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摘要:檔案信息化實質(zhì)就是數(shù)字化、網(wǎng)絡化,是利用電子計算機技術,將大量的檔案信息用數(shù)字來表達、存貯,再通過網(wǎng)絡來傳輸交流,實現(xiàn)檔案資源高度共享的時代。檔案信息網(wǎng)絡化建設是檔案工作在網(wǎng)絡時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求。

關鍵詞:檔案;信息;網(wǎng)絡化

作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡技術,對檔案信息資源進行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務的過程。據(jù)報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡技術進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網(wǎng)絡技術環(huán)境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點之一。

一、檔案信息網(wǎng)絡化的必備條件

實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡是一項復雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術人才?，F(xiàn)在就對這三個條件分析如下:

1.1檔案信息網(wǎng)絡基礎設施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關鍵就是領導的認識、重視和資金的投入。實現(xiàn)計算機的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實現(xiàn)。但對于檔案界這個小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現(xiàn)代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

1.2制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個內(nèi)容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統(tǒng)運行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則,制定保護政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網(wǎng)上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網(wǎng)站。國家制定統(tǒng)一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統(tǒng)而詳細的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

1.3建立一支會計算機編輯、會操作計算機網(wǎng)絡的高技術管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設的質(zhì)量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

二、實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化的對策

隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化奠定堅實的基礎。

1.加強網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2.加強檔案部門網(wǎng)上辦公先進設備的配置?，F(xiàn)階段檔案部門設備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場,讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營,增加社會對檔案事業(yè)的投入?？傊?要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。

3.加強檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關鍵在人才。網(wǎng)絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網(wǎng)絡管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭做網(wǎng)絡檔案信息管理人才,爭做網(wǎng)絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強網(wǎng)上用檔的法律、制度的制定。必須加強風上用檔工作立法和制度的建設,用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進行規(guī)范:(1)加強網(wǎng)上用檔的立法規(guī)定,對那些非授權訪問,冒充合法用戶破壞數(shù)據(jù)完整性、干擾系統(tǒng)正常運行、利用網(wǎng)絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進行堅決的打擊。(2)制定應急計劃,進行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報的規(guī)定;(3)嚴格進行權限管理,包括授予完成工作所需最小特權、回收特權的規(guī)定。(4)網(wǎng)上查閱檔案信息目錄的規(guī)定。(5)定期進行安全評估,不斷改進、優(yōu)化系統(tǒng)的規(guī)定。

三、如何保障檔案信息資源網(wǎng)絡安全

作為開放的信息交流平臺,Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網(wǎng)絡環(huán)境下,影響檔案信息服務安全的主要因素有三個方面:操作系統(tǒng)因素、硬件設備因素以及“網(wǎng)絡黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計算機運行的最基本的要求,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞,首先要解決操作系統(tǒng)的安全問題;硬件設備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性,亦應引起我們的關注;“網(wǎng)絡黑客”則是專指非法制作與傳播計算機病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡技術對檔案信息資源的安全同樣構成危害:存儲于網(wǎng)絡的檔案信息,會因病毒的侵襲而發(fā)生嚴重損毀。因此,利用網(wǎng)絡環(huán)境開展檔案信息服務的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施,保證檔案信息服務網(wǎng)絡的安全與正常運行。并根據(jù)檔案信息自身的特點與網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實際需要,健全相關的防火墻技術、VPN(虛擬專用網(wǎng))技術、加密技術、網(wǎng)絡病毒防治技術、跟蹤檢測技術以及數(shù)字檔案信息資源備災基地建設等,以切實保障網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的安全。