導語：如何才能寫好一篇管理會計的案例，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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企業(yè)在進行戰(zhàn)略管理中，為了能夠提高其競爭優(yōu)勢，必須要對自己的戰(zhàn)略態(tài)勢進行分析，將確保成功的重要因素找出來，這就離不開案例分析的幫助了，而管理會計的案例是其重要的組成部分。管理會計的案例可以很好的將企業(yè)價值管理的情況、存在的各種矛盾或沖突、涉及到的各種數(shù)據(jù)、編寫案例的人員的理念等很好的反映出來。在管理會計案例的選擇中要注意適用對象的廣泛性，兼顧適應國情、現(xiàn)實新穎、應用實際、典型示范等特點。案例研究主要包括一下方面：（一）研究企業(yè)的競爭戰(zhàn)略。企業(yè)競爭戰(zhàn)略的研究主要包括在公司發(fā)展的不同階段是怎樣進行籌資、投資、分配激勵等各種戰(zhàn)略的選擇的，以及企業(yè)內(nèi)外部的環(huán)境又會對這些戰(zhàn)略的選擇產(chǎn)生什么影響，企業(yè)應該采取什么策略來提高其核心競爭力，并且應該選擇哪些手段來適應這些戰(zhàn)略，來保證其競爭優(yōu)勢。（二）研究企業(yè)的低成本擴張。在對企業(yè)的低成本擴張進行研究的過程中，國內(nèi)的企業(yè)應該重點以兼并作為典范，而管理會計方面的兼并主要是戰(zhàn)略性價值管理的研究。例如，選擇取得兼并成功的某企業(yè)作為案例，就需要對該企業(yè)的兼并策略、競標成功的原因、信息整個過程中作用、兼并后如何處理財務及會計實務如何發(fā)展等進行分析研究。此外，對于企業(yè)的合并、破產(chǎn)、分立等進行類似研究。（三）研究管理會計的某一領域。研究企業(yè)的價值鏈管理、組織結構變遷等對管理會計實務產(chǎn)生的影響，信息技術環(huán)境下價格的轉移，以及競爭價值工程、競爭成本管理等。（四）研究企業(yè)的流程再造。隨著技術的不斷進步，信息技術及網(wǎng)絡已經(jīng)成為進行企業(yè)管理必不可少的工具，傳統(tǒng)的管理會計范式已經(jīng)不能夠滿足實際需要。對于“企業(yè)再造”理論，分析和研究企業(yè)的流程再造的典型案例，對現(xiàn)代管理會計的創(chuàng)新與應用新的方法有促進作用。目前，現(xiàn)代管理會計相對熱門的案例研究主要有：一，管理規(guī)劃的研究核心是預算控制；二，主要約束和激勵機制研究，其中主要是為了增加經(jīng)營者的作用；三，現(xiàn)代管理會計與企業(yè)資本經(jīng)營相結合的問題研究；四，管理會計的核心競爭力研究；五，在信息時代的創(chuàng)新性研究；六，管理會計在跨國經(jīng)營方面研究等。但是，在案例研究過程中，要選擇的企業(yè)具有代表性，要選擇那些具有失敗經(jīng)驗或成功的企業(yè)作為案例研究，隨著全球經(jīng)濟的迅速發(fā)展，國有企業(yè)在市場競爭中的波動很大，因此，研究其中典型的企業(yè)，對于管理會計在企業(yè)中發(fā)揮的作用，十分重要，同樣會促進企業(yè)的良性發(fā)展。

二、管理會計案例的編寫

（一）設計案例標題。在設計案例標題時，沒有統(tǒng)一的標準，因此，研究人員可以合理選擇應用，比如，可以用企業(yè)的名字或者加上某些關鍵詞作為標題，同樣也可以把案例的相關方面作為標題，或者以案例內(nèi)容和企業(yè)名稱相結合作為案例的標題。不管使用哪種方法，必須要體現(xiàn)研究案例的本質(zhì)。（二）內(nèi)容布局。相比于其他案例，管理會計案例更側重于使用性，在書寫正文部分時，同樣比較靈活，可以是三段式，也可以是五段式等，但是，在書寫的內(nèi)容上要求比較高，應該體現(xiàn)其簡單、通俗易懂的特點，且具有參考性和指導性的作用。（三）基本介紹。這是現(xiàn)代管理會計案例的核心內(nèi)容，主要有以下幾種表述方法：一，按照事物的類型安排；二，按照一定的時間先后順序安排；三，按照混合方式安排。（四）評價。分析和概括現(xiàn)代企業(yè)管理會計的核心理論，使其與實際聯(lián)系起來，從中學習對自己有用的經(jīng)驗教訓。（五）附錄。主要是說明一些沒有列入正文且和管理會計案例有關的資料，雖然這些資料不是案例的核心內(nèi)容，但是對案例的討論、理解都有很大的幫助。附錄起著對正文補充說明的作用。對于管理會計案例的編寫要求是，首先具有高質(zhì)量、值得推廣、有效的案例，這些案例通常是在廣泛調(diào)查研究相關部門或者企業(yè)的基礎上編寫出來的，也可是根據(jù)雜志、報刊等資料改變而來。學習國外的管理會計成功案例，然后通過實踐運用到我國的企業(yè)當中，通過對其中內(nèi)容等加以修改，編寫出適合自己的案例，這種方法十分重要。

三、管理案例研究中需要注意的問題

（一）避免用過去的案例作為研究樣本。管理會計的隨著時間不斷發(fā)展的，每個時期的案例都有其時代特征，并且它們之間也沒有可比性，這就要求我們必須要用動態(tài)的眼觀來看待事物，杜絕用之前的案例來進行統(tǒng)計推斷。（二）研究的結論要有思考性。管理會計的案例研究主要包括實務解釋與理論驗證，進而使人們進一步深層次的理解案例所處的會計環(huán)境及其所反映出的問題。（三）對管理會計研究的主體范圍以及時空界限進行明確。管理會計是一個非常復雜的領域，這就要求進行案例研究時要有側重點，也就是為了方便編寫案例，應該對研究主體的主體及時空范圍進行界定。（四）避免案例研究中的偏見。主觀性和偏見是有區(qū)別的，管理會計實務要由研究人員進行解釋，不一樣的研究背景下，研究人員可能會有不同觀點的案例報告，這就要求管理會計相關的研究人員盡量去避免偏見產(chǎn)生。（五）保證研究者與被研究者關系的道德標準。管理會計研究必須要保證研究者與被研究人員之間關系的道德標準，將機密信息獲得的必要性與利用該信息的可能性間的關系處理好。（六）到企業(yè)進行深入調(diào)研。管理會計的研究不能單靠理論來支撐，這就要求研究人員進入到企業(yè)內(nèi)部展開深入調(diào)研，來保障研究的有效性，此外，還應該加強實務界與學術界的合作，主要經(jīng)過研究人員通過企業(yè)管理會計資料的收集整理，寫出詳細的案例報告，還可以以此為指導管理會計的教學工作，目前管理會計案例在我國大學教學當中已經(jīng)得到普遍的應用，學生可以以此為基礎，深入學習現(xiàn)代管理會計的相關知識，促進我國現(xiàn)代管理會計的發(fā)展。

四、總結

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關鍵詞：信息時代；管理會計；會計信息；人才培養(yǎng)

一、我國互聯(lián)網(wǎng)使用情況

根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡信息中心2016年1月22日的第37次全國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展統(tǒng)計報告：截止2015年12月，中國網(wǎng)民規(guī)模達6.88億（手機網(wǎng)民6.20億），互聯(lián)網(wǎng)普及率為50.3%。查閱以往統(tǒng)計報告可得如下數(shù)據(jù)：2015年6月，互聯(lián)網(wǎng)普及率為48.8%；2014年12月為47.9%；2014年6月為46.9%；2013年12月為45.8%：2013年6月為44.1%。

可以看出，在互聯(lián)網(wǎng)日益發(fā)展的今天，網(wǎng)民規(guī)模的持續(xù)上升反映出人們對網(wǎng)絡的依賴和需求逐步增加。信息化對企業(yè)帶來了機遇和挑戰(zhàn)，如何合理運用網(wǎng)絡實現(xiàn)高效率的信息處理和分析，使企業(yè)的管理會計得到快速發(fā)展，是我們面對的―個難題。

二、我國管理會計概況

管理會計的起源可追溯到19世紀早期企業(yè)管理層對內(nèi)部計量的運用，它將管理學應用于會計學，以現(xiàn)代管理理論為基礎，運用一系列方法和技術，對財務資料及其相關資料進行確認、計量、整理、對比和分析，對整個組織當前和未來的經(jīng)濟活動進行預測、決策、規(guī)劃、控制和評價考核，為管理者如何實現(xiàn)資源的合理配置和使用做出最優(yōu)決策而服務。我國管理會計的理論結構和研究范圍相比西方國家更待完善和充實，還存在較大的發(fā)展余地。

三、管理會計的政策發(fā)展

2014年10月，財政部全面啟動我國管理會計體系建設與應用，制定《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》；2015年12月，財政部《關于征求意見的函》，針對管理會計體系中的4大方面7個問題面向公眾征求意見，推進管理會計體系建設；2016年年初，制定《管理會計基本指引（征求意見稿）》，加強管理會計指引體系建設。三年來，管理會計正從國家頂層向地方推進'從理論指導向企業(yè)實踐推進。

四、信息化時代下管理會計存在的問題

（1）尚未形成一套較為完整的管理會計理論體系

對于管理會計的研究，無論是中國還是西方，都稍微偏重于方法而忽略理論結構。但是理論體系作為任何學科的基礎，它的全面與系統(tǒng)是其存在并推廣應用的關鍵。長期以來，西方國家對于管理會計的理論研究并不注重體系的研究，而我國管理會計仍處于對西方理論的翻譯和介紹階段，并且和企業(yè)管理實踐相脫離。

（2）理論方法在實務中的運用具有較大的局限性

由于傳統(tǒng)管理會計的理論是依據(jù)特定的經(jīng)濟環(huán)境而建立起來的，所確定的模型和假設在變化著的現(xiàn)實經(jīng)濟生活中有許多并不能成立，導致很難運用這些理論和模型來解決實際問題。并且，西方國家的理論運用于中國也有一定的使用條件差別，致使理論在管理會計實務工作中的實踐性不強。

（3）管理會計人才不足及其考核制度不完善

信息化時代下，信息量巨大且種類豐富，它必須通過專業(yè)人才的深度挖掘與分析，才能提煉出有助于企業(yè)經(jīng)營管理的有價值的信息。目前，我國會計市場面臨人才供需失衡的困境，對會計人才的需求越來越偏向于管理會計類型，需要更多為企業(yè)提供建設性意見的管理人才。美國注冊管理會計師CMA是全球頂級的管理會計權威認證，已經(jīng)成為衡量財務人員管理會計及財務管理水平的黃金標準，深受各大央企和跨國企業(yè)的青睞，而我國缺少對管理會計人才獨特的考核辦法和體制。

五、解決方案

理論層面：

（1）進一步完善管理會計施行的理論體系和相關法規(guī)

如前所述，過去三年來，與管理會計有關的一系列政策正從國家頂層向地方推進，從理論指導向企業(yè)實踐推進。我們更需要在進一步學習國外理論經(jīng)驗的同時，制定適合于我國企業(yè)實務的具體實踐方法，完善理論體系并細化到各方面，使理論思想更好地運用于實踐中。

（2）制定適合國情的會計人才考核制度

我國的會計準則正與國際趨同，但在趨同過程中也保留了一些傳統(tǒng)的會計處理方式，使我國會計具有了獨特性。國際上有較為成熟的CMA測評體系，我們也應該借鑒其中優(yōu)秀的考核方法，運用到企業(yè)管理會計人員測評或有志從事于管理會計行業(yè)的在校學生，增加實際案例的模擬與分析，使管理會計的思想盡早融入學生的思維。

實踐層面：

（1）以作業(yè)成本法和目標成本法為應用主流

目前，我國許多企業(yè)都是采取多品種、小批量方式生產(chǎn)，我們可以這些企業(yè)為試點單位，以作業(yè)成本法或標準成本法為企業(yè)主要成本核算方法，分別借鑒許繼電氣和寶鋼集團的成功實踐案例，提高企業(yè)自動化程度和會計管理人員成本管理的觀念水平，在市場上不斷完善及大范圍推廣運用，形成全國范圍的成本計算和管理方法。

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關鍵詞：會計檔案 電子會計檔案 銷毀 保管期限

一、會計檔案和會計檔案管理

會計檔案是會計工作勞動成果的載體，是既往的經(jīng)濟活動和經(jīng)濟事實的記錄和反映。通常，會計檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會計賬簿、財務會計報告以及其他資料等會計核算資料。規(guī)范和強化會計檔案的管理，可以發(fā)揮如下作用：

（一）再現(xiàn)經(jīng)濟活動

會計檔案是經(jīng)濟活動的載體，經(jīng)濟業(yè)務通過原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務報表的順序記錄和流轉，使得經(jīng)濟活動在會計檔案中得以展現(xiàn)。通過查閱會計檔案，有經(jīng)驗的專業(yè)人士能夠清楚了解經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈。

（二）檢查守法情況

任何一項經(jīng)濟業(yè)務都應當在《會計法》、相應會計準則和會計制度的框架內(nèi)完成處理，會計檔案就是會計主體處理過去業(yè)務的載體。通過查閱會計檔案，能夠發(fā)現(xiàn)會計主體是否遵紀守法、是否弄虛作假。

（三）提供經(jīng)濟參考

財務保告和會計賬簿等會計檔案含有大量的歷史財務信息，通過查閱會計檔案，不僅可以評價過去經(jīng)濟活動的效率和效果，更可以為下年度乃至未來的經(jīng)濟預測和財務決策提供翔實的數(shù)字依據(jù)和參考。

二、會計檔案管理辦法

1984年，《會計檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點：

（一）增加電子檔案，擴大會計檔案的范圍

新辦法第三條重新定義了會計檔案，寬泛的界定會計檔案的范圍，在會計檔案的范圍中加入了電子會計檔案，通過電子設備形成、傳輸和存儲的檔案都可以成為會計檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會計檔案，還新增了電子會計檔案。新辦法規(guī)定可以利用電腦、網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息手段去管理會計檔案，也對加強會計檔案的管理做出明確要求。明確電子會計檔案的管理是新辦法的重點內(nèi)容，是為更好服務企業(yè)、服務日益蓬勃的互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對會計檔案的定義更為寬泛。

（二）簡化銷毀程序，弱化會計檔案的出境管理

新辦法第十八條規(guī)定：經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案應當按照程序銷毀。保管期限屆滿的會計檔案在銷毀時，需要相關部門共同負責，除了單位負責人在銷毀清冊上簽字外，會計管理機構負責人和經(jīng)辦人、檔案管理機構負責人和經(jīng)辦人也需要在銷毀清冊上簽字。此外，新辦法中還刪除財政部門和審計部門派員監(jiān)銷的程序。

會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，而監(jiān)銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責任集中于單位負責人，規(guī)定經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案經(jīng)相關人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會計檔案銷毀屬于單位內(nèi)部事務，只需單位內(nèi)部檔案管理、會計部門以及信息部門監(jiān)銷即可，無需外部機構參與。

（三）統(tǒng)一保管期限，充分發(fā)揮使用價值

新辦法第十四條規(guī)定，會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統(tǒng)一調(diào)整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從一年變更為三年。

在此之前，國家檔案局已經(jīng)將企業(yè)的管理類檔案和機關的文書類檔案的定期保管期限調(diào)整為10年和30年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據(jù)的會計檔案如果保管期限短于10年或20年，就會失去意義。因此，為充分發(fā)揮會計檔案的使用價值，同時方便企業(yè)管理會計檔案，新辦法調(diào)整會計檔案的保管期限為10年和30年。

三、應對會計檔案管理新規(guī)的思路

會計檔案不僅反映既往的經(jīng)濟業(yè)務，更能為企業(yè)未來的經(jīng)營提供預測和決策參考。但很多企業(yè)負責人認為會計檔案只是過去會計工作的結果，從而忽略、輕視會計檔案的重要作用，制度完善、管理規(guī)范以及人員配備等方面認識不足、投入不足，導致會計檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會計檔案管理辦法正式實施，第一次明確電子會計檔案的合法地位，這給企業(yè)的會計檔案管理帶來更高的要求。

為應對會計檔案的管理新規(guī)，提高會計檔案的使用效果，發(fā)揮會計檔案的積極作用，企業(yè)可以從以下方面入手：

（一）提高認識，領導重視

首先企業(yè)負責人、財務部門和檔案管理部門負責人要統(tǒng)一思想，充分認識會計檔案，尤其是電子會計檔案的重要性，只有做到這一點，后續(xù)的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進步的空間。其次，選調(diào)具備職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力、熱愛檔案保管工作的會計檔案保管人員，定期整理會計檔案，為會計檔案的保管和使用提供技術保障。

（二）各方出面，共同培訓

新辦法界定了電子會計檔案的地位，這不僅增加了會計檔案的范圍，更為電子會計檔案的存在提供法規(guī)保障，為電子會計檔案的迅猛發(fā)展提供廣闊空間。財會部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關部門要共同參與，學習《會計檔案管理辦法》，深刻體會電子會計檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財會部門、檔案管理部門經(jīng)常內(nèi)訓，培訓經(jīng)辦人員處理、保存、管理電子會計檔案的規(guī)范性和嚴格性，以確保電子會計檔案的安全管理。

（三）定期更新，維護安全

電子會計檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會計檔案備份文件，還包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，比如財務軟件的備份文件等。這對計算機的硬件存儲空間、財務軟件的維護升級、網(wǎng)絡環(huán)境的安全等提出更高的要求，企業(yè)應該優(yōu)先保障電子會計檔案管理的需求，配備專業(yè)技術人員，定期檢查、維護系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》1996年

[2]《會計檔案管理辦法》1998年、2016年

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關鍵詞：會計檔案；管理

會計檔案是記錄和反應經(jīng)濟業(yè)務的專業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。具體的會計檔案是指機關、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等?！稌嫹ā泛汀稌嫽A工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等相關政策、法規(guī)都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內(nèi)容進行了明確的規(guī)定。但是由于各種原因，會計檔案在管理中還存在著問題，這些問題一直影響會計檔案管理水平的進一步提高。

1 對于會計檔案管理中存在的問題分析

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致檔案管理職能缺失。許多單位只重會計業(yè)務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員，普遍存在一人多崗現(xiàn)象，對于財務檔案管理職能，則由專職會計人員擔任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時，往往會以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能嚴格按照會計檔案管理規(guī)定收集，保管、使用。

2.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是對原始憑證的審核與監(jiān)督不夠。原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，它的真?zhèn)螞Q定著會計信息資料的正確性和準確性，由于社會上存在大量的制假票據(jù)現(xiàn)象，真假很難區(qū)分；其次對于發(fā)票收據(jù)的使用范圍沒有嚴格的界定，只要有稅務監(jiān)制章或財政監(jiān)制章，不論記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)的適用范圍，一律按合法的處理；再次會計從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責任心等地差異，最終都導致不合法原始憑證在會計信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業(yè)道德，不堅持原則，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導致會計信息失真。

3.會計憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范。有的財務部門領導認為規(guī)范要求沒有太大的實際意義，導致會計憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標準不統(tǒng)一普遍存在，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

4.電子檔案管理不到位。隨著會計電算化的廣泛實施，電子檔案已經(jīng)成為會計檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤、升級程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報表等。由于財務工作人員不是專業(yè)的計算機管理人員，對于軟件及計算機的維護、數(shù)據(jù)的保護等工作的重要性認識不夠，認為都在電腦上存放著，不會出問題，不會丟失，但是一旦機器由于人為及自然災害受損，丟失的數(shù)據(jù)將無法彌補，造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

2 提升會計檔案管理工作的有效對策

1.統(tǒng)一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理?！稒n案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細的會計檔案管理崗位職責，在職責中明確崗位責任，制定崗位標準，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細用充分。

2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內(nèi)容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育和培訓，才能針對經(jīng)濟活動中出現(xiàn)的新食物新問題找出不同情況情況下地業(yè)務處理規(guī)范。只有不斷組織學習和培訓，才能讓會計人員及時掌握業(yè)務的新形式和特點，針對性的提高業(yè)務水平和處理問題的能力。在會計檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得檔案相關信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。

3.規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關欄內(nèi)注明，直到由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

4.結合會計電算化工作特點，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會計數(shù)據(jù)定期備份至少兩份，分別存放，存放時應注意磁性儲存介質(zhì)應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護；在保存好電子數(shù)據(jù)的同時，將與之配套的文檔數(shù)據(jù)及時打印歸檔；安排軟件維護人員，定期對軟件進行維護、升級；安排專業(yè)計算機人員定期對計算機運行狀況進行檢測、查殺病毒；做好計算機硬件的配備工作，建立局域網(wǎng)絡，不要將安裝了財務軟件的計算機與互聯(lián)網(wǎng)直接相連。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，提高會計人員責任心和使命感，會計檔案管理工作就會取得不斷進步。

參考文獻

[1]馬秀英.談會計檔案管理的規(guī)范[J].天津財會，2012（4）.

篇5

【關鍵詞】會計信息化檔案 安全性 維護性

會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，隨著會計電算化技術的廣泛應用，會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。

1 會計信息化檔案的特點

1.1 會計信息化檔案的載體多樣性

傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料， 它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要資料和證據(jù)。實行會計電算化后形成的會計檔案， 既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會計檔案， 又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和相應電算化環(huán)境下的財務軟件系統(tǒng)等

1.2 表現(xiàn)形式的特殊性

傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強，主要以書面紙質(zhì)形式保存，可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息，但記錄信息量低，占用空間大，數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會計檔案，必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境下才能使用，對計算機系統(tǒng)的依賴性很強，但記錄信息量大，占用空間小，數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。

1.3 信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數(shù)字化， 大大提高了會計檔案的利用效率， 便于會計檔案信息的資源共享， 但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。

1.4 保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質(zhì)十分精密，電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失，對使用存放環(huán)境要求較高。

2 會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1 安全性

會計信息化條件下，會計檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計信息資料可以直接由軟件查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關資料，從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度，根據(jù)相關法律法規(guī)和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復制，以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計算機應采取物理上的隔絕，只接入財務系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

2.2 維護性

在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外，還有一個問題也是極其復雜和困難的，那就是會計信息化檔案的維護工作，它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的財務管理方面的專業(yè)技能與計算機硬件知識。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提，一方面，要對在職的會計檔案管理人員進行繼續(xù)教育培訓，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能;另一方面，有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才，逐步改變業(yè)務人員隊伍專業(yè)結構單一的現(xiàn)狀，滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質(zhì)的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)。現(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲一般應以光盤存儲為主，因為光盤作為一種光存儲介質(zhì)，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達4GB到8GB，而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點。第三是不同版本財務軟件的存儲。由于會計準則、會計制度的變化以及其它經(jīng)濟法規(guī)的出臺，也會導致財務軟件版本的不斷變化，對于不同版本的財務軟件，在存儲其會計檔案時，一定要將其對應的財務軟件一并存儲，以防止因為在不同的財務軟件版本下會計數(shù)據(jù)結構的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯誤，影響會計信息系統(tǒng)檔案的再利用。第四是財務軟件的選擇。在財務軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財務軟件的資格和能力。此外，還應注意財務軟件的兼容性，在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財務數(shù)據(jù)，能否查詢?yōu)g覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會計信息系統(tǒng)檔案時，要注意操作時間與會計期間的不同，即在查賬和用賬進行系統(tǒng)注冊時，需以系統(tǒng)時間進行注冊;當調(diào)用歷史檔案時，再修改會計期間的會計年份和會計月份，以查詢相應的歷史資料庫。只有這樣，才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級，許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件，面臨淘汰，但新的計算機又不能運行老的軟件，無法查詢過去的會計信息化檔案，給查詢工作造成麻煩。因此，應在計算機軟硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的硬件和相關說明文檔一并存檔，以便在需要調(diào)閱前期檔案的時候更加方便。

參考文獻

篇6

關鍵詞：缺陷與不足 應對措施 會計檔案 規(guī)范化管理

會計檔案是各單位檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的重要組成部分，也是單位會計基礎工作的總結和歸宿?？墒?，會計工作的連續(xù)性，導致會計檔案工作的重要性易被弱化，會計檔案規(guī)范化管理工作的質(zhì)量、水平也就難以得到保證。

一、會計檔案管理中

普遍存在不足與缺陷

1.對會計檔案工作實施規(guī)范化管理的認識不到位，導致會計檔案管理與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴重偏離現(xiàn)象。檔案工作主管領導以為只要夯實了會計基礎工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計前期業(yè)務的行為，必然導致放松會計檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當成會計業(yè)務的一種簡單延續(xù)。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計管理工作人員往往會缺乏會計檔案的管理意識，也缺乏會計檔案基本理論知識，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的會計檔案理論學習與操作訓練，造成對現(xiàn)代化的會計電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計檔案的保管員而不是管理員。

2.會計業(yè)務檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計業(yè)務工作材料會注意留存，而對上級機關及單位收發(fā)文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導致歸檔會計文件材料與會計業(yè)務檔案材料相脫離，影響會計檔案的收集率及歸檔的完整性，進而影響單位整體的檔案規(guī)范化管理。

3.導向錯誤。會計工作重業(yè)務輕檔案管理的現(xiàn)象，必將導致會計人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計檔案人員沒有得到相應的待遇，對檔案工作失去興趣，業(yè)務上不求上進，不能安心本職工作，對待會計檔案的管理工作從內(nèi)心層面就出現(xiàn)了松懈現(xiàn)象：對于不符合會計檔案規(guī)定，不合要求的會計檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計檔案工作的不規(guī)范，而且直接導致會計信息不真實，對單位、對國家造成嚴重的后果。

4。會計檔案規(guī)范化管理程度低。由于對會計檔案重要性認識不足，有的單位連基本的檔案管理機構也沒有，更談不上規(guī)范化管理。有的單位雖然有會計檔案崗位，但軟、硬件設備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計檔案管理崗位，但領導經(jīng)常會臨時指定某會計人員兼任，這樣做的結果就是單位的會計憑證、會計賬簿等會計檔案無法規(guī)范化整理，更談不上會計檔案的鑒定及過期會計檔案的銷毀工作，這無疑為后續(xù)的檔案整理帶來極大困難，直接導致會計檔案開發(fā)利用的效率低，甚至無法開展利用工作。

5.電算化會計技術的使用，電子檔案的形成增加了會計檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計檔案進行有效收集、整理和保存，同樣會導致單位會計信息檔案管理的松懈，容易造成會計檔案信息資源的丟失。缺乏對會計電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計檔案信息因為軟件的更新?lián)Q代影響導致無法讀取，直接影響會計檔案信息的有效利用。

6.會計檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計檔案數(shù)字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內(nèi)，并沒有付諸實施。外部環(huán)境不成熟，內(nèi)部準備不充足是影響會計檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)在因素。

二、規(guī)范會計檔案管理的應對措施

1.加強組織領導。近幾年來，由上級業(yè)務主管部門對各單位檔案規(guī)范化管理進行年度檢查，極大地促進了單位領導對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業(yè)經(jīng)費的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業(yè)務主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進單位領導重視會計檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案工作常態(tài)化、制度化。

2.建立完善的會計檔案材料收集制度。會計檔案的基礎是會計工作材料完整的收集過程，各單位應根據(jù)相關檔案法規(guī)和辦法，結合《會計檔案管理辦法》制定出適合本單位會計檔案管理細則，嚴格按照會計檔案管理規(guī)范化要求，組織力量夯實檔案規(guī)范化工作基礎，對會計檔案形成過程各個環(huán)節(jié)進行嚴密監(jiān)控和檢查，以保證會計檔案工作的各個環(huán)節(jié)有序進行，實現(xiàn)會計檔案走上規(guī)范化管理的道路。

3.要把會計檔案管理工作提高到和會計日常工作同等重要地位。會計檔案管理是會計基礎工作的生命延續(xù)，不論在認識上還是實踐上，都必須把整個會計基礎工作包括會計檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計檔案管理人員必須按照會計檔案規(guī)范化要求，不折不扣地做好本單位的會計檔案管理工作，在工作實踐中提高會計檔案管理員的作用至關重要。單位要為會計檔案管理人員參加繼續(xù)教育開綠燈，加大培訓的力度，徹底改革會計檔案人員的知識結構，讓每一個會計檔案管理人員都能掌握會計檔案工作的基本技能和基礎知識。

4、會計檔案規(guī)范化管理常抓不懈。為了保證單位會計檔案一如既往地做到常規(guī)化、科學化、規(guī)范化，制訂并出臺規(guī)范化的管理制度是落實的關鍵。會計檔案規(guī)范化管理制度的制定必須有明確的工作目標，各負其責。如《單位會計檔案人員崗位職責》、《單位會計檔案規(guī)范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實際相結合，可操作性強，會計檔案管理才能有法可依、有章可循。

5.確保會計電算化生成的大量電子會計檔案的安全、穩(wěn)定、可用。會計電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態(tài)化，保管要求特殊化的特點。應購置專門的存貯設備，并注意備份保存并設專人進行管理，對外一律不開放。應確保歸檔的會計電子檔案能直接導入單位檔案規(guī)范化管理軟件，同時設置立卷部門才能調(diào)閱的會計檔案查閱授權，防止會計檔案數(shù)據(jù)泄密。歸檔的會計電子檔案材料可開展適當?shù)木幯泄ぷ?，如基礎數(shù)據(jù)匯編和財會法規(guī)方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領導決策提供便利。

6.努力實現(xiàn)會計檔案管理信息化。信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢，會計檔案信息也應隨著科學技術的發(fā)展而不斷優(yōu)化。會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續(xù)和過渡。如果不能恢復原來的管理系統(tǒng)，那么原存會計檔案形同虛設，因此在實現(xiàn)會計檔案信息化貯存時，必須留存相應的開啟利用系統(tǒng)。所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的會計檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設備。在實際操作時必須做到磁性儲存介質(zhì)應該放置在遠離磁場的地方，并嚴格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進行保護。因此，必須固化會計檔案信息安全措施，嚴防發(fā)生泄密事件，確保會計檔案的安全與穩(wěn)定。

參考文獻：

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篇7

關鍵詞：校會計檔案 信息化 創(chuàng)新

隨著國家社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善，國家的綜合國力不斷增強。國家對教育的改革越來越深入，特別是全球信息化時代的來臨，不僅對高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響，也給高校的會計檔案工作帶來了深遠的影響。隨著網(wǎng)絡化、信息化在高校財務系統(tǒng)中的普及，加上高校的會計電算化工作得到了迅速的發(fā)展，如金蝶等會計軟件的應用?；旧细淖兞烁咝鹘y(tǒng)的會計檔案工作內(nèi)容。

主要表現(xiàn)為：（1）會計檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會計信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤、軟盤、光盤等在內(nèi)的多種形式的電子會計檔案。（2）會計檔案保管高標準化。由于會計電算化存儲下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點，因此會計檔案存儲條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲條件更加嚴格。（3）會計檔案信息查詢與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會計電算化的實施與應用，除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱，還能實現(xiàn)會計工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會計檔案的安全，還對磁性載體的存儲、復制等工作提出更高的要求。因此高校必須對會計檔案工作進行改革，盡快推動高校會計檔案工作的信息化、網(wǎng)絡化進程，促進高校會計檔案工作的信息、網(wǎng)絡化建設順應經(jīng)濟發(fā)展形式，適應信息化時展的新任務和新要求，為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻。因此，對促進新時代霞時代高校會計檔案工作的開展，提出以下幾點建議。

一、要改變會計檔案工作人員的傳統(tǒng)思想

高校會計檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維，及時適應新時代對會計檔案的新要求，一切從實際出發(fā)，以創(chuàng)新的思維。在科學發(fā)展觀和以人為本思想的指導下，研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問題，努力實現(xiàn)高校會計檔案工作觀念的轉變。目前，我國許多高校的會計檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個很費時、費力氣的工作，很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟效益。因此應認真研究查詢檔案者的心理，力爭使審批程序做到簡單、嚴謹、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實現(xiàn)會計檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會計檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會計檔案管理人員具備良好的專業(yè)、創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力，當然還必須懂得會計檔案管理的專業(yè)知識，熟悉會計電算化的操作流程等基礎知識，具備信息化條件下計算機的實際應用知識。各高校除要為檔案管理人員營造創(chuàng)新的氛圍外，還要制定目標激勵考核機制，加強對會計電算化檔案管理人員的培訓，不斷提高且更新會計檔案管理人員的知識結構和層次，以適應新時代下高校會計檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。

二、要在會計檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新

隨著高校信息化和網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，高校會計電算化得到了普遍的應用，給高校會計檔案工作內(nèi)容帶來了很多新的變化，同時也出現(xiàn)了許多新的要求。傳統(tǒng)的會計檔案工作已不能滿足我國高校高等教育改革發(fā)展的需要，創(chuàng)新已是新時期會計檔案工作的迫切要求。首先要在收集內(nèi)容上有所創(chuàng)新。不僅要收集相關會計的原始憑證、會計報表等重要資料，還要將會計電算化系統(tǒng)的所有會計分析資料、財務報告等文件全部納入學校會計檔案工作范圍內(nèi)，以滿足不同人員研究分析問題，作出與學校發(fā)展的重大決策。其次也要在整理會計檔案上有所創(chuàng)新。高校會計檔案整理要根據(jù)每個高校自身發(fā)展的不同形式，在做到會計檔案管理辦法規(guī)范、保密的前提下，力求簡化工作程序，提高辦事效率。再次要在會計檔案管理上有所創(chuàng)新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規(guī)范化管理。會計檔案從初始手機錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類、編號及檔案目錄都要符合學校嚴格的標規(guī)定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們在制度上要有所創(chuàng)新。應該建立完整的符合學校發(fā)展實際會計檔案保管制度。在保管形式上，應既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計信息的記錄，也應包括信息化條件下的硬盤、軟盤、等存有會計信息的磁性電子載體，還應將各種會計系統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)構成文件及檔案各類編碼編號等系統(tǒng)開發(fā)檔案資料納入會計電算化系統(tǒng)檔案的保管范圍內(nèi)，做到會計電算化檔案保管的完整性與規(guī)范性。在保管方式上，對紙質(zhì)會計檔案記錄應加強日常的監(jiān)督管理，并且要對磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實現(xiàn)其保密性。同時建立完善的會計檔案日常檢查監(jiān)督考核制度。除了定期檢查會計檔案是否受潮、受磁、霉爛等自然損壞及人為損壞外，高校的財務同時也要安排專門的預算，對保管會計檔案的軟硬件進行定期的維護升級。還要定期地對電算化會計檔案進行實地檢查，加大監(jiān)督力度，不斷促進高校電算化會計檔案管理水平的提高。建立完善的會計檔案查閱與使用權限制度。各高校應建立嚴格的會計檔案查閱的審批程序和規(guī)章制度，嚴禁會計檔隨意亂放，隨意復制，隨意查閱，加強會計檔案的安全性和保密性。

篇8

［關鍵詞］ 會計檔案；信息化；管理；標準化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002

［中圖分類號］ F231.4 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02

1 前 言

隨著會計信息化的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡技術應用領域的不斷拓寬，會計領域正醞釀著一場全新的變革。然而，會計檔案管理的落后的現(xiàn)狀已嚴重束縛了會計信息化的進一步發(fā)展，因而，對于該領域的研究和改進將會有效推動我國會計信息化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量，更好地為提高各級企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟效益服務。

通過對我國企業(yè)信息化會計檔案管理現(xiàn)狀的考察，可以看到，信息化會計檔案保管存在缺乏必要的規(guī)范指導，檔案的可重復利用性、完整性、共享性不強等諸多問題。本文將針對上述問題展開，著重探討我國會計檔案管理標準化的實現(xiàn)方式，對我國規(guī)范信息化會計檔案管理提出一些有益的意見和建議。

2 研究述評

2.1 文獻述評

目前國內(nèi)對于信息化會計檔案管理的研究多停留在存儲介質(zhì)維護、人員培訓、制度規(guī)范和安全防范等直觀操作層面，仍然是手工會計檔案保管內(nèi)容在電算化階段的延伸。在文獻檢索中，關于會計檔案管理中涉及信息化方面的研究主要有：

李玲玲（2003）認為會計電算化下會計檔案管理新特點包括：信息載體，操作流程與維護，信息范圍以及對人員素質(zhì)要求的改變等方面，進一步提出應當從完善硬件設施建設、各項制度，提高會計部門人員素質(zhì)，優(yōu)化人員配置結構等方面解決電算化下企業(yè)會計檔案管理的疏漏。

蔣長明（2005）結合ERP實施后會計賬務處理的變化，提出了集中式保管、分散式保管、集中與分散保管相結合3種保管方式，認為不論如何選擇，都要以會計檔案安全、完整為最終目標。

白玉（2009）認為當前電算化會計檔案管理制度仍不完善，缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才，因此應當致力于從完善硬件設施建設，完善電算化會計檔案管理各項制度以及提高會計人員的素質(zhì)等方面解決問題。

盧朝英（2009）結合目前在會計電算化檔案的管理中存在的問題，認為應當從強化認識，建立健全完善的會計電算化檔案管理制度；引進先進技術設備；提高人員素質(zhì)，完善配置結構等方面加以解決。

可見，目前該領域的研究還只是停留在單純的資料保管操作層面，對于會計檔案管理標準化的理論探討幾近空白，只是在形式上對會計信息保管由紙質(zhì)轉向電子介質(zhì)及軟件操作方面的延伸。但是應當看到，隨著會計信息系統(tǒng)由核算型到管理型進而發(fā)展到?jīng)Q策型，單純的信息保管方式的電子化已無法滿足企業(yè)決策需求，我們應當將會計檔案的管理工作上升到能夠為企業(yè)管理決策提供及時、方便、準確、完整的信息支持的地位。面對我國目前信息化會計檔案管理有關規(guī)范標準的缺失，本文將從會計檔案管理標準化方面進行探討。

2.2 《信息技術、會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》的出臺

2005年，審計署聯(lián)合財政部等單位編制的《信息技術、會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》（以下簡稱“國家標準”），已經(jīng)批準實施。此前，會計軟件的開發(fā)未從整個會計信息系統(tǒng)的角度來設計，而僅從單個功能實現(xiàn)的角度，這樣開發(fā)出的會計軟件不能構成一個有機的會計信息系統(tǒng)。

國家標準的制定和實施，為會計數(shù)據(jù)標準化建設增添了實質(zhì)內(nèi)容，它的主要思想是：對于所有正在使用的會計軟件規(guī)定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)輸入、輸出格式，輸入、輸出的信息包括必不可少的會計信息，也可以是會計軟件包含的所有信息。規(guī)定了會計核算軟件的數(shù)據(jù)接口要求；提出了數(shù)據(jù)元素和輔助核算的概念，為標準使用者理解會計核算的數(shù)據(jù)概念奠定了基礎；規(guī)范了文本格式和XML格式的數(shù)據(jù)接口，為會計核算軟件與其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換創(chuàng)造了條件。標準將有利于企業(yè)會計信息系統(tǒng)甚至管理信息系統(tǒng)的建設，有利于集團公司、主管機關等上級部門對信息匯總、審查，方便了會計軟件的交叉升級和不同公司產(chǎn)品在同一環(huán)境內(nèi)集成工作，同時有利于管理型和決策型會計軟件市場的發(fā)展。

對于本文探討的會計檔案管理方面，國家標準將最終使企業(yè)真正實現(xiàn)會計檔案的電子化。

3 信息化會計檔案管理建議

針對我國信息化會計檔案管理存在的問題以及我國制定國家標準的實踐，本文從以下3個方面提出對于信息化會計檔案管理的建議。

3.1 傳統(tǒng)檔案電子化――標準數(shù)據(jù)接口

標準數(shù)據(jù)接口技術能使企業(yè)的會計檔案真正實現(xiàn)電子化。筆者認為，會計電算化的目標之一是實現(xiàn)會計信息的完全電子化，即對會計信息的收集、加工、傳送、保存與再現(xiàn)均采用電子方式實現(xiàn)，所保存的會計信息必須能在未來任何時候以同樣準確的方式被再利用，否則便不能作為真正意義上的電子化會計檔案。只要現(xiàn)在和未來的軟件都支持國家標準，且政府主管部門公布的標準數(shù)據(jù)接口規(guī)范能夠保證向下兼容，則利用國家標準轉出生成的數(shù)據(jù)文件便是真正意義上的電子化會計檔案。

標準數(shù)據(jù)接口技術可以實現(xiàn)對原始會計數(shù)據(jù)的標準化采集和儲存，并做到實時、準確、減少冗余。國家標準對記賬憑證的數(shù)據(jù)元素（數(shù)據(jù)項）進行了規(guī)范，可以結合電子商務和ERP系統(tǒng)，在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，以網(wǎng)絡實時數(shù)據(jù)采集方式，由各項業(yè)務的經(jīng)辦人員操作，根據(jù)財會軟件在計算機屏幕上的提示和引導，把原始會計數(shù)據(jù)導入臨時數(shù)據(jù)庫。臨時數(shù)據(jù)庫中的會計數(shù)據(jù)，由會計人員確認后，計算機程序自動進行分類整理和格式轉換，存入基于XML的數(shù)據(jù)倉庫。會計人員通過網(wǎng)絡進行實時控制管理，完成原始會計數(shù)據(jù)的標準化儲存工作，用實時更新的數(shù)據(jù)倉庫提供“原汁原味”的會計數(shù)據(jù)。

然而該技術無法將所有相關會計數(shù)據(jù)資料有效存儲及導出，如輔助核算項檔案描述的輔助核算信息，國家標準雖然使得從財務數(shù)據(jù)中獲取輔助核算信息成為現(xiàn)實，但是可以看到，在輔助核算里面，僅提供了“部門檔案”、“單位檔案”和“項目檔案”，從企業(yè)日常經(jīng)營決策需要來看，這是遠遠不夠的。因此，本文認為一方面應該放開輔助核算信息個數(shù)的限制，增加其自定義功能部分；另一方面，應當強制引入賬套管理，用于還原企業(yè)原始經(jīng)營狀態(tài)。

3.2 強制引入賬套管理

在電算化條件下，基于完整性的要求，會計檔案除保存各版本的備份原始數(shù)據(jù)外，還應保存對應版本的會計電算化軟件運行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫相關信息等諸多資料。因此，保存會計數(shù)據(jù)的同時要保存其電子文件及其支持軟件，以及軟件的文檔、表達電子文件內(nèi)容的基本格式和有關元數(shù)據(jù)，以保證軟硬件平臺升級后會計信息的可讀性。

正如上文所說，對于輔助核算等重要的會計檔案信息，標準數(shù)據(jù)接口技術幾乎對其無能為力，單憑標準數(shù)據(jù)接口技術無法實現(xiàn)對于企業(yè)經(jīng)營全貌的還原，然而會計信息系統(tǒng)中諸如項目管理等輔助核算信息對于發(fā)展管理型和決策性的會計信息系統(tǒng)尤為重要。

我國當前仍處于會計信息系統(tǒng)發(fā)展的初期，此時的會計信息系統(tǒng)一般只注重賬務處理模塊，賬務處理只是對手工處理方式的簡單模擬，企業(yè)整體的信息化應用程度不高，往往只關注賬套數(shù)據(jù)的安全。在檔案保管標準的制定中，直接備份賬套是最直接有效的容災策略，強制引入賬套管理利于彌補單純強調(diào)標準化數(shù)據(jù)接口部分而導致的會計信息的不完整性。同時，還應注意會計信息化檔案與對應的財務軟件版本的一致性、本單位所使用財務軟件環(huán)境設置文件的名稱及相應的存儲路徑。

3.3 提交常用報表的格式――XBRL

XBRL（extensible Business Reporting Language，可擴展商業(yè)報告語言）是一個開放的、獨立的國際標準，它的運用使得需要傳遞信息的各方按照這種語言的要求對信息進行分類，在此基礎上加上標簽就可以相互傳遞相應的信息，從而使得公司內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對財務信息進行收集、轉換和處理。

目前，我國會計文件和相關法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。如果采用XBRL技術，則這些資料只需利用一般的Web瀏覽器即可解讀，甚至可以直接閱讀。而且由于XBRL的文件是以ASCII碼的方式來保存，簡單的文字處理軟件就可以對其進行讀取或修改。XBRL文檔所具有的可讀性與易維護性，非常適用于必須長期保存的文獻資料。此外，若采用標準的標記來描述這些文件內(nèi)容，則非常適合對網(wǎng)上信息的自動搜尋，提高文件使用效率。通過XBRL技術，財務報告的編制工作采取從數(shù)據(jù)庫中自動導出的方式，直接在網(wǎng)上進行交換，對各類報表用戶，能做到“一次輸入，各處通用”，兼容性和擴展性強，解決了傳統(tǒng)掃描的報表信息針對性差等問題，且在搜尋和信息分析方面也十分方便、準確，大大增強了財務信息的流通性。另外，也為報告范圍的拓展，促使單一的通用財務報告模式向多樣化的交互財務報告模式轉變提供了支持，能夠滿足不同會計信息需求者的閱讀需求。

4 實施中的阻力和問題

筆者認為，對于先進技術的接受總是需要經(jīng)過一段磨合期， 在上述建議實施過程中，可能遇到以下幾方面的阻力，應當引起注意：

政府方面，沒有認識到建立完整的會計信息化檔案管理標準的重要性，缺少一個完善的會計信息化檔案管理的規(guī)范制度，使會計信息化檔案管理的歸檔工作處于無序狀態(tài)。

企業(yè)方面，迫于管理成本壓力，對軟件更新和硬件投入缺乏強有力的動力源泉，使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時有效地為單位決策和管理服務。沒有把會計信息化檔案管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理。

財務人員方面，對信息化會計檔案的重要性認識不到位，對信息化會計檔案的組成內(nèi)容不甚清楚，或者畏懼工作量的增加，往往囿于傳統(tǒng)的會計檔案管理辦法。信息化會計檔案管理存在財會人員不愿干或不會干的情況。

5 結 論

我國的會計電算化經(jīng)過30多年的發(fā)展，逐步邁入了管理型信息系統(tǒng)的發(fā)展階段。但是，當前我國的會計檔案管理水平仍然相對滯后，已然成為束縛我國會計信息化發(fā)展的瓶頸。本文通過對相關領域和我國有關政策標準的研究，從信息化會計檔案管理標準的角度提出傳統(tǒng)檔案電子化、強制引入賬套管理、提交常用報表格式――XBRL三方面的建議，以期對信息化會計檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生積極影響。

同時，本文認為，對于會計檔案管理的規(guī)范化和標準化可以實現(xiàn)多方的數(shù)據(jù)備份保存，這樣有利于增強企業(yè)財務系統(tǒng)的容災能力，保證財務安全。

主要參考文獻

［1］李玲玲．電算化下企業(yè)會計檔案管理問題、成因及對策研究［J］．企業(yè)經(jīng)濟，2003（12）：209－210.

［2］蔣長明．ERP系統(tǒng)環(huán)境下會計檔案的保管方式［J］．財會通訊：綜合版，2005（2）：67.

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關鍵詞:會計檔案;高校;創(chuàng)新管理

中圖分類號:F234.3文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)12-0193-02

目前中國高校會計檔案管理基礎較差,管理手段匱乏,檔案價值開發(fā)利用落后,不能滿足現(xiàn)代高等教育改革對會計檔案工作的新需求。因此。如何開拓適合現(xiàn)代高等教育需要的會計檔案工作新模式,改進高校會計檔案工作,已是新形勢下擺在我們面前的―個重要課題。筆者認為,只要堅持科學發(fā)展觀和不斷創(chuàng)新就一定能使高校會計檔案工作與時俱進,就能實現(xiàn)高校會計檔案工作的持續(xù)、高效、長久發(fā)展。

一、創(chuàng)新高校會計檔案管理的必要性

1.高校會計檔案管理工作作為高校管理的重要組成部分,其創(chuàng)新不僅是高校信息化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化的需要,也是高校自身發(fā)展的需要。高校會計檔案工作創(chuàng)新是高校會計電算化深入開展的迫切需要,近幾年來,隨著電子計算機在高校財務系統(tǒng)中的普及應用,高校的會計電算化工作得到了迅猛發(fā)展,它不僅促進了高校會計基礎工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化,提高了會計工作的質(zhì)量與水平,也使會計檔案的存儲和使用都發(fā)生了很大的變化。主要表現(xiàn)為:會計檔案栽體形式多樣化,從傳統(tǒng)手工條件下的紙質(zhì)會計信息載體發(fā)展到現(xiàn)代的包括硬盤、軟盤、光盤、磁帶、微縮膠片等在內(nèi)的多種形式的電子會計檔案載體;會計檔案的內(nèi)容多樣性,新增了磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)會計檔案,計算機的操作系統(tǒng)和財務軟件的版本在內(nèi)的全套文檔資料;會計檔案信息調(diào)閱與使用更加規(guī)范與保密化,電算化的開展,除了以計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工填寫、查閱、打印會計信息,實現(xiàn)會計工作規(guī)范化外,還對會計檔案的保密性提出了更高的要求,不僅要保證紙質(zhì)會計檔案的安全,還對磁性介質(zhì)載體的操作權限、崗位職責、存放、拷貝、復制等保密工作提出更高的要求。由此可見,傳統(tǒng)的高校會計檔案工作已不能滿足高校電算化所帶來的新環(huán)境與新要求,必須對傳統(tǒng)的會計檔案工作進行創(chuàng)新。

2.會計檔案工作創(chuàng)新是高校檔案信息化發(fā)展的迫切需要。隨著計算機和網(wǎng)絡技術在高校的廣泛應用。高校的信息化建設進程不斷加快,信息資源已經(jīng)成為高校進行經(jīng)濟活動和社會活動的重要戰(zhàn)略性資源,而會計檔案作為高校會計信息的重要來源和載體,其地位與作用更是不容忽視.傳統(tǒng)的為“保管而保管。重保管輕利用”,“你查我調(diào)”的被動服務方式已遠遠不能適應現(xiàn)代高?？焖侔l(fā)展的需要。因此,高校必須對其會計檔案工作進行創(chuàng)新,向會計信息的使用者提供快速、高效的信息服務,加快高校會計檔案工作的信息化進程,使高校會計檔案工作的信息化建設順應潮流,適應時展的需求,為高校的改革與發(fā)展作出應有的貢獻。

3.會計檔案工作創(chuàng)新是提高自身競爭能力,不斷發(fā)展壯大的迫切需要。近年來,中國的高等教育事業(yè)面對著前所未有的機遇和挑戰(zhàn),高校在辦學規(guī)模、經(jīng)費來源、招生分配、科技成果轉讓等方面都存在著激烈的競爭。會計檔案信息利用的主體越來越多,從校內(nèi)領導、各部門、各系逐步發(fā)展到校外的投資者、債權人、捐贈人等,面對這些變化,傳統(tǒng)的高校會計檔案管理方法已不能滿足需求,對其管理加以創(chuàng)新已是當務之急。

二、高校會計檔案工作創(chuàng)新的所存在的問題

傳統(tǒng)會計檔案工作觀念陳舊,工作被動且缺少熱情,工作方式停留在“重保管、輕開發(fā)利用”的狀態(tài)。當前,中國許多高校的會計檔案工作仍停留在建檔、管檔、看家守攤、你查我找的水平上。忽視對高校改革與發(fā)展具有重要決策與參考價值的檔案資源的開發(fā)與利用,使高校許多有價值的會計檔案資源成了“死”信息。工作人員態(tài)度消極,服務態(tài)度懶散,讓查閱者望而卻步。專業(yè)人員缺乏,業(yè)務素質(zhì)不高,工作水平還停留在“誰查閱誰去找”的方式,沒有一套完善的檢索方法,也沒有一定的排列次序。而且工作人員隊伍不穩(wěn)定,經(jīng)常換人,領導重視不夠,制約會計檔案管理的發(fā)展。

三、會計檔案管理創(chuàng)新的對策

1.服務方式創(chuàng)新。應通過多種方式加強宣傳,幫助與引導學校領導、各部門、各系科正確認識與利用會計檔案資源的重要價值,積極利用辦公自動化、網(wǎng)絡技術,實行網(wǎng)上服務,變被動為主動,變滯后服務為超前服務。使會計檔案服務躋身于高校教學、科研、生產(chǎn)的第一線。檔案部門應根據(jù)自身實際和高校發(fā)展的需要。充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。開展特色服務,積極為教學、科研提供會計檔案數(shù)據(jù)信息。

2.完善會計檔案管理的組織機構,引進和培養(yǎng)高層次的信息資源管理人才。做到正確的認識會計檔案,保管會計檔案,利用會計檔案,注重對檔案的深度挖掘,能夠為領導或決策者提供重要信息,為高校的發(fā)展建設獻計獻策。

3.加強會計檔案保管工作的規(guī)范化、科學化,嚴格把好“四關”。第一關,收集歸檔關。要求從檔案的產(chǎn)生單位做好收集工作,及時歸檔。第二關,檔案整理關。要求對會計檔案的整理編輯采用科學的編錄方法,方便日后的檢索。第三關,檔案保管關。要求保障檔案的完整安全,不能被任何原因損壞,特別是現(xiàn)在的光盤膠片等磁性介質(zhì)容易消磁,保存環(huán)境要求高。第四關,檔案編研關。要求檔案管理員可以根據(jù)單位管理需要,系統(tǒng)編輯信息資料,供單位內(nèi)部參考使用。

參考文獻:

[1]王麗.如何加強會計檔案的管理和利用[J].財經(jīng)界:下半月,2006,(4):141-142.

[2]財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法[R],1998.

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1.現(xiàn)代會計檔案管理的新特點

會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。電算化會本文由收集整理計檔案管理有如下特點：

計算機技能。電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現(xiàn)電算化。

現(xiàn)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。

軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

2.會計檔案的收集與保存

為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

2.1檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。

2.2檔案的保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“ab備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

2.3檔案的利用。即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：

2.3.1所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復）功能進行調(diào)閱即可。

2.3.2所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。

3.現(xiàn)代會計檔案的管理

3.1完善硬件設施建設 提供環(huán)境清潔與溫濕

 

度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應對硬盤上的會計檔案，采取相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。

3.2完善各項管理制度

3.2.1建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

3.2.2建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

3.2.3建立嚴格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準。

3.2.4建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

3.2.5建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結構文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

3.3提高會計人員素質(zhì) 由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。