導語：如何才能寫好一篇檔案保管，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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Abstract： Based on the result of theoretical research about post-keeping in archives field at home and abroad, this paper interprets the archives keeping and the archives post-keeping and presents the broad and narrow sense of archives keeping; on the basis of analyzing the connotation of archives keeping and archives post-keeping, this paper innovatively summarizes the characteristic of archives keeping model and archives post-keeping model. Finally, the author believes that the archives post-keeping model inevitably takes the place of archives keeping model.

關鍵詞： 檔案保管；檔案后保管；模式；特征

Key words： archives keeping; archives post-keeping; model; characteristic

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）04-0327-02

1檔案保管模式與檔案后保管模式的解讀

1.1 檔案保管模式的內涵檔案保管的概念有狹義和廣義之分，狹義的檔案保管指的就是檔案管理工作六大環(huán)節(jié)（即檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索和提供利用）當中具體的保管工作；而廣義的檔案保管指的是在社會上以及在檔案工作中，泛稱的檔案日常管理工作。

在本文中筆者所表述的“檔案保管”指的都是針對檔案保管廣義層面而言的，即：泛指檔案日常管理工作。在論述檔案保管模式之前，我們先來了解一下“模式”的定義，所謂“模式”是指“某事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式”（出自：《現代漢語詞典》）。根據“模式”的定義，筆者認為，檔案保管模式是可以這樣理解的，即：“檔案保管模式”是指將有保存價值的文件作為檔案保管起來的標準形式。按照《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，根據“統一領導，分級管理”的原則，對國家全部檔案，必須設置全國規(guī)模的檔案機構進行管理。又由于各單位的性質不同，所以出現了不同的檔案機構，其中包括公共檔案館（國家檔案館、專業(yè)檔案館）；內部檔案機構（企業(yè)檔案館、檔案室）；檔案行政管理機構（各級檔案局、處等）；新型檔案機構（文件中心、檔案寄存中心、檔案事務所）。不同的檔案保管機構，雖然形成了檔案保管模式的多元化，但保管對象都是一致的，在電子文件出現之前主要保管的是檔案實體，檔案實體是指各種檔案材料本身，它是由檔案內容和載體兩部分構成的。

1.2 檔案后保管模式的內涵所謂的“后保管模式”就是針對檔案工作長期以來以實體檔案管理為中心的“保管模式”而發(fā)展變革來的，此處指的“后”并不是通常意義上所說的那種“后”，即:“落后”于某事物，而是以“后”來達到超越某事物。因此后現代所說的“后”是要永遠保持對于現有事物和現有秩序的超越狀態(tài)，換句話說，永遠之“后”的后現代主義，就是永遠在一切現有事物之“前”。這樣，后現代主義以其“后”的優(yōu)越地位，永遠居“前”。從這個意義上說，“后保管”概念是對“保管”概念的超越?！斑^程代替結果，動態(tài)代替靜止，結構代替內容，時空的回溯性代替孤立性”――這正是分析、理解科學、社會組織和經濟活動時，以特里?庫克為代表的后現代檔案學者所高喊的口號?？偟膩碚f，后現代主義思潮的基調是諷刺，立場是懷疑，精神實質在于“解構”，對傳統理論的否定、顛覆和再認識，這一點也切合了面對電子文件對檔案界的挑戰(zhàn)、檔案學自身的變革。它提醒檔案學者要經常對體現優(yōu)勢的思想進行思考，根據環(huán)境的變化發(fā)展新思維。至于具體到這一思潮對檔案學到底產生了多大影響，確實難以量化，但有學者已經明確指出：“這一思潮對于西方檔案界沖破過去的思維定勢，使自己從外在的控制中解放出來，從集體的共識的污染中超脫出來，吸納其他領域思想成果的啟蒙作用是不可低估的?！币虼耍覀冋f至少“后保管”之“后”受到“后現代”之“后”的啟蒙是確定無疑的。

2檔案保管模式與檔案后保管模式的特征

2.1 檔案保管模式的特征

2.1.1 文件和檔案管理的分階段性文件管理和檔案管理作為兩個相對獨立的系統分別運行，文件、檔案管理的全部目標和要求被分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟之中。文件作為形成機關實踐活動中產生的各種原始記錄，首先對機關的行政管理工作具有全方位的現行效用，是機關工作的工具、憑據。后來隨著文件針對的業(yè)務活動的辦理結束，文件的現行效用逐漸消失并進入半現行階段。但此時文件對機關的參考作用依然存在。直到最后，絕大部分半現行文件因為第一價值退化而徹底喪失現行作用，只有一小部分文件逐漸顯現出長遠的歷史價值，成為非現行文件，具有保存價值的非現行文件就轉化為檔案被永久保存起來。因此，文件的價值形態(tài)變化貫穿于文件的整個運動過程，它是決定各階段文件不同特點的最根本因素，從而導致了文件的階段劃分。

2.1.2 文件來源的唯一性在檔案保管時期，保管的檔案都是以實體檔案為主，因此是一個實體機關與文件群體唯一對應的關系。檔案作為特定機關、組織或個人在社會實踐活動中直接形成的產物，在產生和處理過程中會形成多方面的歷史聯系，諸如來源聯系、時間聯系、內容聯系和形式聯系等等。其中檔案與形成者之間的來源聯系是首要聯系，也是最根本的聯系，因為只有在明確檔案形成者的前提下，揭示檔案的內容、時間和形式聯系才有意義，才能全面深刻地反映形成者的活動原貌。假如割裂來源聯系，其他聯系的科學性就無法保證。

2.2 檔案后保管模式的特征

2.2.1 文件與檔案的不可分離性電子文件的產生，使文檔一體化管理真正成為可能。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們在物質形態(tài)、社會本質及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運動階段的區(qū)別而無本質的不同。傳統檔案保管把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進行分別管理，這種作法在手工操作時期可能具有一定的合理性。但電子文件的產生，使兩者之間的界限模糊了。因為從文件的起草、傳輸、輸到歸檔、鑒定、整理、保管以及再利用，均可以通過電腦網絡進行，即文件工作與檔案工作在同一工具上聯為一體。這樣，前階段文件的質量就會直接決定后階段檔案的質量。如果仍沿用過去的文件與檔案兩段管理方式，不僅割斷另外兩項工作的內在聯系，而且有悖于利用先進技術提高工作效率之初衷，進化論在理論上還是在實踐中都是難以成立的。

2.2.2 電子文件來源的不唯一性計算機與遠程通訊手段的結合，關系數據庫的普遍使用以及超國界網絡的出現，使得不同機構使用共同的數據和共同參與形成一批數據不僅成為可能，而且成為日益增多的事實。突破了一個實體機關與文件群體惟一對應的傳統檔案保管模式。這樣一來，檔案數據往往源于各種不同結構組織體，單一來源的概念發(fā)生了改變。運用傳統的機構來源概念來解釋電子時代的檔案實踐很可能就會有力不從心之感。

3檔案后保管模式代替檔案保管模式的必然性闡釋

在知識經濟時代，檔案后保管模式是一定要取代檔案保管模式的，因為，基于筆者以上的分析論述，從理論解釋來看，如果說電子文件只是一種在本質上與傳統紙質文件相同的載體，它與傳統檔案文件的差異只不過在于記錄形式，那么檔案工作勢必會沿著原有的軌跡和思路繼續(xù)下去。但事實上，面對電子文件及其管理，原有檔案學基礎理論很快暴露出其理論邏輯起點局限性，對文件運動過程中的階段性劃分并不適應電子文件的管理特點，電子文件是會實時變化的。由此，以文件生命周期理論為基本框架形成的原有檔案學基礎理論受到了全面的沖擊，所以，傳統的檔案保管模式已經過時，必然進入了檔案學“后保管時代”研究時期。它是將傳統理論中對實體對象實態(tài)文件的關注轉變?yōu)閷ξ募⑽募纬烧呒捌溥^程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注，它是一種以來源為中心，以知識為中心的管理。所有這些都遠遠超越了對文件進行傳統的檔案保管，因此稱為“后保管模式”。

后保管模式的基本信條就是：作為檔案專業(yè)人員，如果要在電子文件管理領域中扮演合適的角色，從根本上不能再把自己看作物理實體的看守者。后保管模式將傳統理論對實體保管對象的關注，轉變成對文件、文件形成者及其過程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注。正如澳大利亞檔案館堪培拉分部檔案員格雷戈?歐塞爾（Grego’Shea）在《電子文件的保管》一書引言中寫道：“這種策略是由檔案成分變更帶來的對傳統方式的一種偏離，同時也該認識到，在電子時代，實體保管不再是保管策略的核心要素。對電子文件而言，所必須要做的是，被識別、被控制及易捕獲，使其盡可能長期地對政府和社會發(fā)揮價值?！?/p>

后保管模式的基本內容由三部分構成：第一，新來源觀，特里?庫克認為在“電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在或至少不能被鑒定、保存、編目、提供利用?！钡诙暧^鑒定，檔案鑒定既需要反映檔案價值，同時也要有實踐意義、實用性，并體現效益原則。因此對電子文件要求進行宏觀鑒定。第三，知識服務是“后保管模式”的目的，檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，最終實現檔案管理由“保管時代”向“后保管時代”的過渡。

參考文獻：

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關鍵詞：檔案；保管；整理

在檔案管理工作中，做好檔案的整理與保管工作有著非常重要的意義，我們要在日常工作中以檔案管理原則為基礎，更好地提高檔案管理工作的科學性。為了使得檔案管理工作做得更好，我們要盡量做好檔案的保管與整理工作的創(chuàng)新，從而使得檔案管理工作更加順應時代的發(fā)展，更好地提高檔案信息的利用率。

一、做好檔案整理與保管工作創(chuàng)新性的重要意義

檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進而促進檔案內容的利用。因此，在進行這兩項工作的過程中，工作人員應該充分考慮到時展的需要，找到傳統管理方式的弊端和不足之處，對工作方式進行創(chuàng)新，提升工作效率。

（1）在管理工作中應用先進的技術

現如今，社會已經進入到了高速發(fā)展時期，信息化和現代化的趨勢比較明顯。在實際的工作中，工作人員應該將網絡技術以及計算機技術等融入到檔案的整理和保管當中。先進技術和檔案的相互結合，必然會直接推動管理工作進行的高效性。另外，工作人員在對檔案進行管理的過程中，首先需要按照檔案的內容和實行的需求進行分類，在這一過程中，檔案管理技術的應用是不可或缺的，從檔案發(fā)展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢。

（2）現代化的檔案整理手段應該備受關注

現如今，計算機技術已經應用到各行各業(yè)當中，檔案管理工作中應該充分利用計算機技術。主要是在應用這一技術之后，檔案管理工作的工作形式發(fā)生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質檔案，只需要借助計算設備來對電子版的檔案信息進行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。利用計算機等現代化的整理技術，工作人員就可以實現檔案序列的自動編號，可以實現自動的檢索，提升可檔案內容查找和應用的效率。另外，計算機管理的優(yōu)勢作用比較明顯，達到了整理和保管工作簡單易行的效果。

二、如何做好檔案的整理工作

對于企事業(yè)單位來說，檔案對單位的發(fā)展起到一個監(jiān)督的作用。但是目前，在一些單位發(fā)展中，并沒有健全的文化管理制度，而檔案工作也并不規(guī)范，檔案整理工作也并沒有專人來負責。還有一些其他的單位建立了規(guī)范的檔案室，把立卷的任務交給了檔案室，這樣的方式雖然保證了文檔管理的正規(guī)性，但是無法確保檔案收集的全面性。文件材料的產生規(guī)律和內在聯系都不清晰，導致檔案的內在質量不高。因此，要做好檔案管理整理工作，那么就要加強對檔案管理工作的重視，加強對檔案整理工作制度的建立。所以建立標準的立卷制度十分必要，有關部門要明確文書檔案管理的工作。

在對檔案進行整理時，要注意把文件形成年度和針對年度相結合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對年度立卷，如計劃、總結、統計報表要按針對年度立卷。另外，要注意在整理過程中對上下級文件之間密切聯系的把握。一般在進行檔案整理時，要把上級、下級與本級文件分開組卷；但請示與批復，來文與復文應與本單位文件一起組卷，轉發(fā)上級文件可以與上級文件一起分類組卷。 同時，進行檔案整理時，要注意對檔案的保管期限，一般對于需要永久、長期、短期保存的文件應分別組卷，但為了保持文件間的有機聯系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

三、如何做好檔案的信息保管工作

對檔案信息的保管工作，我們可以利用計算機來進行輔助，對一些檔案在月末或是年底來進行分批次的處理，同時也可以對特定的文件進行單獨的處理。編制歸檔文件責任者、內容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質進行合理的歸檔。 根據現行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責任者、內容、文種；模版二：內容、文種。這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。 編制計算機的歸檔程序。對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責任者、內容進行一次性的抽取，并給予相應的分數。它們共同組成了編制工作的核心。每一份文檔形成電子文件后，需要在設計好的程序中運行，通過對運行后的總分數確認可以實現初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

總之，我們現在處于一個信息高速發(fā)展的現代化社會之中，科學技術每天都在不斷地進步與更新，檔案管理工作做為見證社會進步的一個重要組成部分，它對歷史發(fā)展起著重要的記載作用，同時，檔案管理工作對生產經營過程中的一些重要事件可以起到真實地反映。近年來，隨著我國改革開放的繼續(xù)深入與發(fā)展，如何更好地提高檔案管理水平，更加及時、準確、完整地提供檔案信息，從而更好地滿足社會的發(fā)展，成為我們所要積極面對的一個新問題。

參考文獻：

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一、保管費用的含義及與管理效益之間的關系

眾所周知，保管文件需要一定的物質條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺文件對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復過程中所需設備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經費來源與所保存文件未來的用途。保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價值低于保存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。

二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素

鑒定標準是人們在鑒定活動中應用于對象的價值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀隨意的產物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實踐工作中總結出來的歷史性結論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內容是客觀的。長期以來，國內外檔案學者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，并對實際工作起到了指導和依據作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數量的急劇增長，保存檔案的物質條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時，考慮該檔案的利用價值與保存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，它才具有保存價值。這就是近些年來國內外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現時期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進一步發(fā)揚。早在50年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學者菲利普·鮑爾提出：“價值一定要同費用放在一起權衡”。他指出：“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作的一個必要條件?！雹谠趪鴥?，有許多檔案學者也提出了同樣的觀點?！稒n案工作基本知識》、《檔案管理學基礎》的作者陳兆??、和寶榮教授根據實際工作的經驗教訓提出了必須研究保存效益的觀點。馮惠玲教授亦認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質量和數量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久。”③

由此看來，保管費用因素是確定檔案鑒定原則和標準的重要因素，它體現了檔案保管必須注重效益的指導思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認為，保管費用作為鑒定的系數之一，會影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標準受到經濟市場的影響。其實，鑒定本質上是解決檔案數量的無限增長性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個矛盾的最終解決體現的將是檔案管理的效益問題，包括社會效益和經濟效益兩部分。其中，社會效益在鑒定標準中主要是在檔案內容屬性標準及主客體需要標準中體現。但是作為經濟效益方面在前兩者中無法體現，所以，要想完整地體現檔案管理的效益必須使用反映量化經濟效益的保管費用因素，來作為衡量的客觀標準，這不但不會影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價值的最客觀的標準，它是完整的判定檔案價值標準中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發(fā)展中國家而言，用量化的標準確切地體現經濟效益不僅是一種社會發(fā)展的必然，而且具有很大的現實意義。認識到這一點，對檔案鑒定理論是一種豐富，同時，對目前經濟轉型時期的檔案工作解決一些實際性的問題將起到不可忽視的依據作用。

檔案鑒定標準是檔案鑒定工作的關鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標準的因素是正確制定鑒定標準，作好鑒定工作的重要依據和出發(fā)點。長期以來，我國對影響檔案鑒定標準的因素研究頗深，例如：文件的內容、文件的來源以及社會需求等方面都已達成共識，但保管費用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經濟的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強對保管費用因素的研究有著重要的意義。

一、保管費用的含義及與管理效益之間的關系

眾所周知，保管文件需要一定的物質條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺文件對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復過程中所需設備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經費來源與所保存文件未來的用途。保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價值低于保存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。

二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素

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關鍵詞：科技檔案；保管條件；保管方法；保密工作

科技檔案工作的目的就是以不同的方式推進科技檔案的充分利用，以使科技檔案在社會主義建設中能實現良好的社會效益與經濟效益。因此，如何將科技檔案的作用充分地發(fā)揮出來，充分體現其價值，滿足社會主義建設的需求，就成為了現代科技檔案保管的重點。作為企業(yè)的核心機密，科技檔案也是企業(yè)核心價值及其競爭力的體現，同時也是企業(yè)在激烈的市場競爭中利于不敗之地的基礎。企業(yè)在科技檔案保管的過程中，一旦出現檔案外泄，就會對企業(yè)在發(fā)展中造成極大的影響。因此，企業(yè)在科技檔案的保管過程中，不僅要重視保管的條件與方法，還要重視保管的保密工作，以保證科技檔案的完整與安全。

1 科技檔案的保管條件及防護

1.1 科技檔案的保管條件

在科技檔案的保管條件中，主要包括以下幾點：（1） 庫房。庫房是科技檔案存放的重要場所，也是科技檔案保管的關鍵條件。而科技檔案的保管庫房必須要具備以下要求：堅固安全、防污染、防高溫、防潮濕及防蟲鼠等。因此庫房的選擇應在干燥的樓層，不可選擇頂層、平房及地下室作為庫房；同時要遠離民用住宅，附近不可出現易燃易爆物及污染源等；且?guī)旆康拈T窗要堅固、封閉，并與辦公室、曬圖室等分開；最后，還要求庫房中必須要安裝空調、去濕機等設備。（2） 裝具。裝具也就是科技檔案進行存放的柜、架、箱、盒，主要包括金屬裝具與木制裝具，而金屬裝具更有利于防潮、防火及防蟲等，因此在實際的科技檔案保管中，通常以金屬裝具為主。（3） 保護設備。在現代科技檔案的保護設備中，通常是指具有固定資產性質配置于科技檔案庫房及相關業(yè)務用房中的技術設備。而在現代科技檔案中保管技術設備中，主要包括空調、去濕機、防火報警器、紅外線報警器、縮微設備、安傘監(jiān)控設備、加濕器及滅火器等。

1.2 科技檔案保管的防護措施

在現代科技檔案的保管中，為了保證檔案的安全，必須要做好以下幾種防護措施：（1） 防火。在科技檔案保管的庫房中，必須要做好防火工作，也就要求要配備充足的消防器材，如消防栓、滅火器、砂箱等，并且在庫房中要張貼禁煙、防火等安全告示牌，另外在較高的庫房中還要安裝避雷針。（2） 防高溫、防潮濕。在科技檔案保管的庫房中，通常要將溫度保持在15～25℃之間，而相對濕度應保持在45%～60%之間，根據保管檔案形式的特殊性，必須要做好相應的保管要求。在企業(yè)檔案庫房的溫、濕度調節(jié)中，應從以下兩個方面著手：一方面，通過減少庫房門窗、密閉窗戶、設置兩道門及設置過渡間等措施，以保證庫房內的溫、濕度不受外界的影響；另一方面，還有配備溫、濕度監(jiān)控與調節(jié)設備，如溫度計、濕度計、去濕機、增濕機及自動恒溫恒濕設備等，以加強對庫房中溫、濕度的監(jiān)控，確保庫房中的適宜溫濕度。（3） 防光。為了降低光照的強度，在庫房中應開窄窗，而窗戶玻璃應選用花玻璃或毛玻璃，并安裝窗簾，同時加強對庫房中燈光的控制，盡可能使用普通鎢絲燈光或自然光。（4） 防灰塵。防灰塵也就是要保持庫房中的干凈整潔，不僅要配備相應的吸塵器等除塵設備，還要在庫房窗戶及通風孔等處安裝空氣過濾裝置等。（5）防蟲、防鼠、防盜。做好防蟲、防鼠、防盜工作，也就是要求保證檔案的完整性與安全性，因此需要在庫房內安裝攝像裝置及相應的防盜措施，并存放一些防鼠劑、防蟲劑，以保證防盜、防蟲、防鼠工作的有效落實。

2 科技檔案的保管

2.1 底圖的保管

底圖是一種具有復制工具的圖紙，因此在保管的過程中絕對不允許出現折疊存放的情況，通常采用平放法與卷放法。其中平放法就是將底圖按保管單位或按套展開后將其平放在底圖柜中，有利于底圖的保護、取放及查找，并能有效保證底圖的平整，適用于A1～A4幅面大小圖紙的存放。而卷放法就是將底圖按保管單位或按套平卷起來，將其置入到特制的保管盒中，并將保管盒存在專用的底圖柜中，該方法有利于保證底圖的平整，且占用的柜架面積較少；但不利于其取放、查找及曬圖，適用于大于A1幅面大小圖紙的存放。

2.2 紙質檔案的保管

紙質檔案一旦形成，就會將紙張、字跡及字跡材料進行永久性結合，其使用壽命與保管環(huán)境等因素有關。因此，對于紙質檔案的保管應遵循以下幾點：（1）將檔案庫房的溫濕度調控好。由于紙張在高溫環(huán)境會造成其水分的揮發(fā)，使紙張容易變硬、變脆及機械強度降低等現象；而在濕度較高的環(huán)境中，容易導致紙張中的纖維素水解，使記錄材料容易出現褪色的情況。因此，在紙質檔案保管的庫房中，必須要安裝調溫、調濕等電器設備，將溫度保持在15～25℃之間，而相對濕度應保持在45%～60%之間，有利于紙質檔案的保存。（2）做好防光工作：若光與氧同時、過多地作用在紙質檔案上，容易產生光氣化反應，使檔案褪色，且降低紙張的強度。因此需要盡量減少庫房窗戶，且玻璃應選用避光的毛玻璃或花紋玻璃，并安裝好窗簾。（3）做好防止空氣污染工作。由于企業(yè)在生產過程中產生的CO2、H2S等氧化性、酸性氣體，容易與紙質產生水解、氣化反應，使檔案字跡褪色、紙張強度降低等現象。因此，在紙質檔案庫房中應安裝空氣凈化器對空氣進行凈化。（4）做好防蟲工作。要保持檔案庫房的衛(wèi)生，并安裝防蟲鼠設備，避免紙質檔案因蟲鼠造成的損毀。

2.3 藍圖與復印圖的保管

首先將藍圖與復印圖折疊成“手風琴”式的A4型幅面大小圖紙，并將圖樣標題欄適當的露出，以便圖紙的查閱；其次將其折疊裝入到牛皮紙板雙裱壓制的卷皮或卷盒中進行保存。目前，對于圖樣文件通常采用散裝的形式進行保管；而對于文字材料則采用裝訂的形式進行保管。

2.4 感光材料的保管

科技檔案中的感光材料有縮微膠卷、縮微平片、照片及底片等，對其保管必須要遵循以下幾點：（1） 密封包裝，避免陽光直接照射；（2）控制好溫、濕度，在保管膠片的庫房中，室內溫度應保持在15～25℃之間，且相對濕度應保持在45%～60%之間；而保管底片的庫房中，其室內溫度應保持在13～15℃之間，且相對濕度應保持在35%～45%之間。（3）加強檢查，這就要求加強對庫房中感光材料的檢查，以防出現感光材料的損壞。

2.5 磁性材料的保管

科技檔案中的磁性材料包括錄像帶、錄音帶、電影膠片及機讀磁盤等，對其保管必須要遵循以下幾點：（1） 防磁。將磁帶裝入到金屬柜中進行保管，且要遠離散射磁場，保證存放周圍無電動機、變壓器等電氣設備。（2）平放。要將磁性材料進行平放，但不得疊壓太多，避免磁帶壓壞。（3）定期檢查，也就是要對保管好的磁性材料進行定期檢查，以防被磁化。

2.6 光盤材料的保管

作為一種新型的檔案信息存貯方法，光盤存貯具有記錄密度高、數據傳輸速度快、存貯容量大及保管空間小等優(yōu)點。在光盤材料的保管過程中，應減少使用，不得隨意使用；并要保持光盤的清潔，避免出現標記面的損壞；另外還要調控好庫房的溫、濕度，通常應將溫度將保持在15～25℃，且相對濕度應保持在45%～60%之間。

3 做好科技檔案保管中的保密工作

科技檔案是企業(yè)科技、生產活動的真實記錄，全面記錄了企業(yè)科技活動的過程及成果，若在保管的過程中出現泄露，會對企業(yè)的經濟效益與社會效益造成極大的影響。因此需要加強科技檔案的保密工作。首先，應認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》等，并建立完善的管理制度與科學的管理方法，以實現科技檔案的統一管理。其次，要提高管理人員的管理意識與責任心，從而提高科技檔案管理的水平，以保證科技檔案的完整與安全。最后，還要保證檔案保管工作的不壞、不丟、不散、不亂。其中不壞是檔案保管的完整性；不丟是指檔案的安全性，不僅保證檔案內容的全面性，還要保證檔案保管的安全性；不散是指檔案的集中保管，避免分散的保管造成管理上的不便；不亂是指檔案保管工作的有序性，存放整齊，利于檔案的存放與查看。因此，檔案保管人員必須要提高管理水平，避免檔案的損壞，保證檔案的完整與安全，從而為檔案工作提供重要的物質基礎。

3.1 加強庫房管理

加強檔案的庫房管理是加強檔案保密工作的關鍵，而庫房的建設必須要按照國家的相關規(guī)定進行，且要配備各種設施，以確保檔案的安全性。不僅要求庫房與辦公室分開，還要專人負責管理，并制定嚴格的管理制度，禁止無關人員入內。只有加強檔案庫房的管理，才能實現檔案保管的保密性。

3.2 做好檔案利用監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督工作也是檔案保密的關鍵，能有效發(fā)現與糾正檔案利用過程中影響檔案保密性的行為，使檔案既能得到有效的利用，又能有效確保檔案的安全。而檔案利用監(jiān)督工作主要從制度建設、隊伍建設等方面實現。在檔案利用中，其規(guī)則制度通常包括閱覽制度、外借制度等。因此，需要根據檔案利用人員的不同確定不同的范圍，并制定相應的審批手續(xù)，使檔案的利用工作有章可循。另外，對檔案保管隊伍的建設，必須要求檔案管理人員具備以下素質：（1）政治素質。要求管理人員要有較高的責任感與具備全心全意為人民服務的精神；（2）業(yè)務素質。要求管理人員必須要具備過硬的專業(yè)知識，熟悉檔案法規(guī)與檔案內容；（3）文化素質。要求管理人員必須要加強的文化知識，對保管工作中經驗能進行有效的總結；（4）觀察素質。要求管理人員應具有較強的觀察能力與工作能力，能獨立處理保管工作中的常見問題。

4 結束語

綜上所述，鑒于科技檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，因此在科技檔案的保管過程中必須要選用合適的保管條件與選擇科學的保管方法，以保證檔案的完整性。另外，還有通過加強庫房管理與做好檔案利用監(jiān)督工作，確?？萍紮n案保管的完全性。

參考文獻

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[7]李萍.如何做好檔案保管及利用的保密工作[J].廣東科技，2008，22（12）：16.

篇5

醫(yī)院新農合會計檔案的基本情況

醫(yī)院新農合會計資料包括參合患者本人身份證或戶口簿的復印件、入院把關審批表、就診證的復印件、加蓋醫(yī)院公章的出院小結、加蓋醫(yī)院公章的患者住院費用明細匯總清單原件、住院原始發(fā)票（如參合人員參加商業(yè)保險，在住院治療終結后，在商業(yè)保險公司理賠后再憑據相關資料的復印件到本轄區(qū)醫(yī)療機構辦理補償手續(xù)）、外傷情況調查表、新農合住院醫(yī)療費用報補單等會計原始資料，從而構成了醫(yī)院的新農合會計檔案資料。醫(yī)院新農合會計資料反映了在醫(yī)院新農合患者就醫(yī)、就診的全部情況，同時也是醫(yī)院新農合財務收支情況的重要資料，它反映了醫(yī)院的新農合經濟業(yè)務活動。醫(yī)院新農合會計資料的入、出院要有把關審批表，醫(yī)院的新農合辦公室要做到的工作：業(yè)務上進行醫(yī)藥審核，目的在于審核用藥等方面是否規(guī)范；財務上要進行審核把關，須嚴格按照國家統一的新農合會計制度的規(guī)定登賬、算賬、報賬，目的是按照國家關于新農合報銷的規(guī)定嚴格辦理報補手續(xù)；醫(yī)院新農合會計資料的整理、收集工作要認真、細致，要按照新農合的國家政策，收集整理新農合基金支付所需要的會計原始資料；整理新農合會計資料要按照一定的時間順序，按照報補的順序逐人、逐項整理參合患者的報補資料，對于報補資料，也要按照單據的順序由上到下按照內容整理，整理的過程中要注意檢查參合患者報補的資料是否齊全，填寫內容是否完整，印鑒蓋章是否缺失等相關內容；審核完畢后，按照會計檔案的管理規(guī)定，要求裝訂成冊，并負責制訂封面，封面的內容包括：報補單位名稱（蓋章處）、類別、報補時間、本月總冊數、本冊是第幾冊、單位分管負責人簽字處、醫(yī)藥審核簽字處、財務經辦簽字處、本冊補償基金數、報銷補償人數、裝訂時間等相關內容，這樣按月、按年、按報補時間分類裝訂成冊；做為新農合的原始會計資料，在報補審核終結后應及時移交到相關的檔案部門，檔案部門要做的工作是：按照年度在檔案柜的標簽上注明農合基金報補年度，在年度下要注明報補月份，這樣做到有序、按類別，易于以后查詢。

醫(yī)院新農合會計檔案保管中的問題

醫(yī)院新農合會計檔案記錄著參合患者在醫(yī)院就診的醫(yī)療方面的信息，是醫(yī)院為病人提供醫(yī)療服務的合法依據，也是醫(yī)院經營管理中的重要信息資源，同時也是構成醫(yī)院會計檔案的重要組成部分，作為醫(yī)院的管理者對醫(yī)院新農合會計檔案是非常重視，作為醫(yī)院的財務部門在管理著醫(yī)院新農合會計檔案時，也是在參考、按照會計檔案管理制度對新農合會計檔案的原始資料進行嚴格收集、立卷、裝訂成冊。醫(yī)院新農合會計檔案記錄的是有關新農合病人在住院就診時的醫(yī)療信息，包括農合患者的住院檢查報告單、住院病歷等特殊信息，是自始自終的原始資料，對于在住院過程中出現的超限用藥、冒名頂替、患者掛床住院、非農合基金支付的項目等系列問題都起著客觀實際記錄作用，當然可以作為新農合基金管理機構的監(jiān)督和政府主管部門的的紀檢與督查提供了可靠、真實的依據。

醫(yī)院新農合實際工作相關問題的建議

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【關鍵詞】電子檔案管理； 紙質檔案管理； 安全管理； 措施

隨著電子政務、電子商務的廣泛應用，使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好地應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現代化管理模式。

一、電子檔案與紙質檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設備，沒有引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內部因素、保護環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內部因素、保護環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。

（三）保護措施的差異。當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環(huán)境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據展開維護。

（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應，內部化學反應使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴散的現象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細微彎曲，數據讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異。灰塵給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數據發(fā)生丟失。

3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內或金屬盒內，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。

（五）管理人員素質要求的差異。與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。

二、 電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：

1.加快相關標準的制定。當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環(huán)境，因而采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標準，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規(guī)定。

2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設備的安全、良好的室內環(huán)境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計算機網絡系統的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網絡系統的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數據的保護。四是重視、做好數據庫備份與恢復工作，確保數據庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。

3.加強對電子檔案管理知識的培訓。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該加強自身業(yè)務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養(yǎng)更多高素質、高能力的檔案人員。

（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現電子文件的連續(xù)管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統一協調，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關數據、設備環(huán)境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數據進行統一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網絡可以實現電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網絡實現了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。

3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數電子簽章。2004年4月，國務院信息化辦公室向中國電子信息產業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書，電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。

三、結語

要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據創(chuàng)建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質檔案管理，合理、科學地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優(yōu)質的服務，還將促進電子檔案時代檔案事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻】

篇7

【關鍵詞】人事檔案；保管；借閱要求；保管、借閱措施

一、人事檔案的含義與管理工作之間的關系

（一）人事檔案的含義。

人事檔案是指國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的個人檔案。它具體地記敘了個人的經歷、工作成績和表現、政治面貌、品德作風等材料，并且是以個人為單位的形式集中保存，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關證明等方面起著重要作用。

（二）人事檔案與人事檔案管理工作之間的關系。

人事檔案和人事檔案保管與借閱管理工作聯系密切，人事檔案工作則是指在人事檔案管理中的收集、補充、鑒別、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。人事檔案是人事檔案管理的實際工作對象，人事檔案管理工作的好壞直接關系到人事檔案的質量。

二、目前人事檔案管理在保管與借閱方面存在的問題

（一）人事檔案的保管與借閱制度不完善。

人事檔案的保管與借閱制度還不夠完善，制度的不健全容易使工作流程不規(guī)范，不利于人事檔案管理朝著制度化、規(guī)范化發(fā)展。因為檔案管理制度不規(guī)范，各單位在歷史發(fā)展中由于管理方式的改變、領導的更替和領導地位的關系變化容易使人事檔案在保存方面遭受遺失、殘缺，導致人事檔案質量得不到保證。

（二）管理人員的保管與借閱意識觀念不強。

很多管理人員對人事檔案管理工作認識還不全面，存在一些誤區(qū)，往往認為人事檔案管理工作只是一項普普通通的事務性保管工作，因此對檔案的管理并沒有非常重視，認為只要做到不泄密，不丟失就行。另外在檔案交接工作中存在延后現象，往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，造成沒人擔責任、沒人及時處置等問題。

（三）人事檔案管理利用范圍有限，保管方式陳舊，借閱方式不規(guī)范。

如今很多人事檔案管理工作越來越不能適應事業(yè)單位改革的需要。如今社會發(fā)展，技術革新快，但檔案管理的保管手段卻并沒有緊跟科技的步伐，很多人事檔案管理還僅僅局限紙質化，并沒有充分利用現代化的保存技術。僅僅只把計算機當作檔案材料的錄入機器，查閱效率和發(fā)展受限制。

（四）人事檔案保管內容、材料不全。

現有的人事檔案材料中真實性不高，人事檔案部門對材料沒有進行嚴格地審核，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案利用帶來困難。另一方面，人力、物力資源配置不足。由于辦公條件的限制往往會出現檔案材料損毀，影響檔案的使用、美觀和完整。

三、如何加強人事檔案的保管與借閱工作，使其更好地促進工作開展

（一）制定并完善人事檔案的保管與借閱制度。

各單位應制定查閱檔案的制度，當面對查看或者借閱人事檔案的要求時，管理人員應嚴格遵循規(guī)章制度程序，要求查閱者和自己必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不能在檔案資料上自由涂改、圈劃、破損、私自抽拿甚至是撤換檔案。查閱者也應加強不泄露、不擅自向外公布檔案內容的觀念。同時對于違規(guī)者應視情節(jié)輕重予以批評教育，或追究法律責任。對于人事檔案保存管理者來說，應加強對借閱、材料收集、檢查和保密等方面的職責，確保人事檔案材料的規(guī)范化、真實性和保存完整性。

（二）加強檔案管理隊伍建設。

應該重視人事檔案的保管與管理借閱工作，重視管理隊伍的選拔、考核和培訓，同時人事檔案管理工作者也要樹立認真嚴謹的態(tài)度，重視檔案保管的重要性和保管、借閱過程中的要求，積極學習現代保存管理技術，同時也要不斷增強保密意識，秉公辦事、以人為本，遵守檔案制度和規(guī)范。

（三）加強現代科學保管手段，增強人事檔案保管的安全性。

積極改革保存模式，充分利用計算機。由單一化紙質保存轉換成紙質與網絡化并進的保存形式。利用現代信息技術建立社會化開放式的人事檔案管理模式，積極探索電子數據庫管理和聲像管理技術，同時應加強對檔案查閱過程中的監(jiān)督，并且要隨時補充更新檔案，可以通過設置密碼等形式來保障檔案的保密性。

（四）加強人事檔案的保管和借閱工作應同步進行。

查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動工作和其他方面的利用需要，發(fā)揮其應有的作用，又要貫徹執(zhí)行保密法規(guī)和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。完善管理體制，搞好隊伍建設，做好基礎工作，進一步改善保管條件，努力提高科學管理水平，充分發(fā)揮人事檔案的作用，使人事檔案能夠有效地為組織、人事工作服務，為社會主義現代化建設服務。

四、小結

人事檔案的保管與借閱管理工作任重而道遠，它體現了單位人員管理的規(guī)范化和制度化，為單位選人用人提供了重要的依據。檔案管理者要采取有效措施延長檔案壽命，不斷完善人事檔案的保管與借閱工作，保證檔案的全面和真實，并且要貫徹以人為本的科學發(fā)展觀，不斷深化人事管理制度。

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[2]汪海英.人事檔案信息化管理系統構建實踐[J].浙江檔案，2016(03).

篇8

乙方：

經協商，乙方同意將其檔案委托甲方保管，為明確雙方責任，就檔案保管事宜商訂如下：

一、 甲方：

1、 負責乙方檔案的保管以及檔案材料的收集、整理、歸檔，按來函單位的要求出具乙方檔案中有關的證明材料。

2、 負責辦理乙方有了新接管單位后的檔案轉遞手續(xù)。

二、 乙方：

1、 在合同簽定時，按合同期(每月 元)一次性向甲方交納檔案保管費共 元(中途終止合同，保管費不再退回)。

2、 應及時把合同期內形成的各種書面材料交給甲方整理歸檔。

三、 甲方不負責乙方的原身份、各種福利保險(如：待業(yè)、醫(yī)療、養(yǎng)老等)以及本合同以為的其他管理責任。

四、 合同期滿，經雙方協商同意可續(xù)簽;不續(xù)簽時，乙方應在期滿后一個月內將檔案轉出;逾期從第二個月起按月倍收保管費，逾期壹年甲方不負保管責任。

五、 本合同期限自 年 月 日起至 年 月 日止。

六、 本合同未盡事宜或履行過程中發(fā)生爭議，可通過協商解決。

七、 本合同書一式兩份，雙方簽字蓋章后生效，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。

甲方： 乙方：

蓋章： 蓋章：

篇9

一、保管費用的含義及與管理效益之間的關系

眾所周知，保管文件需要一定的物質條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺文件對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復過程中所需設備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經費來源與所保存文件未來的用途。保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價值低于保存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。

二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素

鑒定標準是人們在鑒定活動中于對象的價值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀隨意的產物，它是檔案工作人員在長期的研究和實踐工作中出來的性結論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內容是客觀的。長期以來，國內外檔案學者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，并對實際工作起到了指導和依據作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數量的急劇增長，保存檔案的物質條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時，考慮該檔案的利用價值與保存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，它才具有保存價值。這就是近些年來國內外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現時期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進一步發(fā)揚。早在50年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學者菲利普·鮑爾提出：“價值一定要同費用放在一起權衡”。他指出：“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作的一個必要條件?！雹谠趪鴥?，有許多檔案學者也提出了同樣的觀點?！稒n案工作基本知識》、《檔案管基礎》的作者陳兆??、和寶榮教授根據實際工作的經驗教訓提出了必須研究保存效益的觀點。馮惠玲教授亦認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質量和數量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久?！雹?/p>

由此看來，保管費用因素是確定檔案鑒定原則和標準的重要因素，它體現了檔案保管必須注重效益的指導思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認為，保管費用作為鑒定的系數之一，會影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標準受到經濟市場的影響。其實，鑒定本質上是解決檔案數量的無限增長性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個矛盾的最終解決體現的將是檔案管理的效益，包括社會效益和經濟效益兩部分。其中，社會效益在鑒定標準中主要是在檔案內容屬性標準及主客體需要標準中體現。但是作為經濟效益方面在前兩者中無法體現，所以，要想完整地體現檔案管理的效益必須使用反映量化經濟效益的保管費用因素，來作為衡量的客觀標準，這不但不會影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價值的最客觀的標準，它是完整的判定檔案價值標準中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發(fā)展家而言，用量化的標準確切地體現經濟效益不僅是一種社會發(fā)展的必然，而且具有很大的現實意義。認識到這一點，對檔案鑒定理論是一種豐富，同時，對經濟轉型時期的檔案工作解決一些實際性的問題將起到不可忽視的依據作用。

三、重視費用因素將效益標準貫徹到檔案鑒定中的對策

1轉變觀念，堅持效益與效益的辯證統一。人們將檔案作為信息存儲、保管和提供利用，這個過程本身就是為了追求某種效益，所存檔案若不能滿足社會的需求或者保存檔案的付出與滿足的需求相比得不償失，那么保管檔案就變成了無效勞動。當然，這種效益中包括社會效益和經濟效益兩方面。所謂以最小的投入達到最大的產出，包含著那些可能是潛在的、間接的但又是非常重要的社會效益，同時，現實存在的保管檔案信息所付出的人力、物力和財力是否具有合理性，也是一個不容忽視的，因為其論證結果既能向人們展示檔案管理活動對社會的貢獻，又可為檔案部門的投資提供依據。特別是在市場經濟的今天，在檔案部門財力有限，庫房內又存諸多無須保存檔案的狀況下，更需轉變原有的只重視社會效益而忽視經濟效益的觀念和作法，從總體上考察檔案管理活動在經濟上的合理性，重視保管費用因素對效益的，切實將其貫徹到鑒定工作中去，這對檔案工作中優(yōu)化館藏提高效益具有重要的意義。

2加強檔案鑒定的，使其更有利于指導實踐。由于效益因素在檔案管理中的重要性和客觀性，它應該在檔案的鑒定依據——鑒定標準中體現出來，即鑒定檔案的標準除了檔案屬性標準、主客體需要標準，還應有效益標準，以此來作為鑒定檔案價值時衡量費用因素的理論依據。此外，檔案部門應注重研究一些操作性強的工作規(guī)范和工作標準，并在制訂細則時考慮到保管費用因素，如可修改現有保管期限表，將保管期限的劃分進一步細分為1個月、3個月、6個月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等，在確定該文件究竟該保存多久時，應將費用因素考慮進去，這樣在鑒定的具體工作標準中減少了人為因素的干擾，使其更具有性，更能體現效益因素。

3完善鑒定組織和，提高管理效益。解決大量過期檔案滯留在昂貴的庫房中造成管理困難的一個最有效的方法是建立起經常性的檔案專業(yè)鑒定秩序。即應在各級檔案機構中成立檔案鑒定機構，由檔案行政管理機關、檔案館的鑒定專家以及富有較多實際工作經驗的人員組成，專職負責檔案鑒定、存留與銷毀問題的研究及經常性的檔案銷毀鑒定工作，以保證檔案始終處于被選擇的狀態(tài)中，從而提高管理效益。另外，鑒定的方法也應采用定量方法與定性方法相結合。定性法是運用自身特定的概念系統、特定的理性和從抽象思維中概括出來，它有利于對檔案價值社會效益的評價。而定量分析法則是用數理方法或計量方法來體現成本／效益、功能／費用的關系，從而有利于檔案價值經濟效益的評價。當然，在采用定量方法中會遇到許多困難，它畢竟不同于質能系統，檔案作為信息本身的統計也不同于物質和能量，有時信息的投入與產出難以用確定的量來表達，這是由信息和信息活動帶有極大的不確定性和模糊性因而很難確

定計量單位和評價標準造成的。④因此，建議兩種方法結合起來使用，例如對檔案或專門檔案的價值的評定用定量分析法比較準確，當評定文書檔案或黨政檔案時用定性分析法。在評價效益的過程中運用定性分析得出的結論可以指導定量分析，運用定量分析得出的數量指標可以為定性分析提供基礎和進一步的證明，以引起有關部門和檔案管理部門的重視，從而提高其效益意識，減少投入增加產出。

①轉引自韓玉梅主編《外國檔案管理教程》1版，83－84頁，人民大學出版社，1995年。

②轉引自美國檔案工作者協會《檔案工作的理論與方法》，1版，23頁，檔案出版社，1998年。

篇10

FC-SAN

光纖通道是通用的硬件聯網技術，通常應用在磁盤子系統中。FC-SAN創(chuàng)建一個單獨的光纖網絡，只用于磁盤子系統而不用于正常的LAN通信。光纖通道能夠利用其他磁盤或邊界總線協議，如SCSI、Hippi等等，甚至實現了在光纖通道上直接運行的TCP/IP協議，這使得老設備有可能通過一個接口或控制器接到一個SAN上，這樣可以節(jié)省大量的投資，因為這樣不必替換所有的磁盤。不僅如此，使用光纖通道作為存儲設備之間的連接線路還增加了SAN的傳輸距離。傳統的SCSI協議僅允許存儲設備之間最長25米的傳輸距離，而光纖通道支持最長達10公里的傳輸距離，有了中繼器之后，它的有效傳輸距離可以擴展到20-40公里。SCSI協議最多可連接15個設備，而在一個基于光纖通道仲裁環(huán)的SAN中，每個環(huán)可以連接多達126個節(jié)點。光纖通道交換設備可以級聯起來以支持動態(tài)的容量和性能伸縮，交換設備支持多達1600萬個設備地址。最重要的是，光纖通道可獲得4Gbps的傳輸速率，于SCSI相比具有極大的速率優(yōu)勢。此外，絕大多數光纖通道的磁盤驅動器是雙端口連接的，使用雙端口連接為存儲設備提供了冗余的訪問路徑，能夠方便地構建高可用的存儲環(huán)境。

iSCSI-SAN

iSCSI，即internetSCSI，是IETF制訂的一項標準，用于將SCSI數據塊映射成以太網數據包。iSCSI是一個供硬件設備使用的可以在IP協議的上層運行的SCSI指令集，即iSCSI可以實現在IP網絡上運行SCSI協議，使其能夠在諸如高速千兆以太網上進行路由選擇。iSCSI是基于IP協議的技術標準，實現了SCSI和TCP／IP協議的連接，iSCSI基于IP協議，卻擁有SAN大容量集中開放式存儲的品質。對于以局域網為網絡環(huán)境的用戶，只需要不多的投資，就可以方便、快捷地對信息和數據進行交互式傳輸和管理。相對于以往的網絡接入存儲，iSCSI的產生解決了開放性、容量、傳輸速度、兼容性、安全性等問題，其優(yōu)越的性能使其自之始便受到大家的關注與青睞。iSCSI具備如下特點：

（一）建設成本低廉不論是適配卡、交換機或纜線的建置，iSCSI都比FC便宜許多。其中適配卡部分，只要Host端主機本身內建的一般網絡卡或網絡芯片，搭配免費下載的iSCSIInitiator驅動程序即可，所以在適配卡方面可以達到完全免費的境界。

（二）管理門坎及維護成本低FC-SAN一般需要特定的工具軟件來操作管理，所以需要對人員進行一定時間的教育訓練，而且費用不低。但由于iSCSI通過IP網絡來傳輸數據及分配存儲資源，所以只要使用網絡現有的管理功能即可，相較起來可以省下大筆管理人力及培訓成本。

（三）節(jié)省存儲資源、做好集中管理由于iSCSI與FC同樣支持區(qū)塊協議（BlockProtocol）的數據存取模式，所以比采用檔案協議（FileProtocol）的NAS，更能通過集中管理的方式，有效避免存儲資源的浪費，節(jié)省不必要的支出。

（四）沒有距離的限制由于iSCSI是通過無遠弗屆的IP網絡來傳輸數據，所以理論上，傳輸距離也可達到無限制的境界，這對于異地數據的傳輸及備援等應用相當有幫助。

（五）傳輸速度夠快拜GbE以太網絡之賜，理論上，iSCSI的速度可達1Gb，雖然速度仍比不上FC-SAN的4Gb，但效能上已超越大部分的NAS。更重要的是，一旦10GbE以太網絡普及的時候，iSCSI就可能以10Gb的高速狂飆，甚至比FC-SAN的下一代版本——8Gb還要快。

SAN存儲方案的選擇