導(dǎo)語：如何才能寫好一篇管理檔案工作計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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XX分公司檔案管理工作在2021年將以“夯實基礎(chǔ)工作，規(guī)范檔案管理、提高服務(wù)水平”為主導(dǎo)思想，全面強化檔案管理各項工作，使檔案管理進一步科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為進一步提升檔案管理水平，有效使檔案管理工作順應(yīng)公司內(nèi)外形勢要求，特制訂2021年XX公司檔案管理工作計劃。

一、年度目標(biāo)：

增強檔案管理工作相關(guān)人員的責(zé)任感，有序推動檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的提升，規(guī)范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類大綱工作和相關(guān)配套設(shè)施的補充完善工作，要超前主動工作，將創(chuàng)建省檔案室AA級標(biāo)準(zhǔn)工作提上日程，堅持相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展，全面適應(yīng)公司在新形勢下的各項工作需要。

二、工作計劃：

（一）細(xì)化領(lǐng)導(dǎo)分公司，健全規(guī)章制度

調(diào)整檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費保障等問題，特別是明確基層一名科級以上領(lǐng)導(dǎo)對口負(fù)責(zé)檔案工作，進一步明確基層檔案責(zé)任人，切實將建設(shè)省級檔案室AA級標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)檔案工作提上日程。

（二）對標(biāo)省級檔案室AA級管理要求查漏補缺

1、切實將建設(shè)省級AA級檔案室標(biāo)準(zhǔn)列入年度主要工作計劃。切實做到“三?！薄鞍朔馈薄笆粶?zhǔn)”?！叭龑！保簩９窈蛯Ｊ遥弧鞍朔馈敝阜辣I、防火、防潮、防蟲、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準(zhǔn)”即不準(zhǔn)檔案手續(xù)不全者查檔，不準(zhǔn)借閱手續(xù)不全者借閱，不準(zhǔn)翻看與查閱范圍無關(guān)的內(nèi)容，不準(zhǔn)私自抄寫檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)在明碼電話上傳遞檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)與無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)公開郵寄檔案或檔案材料，不準(zhǔn)涂改檔案材料，不準(zhǔn)攜帶檔案進入公共場所，不準(zhǔn)把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。

2、對照省AA級檔案室管理標(biāo)準(zhǔn)，進一步完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施，在上半年努力完成各級短板查找整改工作，要在落實組織領(lǐng)導(dǎo)、人員設(shè)置“八防”設(shè)施各項配套設(shè)備是否符合省級檔案室AA級標(biāo)準(zhǔn)上一一查看，進行整改完善、檔案密集架、除濕機、掃描儀、打印機、復(fù)印機、移動硬盤、煙霧報警器等設(shè)施要提前申請配備，密集架不能使用的要及時更換。

（三）繼續(xù)加強檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

1、發(fā)揮公司內(nèi)網(wǎng)的作用，以發(fā)供電分公司一站式辦公系統(tǒng)為依托，加強公司檔案專欄網(wǎng)頁的建設(shè)，豐富網(wǎng)頁內(nèi)容，逐步實現(xiàn)內(nèi)部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無紙化檢索作用。

2、做好檔案信息系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)庫保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。

3、按照集團公司檔案工作要求，利用好現(xiàn)有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術(shù)方法和手段，逐步實現(xiàn)電子公實時歸檔，科學(xué)保管和有效利用。

（四）做好年度綜合開發(fā)利用提升工作

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為進一步加強社會主義新農(nóng)村檔案工作,把建設(shè)社會主義新農(nóng)村的發(fā)展過程準(zhǔn)確全面地記錄下來,確保社會主義新農(nóng)村檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。根據(jù)古城區(qū)社會主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)的《關(guān)于加強社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實施意見》的文件精神，結(jié)合我區(qū)實際情況，特制定此計劃。

一、指導(dǎo)思想

以黨的十七大精神為指導(dǎo)，以加強農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民檔案工作為重點，緊扣“生產(chǎn)發(fā)展、生活寬裕、鄉(xiāng)風(fēng)文明、村容整潔、管理民主”的社會主義新農(nóng)村目標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗、樹立典型、規(guī)范建檔、有效利用，提高村級檔案管理整體建設(shè)，為我區(qū)推進社會主義新農(nóng)村建設(shè)作貢獻。

二、工作目標(biāo)

圍繞建設(shè)社會主義新農(nóng)村的總體要求，將新農(nóng)村建設(shè)檔案工作作為當(dāng)前和今后一個時期的重點工作納入長遠規(guī)劃。全區(qū)小康示范村建檔合格率達到100%，（建檔示范村暫定為如下幾個村：七河鄉(xiāng)五峰村委會、金安鄉(xiāng)龍山村委會、金山鄉(xiāng)金山村委會、束河辦事處黃山社區(qū)、西安街辦事處寨后社區(qū)），20xx年實現(xiàn)新農(nóng)村建設(shè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

三、方法與步驟

（一）啟動階段：

3月開始，按照古城區(qū)社會主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)的文件精神，對全區(qū)行政村檔案人員進行較為系統(tǒng)的培訓(xùn)。

（二）實施階段：

3月，明確1-2個小康示范村進行檔案試點工作。3--4月，分片開展新農(nóng)村建設(shè)小康示范村檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

5—20xx年10月，全面開展小康示范村檔案工作。

（三）總結(jié)檢查階段：

10月，由區(qū)檔案局和區(qū)社會主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對全區(qū)小康示范村檔案工作進行檢查驗收。

（四）全面推進階段：

11月--20xx年12月，以小康示范村檔案工作為樣板，全面開展小康村建檔工作，20xx年1月組織抽查或檢查。

四、工作要求及責(zé)任劃分：

根據(jù)工作計劃，按照建檔要求，抓好試點工作，熱情服務(wù)，認(rèn)真指導(dǎo)，嚴(yán)格督查的要求，開展工作，確保村級檔案規(guī)范化，全面提高社會主義新農(nóng)村檔案工作規(guī)范化管理水平。

責(zé)任劃分：

王曉蘭負(fù)責(zé)祥和辦事處義和村委會。

楊澤帥負(fù)責(zé)金山鄉(xiāng)金山村委會、七河五峰村委會。

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關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施

1引言

在機關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關(guān)檔案，它具有重要的保存價值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實現(xiàn)機關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關(guān)單位的正常運轉(zhuǎn)，因此需要對加強機關(guān)檔案規(guī)范化管理進行深入思考。

2機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義

檔案是機關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊伍建設(shè)與管理任務(wù)等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細(xì)記錄了機關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對機關(guān)單位的新形勢與新要求，應(yīng)當(dāng)進一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進機關(guān)單位工作的進步和發(fā)展。第一，機關(guān)檔案忠實反映了機關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關(guān)單位的一筆可貴財富，有利于推動機關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機關(guān)單位發(fā)展的主要歷史脈絡(luò)，及時跟進工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動各項機關(guān)工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國法治建設(shè)的提高與完善，各級機關(guān)單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關(guān)單位的各項工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結(jié)經(jīng)驗，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時，也為其進一步發(fā)展帶來了機遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機關(guān)單位各項工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。

3提高機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑

3.1完善現(xiàn)代機關(guān)單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機關(guān)單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統(tǒng)性。

3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個文件之間的有機聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關(guān)單位需要根據(jù)要求來設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數(shù)據(jù)庫，按照現(xiàn)實要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫。

3.3引進和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項目的檔案登記任務(wù)。為實現(xiàn)機關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。

4結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和科技進步，機關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動機關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強檔案管理的科學(xué)性和實用性，促進檔案管理的規(guī)范化進程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局

參考文獻

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[2]張立梅.關(guān)于檢察機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考[J].檔案天地,2016(11).

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隨著機關(guān)辦公自動化進程，電子文件的大量產(chǎn)生，帶來如何解決紙質(zhì)檔案與其對應(yīng)的電子文件歸檔的問題。1983年國家檔案局制定的《機關(guān)檔案工作條例》第十三條規(guī)定，機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案（指的主要是紙質(zhì)文件歸檔），而按國家檔案局2003年下發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第六條規(guī)定，電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔，實行實時歸檔（主要指電子文件歸檔），這歸檔時間的不一致將帶來什么樣的困難？《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定，電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。這就要求紙質(zhì)公文與原電子公文兩者之間建立互聯(lián)，也就是說它們應(yīng)具有統(tǒng)一的檔案編號，通過機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)下的電子檔案與機關(guān)檔案室歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)具有同一個檔號。但它們因歸檔時間要求的不同，帶來了整理上的困難，如何解決紙質(zhì)檔案與電子檔案檔號一一對應(yīng)的問題呢？如果按第二年上半年向檔案部門移交檔案，會造成歸檔時間過長，積壓大量的電子公文無法編號、歸檔整理及提供借閱利用；若按電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔，先行整理、編號，第二年再整理紙質(zhì)文件，又存在紙質(zhì)文件的編號必須與電子公文的檔號一致造成工作量大和整理難的問題。

2 在“雙套制”下如何解決紙質(zhì)與電子檔案的歸檔

要解決這個矛盾，本文認(rèn)為電子公文可以實行實時歸檔，先行整理，而紙質(zhì)文件的歸檔則應(yīng)改變過去的做法，執(zhí)行文件辦理完畢一個月后集中向機關(guān)檔案室歸檔，這樣歸檔的文件數(shù)量有限，便于實現(xiàn)紙質(zhì)文件的整理、編號與電子公文的整理、編號一一對應(yīng)。

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一、強化民生檔案管理工作的意義

每個人從生老病死到衣食住行，都與民生檔案息息相關(guān)。民生檔案是維護人民群眾權(quán)益最原始的憑證，記錄了社會管理的歷史，體現(xiàn)了人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題。民生檔案管理工作的有效開展是落實黨委、政府各項民生政策，維護人民群眾的權(quán)益，更好的為民生服務(wù)，保障民生，構(gòu)建和諧社會的重要保證。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，社會階層高度分化，人員流動日益頻繁，人民群眾對民生檔案的管理工作有了更高的需求。各級黨委政府工作將關(guān)注民生，改善民生當(dāng)作工作的重點。強化民生檔案管理工作，需要順應(yīng)形勢，以人為本，遵循新思路，尋求新突破，不斷開創(chuàng)新局面，關(guān)注民生、服務(wù)民生，在實現(xiàn)檔案事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的同時，為人民群眾提供更為及時、更為全面、更為有效的服務(wù)，是保持檔案事業(yè)的健康有序、持續(xù)高速的發(fā)展的重要社會條件。民生檔案信息涉及到人民群眾的切身利益，范圍較廣且種類繁多，動態(tài)性較強，民生檔案管理工作仍存在著管理混亂、水平不一、資源分散、基礎(chǔ)設(shè)施滯后等不足，具體表現(xiàn)為民生檔案的種類較為繁雜，歸屬不清，保存不一，無法確定由哪一部門負(fù)責(zé)管理，管理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，有的民生檔案是根據(jù)本身所在部門及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行管理，也有許多部門沒有相關(guān)的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)及實際操作管理辦法，也談不上規(guī)范化的檔案部門管理指導(dǎo)，致使部門民生檔案管理力度不夠，甚至出現(xiàn)無人整理的現(xiàn)象。民生檔案接收進館的范圍沒有明確界定，保存條件比較有限，民生檔案的移交及接收工作開展困難。民生檔案現(xiàn)代化建設(shè)程度不高，信息化及數(shù)字化有待提高，其檢索功能難以滿足越來越高的民生檔案利用率的需求，民生檔案管理工作亟待提高。強化民生檔案管理工作，將民生檔案工作擺在突出位置，是我國構(gòu)建和諧社會的要求，是轉(zhuǎn)型變革時期檔案管理工作存續(xù)與發(fā)展的基本策略，也是體現(xiàn)檔案社會價值的有效途徑。

二、強化民生檔案管理工作的策略

（一）規(guī)范民生檔案管理工作

規(guī)范各類民生檔案管理工作是充分發(fā)揮民生檔案價值的重要保障。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，健全民生檔案工作規(guī)范，根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其需要遵循的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)民生檔案的實體進行分散保管，同時進行統(tǒng)一指導(dǎo)管理。完善民生檔案管理制度體系，包括歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責(zé)及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，以規(guī)范化的民生檔案工作及符合實際的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對民生檔案相關(guān)部門加以指導(dǎo)，制定本行業(yè)民生檔案歸檔范圍和保管期限、整理辦法、管理規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)文件，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。完善民生檔案歸檔制度，設(shè)置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。制定民生檔案分類整理的方法及規(guī)定，保持檔案整理方法的一致性與正確性，切勿將立卷與組件混用，采用定時制的標(biāo)識方法劃分保管期限。依照國家相關(guān)規(guī)定，運用雙套制歸檔對電子文件或電子數(shù)據(jù)進行整理歸檔，做好數(shù)據(jù)的脫機備份，及電子檔案的紙質(zhì)化管理及異地備份。建立民生檔案登記及年檢制度，對各類民生檔案進行排查和登記工作，詳細(xì)記錄當(dāng)?shù)孛裆鷻n案的形成和管理單位、主要內(nèi)容、數(shù)量、整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)、開放利用規(guī)定和利用情況、移交進館規(guī)定等信息，利于有效掌握民生檔案的形成規(guī)律、利用情況及管理現(xiàn)狀，便于監(jiān)督。強化對民生檔案管理工作的監(jiān)督力度，加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督力度，從源頭上抓起，明確相關(guān)部門責(zé)任，切實抓好與群眾切身利益密切相關(guān)的各類民生檔案管理和利用的監(jiān)督指導(dǎo)。將民生檔案管理工作納入考核范圍，使考核的結(jié)果能成為評判單位檔案管理成效的重要依據(jù)，同時嚴(yán)格開展執(zhí)法檢查，及時發(fā)現(xiàn)民生檔案工作中存在的違法現(xiàn)象，嚴(yán)格加以查處，不斷提高工作人員依法管理民生檔案的意識，促進民生檔案工作走向規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐步推動民生檔案工作的法制化發(fā)展。

（二）加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

進入信息時代以來，電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛地利用，越來越多的電子文件應(yīng)運而生，人民群眾對信息有了更快、更全、量更多的需求，在這樣的形式下，只有加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，改善民生檔案工作場所的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案室配備各種專業(yè)設(shè)施設(shè)備，加速民生檔案信息化進程，在接收新的檔案進館的同時，接收檔案電子信息進館，以關(guān)注民生、改善民生為著眼點，全面部署民生檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)責(zé)任到人、任務(wù)到人，安排專門人員深入挖掘現(xiàn)有的民生的檔案資源，加強整理、編目，大力推進檔案信息的深加工，并對館藏利用較高、最頻繁的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化加工，實施檔案的全文掃描，同時結(jié)合檔案利用工作的實際情況，制作電子民生檔案目錄，加快館藏檔案的劃控和數(shù)字化工作，逐步發(fā)展成可以提供網(wǎng)上在線查詢服務(wù)，提高民生檔案利用的效率。利用電子技術(shù)提供電子信息服務(wù)，拓寬利用渠道，充分發(fā)揮檔案的參考和資政作用。加快實現(xiàn)運用電子信息技術(shù)手段提高查檔工作效率，通過計算機檢索系統(tǒng)迅速獲取所需信息，避免群眾因無法確定所需檔案保存地而到處奔波的現(xiàn)象，以滿足日益增多的查檔人員的需求。運用現(xiàn)代技術(shù)，制作與人民群眾息息相關(guān)的民生專題檔案，并將其連接至接待窗口，以提高查檔的工作效率。將人民群眾關(guān)注的熱點進行數(shù)字化掃描，并將著錄條口與掃描全文進行掛接，最大限度地方便百姓對民生檔案的利用，提升民生檔案管理工作的水平及效率。

（三）增強民生檔案的利用效能

積極適應(yīng)群眾和民生的需求，整合檔案資源，拓寬利用渠道，豐富利用內(nèi)容，增強民生檔案的利用效能。配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，向社會公開服務(wù)形式和手段，為公民獲取民生檔案信息提供便利，同時采取切實有效的舉措，公開民生檔案查閱流程和服務(wù)承諾，編制行之有效的民生檔案公開指南，通過設(shè)立公開欄、網(wǎng)上公開等多種形式，為群眾查詢檔案提供便利，以充分發(fā)揮民生檔案的作用。例如具備專題檔案展覽、開展檔案走進社區(qū)活動、開通便民服務(wù)“綠色通道”等活動，規(guī)范檔案查閱利用的收費項目、標(biāo)準(zhǔn)，取消不合理收費，降低群眾查閱利用檔案的成本，使檔案真正成為服務(wù)廣大人民群眾的活資料。整合各民生檔案單位建立相應(yīng)地檔案冊，諸如戶籍檔案、醫(yī)院出生檔案和病史檔案、單位職工培訓(xùn)檔案、勞動就業(yè)檔案、農(nóng)村農(nóng)保檔案等，必要時可以開展信息共享，創(chuàng)辦人民的個人信息庫，人民憑借有效身份證明，就能方便地查詢到個人信息，促進民生檔案的利用效能。充分發(fā)揮各民生檔案的作用，為諸如優(yōu)待撫恤、養(yǎng)老服務(wù)、婚姻登記等各項民生提供服務(wù)。將改善民生作為民生檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點，積極編研人民群眾關(guān)注的熱點問題及難點問題，使民生檔案的利用更為深入。

篇6

疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過程中的歷史面貌,也是國家檔案管理重要財富的一部分,目前由于各級疾控機構(gòu)對檔案工作的認(rèn)識不一,管理不科學(xué),存在著以下問題:

(一)檔案管理格局混亂、機構(gòu)不健全各級防疫機構(gòu)管理機制不健全,由于檔案特點平時不起眼,有些機構(gòu)沒有把檔案統(tǒng)一的習(xí)慣,各科室對工作中形成的檔案單獨進行管理,由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)誰,檔案分散在各科室或者個人手中,各科室根據(jù)自已主觀的理解和實踐進行管理。由于檔案的經(jīng)濟效益往往不能直接在社會上反映出來,使得許多應(yīng)納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內(nèi)人動或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴(yán)重的信息資源浪費,對今后查看歷史檔案帶來諸多不便。

(二)檔案意識不強、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對歷史防疫經(jīng)驗的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對整個疾控工作學(xué)術(shù)科研和涉及到疾控執(zhí)法標(biāo)誰都是重要的參考依據(jù)。而在當(dāng)前的疾控工作中,缺乏相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)誰支持,檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和經(jīng)驗,大多存在著重經(jīng)營、輕檔案的意識,也由于這種思想的影響,沒有認(rèn)識到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對各類檔案分界不清,認(rèn)為存檔只是例行公事,可有可無,對形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識面窄、知識老化等,尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理意識不強,導(dǎo)致檔案研究、利用率較低。

(三)檔案管理工作硬件建設(shè)不完善根本談不上專業(yè)的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對檔案的存檔和保護工作帶來了很大的困難。近年來,科學(xué)技術(shù)的進步,計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用,而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲存信息量小,不利于檔案的利用和開發(fā)。

二.信息化環(huán)境下的疾控檔案管理工作研究

由于全球信息化高速發(fā)展,我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到,檔案信息化將成為未來趨勢。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強重視對檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發(fā)揮檔案這一重要歷史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對于在信息環(huán)境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點意見供其他疾控檔案管理人員參考:

(一)建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)機制

疾控站檔案管理,也是一項科學(xué)管理,在疾控系統(tǒng)還是新的技術(shù)工程,亞需建立和完善管理長效機制。俗話說得好,“沒有規(guī)矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設(shè)計出檔案管理的規(guī)劃,具體制定檔案管理的各項制度,讓疾控檔案管理發(fā)生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對業(yè)務(wù)過程中形成的檔案材料無須進行繁瑣的紙質(zhì)登記整理,甚至無須進入庫區(qū),可通過網(wǎng)絡(luò)可以實時上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。應(yīng)用各種方法進行科學(xué)管理,使檔案管理的各個環(huán)節(jié)緊密相聯(lián),形成一個系統(tǒng)化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區(qū)或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區(qū)或國家的檔案信息,打破傳統(tǒng)檔案管理的地域限制,對一些病因的學(xué)術(shù)研究和突破都有很好的推進作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發(fā)展過程及其規(guī)律性,批判地繼承前人的研究成果,總結(jié)與吸取經(jīng)驗教訓(xùn),繼續(xù)新的研究創(chuàng)造所必須參考的寶貴材料。各項疾控檔案利用規(guī)章制度的條文即要應(yīng)非常嚴(yán)謹(jǐn),同時更要便于執(zhí)行,要不斷在實踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實和完善。

(二)提高檔案標(biāo)誰化、規(guī)范化水平

目前雖然有些機構(gòu)也試圖通過信息化系統(tǒng)來管理疾控檔案,但由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰和規(guī)范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統(tǒng)一平臺,甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴(yán)重影響檔案保存的質(zhì)量。要明確獎罰條例,對“失誤”、“失職”責(zé)任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對其管理內(nèi)容進行分類,例如:環(huán)境衛(wèi)生包括公共場所、水、大氣等,免疫規(guī)劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛(wèi)生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設(shè)施的缺乏,而是沒有制定統(tǒng)一的檔案保存標(biāo)誰和規(guī)范,因此系統(tǒng)沒有發(fā)揮出應(yīng)有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰,并真正實施才能達成。搞好疾控檔案的管理對保障疾控工作正常運行,對保障疾控事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展極為重要。在建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰后,可適當(dāng)組織疾控工作人員進行培訓(xùn),加強全員對檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔(dān)負(fù)著重任,防疫檔案隨時發(fā)揮著不可估量的社會效益,逐步使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。

(三)有重點地做好數(shù)據(jù)庫

篇7

1.進行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問題

1.1檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

1.2檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進行了檔案的達標(biāo)升級工作。但達標(biāo)工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在工作中的重要作用的認(rèn)識不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

1.3軟件開發(fā)應(yīng)用問題

目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復(fù)，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術(shù)經(jīng)驗。應(yīng)當(dāng)注重借鑒國外的先進經(jīng)驗，重視通用軟件開發(fā)應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各單位間相互學(xué)習(xí)、相互促進、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應(yīng)用軟件。

1.4計算機應(yīng)用兩種知識的結(jié)合問題

在應(yīng)用計算機的開發(fā)試驗中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業(yè)技術(shù)人員去研制，因為他們對檔案管理業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業(yè)務(wù)有著深刻的了解，對改進檔案業(yè)務(wù)有著科學(xué)的創(chuàng)想，才能搞好計算機檔案管理系統(tǒng)的分析、設(shè)計與應(yīng)用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業(yè)務(wù)知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應(yīng)用范圍，更需要兩種知識的結(jié)合，更需要檔案業(yè)務(wù)人員的主動進取精神。

1.5檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備不充分

雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開始進行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開始使用采購的計算機等檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無法進行很好的計算機數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準(zhǔn)備不充分的情況下進行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。

2.實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化中的思考

2.1樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

思想是行動的先導(dǎo)，沒有先進、科學(xué)的檔案管理理論的指導(dǎo)，整個檔案管理的發(fā)展便會受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。由于紙質(zhì)載體的時空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛，以計算機技術(shù)為主體的信息技術(shù)革命浪潮，以不可阻擋之勢猛烈地沖擊著社會的各個方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應(yīng)用先進的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢，運用科學(xué)的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)怎樣實現(xiàn)自身的價值。同時，為適應(yīng)檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風(fēng)格，檔案庫房的設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計的布置等，立足現(xiàn)實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。

2.2學(xué)會現(xiàn)代化管理技術(shù)

目前，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已深入社會的各個領(lǐng)域和角落，通過計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，可以廣泛的實現(xiàn)檔案信息共享。而實現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎(chǔ)，又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計算機應(yīng)用與管理知識，這樣才能做到相輔相成，互相促進，互為轉(zhuǎn)化，適應(yīng)信息社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要學(xué)會用計算機和網(wǎng)絡(luò)知識，通過技術(shù)處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。

2.3建立現(xiàn)代檔案管理體制

目前，檔案管理體制滯后于形勢的發(fā)展，仍沿用計劃經(jīng)濟體制下的模式，關(guān)系不順，相互封閉，各自為政，設(shè)施陳舊，得不到應(yīng)有的重視，浪費了大量的信息資源。實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機會之間建立合理的關(guān)系，檔案館設(shè)施設(shè)備要達到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學(xué)合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責(zé)。

在具體工作中，現(xiàn)代檔案管理體制應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)提升為信息和知識服務(wù)，在不同的類型檔案管理部門進行檔案制度建設(shè)的試點與探索，進一步理順與檔案行政管理部門的關(guān)系，使其朝著有利于檔案工作的方向發(fā)展。同時，要加強檔案工作制度建設(shè)，以制度保障檔案工作的正常開展，以制度來協(xié)調(diào)各方向關(guān)系，要將依法治檔納入檔案管理現(xiàn)代化的主旋律。宏觀上，依照檔案法檢查督促檔案行為實現(xiàn)宏觀的間接指導(dǎo)，微觀上依據(jù)健全的檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可操作性。

2.4建立現(xiàn)代化檔案工作機制

好的工作機制是檔案工作發(fā)展的關(guān)健，檔案部門必須運用體現(xiàn)檔案工作特有的工作體制、工作方法進行管理，具體包括管理程序合理，管理秩序井然有序，管理措施得力等，使其更好的保證工作效率的提高，促進檔案工作的順利發(fā)展。隨著改革開放的不斷深入，檔案工作作用于社會的范圍越來越大。檔案事業(yè)要適應(yīng)新時期的變化，就必須建立現(xiàn)代化的檔案管理工作機制：在管理程序上，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實行分級負(fù)責(zé)的檔案工作責(zé)任制，責(zé)任到人，層層抓落實；在工作手段上，建立數(shù)字型檔案館，進行檔案的全文輸入和檢索自動化，檔案目錄做到查則有目，看則有檔。

篇8

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；檔案管理；機遇；挑戰(zhàn)

檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個人檔案的管理，大到全國人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進先進的管理理念與技術(shù)迫在眉睫。精細(xì)化管理是一種先進的理念與技術(shù)，它運用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實際問題。對于這些有保存價值的檔案材料，如何能夠在有效保護的同時，更好地利用其價值成為各級各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉(zhuǎn)型階段，作為高校的檔案管理工作者，應(yīng)從以下幾個方面進行改進。

一、完善檔案制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來支持。在精細(xì)化管理運行的實際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責(zé)、各崗位職責(zé)、精細(xì)的管理分類制度、考核制度、獎懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實際運行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細(xì)管理層層落實，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時，對各教學(xué)院部和職能部門檔案人員的崗位職責(zé)也要明確、細(xì)化。專職的高校檔案館的工作人員對各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對于二級學(xué)院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項事務(wù)還需要用明確的要求和制度來規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規(guī)范收取、按時間歸檔等都要有專門的制度和規(guī)范來約束，細(xì)化的工作流程能明確工作中每一個細(xì)小的環(huán)節(jié)。

二、抓住機遇，優(yōu)化技術(shù)

數(shù)字化檔案館是運用數(shù)字化管理手段對檔案進行信息化處理，是當(dāng)前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進一步提高。各大高校正在抓住這一機遇大力推動數(shù)字化檔案館的建設(shè)，利用這一機遇更新管理手段和技術(shù)、爭取充足的資金來推動檔案管理向信息化、開放化邁進。

數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項復(fù)雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質(zhì)量不穩(wěn)定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數(shù)字檔案館作為一個開放的平臺，各種檔案進行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠遠不能比擬的，其功能強大的信息化處理平臺、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結(jié)合的互動方式。

三、更新管理人才

數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術(shù)人才。根據(jù)當(dāng)前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來看，信息技術(shù)人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒有信息技術(shù)背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達到信息化建設(shè)需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運行的必要條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作團隊時，筆者認(rèn)為應(yīng)以建設(shè)信息技術(shù)團隊為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗的人員，以業(yè)務(wù)需求為指引，在對現(xiàn)有人才進行新知識的培訓(xùn)基礎(chǔ)上，引進高素質(zhì)的跨學(xué)科人才，推動數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

四、檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德

1.遵循保密原則?！安辉撜f的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問?！边@是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對于保密類檔案嚴(yán)格按照權(quán)限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個人隱私也是檔案人員應(yīng)具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過程中會接觸到個人檔案文件，其中包含的個人隱私、以往經(jīng)歷等內(nèi)容切不可違規(guī)公之于眾。

2.注重服務(wù)意識的培養(yǎng)。檔案管理看起來是對各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個窗口服務(wù)型的部門，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務(wù)工作的同時，好的服務(wù)態(tài)度能影響整個部門的形象。在收集檔案材料時，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關(guān)系，而不是上下級關(guān)系；與來訪人員交流時，對其權(quán)限查詢范圍內(nèi)的要求應(yīng)盡力滿足；與學(xué)校其他部門的協(xié)同工作時，檔案管理工作者要認(rèn)真履行本部門的責(zé)任與義務(wù)。

高校檔案精細(xì)化管理是一個系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學(xué)校有效統(tǒng)籌、各部門積極配合、檔案從業(yè)人員認(rèn)真工作的共同結(jié)果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)已初步成形，但距離精細(xì)化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對其內(nèi)容和功能進一步完善。

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[3]拾景欣.以利用者為本提升檔案人員的親和力[J].蘭臺世界，2010，（12）.

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（一）存在認(rèn)識上的偏差。在實際工作中，有許多同志包括個別領(lǐng)導(dǎo)干部仍然沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性：認(rèn)為計生檔案無實際意義，檔案與計劃生育工作無直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計劃外生育就行了，檔案管不管無所謂；加上計生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（二）內(nèi)容存在弄虛作假情況。由于實行計劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計生檔案中將單位內(nèi)部用臨時工的情況隱瞞不報，停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況沒有管理，出現(xiàn)漏管漏擋、報喜不報憂的現(xiàn)象。極個別單位有造假資料、假文件、假證明現(xiàn)象，損壞了檔案資料的真實性。

（三）監(jiān)督檢查流于形式。檢查組“走馬觀花”似的檢查不能認(rèn)真解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

（四）人員素質(zhì)偏低。大部分單位計生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識缺乏、實際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。

（五）人員不固定。計劃生育干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒有相應(yīng)職務(wù)、職?Q，人員變動大，頻繁的人事調(diào)動使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。

（六）管理制度不健全，手段落后。對建立計生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。

（七）檔案立卷不規(guī)范。目前計生檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于有部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是組卷混亂現(xiàn)象比較多，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權(quán)限組卷的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一兩頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷；六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門科室現(xiàn)象較嚴(yán)重。

二、加強人口和計劃生育檔案工作的對策

（一）加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高思想認(rèn)識。要采取多種形式，通過開展檔案管理法規(guī)的宣傳教育，全面提高基層計生工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認(rèn)識，計生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財、物等方面給予保證。加強檔案工作人員的理論業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，尤其是要掌握計算機知識，以便管理檔案。同時，檔案工作人員要有責(zé)任心，要愛崗敬業(yè)、腳踏實地、敢于開拓創(chuàng)新，科學(xué)地保管好檔案。

（二）建立有效機制，規(guī)范管理制度?；鶎佑嬌鷻n案工作是一個系統(tǒng)工程，必須綜合治理，要建立健全適合基層計生檔案管理特點的管理制度，讓計生檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入基層計生干部年度目標(biāo)責(zé)任制，與計劃生育工作同步檢查、同步考核，建立起計生檔案管理的長效機制，形成一個相互配套的規(guī)章制度和政策，促進基層計生檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)。

（三）適應(yīng)形勢需要，創(chuàng)新管理模式。計生檔案管理要適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，必須與時俱進，用創(chuàng)新的思維對待計生檔案管理工作，逐步樹立起大檔案思想，建立計生檔案室，配齊人員，實現(xiàn)計生檔案統(tǒng)一管理。要嚴(yán)格要求，加大檢查力度，推動其業(yè)務(wù)工作的開展，使檔案管理與計生業(yè)務(wù)良性互動，收到實效，不斷提高管理水平。

（四）加大經(jīng)費投入，改善保管條件。在財力上要給予大力支持，把計生檔案管理經(jīng)費作為計劃生育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財政預(yù)算，以便改善基層計生檔案室的保管條件，檔案室窗戶要掛窗簾，室內(nèi)應(yīng)安裝瓦數(shù)適宜的白熾燈泡，以便有利于保護好檔案資料。有防潮措施，安裝排風(fēng)扇，購買溫濕度計，有條件的最好安裝空調(diào)、去濕機等，還要用計算機管理檔案。

（五）強化服務(wù)觀念，拓寬服務(wù)渠道。計生檔案管理人員要用發(fā)展的眼光積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域和范圍，靠優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，爭得理解和支持，求得發(fā)展的空間。要對計生檔案實行動態(tài)管理，注意材料積累，及時收集材料歸檔，建立完整準(zhǔn)確的計生檔案，善于利用檔案材料為各項工作服務(wù)，為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎(chǔ)。還要重視計生檔案的證據(jù)作用，通過檔案材料總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析規(guī)律指導(dǎo)實踐。在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)檔案的重要程度進行排隊，將那些利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理，提高計生檔案的利用率，計劃生育工作的深人開展和社會經(jīng)濟的加快發(fā)展作出貢獻。

篇10

【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境；文書檔案；管理；標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

一、基于信息化環(huán)境下文書檔案管理工作的意義

（一）有利于文書檔案管理效能的提高

在社會快速發(fā)展的新形勢下，文書業(yè)務(wù)無論是數(shù)量還是種類都開始向多樣化的趨勢發(fā)展，這也使文書檔案的重要性日益顯現(xiàn)出來。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，文書檔案管理效率有了大幅度的進步。這就更需要充分的利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，加快推進文書檔案信息化建設(shè)的步伐，使文書檔案管理工作更具便捷性，確保文書檔案管理效能的提高。

（二）有利于文書檔案現(xiàn)代化管理水平的提升

文書檔案管理作為行政管理的重要組成部分，通過加強文書檔案信息化管理水平，有利于文書檔案管理水平及建設(shè)質(zhì)量的全面提升。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，文書檔案工作應(yīng)充分的利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，加快現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。作為文書檔案管理部門，更需要在管理工作中不斷進行創(chuàng)新，進一步對信息化管理流程進行規(guī)范和優(yōu)化，確保工作效率的大幅度提升。

（三）加快了文書檔案開發(fā)效益的實現(xiàn)

文書檔案信息化管理的實現(xiàn)，不僅有利于檔案資料原開發(fā)利用，而且加快促進了文書檔案信息化管理平臺的建設(shè)，為文書檔案資源共享的實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。而且在文書檔案管理信息化推進過程中，有效的改變了檔案的利用方式，文書檔案公開度及利用效益都有了大幅度的提升，這為文書檔案職能轉(zhuǎn)變及更好的提供服務(wù)工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、信息化環(huán)境下文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）文書檔案信息化管理工作有待于進一步規(guī)范

近年來，辦公自動化已開始全面普及，這也有效的提升了文書檔案管理工作的水平。但由于信息化辦公平臺處于不斷更新和升級過程中，極有可能會對電子文件查詢及信息數(shù)據(jù)安全帶來一定的難度。同時要工作中也需要對各類文件梳理，以電子檔案的要求做好文書檔案的移交保管工作。但在實際工作，文書檔案具有分散性，不僅統(tǒng)一管理難度大，而且數(shù)據(jù)容易丟失。特別是在當(dāng)前無紙化辦公的新形勢下，更對電子文件的使用、保管及存檔提出了更高的要求。

（二）文書檔案信息化管理水平有待于進一步提高

搞好文書檔案信息化管理工作，要有一支高素質(zhì)的熟悉信息化知識技能的專業(yè)文書檔案管理隊伍。文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉文書業(yè)務(wù)知識，又要掌握計算機操作技術(shù)、熟悉網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)維護知識、掌握信息利用與安全保密知識等。當(dāng)前，加強辦公人員信息技術(shù)培訓(xùn)，加快推進信息化工作進程，是提高文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實，并抓出成效，以適應(yīng)時展需求。

（三）文書檔案管理人員素質(zhì)及資金有有待進一步加強

長期以來文書檔案在管理工作中受傳統(tǒng)思想影響較深，這也導(dǎo)致文書檔案在收集、整理、歸檔及查閱等各處環(huán)節(jié)缺乏健全的規(guī)章制度作為約束，在檔案管理一些環(huán)節(jié)工作中還采用手工操作的模式，嚴(yán)重影響了檔案工作的效率。目前文書檔案管理人員多是由辦公室人員兼任，管理人員多沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)能力不高，再加之檔案管理人員年齡普遍偏大，對新技術(shù)和新知識接受能力較差，無法有效地滿足現(xiàn)代文書檔案信息化建設(shè)的要求，由于受制于人員素質(zhì)的影響，文書檔案管理工作無法與時展要求相適應(yīng)。另外，在文書檔案信息化管理推動過程中，由于其涉及的范圍較廣，在日常工作中還需要做好設(shè)備、軟件及網(wǎng)站的日常維護工作和開發(fā)工作，這都需要大量的資金支持，但在實際工作中，不僅對文書檔案信息化建設(shè)缺乏重視，而且經(jīng)費嚴(yán)重不足，這在一定程度上制約了文書檔案信息化管理工作的步伐。

三、加強信息化條件下文書檔案管理的措施

（一）提高信息化條件下文書檔案管理的認(rèn)識

由于文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質(zhì)檔案和實物檔案普遍未能做到及時、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件，電子文件無法進行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視。因此必須要進一步提高信息化條件下文書檔案管理的認(rèn)識，制定科學(xué)的工作流程和工作制度，確保文書信息化管理落到實處。

（二）加強文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

由于受檔案實體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，造成現(xiàn)在文書檔案信息管理上標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構(gòu)建科學(xué)的文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標(biāo)準(zhǔn)，進一步規(guī)范文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網(wǎng)系統(tǒng)建立文書檔案管理信息化平臺，加大文書檔案信息化建設(shè)投入，推進文書檔案管理信息化建設(shè)進程，進一步打牢文書檔案管理基礎(chǔ)。

（三）加大文書檔案信息化建設(shè)力度

在當(dāng)前文書檔案信息化建設(shè)過程中，要以現(xiàn)代化辦公自動化系統(tǒng)作為依托，并對其功能進行擴展，利用文書處理、文件管理及檔案管理三個模塊來將文書檔案管理工作流程涵蓋其中，并能夠?qū)κ瘴陌l(fā)文進行預(yù)歸檔，對著錄的文件和案卷進行整理，對歸檔的檔案進行重新編目，做好文書檔案的輔助管理工作，這不僅有利于文書檔案信息化管理質(zhì)量的提升，而且對推進文書檔案信息化建設(shè)工作也具有極其重要的意義。

四、結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，文書檔案也加快了信息化建設(shè)的步伐，通過加強文書檔案信息化管理，不僅有利于更好的滿足人們的需求，而且有利于文書檔案現(xiàn)代化和信息化水平的提高，使文書檔案能夠更好的適應(yīng)時代的發(fā)展，為人們提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。