(jiǎng)情況，上級下達(dá)的科研計(jì)劃、任務(wù)，學(xué)院上報(bào)的科研計(jì)劃、總結(jié)，學(xué)院科研成果登記表及重大科研項(xiàng)目執(zhí)行情況，學(xué)院評選先進(jìn)科技工作者的文件材料，學(xué)院召開科研專項(xiàng)會(huì)議的文件材料，學(xué)院組織開展的科研經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)的文件材料，學(xué)院舉辦或承辦的課題研討活動(dòng)的文件材料，學(xué)院有關(guān)科研活動(dòng)的交往活動(dòng)、外事活動(dòng)的記錄材料，學(xué)院編印或出版的科研論文集以及反映學(xué)院科研動(dòng)態(tài)和成果的報(bào)紙、刊物等。

3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析

3.1科研檔案材料收集不完整

科研人員在完成科研項(xiàng)目后，收集的材料主要是一些結(jié)果性和部分依據(jù)性材料，項(xiàng)目實(shí)施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續(xù)性研究提高參考和使用時(shí)，出現(xiàn)一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因?yàn)榭蒲泄ぷ魅藛T檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時(shí)只注重科研項(xiàng)目的結(jié)果性材料，重點(diǎn)是收集科研項(xiàng)目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的材料，卻很少關(guān)注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴材料，如獲獎(jiǎng)證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認(rèn)為自己的科研成果是專門用來申報(bào)專業(yè)職務(wù)所用，不愿意將原件歸檔。這些都導(dǎo)致了科研檔案不完整。

3.2科研檔案管理人員配備相對不足

科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關(guān)培訓(xùn)，對科研檔案管理缺乏規(guī)范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時(shí)間和經(jīng)歷從事科研檔案管理。

3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏

科研檔案管理大多參照、借鑒常規(guī)性檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理制度、辦法和實(shí)施細(xì)則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監(jiān)督力度非常小，這是因?yàn)闆]有相應(yīng)的制約手段。

3.4科研檔案利用價(jià)值范圍比較窄

科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項(xiàng)目研究的科研人員提供參考，并未將成果應(yīng)用于教學(xué)等環(huán)節(jié)，使得科研成果利用價(jià)值范圍比較窄。

4.科研檔案管理的建議

4.1完善科研檔案管理制度

完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎(chǔ)，是學(xué)院科研管理的重要部分。應(yīng)結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規(guī)定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收的全部過程同步進(jìn)行，使科研檔案具有客觀性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，確?？蒲袡n案的利用價(jià)值。

4.2強(qiáng)化科研檔案意識

學(xué)院可創(chuàng)造一系列的檔案培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)會(huì)，加強(qiáng)科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。

4.3明確科研檔案分工

明確科研檔案管理部門的職責(zé)與分工，對相關(guān)人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，分別建立科研檔案規(guī)定職責(zé)，制定科研檔案歸檔范圍，及時(shí)做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責(zé)明確的科研檔案管理工作機(jī)制。

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篇9

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案管理歸檔制度

【中圖分類號】R-1【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B【文章編號】1671-8801（2013）11-0553-01

教學(xué)檔案是學(xué)校師生在進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理過程中的歷史記錄和真實(shí)反映。教學(xué)檔案由文字材料、圖表、音像、照片等材料匯總而成，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的客觀反映和具體總結(jié)。建立完整的教學(xué)檔案，對于提高教學(xué)質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)研究、提升教學(xué)管理水平，具有重要的意義。

1教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)識之一，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對推進(jìn)教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價(jià)值。

1.1它是提高教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。 教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，同時(shí)，它又會(huì)反過來促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提高。在日常教學(xué)活動(dòng)中，各種工作的不足和問題都會(huì)在相關(guān)的教學(xué)記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析、研究、總結(jié)這些教學(xué)記錄上的內(nèi)容，可以直接發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提升。

1.2它是進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要依據(jù)。 作為教學(xué)工作情況的重要記錄，教學(xué)檔案記載了長期的教學(xué)活動(dòng)情況、科研情況，以及教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，當(dāng)教學(xué)活動(dòng)或教學(xué)管理需要作出新的決策時(shí)，教學(xué)檔案可以提供針對性的參考和以往所總結(jié)出的各種經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)管理部門及時(shí)有效制定出符合本單位實(shí)際的相關(guān)決策。比如，教學(xué)大綱的完善和修訂，教學(xué)質(zhì)量的提高、教學(xué)改革的進(jìn)行，都可以借鑒教學(xué)檔案所提供的具體材料。

1.3它是支撐教學(xué)評估工作的重要依據(jù)。 在教學(xué)評估過程中，教學(xué)檔案是支撐教學(xué)評估工作最直接、最堅(jiān)實(shí)的方面，教學(xué)檔案的管理和利用水平直接反映了學(xué)校的辦學(xué)水平和能力。

2教學(xué)檔案管理工作的具體展開

教學(xué)檔案管理工作涉及到教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高教學(xué)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)性和有效性，將規(guī)范具體教學(xué)教務(wù)工作的展開。

2.1教學(xué)檔案的搜集。教學(xué)檔案的搜集是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員在日常的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理等活動(dòng)中，形成了諸多具有保存價(jià)值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學(xué)檔案的管理人員，必須對這些資料進(jìn)行積極的搜集、整理、分類、歸檔等，從而做好教學(xué)檔案的管理工作。

2.2教學(xué)檔案的保管。教學(xué)檔案的保管，包括教學(xué)檔案的保存、借閱、返還等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，必須要根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的實(shí)際情況，制定相應(yīng)完善的教學(xué)檔案管理制度，從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時(shí)，對于教學(xué)檔案的保管應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，應(yīng)盡量挑選政治素質(zhì)好，且具備一定的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的人員從事這項(xiàng)工作。

另外，隨著教學(xué)檔案資料越來越多，教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的建立和應(yīng)用具有現(xiàn)實(shí)性和高效性，以電子檔案代替紙質(zhì)檔案的工作已勢在必行。因此，對于檔案教務(wù)管理人員來說，應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)多媒體等先進(jìn)技術(shù)，同時(shí)可采用相關(guān)的檔案信息管理軟件對教學(xué)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而快速、便捷、直接地對教學(xué)檔案進(jìn)行處理。

總之，對于教學(xué)檔案材料的管理，必須如實(shí)反映教學(xué)工作和教學(xué)管理過程中的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，同時(shí)應(yīng)從具體的實(shí)際工作出發(fā)，遵循其自然規(guī)律和邏輯聯(lián)系，客觀體現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)自身的特點(diǎn)。

3加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的具體舉措

3.1建立健全教學(xué)檔案管理制度。科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，對加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作意義重大。具體來說，一方面要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本院系的具體情況，制定相應(yīng)的各項(xiàng)具體管理制度，如學(xué)院的教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則。

3.2加強(qiáng)服務(wù)意識，配合教師積極做好歸檔查檔工作。在教學(xué)檔案管理的過程中，要積極配合教師做好歸檔、查檔的工作。對于處在教學(xué)一線的教師來說，他們提供著教學(xué)檔案的一手材料，這些材料直接反映教學(xué)情況，如讓他們切實(shí)體會(huì)到歸檔的好處和價(jià)值，可以直接提升教學(xué)檔案管理工作的有效性。

3.3提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。 教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對檔案管理人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理知識的相關(guān)培訓(xùn)，進(jìn)而提升他們的業(yè)務(wù)水平，如案卷的整理、歸檔的內(nèi)容和范圍、編研的質(zhì)量等。

篇10

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院；教學(xué)檔案；對策和建議

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-0118（2012）04-0192-02

一、教學(xué)檔案的重要作用

（一）為提高教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考價(jià)值

高等院校的中心任務(wù)是教學(xué)，而其真實(shí)記錄的教學(xué)檔案，詳細(xì)、真實(shí)地展現(xiàn)了教學(xué)工作的全貌。院系領(lǐng)導(dǎo)借助已分類的教學(xué)檔案，研究教學(xué)內(nèi)容，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，改革教學(xué)方法，為日后的教學(xué)活動(dòng)提供借鑒和分析，從而才可能提高教學(xué)質(zhì)量。此外，教學(xué)規(guī)劃的制訂和完善、專業(yè)和課程的設(shè)置、教材的選擇和使用也需要從教學(xué)檔案中去尋找依據(jù)，這些依據(jù)直接影響到教學(xué)活動(dòng)的成敗和教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣。因此，教學(xué)檔案在教學(xué)管理中有著非常重要的作用和意義。

（二）能為開展教學(xué)評估、規(guī)范辦學(xué)提供重要材料

高等院校評估是一項(xiàng)促進(jìn)高等教育質(zhì)量提高的長效機(jī)制,是國家對高等教育進(jìn)行宏觀管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教學(xué)工作水平評估，無論是評估的程序，還是各級指標(biāo)體系的數(shù)據(jù)結(jié)論，其支撐材料都離不開二級學(xué)院原始的教學(xué)檔案信息。如果沒有這些真實(shí)可靠的檔案和數(shù)據(jù)作為依據(jù),再好的自評報(bào)告也會(huì)顯得空洞乏力，就難以在評估專家面前準(zhǔn)確地闡清歷史事實(shí)，分析學(xué)校的過去和現(xiàn)狀，難以科學(xué)地總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律，評估工作就難以進(jìn)行。因此齊全、完整的教學(xué)檔案是學(xué)校順利通過教學(xué)評估的必要條件,它將直接影響到學(xué)校教學(xué)評估的結(jié)果，是高等院校教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。

（三）能為考核教師工作成績提供重要依據(jù)

作為督查教學(xué)活動(dòng)、規(guī)范教學(xué)行為主載體的教學(xué)檔案，客觀地記錄了教師教學(xué)活動(dòng)的歷史情況，反映了教師的執(zhí)教態(tài)度、行為和水平，如授課計(jì)劃、教案講搞，試卷批閱，及學(xué)生評教等等，這些都是真實(shí)的原始材料，是檢驗(yàn)教師是否在按照教學(xué)基本要求嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)、是否在自己的專業(yè)領(lǐng)域中不斷拓展與提高等重要作用。因此教學(xué)檔案為考核教師知識水平和業(yè)務(wù)能力提供重要依據(jù)，建立了教學(xué)檔案可使考核消除“口與無憑”的障礙，使之有憑有據(jù)。

（四）為領(lǐng)導(dǎo)制訂科學(xué)決策，開展各項(xiàng)工作提供參考和咨詢

教學(xué)檔案以知識載體的形式凝結(jié)著廣大教師從事教學(xué)活動(dòng)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，記載了教師和教學(xué)管理人員在教學(xué)過程中不斷探索形成的最新教學(xué)研究成果。它收集了歷年的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)文件、合作辦學(xué)、各種類型的教學(xué)會(huì)議、教材建設(shè)一體化方案等等，這些檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策，開展各項(xiàng)工作提供比較詳盡的參考依據(jù)和咨詢材料。二級學(xué)院的教學(xué)檔案是一個(gè)學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的一部歷史，借助它，幫助人們了解過去的歷史，認(rèn)清現(xiàn)狀，開拓視野，預(yù)見未來，從中尋求學(xué)校發(fā)展的基本過程和規(guī)律，作出切實(shí)可行的科學(xué)決策，促進(jìn)學(xué)校工作的發(fā)展。

二、二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）院系領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案的重視不夠，教職工檔案意識淡薄

有的院系領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)工作和其他管理工作，而對發(fā)展基礎(chǔ)之一的教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓(xùn)方面，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

（二）院系教學(xué)檔案管理規(guī)章制度不健全

教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)程來規(guī)范它。高校二級學(xué)院的檔案管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃、管理制度和工作細(xì)則，導(dǎo)致教學(xué)檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的院系有一些檔案管理制度，但歸檔范圍中的內(nèi)容過于抽象：只大致規(guī)定了一些需要?dú)w檔的材料內(nèi)容，而沒有關(guān)于歸檔的時(shí)間要求和獎(jiǎng)罰措施，檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實(shí)際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執(zhí)行者的高度重視，從而造成檔案的收集不全，檔案材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

（三）教學(xué)檔案管理人員不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)隊(duì)伍

要做好教學(xué)檔案管理工作，需要一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。但目前多數(shù)二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理由教學(xué)秘書兼任，他們大多數(shù)未接受過專業(yè)知識的培訓(xùn)，主要精力集中于教學(xué)管理和日常事務(wù)，檔案意識和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識和專業(yè)技能，在實(shí)踐中必然會(huì)使歸檔文件材料的質(zhì)量難以保證。

（四）教學(xué)檔案材料管理手段落后，數(shù)字信息化水平偏低

21世紀(jì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)?？墒悄壳岸鄶?shù)二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化手段還處于起步階段，計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不能適應(yīng)高校本科教學(xué)評估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。同時(shí)由于現(xiàn)代化水平不高，檔案的文件級目錄及文件的重要內(nèi)容未能錄入計(jì)算機(jī)，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時(shí)長、查準(zhǔn)率與查全率較低，難以適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)和教育事業(yè)發(fā)展的需求。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、層次的提高，生成的教學(xué)檔案數(shù)量成倍增加，如果不利用現(xiàn)代化手段，就很難適應(yīng)形勢發(fā)展的新要求。

三、措施與對策

（一）引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)全院教職工的教學(xué)檔案管理意識

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的質(zhì)量取決于領(lǐng)導(dǎo)對它的重視程度。作為院系領(lǐng)導(dǎo)，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學(xué)院教學(xué)工作計(jì)劃，列入主管領(lǐng)導(dǎo)議事日程，把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，并列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍。重視檔案人員的配備，保持管理隊(duì)伍的相對穩(wěn)定性。增加投入，改善檔案保管的條件，及時(shí)研究和解決教學(xué)檔案管理工作中存在的問題。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識。積極主動(dòng)地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，主動(dòng)尋求教學(xué)和科研工作者的理解和支持，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。學(xué)院其他人員應(yīng)對檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系，要在全院范圍內(nèi)全面深入反復(fù)地進(jìn)行教學(xué)檔案工作意識的教育，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的檔案意識和檔案法制觀念。

（二）建立和完善教學(xué)檔案管理制度，提高管理質(zhì)量

二級學(xué)院應(yīng)依照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定；對教學(xué)檔案管理者提出明確的工作目標(biāo)和工作要求，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理責(zé)任制，不僅相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，還要讓院系所有的教師都承擔(dān)一定的教學(xué)檔案責(zé)任，對各自的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理，定期或不定期地交教學(xué)檔案員統(tǒng)一匯總后存檔；學(xué)校檔案部門要加強(qiáng)對院系檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，定期開展對基礎(chǔ)檔案工作的督查，建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密、規(guī)范的管理制度，促進(jìn)院系教學(xué)檔案工作的規(guī)范化建設(shè)。

（三）穩(wěn)定教學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要將教學(xué)檔案員的工作成績與待遇結(jié)合起來，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。在繼續(xù)教育、職稱評定、提高學(xué)歷層次等涉及兼教學(xué)檔案員的切身利益的問題上給他們提供條件，激發(fā)他們對檔案工作的熱情，也能使教學(xué)檔案員安心從事檔案工作，維護(hù)檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定。檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到教學(xué)檔案工作質(zhì)量，檔案部門要做好對兼職檔案員的業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)技能等方面的培訓(xùn)，使其具備一定的檔案專業(yè)知識，在實(shí)際工作中能夠較好地完成檔案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼職檔案員要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷拓展自己的業(yè)務(wù)知識，努力學(xué)習(xí)和掌握辦公自動(dòng)化和檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)知識和技術(shù)。只有這樣才能更好地完成學(xué)院各類檔案的收集、整理等相關(guān)的工作任務(wù)，更好地為高校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

.（四）加強(qiáng)教學(xué)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量

目前計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，促使檔案管理也要跟上時(shí)代的步伐，必須積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，打破紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，逐步形成紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術(shù)和手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項(xiàng)重大措施。

綜上所述，二級學(xué)院的教學(xué)檔案是高校檔案工作的中心工作，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源。只有做好了教學(xué)檔案的管理，才能真正地服務(wù)于教學(xué)工作，體現(xiàn)出教學(xué)檔案的價(jià)值，所以不管是院系領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作者，還是一線教師都應(yīng)重視教學(xué)檔案的管理工作，讓其在高校教學(xué)改革和教學(xué)發(fā)展中發(fā)揮信息資源的作用，使得教學(xué)檔案管理能夠更好地為高校教學(xué)管理服務(wù)。

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