導(dǎo)語：如何才能寫好一篇機關(guān)檔案工作計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

第一、利用現(xiàn)代化管理手段，維護好城建檔案的完整與安全，館內(nèi)網(wǎng)站已經(jīng)建立，不斷做好日常數(shù)據(jù)庫的建立和管理工作,做好網(wǎng)站內(nèi)容和信息的補充工作。

第二、抓好館內(nèi)的基本建設(shè)工作為主要目標(biāo)。保證各信息系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)施工作運行正常，做好館內(nèi)各項業(yè)務(wù)的信息化管理。在館內(nèi)已建成使用的局域網(wǎng)和城建檔案計算機管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，輔助完成好城建檔案收集、審核、接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等日常業(yè)務(wù)工作。

第三、加強驗收與指導(dǎo)，提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作效率。在實行建設(shè)工程檔案竣工驗收備案管理制度中，一如既往的嚴(yán)格推行《城市建設(shè)工程檔案資料驗收合格證制度》、《建設(shè)工程竣工檔案整理報送制度》。在驗收審核、接收、整理工作環(huán)節(jié)中，堅持履行國家建設(shè)部頒布的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》,堅持實行多次指導(dǎo)、跟蹤服務(wù)、上門服務(wù)等主動服務(wù)形式來提高工程檔案資料的入館質(zhì)量。

第四、在認(rèn)真執(zhí)行和落實好各項管理法規(guī)和制度的同時,做好城區(qū)建設(shè)工程檔案審核和接收。要求館內(nèi)人員在不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，進一步把握好工作開展過程中的法制、法規(guī)的實施和應(yīng)用，以及其它業(yè)務(wù)相關(guān)的條例、制度，依法治檔，提高工作效率和工作質(zhì)量，加快檔案的審核、歸檔、整理、輸入、入庫的速度，完成好年度的崗位責(zé)任制任務(wù)。版權(quán)所有

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以《檔案法》和《江蘇省檔案管理條例》為指針，認(rèn)真貫徹實施《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》，圍繞學(xué)?！皥F結(jié)一致謀改革、凝心聚力求質(zhì)量”的工作重點，強化率先、競爭、責(zé)任、效率、質(zhì)量意識，運用新的檔案管理軟件加強學(xué)校檔案工作的管理，力求為學(xué)校教育發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、工作目標(biāo)、任務(wù)：

以《檔案法》頒布為契機，有計劃、有步驟地開展學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹活動，增強全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺性，推動學(xué)校檔案工作向高標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展。

1.組織學(xué)校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，參照蘇州市檔案局學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動實施方案，進行有計劃、有組織地宣傳、學(xué)習(xí)和落實。

2.在認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校政治學(xué)習(xí)對全校教職員工進行宣傳、學(xué)習(xí)，通過印發(fā)宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。

3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報告。

4.做好檔案臺帳，對各項內(nèi)容認(rèn)真填寫，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準(zhǔn)備。

5.及時收取、處理各類文檔資料，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

6.配合學(xué)校做好各類評估、評審、考核工作。

7.根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，及時做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學(xué)校擴大社會效益。

三、工作安排：

第一季度：

1.制訂學(xué)校年工作計劃

2.收集本校年各科室所形成的文件、材料

3.做好本校新年度的文書處理工作

第二季度：

1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務(wù)

2.參加教育系統(tǒng)開展的檔案法制宣傳周活動

3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時向校領(lǐng)導(dǎo)匯報處理

第三季度：

1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續(xù)工作

2.做好局檔案室、協(xié)作組來校年度檢查的準(zhǔn)備工作

3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核

第四季度：

1.收集本校各室所形成的文件、材料

2.做好各項工作的記錄與統(tǒng)計

篇3

一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作制度

調(diào)整我局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，進一步加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。下設(shè)辦公室，全面負責(zé)檔案業(yè)務(wù)管理和建設(shè)工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。

二、加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平

首先要組織全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認(rèn)識；尤其是檔案人員要堅持經(jīng)常學(xué)、自覺學(xué)、熟悉和掌握檔案知識，增強依法治檔的意識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

三、狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使之達到規(guī)范化、科學(xué)化和制度化

今年在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上，要著力抓好4個重點：1.首先要制定出2020年檔案工作計劃，明確具體任務(wù)，目標(biāo)和要求；同時，按照市檔案局的要求，按時報送有關(guān)材料。2.加強檔案基層設(shè)置建設(shè)，配齊所需的相關(guān)設(shè)施。3.建立健全檔案管理制度，即：立卷歸檔制度、工作職責(zé)制度、崗位責(zé)任制度、保密制度、考核制度以及學(xué)習(xí)制度、工作程序、查借閱檔登記簿、報送統(tǒng)計登記簿等，形成檔案管理制度化、經(jīng)?；⒁?guī)范化和科學(xué)化。4.做好省二級檔案室建設(shè)工作。

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【關(guān)鍵詞】檔案；信息化

【中圖分類號】G2 【文獻標(biāo)識碼】A

【文章編號】1007-4309（2013）03-0125-1

一、加強電子政務(wù)建設(shè)

檔案是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務(wù)建設(shè)中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合起來、從陽關(guān)執(zhí)法、政務(wù)公開的大局中去思考、去規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分。加強檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩(wěn)步推進電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，配合電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開的深入，發(fā)揮和整合檔案信息資源的作用。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件

有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，與辦公自動化、政府網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

三、調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

在數(shù)字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區(qū)、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設(shè)年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量，充分發(fā)揮綜合檔案館綜合管理的優(yōu)勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現(xiàn)各部門檔案信息的數(shù)字化。

四、加快檔案信息資源管理的統(tǒng)一規(guī)范

檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要積極推廣應(yīng)用了統(tǒng)一規(guī)范的易初檔案系統(tǒng)管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現(xiàn)檔案信息資源共享。

五、加強信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作

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關(guān)鍵詞：檔案征集；規(guī)范化；管理

作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學(xué)本科，副研究館員，檔案管理

隨著社會的進步，檔案工作顯得愈發(fā)重要，我們要不斷發(fā)展檔案館中的檔案類型，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，要想做到檔案資源的豐富，就要進行檔案的收集工作。在我國的眾多地區(qū)，都已經(jīng)逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經(jīng)驗，進一步探討了如何對檔案的收集工作進行規(guī)范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關(guān)人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻，豐富檔案館內(nèi)的收藏。

一、檔案征集工作的涵義

要相對檔案進行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發(fā)展檔案事業(yè)的重點任務(wù)。檔案征集就是將檔案進行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關(guān)工作人員進行細致的分析，進行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進檔案館內(nèi)。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現(xiàn)出一個國家發(fā)展的狀況，還能預(yù)示今后國家的進一步發(fā)展，所以我們要加強檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進行的進一步整理或是保管工作。

二、檔案征集工作的流程

在檔案征集的過程中，我們應(yīng)該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細化為多個步驟，下面我們來進行大致的了解。首先，要想進行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進行工作，在完成規(guī)劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎(chǔ)上，對檔案的規(guī)劃進行評估，看使其否符合檔案征集的相關(guān)要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進行詳細的探討，在完成上述步驟后，就可以進行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進行整理，同時要對檔案的捐贈者進行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進行保管了，在保管的同時，還應(yīng)該建立專門的業(yè)務(wù)檔案，以便做到有據(jù)可依，也便于對檔案進行查找。

三、檔案征集工作流程規(guī)范化管理探討

檔案的征集工作每一個環(huán)節(jié)、每一個步驟都要設(shè)立相應(yīng)的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據(jù)。只有進行規(guī)范化的管理，才能將我國的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，同時也能夠促進檔案征集工作的進一步發(fā)展，下面我們對其中的幾個環(huán)節(jié)進行一定的分析。

1、“檔案的征集規(guī)劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎(chǔ)，工作人員在對檔案進行征集的過程中，都是以該規(guī)劃為向?qū)Ф_展工作的。對檔案征集進行規(guī)劃其中包含了較多的內(nèi)容，以征集原則為基礎(chǔ)，涵蓋了各個方面的內(nèi)容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進行不同方式的征集工作，還有從經(jīng)費的方面進行考慮，進行經(jīng)費的預(yù)算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內(nèi)容。要在檔案館的收藏范圍內(nèi)進行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進館的，如果將所有的信息都收集進檔案館內(nèi)，其空間也不能夠滿足相應(yīng)的要求，所以我們應(yīng)該從實際出發(fā)，充分考慮到檔案館內(nèi)所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關(guān)信息進行詳細的記錄，以便在今后的工作中向貢獻檔案的人員進行一定的獎勵。

2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當(dāng)單件或批量征集金額超過規(guī)定金額，或?qū)φ骷瘜ο蟮恼鎮(zhèn)位蛘邇r值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會?！罢骷瘷n案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認(rèn)為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理，更為穩(wěn)妥。

3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規(guī)范的目的，在控制流程的基礎(chǔ)上，需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。

四、規(guī)范檔案征集人員行為

1、現(xiàn)有的行政規(guī)章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規(guī)定“：檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

2、征集工作是一項政策性、技術(shù)性都很強的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國際博物館協(xié)會職業(yè)道德準(zhǔn)則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認(rèn)真收集、科學(xué)記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴(yán)格執(zhí)行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活動；五是嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

3、加強檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規(guī)章的出臺，對加強、規(guī)范檔案征集工作，有效地保護和利用檔案是十分必要的?！稒n案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對檔案征集有所規(guī)定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規(guī)范檔案征集工作，有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進一步認(rèn)真梳理檔案征集工作流程，制定工作規(guī)范。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業(yè)進一步發(fā)展的重點環(huán)節(jié)之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規(guī)范的進行，促進檔案征集工作的發(fā)展。

參考文獻：

[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)

[2]菅春梅.檔案征集工作的探討[J].職大學(xué)報.2007(03)

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Key words:university; construction file;management

摘　要:高?；n案是高校進行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對當(dāng)前高?；n案建設(shè)工作中 存在的主要問題及原因進行分析，并對解決這些問題的具體做法進行探討，提出了加強基建檔案科學(xué)化管理的建 議.

關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理

凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形 成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高?；n案是反映學(xué)?；?建設(shè)工作的真實原始紀(jì)錄，是學(xué)校檔案的重要組成部 分，也是學(xué)校的寶貴財富。做好高?；n案管理，逐 步完善管理方法具有現(xiàn)實意義.

一、高?；n案建設(shè)的特點和作用

(一)基建檔案的特點 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價 值性等特點以外，還具有它獨有特點.

1.成套性。完整的基本建設(shè)項目檔案形成，需要 每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個單 項工程與整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相 對獨立而又不可分割的有機整體，故高?；n案具 有成套性的特點.

2.專業(yè)性?；窘ㄔO(shè)過程涉及到設(shè)計、勘探、施 工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動中產(chǎn)生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗收、審查唯一依據(jù)，故高校基建 檔案具有專業(yè)性的特點.

3.實用性?；窘ㄔO(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì) 等方面可以在檔案中體現(xiàn)，建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后 維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高?；n案管理工作具有 實用性的特點.

4.滯后性。由于基本建設(shè)項目完成是一個周期 長、投資大的工程建設(shè)過程，且涉及面寬而廣，在實際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項目，故高?；n案管理工作具 有滯后性特點.

(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學(xué)校歷史建設(shè)沿革的基建檔案， 在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現(xiàn)在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高?；夹g(shù)檔案是一個學(xué)校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記 錄等技術(shù)資料，它客觀地記載當(dāng)時的歷史情況，反映學(xué) 校基本建設(shè)的完整過程，這些技術(shù)資料具有憑證作用.

2.參考作用?；n案對查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律，起到廣泛參考作用.

完整系統(tǒng)的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設(shè)者有益的參考與 啟迪?？梢酝ㄟ^考查過去的資料，研究和探究事物發(fā) 展的規(guī)律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建檔案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依 據(jù)和法定根據(jù)，用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾 紛.

二、高校基建檔案管理中存在的主要問題

(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實性和 完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環(huán) 節(jié)，勢必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現(xiàn)代化進程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件 設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高?；n案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時候，對基建檔案 無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統(tǒng) 專業(yè)化地按照要求管理等簡單化現(xiàn)象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質(zhì)量，跟不上高校改革與 發(fā)展的需求.

(二)檔案管理意識淡薄，歸檔質(zhì)量不高 在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識不強，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文 件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統(tǒng)一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項目檔案內(nèi)容失實，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設(shè)計變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認(rèn)識還遠遠 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案” 的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后，經(jīng)手人員將建設(shè) 資料隨便鎖進自己的柜子，沒有及時把資料移交給檔 案員歸檔的現(xiàn)象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質(zhì)量.

(三)缺乏有效管理機制，造成管理偏差 基建項目一般要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階 段，項目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業(yè)技術(shù) 性強，從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸 檔經(jīng)歷相當(dāng)長的一段時間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一 環(huán)節(jié)的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性.

為加強和規(guī)范基建的檔案管理工作，各高校會制定出 相關(guān)管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭，出現(xiàn)所制 定的規(guī)范及制度只有輪廓沒有細則，造成管理人員在 實施檔案管理過程中出現(xiàn)了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發(fā)展的需要，影響了基建檔案的 完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性.

三、加強高?；n案科學(xué)化管理的對策 隨著社會主義市場經(jīng)濟體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強高校 基建檔案資料的科學(xué)化管理，使其在審計、監(jiān)督、管理、 驗收以及學(xué)校未來改擴建、維修等方面發(fā)揮更大的效 用，筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強管理:

(一)加強基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 國家教委6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基 礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā) 展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”可見，檔案管 理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部 分，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工 作，在人員、經(jīng)費、設(shè)施上給予大力支持，切實將檔案工 作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究 和解決檔案工作中的實際問題.

(二)提高檔案人員素質(zhì) 搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度?；ü芾聿?門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當(dāng) 自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責(zé)任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質(zhì) 訓(xùn)練、加強科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進行專業(yè)學(xué)習(xí)知識和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的 業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.

(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項規(guī)章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關(guān)鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。[2] 高校要結(jié)合本校的工作實際，制定出一套切實可行的 規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因 基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù) 性強，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進 行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項目完成后，不論

是總承包 還是分包，不論建設(shè)工程項目大小，必須堅持工程項目 建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗 收同步;堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo) 到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安 裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.

(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要 求，其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進行;工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交 一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]在制定本單 位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細則等規(guī)章制度的同時，應(yīng) 建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項 工作以及竣工驗收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù)，從 而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使 基建檔案進入正?；芾?

(五)實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理 隨著高校對計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使 用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服 務(wù)。目前高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進入從 經(jīng)驗管理向先進科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利 用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建 設(shè)，實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.

四、結(jié)語 基建檔案是高校的寶貴財富，是高?；窘ㄔO(shè)工 作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、 擴建和資產(chǎn)評估的依據(jù)，隨著時間推移，人們會越來越 認(rèn)識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把 好質(zhì)量關(guān)，維護基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不 斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案為我們國 家的經(jīng)濟發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)， 做出更大貢獻.

參考文獻 [1]陳傳華，劉學(xué)應(yīng).對高?；n案管理的認(rèn)識[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟， 2005， 15(10): 236-237.

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關(guān)鍵詞：校會計檔案 信息化 創(chuàng)新

隨著國家社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善，國家的綜合國力不斷增強。國家對教育的改革越來越深入，特別是全球信息化時代的來臨，不僅對高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響，也給高校的會計檔案工作帶來了深遠的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化在高校財務(wù)系統(tǒng)中的普及，加上高校的會計電算化工作得到了迅速的發(fā)展，如金蝶等會計軟件的應(yīng)用?；旧细淖兞烁咝鹘y(tǒng)的會計檔案工作內(nèi)容。

主要表現(xiàn)為：（1）會計檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會計信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤、軟盤、光盤等在內(nèi)的多種形式的電子會計檔案。（2）會計檔案保管高標(biāo)準(zhǔn)化。由于會計電算化存儲下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點，因此會計檔案存儲條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲條件更加嚴(yán)格。（3）會計檔案信息查詢與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會計電算化的實施與應(yīng)用，除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱，還能實現(xiàn)會計工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會計檔案的安全，還對磁性載體的存儲、復(fù)制等工作提出更高的要求。因此高校必須對會計檔案工作進行改革，盡快推動高校會計檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進程，促進高校會計檔案工作的信息、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展形式，適應(yīng)信息化時展的新任務(wù)和新要求，為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻。因此，對促進新時代霞時代高校會計檔案工作的開展，提出以下幾點建議。

一、要改變會計檔案工作人員的傳統(tǒng)思想

高校會計檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維，及時適應(yīng)新時代對會計檔案的新要求，一切從實際出發(fā)，以創(chuàng)新的思維。在科學(xué)發(fā)展觀和以人為本思想的指導(dǎo)下，研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問題，努力實現(xiàn)高校會計檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變。目前，我國許多高校的會計檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個很費時、費力氣的工作，很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟效益。因此應(yīng)認(rèn)真研究查詢檔案者的心理，力爭使審批程序做到簡單、嚴(yán)謹(jǐn)、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實現(xiàn)會計檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會計檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會計檔案管理人員具備良好的專業(yè)、創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力，當(dāng)然還必須懂得會計檔案管理的專業(yè)知識，熟悉會計電算化的操作流程等基礎(chǔ)知識，具備信息化條件下計算機的實際應(yīng)用知識。各高校除要為檔案管理人員營造創(chuàng)新的氛圍外，還要制定目標(biāo)激勵考核機制，加強對會計電算化檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高且更新會計檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和層次，以適應(yīng)新時代下高校會計檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。

二、要在會計檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新

隨著高校信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，高校會計電算化得到了普遍的應(yīng)用，給高校會計檔案工作內(nèi)容帶來了很多新的變化，同時也出現(xiàn)了許多新的要求。傳統(tǒng)的會計檔案工作已不能滿足我國高校高等教育改革發(fā)展的需要，創(chuàng)新已是新時期會計檔案工作的迫切要求。首先要在收集內(nèi)容上有所創(chuàng)新。不僅要收集相關(guān)會計的原始憑證、會計報表等重要資料，還要將會計電算化系統(tǒng)的所有會計分析資料、財務(wù)報告等文件全部納入學(xué)校會計檔案工作范圍內(nèi)，以滿足不同人員研究分析問題，作出與學(xué)校發(fā)展的重大決策。其次也要在整理會計檔案上有所創(chuàng)新。高校會計檔案整理要根據(jù)每個高校自身發(fā)展的不同形式，在做到會計檔案管理辦法規(guī)范、保密的前提下，力求簡化工作程序，提高辦事效率。再次要在會計檔案管理上有所創(chuàng)新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規(guī)范化管理。會計檔案從初始手機錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類、編號及檔案目錄都要符合學(xué)校嚴(yán)格的標(biāo)規(guī)定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們在制度上要有所創(chuàng)新。應(yīng)該建立完整的符合學(xué)校發(fā)展實際會計檔案保管制度。在保管形式上，應(yīng)既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計信息的記錄，也應(yīng)包括信息化條件下的硬盤、軟盤、等存有會計信息的磁性電子載體，還應(yīng)將各種會計系統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)構(gòu)成文件及檔案各類編碼編號等系統(tǒng)開發(fā)檔案資料納入會計電算化系統(tǒng)檔案的保管范圍內(nèi)，做到會計電算化檔案保管的完整性與規(guī)范性。在保管方式上，對紙質(zhì)會計檔案記錄應(yīng)加強日常的監(jiān)督管理，并且要對磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實現(xiàn)其保密性。同時建立完善的會計檔案日常檢查監(jiān)督考核制度。除了定期檢查會計檔案是否受潮、受磁、霉?fàn)€等自然損壞及人為損壞外，高校的財務(wù)同時也要安排專門的預(yù)算，對保管會計檔案的軟硬件進行定期的維護升級。還要定期地對電算化會計檔案進行實地檢查，加大監(jiān)督力度，不斷促進高校電算化會計檔案管理水平的提高。建立完善的會計檔案查閱與使用權(quán)限制度。各高校應(yīng)建立嚴(yán)格的會計檔案查閱的審批程序和規(guī)章制度，嚴(yán)禁會計檔隨意亂放，隨意復(fù)制，隨意查閱，加強會計檔案的安全性和保密性。

篇8

在計劃生育工作中逐漸形成了有考查利用價值的真實得記錄那就是人口和計劃生育檔案，是政府?dāng)M定適合當(dāng)?shù)厝嗣竦娜丝谂c計劃生育政策的科學(xué)的有效的依據(jù)，人口和計劃生育檔案就是我國多年在計劃生育工作中經(jīng)驗的積累的產(chǎn)物。想要使計劃生育檔案管理工作能夠順利的開展，首先就要提高進行此管理工作人員對于人口和計劃生育檔案對于管理工作開展的意義的認(rèn)識水平。

1.可以為政府在制定相應(yīng)計劃生育政策過程中提供必要的資料

人口和計劃生育檔案準(zhǔn)確的反應(yīng)了我國人口統(tǒng)計的人數(shù)。因此國家對人口和計劃生育當(dāng)然進行科學(xué)的分析，得到的分析結(jié)果就可以用于政府制定、修改、完善適合當(dāng)?shù)氐挠媱澤撸@樣就可以提高當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展能力。

2.可以為國家內(nèi)流動人口提供良好的服務(wù)

我國人口基數(shù)大，每天都有大量的人口流動，因此國家想得知并管理人口流動的方向就可以通過分析人口和計劃生育檔案來獲得信息，這樣就能實時的得知我國流動人口婚育狀況。利用人口和計劃生育檔案進行流動人口的管理和制定相應(yīng)的政策進行管理，這樣在引導(dǎo)流動人口進行計劃生育的同時也可以提高兩地社會撫養(yǎng)費的征收，也可以避免兩地出現(xiàn)的發(fā)錯證件、反復(fù)發(fā)證等工作失誤。

3.為我國農(nóng)民進行正確的引領(lǐng)

我國在對人口和計劃生育檔案進行分析的過程中，我們可以得到很多有用的信息，可以使得政府能夠制定出正確的、科學(xué)的、有效的、適合農(nóng)民的計劃生育政策，提高他們的生活水平。利用人口和計劃生育檔案里所提供的信息，向他們傳遞政府對于獨生子女戶的優(yōu)惠政策、獎勵制度，以此來幫助農(nóng)民認(rèn)識帶“少生快富”的道理。讓他們能夠在這些信息的引導(dǎo)下，在相應(yīng)的優(yōu)惠政策扶持下奔向小康社會。

二、我國進行人口和計劃生育檔案工作的科學(xué)管理中出現(xiàn)的不足

1.我國相關(guān)部門對于人口和計劃生育檔案管理工作不夠重視

相關(guān)部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點進行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這里面一些管理者不夠重視人口計劃生育檔案的整理工作，所以，這就導(dǎo)致了基層的人口和計劃生育檔案工作進行的狀況很差。而且基層的人口和計劃生育檔案的工作中的管理制度并不完善，從而，從事此工作的人員對于我國人口的計劃生育檔案記錄敷衍了事。

2.我國人口和計劃生育檔案管理工作實施條件差

當(dāng)前，相關(guān)部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點進行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這就造成了我國從事計劃生育工作人員對于保護計劃生育檔案的意識淡薄，都與我國《檔案法》中的規(guī)定相違背。在大部分基層部分中對于檔案保存的庫房、保管設(shè)施都建設(shè)的不夠完備，這些都為檔案管理工作有效開展設(shè)立形成了阻礙。

三、針對我國進行人口和計劃生育檔案工作的科學(xué)管理建設(shè)的建議

1.提高管理人員素質(zhì)

對于人口和計劃生育檔案科學(xué)管理工作是否能夠順利的開展，檔案管理工作水平是否能夠提高都和管理人員的知識文化水平、技能掌握程度息息相關(guān)。因此，相關(guān)部門應(yīng)該提高工作人員的素質(zhì)水平，應(yīng)該設(shè)立技術(shù)和業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)班，以此來提升工作人員管理能力與加深技術(shù)掌握程度。與此同時，也要加大工作人員對計算機知識的學(xué)習(xí)、理解，在當(dāng)今信息化普及的時代，學(xué)會利用計算機輔助工作，會使得工作量大大減少并且使得檔案錄入管理工作變得更加準(zhǔn)確。

2.將檔案中的主題詞在錄入時換為關(guān)鍵詞

查找方式繁瑣、冗長、不具備高效性這些都是主題詞存在的不足之處，而關(guān)鍵詞具備查找方便、有代表性的特點，因此在檔案管理錄入時可以采用關(guān)鍵詞來代替主題詞的辦法，即用適當(dāng)?shù)脑~匯來總結(jié)出檔案所體現(xiàn)出來的主題，將這樣的詞匯當(dāng)作關(guān)鍵詞對檔案進行標(biāo)識，然后利用計算機的批量處理功能進行整理。

四、結(jié)語

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)據(jù)處理；規(guī)范化

前言

為了更好的完成檔案管理工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實的工作基礎(chǔ)。本文主要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的具體問題分析

就當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)狀而言，我國檔案館以內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費時間長、時間跨度較大。由于長期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，所以一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個時期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計算機管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象。

第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。

第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。

第四，案卷中未標(biāo)示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。

第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時按照時間或文種等組卷。

第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴(yán)重。根據(jù)上述問題分析我國的綜合性檔案館可發(fā)現(xiàn)，我國尚不具備建設(shè)計算機檔案管理的條件，我們應(yīng)逐漸加快檔案基礎(chǔ)工作的科學(xué)管理水平，逐一解決上述問題。

2、采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作方法、程序，提升檔案

管理的基礎(chǔ)水平

根據(jù)多年工作檢驗和科學(xué)的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來逐步提高我國的檔案管理水平，我們今后也應(yīng)嚴(yán)格遵循科學(xué)方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。

2.1實行案卷的全面普查，精益求精

進行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長期未進行檔案全面清查、移交單位對保管期限劃分不準(zhǔn)，因此常會有無查考價值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計算機管理低效率和重復(fù)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2.2案卷的重新組合、及其規(guī)范化

對于內(nèi)容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進行檔案整理、組卷。盡可量的堅持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應(yīng)堅持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標(biāo)題不清或無標(biāo)題的案卷進行重新整理、填寫，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化館藏、實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化保管、進一步提升檔案計算機管理利用效率。

2.3將著錄工作與本館實際相結(jié)合

為了實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時著錄工作也是計算機管理中的一項重要基礎(chǔ)工作，它將會直接影響到計算機信息和數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國1986年所頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同的檔案館自身條件的限制下、且技術(shù)要求不斷提高的情況下，檔案館應(yīng)按照相關(guān)《規(guī)則》來規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實際情況和計算機技術(shù)管理要求相結(jié)合，制定出適宜本館的著錄細則。

2.4保障檔案檢索查全率、統(tǒng)一分類號

建立計算機檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實行計算機檔案管理的優(yōu)勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實施細則。加強檔案分類過程中的校審力度，及時校驗糾正檔案分類人員錯誤。統(tǒng)一檔案人員工作標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)識，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.5提高檢索查準(zhǔn)率、規(guī)范題名

只有完善檔案分類號才能使檢索查全率得到保證，進一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠遠不夠的，同時還應(yīng)保證檢索查準(zhǔn)率。所以必須在著錄時進行檔案的統(tǒng)一規(guī)范題名。而規(guī)范題名必須要抓住題名的要點和原則，也就是要避免出現(xiàn)文不對題、內(nèi)容混淆以及計算機識別不清等情況的發(fā)生。例如將要題名的文種、事由和責(zé)任者等填寫完整。若無完整的題名要素，就應(yīng)將其補齊，而對于題名冗長的就應(yīng)刪除多余贅詞。同時也應(yīng)將影響檢索準(zhǔn)確率的文種統(tǒng)一文種。并利用計算機的獨特功能將關(guān)鍵詞項中的時間、地點和人名實行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎(chǔ)。

3、加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)進程，做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

計算機的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是檔案基礎(chǔ)工作中一項重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復(fù)雜。因此必要要建立一套完整、科學(xué)且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進程緩慢、計算機數(shù)據(jù)無法錄入的現(xiàn)象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點。

3.1明確工作重心

為了充分發(fā)揮檔案對社會作用，使其為社會所用，這就是實施檔案管理的目的之一，而利用計算機進行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進計算機管理則應(yīng)按照卷宗內(nèi)容價值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會利用率較高、核心檔案實施優(yōu)先整理。從而促進現(xiàn)代化檔案管理工作的社會利用率和計算機化進程。

3.2實施分級次著錄整理

按照三個層次實施檔案著錄整理，對于一些查考價值不高或反映問題單一的檔案實行著錄整理，對組合級文件等實施分級著錄。以準(zhǔn)確完整的揭示檔案特征和主題內(nèi)容，節(jié)省檔案管理工作人力、財力和時間。

3.3對檔案進行分門別類，利用原基礎(chǔ)檔案

檔案基礎(chǔ)好的案卷，只要在此基礎(chǔ)上對案卷實施分門別類的管理、著錄，并利用計算機程序進行案卷目錄的直接錄入、給予其統(tǒng)一分類號，從而減少檔案著錄的速度。

結(jié)束語

良好的檔案管理基礎(chǔ)，是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作，才有建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的必要，才能更好的實現(xiàn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，為社會提供更好的服務(wù)。

篇10

1 計劃生育檔案管理工作存在的問題分析

1.1 計劃生育檔案管理制度不健全

目前，在絕大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)都制定了比較健全的計劃生育管理制度，對各類各級工作人員的職責(zé)進行了明確劃分。但是對于計劃生育檔案管理制度的建設(shè)、責(zé)任劃分、考核卻很少過問?，F(xiàn)階段，計劃生育檔案管理制度不健全，檔案資料收集、整理效率低下，管理不集中，信息資源缺乏整體性。制度建設(shè)不完善，有價值的檔案材料得不到充分的重視，資料收集效率低下，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作逐漸失去了其自身的完整性，很多的檔案信息資源缺乏有效的整合。

1.2 計劃生育檔案管理手段落后

現(xiàn)階段，計劃生育檔案管理過程中手段和方法都比較落后，這和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的不重視有很大的關(guān)系。在很多基層地區(qū)計劃生育檔案管理依然采用人工方式進行處理，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)在計劃生育檔案管理中應(yīng)用較少。傳統(tǒng)的人工管理方式，不僅工作效率低下，而且還很容易出現(xiàn)錯誤，對計劃生育檔案內(nèi)容的真實性和科學(xué)性產(chǎn)生了深遠的影響。此外，計劃生育檔案管理法規(guī)政策落實不到位。盡管最近幾年，國家制定出臺了多種法規(guī)和政策，但是這些法規(guī)和政策在具體實施過程中還存在不少問題，法規(guī)執(zhí)行能力不足。

1.3 計劃生育檔案管理人員工作素質(zhì)參差不齊

人才專業(yè)素質(zhì)是影響計劃生育檔案管理質(zhì)量和效率的又一個重要因素。目前，從事計劃生育檔案管理工作的專業(yè)工作人員在專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)理論水平和文化程度方面還存在很大的差異性，人員配置隨意性大，人員流動性大，高素質(zhì)專業(yè)人才普遍缺乏。工作隊伍專業(yè)知識掌握程度不足，并且計劃生育檔案管理缺少專職人員，大多數(shù)是由從事行政、工會等部門的工作人員兼職的?，F(xiàn)階段，計劃生育檔案管理人員少，專業(yè)技術(shù)跟不上時展進程，缺少正規(guī)培訓(xùn)的機會，存在專業(yè)知識老化，知識面狹窄，知識結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。此外，計劃生育檔案管理工作由于缺少重視，薪資待遇較低，難以全面調(diào)動起計劃生育檔案管理人員的工作積極性，工作效率低，經(jīng)常出現(xiàn)重大錯誤，不利于我國計劃生育工作的順利開展。

2 計劃生育檔案科學(xué)管理措施分析

2.1 強化制度建設(shè)

在原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上，我們進一步完善了檔案管理工作的各項規(guī)章。按照《檔案法》規(guī)定，在檔案局的具體指導(dǎo)下，結(jié)合地區(qū)實際情況，建立健全檔案管理制度，即：檔案保管制度、檔案查、調(diào)閱利用制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案工作安全管理制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案員崗位職責(zé)。將這八項制度切實落實到實際，促進其在檔案管理中發(fā)揮更好的作用。同時，還要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要保證檔案室條件完備，基本符合檔案室防盜、防光、防高溫、防火、防潮等要求，保證檔案的安全存放。檔案人員辦公室還配備辦公桌椅、電腦、復(fù)印機，為檔案工作的順利開展提供可靠的物質(zhì)保障。

2.2 強化自身建設(shè)

強化計劃生育檔案工作安全第一的意識，建立必要的投入保障機制，改善庫房保管條件，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，落實檔案安全管理責(zé)任，抓好汛期、黃梅天、極端高溫天的檔案庫房巡查，確保檔案安全萬無一失。不斷提高計劃生育檔案安全保管的制度化、規(guī)范化水平。確保檔案信息安全和實體安全。做好創(chuàng)建測評自查驗收工作，按要求填報《先進（合格）綜合檔案室申報表》。通過共同努力，尋找工作中的短板，真抓實干，確保計劃生育檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)。