導(dǎo)語：知識管理在檔案工作的應(yīng)用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、知識管理相關(guān)理論概述

(一)知識管理的興起

知識管理的思想與概念在1998年才進(jìn)入中國，由于我國整體管理水平較低，進(jìn)行知識管理存在一定的困難?？上驳氖侵袊R界已經(jīng)認(rèn)識到，在現(xiàn)代社會創(chuàng)新不再是從零開始，而是要在已有知識的基礎(chǔ)上進(jìn)行再創(chuàng)造，因此知識管理是當(dāng)代社會生存和發(fā)展的必然選擇。國內(nèi)很多知識管理體系紛紛上馬，雖然步調(diào)難以一致，效果參差有別，但積累了知識管理的寶貴經(jīng)驗，有些還樹立了成功的典型。

(二)知識管理的內(nèi)涵

知識管理就是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對知識資源(包括顯性知識資源和隱性知識資源)進(jìn)行管理，以促進(jìn)知識創(chuàng)新的活動。具體而言，知識管理包括三方面的內(nèi)容，即知識資源管理、知識技術(shù)管理以及知識思維管理。知識資源管理就是管理知識信息或與知識有關(guān)的信息以及記錄知識和信息的載體，其目標(biāo)主要是管理的顯性知識資源。

(三)知識管理與信息管理的比較

信息是表達(dá)、存儲和分配知識的有效工具。因此，知識管理并不能脫離信息管理而單獨(dú)存在，信息管理是實(shí)現(xiàn)知識管理的基礎(chǔ)。但知識管理不是信息管理，知識管理是對信息管理的提煉，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

1.信息管理以提供一次、二次文獻(xiàn)為主，而知識管理不再局限于利用片面的信息來滿足用戶的需求，而是對用戶的需求進(jìn)行系統(tǒng)分析，向用戶提供全面、完善的解決方案，幫助用戶選擇有價值的文獻(xiàn)，提高知識的獲取效率。

2.信息管理僅局限于對信息的管理而忽視對人的管理，在信息獲取的整個流程中，人才是核心，知識管理認(rèn)為對人的管理既可以提供廣泛的知識來源，又可以建立良好的組織方式用以促進(jìn)知識的傳播，適應(yīng)了知識經(jīng)濟(jì)時代的要求。

3.知識管理通過對知識的管理摒棄了信息管理中被動處理信息資源的工作模式，它與企業(yè)的知識交流、共享、創(chuàng)新和應(yīng)用的全過程融合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組，使知識管理成為企業(yè)知識創(chuàng)新的核心推動力，給企業(yè)帶來新的活力。

二、知識管理在檔案管理中的應(yīng)用

知識管理與檔案管理相互融合、共同發(fā)展并推動檔案管理創(chuàng)新。只有兩者有機(jī)結(jié)合，才能充分促進(jìn)各項管理工作質(zhì)量及效率的提高，并實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理效果。因此科學(xué)分析知識管理在檔案管理中的應(yīng)用必不可少。

(一)實(shí)現(xiàn)檔案管理的細(xì)化

在信息化時代，伴隨著檔案管理過程應(yīng)用了知識管理手段，促進(jìn)了檔案管理保管單位的進(jìn)一步細(xì)化。只有做好檔案保管工作，才能實(shí)現(xiàn)對檔案有序、科學(xué)化的管理。過去，我們的檔案管理方式是以“卷”為單位進(jìn)行管理，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著許多不便之處和缺陷。例如，檔案管理人員很難了解檔案中的真實(shí)內(nèi)容，需要對檔案進(jìn)行立卷調(diào)整的時候很難進(jìn)行查詢檢索；在實(shí)際工作中我們有時只需要查詢一卷中的一小部分內(nèi)容，但卻不得不對整卷檔案的內(nèi)容都進(jìn)行查閱，這樣不僅浪費(fèi)時間，也耗費(fèi)人的精力。目前，傳統(tǒng)的檔案卷宗管理的方式已經(jīng)慢慢被淘汰，檔案管理越來越多地實(shí)現(xiàn)了信息化管理和信息化儲存，并對檔案管理的單位作了進(jìn)一步細(xì)化。在網(wǎng)絡(luò)時代，知識元是檔案管理的最主要方式，也是最基本的單位。通過計算機(jī)，可以對知識元進(jìn)行實(shí)時查詢和存儲，極大地提高了查詢的速度和效率。

(二)實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序化

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，檔案管理中逐步引入了新的信息技術(shù)手段，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的管理方式有了進(jìn)一步的發(fā)展和提高，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫為檔案管理提供了強(qiáng)有力的保障，最終實(shí)現(xiàn)了檔案管理的有序化。

(三)實(shí)現(xiàn)檔案知識服務(wù)技術(shù)的加速化

在新的檔案管理時期，檔案知識服務(wù)技術(shù)的迅速發(fā)展為檔案管理的高效性提供了新的技術(shù)保證。實(shí)現(xiàn)對檔案的智能檢索是隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展而進(jìn)一步發(fā)展起來的，它通過使用新的檢索機(jī)制來實(shí)現(xiàn)對信息的檢索和傳輸。同時，它可以通過使用自然語言的處理技術(shù)，來分析用戶所提出的問題，進(jìn)而向用戶提供所需的檢索結(jié)果，表現(xiàn)出極強(qiáng)的推理性，并通過技術(shù)手段提高檔案信息的檢準(zhǔn)率及檢全率。這也充分體現(xiàn)了檔案知識服務(wù)技術(shù)發(fā)展的新趨勢。

三、知識管理在檔案管理中的實(shí)施策略

實(shí)施知識管理需要進(jìn)行宏觀調(diào)控，對各知識部門的物質(zhì)資源、知識資源、人力資源以及資本資源等進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，檔案工作與知識管理環(huán)境協(xié)同就是知識管理宏觀調(diào)控的內(nèi)容之一。從全局來思考，將檔案工作納入知識管理全局設(shè)計之中是必然的選擇。

(一)思維層面

1.轉(zhuǎn)變被動管理思維

檔案工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變被動的管理思維，不應(yīng)僅僅滿足于檔案實(shí)體的安全與責(zé)任管理，還必須研究檔案知識資源的加工，促進(jìn)檔案知識產(chǎn)品化，促進(jìn)檔案知識應(yīng)用于實(shí)際生產(chǎn)過程。知識產(chǎn)品有兩層含義：一是銷售知識成品，二是知識性服務(wù)和物化的知識產(chǎn)品?，F(xiàn)代知識產(chǎn)品的生產(chǎn)表現(xiàn)為隱性知識的創(chuàng)造階段和腦外物化表達(dá)階段多次隨機(jī)變換互動，即隱性知識創(chuàng)造—腦外物化表達(dá)—隱性知識創(chuàng)造—腦外物化表達(dá)，直至一個完善的知識產(chǎn)品生產(chǎn)出來。所以，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)機(jī)制，在生產(chǎn)程序上呈現(xiàn)出一種精神變物質(zhì)——物質(zhì)還原為精神的隨機(jī)循環(huán)往復(fù)、彼此互動的機(jī)制，即從隱性知識的精神創(chuàng)造物化到表達(dá)成知識產(chǎn)品的半成品，再將知識產(chǎn)品的半成品還原成隱性知識進(jìn)行知識完善再創(chuàng)造，如此隨機(jī)多次循環(huán)，最終生產(chǎn)出一個完整的知識產(chǎn)品。

2.開放意識

知識管理環(huán)境下，企業(yè)檔案工作內(nèi)容進(jìn)一步拓展，檔案部門需要重視已有知識的挖掘、共享與整合，同時還要挖掘人員腦海中的隱性知識并及時歸檔。把組織內(nèi)外不同專業(yè)、不同背景的知識結(jié)合到一起，有可能形成知識創(chuàng)新的新視角。美國Unocal公司提出通過建立由50名來自世界各地的鉆探經(jīng)理、技術(shù)人員、地理學(xué)家組成的小組能夠比其他公司開發(fā)同類油井節(jié)約40-60%的成本。這種跨部門、跨地區(qū)的人員合作，需要打破內(nèi)部邊界，企業(yè)內(nèi)部首先建立開放的溝通渠道。企業(yè)檔案人員需要樹立開放意識，摒棄本位思想，培育組織內(nèi)外的溝通渠道，一方面及時提供自己的知識成品、半成品或檔案資料給有需要的部門和人員；另一方面，積極與其他部門人員進(jìn)行有效溝通，掌握動態(tài)的、隱性的知識資源，及時歸檔。

(二)管理層面

1.文檔一體化

文檔一體化管理在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用，知識管理環(huán)境下企業(yè)對文檔實(shí)行一體化管理顯得尤為必要。檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段需要革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。

2.文檔系統(tǒng)與其他信息子系統(tǒng)的協(xié)同

企業(yè)內(nèi)各個子系統(tǒng)相互開放，通過與其他子系統(tǒng)的協(xié)調(diào)與配合，從而實(shí)現(xiàn)整體績效的最優(yōu)，如企業(yè)檔案部門與企業(yè)情報、圖書、資料等部門通力合作，實(shí)現(xiàn)協(xié)同。從只整理保管本企業(yè)形成的紙質(zhì)檔案、科技圖書、標(biāo)準(zhǔn)、期刊、法律法規(guī)中解脫出來，實(shí)現(xiàn)由封閉的以實(shí)體管理為主的管理模式向開放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理模式轉(zhuǎn)變，由“重管輕用”向“重用促管”轉(zhuǎn)變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉(zhuǎn)變，形成輻射企業(yè)檔案、標(biāo)準(zhǔn)、圖書、期刊、情報知識綜合管理的知識處理中心和中轉(zhuǎn)站。管理人員在分工合作的基礎(chǔ)上負(fù)責(zé)企業(yè)檔案、圖書、情報的收集、整理、加工、處理、傳遞、交流等，建立結(jié)構(gòu)合理、種類齊全、質(zhì)量優(yōu)化的知識體系，為領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，知識管理已日益成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)并且逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域。檔案管理在面對知識管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)時，必須進(jìn)行自身改革與創(chuàng)新。把知識管理應(yīng)用到檔案管理中才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

作者:徐敏 單位:中交三航局工程物資有限公司

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